4.5.1 Bakgrund och företagsinformation
VTK Transportkyla AB är marknadsledande i Sverige inom transportkyla och specialiserar sig på service och försäljning av transportkylaggregat och sedan 2009 är företaget generalagent åt Mitsubishi. Företaget har idag egna verkstäder i Stockholm, Södertälje, Göteborg och Växjö men dessutom serviceverkstäder på betydligt fler platser i Sverige. Bolaget hade sin start i Växjö och har på de senaste åren etablerat de övriga verkstäderna runt om i landet.
Företaget startades 1982 av nuvarande VD Gabriel Rydströms far och fokus var då på reparation och service av kyl- och frysaggregat. 1999 klev Gabriel in i företaget på riktigt som säljare och efter avslutade studier i Växjö tog Gabriel tillsammans med sin bror Douglas över som VD respektive vice VD efter deras far. Efter att Gabriel och Douglas tog plats i företaget har steg för steg tagits och jobbat sig framåt där starten på tillväxtresan kan kopplas till år 2009 när VTK Transportkyla AB blev generalagent åt Mitsubishi och deras aggregat.
4.5.2 Etablering och tillväxt
Gabriel växte upp i sin fars företag och har ända sedan tonåren varit delaktig i företaget på olika sätt och nivåer. Det var dock först när Gabriel och hans bror Douglas blev delägare samt VD respektive vice VD som verksamheten verkligen fick vind i seglen. Från att tidigare inriktat sig på reparation och service av kyl- och frysaggregat tog Gabriel fram ett koncept med inredda mindre skåpbilar försedda med kylaggregat för livsmedel- och medicinindustrin. Inriktningen var väldigt nischad och visade sig fungera okej, men inte mer än så. Idéen av att sälja och serva transportkylaggregat var dock född och efter en initial kontakt med Volkswagengruppen, som redan hade en generalagent i Sverige, togs 2009 en
kontakt med Mitsubishi som ännu inte hade någon generalagent i Sverige för sina transportkylaggregat.
År 2013 tog försäljningen fart på allvar när den rutinerade säljaren Stefan Göransson anställdes som fick i uppdrag att bearbeta marknaden i södra Sverige. Medan Stefan bearbetade den södra delen av Sverige tog VTK Transportkyla över en samarbetsverkstad i Stockholm år 2015 vilket öppnade upp möjligheten för att ytterligare ta kliv i de mer nordliga delarna av Sverige. Vid ungefär samma tidpunkt kontrakterades även en finsk partner för att sköta försäljning mot finska kunder. Förra året startades också en verkstad upp i Göteborg och det finns i dagsläget långt gångna planer på att etablera sig i Norge. Gabriel ser en oerhörd potential både i Finland, där han är säker på att företaget kan ta större marknadsandelar, men även i Norge. Det är marknader som är lika den svenska och den svenska marknaden har visat sig vara väldigt mottaglig för VTK Transportkylas produkter.
I dagsläget har VTK Transportkyla 25 anställda och omsätter i år 105 miljoner kronor, en ökning i omsättning som ligger i linje med tidigare års utveckling, då företaget sedan 2015 haft en ökning i omsättningen med drygt 20 miljoner varje år, bortsett mellan åren 2016 och 2017. Med 25 anställda har Gabriel inte längre samma möjlighet till fullständig kontroll på detaljnivå. Med hjälp av engagerade och kunniga mellanchefer känner han fortfarande att han har en väldigt bra överblick över den vardagliga verksamheten. Det finns fortfarande en närhet i företaget och det är fortfarande möjligt för Gabriel att diskutera saker med enskilda individer på företaget, men samtidigt växer företaget fort. Företaget vill dock fortsätta med att ha en familjär känsla, vilket Gabriel tror leder till att alla engagerar och bryr sig ytterligare lite i sina vardagliga uppgifter. Företaget har som mål att fortsätta växa och etablera sig på nya marknader och i nuläget arbetas det med att skapa sig en konkret målbild om omsättningen och resultatet. Sedan ett år tillbaka finns en extern styrelse, vilket har varit ett stort kliv för VTK Transportkyla. Genom att få hjälp av en kunnig styrelse har verksamheten kunnat ta ännu större kliv på säkrare grunder, då besluten nu fattas med hjälp av en kunnig styrelse. Det potentiella klivet in på den norska marknaden är ett av de exempel som Gabriel upplever nu sker på ett mer strukturerat sätt.
4.5.3 Budgetering
VTK Transportkyla AB upprättar sedan förra året en 12-månaders resultatbudget, denna följs upp varje kvartal och det är ledningsgruppen som sköter budgeteringen. Den är dock starkt påverkad av de anställda i verkstäderna, syftet med budgeteringen är att framförallt skapa kontroll på kostnaderna. Vid etableringen i Göteborg tog företaget på sig flera oförutsedda kostnader som företaget ansåg kunde ha varit mindre om det hade funnits en planering för dessa.
Anledningen till att organisationen inte har tillämpat budgetering tidigare var att Gabriel ansåg att det var kontrollerbart utan budget som verktyg. Vid 10, 30 och till och med 70 miljoner i omsättning kunde budgeten finnas i Gabriels huvud och inte i en dator. Han hade stenkoll på verksamheten och kostnaderna och behovet för en budget gjorde sig inte påtagligt innan dess att verksamheten nådde runt 75–80 miljoner i omsättning. Där och då blev det inte längre kontrollerbart att kunna förutse kostnader och arbetet med att ”släcka bränder” tog både för mycket tid och energi. Samtidigt var den nya styrelsen helt övertygade om att budgetering var nödvändigt för att kunna planera verksamheten.
”Jag tror budget är något positivt. Det finns dyra inköp som vi hade kunnat undvika med budget.” (Gabriel Rydström 2019). Det är som sagt ledningsgruppen, där bland annat styrelsemedlemmar, Gabriel och ekonomichefen Zara Noroozi finns med, som sätter budgeten men arbetet med att samla in underlag för budgeteringen sker med hjälp av samtliga anställda. Under budgeteringsprocessen sker en dialog om eventuella investeringar som krävs ute i verkstäderna och verkstadspersonalen blir delaktig i budgetarbetet. Gabriel ser i dagsläget ingen risk med att företaget numera jobbar med budget utan istället har företaget fått en bättre översikt och en större kontroll på sina kostnader. Med hjälp av den öppenhet och familjära känsla som finns, och som Gabriel hoppas skall fortsätta finnas, skall organisationen även fortsättningsvis kunna lösa oförutsedda problem men samtidigt vara bättre förberedda på dessa med hjälp av den upprättade budgeten. När det kommer till uppföljning har företaget ännu inte satt en tydlig struktur på hur den ska se ut eftersom de startade sin budgetprocess förra året men målsättningen är att den ska följas upp varje kvartal.