Urval

bättre. Vi ansåg att det skulle ge oss det material som vi behövde för att kunna besvara vår problemformulering om hur riskhantering går till i en kommun.

Vi var däremot medvetna om att det material som samlas in vid en intervju kan påverkas av hur van forskaren är att genomföra intervjuer och att det var något som vi hade i åtanke vid valet av insamlingsmetod. Yin (2011, s. 26) menar att den som intervjuar behöver vara bra på att lyssna på vad respondenten säger, ställa bra frågor och vara påläst inom området för att få ut den information som behövs i studien och se till att få frågorna besvarade på ett sådant sätt att analyser och slutsatser kan genomföras. Vi hade båda begränsad kunskap om hur intervjuer skulle gå till för att få ut bra svar, men vi var nog med att förbereda oss för att vara säkra på att få ut det material som vi behövde. Hur vi förberedde oss kommer vi att resonera mer kring under avsnitt 5.5 där vi beskriver intervjuprocessen.

5.1.2. Formella skriftliga källor

Som ett komplement till intervjuerna använde vi oss av ett regelverk “Riktlinjer för intern styrning och kontroll” som beskrev vad som ska ingå i en riskanalys samt några interna dokumenten om hur arbetet med risker inom Umeå kommun skulle gå till. Ett av de interna dokumenten bestod av en skriftlig handledning, ”Handledning för riskanalys inom intern styrning och kontroll”, kring hur riskanalysen av verksamheterna inom Umeå kommun skulle gå till. I det dokumentet fick personalen information om hur de skulle göra för att identifiera, värdera, hantera och dokumentera riskerna i deras dagliga arbete. Syftet att använda oss av det dokumentet var för att se hur det var tänkt att de olika verksamheterna inom Umeå kommun skulle arbeta med riskhantering och det gav oss en bra grund med information om arbetet att ta med oss till våra intervjuer för att kunna ställa bra och relevanta frågor.

Vi tog även del av de interna dokument som riskhanteringsarbetet dokumenterades i, internkontrollplaner, vilket skapas en gång per år för respektive nämnd. Internkontrollplanerna gav oss en inblick i hur de olika nämnderna resonerade kring vilka risker de hade inom verksamheten, hur värderingen av riskerna gick till och även hur de tänkt hantera riskerna.

De skriftliga källorna som vi använt oss av ger oss en inblick i hur arbetet praktiskt ska gå till utifrån rutiner och anvisningar som ska hjälpa personalen i arbetet samt internkontrollplaner som beskriver hur arbetet med riskhantering går till och dokumenteras. Det vi hade i åtanke när vi studerade dessa dokument var att de beskriver hur arbetet ska gå till och inte hur det fungerar i verkligheten. Vi kan med hjälp av dessa dokument styrka och jämföra med hur arbetsprocessen skiljer sig från vad som är nedskrivet och ha dem som stöd för att skapa ytterligare förståelse kring arbetet.

5.2. Urval

Vid genomförande av en studie behöver forskaren göra ett urval för att bestämma vilka som ska ingå i studien, förklara varför urvalsgruppen är relevant att studera samt bestämma hur många respondenter som ska inkluderas (Yin, 2013, s. 92). En forskare utgår från en population för att sedan genomföra ett urval om vilka intervjuobjekt som ska inkluderas i studien (Saunders et al., 2012, s. 258).

När det var dags för oss att bestämma vilken kommun vi skulle studera för att beskriva hur de arbetar med riskhantering genomförde vi ett urval av kommunerna i Sverige. Den population som vi utgick från är antalet kommuner i Sverige, vilka är 290 stycken (Westlund, 2013a). Hur urvalet sedan praktiskt genomförs påverkas av vad studiens resultat ska förmedla, om den ska ge information om hur ett flertal verksamheter arbetar på ett liknande sätt eller om

52 forskaren vill förklara mer djupgående hur det praktiska arbetet fungerar (Saunders et al., 2012, s. 260). Syftet med vår studie var att förmedla en djupare kunskap och förståelse om hur arbetet med riskhantering går till inom en kommun och inte att studera hur olika kommuner arbetar.

