Flera arkivverksamheter gör ingen generell bedömning av i vilken utsträckning de kan påverka vilka som tar del av verksamheten utan de resonerar allmänt kring arbetssätt och förutsättningar. En verksamhet skriver uttryckligen att de har mycket goda möjligheter att påverka vilka som tar del av verksamheten, medan sex verksamheter anser sig generellt sett ha litet eller mycket litet utrymme.
När det gäller påverkansmöjligheter framhålls bland annat vikten av att satsa på skolan för att nå framtida forskare, betydelsen av uppsökande verksamhet med fasta
skolprogram, samverkan med andra kulturverksamheter, riktade insatser gentemot kommuner samt dialog med till exempel skolor, pensionärsföreningar,
hembygdsföreningar och folkbildning. Näringslivsarkivet i Norrland betonar arkivens betydelse ur ett demokratiskt perspektiv:
28 En kommentar från Kulturrådet här, är att det kan vara en svår fråga att besvara eftersom det kan vara svårt både att sätta mål för och att följa upp kulturdeltagande. Dessutom kan ”nöjdhet” uppfattas på olika sätt och därmed inte bara återspegla faktiska omständigheter. Skillnader i svaren bör därför tolkas med försiktighet.
Vi vill att fler ska söka sig till källorna i arkiven, då de är demokratins råvarulager, men att påverka vilka som tar del av verksamheten är svårt. (Näringslivsarkivet i Norrland) Exempel på begränsningar är bland annat att det kan vara svårt att prioritera publikt arbete parallellt med kärnverksamheten att samla in, ordna och vårda arkiv. Kalmar läns Arkivförbund ser kunskapsbrist om arkiven som en begränsning:
Eftersom arkiven är till för alla vill vi självklart att så många människor som möjligt ska få kunskap och information om vad som finns i våra arkiv. Ändå är det många människor i dag som inte vet vad ett arkiv är för något. Och det är kanske inte självklart eftersom ett arkiv kan vara både en fysisk plats (lokalen) för arkivhandlingar, en arkivinstitution eller ett arkivbestånd. Hur når vi ut med vår information om arkiven? Hur ska vi göra så att information som finns i alla våra arkiv når ut till allmänheten? (Kalmar läns Arkivförbund)
Övriga reflektioner kring breddat deltagande
Reflektionerna kring breddat deltagande berör olika aspekter varav några lyfts här.
Arkivverksamheten i Dalarna har identifierat skolan som sin viktigaste kanal för att nå ut men har samtidigt märkt att detta arbete är beroende av engagerade lärare. Det riskerar i sin tur påverka vilka elever som får ta del av arkiven. Hallands Arkivförbund ser behov av att utveckla arkivverksamhetens digitala infrastruktur för att tillgängliggöra arkivet även för de skolor som på grund av resursbrist inte kan besöka dem.
Även Företagens Historia i Uppsala län lyfter digitala lösningar. Verksamheten erfar att av arkivverksamheternas tre övergripande mål – bevara, vårda och tillgängliggöra – är tillgängliggörandet det som prioriteras ned av många arkivinstitutioner. Om arkivlokalen kan vara begränsande kan digitala lösningar tillgängliggöra material till stora grupper till en förhållandevis liten kostnad.
Två arkivverksamheter lyfter behovet av att höja kompetensen om arkivpedagogik för den pedagogiska, förmedlande arkivverksamheten, och Norrbottens Föreningsarkiv
konstaterar följande:
Kompetensen kring arkivpedagogik behöver höjas, då äldre personal som är van att jobba 100 procent inåt i verksamheten nu ska styras om till uppsökande verksamhet. Samverkan mellan olika arkivaktörer i länet är obefintlig, vi behöver starta upp nätverk där vi kan dela och lära av varandra. (Norrbottens Föreningsarkiv)
Några verksamheter resonerar om arkivverksamheternas roll, möjligheter och särskilda förutsättningar, däribland Arkiv Gävleborg som påtalar att hur väl arkivet når ut inte bara kan mätas i hur antalet besök:
Arkiv Gävleborg är i högsta grad en ”underleverantör” i kulturlivet. Hit kommer författare som gör research inför manus till teaterpjäser och böcker, journalister som ska skriva artiklar, föreningsfolk som gör sina egna jubileumsskrifter, hemsidor och utställningar. Arkiv Gävleborg samarbetar dessutom med länets museer som använder våra källor i utställningar och föreläsningar. Forskare skriver uppsatser och avhandlingar utifrån våra källor. Arkiv Gävleborg trycker hårt på att det ska framgå att Arkiv Gävleborg medverkat eller är källa men Arkiv Gävleborg lyckas inte alltid. Och för publiken kanske det inte är så viktigt om exempelvis en manusförfattare skaffat sig bakgrundskunskap i arkiv som finns hos oss, det viktiga är kanske upplevelsen av föreställningen som sådan? (Arkiv Gävleborg) Blekingearkivet gör medskicket att det inte enbart är bibliotekssektorn som är en samhällsgarant när det kommer till demokratiaspekten – för detta är arkivsektorn minst lika viktig. Även Östergötlands Arkivförbund tar upp arkivens roll ur ett demokratiskt perspektiv. De lyfter att det saknas kunskap om demokratins framväxt och framhåller att den kunskap som finns bevarad i de enskilda arkiven förtjänar att bli mer synliggjord.
Föreningsarkivet i Jämtlands län framhåller arkivens roll som en kulturpolitisk fråga:
Arkivet behöver bli allmänt mer kända i samhället. Väldigt många som kommer till arkivet är väldigt nöjda och intresserade och man kommer gärna igen. Verksamheten behöver få fler förstagångsbesökare. Kanske skulle digitaliserat material tillgängligt via NAD [Nationell arkivdatabas] kunna inspirera en del? Kanske skulle marknadsföring hjälpa? För varje personell resurs man kan finansiera extra kan man också ta emot fler grupper – särskilt gäller detta barn och unga. Här handlar det om vad kulturpolitiken vill med arkiven. Vill man se arkiven som en stödfunktion för samhället, som helst inte ska kosta något eller vill man se arkiven som en professionell aktör inom kulturarvssektorn? (Föreningsarkivet i Jämtlands län)