Förbättringsarbete för patientsäkerhet och patientdelaktighet - en studie om medarbetarnas uppfattning av att använda digitaliseringsverktyg

Förbättringsarbete

för patientsäkerhet

och

patientdelaktighet

HUVUDOMRÅDE: Kvalitetsförbättring och ledarskap inom hälsa och välfärd FÖRFATTARE: Anna Ninov Linda Hördegård

HANDLEDARE:Tony Andersson

JÖNKÖPING: 2020 Juni

En studie om medarbetarnas

uppfattning

av att

Sammanfattning

Hälso- och sjukvården i Sverige står inför stora utmaningar som bemanning och en åldrande befolkning, där digitaliseringen förväntas ha en nyckelroll. Cosmic Nova är ett digitaliseringsverktyg som används i slutenvården för att frigöra tid för medarbetarna.

Syftet med förbättringsarbetet var att förbättra patientsäkerhet och patientdelaktighet på fyra slutenvårdsavdelningar. Genom att testa digitaliseringsverktyget Cosmic Nova på fyra slutenvårdsavdelningar i Region Kronoberg ska medarbetarna få frigjord tid som kan gynna arbetsmiljön och kan förbättra patientsäkerheten och patientdelaktigheten.

Syftet med studien var att undersöka hur medarbetarna uppfattar förbättringsarbetet med digitaliseringsverktyget Cosmic Nova och svårigheter och möjligheter med förbättringsarbetet på de olika avdelningarna.

I förbättringsarbetet har flera förbättringsverktyg använts, bland annat 5p, gapanalys samt riskanalys. I studien har kvalitativ metod använts med intervjuer av medarbetare. Resultatet från förbättringsarbetet visar att medarbetarna inte tycker det blivit någon markant skillnad i patientsäkerhet, tidsvinst eller arbetsmiljö. Däremot uppfattas patientdelaktigheten som någon förbättrad.

Studien resulterade i fem teman, Digitaliseringsverktyget, Förbättringsverktyget, Ekonomi, Förutsättningar samt Ledning och styrning. Att införa ett digitaliseringsverktyg leder inte direkt till förbättrad patientsäkerhet men till viss del förbättrad patientdelaktighet. Resultatet av studien visar att medarbetarna oavsett var i systemet de befinner sig inte uppfattar att de har rätt förutsättningar för att genomföra ett förbättringsarbete på ett optimalt sätt.

Summary

Improvement work for patient safety and patient participation; A study on personnel`s perception of using a digitalization tool.

The Swedish healthcare is facing difficulties due to staffing and aging population therefore, the digitalization is expected to be important. Cosmic Nova is a digitalizationtool used to save time for healthcare personnel.

The aim of the quality improvement project was to improve patient safety and patientparticipation in four wards. By using the digitalization tool Cosmic Nova the personnel will get more time that can improve the working environment, patientsafety and patientparticipation.

The aim of the study was to investigate how personnel perceived the improvement work and difficulties and opportunities with the improvement work.

Improvement tools were used in the improvement work, including 5p, gapanalysis, and riskanalysis. The study used a qualitative method, interviewing personnel. The improvement work showed that no significant difference in patientsafety, spare time or work environment was perceived, Although, the patientparticipation was partly improved.

The study resulted in five themes: The Digitalization tool, Quality Improvement, Finance,

Prerequisites, and Management. The study showed that the personnel, regardless of where in the system they were, expressed that they did not have the right conditions to perform improvement work in an optimal way

Innehållsförteckning

Inledning ... 1

Bakgrund... 1

Förändring av första och andra ordningen ... 5

Sensemaking ... 5

Sensegiving ... 5

Patientsäkerhet, patientdelaktighet och arbetsmiljö ... 6

Rationale ... 6

Syfte... 7

Syftet med förbättringsarbetet ... 7

Specifikt syfte ... 7

Syftet med studien... 7

Material och metod ... 7

Kontext för förbättringsarbetet och studien ... 7

Förankring ... 7 Projektgruppen ... 7 Författarnas roll ... 8 Metod för förbättringsarbetet ... 8 Kartläggning ... 9 Metod för studien ... 10 Urval ... 10 Datainsamling studie ... 10 Dataanalys ... 10 Etiska överväganden ... 11

Resultat ... 11

Tema 5 Ledning och styrning ... 16

Diskussion ... 16

Metoddiskussion förbättringsarbetet ... 17

Resultatdiskussion förbättringsarbete ... 18 Resultatdiskussion studie ... 19

Slutsatser ... 20

Framtidsspaning ... 20

Referenser ... 22

Bilagor... 25

Bilaga 1 Resultat från pilotprojekt ... 25

Bilaga 2 PDSA 2... 27

Bilaga 3 Informationsbrev ... 29

Bilaga 4 Intervjuguide ... 30

1

Inledning

“Det är ju hela tiden en jakt på tid, det är så mycket som vi inte hann innan, nu sitter jag hos patienten och skriver in, då blir det extra tid där, och då kan man samtidigt fråga om de sovit gott osv, de är ju bara nöjda med att jag sitter hos dem längre”

- Undersköterska på slutenvårdsavdelning. Regeringen har tagit beslut om att Sverige ska vara världsledande inom e-hälsa år 2025 och har tillsammans med Sveriges kommuner och Regioner (SKR) enats om en vision för detta. Digitalisering och e-hälsa ska underlätta för människor att uppnå god och jämlik vård samt få möjlighet att vara självständiga och delaktiga i samhället (Inspektionen för vård och omsorg, 2019). Hälso- och sjukvården i Sverige står precis som många andra länder, inför svåra prövningar som till exempel bemanning och en åldrande befolkning vilket leder till ett vägval, där digitaliseringen har en nyckelroll. Sjukvården måste klara en åldrande befolkning och kraven på tillgänglighet och kvalitet (Blix & Levay, 2018). Digitalisering inom hälso- och sjukvården kan förklaras som användandet av digitala verktyg för att utbyta information digitalt för att behålla och uppnå hälsa (e-hälsomyndigheten, 2019).

Bakgrund

Befolkningen i Sverige lever längre och blir också äldre. Som en följd av det behövs mer personal inom vården, vilket redan idag är ett bekymmer. Enligt SKR (2019) kan digitalisering effektivisera arbetet och leda till utveckling av vården för att anpassas till den ändrade demografin. Målsättningen för regeringen och SKR är att Sverige år 2025 ska vara bäst i världen på att använda möjligheterna med digitalisering. Fokus är att vården ska vara jämlik, tillgänglig, säker och effektiv. Digitalisering ska också stödja den situation som patienterna befinner sig i, och sätta individen och dennes behov i centrum (e-hälsomyndigheten, 2019). Digitalisering kan ge en ökad patientsäkerhet genom ökad kvalitet i informationsflödet mellan patient och vårdpersonal. De stora mängder data som blir tillgängliga i och med digitaliseringens framsteg, kan minska lidande och rädda liv genom ny kunskap om behandlingar och dessutom bättre diagnoser (Keasburry, Scott, Sullivan, Staib, & Ashby, 2017). Digitalisering innebär också en bättre arbetsmiljö om medarbetarna har stöd i välfungerande verktyg inom dokumentation, kunskap- och beslutsstöd, som håller hög säkerhet och kvalitet och underlättar arbetet på arbetsplatsen (Blix & Levay, 2018, Johansson, Petersson, Saveman & Nilsson, 2014). Vidare finns forskning på att förbättringsarbete som ökar medarbetarnas tillfredsställelse även påverkar patienternas upplevelse (McNicholas et al., 2017). De utmaningar som finns med digitalisering är det behov av förändring vad gäller invanda arbetssätt och strukturer som finns inom hälso- och sjukvården idag. Digitaliseringen förväntas även förändra nuvarande gränser mellan olika nivåer, organisationer och medarbetare (Morell et al 2020). Det innebär att införandet av digitaliseringsverktyget kräver ett förändrat arbetssätt för att bli hållbart.

Cosmic Nova

Cambio Cosmic Nova är ett samlingsnamn för mobila moduler från journalsystemet Cambio Cosmic. Det aktuella pilotprojektet har använt modulerna Nova Ward samt Nova Physician.

