Forholdstallet mellom vitenskapelig tilsatte og tilsatte i teknisk/administrative stillinger har vært svært stabilt i perioden 2015 - 2020. Totalt er det om lag 1,5 vitenskapelig årsverk per teknisk/administrative årsverk i 2020. Det er imidlertid forskjeller mellom fakulteter med stort innslag av tekniske stillinger som MED og MN og fakultet med færre tekniske stillinger.
Gitt universitetets strategier og målsetninger om økt handlingsrom for faglig aktivitet, skal utviklingen i forholdstallene følges med en ambisjon om økning på institusjonsnivå.
Tabell 26. Forholdstall mellom vitenskapelig og teknisk/ administrativt personale
Fakultet 2015 2016 2017 2018 2019 2020
HF 3,5 3,6 3,5 3,9 4,1 4,0
4. STYRING OG KONTROLL
I VIRKSOMHETEN
4.1 OVERORDNET VURDERING AV INTERNKONTROLL
Universitetet i Bergen har gjennomgående stor oppmerksomhet på å etablere systemer og å gjennomføre nødvendige aktiviteter slik at kravene til styring og kontroll oppfylles, slik disse framkommer av Økonomireglementet §4 og §14 og Bestemmelsene punkt 2.5 om Intern kontroll. Den overordnede vurdering er at UiB har rimelig god styring og kontroll med virksomhetene.
Ved inngangen til 2020 gjennomførte Universitetsdirektørens ledergruppe en overordnet risikovurdering av både sektormålene, virksomhetsmålene for UiB og Universitetsdirektørens resultatmål. Med dette som utgangspunkt ble fakultetene og avdelingene spesielt bedt om å ha oppmerksomhet på følgende områder i 2020.
• Øke BOA generelt og sikre flere ERC tildelinger spesielt
• Studieprogrammene, øke gjennomstrømning og videreutvikling av studieprogrammer innen våre strategiske satsinger
• IKT-sikkerhet og personvern
I tillegg til dette ble fakultetene og avdelingene bedt om å identifisere evt. andre risikoområder innenfor eget ansvarsområde. Prosjektet Sikring av samlinger er særskilt trukket frem.
Ledelsesforankring er sentralt og i årshjulet ligger det inne aktivitet som vil involvere ledelse på ulike nivå i organisasjonen. I 2021 blir helhetlig internkontroll introdusert som obligatorisk aktivitet for alle fakultetene. For å lykkes med dette må det fortsatt uttrykkes tydelighet i lederlinjen for å bidra til vilje og evne til å gjennomføre helhetlig internkontroll.
ROS-analyse for utvalgte hendelser på virksomhetsnivå for UiB ble revidert i desember 2019 og har vært gjeldende for 2020. De seks hendelsene som er blitt revidert i Virksomhets ROS 2020 er:
• «Bussulykke med UiB-studenter»
• «Cyberangrep»
• «Ekstremvær»
• «Uetisk forskningspraksis»
• «Biologiske faktorer på avveie»
• «Epidemi»
Det er laget oppfølgingsplaner for virksomhetsROS-en og basert på tilbakemeldinger skal det utarbeides en justert oppfølgingsplan våren 2021.
Den planlagte samvirkeøvelse med Bergen kommune høsten 2020 ble avlyst på grunn av koronapandemien.
Det er etter dette ikke gjennomført øvelse i den sentrale beredskapsledelsen i 2020.
Flere lokale beredskapsøvelser er også avlyst i 2020, men noen øvelser har likevel blitt gjennomført. Øvelsene blir evaluert i etterkant og ved behov justeres beredskapsplanverket med tilhørende tiltakskort for ulike funksjoner.
Disse dokumenters og lagres i krisehåndteringssystemet CIM.
UiB har i flere perioder i 2020 mobilisert beredskapsfunksjonen som følge av koronapandemien og gjennomført forløpende evalueringer og justeringer i beredskapshåndteringen av denne. En større «midtveisevaluering» av pandemihåndteringen er også gjennomført og skal følges opp for en eventuell ytterligere justering.