När vi genomförde vårt urval utgick vi från de 290 kommuner som finns i Sverige och valde en kommun som fanns i vår närhet eftersom vi ville ha möjlighet att genomföra intervjuerna på plats, men det grundade sig även på andra faktorer som vi ansågs intressanta ur ett riskhanteringsperspektiv. De faktorer som vi grundade vårt urval på var för det första att det skulle vara en stor kommun, för det andra att vi ville ha en tillväxtkommun och för det tredje om skatteintäkterna påverkas av några faktorer specifikt för kommunen som kan vara intressant ur ett riskhanteringsperspektiv. Valet föll på Umeå kommun.

Umeå kommun är den 11:e största kommunen i Sverige och är en kommun där befolkningen ökar (SCB, 2014b). Vi ville studera en stor kommun eftersom det innebär att de har fler medborgare som de behöver erbjuda samhälleliga tjänster till vilket kan göra att de behöver ha en bättre koll på deras verksamhet samt att det även har visats i forskning att större organisationer är mer benägna att använda sig av riskhantering. Colquitt et al. (1999, s. 54) har beskrivit att verksamheter som är större använder sig till större utsträckning av riskhantering än mindre verksamheter, vilket gör att det kan finnas mer information att ta del av kring hur de arbetar med riskhantering. Det faktum att befolkningen växer menar vi även kan vara intressant att studera ur ett riskhanteringsperspektiv eftersom det innebär att kommunen behöver försöka förutse de risker som kan komma i framtiden på grund av att fler personer flyttar till Umeå.

Det finns även en intressant ekonomisk aspekt när riskhantering studeras utifrån om de ekonomiska resurserna kommer att kunna finansiera de verksamheter som en kommun behöver erbjuda sina medborgare. Till att börja med är Umeå kommun kulturhuvudstad år 2014 och det gjorde att år 2013 påverkades av ett fokus inom kommunen på att bidra till det kulturhuvudstadsåret med ekonomiska resurser, men även tid från den övriga verksamheten vilket även fortsätter under år 2014 (Umeå kommun, 2013, s. 11). Det finns ytterligare en faktor som är intressant att ha i åtanke och det är att Umeå är en universitetsstad vilket innebär att delar av befolkningen inte arbetar till lika stor grad som i andra kommuner. I Umeå kommun består befolkningen av 118 348 invånare (SCB, 2014b). På Umeå universitet finns det 31 251 studenter registrerade varav 16 915 är registrerade på helårsstudier. Av dem är 13 023 studenter studerande vid program på campus. (Umeå Universitet, 2013, s. 12, 17) Det kan tyda på att den befolkning som arbetar i kommunen får finansiera delar av de tjänster som erbjuds till studenterna som inte arbetar vilket kan göra att det finns behov av en bättre kontroll kring hur skatteintäkterna används.

Fortsättningsvis ansåg vi att det var intressant att se på skattesatsen om den kunde anses vara hög eller låg i förhållande till andra kommuner. Umeå kommun ligger på 34:e plats om skattesatsen rangordnas efter den högsta skattesats i jämförelse med Sveriges övriga kommuner (SCB, 2014a). Det gör att befolkningen i Umeå kommun betalar en större andel skatt än 88,3 procent (256/290) av Sveriges befolkning vilket gör att det kan finnas större påtryckningar från medborgarna hur dessa pengar används. Det som även är intressant när det handlar om skatten är att Umeå kommun har en lägre genomsnittlig skatt/invånare, vilken är 97 för Umeå kommun jämfört med indexet 100 som är genomsnittet för Sveriges samtliga kommuner (SCB, 2012). Det gör att de har mindre skatteintäkter per invånare än vad genomsnittet har vilket vi menar kan bero på att de har en stor andel studenter som inte betalar

53 lika mycket i skatt som övriga medborgares skatteintäkter måste täcka upp för. Det menar vi kan leda till att de måste hushålla med resurserna mer och lägga pengarna på rätt ställen och lära sig hantera risker som kan kosta mycket pengar om de inträffar.

