Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är
rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för
återredovisning till KS/KF.
Inget uppdrag finns att avrapportera.
2.9 Riskhantering - internkontroll
Under året ska nämnden se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Nämnden har fastställt totalt sex
granskningsområden som ska genomlysas under år 2019. fem av dessa har granskningarna påbörjats enligt plan.
Då det gäller om resursbrist påverkar elevresultaten negativt så konstateras att andelen av skolpengen som går till övriga kostnader har minskat markant mellan åren uppräkning till trots.
Om detta påverkar elevresultaten kvarstår att analyseras.
Olweusenkäten har kommit. Den visar att andelen elever som upplever sig mobbade har ökat med 0,3 procentenheter. Dock har andelen elever som upplever sig långtidsmobbade minskat med 0,4 procentenheter. Det kvarstår att analysera om utfallet beror på att olweusarbetet verkligen tappat fart och att det är en förklaring till resultatet. Analys kommer att göras i samband med resultatdialogerna och rapporteras i nästkommande tertialrapport.
Då det gäller säkerheten samt integriteten i IT-miljön så har inte kontrollen kommit igång. Detta beror på större förändringar i IT miljön.
Förbättringar för att kunna följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet har genomförts. Dels har rutiner för KIA rapporteringar tagits fram och uppföljning kommer genomföras.
Flera av skolorna har brister i sina lokaler. Någon underhållsplan har ännu inte levererats.
Däremot har åtgärder vidtagits avseende Silverdalsskolans ventilationsproblematik.
Elever som är mantalsskrivna går inte i skolan. Kontroll har genomförts enligt fastställd rutin.
2.9.1 Resursbrist påverkar elevresultaten.
Orsak
Ny timplan innebär ökat behov av lärartjänster inom matematik och idrott. Detta kräver nyrekryteringar vilket kostar skolorna totalt 9,0 miljoner kronor under 2019 för de kommunala skolorna. Skolpengen är uppräknad med 2,5 procentenheter och i detta ska det inrymmas både löneuppräkning samt denna lagstiftade förändring i timplanen. Risk finns för att resursbrist påverkar kvaliteten i undervisningen och därmed elevernas resultat.
Status Kontroll/åtgärd
Pågående Kartlägga effekten av detta hos skolorna
, Tertialrapport April 44(144) Kommentar Tertial 1 2019
Riksdagen har beslutat att stadieindelningen av timplanerna återinförs. Förändringen börjar gälla redan från 1 juli 2018. En effekt av detta är att F-9 och åk 7-9 skolor behåller nuvarande timplan för åk 7-9 tills hela förändringen är genomförd eftersom elever som nu går på högstadiet har påbörjat sin utbildning i den gamla fördelningen. Samtidigt ska timmar överföras till de lägre årskurserna från högstadiet.
Regeringen har även som ambition att utöka undervisningen i idrott och hälsa med 100 timmar samt matematik med 105 timmar. De utökade timmarna kommer att omfördelas från elevens val och kommer inte påverka det totala antalet undervisningstimmar i läroplanen. Det kommer dock att innebära
ytterligare undervisningstimmar för specifika lärarkategorier och ett utökat behov av tillgängliga timmar i idrottshallar. Detta innebär att en ökad kostnad för skolorna. Kostnaden beräknas till mellan 8 och 9 miljoner kronor. En inventering har gjorts av skolornas extra behov av lärare i matematik och idrott enligt följande:
Det innebär totalt 11 lärare extra under 2019. Någon extra tilldelning utifrån regelförändringen har utgått till nämnden. Förutom detta så har en kartläggning gjorts över hur ersättningsnivåerna kommer se ut framgent inom skolan.
Den längsta stapeln i diagrammet visar hur mycket ersättning som går ut i snitt per elev. Nästa stapel illustrerar mycket arbetskraften kostar per elev. Därefter kommer hyran per elev och sista stapeln illustrerar hur mycket som finns kvar av ersättningen efter det att arbetskraft och hyra är betald. Från och med år 2019 är uppgifterna om ersättning utifrån befintlig fakta. Arbetskraftskostnaderna är beräknade till 4 procent. Hyresutvecklingen är utifrån de projekt som finns planerade framöver.
