granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Som en del i granskningen har vi även följt upp de tidigare iakttagelserna från granskningen av intern kontroll inköpsprocessen (Teknik- och servicenämnden) från 2011 och 2012. Iakttagelser och bedömning kopplat till denna del redovisas i appendix 1.
Teknik- och servicenämnden har sedan tidigare en formaliserad rutin i verksamheten avseende kontroll av oriktiga fakturor. Kontrollen har sedan föregående granskning även kompletterats med leverantören Inyett som används för att söka upp eventuella fel eller bluff bland fakturorna. Som en del i
uppföljningen har vi därför även tagit del av Marks kommuns kontroll av utbetalningar som skickats via tjänsten Inyett.
Marks kommun har med hjälp av Inyett tagit fram en mall med beskrivningar av åtgärder som ska vidtas beroende på vilken indikation en faktura får. Kommunen har påbörjat arbetet med att följa upp bland personalen hur de hanterar och arbetar efter att ha fått indikationer från Inyett. Kommunen genomförde en sådan
genomgång under sommaren 2016 men har ännu ej fått in rutinen att kontinuerligt gå igenom detta med personalen.
Ytterligare iakttagelser och bedömning kopplat till vår analys av utbetalningar redovisas i appendix 2.
Anna Lycke Börjesson Fredrik Carlsson
Projektledare Uppdragsledare
Appendix 1 - Uppföljning av 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Referenserna nedan är från rapporten 2012 och iakttagelserna är uppföljda med nulägesstatus som finns i kolumn ”Status år 2016”. I
kolumnen ”Prio” har vi även listat en siffra avseende bedömd prioritet av iakttagelsen, där exempelvis prioritet 1 bedöms som en allvarlig brist som kan få allvarliga konsekvenser för verksamheten. Prioritet 3 bedöms som ett mindre problem där det finns utrymme för förbättring och 2 ligger mellan dessa två. Kolumn ”Prio” är även färgkodad i gul om bristen anses kvarstå eller grön om bristen anses åtgärdad.
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
3.2 Roller och ansvars-fördelning
Roll-/Ansvarsfördelning
Ansvars- och rollbeskrivningar bör finnas för väsentliga roller relaterat till leverantörsreskontra-hanteringen. Detta för att säkerställa att det finns en ansvarig för väsentliga uppgifter och kontroller och för att minska risken för dubbelarbete.
Det saknas roll och ansvarsbeskrivningar för systemförvaltare och inköpare/beställare.
Vi rekommenderar att roll- och ansvarsbeskrivningar upprättas för systemförvaltare och inköpare/beställare.
Beskrivningen bör förtydliga ansvaret för respektive roll och i de fall det är tillämpligt omfatta samtliga väsentliga uppgifter samt kontrollmoment som respektive befattning ansvarar för.
IT- avdelningen är
systemägare för kommunens IT-system. Teknik- och servicenämnden kan dock inte svara för bristen då det är Kommunstyrelsen som ansvarar för frågan.
Iakttagelsen kvarstår delvis från 2012.
2
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
3.4a Information /riktlinjer/
policies
Riktlinjer avseende intern kontroll
I kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks Kommun framgår att det är nämnden som har ansvar för den interna kontrollen inom
verksamhetsområdet och har skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet.
Granskningen har påvisat att nyckelpersoner (såsom systemägare, systemförvaltare, personal inom
upphandlingsfunktionen och inköpare/beställare) inte informerats om riktlinjer och instruktioner avseende intern kontroll i leverantörsreskontra-hanteringen.
Vi rekommenderar att teknik-och servicenämnden kommunicerar riktlinjer avseende intern kontroll kring
leverantörsreskontra-hanteringen till nyckelpersoner inom berörd hantering.
Riktlinjer för att förtydliga policyn finns framtagna.
Dessa är kommunicerade inom kommunens nämnder, förvaltningar och bolag.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
2
3.4b Information /riktlinjer/
policies
Policy för upphandlings- och inköpsverksamheten
Policyn har till syfte att fastställa ett övergripande förhållningssätt avseende
upphandlingsverksamheten så att anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader med rätt kvalitet till rätt kostnad kan ske.
