Tillgängligheten till de enskilda arkiven på USA har undersökts genom att se om det finns några villkor för att forska i dem. Av USA: s eget beståndsregister finns inte några uppgifter om villkor för några arkiv överhuvudtaget. Inte heller när jag gått igenom arkivförteckningarna har jag funnit något arkiv med villkor för användandet. Den information som i några fall ges är om arkivet överlämnats som gåva eller deposition till USA. Av arkivförteckningarna framgår att två arkiv är depositioner, Öfre Slottsgatans byalags arkiv och rådman S A Häggs papper. Elis Söderbergs samling, som är en fotosamling, och Anna-Lisa Norling-Hellmans samling har båda getts som gåvor till USA.87
Eftersom det inte finns några villkor knutna till de enskilda arkiven på USA som förtecknats bör just detta med förteckningarna undersökas närmare. Som jag redan tagit upp är det en begränsad del av det totala antalet enskilda arkiv på USA som har förtecknats. Det totala antalet enskilda arkiv är efter mina beräkningar 239 stycken och antalet arkivförteckningar är 100 stycken. Detta betyder att 42 % av arkiven saknar arkivförteckning. Detta gör det svårare för forskare eftersom det inte på ett enkelt sätt går att bilda sig en uppfattning om vad som ingår i de olika arkiven. Därmed försämras tillgängligheten till de enskilda arkiven. Men det är inte så dåligt som det verkar eftersom det till alla arkiv som levereras finns ett slags kvitto där en översiktlig beskrivning av arkivets innehåll finns med. Dessa förvaras inte i forskarexpeditionen och forskare har inte tillgång till dem utan personalens hjälp.
De villkor som kan komma i fråga för enskilda arkiv som levereras till USA kan variera så länge materialet är eller vid någon tidpunkt kommer att bli tillgängligt för forskning. Delar av ett arkiv kan vara undantagna från forskning under en tid för att det innehåller känsliga uppgifter om enskilda personer.88
Också för USA är det viktigt att arkiven är tillgängliga för forskning och det är de i stor utsträckning. Villkoren som får ställas beror på materialets karaktär men inget arkiv tas emot endast för förvaring utan möjlighet till någon form av forskning i det.
87
Arkivförteckningar enskilda arkiv, forskarexpeditionen, USA.
88
Intervju den 3/12 2003 med Ingegerd Ström, arkivchef vid Uppsala stadsarkiv, och Erik Lindblad, arkivarie vid Uppsala stadsarkiv, Uppsala.
Analys
Resultatet av denna undersökning har presenterats utifrån de frågor som ställdes i inledningen och så kommer också denna del att läggas upp. Den första frågan gällde hur verksamheten gällande de enskilda arkiven regleras. Här skiljer sig det statliga landsarkivet och det kommunala stadsarkivet åt, om än väldigt lite. På ULA finns ingen policy för de enskilda arkiven, istället är det de regler som finns i arkivlagen och förordningarna som har varit de enda riktlinjerna till hur enskilda arkiv ska behandlas. Dessa förordningar säger inte mycket mer än att landsarkiven får ta emot enskilda arkiv, såväl som statliga från sitt distrikt. Denna möjlighet har landsarkiven haft ända sedan starten runt sekelskiftet 1900. Förordningarna har inte förändrats nämnvärt mellan 1902 och 1988. 1902 formulerades mottagandet av enskilda arkiv med ord som ”hava till uppgift att” och ”i den mån utrymme medger”. 1924 finns inte formuleringen ”om utrymme medges” med men den dyker upp igen 1961 och 1965. Ordet som används i förordningen 1988 och avgör landsarkivens mottagande av enskilda arkiv är ”får”. Detta kan tolkas som en försvagning av de enskilda arkivens roll på landsarkiven. Arkivlagens införande 1990 gjorde att en del av det som tidigare reglerats med förordningen flyttades till lagen men reglerna och därmed positionen för de enskilda arkiven på landsarkiven förändrades inte i och med detta. ULA har inte valt att som t.ex. landsarkivet i Härnösand, skriva ned någon egen policy.
Arkivverksamheten i kommunen regleras dels av arkivlagen och dels av det lokala arkivreglemente som kommunen antagit. Omnämningen av de enskilda arkiven i arkivreglementet påminner mycket om det som finns i arkivlagen och förordningarna för landsarkiven. Det har heller inte förändrats nämnvärt sedan införandet 1975. Stadsarkivet har rätt att ta emot enskilda arkiv från arkivbildare vars verksamhet varit av betydelse för kommunen men mer än så berörs inte ämnet.
