Att ändra kontorsmiljö
i en akademisk verksamhet
- En fallstudie av kommunikationsprocesser och arbetsmiljö
vid kontorsskiftet i Malmö universitets byggnad Niagara.
Alexander Flodmark
To change office environment
in an Academic Workplace
- A case study of communication processes and work environment
at the office of the Malmö University building Niagara.
Kultur och Samhälle, Urbana studier
Huvudområde: Byggd miljö
Kandidatnivå
VT 2018
Handledare: Jesper Magnusson
Examinator: Karin Westerberg
Sammanfattning
Arbetet omfattar två delar. Den första delen kommer att fokusera på den
kommunikationsprocess som genomfördes under projekttiden för Malmö universitets
byggnad Niagara samt de kommunikationsverktyg som nyttjades i kommunikationsprocessen. Den andra delen handlar om hur resultatet blev efter bytet av kontorstyp, personalens
upplevelser och påverkan av arbetsmiljön. För att undersöka detta gjordes en fallstudie av byggnaden Niagara på Malmö universitet. Studien visar även hur kommunikationen såg ut under projekttiden, d.v.s. från arkitekttävlingens start 2009 till invigningen 2015.
En litteraturstudie har pågått under arbetets gång och legat som grund till framtagning av relevanta intervjufrågor och har även används för att styrka och belysa aspekter som
behandlas i diskussionen. För att få ett övergripande sammanhang användes flera metoder för att ge en mer rättvisande grund för analysen under den belysta tidsperioden, dessa var:
enkätundersökningar, intervju och offentliga dokument.
Resultatet visar att ett skifte mellan olika kontorstyper tar lång tid att organisera för att behålla en välfungerande arbetsmiljö. Det finns ingen mall för valet av kontorstyp utan det bör
anpassas till den verksamhet som använder den, eftersom arbetsuppgifterna spelar stor roll för hur arbetsmiljön bör utformas. Arbetsmiljöns utformning påverkar hur kommunikationen sker, där fysiska förhållanden som privat eller publik tillgänglighet, rumslig öppenhet och avskildhet samt psykosociala förhållanden som samarbete, sociala kontakter och hälsa, spelar roll. Öppna kontorsmiljöer bygger på digitalisering, där material sparas elektroniskt och utrymmet för analog förvaring försvåras. Den akademiska världen verkar inte vara helt mottaglig för ett papperslöst utvecklingsskede än.
Abstract
This study contains two parts. The first part will focus on the communication process that were present during the project period for the Malmö University building Niagara and the communication tools that were used in the communication process. The second part is about the result that the office type change brought, the staff experiences and the impact of the work environment. To investigate this, a case study of the Niagara building was made at Malmö University. The study also shows how communication looked like during the project period, i.e. from the start of the architectural competition in 2009 to the opening of 2015.
A literature study has been ongoing during the course of the work and has been the basis for the development of relevant interview questions and has also been used to strengthen and highlight aspects discussed in the discussion. To get an overall context, several methods were used to provide a more accurate basis for the analysis during the illuminated period of time, such as: surveys, interview and public documents.
The result shows that a shift, between different office types, takes a long time to organize to be able to maintain a well-functioning work environment. There is no template for the choice of office type, but it should be adapted to the activity that uses it, as the tasks play a major role in the way the work environment should be designed. The design of the work
environment affects how communication takes place, where physical conditions such as private or public accessibility, spatial openness and seclusion and psychosocial conditions such as cooperation, social contracts and health, play a role. Open office environments are based on digitalization, where materials are stored electronically and the space for analog storage gets aggravated. The academic world does not seem to be completely receptive to a paperless development stage yet.
Förord
Detta examensarbete omfattar 20 högskolepoäng och är en del av kandidatprogrammet Arkitektur, Visualisering och Kommunikation vid Malmö universitet.
Jag vill rikta ett tack till min handledare Jesper Magnusson som gett värdefull vägledning och givande synpunkter under examensarbetets gång.