Ersättningsnivåerna är uppräknade år 2020, 2021 och 2022 med 2 procent. Som synes finns år 2020 endast 2 140 kronor kvar till övrigt per elev. Redan år 2019 kan konstateras att flertalet skolor har svårt
2.9.2 Olweusarbetet tappar fart varvid andel som upplever sig mobbade ökar
Orsak
Olweusarbetet fortgår men det är viktig att det inte blir slentrian. Om så är fallet är risken att andelen elever som upplever mobbing ökar.
Status Kontroll/åtgärd
Pågående Utvärdering av Olweusarbetet.
Kommentar Tertial 1 2019
Utfallet från årets Olweusenkät har just kommit. 4176 elever har genomfört enkäten och 6,1 procent uppger att de är mobbade, vilket är en liten ökning med 0,3 procentenheter jämfört med 2018. Dock har långtidsmobbningen minskat från 2,4 till 2,0 procent, störst är minskningen bland pojkar. Nätmobbning har också minskat från 4,2 till 3,9 procent. 96 procent av eleverna trivs i skolan. Ytterligare genomgång per enhet kommer att göras och avrapporteras i samband med tertialrapport 2 och 3.
2.9.3 Säkerheten samt integriteten i IT-miljön inte är tillräcklig Orsak
Nya system samt osäkerhet i hur säkra de är.
Status Kontroll/åtgärd
Inte åtgärdat Stickprovskontroll i verksamhetssystem.
Kommentar Tertial 1 2019
Under våren har större migrering av IT miljön prioriterats. Några stickprovskontroller i
verksamhetssystemet har därför inge gjorts. Kontrollerna planeras till att genomföras under hösten.
2.9.4 Det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar inte tillfredsställande Orsak
Om det systematiska arbetsmiljöarbetet inte fungerar tillfredsställande finns risk dels att barn, elever och personal får en ohållbar arbetssituation. Det påverkar inte bara barnen och elevernas resultat utan även möjligheten att behålla samt rekrytera kompetent personal.
Status Kontroll/åtgärd
Pågående Hur arbetar kontoret med uppföljning av anmälningar i KIA Kommentar Tertial 1 2019
Vid uppföljning av KIA har framkommit att enheterna arbetar mycket olika med KIA rapportering. Vidare avslutas inte inrapporterar ärenden i den utsträckning det bord göra. Under våren har nya anvisningar för rapporteringar tagits fram och samverkat. Arbetet kommer att utvärderas under året i samband med det systematiska arbetsmiljöarbetet.
2.9.5 Bristfälliga lokaler Orsak
Många skolor är gamla och behöver underhåll. Vissa väntar på om och nybyggnation.
Status Kontroll/åtgärd
Pågående Efterfråga lokalinventering samt underhållsplaner för lokalerna.
Kommentar Tertial 1 2019
Någon underhållsplan för lokaler har inte levererats. Däremot har Silverdalsskolans
ventilationsproblematik utretts och beslut har tagits om åtgärder. Rumsaggregat och solskydd kommer att installeras.
2.9.6 Elever som är mantalsskrivna i kommunen går inte i skolan.
Orsak
Cirka 100 elever som är mantalsskrivna i kommunen har inte en känd skolplacering. Orsaken är att de troligen går i skola i annan kommun. Inventering samt kontroll måste göras av att dessa elever uppfyller sin skolplikt.
Status Kontroll/åtgärd
Pågående Skärpa rutinerna kring kontroll av skolpliktsbevakning Kommentar Tertial 1 2019
Bland de 125 elever som inte hade en känd skolplacering i december 2018 och inget beslut om skolpliktens upphörande, återstår 46 helt okända som är kontaktade. 24 stycken uppger att de går i skola utomlands, 9 stycken uppger att de går i skola i grannkommunen. Totalt 79 stycken utreds för närvarande vilket är i linje med fastställd rutin.
