Viktade krav

Under denna rubrik presenteras kraven på ett mer övergripande sätt. Här är de också viktade efter hur stor vikt de ska ha vid en eventuell utvärdering av lösningsförslag. För att vikta kraven användes följande fyrgradiga skala:

3: Avgörande. Om ett krav har viktats som avgörande är det av sådan betydelse att ett system som inte tillfullo uppfyller detta krav inte kan anses vara godkänt.

2: Viktigt. Krav som klassats som viktigt bör vara tillfullo uppfyllt men om det inte är fallet kan man efter noggrant beaktande av konsekvenserna godkänna systemet.

1: Bra. Om ett krav viktats som bra är det inte avgörande för systemets funktion men kan ändå vara till stor nytta för företaget.

0: Behövs ej. Denna viktning användes vid framtagningen av kraven. Krav som viktades som

”Behövs ej” redovisas inte i kravspecifikationen.

7.4.1 Viktade övergripande krav Vikt 3

• Systemet ska vara ett redskap för hantering av service- och garantiärenden.

• Systemet ska tillgodose alla behov vid hanteringen av returer, reparationer, garantier och service på plats hos kund.

• Information från utförda ärenden ska sparas knuten till serienummer och artikelnummer.

• Det ska vara möjligt att bearbeta information från utförda ärenden för att ge möjlighet att upptäcka brister i konstruktionen på produkter och i produktionssystemet.

• Informationen ska kategoriseras på ett sådant sätt att den enkelt går att systematisera för att använda vid analyser.

• Systemet ska vara utformat för att kunna användas av alla bolag inom koncernen.

• Systemet ska vara ett redskap för att öka kundnöjdheten i samband med service- och garantiärende.

• Systemet ska ge snabb återkoppling till kund om orderstatus, felorsaker och åtgärder.

• Det ska vara logiskt uppbyggt och lätt att använda.

Vikt 2

• Systemet vara utformat för att underlätta arbetet med reparationer.

• Det ska inte upplevas som merarbete att registrera ärenden i systemet.

• Teknikerna ska inte behöva utföra samma åtgärd flera gånger utan systemet ska göra alla uppdateringar automatiskt.

• Tydlig process för service- och garantiärenden.

• Det ska på ett tydligt sätt framgå vem som är ansvarig för de olika aktiviteterna inom processen.

• Det är viktigt att systemet ska underlätta för en effektiv process vid hantering av service- och garantiärenden och fungera som ett redskap för ständiga förbättringar av denna process.

• Systemet ska ta till vara på den befintliga kompetensen inom organisationen och vara ett verktyg för att bredda kompetensbasen.

• Det ska finnas tydliga och dokumenterade rutiner och arbetssätt.

• Processen ska vara kvalitetssäkrad, vilket innebär att hanteringen inte skapar fler reklamationer eller missnöje hos kunden.

Vikt 1

• Systemet ska genom inbyggda spärrar vara utformat för att minimera riskerna att göra fel i samband med inmatning och handläggning av serviceärenden.

7.4.2 Viktade funktionskrav

Handläggning Vikt 3

• Systemet ska klara av att handlägga alla typer av ärenden som finns i anknytning till service- och garantihantering.

• Det ska vara enkelt registrera utfört arbete och materialåtgång med omedelbar uppdatering i systemet.

Vikt 2

• Kunden ska på ett effektivt och enkelt sätt kunna registrera sitt ärende och sedan få en kontinuerlig uppdatering av orderstatusen.

• Teknikern ska snabbt kunna få information om det aktuella ärendet och vilka åtgärder som ska vidtas.

• Systemet ska minska beroendet av att samma tekniker handhar hela ärendet.

Återkoppling Vikt 3

• Systemet ska ha funktioner som gör att man kan återkoppla service- och garantiärenden bakåt i produktionskedjan.

Vikt 2

• Det måste vara möjligt att lätt komma åt den obearbetade informationen och få information om enskilda fall.

• Information om reparationer utförda på enskilda individer (serienummer) ska sparas och finnas lättillgänglig.

• Systemet ska göra det möjligt att övervaka handläggningstider, det vill säga hur väl Liko håller det man lovat i avtal och vilka eventuella orsaker som finns om det inte är fallet.

Vikt 1

• Informationen ska presenteras på ett överskådligt och lättbegripligt sätt.

• Denna återkoppling ska vara knuten till inbyggda varningssignaler som signalerar ifall det finns systematiska avvikelser på produkter eller produktgrupper.

Kostnadskontroll Vikt 3

• Det ska vara möjligt att få en bra uppföljning på kostnader som uppstår i samband med service- och garantihantering.

Vikt 2

• Systemet ska ge information om vilka kostnaderna är för garanti och ge en uppfattning om rimliga garantitider för olika produkter.

Garanti på koncernnivå Vikt 3

• Systemet ska möjliggöra för dotterbolagen att ta egna garantibeslut mot Liko AB.

• Information från garantiärenden ska sparas och användas som underlag för analyser av garantikostnader och funktionssäkerhet.

Vikt 2

• Det ska vara möjligt att kontrollera om garantier hanteras på ett korrekt och likvärdigt sätt över hela koncernen.

Kapacitetsplanering Vikt 1

• Systemet ska ha en funktion som ska göra det möjligt för serviceadministratörer och tekniker att planera det dagliga arbetet på ett effektivt sätt.

Reservdels- och komponent försäljning Vikt 2

• Det ska vara möjligt att administrera försäljning av reservdelar och komponenter i systemet både i samband med utförda reparationer och i ren försäljning.

• Reservdels- och komponent försäljningen ska vara knuten till affärssystemet.

Kompatibilitet med affärssystem Vikt 3

• Systemet ska samverka och fungera ihop med dotterbolagens affärssystem när det gäller försäljning, fakturering, lagerhållning, serienummerhistorik och

kundinformation.

Administration och rättigheter Vikt 3

• Liko AB ska vara ägare och ytterst ansvarig för systemet.

• Systemet ska vara tillgängligt via Internet.

Vikt 2

• Varje dotterbolag ska ha möjlighet att anpassa vissa funktioner i samråd med Liko AB.

• Information lagrad i systemet ska i möjligaste mån vara tillgänglig för all personal.

• Tekniker och andra som ska ha möjlighet att registrera ärenden och uppdatera systemet ska ha användare som skyddas av lösenord.

Vikt 1

• Språk ska lätt gå att anpassa till olika länder.