Upphandling med LCC-strategier

LCC-förfarandet som presenteras nedan har beskrivits av medarbetare på Systecon AB som har deltagit i upphandlingar med LCC-perspektiv både tillsammans med civila och militära kunder. 8.4.1 Beskrivning av LCC-förfarande vid upphandling

Innan LCC-beräkningarna börjar görs en beskrivning av systemstrukturen ur ett underhållsperspektiv. Ofta krävs det flera omarbetningar av den framtagna systemstrukturen då leverantören gör sin beskrivning ur ett tekniskt perspektiv och köparen vill ha systemet beskrivet ur ett underhållsperspektiv. Detta för att kunna använda beskrivningen vid underhållsplaneringen och till livstidskostnadsberäkningarna.

Vid anbudsförfrågan ska det specificeras hur LCC-modellen är uppbyggd och vilken information som behövs. Det är köparen som har kontrollen över LCC-modellen men den görs tillgänglig för leverantören så att denna kan kontrollera hur designuppdateringar kommer att påverka LCC. LCC-modellen baseras dels på data som är leverantörsberoende, och dels på data som användaren styr. För att kunna genomföra beräkningar av livstidkostnaden låser man vid beräkningarna användarparametrarna och håller dessa konstanta under hela utvecklings- och verifieringsarbetet som sker efter kontraktsskrivningen. Anledningen till att information om felfrekvensen (λ) och MTTR krävs in istället för den totala tillgängligheten är att den senare inte går att verifiera. Detta för att väntetider vid reparationer påverkas av den egna organisationen och leverantören kan ej hållas ansvarig för detta.

Vanligtvis görs en uppdelning av vad som är komponenter och vad som är materiel. Denna uppdelning sker oftast genom en kostnadsindelning där billiga delar klassas som materiel. Det är endast komponenter som själva genererar fel som tas upp i beskrivningen av systemstrukturen. I LCC-beräkningarna ska även lagerhållningskostnader för reservdelar ingå. Det är viktigt att alla kostnader är fastställda innan kontraktet skrivs, annars kan leverantören höja priserna på till exempel komponenter och underhållsstöd. Vid kontraktskrivningen ska en LCC-tröskel vara uträknad och skrivas in i kontraktet.

Verifiering sker genom att ett uppdaterat värde på livstidskostnaden beräknas med modellen och jämförs med det tidigare beräknade tröskelvärdet. På det reella systemet är det de uppdaterade värderna på λ och MTTR som verifieras för att säkerställa att livstidskostnadströskeln faktiskt uppfylls. När den slutgiltiga verifieringen har blivit godkänd är LCC-åtagandet avslutat. Det utfall som verkligen uppkommer efter godkännandet är leverantören ej ansvarig för.

Fig 8.3 Exempel på systemstruktur.126

Fig. 8.4 Övergripande beskrivning av upphandling med LCC-strategi.127 126 LCC-procedure, Systecon AB 127 LCC-procedure, Systecon AB Komponent- verkstad

Delsystem Delsystem Delsystem Delsystem

LRU DU DU LRU LRU LRU DU LRU LRU

SRU DP SRU

DP DP DP SRU

DP DP

LRU = Line Repairable Unit DU = Discardable Unit SRU = Sub-repairable unit DP = Discardable Part På plats System Leverantörsdata, L-data Felfrekvens MTTR-värden Priser Mtrl kostnader LCC- modell Användardata, A-data Konstanta Antal Timlön Produktionstid ... Uppdateringar av systembeskrivning Verifiering under produktion Tröskelvärde uppfyllt? Slutverifiering

Modifieringar _{LCC-garantin utlöper}

Andra inspektioner och kontroller LCC- tröskelvärde Godkännande Ja Nej Nej Accepterad Design Analyser Tester Genomgångar Alternativ Aktuell status Slutlig status Kontraktsstatus Ja

8.4.2 Upphandlingar som genomförts med LCC-strategier

LCC som utvärderingsgrund

Vid en upphandling där ett helt nytt system togs fram ställdes inga krav på livstidskostnaden men däremot användes LCC som underlag för utvärdering av de olika leverantörerna. Anledningen till att ett krav inte ställdes var på grund av osäkerheten när ett helt nytt system utvecklas. Istället träffades ett avtal med leverantören som innebär att leverantören står för underhållet i fem år till en överenskommen fast kostnad per operationstimme.