3 Vård- och omsorgsnämnden
3.1 Ekonomisk uppföljning
3.1.1 Driftredovisning Vård- och omsorgsnämnden
Stratsys - VON nämndrapport 2019
3.1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med årsbudget och föregående prognos
Vård- och omsorgsnämndens ram för 2019 är 937,8 miljoner kronor. Helårsprognosen för vård- och omsorgsnämndens samhällsuppdrag per april 2019 (T1) bedöms uppgå till 936,4 miljoner kronor, vilket indikerar en nettokostnad för helåret i linje med eller något under beslutad ram.
Denna prognos innebär en marginell försämring jämfört med föregående prognos för samhällsuppdraget som per mars 2019 uppgick till 934,4 miljoner kronor. För vård- och omsorgsnämnden totalt inklusive produktionsuppdraget bedöms helårsprognosen uppgå till 936,9 miljoner kronor.
I prognosen har hänsyn tagits till effekter av OPI, nämndens beslut om revidering av LOV ersättning samt till Sollentuna kommunfastigheter ABs beslut om sänkning av hyror för ett antal omsorgsfastigheter. I prognosen har hänsyn även tagits till effekter med anledning av
Arbetsmiljöverkets föreläggande kring äldreboendet Lenalundsgården samt till omstruktureringskostnader inom verksamheten bostad med särskild service.
Utfallet jämfört med periodbudget
Nettoutfallet för perioden uppgår till 291,5 miljoner kronor exklusive produktionsuppdraget vilket innebär att utfallet för perioden är 9,4 procent lägre än periodbudget. Den positiva avvikelsen i utfallet kontra periodbudget förklaras till del av att alla OPI-uppräkningar för 2019 inte periodiserats i budget samtidigt som årets första månader innehåller färre dagar än
årssnittet. På verksamhetsnivå är det för funktionshinderområdet främst personlig assistans samt övriga LSS insatser som avviker positivt jämfört med periodbudget. För äldreomsorgen är det främst särskilt boende samt hemtjänst som avviker positivt jämfört med periodbudget.
Prognosbedömning
Äldreboendet Minerva är avvecklat och den ekonomiska slutregleringen gentemot utföraren utföll, tack vare gott samarbete och aktiv kostnadskontroll, enligt plan. Det kvarstår dock en osäkerhet kring hur stor kostnaden blir för återställande av lokalen.
Det är i nuläget svårt att med säkerhet kalkylera effekterna med anledning av
Arbetsmiljöverkets föreläggande för äldreboendet Lenalundsgården samt till omstruktureringen inom verksamheten bostad med särskild service.
Kontoret har nyligen fått i uppdrag av nämnden att se över avgifterna vilket eventuellt kan komma att påverka nämndens intäkter under senare delen av året.
Det finns också en risk för att behoven kopplat till det ökade antalet personer med demens i populationen kan öka mer än beräknat.
Det är i nuläget svårt att med säkerhet bedöma omfattningen av kommande
omstruktureringskostnader inom verksamheten LSS boende. Kostnaderna för att hantera ej ändamålsenliga lokaler påverkas också av i vilken takt nämnden kan ta nya tillkommande platser i bruk och i vilken utsträckning som nämnden behöver ingå avtal om externa platser.
Inom flera av nämndens insatser finns stora variationer i vårdtyngd och dygnskostnad vilket
innebär att kostnaden för en tillkommande enskild individ i vissa fall kan överstiga 3 miljoner
kronor per år vilket ger en risk i prognosbedömningen.
Merparten av individerna med insatsen personlig assistans hanteras idag av försäkringskassan samtidigt som kommunen står för delar av kostnaden. Detta innebär att kommunen inte styr inflödet av nya individer inom insatsen och därmed inte har förutsättningar för full
kostnadskontroll. Sammantaget innebär det att det finns risk för oväntade kostnadsökningar inom området.
Kommentarer till prognos per verksamhetsområde Nämnd
För nämnden ligger prognosen i linje med budget.
Vård- och omsorgskontoret
För vård- och omsorgskontoret ligger prognosen i linje budget. I prognosen har hänsyn tagits till generella löneökningar samt att personalkostnaden beräknas öka i takt med att vakanser tillsätts.