Policyn ska enligt nuvarande version revideras under år 2012 men detta hade vid
granskningstillfället ännu inte gjorts. Policyn är skriven utifrån att det finns en person som på kommunlednings-kontoret som arbetar med inköp och
upphandling men så är ej längre fallet.
Vi rekommenderar att kommunen uppdaterar upphandlingspolicyn så att den avspeglar aktuell situation.
Ny policy och riktlinjer antogs av KF respektive KS 2015.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
3
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
3.4c Information /riktlinjer/p olicies
Riktlinjer avseende inköp
För att säkerställa efterlevnad av LOU bör det finnas
upphandlingsriktlinjer eller instruktioner som stöd för berörd personal.
Det framgår inte i
upphandlingsriktlinjerna och inte heller i befintlig
ekonomihandbok hur inköpare ska gå tillväga då ett
inköpsbehov uppstår.
Vi rekommenderar att kommunen tar fram tydliga riktlinjer/instruktioner för hur inköpare/beställare ska gå tillväga då ett inköpsbehov uppstår. Det bör framgå tydligt och vara kopplat till de olika beloppsgränserna i enlighet med LOU.
Arbetet med centrala beställare har ej startats upp då det ej har varit prioriterat av koncernledning.
Kommunen har sedan förra granskningen uppdaterat policyn och tagit fram riktlinjer. Det finns dessutom mer stödjande dokumentet i
ekonomihandboken.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
2
3.4d Information /riktlinjer/
policies
Förteckning över gällande ram- och rabattavtal
Förteckningen innehåller information om varu-/tjänsteområde, leverantör, respektive avtals giltighetstid och
Under granskningen framkom att majoriteten av de anställda upplevs ha god kännedom om befintliga avtal. Dock kommuniceras inte alltid information om nya avtal i tillräcklig omfattning.
Vi rekommenderar att kommunen säkerställer att samtliga medarbetare löpande erhåller information om nya ramavtal.
Kommunens samtliga ramavtal finns noterade i Visma Tendsign.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
2
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
uppdateras av
upphandlingsfunktionen när förändringar sker. Tanken är att alla som beställer ska känna till denna förteckning så att giltiga avtal och leverantörer nyttjas. I vissa fall finns en kommentar om att kontakt ska tas med exempelvis upphandlingsfunktionen för att få information om gällande rangordning.
Exempelvis framkom det att en verksamhet fortsatt göra inköp från en leverantör med gammalt avtal på grund av att det nya avtalet inte kommunicerats ut tillräckligt tydligt.
Vidare framkom att avrop gjorts mot en leverantör som kommunen tidigare haft ramavtal med avseende tekniska konsulttjänster trots att avtalet löpt ut. Detta på grund av att ny upphandling ej ännu
genomförts.
Vid granskningen framkom även att flera anställda upplever att kommunen kan bli bättre på samordnad upphandling.
Vidare rekommenderas kommunen att säkerställa att nya upphandlingar avseende varor/tjänster utförs i tid så att kommunen inte riskerar att stå utan giltig upphandling och att de anställda därav gör inköp på gamla avtal.
Kommunen rekommenderas vidare att arbeta vidare med att förbättra möjligheterna till samordnad upphandling.
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
3.4e Information /riktlinjer/
policies
Policy avseende affärsetik
Policy eller dylikt som hanterar affärsetik etc. med avseende på inköp bör kommuniceras till kommunen anställda.
Kommunen saknar idag policy gällande affärsetik.
Vi rekommenderar att kommunen utreder behovet av att formulera en affärsetisk policy.
Vidare bör kommunens anställda utbildas i frågor som rör området.
Affärsetisk policy finns framtagen.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
3
3.4f Information /riktlinjer/
policies
Utbildning av inköpare
Inköpare/beställare ska känna till kommunens riktlinjer avseende inköp och praktiskt kunna tillämpa dessa.
Inköpare/beställare i
förvaltningarna har endast fått en kortfattad allmän
informationsgenomgång kring handhavande i IoF.
Vi rekommenderar att inköpare/beställare i förvaltningarna får relevant utbildning för att kunna efterleva kommunens riktlinjer avseende inköp och för att kunna göra kostnadseffektiva inköp.