Nova Ward är ett begrepp som innehåller moduler som är framtagna för ett mobilt arbetssätt på

vårdavdelningar. Det riktar sig främst till sjuksköterskor och undersköterskor. Den förväntas ersätta till exempel white boardtavlor med patientöversikt. Den ger även en överskådlig bild av tjänstgörande personal och dagens arbetsuppgifter.

Nova Tablet är en app som finns i en läsplatta, Ipad mini. Det arbete som vårdpersonal utför inne hos

patienten kan registreras direkt. Vårdpersonal kan se patientens journal och lägga upp aktiviteter som ska göras under arbetspasset, det finns också tillgång till att läsa remisser och provsvar. Vid arbetspasset start hämtar vårdpersonal ut varsin surfplatta som de använder under dagen. Det som dokumenteras syns direkt för de andra medarbetarna

Nova Board är en digital whiteboard som finns på en storbildsskärm med touchfunktion. Den ger en

aktuell bild av läget på avdelningen, antal patienter som är inlagda och diagnos. Tavlan är tänkt att vara ett hjälpmedel vid bland annat överrapporteringar mellan arbetspass samt rondarbete.

Nova Physician är också en app som visas på samma läsplatta som Nova Tablet men appen har en

utökad behörighet som är tänkt att underlätta och stödja läkare i det dagliga arbetet (Cambio Cosmic, 2019).

2

Pilotprojektet

I maj 2018 påbörjades pilotprojektet med att börja använda Cosmic Nova i Region Kronoberg. Syftet var att spara tid för medarbetarna genom att effektivisera vården med ett digitaliseringsverktyg. Detta i sin tur förväntas skapa en bättre arbetsmiljö på avdelningarna och därmed skapas värde för patienten genom förbättrad patientsäkerhet och patientdelaktighet. Det nya arbetssättet innebär att varje medarbetare har en egen Ipad med sig under arbetspasset. Ipaden är uppkopplad till journalsystemet och resterande plattor på avdelningen så all dokumentation överförs i realtid. Pilotprojektet pågick från maj 2018 till maj 2019. Fyra avdelningar anmälde sitt intresse till att ingå i pilotprojektet, en kirurgavdelning, en onkologavdelning, en barnavdelning samt en medicinavdelning. Deras uppgift var att påverka, testa och utvärdera Cosmic Nova i skarpt läge. Tidsmätningar med pinnstatistik genomfördes under dygnets alla timmar på samtliga pilotavdelningar före och tre månader efter införandet. Mätningarna bestod av mätning av direkt och indirekt patienttid till exempel rast, arbete i samband med rond, läkemedelshantering, vårdplanering med mera. Tidsstudie 1 blev en baslinjemätning eftersom den gjordes innan förändringen genomfördes och tidsstudie 2 var en uppföljande mätning tre månader efter införandet. Utöver tidmätningen skickades en enkät (bilaga 1) ut till alla medarbetare på de fyra pilotavdelningarna. Syftet med enkäten var att mäta medarbetarnas upplevelse av hur arbetstid, patientsäkerhet, patientdelaktighet och arbetsmiljö har påverkats med det nya arbetssättet. Totalt 221 tillfrågade medarbetare deltog och 150 svarade på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 67,87%. Resultatet av dessa mätningar har utgjort grunden till beslut om breddinförande i hela Region Kronoberg. Beslutet togs av styrgruppen i juni 2019. Deltagare i pilotprojektet var medarbetare från de olika vårdavdelningarna, IT samt en projektledare/verksamhetsutvecklare. Mätningarna från pilotprojektet visar att arbetet med digitaliseringsverktyget frigjorde ca 1,5 timmar i direkt patienttid när medarbetarna arbetade med plattan. Sjuksköterskor frigjorde 30 minuter per dygn och undersköterskor en timme per dygn. På en vårdavdelning innebär det 120o timmar mer direkt patienttid om året. Nästa steg i arbetet med digitaliseringsverktyget var ett förbättringsarbete som ett systematiskt breddinförande i Region Kronoberg.

Förbättringskunskap

En av de viktigaste pionjärerna av metoder för att införa kvalitetsförbättringar var Edwards Deming som menade att förbättringskunskap är ett evigt lärande som bygger på att förstå de system vi arbetar i, förstå systemets variationer och den kunskap och kultur som finns i systemet. En grundpelare inom förbättringsvetenskap är Demings “system of profound knowledge” som utgår från fyra teorier som alla är till för att utveckla kvaliteten i verksamheten. Det är kunskap om variation, systemtänkande, kunskap om lärande och kunskap om förändringspsykologi (Langely, Moen, Nolan, Nolan, Norman & Provost, 2009).

Kunskap om variation handlar om att se de variationer som finns i en verksamhet. En del variationer

tillhör det normala och en del sker av en slump. Genom att vara förberedd på detta minskar risken för att det läggs energi på att åtgärda variationer som är slumpmässiga. Det kan leda till att skapa oordning i väl fungerande system (Batalden & Stoltz, 1993).

Systemtänkandet innefattar bland annat att ledningen måste ha kunskap om den verksamhet de

befinner sig i. Vilka arbetar i systemet, vad finns det för begränsningar och möjligheter. Det är ledningen som sätter upp verksamhetens mål men måste se till att det finns möjlighet att uppnå målen tillsammans (Batalden & Stoltz, 1993).

Kunskap om lärande utgår från att teori måste gå ihop med verkligheten. Det går inte att leda en

förändring enbart utifrån en teori, den kan hjälpa oss att få ut information eller styra upp arbetet men den leder inte automatiskt till lärande eller kunskap (Bergman & Klefsjö, 2012).

Kunskap om förändringspsykologi handlar om vikten av att förstå vad som händer med människor som

är i förändring, vilka olika faser de kan gå igenom under resan. Det är också viktigt att förstå hur människor motiveras av förändring och samspelet dem emellan (Bergman & Klefsjö, 2012).

Genom att tillämpa förbättringskunskap tillsammans med förbättringsverktygen som författarna och projektledaren valt att använda i detta arbete skapas förutsättningar för en ökad förståelse för det egna mikrosystemet och dess variationer. För att nå hållbara förbättringsarbeten är det nödvändigt att anpassa arbetet till den kontext där medarbetarna befinner sig. Tillsammans måste ledning och

3

medarbetare hitta de förutsättningar som krävs för att genomföra förbättringsarbetet (Batalden & Davidoff, 2007).

Förbättringsmodeller

Kvalitetsförbättringar för patienten i hälso- och sjukvården är enligt Batalden och Davidoff (2007) beroende av den kombinerade och aldrig sinande ansträngningen hos alla inblandade inom hälso- och sjukvården. Både patienter och anhöriga, professionella (medarbetarna) från transportörer till överläkares, forskare, lärare med flera har alla ett ansvar för att leverera en vård med kvalité och dagligen ta ansvar för att utveckla sitt arbete. I detta förbättringsarbete och studien av densamma har författarna valt att lägga fokus på den professionella utvecklingen i modellen nedan (Figur 1). Genom att frigöra tid för medarbetarna genom användandet av ett digitaliseringsverktyg förväntas den värdeskapande tiden för patienten öka, och därmed patientsäkerhet och patientdelaktighet. På detta sätt ökar effektiviteten i de system och processer som berör de aktuella mikrosystemen som ingår i detta förbättringsarbete. Författarna har valt att ta hjälp av Quadruple Aim (Sobel & Jaskie, 2016) (Figur 2) för att gå på djupet i den professionella delen av Batalden och Davidoffs (2007) modell och därmed undersöka medarbetarnas (professionella) upplevelse av patientsäkerhet, patientdelaktighet samt arbetsmiljö och den frigjorda tid som digitaliseringsverktyget förväntas åstadkomma.

Figur 1 Linked aims of improvement (efter Batalden & Davidoff, 2007).