Äldreomsorg
För området äldreomsorg ligger prognosen cirka 6,0 miljoner kronor bättre än budget med hänsyn taget till uppräknade ersättningar i enlighet med avtal samt till kalkylerade effekter med anledning av Arbetsmiljöverkets föreläggande för äldreboendet Lenalundsgården. Prognosen har också tagit hänsyn till Sollentuna kommunfastigheter ABs beslut om hyressänkningar avseende ett antal äldreboenden.
Totalt antal kunder 65+ med verkställda beslut enligt SoL är per sista april 1 868 individer och har därmed ökat jämfört med tidigare månad. Antalet platser på korttidsboende är per 31 mars 28 individer och fortsätter därmed att öka något jämfört med månaderna innan. Antalet kunder 65+ med verkställt beslut om särskilt boende är per sista mars 441 individer vilket innebär en ökning med en individ jämfört med mars.
Ersatta hemtjänsttimmar 65+ ligger i april månad på 29 486 timmar och vi ser således en fortsatt en avtagande trend med hänsyn taget till nya arbetssättet kring utskrivningsklara. Antalet brukare med hemtjänst är per 31 mars 1 314 st vilket är tre brukare färre än i mars 2019.
Funktionshinder LSS
För området funktionshinder LSS ligger prognosen cirka 4,0 miljoner kronor över budget med hänsyn taget till uppräknade ersättningar i enlighet med avtal. Prognosen har därmed försämrats något jämfört med marsprognosen vilket främst förklaras av bedömda kostnadsökningar inom bostad med särskild service och inom övriga LSS insatser.
Det totala antalet verkställda insatser enligt LSS har fortsatt att minska något i april jämfört med föregående månader. Volymerna inom personlig assistans och daglig verksamhet har fortsatt att minska något under april månad jämfört med tidigare månader mot bakgrund av kontorets aktiva arbete med uppföljning av aktuellt behov jämfört med beslut. Snittpriset för daglig verksamhet har dock haft en ökande trend årets första månader vilket innebär att denna insats bedöms driva mer kostnad än budgeterat för helåret.
Volymen för individer med insatsen bostad med särskild service har haft en minskande trend de senaste månaderna, per den 1 april 2019 har dock 158 individer fått insatsen, två fler än i mars, därmed ser trenden ut att vända. Prognosbedömningen är att kostnaden för insatsen bostad med särskild service kommer att öka ytterligare under året då flera ungdomar som bor hemma hos föräldrarna uppnått en ålder då flytt till egen bostad kan komma att bli aktuell. Samtidigt finns för 2019 endast begränsade möjligheter att via arbete med boendekedja föra över individer från LSS-bostad till andra boendeformer. Detta då kontoret under 2018 arbetat intensivt med boendekedja för att möjliggöra för individer att flytta till egna bostäder. Vi ser även en trend med ökande antal ansökningar om förhandsbesked för insatsen från individer bosatta i andra kommuner. Under årets första månader har ett LSS-boende, Lantgårdsvägen villan, avvecklats på grund av att boendet inte fick tillstånd av IVO då lokalerna inte bedömts ändamålsenliga.
Övriga insatser enligt LSS har minskat något i april jämfört med månaden innan men bedöms ha
en långsiktigt ökande trend. Ökningen av dessa insatser beror på att fler barn och ungdomar har
behov av insatser. Det är troligt att dessa individer kommer att behöva fler och mer omfattande
Funktionshinder SoL
För området funktionshinder SoL ligger prognosen cirka 0,5 miljoner kronor över budget. Det bedömda underskottet för funktionshinder SoL förklaras av att insatsen turbundna resor och Boendestöd bedöms driva större kostnader än budgeterat samt att nämnden tagit högre kostnader för resurslägenheter än tidigare beräknat. Detta då nämnden arbetar för att på sikt skapa fler platser inom servicebostad.