Iakttagelsen anses åtgärdad då den tidigare iakttagelsen hörde samman med avrop via pilotprojektet för elektronisk beställning.
Beställningar sker nu via direkt kontakt med leverantör och då iakttagelsen kring kännedom om kommunens olika ramavtal (3.4D) är åtgärdad anses även denna vara åtgärdad.
2
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
4a Över-vakande kontroller
Uppföljning/kontroll-funktion efterlevnad riktlinjer
Kontroll av att kommunen efterlever policies och riktlinjer relaterade till inköp.
Enligt upphandlingspolicyn är kommunstyrelsen ansvarig för att regelbundet följa upp beställningar/avrop avseende volymer samt följsamhet till lagar, interna styrdokument och uppsatta mål.
Enligt uppgift från Teknik- och servicenämndengörs ingen uppföljning av efterlevnad enligt ovan.
Vi rekommenderar att kommunstyrelsen
implementerar rutiner för att säkerställa att efterlevnad av policys och riktlinjer relaterat till inköp.
Status oförändrad 2016. Se nedan förslag från 2012: ”Ett förslag från Martin Svenhed och Lena Arvidsson är att kommunstyrelsen tar fram en process och
kontrollmoment som alla förvaltningar får i uppdrag att implementera i sin egen internkontrollplan. Martin Svenhed ska ta upp frågan med kommunlednings-kontoret.”
Iakttagelsen kvarstår 2016.
2
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
4b Över-vakande kontroller
Uppföljning av avtalstrohet
Uppföljning av att inköp sker från leverantörer som kommunen har inköp med bör ske.
Vad gäller Teknik- och
servicenämnden ingår i nämndens intern kontrollplan ingår ett kontrollmoment att följa upp att inköp sker från
ramavtalsleverantörer.
Det görs idag ingen samordnad uppföljning av avtalstrohet utan detta uppges vara respektive nämnds ansvar. Det är dock oklart om denna typ av uppföljning utförs.
Vad gäller Teknik- och servicenämnden hade vid granskningstillfället uppföljning av detta kontrollmoment i intern kontrollplanen ej skett.
Vi rekommenderar kommunen att införa rutin för uppföljning av avtalstrohet inom
kommunen. Se även 4a.
Vad gäller Teknik- och servicenämnden som har detta som ett kontrollmoment i nämndens intern kontrollplan rekommenderar vi att nämnden säkerställer att uppföljning sker åtminstone årligen.
Punkten finns med på kommunens
internkontrollplan för 2017.
Nämndernas ansvar har förtydligats i policy och riktlinjer men det finns inget gemensamt grepp inom kommunen hur nämnderna ska följa upp kring avtalstrohet.
Iakttagelsen kvarstår 2016.
2
4c Över-vakande kontroller
Uppföljning/kontroll-funktion riktighet fakturor
Övervakande kontroll för att identifiera orimliga/oriktiga fakturor.
Det görs manuella avstämningskontroller av riktigheten av
fakturainformation i samband med scanning och också i samband med attester i systemet. Beaktat den stora fakturavolymen finns det dock en risk att felaktigheter uppstår i samband med fakturatolkning.
Vi rekommenderar att kommunen utvärderar möjligheten att införa en kvartalsvis/halvårsvis eller årsvis kontroll där samtliga fakturor analyseras och att sökning görs specifikt efter exempelvis fakturor med momsbelopp = 0.
En rutin för kontroll av oriktiga fakturor har tagits fram och implementerats.
Dokumentationen har förbättrats så att det framgår vilken typ av avvikelse som inträffat och vilken åtgärd som vidtagits.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
3
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
Uppdaterad
rekommendation 2012
Sökning avseende oriktiga fakturor sker en gång per månad och dokumenteras i en logg.
Dock dokumenteras endast om avvikelser hittats eller ej, inte vilken typ av avvikelse eller vilken åtgärd som vidtagits varför vi rekommenderar kommunen att vidareutveckla dokumentationen av utförd kontroll.
5 Behörig-heter
Behörighetsstruktur
Behörighetsroller bör vara anpassade till personens ansvarsområden och säkerställa att inte oförenliga arbetsuppgifter tillåts.