Jag vill även tacka Monica Johansson på Malmö universitets arkiv för snabb hjälp med att få fram önskade dokument.
Ett stort tack till Tuija Muhonen som ställde upp på att bli intervjuad.
Innehåll
1. Inledning ... 1
1.1 Bakgrund ... 1
1.2 Syfte och frågeställningar ... 1
1.3 Avgränsningar ... 2
2. Att kommunicera på ett kontor... 3
2.1 Olika sätt att tolka kommunikation ... 3
2.2 Hur en arbetsmiljö kan se ut ... 7
2.2.1 Slutna kontor ... 7
2.2.2 Öppna kontor ... 8
2.2.3 Fysiska aspekter i arbetsmiljön ... 10
2.3 Kort sammanfattning... 13
3. Metod ... 14
3.1 Val av studerat fall ... 14
3.2 Litteratur ... 15 3.3 Offentliga dokument ... 15 3.4 Enkäter ... 15 3.5 Intervju ... 16 3.6 Illustrationer ... 16 4. Del 1 - Kommunikationsprocessen ... 17
4.1 Niagara, hur det gick till ... 18
4.2 Den interna kommunikationen i projekteringsprocessen ... 19
4.3 Kommunikationsverktyg under projektprocessen ... 23
5. Del 2 – Medarbetarnas upplevelser ... 25
5.1 Arbetsmiljöfaktorer behandlade på Niagara 2015-2016. ... 25
5.2 Flytt mellan kontorstyper i en icke-akademisk verksamhet ... 28
5.3 Kontorspreferens av medarbetare inför flytten till Niagara utförd 2012. ... 32
5.4 Vad innebär ett renodlat aktivitetsbaserat kontor? ... 34
6. Diskussion och slutsats ... 36
6.1 Hur såg den interna kommunikationen mellan medarbetare och ledning samt mellan medarbetarna ut under projektprocessen? ... 36
6.2 Hur stort inflytande hade medarbetarna för utformningen av sin arbetsmiljö under projekteringsprocessen? ... 37
6.3 Hur påverkas kommunikationen mellan medarbetare när ett skifte av kontorstyp sker? ... 37
6.4 Vilken betydelse för medarbetarnas gemenskap, hälsa och produktivitet har arbetsmiljöns utformning vid en akademisk verksamhet? ... 38
6.5 Slutsats ... 41
6.6 Brister i detta arbete ... 42
6.7 Förslag på framtida forskning ... 42
7. Referenser ... 43
8. Bilagor ... 46
8.1 Bilaga 1. Intervjuguide ... 46
8.2 Bilaga 2. Data till figur 12... 47
1
1. Inledning
Detta kapitel presenterar bakgrund, syfte, frågeställningar och de avgränsningar som gjorts i arbetet.
Arbetet omfattar två delar. Den första delen kommer att fokusera på den kommunikations-process som genomfördes under projekttiden för Malmö universitets byggnad Niagara samt de kommunikationsverktyg som nyttjades i kommunikationsprocessen. Den andra delen handlar om hur resultatet blev efter bytet av kontorstyp, personalens upplevelser och påverkan av arbetsmiljön.
1.1 Bakgrund
Genom skapandet av nya Malmö, att förvandla staden från en traditionell industristad till en kunskapsstad genom en satsning på utökade nationella högskoleplatser, beslutades år 1996 att Malmö högskola skulle bli verklighet. Två år senare, 1998, etablerades högskolan med ca 5 000 studenter, som 2018 har växt till ca 24 000 (Malmö universitet, 2018). I januari 2018 blev Malmö högskola ett universitet, Malmö universitet. I detta arbete används båda namnen, det som händer före 2018 kallas för Malmö högskola och det som sker senare benämns Malmö universitet.
