För att utvärdera om mötet blev lyckat och om 3D-visualiseringen gav önskat resultat genom ökad förståelse, behöver vi göra uppföljningsintervjuer med personer ur verksamheten som var med på mötet. Detta krävs även för att vi ska kunna slutföra vårt examensarbete. Intervjuerna ska helst ske på
tidpunkter anpassade efter verksamheten de närmaste dagarna efter mötet, alltså under vecka 18.
Kontaktuppgifter till ansvariga för förhandsmaterialet och intervjuer:
Henrik Artursson 073-7688385 henke442@hotmail.com
Fredrik Åsberg 076-8204742 fredrik.asbrg@gmail.com
Mötesansvarig:
i
Bilaga 11 - Generellt förhandsmaterial
Innehållsförteckning
1. Introduktion ... ii
2. 3D-modellen ... ii
3. Exempelbilder ur 3D-modellen ...iv
4. Agenda ...vi
Tid och plats ...vi
Närvarande ...vi
Agenda ...vi
ii
1. Introduktion
Tid för mötet: Plats för mötet:
• Inledningen ska kort beskriva vad förhandsmaterialet är, vad som ska göras på mötet och mötets syfte.
• Det kan också tas upp vilket skede i processen projektet befinner sig.
Det här är ett förberedande material inför granskningen av handlingar. Syftet med förhandsmaterialet är att förklara hur mötet kommer att gå till och i förväg förenkla förståelsen av 3D-visualiseringen av modellen. Detta gör att mötestiden förhoppningsvis kommer användas mer effektivt.
• Beskriv hur visningen går till och vem som sköter den.
Exempel: Visningen kommer att ske utifrån patientens perspektiv. Den utgår från där patienten anländer in till avdelningen och fortsätter rum för rum. Visningen av modellen kommer att göras på en tv med hjälp av en dator. Modellen kommer att gås igenom samtidigt som det förklaras vad det är som visas.
• Beskriv det som är viktigast att granska i modellen.
Exempel: Det är mest aktuellt att se över utformningen av inredningen, så som placering och utrustning i rummen. Men andra större fel eller anmärkningar som framkommer kommer också kunna åtgärdas. Ändringar gällande rumsfunktion är dock inte aktuellt. Exempelvis kan inte en expedition ändras till ett undersökningsrum. Färgsättning i lokalerna tas inte upp på det här mötet. Det bestäms under
kommande möten.
• Förklara varför mötet och granskningen är viktig.
Eftersom modellen representerar den slutgiltiga utformningen är det viktigt att den blir väl
genomarbetad och kontrollerad. Fel som inte upptäcks i modellen kommer att medföra fel i verkligheten. Dessa fel kommer behöva åtgärdas med ombyggnation vilket kräver mer tid och resurser än om det skulle åtgärdas i modellen.
2. 3D-modellen
• Här ska 3D-modellens utseende beskrivas för att ge en förberedelse för visualiseringen.
• Kolla så att beskrivningen stämmer med hur modellen som ska användas ser ut.
Färgsättningen i modellen består främst av vitt, grått, lila och grönt. Fönster har en genomskinlig blåaktig ton. Dörrar i modellen är vita och genomskinliga.
Ingen av färgerna representerar färgsättningen i verkligheten, utan är endast där för att göra modellen lättöverskådlig. Möbleringen av rummen i modellen är färgad lila för att ge en tydlig bild av vad som kommer att ingå i varje rum.
iii
Exempel på sådant som har lila färg i modellen: Bord Stolar Datorer Hyllor & skåp Klädhängare Papperskorgar Handfat Tvål- &handspritsbehållare Toaletter
Undersökningsbritsar & annan väsentlig utrustning för rum Exempel på sådant som har grön färg i modellen:
Eluttag Strömbrytare Lampor
På exempelbilderna är dock dessa detaljer inte gröna.
På golvytan för varje rum finns det text som ger information om rummet. Texten består av tre rader där rumsnummer är överst, efter det kommer benämning för det specifika rummet och sist ytan i
kvadratmeter.
iv
3. Exempelbilder ur 3D-modellen
• Ta exempelbilder ur den 3D-modell som används om det finns skillnader i utseendet.
Fig. 1. Exempelbild ur modellen för hus 6 plan 4. Här befinner vi oss i dörröppningen in till de 5 mindre expeditionerna.
Fig. 2. Här ser man ett bra exempel på vad som kommer att visas inne i modellen och vad som kommer finnas i en av expeditionerna. T.ex. Stolar, bord, skåp, hyllor, dator och klädhängare. Själva rumsinformationen ger rumsnummer 057, benämning på rummet är expedition och rummets yta är 9,3 kvm.
v Fig. 3. Bild tagen ur ett undersökningsrum där väsentlig inredning visas.
vi
4. Agenda
Tid och plats
Mötet äger rum den... i ...
Närvarande
Närvarande: Mötesledare: Protokollförare:
Agenda
• Anpassa punkter och hålltiderna efter behov och skriv in klockslag istället. Exempel: 15.00 -
15.15.
• Ange syfte till varje punkt: Informera, diskutera eller besluta.
• Ange ansvarig för varje punkt.
• Ta bara med de absolut nödvändiga punkterna då agendan är hårt tidspressad utan bufferttid.
• Tiden för mötet är satt till 90 min.
5 min. Mötet öppnas - Syfte att informera. Ansvarig: 5 min. Mötesinformation – Syfte att informera. Ansvarig:
Presentation av mötesdeltagare
Namnlista för närvarande Adress- och distributionslista för protokoll
Mötets mål gås igenom
Angendan för mötet presenteras
5 min. Information om processen – Syfte att informera. Ansvarig:
5 min. Uppföljning av föregående möte – Syfte att informera/diskutera. Ansvarig:
vii
• Risken är stor att det går åt mer tid till visualiseringen så avsätt en bufferttid för att hinna med allt.
Presentationen kommer att ske utifrån patientens perspektiv. Den utgår från där patienten anländer in till avdelningen. Den börjar i korridoren och fortsätter i följande ordning:
Reception Väntrum Undersökningsrum Infusioner/akut Läkemedelsrum Expeditioner
Resterande rum visas efter önskemål och tid
5 min. Tidplan för projektet - Syfte att informera. Ansvarig:
5 min. Överlämning till nästa skede i projektet / Kommande driftstartmöten – Syfte att informera.
Ansvariga:
5 min. Planering av kommande verksamhetsmöten – Syfte att diskutera/ta beslut. Ansvarig:
5 min. Övriga frågor - Syfte att diskutera. Ansvarig:
15 min. Protokollsammanfattning – Syfte att informera/diskutera/ta beslut. Ansvarig:
Sammanfattning av protokollet, för en gemensam kontroll.
Handlingslista skrivs efter de ändringar som skrivits ner i protokollet och för varje punkt i handlingslistan utses en ansvarig person och en deadline.
viii