Situationen för de enskilda arkiven när det gäller policy och regler är liknande för ULA och USA. Ett visst skydd finns för dem men det är de statliga respektive kommunala arkiven som är de viktiga och de enskilda arkiven kommer i andra hand. Det positiva med de regler som finns för
hanteringen av de enskilda arkiven på både ULA och USA är att de legitimerar mottagandet och utan detta skulle situationen förmodligen vara sämre.
Trots eller tack vare de regler som finns och har funnits har en hel del enskilda arkiv kommit till de statliga och kommunala arkivinstitutionerna genom årens lopp. Den andra frågan i denna undersökning rör vilken typ av enskilda arkiv som finns idag på de två arkivinstitutionerna.
Det finns en del skillnader mellan den statliga och den kommunala arkivinstitutionen på det här området. För det första finns det helt naturligt många fler arkiv på ULA än på USA men så är upptagningsområdet också mycket större, fem län jämfört med en kommun. Arkiven har också delats in i olika klasser på lite olika sätt på ULA och USA. På ULA använder man sig av fler klasser av arkiv än på USA. På ULA finns det också olika indelningar beroende på om man tittar i beståndsregistret eller arkivförteckningarna. På ULA är person/släktarkiv flest till antalet medan bruksarkiven är de som upptar flest antal hyllmeter. På USA är det istället föreningsarkiven som är flest till antalet.
Både ULA och USA har arkiv med handlingar från 1500-talet och framåt. För ULA dominerar arkiven med handlingar från tidigast 1800- och 1900-talen men ungefär 10 % av arkiven har handlingar från 1500- eller 1600-1900-talen. Denna spridning över tid är gynnsam för forskningen. På ULA är en övervägande majoritet av arkiven små och innehåller mindre än en hyllmeter material. Några mycket stora arkiv finns och dessa är ofta bruksarkiv. För USA: s del är det svårare att komma med ett klart svar på dessa frågor eftersom en stor del av arkiven inte är förtecknade och uppgifter om dem saknas. Av de arkiv som det finns uppgifter om, dominerar de små arkiven på USA precis som på ULA. Tidsmässigt är 1800- och 1900-talen helt dominerande för vilken tid arkivhandlingarna i de enskilda arkiven på USA härrör från. Sammanfattningsvis har bestånden av enskilda arkiv på ULA och USA främst kommit att bestå av många små arkiv och en stor del modernt material från 1800- och 1900-talen, främst för USA:s del. Det finns ändå en stor bredd gällande vilka olika typer av arkiv som tagits emot. Eftersom det inte finns någon reglering av vilken typ av enskilda arkiv som ska tas omhand på varken ULA eller USA kan detta inte direkt ha påverkat situationen när det gäller arkivbestånden. Indirekt har reglerna påverkat genom att det varit upp till arkivinstitutionen att själva aktivt söka de arkiv man varit intresserad av eller låta slumpen avgöra och ta emot arkiv som kommit i deras väg.
En reglering finns och den gäller distriktet varifrån arkivinstitutionerna får ta emot enskilda arkiv och det är det som fråga tre handlar om. För USA är det Uppsala kommun som utgör upptagningsområdet och det är ytterst få arkiv i beståndet som kan kopplas till platser utanför detta område. Här har därmed formuleringen i arkivreglementet tydligt påverkat situationen.
För ULA är situationen lite annorlunda på grund av att distriktet består av ett större område. Det har varit intressant att se hur arkiven fördelats på de län som ingår i distriktet. Från landsarkivet sida har naturligtvis alla län inom distriktet samma ställning. Det har visat sig att en klar majoritet av antalet enskilda arkiv på ULA idag, precis som på 1960-talet då Birger Lundberg gjorde sin undersökning, kan kopplas till Uppsala län. Orsaken till att det har blivit så har inte mycket med reglerna i förordningar och lagen att göra utan snarare, menar jag, det faktum att landsarkivet finns i just Uppsala. Hade t.ex. arkivlagen specificerat var en viss typ av enskilda arkiv från ett visst område skulle finnas hade situationen varit annorlunda. Som det är idag finns ingen sådan styrning för de enskilda arkiven, bara för de statliga och kommunala.