Det är många organisationer som siktar in sig på att förändra sina lokalytor från de klassiska cellkontoren, till att införa en mer flexibel arbetsmiljö (Fagerström, 2016). Vad
kontorstyperna för med sig för olika verksamheter, varierar beroende på flera faktorer som exempelvis individens personlighet och arbetsuppgifter (Muhonen, 2018). Ett fall av en akademisk verksamhet, som har genomgått en förändring av arbetsmiljön genom att de föregångna cellkontoren byttes ut mot en ny aktivitetsbaserad kontorsyta, har studerats. Hur en akademisk verksamhets arbetsmiljö, ur olika perspektiv, kan påverka den interna
kommunikationen kommer att undersökas och diskuteras i detta examensarbete.
1.2 Syfte och frågeställningar
Det finns relativt lite forskning kring hur kommunikationsprocesser och arbetsmiljö påverkas av ett skifte från cellkontor till aktivitetsbaserade kontorslösningar i akademiska
verksamheter. Syftet med kandidatuppsatsen är därför:
1.) Att undersöka kommunikationsprocessen under övergången från cellkontor till aktivitetsbaserade kontor i en akademisk verksamhet
2.) Att utforska medarbetarnas upplevelser av arbetsmiljön efter detta skifte. För att besvara mitt syfte har följande frågeställningar specificerats:
Hur såg den interna kommunikationen mellan medarbetare och ledning samt mellan medarbetarna ut under projektprocessen?
Hur stort inflytande hade medarbetarna för utformningen av sin arbetsmiljö under projekteringsprocessen?
Hur påverkas kommunikationen mellan medarbetare när ett skifte av kontorstyp sker? Vilken betydelse för medarbetarnas gemenskap, hälsa och produktivitet har
2
I del 1 behandlas de två första frågeställningarna och i del 2 behandlas de två sista frågeställningarna.
1.3 Avgränsningar
För att avgränsa arbetet valde jag att utföra en fallstudie på Malmö universitets byggnad Niagara. Genom att titta på ett konkret fall där intentionen var bra men inte riktigt nådde dit som användarna hade hoppats, kan studien bidra till en förbättrad och mer hållbar
kommunikation i framtida projekt. Jag väljer att utgå från redan utförda enkätundersökningar. Jag studerar åren 2009-2018, det vill säga från det året då projektet startade tills när denna kandidatuppsats skrevs, men framförallt åren 2012 och 2015-2016 är av stor vikt för arbetet. Projektprocessen omfattar åren 2009-2015 och projekteringsprocessen sker under åren 2010-2012 (se figur 8).
Antalet intervjuer begränsades till endast en då det uppstod svårigheter med att få till intervjuer med dåvarande ledningsgruppen för Niagaraprojektet eftersom många idag har andra arbetsuppgifter och inte var villiga att ställa upp för en intervju.
3
2. Att kommunicera på ett kontor
Kapitlet är uppdelat i kommunikationsteorier, som beskrivs under 2.1, respektive arbetsmiljö som beskrivs under 2.2. Dessa följs upp av en kort sammanfattning.
2.1 Olika sätt att tolka kommunikation
Kulturteoretikern och sociologen Stuart Hall (1980) använder sig av begreppet
encoding/decoding. Begreppets innebörd bygger på att när kommunikation sker, skickas ett
meddelande ut till mottagarna som en form av en kod som måste avkodas. Hall beskriver vikten av tvåvägskommunikation, där mottagaren spelar en viktig roll i kommunikations-processen. Beroende på hur mottagarna tolkar koden, kan budskapet som sändaren
ursprungligen sände ut tolkas olika för olika personer. Vem meddelandet når ut till, vilken bakgrund personen har och vilket situation som personen befinner sig i för tillfället spelar roll för avkodningsprocessen. Hall beskriver tre olika sätt att tolka meddelanden (Hall, 1980).
Den dominanta tolkningen: Mottagaren tar okritiskt till sig och accepterar budskapet som presenteras.
Den förhandlande tolkningen: Tolkningsprocessen tar hänsyn till mottagarnas erfarenheter och livssituation och godtar därmed delvis budskapet.