Institute for Healthcare Improvement (IHI) utvecklade en modell 2007 som kallas för Triple Aim (Berwick, Nolan & Whittington, 2008). Syftet med denna modell är att förbättringar i hälso- och sjukvård ska genom tre dimensioner fylla en helhet tillsammans, och inte var för sig. De tre dimensionerna i förbättringsarbeten ska innehålla ökad delaktighet för patienten, minskade kostnader och ökad kvalitet inom hälso- och sjukvården. På senare år har flera röster höjts om att dessa tre dimensioner inte är tillräckliga. Ett förslag är att lägga till en fjärde dimension som innebär “joy in work” så medarbetarna ska känna arbetsglädje och uppleva en god arbetsmiljö för att förbättringsarbeten ska lyckas (Feeley, 2017). I det här förbättringsarbetet och studien av den, har inspiration från denna modell använts för att studera förbättringsarbetet ur (professionen) medarbetarnas perspektiv genom fyra olika dimensioner. Om medarbetarna på de aktuella avdelningarna i förbättringsarbetet upplever en bättre arbetsmiljö genom att digitaliseringsverktyget Cosmic Nova frigör tid och därmed minskar kostnaderna, ökar möjligheterna för att patientsäkerheten och patientdelaktigheten förbättras (Sobel & Jaskie, 2016)

4

Figur 2. Modell för förbättringsarbetet med inspiration från Quadruple Aim (efter Sobel & Jaskie,

2016)

Nolans förbättringsmodell

Nolans förbättringsmodell (Figur 3) har fått stor genomslagskraft vad gäller förbättringskunskapen. Modellen utgår från tre frågor: Vad vill vi åstadkomma med förbättringen? Hur vet vi att förändringen är en förbättring? Vilka förändringar kan leda till en förbättring? Genom att svara på de tre frågorna kan olika tester startas upp som ska ta mikrosystemet eller verksamheten mot de uppsatta målen. Hur modellen tillämpats i detta förbättringsarbete illustreras i tabell 1. PDSA-hjulet är ett användbart verktyg för detta, planera, göra, studera och agera (plan, do, study, act). Det är en fördel att komma igång snabbt med PDSA-hjulen och göra flera och små tester under arbetets gång istället för att planera och göra omfattande tester (Nelson, Batalden & Godfrey, 2007).

5

Tabell 1. Förbättringsarbetet i Region Kronoberg med Cosmic Nova utifrån Nolans förbättringsmodell (Figur 3).

Vad vill vi åstadkomma? Ökad patientsäkerhet samt patientdelaktighet genom frigjord tid som förväntas förbättra arbetsmiljön för medarbetarna

Hur vet vi att en förändring är en förbättring?

Enkäter med frågeställningar om medarbetarnas upplevelse av patientsäkerhet, patientdelaktighet, frigjord tid, samt förbättrad arbetsmiljö (bilaga 1)

Tidmätningar från pilotstudie över frigjord tid Vilka förändringar kan

leda till en förbättring? Börja använda digitaliseringsverktyget Cosmic Nova som ska frigöra tid för medarbetarna Test PDSA 1 – förbättringsarbetet på fyra pilotavdelningar

PDSA 2 – förbättringsarbetet på fyra projektavdelningar (bilaga 2)

Teoretisk ram

Förbättringsarbetet och studien handlar om att effektivisera vården med hjälp av ett digitalt verktyg. Digitalisering av vården innebär att arbetssätt och invända mönster måste brytas (Morell et al, 2020). För att lyckas med det krävs att förändringen går djupare och skapar en förståelse hos medarbetarna. Nedan beskrivs den teoretiska grunderna som detta arbete vilar på.

Förändring av första och andra ordningen

Det finns enligt Ahrenfeld (2013) två olika typer av förändring, förändring av första och andra ordningen. Förändring av första ordningen handlar om förbättring och ibland till och med försämringar, mer eller mindre av det som redan finns. Det skapas inga nya tankemönster och de flesta förändringar som sker är förändringar av första ordningen, det letas efter nya möjligheter i de processer som redan finns. Förändringar av andra ordningen påverkar verksamheten mycket mer. Den kräver att vi tänker utanför våra invanda mönster och agerar nytt. Vi måste skapa nya föreställningar om oss själva och verksamheten. Nya tankemönster kommer att skapa nya förhållningssätt som ger helt nya resultat. Det kan vara svårt för medarbetaren att tänka sig in i en helt ny situation och ett helt nytt arbetssätt. Många ledare och chefer söker olika verktyg som ska “lösa problem” åt dem och har inte insikt i att förändring av andra ordningen helt beror på den egna inställningen till förändringen (Ahrenfeld, 2013). I detta förbättringsarbete vill författarna uppnå förändring av andra ordningen, ett förändrat arbetssätt där medarbetarna bryter gamla arbetssätt med hjälp av digitaliseringsverktyget utifrån sitt mikrosystems kontext.

Sensemaking

Sensemaking är en process som handlar om att skapa förståelse eller mening med det som sker “The making of sense”. Det är en process där människor i komplexa situationer försöker att skapa en förståelse för det som sker, se de samband som finns för att undvika oönskade situationer och kunna agera direkt om det händer. Sensemaking handlar om att skapa mönster av mening och på så sätt få bort oförståelse och osäkerhet (Weick, 1995). Weick har också tittat på begreppet ur ett individ- och situationsanpassat perspektiv. Sett ur individperspektivet är det viktigt att människan ser en mening och utvecklar en förståelse för hur vi handlar och beter oss i en särskild situation, det handlar om att känna sig trygg och att skapa mening. Sensemaking sett ut organisationsperspektivet handlar om att det finns en förståelse för hur verksamheten är uppbyggd. När det gäller förändringar måste medarbetarna vara införstådda med vad som ska hända och ha en förståelse varför, vad ska förändringen leda till. Det måste vara tydligt vad som är förändringens syfte annars kan det skapa oro och misstro hos medarbetarna samt en ovilja till att vara med (Ibid).

Sensegiving

Begreppet sensemaking går ihop med begreppet sensegiving som handlar om att medvetet påverka andras sensemakingprocess. En sensegiver vill att det ska finnas en transparens i kommunikationen och

6

på så vis öka andra att känna mening och meningsskapande i situationen. Ett exempel kan vara en chef som försöker att få medarbetarna att känna meningsfullhet i en kommande förändring på arbetsplatsen. Genom att vara öppen och tydlig med sina tankar om förändringen kan medarbetarna påverkas och lättare hitta en mening i det som ska ske. Chefens roll är att agera sensegiver för att få medarbetaren att ta sig igenom processen av sensemaking (Roleau, 2005). Vidare menar Roleau (2005) att de två begreppen är så nära varandra att det ena inte kan finnas till utan det andra. Författarna har tillsammans med projektledaren haft som mål att stödja medarbetarna i att känna sig trygga och lotsa medarbetarna igenom förbättringsarbetet. Genom detta skapas mening och förståelse för vad som förväntas av dem i deras respektive verksamhet.

Patientsäkerhet, patientdelaktighet och arbetsmiljö

Enligt patientsäkerhetslagen (2010) definieras patientsäkerhet som skydd mot vårdskada. Detta innebär att patienten inte ska skadas i vid kontakt med hälso- och sjukvården. I detta förbättringsarbete vill författarna att medarbetarna ska uppnå en förändring av andra ordningen (Ahrenfelt, 2013) på respektive avdelning. Genom att till exempel ersätta handskrivna lappar och översikter med det digitala verktyget Cosmic Nova förväntas medarbetarna få förutsättningar för en bättre patientsäkerhet. Medarbetarna kan dokumentera direkt i det digitala verktyget när de står vid patienten och inte riskera att tappa bort handskrivna lappar på väg till en stationär dator. Vad gäller arbetsmiljö finns det studier som visar på sambandet mellan en försämrad arbetsmiljö och patientsäkerhet. Virtanen et al (2009) kunde i sin studie se sambandet mellan en hög stress hos medarbetarna och en ökad förekomst av vårdrelaterade infektioner. Det digitala verktyget förväntas spara tid för medarbetarna och på så sätt ge förutsättningar för en förbättrad patientsäkerhet och patientdelaktighet på respektive avdelning. Hälso- och sjukvårdslagen (SFS2017:30) tar upp förutsättningar för god vård som till exempel att kontakterna mellan patienten och hälso- och sjukvårdspersonalen ska främjas för att skapa förutsättningar för patientdelaktighet. I en studie som Gröstad och Walden (2020) genomförde visar på att Ipads kan främja detta vårdande möte och till och med underlätta det. Enligt Socialstyrelsen (2015) har en delaktig patient en positiv inverkan på resultat i vården, bland annat tillfredsställelse med vården och följsamhet till de rekommendationer som vården ger. Patienten når en högre delaktighet om information utbyts i en dialog där båda parter kan tillföra sin del av informationen och på så sätt aktivt medverka i sin vård.