LCC som kontraktskrav

I en annan upphandling användes LCC-modellen som utvärderingsgrund och även som ett krav i kontraktet tillsammans med λ och MTTR. En modell utvecklades för att beräkna livstidskostnaden där leverantörens parametrar utgjorde ingående data. De viktigaste av dessa var λ, MTTR samt kostnaden för komponenter och materiel. Felintensiteten verifierades under ca 3 år för att få ett statistiskt tillförlitligt underlag och medelreparationstiden genom utbytestester där köparens personal utförde felsökning och utbyte av den felande delen. 20-30 av de möjliga felen valdes slumpmässigt ut från databasen, som också innehöll de förutsedda tiderna för felen, då det är allt för tids- och resurskrävande att kontrollera alla möjliga fel. Om leverantören inte uppfyller kraven är det dennes skyldighet att modifiera systemet så att dessa uppfylls. Om detta skulle vara för dyrt eller tidskrävande måste han bevisa detta för kunden, dock träder i en sådan situation en ekonomisk kompensation in.

8.4.3 LCC-modellen som ett styrmedel för förbättring av konstruktioner

LCC-modellen kan brytas ner till tumregler åt konstruktörerna och innebära ett incitament att ta med driftsäkerhetsparametrar i konstruktionen. LCC är inget verktyg som i sig förbättrar konstruktionen, men det kan användas för att styra förbättringar. För att detta ska fungera är det viktigt att sälja in idén till leverantören och att han förstår modellen och vilka faktorer som påverkar LCC.

8.4.4 Viktiga aspekter vid upphandling med LCC-strategier

Under intervjuer med representanter från Systecon, som deltagit i LCC-upphandlingar, påpekades aspekter som bör övervägas vid upphandling med LCC-strategi. Det är viktigt att beskriva nuläget för att se vad som behövs förbättras och vilka krav som ska ställas. En databas för uppsamling av erfarenheter som kan ligga till grund vid nya upphandlingar effektiviserar arbetet. Användandet av LCC-strategier gör att ”kompisskapet” vid en upphandling tas bort och att valet istället sker på strikta ekonomiska grunder.

Vid införandet av LCC är det viktigt att tänka på: • Att modellen ska vara enkel och tydlig

• Att kostnadssambanden ska var lätta att förstå • Att fokusera på de tyngsta kostnadsdrivarna • Att leverantörerna måste förstå modellen

Det finns 4 huvudfrågor som bör ställas vid upphandling: • Vilka är kraven?

• Hur ska dessa verifieras?

• Vad blir konsekvenserna om kraven ej uppfylls?

8.4.5 Resursoptimering

ILS är ett synsätt som tar upp alla resurser som behövs för underhållet och driften av ett system och som syftar till att minimera kostnaden för dessa resurser. Systecon AB har vid upphandlingar arbetat utifrån detta perspektiv. Ett rapporteringssystem för underhållsaktiviteter ska införas för att kunna spåra om uteblivet eller fel utfört underhåll är orsaken då ett haveri inträffar. Det är viktigt att registrerings- och underhållssystemen är kostnadseffektiva och anpassade för uppgiften. Man bör vara medveten om att det finns en risk att det uppstår problem med rapporteringsmoralen och att rapporteringen därmed blir ofullständig.

För att underlätta underhållsåtgärder är det viktigt att dokumentationen vid upphandling sker på ett tillfredsställande sätt med information som är lättillgänglig. Lättillgänglig information kan innebära att kostsamt dubbelarbete undviks, både under upphandlingen och efter systemet tagits i drift. Det underlättar om det finns en standard inom branschen om vilken form informationen ska dokumenteras på. Dock krävs att det finns en stor sammanslutning bakom beslutet. Optimering av lagernivåer för reservdelar sker utanför det kontrakterade LCC-åtagandet. I LCC-modellen ingår beräkning av säkerhetslager för att inte få för lång väntetid vid brist.