Utmaningar kvarstår när det gäller att verkställa beslut inom LSS för vissa kunder med
komplexa behov. Som ett exempel behöver målgruppen unga dementa en annan boendeform än bostad med särskild service enligt LSS. Komplexiteten i andra målgruppers behov kräver kompetens både inom LSS och inom psykiatri vilket fått till följd att de haft behov av placering på SOL-boenden där personalen har ändamålsenlig kompetens. Kostnaden för boendestöd har under årets första månader ökat beroende på att ett nytt avtal enligt LOV trätt ikraft med helt ny ersättningsmodell kopplat till utförd tid. I det nya avtalet har också ersättningsnivån höjts kopplat till högre kompetenskrav. Antalet ersatta hemtjänsttimmar under 65 år utfaller för mars på 1 773 timmar vilket indikerar en avtagande trend.
Produktionsuppdraget
Helårsprognosen för produktionsuppdraget bedöms fortsatt uppgå till ett underskott på cirka 0,5 miljoner kronor.
Eventuell omdisponering av budget
Ingen omdisponering av budget 2019 föreligger för vård- och omsorgsnämnden.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Nämnden fortsätter sitt arbete med att kontinuerligt beakta kostnadseffektivitet och att månatligen följa upp kostnader och intäkter för att säkerställa en ekonomi i balans.
3.1.3 Investeringsredovisning
Per april 2019 beräknas nämndens investeringsbehov uppgå till 2 500 tkr för året.
Investeringar, tkr Budget 2019 Prognos Avvikelse
600 tkr 3 700 tkr 2 500 tkr -1 200 tkr
3.2 Viktiga förändringar
Organisationsförändringar avdelning äldreomsorg och avdelning funktionshinder
Avdelning äldreomsorg påbörjade under hösten 2018 en översyn av avdelningens organisation.
Avdelningen har under de senaste åren blivit större sett till antalet medarbetare. I syfte att skapa en tydligare ledningsstruktur har vård- och omsorgskontoret under våren fattat beslut om en förändrad organisation för avdelningen. I dagsläget består avdelningens ledningsstruktur av en avdelningschef och en samordnare. Den nya strukturen innebär att det kommer finnas en avdelningschef, en biträdande avdelningschef och två samordnare.
Avdelning funktionshinder har också gjort en organisationsförändring. Under 2018 införde avdelningen teamledare, en för vuxenteamet och en för barnteamet. Tjänsterna utvärderades efter ett år och omförvandlades till permanenta samordnartjänster.
Tilldelningsbeslut i upphandling av driften av Rådans äldreboende
2019- fattade vård- och omsorgsnämnden beslut om tilldelning i upphandling av driften av Rådans äldreboende. Vid en jämförelse mellan nuvarande avtal och det nya avtalet, i 2020 års ersättningsnivå, får nämnden en ökad årskostnad med ca 1,75 milj kr (133 kr/dygn och plats), vilket motsvarar 4,9%. En stor del av denna ökning beror på att anbudsgivaren får ersättning för den extra nattbemanningen som IVO kräver, sannolikt ca 1,25 milj kr/år.
Med den vikande kostnadsökningstrenden över avtalsperioden (som de sista fyra åren istället
blir en kostnadssänkning per år) blir kostnadsökningen per år i snitt över avtalsperioden ca 680 000 kr, under förutsättning att samtliga förlängningsoptioner utnyttjas.
3.3 Nya data och resultat
Hälso- och sjukvårdsrapport 2018
Under nämndens sammanträde 2019-04-23 noterade vård- och omsorgsnämnden hälso- och sjukvårdsrapporten för 2018 som kontorets medicinskt ansvariga sjuksköterska sammanställer. I denna rapport görs en sammanfattning av arbetet med hälso- och sjukvård och patientsäkerhet i Sollentuna kommuns verksamheter under 2018. I rapporten beskrivs förbättringsområden för verksamheterna. Dessa förbättringsområden ligger till grund för de övergripande målen för patientsäkerhetsarbetet och fungerar som underlag i uppföljning av verksamheterna under 2019.