Författarna har för avsikt att studera patientsäkerhet, patientdelaktighet och arbetsmiljö utifrån ett begrepp eftersom det inte har gjorts en gemensam definition av vad begreppen betyder inför starten av detta förbättringsarbete. Istället är det är upp till varje medarbetare att tolka utifrån sin egen förförståelse, vilket måste tas i beaktande i resultatet av den enkäten som skickas ut till de fyra involverade avdelningarna.

Rationale

Enligt SKR finns det besparingskrav inom nästan alla regioner (2019). Antingen måste resurserna till, eller effektiviseringen av vården öka. Då kompetensförsörjningen inom vården redan idag är svår, ses effektiviseringen som den främsta lösningen. Digitaliseringen kan vara ett sätt att skapa en mer tidseffektiv vård. Medarbetarna inom vården kan med mer frigjord tid få en bättre arbetsmiljö genom tillgång till uppdaterad information och större möjlighet att arbeta patientnära. Det skapar värde och kvalité för patienterna och medarbetarna (SKR, 2019). Det finns en bra grundförutsättning för att genomföra digitalisering i Sverige, då befolkningen anses vara van vid teknik och det finns en kultur av innovation och entreprenörskap (McKinsey & Company, 2016). En nyligen genomförd studie (Grøstad &Waldén, 2020) visar på att patienterna är positiva till att digitalisera vården. Vidare kunde studien visa på att användandet av miniIpads till och med kan underlätta kommunikationen mellan medarbetare och patient i de möten som sker inom vården (Grøstad &Waldén, 2020).

Tidigare inom Regionen har enbart kvantitativa mått studerats, som pinnstatistik och enkäter. Medarbetarnas upplevelse om förbättringsarbetet med digitaliseringsverktyget Cosmic Nova samt vilka svårigheter och möjligheter de ser med förbättringsarbetet har inte studerats. Författarna anser att det finns ett gap här och genom denna kvalitativa studie kan författarna få ta del av medarbetarnas uppfattning. Detta kan sedan leda till lärdomar och nya insikter som kan användas i det fortsatta förbättringsarbetet.

7

Syfte

Syftet med förbättringsarbetet

Syftet med förbättringsarbetet var att förbättra patientsäkerheten och patientdelaktigheten på fyra slutenvårdsavdelningar.

Specifikt syfte

Genom att börja använda och testa digitaliseringsverktyget Cosmic Nova på fyra slutenvårdsavdelningar i Region Kronoberg under 190901-191231 ska medarbetarna få frigjord tid som kan gynna arbetsmiljön och kan förbättra patientsäkerheten och patientdelaktigheten.

Smarta mål:

De smarta målen utgår från resultaten i pilotprojektet (bilaga 1) och målet är att uppnå samma eller bättre resultat i förbättringsarbetet.

55 % av medarbetarna skall uppleva att patientsäkerheten delvis eller till stor del har förbättrats efter att de har börjat använda Cosmic Nova

34 % av medarbetarna skall uppleva att patientdelaktigheten delvis eller till stor del har förbättrats efter att de har börjat använda Cosmic Nova

50 % av medarbetarna skall uppleva att tidsvinsten till viss eller stor del har förbättrats i sitt arbete efter att de har börjat använda Cosmic Nova

36 % av medarbetarna skall uppleva att arbetsmiljön delvis eller till stor del förbättrats efter att de har börjat använda Cosmic Nova

Syftet med studien

Syftet med studien var att undersöka hur medarbetarna upplever förbättringsarbetet med digitaliseringsverktyget Cosmic Nova samt vilka svårigheter och möjligheter som finns med förbättringsarbetet på de berörda avdelningarna.

Material och metod

Kontext för förbättringsarbetet och studien

Förbättringsarbetet genomfördes på fyra olika slutenvårdsavdelningar i Region Kronoberg, en hjärtavdelning, en medicinavdelning, en geriatrisk avdelning och en infektionsavdelning. Dessa avdelningar är de fyra första avdelningar som ingår i breddinförandet i regionen.

Förankring

Förbättringsarbetet är förankrat i högsta ledningen i Region Kronoberg och ett beslut om breddinförande av digitaliseringsverktyget Cosmic Nova togs i juni 2019. Bakgrunden till beslutet om breddinförande var resultatet från pilotprojektet. Verksamhetschefer inom de olika klinikerna samt avdelningscheferna på de olika avdelningarna har fått ta del av pilotprojektet samt anmält intresse om att delta i förbättringsarbetet. Informationen har gått i det så kallad chefsledet, uppifrån och ned. Författarna har varit med i styrgruppen för införandet av digitaliseringsverktyget. Medarbetarna på mikronivå var inte delaktiga i beslutet om breddinförande. Däremot var beslutet grundat på de mätningar som genomfördes av medarbetare på mikronivå i pilotprojektet.

Projektgruppen

Projektgruppen bestod av en projektledare, författarna, fyra sjuksköterskor och fyra undersköterskor. Det var en sjuksköterska och en undersköterska från varje avdelning, samtliga hade blivit tillfrågade av sina chefer om att delta i förbättringsarbetet. Samtliga sjuksköterskor och undersköterskor arbetar kliniskt på sina avdelningar. Projektdeltagarna var i olika åldrar och av olika kön, dock fler kvinnor än män. De hade varierande arbetslivserfarenhet, men god kännedom om respektive mikrosystem. Deras uppgift var att genomföra förbättringsarbetet på respektive avdelning med stöd av projektledare samt

8

författarna. Projektgruppen träffades första gången i september-19, avdelningscheferna hade fått informationen i maj-19. För att kunna fånga upp förslag på förbättringar och samtidigt skapa ett lärande i verksamheten utifrån medarbetarna, finns det även en expertgrupp. I denna grupp finns sjuksköterskor/undersköterskor som har infört digitaliseringsverktyget på sina avdelningar och lyfter frågeställningar och förbättringsförslag som kan bli gemensamma förbättringar för alla avdelningar.

Författarnas roll

En av författarna som är sjuksköterska i sin grundprofession arbetar som avdelningschef på en mottagning och var tidigare avdelningschef på en av de avdelningar som ingick i pilotprojektet. Den andra arbetar en del av sin tjänst som ambulanssjuksköterska och en del som förändringsledare inom patientsäkerhet. Genom att författarna båda har arbetat klinisk på vårdavdelningar finns en förförståelse om de olika verksamheterna som ingår i projektgruppen. Vilka patienter som vårdas, diagnoser, kompetens hos medarbetarna, gap och processer i verksamheten. I förbättringsarbetet har författarna haft en roll som facilitator och på det viset varit ett stöd i de förbättringsverktyg som använts för att föra förbättringsarbetet framåt. Författarna har stöttat projektgruppen vid de veckovisa träffarna och på så sätt försökt att föra förbättringsarbetet framåt och vara delaktiga i medarbetarnas sensemakingprocess. Utöver dessa träffar gavs möjlighet till utökat stöd till projektmedlemmarna utav projektledaren och författarna om behov uppkom.

Metod för förbättringsarbetet

Vid den första träffen presenterade projektledaren en tidsplan för projektgruppen (Figur 3) som arbetades fram tillsammans med författarna. Projektgruppen träffades varje torsdag mellan kl 14-16 under hela hösten 2019. Mellan träffarna genomförde medarbetarna PDSA-hjul (bilaga 2) vars avsikt var att förändra arbetssättet på de olika avdelningarna. De medarbetare som var med i projektgruppen kallas för superanvändare.

Figur 3 Tidsplan

Vecka 0 Uppstart

Introduktion om projektet hölls inför projektmedlemmarna där projektplanen gicks igenom. Gruppen presenterade sig för varandra och fick berätta sina förväntningar på projektet.

Vecka 2-3 Nulägesanalys

Under vecka 2 och 3 arbetade de med att kartlägga sin egen avdelning, mikrosystemet. Hur arbetar de idag? Deltagarna fick i hemläxa att arbeta med metoden 5P (Nelson, Batalden & Godfrey, 2007) på respektive avdelning för att kartlägga och synliggöra nuläget i verksamheten tillsammans med övriga medarbetare.