5.2.1. Val av intervjupersoner

När vi sedan skulle välja ut personer att intervjua i Umeå kommun använde vi oss av ett icke-sannolikhetsurval. Det kan innebära att urvalet görs utifrån vad studiens mål är och vilka personer som har relevant kunskap för att studiens mål ska uppfyllas (Saunders et al., 2012, s. 281). Målet med vår studie var att få en god förståelse kring riskhanteringsarbetet i en kommun och vi kände därför att det var relevant att intervjua personer som faktiskt arbetade med riskhantering inom kommunen.

För att komma i kontakt med möjliga personer att intervjua i Umeå kommun kontaktade vi en person som enligt deras hemsida hade ansvar för ekonomiska frågor i kommunen. Vi ansåg att den personen skulle kunna hjälpa oss att komma i kontakt med relevanta personer att intervjua med kunskap inom området riskhantering. I e-mailet presenterade vi oss själva, vår studie och vad vi syftade till att undersöka för att underlätta valet av möjliga intervjupersoner. Vid valet av personer att intervju kan det vara relevant att basera det på vilken kunskap som personen har som kan leda till att tillgodose forskaren med relevant information för sin studie (Saunders et al., 2012, s. 287). Vi fick genom personen som var ansvarig för ekonomiska frågor inom kommunen kontakt med den person som hade det övergripande ansvaret för intern styrning och kontroll. Det var den personen som ska se till att riskhanteringen även fungerar eftersom intern styrning och kontroll är en del av riskhanteringen i kommunen. Efter en inledande mailkontakt fick vi via telefon tydligare beskriva vår studie och vi fick även under samtalet kontaktuppgifter till andra medarbetare som hade relevant kunskap för studien inom olika nämnder. De personer som vi fick som förslag var tre mellanchefer som var ansvariga för att se till att arbetet med riskhanteringen genomfördes i respektive nämnds verksamhet.

Vi kontaktade sedan mellancheferna för att säkerställa att de var relevanta intervjupersoner att ha med i vår studie. Vi kontaktade dem antingen genom telefon eller via e-mail beroende på om de var tillgängliga när vi tog vår första kontakt. Om de inte hade möjlighet att svara bad vi dem höra av sig till oss för att se om de var intresserade av att delta i vår studie. Några av personerna ville att vi förutom att berätta över telefon även skulle skicka en kort beskrivning på e-mail för att de ville veta vad vår studie skulle handla om. I samband med när vi kontaktade respondenterna informerade vi oss om vilket ansvarsområde de hade och diskuterade möjliga relevanta kollegor att kontakta för att få ytterligare förståelse om riskhanteringsarbetet inom nämnden. Vi fick förslag på ytterligare personer i form av tre personer som arbetade med kvalitetsfrågor inom olika nämnder samt två personer som arbetar som avdelningschefer och som varit med i arbetet med riskhantering inom deras nämnder. I vår studie strävade vi efter att samla in information från personer med olika ansvarsområden och på olika nivåer i arbetsprocessen med riskhantering för att få en övergripande bild om hur det går till samt att få utförlig information för att skapa förståelse om arbetet i kommunerna. Mellancheferna var de som skulle se till att arbetet med riskhanteringen blev genomförd och de var även med i processen att arbeta fram hur de skulle hantera riskerna, men vi strävade efter att få ännu mer djupgående kunskap om hur det praktiska arbetet gick till. Vi ville därför prata med fler personer som arbetade med det praktiska riskhanteringsarbetet vilket blev personerna som arbetade med kvalitetsfrågor och som var avdelningschefer.