En anledning till att arkiven från övriga län inte är representerade i lika stor utsträckning på ULA som de från Uppsala län, skulle kunna vara att den som överlämnar ett arkiv vill att det ska finnas nära sin ursprungsplats. Jag menar att en del av de enskilda arkiven från Södermanlands, Örebro, Västmanlands och Dalarnas län därför placeras i t.ex. förenings- eller kommunarkiv inom det egna länet istället för på ULA.
När man talar om de enskilda arkivens situation inom statliga och kommunala arkivinstitutioner bör man ta upp tillgängliggörandet och möjligheterna för forskare att ta del av arkiven i fråga. Detta menar jag speglar vilka resurser som dessa arkiv får från arkivinstitutionen. På USA är en mycket stor del av de enskilda arkiven inte förtecknade. Detta tyder på att det inte läggs ner tillräckliga resurser på dessa arkiv. Positivt är att de finns med i beståndsregistret och därmed är sökbara.
De villkor som ibland finns för användandet av arkiven har undersökts, både på ULA och på USA. På båda arkivinstitutionerna gäller att villkoren inte får vara utformade så att ingen forskning någonsin kan göras i dem. En relativt liten del av de enskilda arkiven på ULA har villkor knutna till användandet. Det är person/släktarkiven som oftast har villkor knutna till användandet. Inga enskilda arkiv med villkor knutna till användandet har i denna undersökning påträffats på USA. För USA: s del är det istället den stora del oförtecknade enskilda arkiv som begränsar tillgängligheten. Inte heller tillgängligheten till de enskilda arkiven på ULA och USA har, menar jag,
påverkats av de regler som finns i förordningarna eller arkivreglementet, snarare bristen på regler. På båda arkivinstitutionerna behövs mer resurser till de enskilda arkiven för bl.a. ordnings- och förteckningsarbete.
Förändringar av arkivlagstiftningen är på gång och förhoppningsvis kommer det att hjälpa till att stärka alla de enskilda arkivens ställning.
Sammanfattning
Denna uppsats handlar om de enskilda arkiven på statliga och kommunala arkivinstitutioner. Syftet med uppsatsen har varit att ge en bild av situationen för de enskilda arkiven på landsarkivet i Uppsala och Uppsala stadsarkiv genom att undersöka de regler som gäller för denna typ av arkivinstitutioners verksamhet angående enskilda arkiv, arkivbestånden samt tillgängligheten. Frågorna som ställt är fyra till antalet och lyder: Hur regleras verksamheten rörande de enskilda arkiven på landsarkivet i Uppsala och Uppsala stadsarkiv? Vilken typ av enskilda arkiv finns bevarade på landsarkivet i Uppsala respektive Uppsala stadsarkiv? Har distriktsindelningen som gäller för landsarkivet i Uppsala och Uppsala stadsarkiv följts? I vilken utsträckning är de enskilda arkiven på landsarkivet i Uppsala och Uppsala stadsarkiv tillgängliga för forskning?
Resultatet av undersökningen visar att de enskilda arkiven på landsarkivet i Uppsala (ULA) och Uppsala stadsarkiv (USA) haft ett svagt skydd i förordningar och arkivreglementen. Det faktum att det i förordningarna och arkivreglementena står inskrivet att arkivinstitutionerna överhuvudtaget får ta emot enskilda arkiv legitimerar mottagandet och är därför mycket viktigt för de enskilda arkivens situation på dessa arkivinstitutioner.
En stor spridning finns i arkivbestånden, både när det gäller tidsperiod och kategorier av arkiv. Enskilda arkiv från 1500-talet och framåt finns på både ULA och USA men det är en övervikt för modernt material från 1800- och 1900-talen för båda arkivinstitutionerna. Antalet person/släktarkiv dominerar på ULA och föreningsarkiven är i majoritet på USA. De små arkiven dominerar i antal både på ULA och på USA men det finns på båda arkivinstitutionerna även ett antal mycket stora enskilda arkiv. Distriktsindelningen har följts helt på USA medan det på ULA finns en del material som inte hör till distriktet. På ULA råder en snedfördelning där antalet enskilda arkiv från Uppsala län är större än antalet enskilda arkiv från övriga län inom distriktet. En god tillgänglighet finns till de enskilda arkiven på både ULA och USA men båda arkivinstitutionerna, särskilt USA, behöva sätta in mer resurser på ordnings- och förteckningsarbete.