9

Vecka 4 Omvärldsbevakning

Projektgruppen gjorde studiebesök på de avdelningarna som redan börjat arbeta med Cosmic Nova. Efter det samlades alla tillsammans för att prata om vad det gett för intryck och hur det skulle kunna fungera på deras avdelningar.

Vecka 5 Målformulering

Genom att använda metoden SMARTa- mål (Bergman & Klefsjö, 2012) arbetade gruppen sig fram till sitt önskade läge och vad de vill uppnå på sina avdelningar med det förändrade arbetssättet som Cosmic Nova ska bidra med.

Vecka 6–8 Gap och riskanalys

Gruppen genomförde gapanalys på sina respektive avdelningar för att jämföra nuläget med det önskade läget. Vad behöver de för att komma till det önskade läget? Riskanalysen gjorde de på respektive avdelning och tog med tillbaka till projektgruppen.

Vecka 9–10 Systemkonfigurering

IT konfigurerade Nova efter avdelningens specifika behov. Projektgruppen arbetade på sina respektive avdelningar med införandet av det nya arbetssättet.

Vecka 10–12 Utbildning

Superanvändarna fick utbildning i Cosmic Nova av IT för att sedan kunna utbilda sina kollegor på avdelningen. Utbildningen av kollegor skedde på avdelning och planerades av dem för att det skulle passa verksamheten.

Vecka 13 Uppstart

Uppstart av Cosmic Nova där IT närvarande under det två första dagarna för att hjälpa till med eventuella problem samt vara ett stöd för personalen.

Kartläggning

Varje avdelning är ett kliniskt mikrosystem där ett team av människor arbetar tillsammans för att skapa ett värde för dem som de är till för. Patienten är en viktig del i systemet och en förutsättning för allt som genomförs. Mikrosystemet är en del av ett större system, ett mesosystem, till exempel olika kliniker eller vårdkedjor det i sin tur är en del av ett makrosystem som är till exempel sjukhuset. Ett mikrosystem kan kartläggas med 5P, det ger en övergripande bild och en grund av hur det ser ut i det egna kliniska mikrosystemet. En kartläggning med 5P utgår från purpose/syfte, patients/patienter, people/medarbetare, process/flöden och patterns/mönster. Syftet med att kartlägga mikrosystemet var att få en inblick i hur medarbetarna ser på de processer och det patientarbete som utförs, samt vara grund för den förändring det innebär att införa Cosmic Nova (Nelson, Batalden & Godfrey, 2007). Kartläggningen var också en del i arbetet för att bidra till sensemaking för medarbetarna genom att tydliggöra och skapa en förståelse för hur organisationen är uppbyggd. Vidare kan kartläggning med 5P bidra med förståelse för hur förbättringsarbetet kan påverka alla delar, inklusive personalens beteenden.

Syfte

Gemensamt syfte för de olika avdelningar är att bedriva god och säker vård enligt de riktlinjer som finns i Region Kronoberg. Utgångspunkten är respekt för människan samt visionen ett gott liv i ett livskraftigt län samt att vara en kvalitetsstyrd organisation (Region Kronoberg, 2017).

Patienter

De patienter som vårdas på de olika avdelningarna är från arton år och uppåt. Eftersom det är fyra olika avdelningar som ingår i projektgruppen varierar diagnoserna som finns allt från infektionssjukdomar, geriatriska sjukdomar, hjärtsjukdomar, neurologiska sjukdomar och ortopediska åkommor.

Medarbetare

På de olika avdelningarna arbetar läkare, sjuksköterskor, undersköterskor och medicinska sekreterare. På avdelningarna arbetar sjuksköterskor och undersköterskor rotation. Det innebär att de arbetar dag, kväll, helg och natt vilket kan påverka kontinuiteten i användandet av verktyget. Alla professioner på avdelningarna är inte delaktiga i förbättringsarbetet. Personalomsättning har på samtliga avdelningar varit hög vilket har bidragit till att det finns många nyutexaminerade sjuksköterskor. Läkarna arbetar dagtid på vardagarna med jourtjänstgöring.

10

Flöden

Patienterna som kommer till avdelningen är antingen elektiva eller akuta patienter som oftast kommer via akutmottagning eller mottagning, eller övertag från annan avdelning. Det varierar något mellan de olika avdelningarna, en del har mer akuta patienter och en del har mer elektiva patienter. Det skrivs dagligen in och ut patienter från avdelningarna. Vårdtyngden varierar och är helt beroende på inflödet och kan inte förutsägas. Det finns en vårdplatskoordinator som har det övergripande ansvaret för att fördela patienterna på dagtid mellan klockan 7–16. Ledningsansvarig sjuksköterska på akuten styr det akuta inflödet av patienter övrig tid. Samtliga vårdavdelningar styr sina hemgångar i samverkan med andra vårdaktörer.

Mönster

Samtliga avdelningar har kontinuerliga arbetsplatsträffar, sjuksköterskemöten och undersköterskemöten. Gemensamma mönster för de olika avdelningarna är dagliga ronder, vårdplaneringar, morgonavstämning, fördelning av resurser. Även vårdplanering i samverkan med kommunen sker dagligen. Avdelningarna använder i dagsläget whiteboard eller egenproducerad excelmall för dokumentation av beläggningen. Olika rutiner råder kring uppdatering av dessa beläggningslistor, samt dokumentation. Det förekommer olika kvalitetsregister på de olika avdelningarna relaterat till patientkategori exempelvis gröna korset, senior alert, ERAS, palliativregistret med mera.

Metod för studien

För att besvara studien syfte har en kvalitativ metod använts. Kvalitativ studiedesign kommer från den holistiska traditionen och har som syfte att klarlägga människors upplevelse av ett fenomen. I den kvalitativa forskningen vill forskaren söka kunskap och förståelse för det fenomen som studeras (Henricson & Billhult, 2017). Den kvalitativa metoden utförs med induktiv ansats, då författarna förutsättningslöst vill studera medarbetarnas upplevelse av förbättringsarbetet med digitaliseringsverktyget (Ibid).

Urval

Samtliga medarbetare som deltog i studien var sjuksköterskor, undersköterskor och läkare. En del av informanterna arbetar som chefer på meso eller makronivå och är läkare eller sjuksköterskor i sin grundprofession. Även medarbetare på meso och makronivå som varit delaktiga vid förbättringsarbetet intervjuades. Samtliga medarbetare blev tillfrågade om att deltaga i studien via mail. I mailet fanns ett informationsbrev bifogat (Bilaga 3) Medarbetarna erhöll även muntlig information innan intervjustart och fick skriva under en blankett om samtycke.

I januari -20 skickades på uppdrag av styrgruppen för Cosmic Nova en enkät ut till 75 st läkare för att kartlägga deras användning och erfarenheter kring digitaliseringsverktyget. Enkäten skickades ut via mail av projektgruppens IT ansvarig. Urvalet skedde genom att de någon gång varit inloggade i digitaliseringsverktyget. Utav de 75 utvalda läkarna har 47 st fått personliga plattor i samband med att projektet startas.

Datainsamling studie

Totalt hölls åtta intervjuer med medarbetare inom Region Kronoberg. En gruppintervju med fem medarbetare från projektgruppen (sjuksköterskor och undersköterskor), fem parintervjuer (sjuksköterskor, läkare samt chefer på meso och makronivå) samt två enskilda intervjuer (chefer på mikro och mesonivå). Intervjufrågorna var semistrukturerade och utgick från en intervjuguide (Bilaga 4). Intervjuerna höll på 30–45 minuter. Information som gavs både i mail och muntligt var att deltagandet var helt frivilligt och att det går att avbryta deltagandet när som helst. De medarbetare som deltog i intervjuer fick skriva under en blankett om informerat samtycke innan intervjun startade (bilaga 5).

Dataanalys

Författarna transkriberade intervjuerna. Bearbetningen av intervjumaterialet gjordes med induktiv ansats och utgick från Graneheims och Lundmans (2004) kvalitativa innehållsanalys. Genom att använda kvalitativ innehållsanalys bearbetas material utifrån ett beskrivande förhållningssätt.

