Sammanfattning
Den politiska revisionen har i revisionsberättelse för år 2019 riktat kritik mot samhällsbyggnadsnämnden.
I revisionsberättelsen riktar revisorerna kritik mot samhällsbyggnadsnämnden för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll.
Förvaltningens förslag till beslut
Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att som eget yttrande till kommunfullmäktige översända förvaltningens tjänsteskrivelse.
Ärendet
Samhällsbyggnadsnämndens ekonomiska utfall försämrades under hösten 2019.
Samhällsbyggnadsnämnden har inte vidtagit tillräckliga åtgärder för att komma tillrätta med budgetunderskotten.Beslutade och insatta åtgärder har varit sena och otydliga varför revisionen riktar kritik till samhällsbyggnadsnämnden för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll.
Förvaltningens synpunkter
Under 2019 har samhällsbyggnadsnämnden haft ekonomisk uppföljning som en stående punkt vid alla sammanträden.
Vid uppföljningsrapport 2 per 30:e april 2019 konstaterades att nämndens prognos började peka mot ett negativt utfall. Resultatet blev -495 tkr och prognosen sattes till -900 tkr.
Avdelningarna och enheternas chefer uppmanades till återhållsamhet och i det korta perspektivet titta på kostnader och skjuta på inköp till nästa år om det var möjligt.
Samhällsbyggnadsförvaltningens ledningsgrupp hade genomgång av budgetläget för respektive avdelning för att klarlägga förutsättningar och hantera de poster som vid uppföljningen inte har överensstämt med budget.
Med de åtgärder som blev vidtagna samt återhållsamhet fick cheferna en tydlig målsättning och strävade efter att nå ett bättre resultat för förvaltningen till uppföljning 3.
Åtgärderna beslutades av samhällsbyggnadsnämnden 2020-05-27 § 86.
Vid uppföljningsrapport 3 per 31:e augusti förelåg en negativ avvikelse på 2,5 mnkr.
Det negativa resultatet berodde på samhällsbyggnadsförvaltningen prognostiserade ett större underskott vid årets slut baserat på att avdelningen för mark och gata.
Underskottet belastades av ombokningar från pågående investeringsprojekt till drift och förvaltningen hade också kostnader för outhyrda lokaler och evakuering av verksamhet. Kostnaden för bostadsanpassningen hade ökat markant och
2 (3
)
Lysekils kommun, 453 80 Lysekil | Tel: 0523-61 30 00 | Fax: 0523-61 37 12 | registrator@lysekil.se | www.lysekil.se
förutsebara personalkostnader bidrog också till underskottet.
Förvaltningen prognoserade för ett underskott på 3 750 tkr vid årets slut och påbörjade en djupare analys av sina ökande kostnader och intäkter. Analysarbete hade fokus på att identifiera vilka avvikelser som fanns på kostnadssidan samt minskade intäkter.
Identifierade avvikelser i förvaltningens budgetanalysarbete i oktober:
• Vinterväghållningen
• Ombokningar av investeringsbudget som belastade driftsbudget
• Kapitaltjänstkostnader
• Uteblivna hyresintäkter
• Oförutsedda personalkostnader
• Ökad bostadsanpassning
• Granskning av pågående avtal
En ny åtgärdsplan upprättades som innehöll åtgärder motsvarande 900 tkr som innebar uteblivna planerade rekryteringar. Nämnden beslutade om dessa åtgärder 1 oktober 2019.
Årsbokslut
Vid årsbokslutet konstaterade nämnden följande:
Samhällsbyggnadsnämnden visar en negativ budgetavvikelse på 5,4 mnkr. Senaste prognosen i november visade en negativ avvikelse på 3,8 mnkr. Kostnaderna har varit väldigt jämnt fördelade över året men december månad hade förvaltningen 10 mnkr mer i bokförda kostnader. Detta beror på leverantörer som är sena att göra sina avräkningar. En slutsats är att förvaltningen bör bli bättre att hålla koll på sina beställda tjänster för att få bättre prognoser.
Verksamheten för gata och park visar en negativ avvikelse på 2,4 mnkr. Fasta kostnader på gata och park äter upp budgetutrymmet.
Samhällsbyggnadsförvaltningen har under hösten fått se över hela sin verksamhet för att skjuta till resurser till denna underfinansierad verksamhet. För närvarande saknas också budget för en tjänst som arbetar med naturvård, vilken skulle kunna vara delvis bidragsfinansierad.
Bostadsanpassningsområdet hade en negativ avvikelse på 1 mnkr och förvaltningen arbetar idag med åtgärder och riktade aktiviteter för att hitta andra sätt att arbeta på.
Kost- och städverksamheten visade en negativ avvikelse på 1,5 mnkr vid årets slut som bestod av höga vikariekostnader. Serviceavdelningen har gjort en
kostnadsanalys och arbetar för att få ner kostnaderna för vikarier vilket redan har börjat ge effekter under 2020.
Förvaltningen har vidare kostnader för det gamla Lysehemmet som står tomt -0,5 mnkr och det pågår en diskussion om vad som ska hända med fastigheten.
Fastigheten Oscars visar också ett resultat på -0,6 mnkr. På grund av avskrivning av fordran av ett detaljplanearbete på -0,5 mnkr tas dessa inte upp i bokslutet på grund av bokföringsregler men kommunen fortsätter ändå arbetet med att kräva in
fakturorna.
0,6 mnkr men dessa kommer att finansieras kommande år genom intäkter av tomtförsäljning. Förvaltningen har under året haft kostnader på 0,5 mnkr för en rad evenemang under året och fortsättningsvis så behövs bättre kostnadstäckning vid sådana tillfällen.
Slutsats
Samhällsbyggnadsnämnden startade 1 januari 2019 och samtidigt omorganiserades förvaltningen. Nämndens första verksamhetsår har därför inneburit struktur- och organisationsförändringar som krävt mycket samordning, ändrade arbetssätt, nya idéer/metodutveckling, granskning och analysarbete kring hantering av
avtal/ärenden sedan tidigare samt effektivisering av administrativa rutiner.
Nämnden har under året haft en bra dialog med förvaltningen för att komma tillrätta med dessa problem.
Förvaltningen har under året gjort en rad kortsiktiga lösningar för att komma tillrätta med delar av sitt underskott. Kortsiktiga lösningar har förekommit under ganska många år och det börjar sätta sina spår i underhållet av kommunens anläggningar. Långsiktiga lösningar uteblir också på grund av att personalen har varit så underbemannad att man har saknat förändringskraft i organisationen.
Under 2020 behöver nämnden arbeta vidare med sin ekonomistyrning. En bättre styrning ger mer långsiktiga besparingar. Underhållsplaner kommer att tas fram för fastigheter och gator, som kommer tydliggöra nivån av framtida underhåll, vilket bedöms vara eftersatt. En framtida risk finns i att kommande nyinvesteringar äter upp delar av budgetutrymmet ytterligare. Flera av kommunens skolfastigheter kommer att behöva stora reinvesteringar strax utanför kommande planperiod.
Per Garenius Linda Wising
Förvaltningschef Verksamhetsutvecklare
Bilagor
Revisionsberättelse för år 2019 – yttrande om kritik mot
samhällsbyggnadsnämnden, socialnämnden, utbildningsnämnden och kommunstyrelsen
Revisionsberättelse 2019
PwC-rapport – Granskning av årsredovisning 2019 Beslutet skickas till
Kommunfullmäktige Kommunrevisionen
Utbildningsnämnden
Sammanträdesprotokoll
2020-04-29
4 (4)