Det finns ingen tydlig beskrivning av vad de olika behörighetsrollerna ska innehålla och det finns ingen formaliserad utvärdering av oförenliga arbetsuppgifter.
Vi rekommenderar att kommunen formaliserar en utvärdering av oförenliga arbetsuppgifter. Detta kan sen användas som underlag för behörighetsstrukturen.
Kommunen har tagit fram ett Excel dokument där de går igenom vilka roller som ej bör kombineras. Det har dock ej gjorts någon formaliserad utvärdering av oförenliga arbetsuppgifter.
Det finns fortsatt inte heller någon beskrivning vad de olika behörighetsrollerna
2
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
ska innehålla kopplat till respektive tjänst.
Iakttagelsen kvarstår 2016
5.1a Behörig-heter
Beloppsgränser för attest
Attestgränser i IoF läggs upp utifrån information på behörighetsblanketten.
Attestgränser i IoF bör stämma överens med fastställd
attestordning enligt nämndernas delegation.
Det finns ingen kontroll som säkerställer att attestgränser i IoF stämmer överens med fastställd attestordning enligt nämndernas delegation.
Vi rekommenderar att kommunen utvärderar möjligheten att införa en årlig uppföljning där respektive förvaltning får återkoppling om attestgränser enligt IoF och att detta underlag används för att säkerställa efterlevnad av delegationsordningen.
Uppdaterad
rekommendation 2012
Vi rekommenderar att kommunen fastställer hur den uppföljning av attester och behörigheter som implementerats 2012 ska dokumenteras.
En rutin för att uppföljning av attester och behörigheter har upprättats.
Systemadministratören gör denna uppföljning av behörigheter en gång per år.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
2
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
5.1b Behörig-heter
Beloppsgränser för beställning
Beställningsattester i IoF läggs upp utifrån information på behörighetsblanketten. (Idag endast applicerbart för beställare av städmaterial inom teknik- och serviceförvaltningen.)
För beställare finns det en rad i behörighetsblanketten som ska fyllas i för hur mycket personen har behörighet att beställa för dock finns ingen tydlig separering mellan beställningsattest och beslutsattest och vilka belopp som gäller för vilken typ av attest.
Vi rekommenderar att
kommunen tydliggör skillnaden för belopp avseende
beställningsattest och beslutsattest i beställningsblankett.
Vi rekommenderar vidare att kommunen utvärderar möjligheten att inkludera uppföljning av attesträtter för beställning i den rutin för uppföljning av attestgränser i IoF som implementerats. Se vidare 5.1a.
Nya behörighetsblanketter har tagits fram.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
2
5.1c Behörig-heter
Uppföljning av behörigheter
Befintliga behörigheter ska stämma överens med aktuellt ansvar och aktuella anställningar.
Det finns ingen formaliserad rutin för att kontinuerligt gå igenom behörigheterna för att säkerställa att tilldelade behörigheter överensstämmer med aktuellt ansvar och aktuella anställningar.
Vi rekommenderar att man inför en årlig genomgång av
behörigheter för att säkerställa att de överensstämmer med befintliga anställningar och ansvar.
Se 5.1a – Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
2
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
Uppdaterad
rekommendation 2012
Vi rekommenderar att kommunen fastställer hur den uppföljning av attester och behörigheter som implementerats 2012 ska dokumenteras.
Vi rekommenderar vidare att kommunen utvärderar om något system utöver IoF bör
inkluderas i kontrollen.
6a Föränd-ringar i leverantörs-registret
Registrering av ny leverantör/ändring av befintlig leverantör sker baserat på godkända underlag
Upplägg av ny leverantör och ändring av befintlig leverantör bör ske baserat på godkända underlag.
Upplägg av ny leverantör sker i samband med att faktura erhålls. Om möjligt är det att föredra att upplägg av leverantör sker innan inköp sker och att upplägget är godkänt av behörig person innan upplägg sker.
Vi rekommenderar att
kommunen formaliserar rutinen för upplägg och ändring av leverantör. Upplägg/ändring bör utföras baserat på av behörig person godkänt underlag.
