I mitten av december träffade projektledaren de övriga i projektgruppen för att informera dem om vad som skulle utvecklas. Utvecklarna hade bara en allmän uppfattning om systemutvecklingsprojektet ALMUS och behövde därför på allvar sättas in i utvecklingsarbetet. Efter att kraven gällande affärsplanen var dokumenterade samlades projektgruppen för att under två dagar bestämma hur designen skulle se ut för portal och affärsplan. När designen var klar började utvecklarna att skapa systemet. Den första delen som skulle levereras var portalen och detta skedde i slutet på januari. Den sista januari hade projektgruppen en avstämning tillsammans med kunden i form av en presentation av portalen. En av utvecklarna visade portalen för kunden som under tiden kunde ge synpunkter och ställa frågor. Utvecklarna kunde i sin tur direkt ge kunden feedback och samtidigt få svar på deras frågor. Båda parter fick i och med detta möte utrymme att tillsammans diskutera fram vad som skulle ändras och hur, vilket i sin tur ledde till att eventuella missförstånd klargjordes. Avstämningen för affärsplanen skedde i början på februari och vid den deltog endast projektledare och kund. Projektledaren presenterade delen affärsplan för kunden som i sin tur fick ge synpunkter.
Efter dessa avstämningsmöten följde ett flertal mindre avstämningar gällande ändringar i delarna portal samt affärsplan. Dessa utspelade sig endast mellan projektledare och kund samt skedde främst via telefonsamtal och e-post. Projektledarens kontakt med kunden var konstant återkommande under hela utvecklingsprocessen. De hade möten ungefär varannan vecka men de talades vid i telefon och kontaktade varandra via e-post flera gånger per vecka. De
skickade bland annat skärmdumpar mellan varandra för att gemensamt komma fram till nya lösningar.
Utvecklingsarbetet av portal och affärsplan pågick fram till i början på februari då dessa delar levererades till kunden. Projektledaren tog tillsammans med kunden fram designlösningar på de tillkommande optionerna som sedan utvecklarna implementerade. Dessa var bland annat att det skulle gå att kunna skriva ut i både word- och pdf-format samt ha möjligheten att utföra en så kallad skuggning23. Vid en av optionerna samlades hela projektgruppen och
kunden på utvecklarnas kontor för tillsammans ta fram optionens gränssnitt. Projektledaren ritade upp sina förslag på en whiteboard och efter att kunden och utvecklarna fått kommentera fastställde alla tillsammans en designlösning för den optionen. Det har pågått en testperiod av systemet fram till dess att pilotprojektet startade i början på april, där resterande ändringar har genomförts efter beslut via telefon eller e-post.
Även efter pilotprojektets start har det pågått utveckling av tjänsteportalen eftersom det hela tiden dykt upp nya optioner. En sådan var att delen affärsplan skulle utökas med nya funktioner. Användaren ska i sin affärsplan kunna dela upp texten i varje avsnitt i olika typer av mål för att skapa en aktivitetsplan. I aktivitetsplanen ska det gå att se tidsperioden för alla aktiviteter, vilka mål de tillhör och vem som är ansvarig för dessa. Alla dessa aktiviteter ska sedan visas på en egen sida i tjänsteportalen och vara i förbindelse med kalendern. För att ta reda på vad denna option skulle innehålla hade projektledaren en workshop med kunden. Förutom kunden deltog en annan medarbetare från ALMI Företagspartner eftersom hon hade stor erfarenhet av arbete med aktivitetsplaner. I dagsläget håller utvecklarna på att ta fram ett lösningsförslag på denna option och tanken är att projektgruppen ska arbeta efter den nya projektmodellen vid utvecklingen av denna fristående del.
23 . En skuggning innebär att två användare tillsammans kan arbeta med samma dokument på distans och vid två
olika datorer. Den ena användaren ”skuggar” den andres bild på skärmen..
Acceptanstest
Samtidigt som pilotprojektet drog igång påbörjade utvecklarna att skapa det testprotokoll som låg till grund för Acceptanstestet. Detta dokument byggde på Kravspecifikationen och beskrev alla krav som systemet skulle klara av. Vid Acceptanstestets genomförande deltog endast projektledare och kund. Tillsammans gick de igenom varje krav i testprotokollet för att bedöma om den var i behov av en åtgärd eller om den kunde godkännas direkt. För att kunna göra denna bedömning jämförde de varje enskilt krav med den motsvarande delen i systemet som under tiden var uppkopplat mot Internet. De delar som bedömdes vara i behov av en ändring åtgärdades innan Acceptanstestet slutligen undertecknades av kunden som därmed godkände tjänsteportalen.
Pilotprojektet
ALMI Företagspartner har ett stort antal företag knutna till sin verksamhet. När det blev bestämt att ett pilotprojekt skulle genomföras kontaktade ALMI Företagspartner själva några av dessa företag genom att skicka dem en inbjudan. De hade inga krav på urvalet av företag förutom att dessa skulle tillhöra Norrbottens län samt vara i behov av stöd gällande utvecklingen av företaget. Stödet var främst inriktat på ekonomi och verksamhetsfrågor eftersom de delarna är avgörande när det handlar om att öka tillväxten i ett företag. Projektledaren för projektet ALMUS tog kontakt med de utvalda företagen och informerade om det kommande pilotprojektet samtidigt som alla företag fick information om deras valda område. Företagen visste knappt någonting om det Internetbaserade verktyget innan seminarierna började och det var ett medvetet beslut från ALMI företagspartners sida eftersom de ville att fokus skulle ligga på utvecklandet av affärsplanen istället för på tekniken. Första seminariet
Vid detta tillfälle deltog sju personer från fyra olika företag, projektledaren för ALMUS, två andra medarbetare på ALMI samt en representant från Norrlandsfonden. Alla förutom personerna från företagen deltog på grund av att de skulle hålla i utbildningen av affärsplanen och dess tillhörande rådgivning.
Syftet med seminariet var att presentera tjänsteportalen och att ge en introduktion i hur man skapar en affärsplan och vad den kan användas till.
Efter att samtliga fått presentera sig inledde projektledaren med att visa tjänsteportalen ALMUS. Deltagarna fick tillgång till tjänsteportalens adress men de hade ingen möjlighet att själva testa den på plats utan de fick tillsammans titta på projektledarens dator när han visade portalen. För att alla skulle kunna se datorns bild var denna uppförstorad med hjälp av en projektor. Projektledaren visade vilka funktioner som fanns med inriktning på de delar som berörde området affärsplan. En av deltagarna var speciellt intresserad av hur skuggningen skulle gå till eftersom han och hans kollega inte befinner sig på samma arbetsplats och därför visade projektledaren ett exempel på hur detta kan utföras. När deltagarna fått en inblick i verktyget påbörjades utbildningen i området affärsplan.
För att rådgivarna skulle vara förberedda inför sina personliga möten med pilotanvändarna gav Exaits projektledare dem en utbildning i tjänsteportalen. Utbildningen var främst inriktad på hur verktyget var tänkt att användas vid arbete med en affärsplan. De fick också reda på hur inloggning och registrering går till eftersom pilotanvändarna mest troligt skulle behöva hjälp med de momenten. Det var två rådgivare som deltog och de hade var sin dator uppkopplad mot Internet för att kunna testa tjänsteportalen under utbildningstillfället.