11

Författarna har aktivt genom hela processen reflekterat över sin egen förförståelse för att lägga egna värderingar i det framkomna materialet åt sidan (Alvesson & Sköldberg, 2008). Texten lästes noggrant igenom flera gånger av båda författarna för att skapa en helhetsbild och en förståelse för texten. Meningsbärande enheter togs ut ur texten, det är meningar som beskriver textens innehåll sett ur sitt sammanhang. De meningsbärande enheterna kondenserades för att få en överskådligare text men också en djupare förståelse och kunna se textens riktiga betydelse. De meningsbärande enheterna resulterade i koder, som i sin tur blev teman och underkategorier (Graneheim & Lundman, 2004). De fem teman blev digitaliseringsverktyget, förbättringsarbetet, ekonomi, förutsättningar samt ledning och styrning.

Etiska överväganden

Deltagarna fick skriva på blanketten om samtycke vid intervjutillfället (Bilaga 6). Det finns fyra etiska principer som det måste tas hänsyn till i all forskning (Vetenskapsrådet, 2017). Det är informationskravet, samtyckeskravet, nyttjandekravet och konfidentialitetskravet. De är riktlinjer för granskning av forskningsprojekt från etikkommittén. De åtgärder som är vidtagna i denna studie är att vid varje intervjutillfälle gavs muntlig information till medarbetarna om syftet med studien och att medverkan var frivillig. Medarbetarna blev informerade om att de när som helst kunde avbryta sin medverkan utan att ange något skäl till det. De som deltog i intervjuerna behövde vara överens om att det som kom fram under samtalet skulle stanna mellan deltagarna. Det inspelade materialet förvarades oåtkomligt för någon annan än författarna och intervjuerna fanns på personliga datorer med lösenord som endast författarna hade tillgång till. Inga personuppgifter dokumenterades och deltagarna försäkrades av författarna om att de inte skulle kunna gå att identifiera någon av deltagarna genom citat i uppsatsen. Det framkomna materialet har bara använts i studiesyfte. Det fanns inte någon risk för psykisk eller fysisk skada av medarbetare. Genom dessa åtgärder anser författarna att de forskningsetiska principerna är tillgodosedda (Ibid). Det har inte gjorts någon lokal ansökan till etisk kommitté men en blankett om etisk egengranskning är inlämnad till Hälsohögskolan i Jönköping och godkänd av handledare.

Resultat

Resultat förbättringsarbete

Arbetet med Cosmic Nova på de fyra avdelningarna började under september 2019. Resultatet av de genomförda enkäterna som gjordes i februari -2020 presenteras med stapeldiagram. Det var 124 st sjuksköterskor och undersköterskor som var tillfrågade på de olika avdelningarna om att svara på enkäten och 84 st av dem medverkade, vilket ger en svarsfrekvens på 68%. På grund av rådande situation med Covid-19 kunde en av de fyra avdelningarna inte genomföra enkäten så endast tre redovisas. I enkäten fanns möjlighet till fritextsvar och författarna har valt att presentera några av dessa under respektive stapeldiagram.

12

Figur 4. Hur upplever du att patientsäkerheten har påverkats av Nova?

Resultatet av enkäterna angående medarbetarnas upplevelse av förändring i patientsäkerhet på avdelningen visar att 27% upplever stor eller viss förbättring av patientsäkerheten medan 25% upplever viss eller stor försämring i patientsäkerheten. Nästan hälften av medarbetarna upplever ingen skillnad jämfört med innan Cosmic Nova infördes. Målet var att 55% skulle uppleva stor eller viss förbättring av patientsäkerheten vilket göra att målet därmed inte uppfyllts (Figur 4). I fritexten går det att utläsa att medarbetarna tror att patientsäkerheten kan bli bättre när de har lärt sig att använda digitaliseringsverktyget på rätt sätt, och på det sätt som det är tänkt vilket speglas i citatet nedan.

“Det funkar jättebra när det kommer personer följd i följd som arbetar med novan på rätt sätt, som

följer rutinerna, men så fort en väljer att inte arbeta med novan, så faller allt egentligen”

Figur 5. Hur upplever du att patientdelaktigheten har påverkats av Nova?

Resultatet av enkäterna angående medarbetarnas upplevelse av förändring i patientdelaktighet på avdelningen visar att 30% upplever stor eller viss förbättring av patientdelaktigheten medan 5% upplever viss eller stor försämring i patientdelaktigheten. Målet på 34% är därmed inte uppfyllt (Figur 5). I fritexten finns följande citat som visar på hur medarbetarna ser på Novan och att göra patienten delaktig.

”Mer tid till Novan, mindre tid till patienten. Så är det.” 6% 21% 48% 25% 0 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45

1 - Jag upplever att patientsäkerheten till stor del har blivit

bättre

2 - Jag upplever att patientsäkerheten delvis har blivit

bättre

3 - Jag upplever att patientsäkerheten

är samma som innan införandet av

Nova

4 - Jag upplever att patientsäkerheten delvis har blivit

sämre

5 - Jag upplever att patientsäkerheten till stor del har blivit

sämre 4% 26% 65% 5% 0 0 10 20 30 40 50 60

1 - Jag upplever att patientdelaktigheten

till stor del har blivit bättre

2 - Jag upplever att patientdelaktigheten delvis har blivit bättre

3 - Jag upplever att patientdelaktigheten är samma som innan införandet av Nova

4 - Jag upplever att patientdelaktigheten delvis har blivit sämre

5 - Jag upplever att patientdelaktigheten

till stor del har blivit sämre

13

Figur 6. Hur upplever du att tidsanvändningen i ditt dagliga arbete har påverkats av Nova?

Resultatet av enkäterna angående medarbetarnas upplevelse av förändring i tidsanvändning på avdelningen visar att 34% upplever stor eller viss tidsvinst i det dagliga arbetet medan 37% upplever viss eller stor tidsförlust i det dagliga arbetet. Därmed har målet på 50 % inte uppnåtts (Figur 6). I fritexten beskrivs erfarenheten av tidsvinst vilket återspeglas i citatet nedan.

”Jag får lägga tid på Novan, som jag hellre hade lagt på arbete som gynnar patienten direkt, arbete som inte tillför min arbetsdag något.”

Figur 7. Hur upplever du att arbetsmiljön har påverkats av Nova?

Resultatet av enkäterna angående medarbetarnas upplevelse av förändring i arbetsmiljön på avdelningen visar att 27% upplever stor eller viss förbättring av arbetsmiljön medan 20% upplever viss eller stor försämring i arbetsmiljön. Därmed har målet på 36% inte uppnåtts (Figur 7). I fritexten går det att utläsa att medarbetarna upplever både bättre arbetsmiljö men också till viss del sämre arbetsmiljö vilket speglas i citateten nedan.

”Inte lika mycket spring med lappar fram och tillbaka, inget springande efter varandra för att kontrollera att saker är gjorda”

”Upplever det som om man inte pratar lika mycket med sina kollegor som innan”

1% 33% 29% 32% 5% 0 5 10 15 20 25 30

1 - Jag upplever stor tidsvinst i mitt dagliga arbete

2 - Jag upplever viss tidsvinst i mitt dagliga arbete

3 - Jag upplever att tidsanvändningen i mitt dagliga arbete är samma som förut

4 - Jag upplever viss tidsförlust i mitt

dagliga arbete

5 - Jag upplever stor tidsförlust i mitt dagliga arbete 1% 26% 52% 18% 2% 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

1 - Jag upplever att arbetsmiljön till stor

del har blivit bättre

2 - Jag upplever att arbetsmiljön delvis har blivit bättre

3 - Jag upplever att arbetsmiljön är samma som innan införandet av Nova

4 - Jag upplever att arbetsmiljön delvis har blivit sämre

5 - Jag upplever att arbetsmiljön till stor

14

I den enkät som skickades ut till läkargruppen från ITavdelningen har 34 st av 75 st svarat. Resultatet visar att utav dessa 34:

24 st arbetar idag på en avdelning som använder digitaliseringsverktyget. 6 st använder Nova i arbetet

13 st använder Nova sporadiskt 15 st använder inte Nova

De läkare som arbetar aktivt eller sporadiskt med plattan använder den främst som översikt över patienter, se labb- och röntgensvar, titta i journalen samt att läsa rondfrågor. De uppger att det är krångligt att logga in och det räcker inte med 90 minuters inloggningstid. 19 läkare har fått en personlig platta och utav dessa använder 12 st digitaliseringsverktyget aktivt eller sporadiskt i det dagliga arbetet. De andra 7 st använder inte plattan alls.