3.4 Återsökning av statsbidrag
Myndighet Ansökta medel april 2019 Medel - utfall
Migrationsverket 435 tkr 435 tkr
3.5 Riktade budgetmedel
Nivåpåverkande förändringar, tkr
Budget
2019 Utfall Avvikelse Kommentar
Förstärkning
demensområdet -2 000 7 -1 993
Arbetet med utveckling av dagverksamhet, inriktning demens för äldre, är påbörjat.
Planerade aktiviteter kommer att genomföras senare under året.
Tre mål är knutna till satsningen.
Minskade lokalkostnader 4 000 -9 000 5 000
I totalprognosen framgår att avvikelsen tas i anspråk för att balansera årets kostnader inom ram.
Nämnd -200 585 0 Utfall per april är i linje med
budget.
Tillfälliga satsningar
Välfärd budgetram 10 000 10 000 0 Hanteras inom ram.
3.6 Kvalitetsstyrning
Kvalitetsfaktorer:
3.6.1 Trygga invånare, studerande, arbetande och besökare
Vård- och omsorgsnämnden arbetar med trygga invånare på flera olika sätt.
Kvalitetsuppföljning
Vård- och omsorgskontoret har valt att stärka kvalitetsuppföljningen inom funktionshinderområdet i syfte att utveckla uppföljningsmetoder och arbetssätt som främjar kvalitetsutveckling i de
verksamheter som nämnden har avtal med. Genom en intensifierad kvalitetsuppföljning bidrar vård- och omsorgskontoret till utförarnas trygghetsarbete.
Patientssäkerhet
Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska (MAS) har det medicinska ansvaret, upp till sjuksköterskenivå, för samtliga särskilda boenden för äldre på entreprenad, grupp- och servicebostäder enligt LSS,
dagverksamhet samt daglig verksamhet i Sollentuna kommun.
MAS arbetar kontinuerligt med patientsäkerhet. Under 2019 har följande egenkontroller genomförts:
1. Fortlöpande granskning av delegeringsbeslut.
2. Oanmäld kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen på samtliga särskilda boende för äldre genomförs av MAS tillsammans med Apotekare. Hittills har oanmälda kvalitetsgranskningar skett på fyra särskilda boenden och arbetet planeras fortsätta under hösten.
3. Uppdatering av lokala läkemedelsrutiner på samtliga särskilt boende för äldre. Detta pågår i samband med kvalitetsgranskningarna i punkt 2.
4. Kvalitetsuppföljning av medicintekniska produkter på samtliga särskilda boenden för äldre samt grupp- och servicebostäder.
5. Samverkansmöten en gång per halvår med de två auktoriserade läkarorganisationerna och fortsatt utveckling av de gemensamma samverkansöverenskommelserna. Det första mötet skedde i mars och ytterligare ett kommer ske till hösten.
6. Samverkansmöten med vårdcentralerna i Sollentuna gällande samarbete med LSS Rehab & Hälsa.
Mötet är inplanerat under hösten.
7. Risker för vårdskador identifieras utifrån analys av de nationella kvalitetsregistren 8. Uppföljning i form av hälso- och sjukvårdsenkät genomförs på samtliga verksamheter.
9. Uppföljningar av MAS tillsammans med kvalitetsstrateg på samtliga särskilt boende för äldre enligt LOU. Hittills i år har fem boenden följts upp.
10. Punktprevelensmätningar gällande trycksår och fall i särskilt boende för äldre.
11. I samtliga grupp- och servicebostäder samt en daglig verksamhet ska granskning av
läkemedelshantering och basal hygien genomföras där MAS besöker verksamheten. Hittills i år är det genomfört på tre boenden.
12. Egenkontroll av basal hygien i samtliga SÄBO.
13. Reaktiva uppföljningar av MAS på flertalet av våra verksamheter.
Samverkan kring trygghet med andra aktörer
Vård - och omsorgsnämnden samarbetar bland annat med Grannsamverkansbilen. Bilen grundar sig på ett samarbete mellan polisen, kommunen och ideella. Frivilliga pensionärer ska observera och
Vård - och omsorgsnämnden samarbetar bland annat med Grannsamverkansbilen. Bilen grundar sig på ett samarbete mellan polisen, kommunen och ideella. Frivilliga pensionärer ska observera och