I Riksrevisjonens Revisjonsrapport for 2019 om samfunnssikkerhet og beredskap ved universiteter og høyskoler vises det til at UiB har vesentlige mangler knyttet til evaluering og oppfølgingsplaner etter øvelser samt dokumenterte handlingsplaner til ROS.
UiB har i evaluering og oppfølging av øvelser og ROS benyttet egne maler og vil i oppfølgingen av revisjonens merknader justere disse opp mot det malverket som Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap bruker, og som har dannet grunnlaget for gjennomgangen i revisjonen.
INTERNKONTROLL
Internkontroll er et linjeansvar og UiB er underlagt krav om internkontroll på ulike områder. Det gjennomføres årlige aktiviteter innenfor flere internkontrollregimer ved UiB, og noen av disse har lang historie; Systematisk HMS-oppfølging og Styringssystem for informasjonssikkerhet og internkontroll. Våren 2020 ble også Styringssystem for sikring av bygg og verdier utarbeidet. Dette vil legge føringer for internkontroll som skal etableres på dette området. Aktiviteter og ambisjon for dette vil konkretiseres i 2021.
I 2020 er det jobbet for en klarere overbygning for utøvelse av en mer helhetlig internkontroll. Dette gjelder både å etablere systematisk oversikt over de internkontrollregimer som finnes og dokumentasjon og kontroll av oppfølgingen av disse. Dette er et område som har utviklingsmuligheter og som vil ha økt oppmerksomhet i 2021.
Internrevisjon
Internrevisjon-aktiviteter har som formål å kontrollere at internkontrollen som gjennomføres er tilfredsstillende, og resultatene av dette skal rapporteres til Styret. UiB-styret har vedtatt at internrevisjonen skal organiseres ved kjøp av tjenester, såkalt full utkontraktering, og UiB har inngått slik avtale med PwC.
I 2020 har internrevisjonen levert rapporter på følgende områder:
• Ledelsessystemer og rutiner knyttet til planlegging og gjennomføring av større byggeprosjekter
• Ledelsessystemer og rutiner knyttet til mobbing og trakassering
• Test av informasjons- og cybersikkerhet
• Digital eksamen, rutiner for avvikshåndtering
Internrevisjonen har foretatt en gjennomgang av virksomheten vedrørende ledelsessystemer og rutiner knyttet til planlegging og gjennomføring av større byggeprosjekter. Videre har internrevisjonen foretatt en oppfølging av internrevisjonsrapport 2017 for å få oversikt over hvordan UiB har fulgt opp denne.
Internrevisor har også gjennomgått Alrek prosjektets tiltak for å hindre og avdekke arbeidslivskriminalitet og har vurdert UiB sine rutiner til å være gode.
Internrevisjon konkluderer med at UiB har fulgt opp og iverksatt og jobbet godt med tiltak for de anbefalingene som fremkom av internrevisjonens rapport fra 2017. Internrevisor er av den oppfatning at UiB har fått vesentlig større skriftlighet og krav til dokumentasjon på alle byggeprosjekter. I tillegg arbeides det med digitalisering av prosesser som vil forbedre dette ytterligere.
I forhold til 2020 revisjonen følges følgende punkter opp:
• Utarbeidelse av nye leveranseavtaler som definerer ansvar, og kvalitet og omfang på tjenester knyttet til drift og utvikling av eiendomsmassen.
• I forhold til brukerprosesser og ansvar skal veileder for Brukermedvirkning ved Byggeprosjekter revideres.
• Arealgruppen i eiendomsavdelingen er styrket med god kompetanse på brukerkoordinering og arkitektfaglig kompetanse for god organisering og styring og at tiltak for erfaringstilbakeføring etableres.
• I arbeidet med å sikre samfunnsmessig måloppnåelse har en i samarbeid med fakultetet under ansettelse en klyngefasilitator i full stilling for Alrek Helseklynge. Basert på dette vil en vurdere tilsvarende funksjoner for de andre større klyngene som er under utvikling.