Dessutom användes plattan till:

4 st använder plattan till att se sina mail eller använder webbläsaren.

3 st upplever försämrad kommunikation mellan de andra yrkeskategorierna.

5 st upplever ett enklare sätt att ronda med hjälp av digitaliseringsverktyget samt lättare att förbereda sig inför rond med hjälp av rondfrågorna. Övriga upplever ingen förändring vad gäller samarbetet. 1 st uppger att det kanske finns ett intresse att delta i en arbetsgrupp för att fortsätta utvecklingen av Cosmic Nova. 3 st uppger att de låter intressant men saknar tid till detta.

Resultat studie

I resultatet av studien presenteras de svar som framkom under intervjuerna. Analysen av data utmynnade i fem olika teman: de är digitaliseringsverktyget, förbättringsarbetet, ekonomi,

förutsättningar och ledning och styrning. Respektive tema beskrivs nedan och illustreras med resultat.

Tema 1 Digitaliseringsverktyget

I intervjuerna delade medarbetarna sina erfarenheter av digitaliseringsverktyget Cosmic Nova. I samtliga intervjuer ställdes frågan om de vill gå tillbaka till ett arbetssätt utan verktyget. Alla informanterna utom en svarade nej på den frågan. Citatet speglar medarbetarnas syn på digitaliseringsverktyget.

“Envishet i förändringen, vi är på väg däråt, alla digitaliserar sig ju..man får hänga med”

Medarbetarna uttryckte en osäkerhet runt användandet av funktionerna i verktyget. Det skapade en osäkerhet i arbetet nära patienten och de blev stressade över att inte fullt ut ha kontroll. Medarbetarna uppger att en del kollegor på avdelningen har uttryckt en osäkerhet kring verktyget när och hur det används i patientnära situationer och därför undviker att ta upp verktyget inne hos patienten, vilket citatet nedan visar på.

”De känner sig stressade när de står inne hos patienten, när de står där och klickar och klickar”

En brist i användningen av digitaliseringsverktyget är att den kopplar ur sig ofta, det vill säga tappar kontakt med internet på sjukhuset. Det bidrar med stor frustration att leta upp en stationär dator för att logga in igen och tar mycket extra tid. Vissa av informanterna kopplade upp sig mot nätet så ofta de hade möjlighet för att undvika att bli ”utslängda”. När uppkopplingen höll kunde medarbetarna se fördelen med att kunna bära med sig informationen vilket speglas i citatet nedan.

“Den stora nyttan för mig är att jag använder den och har alltid informationen med mig...det tycker jag nog är det bästa”

Tema 2 Förbättringsarbetet

Det framkom under intervjuerna en gemensam syn på att de förbättringsverktyg som användes i projektgruppen skulle leda fram till bättre samarbete och en samsyn på sin arbetsplats. Trots det var uppfattningen att det var många träffar med projektgruppen som gick åt till att arbeta med de olika förbättringsverktygen. Det var oklart för medarbetarna om förbättringsverktygen har lett till ett

15

förändrat arbetssätt på avdelningen. Dock gjorde verktygen medarbetarna till viss del medvetna om sin egen arbetsplats och dess förutsättningar. På frågan om det har lett till en förändring på

avdelningen kunde de inte riktigt svara på det utan kände sig osäkra. De medarbetare som varit med i pilotprojektet har varit ett stöd i förbättringsarbetet. Medarbetarna har själva kontaktat dem med frågor och fått råd om hur de kan arbeta. Citatet nedan speglar medarbetarnas uppfattning om förbättringsarbetet.

“Sedan förstår ju jag att man inte bara kan sätta sig ned med paddan och titta på den, och jag förstår ju att man måste göra ett förarbete”

Medarbetarna upplevde att digitaliseringsverktyget hade flera brister och det gör förbättringsarbetet svårt. Dock finns det en vilja att hålla ut i förändringen och en föreställning om att Cosmic Nova är framtiden. Det går inte att undvika digitalisering i sjukvården och medarbetarna tror att Cosmic Nova kommer att förändras och förbättras med tiden. Verktyget har inte testats så länge i verksamheten och det finns en uppfattning om att det med tiden kommer att bli bättre, och de ”barnsjukdomar” som nu finns i verktyget kommer att utvecklas. Citatet nedan visar på hur medarbetarna ser på uthållighet i förbättringsarbetet.

“Vi har inte hållit på så länge...det kanske tar ett år också innan man känner att, nä men nu sitter liksom alltihopa, och nu funkar det...vi ska härda ut”

Förbättringsarbetet upplevs ha skapat en attraktivare arbetsplats och det ansågs finnas flera fördelar som digitaliseringen och digitaliseringsverktyget skapat på arbetsplatsen för nya medarbetare och då framförallt hos den yngre generationen. Samtidigt beskrev medarbetarna att det fanns flera äldre kollegor som hade svårt för att lära sig Cosmic Nova i arbetet och tyckte att de var för gamla för att lära sig. Medarbetarna uppger att det är viktigt att förbättringsarbetet gynnar patienten så att den frigjorda tiden ges tillbaka till patienten vilket speglas i följande citat.

”Det är ju så mycket med patienten som vi kanske inte hann med förut, det är ju en jakt på tid hela

tiden”

Förbättringsverktygen som användes i förbättringsarbetet uppfattades vara svåra för medarbetarna att förstå då det saknades grundkunskap i förbättringskunskap. Projektgruppen hade ingen tidigare erfarenhet av att arbeta med förbättringsverktygen, vilket gjorde det svårt att omsätta i praktiken. Uppfattningen på mikronivå var att det var svårt att få stöd i de olika hemläxorna och att stötta projektgruppen eftersom det även saknades kunskap inom förbättringskunskap på mesonivå. Under intervjuerna med medarbetare på mesonivå framkom det en önskan om att få en ökad kunskap om förändring och förbättringsarbeten. Medvetenheten om att erfarenheten av förbättringskunskap varierade hos olika chefer var tydlig under intervjuerna och det fanns önskemål om att få tillgodogöra sig kunskap inom området.

Tema 3 Ekonomi

Det fanns åsikter om den ekonomiska aspekten av införandet av digitaliseringsverktyget. Det är brist på vårdpersonal och det upplevs märkligt att i den situationen lägga pengar på att införa digitaliseringsverktyg som finansieras av att tjänster plockas bort. Det skulle varit tydligt från början vad det kommer att kosta och då kanske det varit mer accepterat. Citatet nedan visar på en läkares uppfattning om tilldelningen av ipads.

“Mitt team blev ganska upprörda över att vi helt ohämmat tilldelades en ipad, fast vi inte alls trodde på detta...de kostar ju massor med pengar såna här grejer”

Även tiden som medarbetarna lägger på att “klicka” sig runt i verktyget, upplevs ta mycket tid i anspråk, som ofta inte mäts i kostnader men tar tid ifrån det dagliga arbetet och blir ett irritationsmoment. “Att registrera ett blodtryck i journaltabellen har jag för mig att det är 12–15 klick...//...vi har inte

koll på vad det kostar i tid”

Verksamheten på makro och mesonivå har tagit lärdom av att vara tydlig i kostnader för verksamheten och informera om det i samband med att olika förbättringsarbeten startas upp. Det är viktigt att vara

16

transparent i alla delar i förbättringsarbetet även den ekonomiska delen vilket en informant på makronivå visar på i följande citat.

“...man måste ha med alla delarna i förbättringsarbete...bomben slog till...ingen helhet…”

Tema 4 Förutsättningar

Hälso- och sjukvården upplevs de senaste åren har förändrat sig och belastningen på medarbetarna ökar hela tiden. Det finns ingen tid till att fundera över förbättringar i verksamheten då grundverksamheten redan tar så mycket tid i anspråk. Det är stor skillnad på vad medarbetarna vill göra i sitt arbete mot vad de faktiskt gör. Erfarenheten från verksamheten stämmer inte med önskat läge. Citatet nedan beskriver medarbetarnas uppfattning om förutsättningarna i verksamheten.