Iakttagelsen kvarstår 2016. 3
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
6b Föränd-ringar i leverantörs-registret
Registrering av ny leverantör
Kontroller görs för att säkerställa att leverantörens uppgifter är korrekta innan registrering i leverantörsregistret.
Före registrering av nya leverantörer görs det
avstämning att momsnumret är giltigt och att plus-/bankgiro är kopplat till leverantören. Det finns inget som fastställer att kontrollerna är ett krav innan registrering kan göras i leverantörsregistret.
Ej tillämpligt då iakttagelsen är åtgärdad.
En rutin för registrering och ändring av
leverantörsuppgifter har tagits fram. Rutinen innehåller även en instruktion för uppläggning av leverantörer i IoF.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad, se dock 6a.
3
Loggning av ändringar i kritisk data
Ändringar i kritisk data bör loggas för att kunna spåra vem som gjort ändringen, vilken ändring som gjorts och när. Loggen bör användas som underlag för uppföljning av ändringar är godkända och riktiga.
IoF loggar vilka användare som loggar in och om en ändring görs.
Det görs dock ingen loggning av vilka ändringar som görs.
Vi rekommenderar att kommunen efterfrågar utökad loggningsfunktion i IoF. Loggen bör fånga samtliga ändringar i kritisk data och det ska gå att följa vem som gjort ändringen, vilken ändring som är gjord (gammalt och nytt värde) och när ändringen gjordes. Loggen bör sedan användas som underlag för uppföljning av att säkerställa att samtliga ändringar är godkända och riktiga. Uppföljningen bör
Det görs fortsatt ingen loggning av vilka ändringar som görs i
leverantörsregistret.
Iakttagelsen kvarstår 2016.
2 Det finns en funktion för kontroll av
upplägg/ändring av leverantör i
ekonomisystemet som innebär att man får mail när något har ändrats.
Denna kontroll kommer att införas när
leverantören av system har åtgärdat fel med
funktionen.
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
utföras månadsvis eller kvartalsvis.
7.5.2 Inköp enligt LOU, direkt-upphandling
Krav avseende direktupphandlingar
Kommungemensamma krav för direktupphandlingar bör tas fram.
Förvaltningar och bolag kan ha olika rutiner för hur
direktupphandling genomförs.
När en direktupphandling ska göras så brukar ansvarig ta in offerter från flera leverantörer samt spara viss dokumentation.
Upphandlarna är med och stöttar vid förfrågan. Viss information om
direktupphandlingar finns på intranätet men är för närvarande inte uppdaterad och det finns inte heller några centrala riktlinjer kopplat till detta.
Vi rekommenderar att kommunen fastställer krav för hur direkt-upphandlingar ska genomföras.
Kommunen kan exempelvis tydliggöra kriterier för när dokumentation ska ske (exempelvis beloppsgränser) samt inkludera dokumenterad riskbedömning och kriterier för val av leverantör (exempelvis miljökrav, pris, kvalitet).
Kommunen bör även ha rutiner för att säkerställa att beloppet för direktupphandlingen understiger maxtillåten beloppsgräns. Dokumentationen bör utformas så att spårbarhet säkerställs till enskilda inköp och leverantörsfakturor.
Riktlinjer har förtydligats gällande
direktupphandlingar.
Blankett för dokumentation av en direkt upphandling finns tillgängligt via kommunens intranät.
Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad.
3
Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen
Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio
Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK
och TSF)
7.5.3 Inköp från leverantör
Rimlighetsbedömning av priser i priskatalogen i IoF bör ske.
Gällande avtal med datum är inlagt i IoF. Priskatalog kopplas mot avtal. Priskataloger kommer digitalt från leverantören, hamnar i CSS-loggen och läses in. Ny priskatalog ersätter gammal per automatik.
Priskatalogerna innehåller alla priser, dvs. inte endast de som kommunen har avtal på. Det görs ingen kontroll av att priserna enligt priskatalogerna stämmer mot avtalat pris.
Vi rekommenderar att kommunen fastställer och implementerar rutin för rimlighetsbedömning av att pris enligt priskatalogen i IoF överensstämmer med avtalat pris.
Marks kommun har nu sina
Marks kommun har nu sina