“Det är sånt tempo hela tiden, men hinner inte få ut en patient från sängen förrän nästa ska in.” Känslor av dåligt samvete och stress uppstod om det var en hög arbetsbelastning på avdelningen när det var tid för torsdagsträffarna i projektgruppen. Det förekom att medarbetare gick in på lediga dagar för att arbeta med de ”läxor” som de hade till nästa torsdagsträff. Det upplevs lättare att vara borta en hel dag istället för att gå ifrån sitt arbetspass, vilket förtydligas i citatet nedan.

“Sedan kände man nästan lite skuldkänslor för att man lämnade en avdelning i halvt kaos, för att gå och göra någonting som man upplevde som flum...man upplevde att man behövdes bättre där”

Medarbetare på både mikro och mesonivå uttryckte en önskan om att få tillgodogöra sig kunskap inom förbättringsarbete, och det finns en övertygelse om att det är den rätta vägen att gå. Även om tiden och förutsättningarna till att gå iväg på de utbildningar som erbjuds inom området var svår att hitta. Citatet nedan uttrycker medarbetarnas förståelse för att förbättringskunskap behövs i verksamheten.

“...sedan har man inte riktigt förutsättningarna, man är inte van att jobba på det sättet kanske...men jag tror definitivt att vi skulle behöva göra det mer, för det skulle vi vinna på…”

Det fanns även organisatoriska orsaker som medarbetarna upplever är svåra att styra över och en ständig kamp mot tiden. Även de variationer som finns i verksamheten upplever medarbetarna vara svåra att styra över då de är en akutverksamhet, och belastningen går inte att förutse. Detta gör att förutsättningarna för förbättringsarbete inte alltid blir de bästa, även om intentionerna var bra. På makronivå fanns en förståelse för den varierande förbättringskunskapen ute i verksamheterna, men också att förbättringsverktygen som användes i detta införande är annorlunda än från tidigare förbättringsarbeten. Det fanns ingen vana hos medarbetarna att använda verktygen, varken på mikro eller mesonivå.

Tema 5 Ledning och styrning

Det finns en frustration hos medarbetarna på mikronivå över förbättringsarbeten som inte blir hållbara över tid. Det uttrycktes åsikter om projekt som dras igång som aldrig blir bestående och den tid som tagits till förbättringsarbete kunde istället lagts på patienten.

“Många projekt som dras igång blir liksom aldrig någon verkstad, och man drar igång på stort, men

så faller det liksom…låt oss jobba med våra patienter”

Det fanns brister i hur information överförs mellan de olika chefsleden och det är oklart var läkarna befinner sig i detta informationsflöde. Ur makro och mesonivå upplevs det finnas en tydlig struktur kring införandet vad gäller personal och tidsåtgång i förbättringsarbetet. På mikronivå däremot finns det en stor okunskap om vad som kommer krävas av dem i arbetet och de upplever att de har ordnat de mesta på egen hand, utan stöd från organisationen. Medarbetarnas erfarenhet visar också att det svårt att kunna gå på de planerade torsdagsträffarna då schemat flera gånger redan var lagt, och de upplevde att cheferna hade fått för lite information för att kunna ge dem rätt förutsättningar.

17

Detta kapitel inleds med metoddiskussion för förbättringsarbetet följt av metoddiskussionen. Därefter kommer diskussion om resultaten för förbättringsarbetet följt av resultatdiskussion för studien. För att få ett jämförbart resultat med pilotstudien har samma enkät som gjordes vid pilotprojektet använts. I enkäten mäts medarbetarnas upplevelse av patientsäkerhet, patientdelaktighet, frigjord tid samt arbetsmiljö. Författarna kommer i diskussionen använda sig av ordet uppfattning istället för upplevelse då ordet upplevelse av författarna anses ligga på ett djupare plan än vad som kom fram i detta förbättringsarbete och studien av det.

Metoddiskussion förbättringsarbetet

Genom att utgå från den teoretiska referensramen och Batalden och Davidoffs modell (2007) (Figur 1) som innehåller tre perspektiv; patient, profession och system har författarna kunnat genomföra förbättringsarbetet på ett strukturerat sätt. Författarna har valt att fördjupa sig i perspektivet profession och då använt Quadruple Aim (Sobel & Jaskie, 2016) för att få en helhetsbild på medarbetarnas uppfattning och erfarenhet av förbättringsarbetet. I förbättringsarbetet har olika förbättringsverktyg använts som till exempel 5p, gapanalys, pickgraf, PDSA-hjul. Enligt Batalden och Stoltz (1993) är det av vikt att tydliggöra de variationer som finns i verksamheterna och medvetandegöra medarbetarna om dem. Författarna kan se ett behov av koppling mellan teori och praktik vilket utgör en svårighet inom organisationen. För att generera ett lärande i organisationen behövs mer än en teori (Bergman & Klefsjö, 2012), det behövs sensegivers som förmedlar sensemaking till medarbetarna (Weick, 1995) så de förstår hur teorin kan resultera i förbättringar i praktiken.

Författarna kunde trots svårigheter med förbättringsverktygen se att deltagarna i projektgruppen utvecklades i takt med arbetet och upplevde sig trygga i gruppen. De växte i takt med att tiden gick och blev de som undervisar i digitaliseringsverktyget och inte bara undervisas. Detta resultat bekräftas även i en avhandling av Godfrey (2013), där medarbetarna växte som personer och fick självförtroende genom att delta i förbättringsarbeten.

Ett förändrat arbetssätt var troligen nödvändigt för att uppnå målen, och för det användes de olika förbättringsverktygen. Då alla inte har samma grundkunskaper i förbättringskunskap anser författarna att det är en svårighet som innebar att detta inte uppnåddes fullt ut. En orsak som kom fram i resultatet kan vara att medarbetarna på mikronivå är ovana att tillämpa förbättringsverktygen som användes i förbättringsarbetet. Tiden som skulle lagts på de PDSA-hjul (bilaga 2) som skulle leda till ett förändrat arbetssätt försvann ofta i arbetsuppgifter som berör avdelningsarbetet. Medarbetarna i projektgruppen upplevde tidspress och stress, vilket kan vara en bidragande orsak till att de inte kunde delta fullt ut i arbetet. Detta är något som författarna har svårt att påverka. En observationsstudie kunde varit ett alternativ för att se hur medarbetarna tagit till sig det förändrade arbetssättet.

En lärdom från detta förbättringsarbete är att medarbetarna förmodligen skulle ha varit hjälpta av en tydligare närvaro av fasciliatorerna i sina respektive verksamheter. Detta för att ytterligare stödja och göra förbättringsarbetet mer framgångsrikt antingen av författarna eller någon annan funktion som har utbildning och erfarenhet av förbättringskunskap och kan stötta medarbetare på både mikro och mesonivå i förbättringsverktygen. Författarna tar med detta i framtiden för kommande förbättringsarbeten. Medarbetarna i projektgruppen tog på eget initiativ kontakt med pilotavdelningarna för hjälp med förbättringsarbetet, vilket är en viktig del i det fortsatta förbättringsarbetet. Att kunna använda medarbetarna på pilotavdelningarna som ett stöd för att uppnå sensemaking för de avdelningarna som är på väg in i förbättringsabetet är en viktig lärdom. De sitter på mycket kunskap, trygghet och förståelse vad gäller Cosmic Nova och skulle kunna vara viktiga sensegivers i förbättringsarbetet (Weick, 1995).

Författarna är nya i sin roll som facilitatorer i förbättringsverktygen samt att vara delaktiga i att leda förbättringsarbeten. Detta kan ha bidragit till att författarnas syfte med förbättringsarbetet inte helt uppnåddes. Lärdomar som författarna tar med sig är bland annat att förankra arbetet tydligare i verksamheten, samt att låta medarbetare och patient vara delaktiga genom hela förbättringsarbetet. Muntlin, Carlsson och Gunningberg (2010) har i sin studie liknande resultat och visar på att medarbetarna och deras perspektiv har ett stort värde vilket oftare ska tas tillvara i förbättringsarbeten.