Den oppositionella tolkningen: Mottagaren förstår budskapet men väljer att avkoda på ett annat sätt än vad sändaren förväntat sig.
Kommunikationsprocessen beskrivs som en cirkel, där ständiga samtal förs mellan mottagarna
och sändarna (Hall, 1980). Genom ökad muntlig kommunikation som sker mellan ledare och medarbete ökar förtroendet för varandra samt risker för tvivel och lågt engagemang gentemot ledningen från medarbetarna minskas (Toivanen, 2015).
Kommunikation härstammar från det latinska ordet communicare, som betyder att göra något
gemensamt (Heide, 2012). Heide menar att begreppet kommunikation inte är lätt att definiera med en exakt betydelse, men han har tagit fram olika kvalificerade gissningar om hur det skulle kunna vara. Han uttrycker det som att kommunikationen är baserad på en process istället för ett tillstånd. En process som ständigt är i rullning där det är själva överlåtelsen av informationen mellan individerna som är kommunikation och inte budskapet som förmedlas. Kommunikationen bör vara något som sker mellan flera individer och bidrar till och förenar ett gemensamt intresse (Heide, 2012)
Det finns mycket forskning som gjorts kring organisationsstrukturer men Heide (2012) menar att det finns aspekter som den traditionella forskningen som inte tar hänsyn till, bland annat att organisationer ofta generaliseras även om varje enskild organisation är unik och har olika förutsättningar. Situationsteorin är en teori som berör tankegångar inom området (Heide, 2012). Situationsteorin (eng. contingency theory) visar att det finns inget ’rätt sätt’ att leda och strukturera en organisation som passar in överallt. En organisationsmodell som är effektiv i en del situationer, är nödvändigtvis inte den mest optimala i andra situationer.
Organisationer som är små kan ha en struktur som fungerar utmärkt för just dessa, medan samma strukturmodell inte alls hade fungerat på en stor organisation. Clegg och Hardy (1996) menar att det finns många viktiga faktorer som bör tänkas på, såsom vilken strategi som ska användas, hur stor organisationen är och vilket arbete som ska utföras. För att kunna
effektivisera sin organisation måste man organisera den efter situationsteorin men även tänka på omgivningen.
4
Både ansikte utåt och ansikte inåt bör överensstämma, med detta menar jag att
kommunikationen inte bör sända ett budskap utåt, som inte återspeglar verksamheten som pågår på insidan.
Forskare inom organisationsstruktur har tagit fram två sorters strukturer; en fysisk och en social struktur (Heide 2012). Det som skiljer dessa åt är att den fysiska strukturen fokuserar på den geografiska miljön, design och layout. Den sociala strukturen behandlar mänskliga relationer men även arbetsfördelning och ledarskap (Heide 2012).
Verbal och icke-verbal kommunikation
Språkvetenskapsprofessorn Lluís Payrato (2009) har forskat kring den icke-verbala kommunikationens betydenhet i relation till den verbala kommunikationen ur ett
praxisorienterat och språkvetenskapligt perspektiv. Det går inte att bara plocka bort talet från kommunikation för att identifiera det icke-verbala menar Payrató, utan om kommunikation uppstår via icke-språkliga förlopp är de delaktiga i interaktionen med det verbala språket. Det icke-verbala behövs för att skapa en helhet. Många forskare menar att icke-verbal
kommunikation är ett komplement till det muntliga talet, det är varken ett grundläggande behov inom kommunikationen eller anses som något centralt (Payrató, 2009).
For att kommunicera använder människor ett brett utbud av icke-verbala metoder som ansiktsuttryck och gester (Fusell, 2002). Fusell trycker på att icke-verbala metoder är otillräckliga för att enskilt klara av att sända och ta emot budskap. En person som gråter utrycker att personen är ledsen, men inte på grund av vad. Fusell menar att gråtandet kan bero på flera anledningar som exempelvis att personen blivit uppsagd, husdjuret har dött eller kanske rent av känner sig ensam (Fusell, 2002).
Kommunikationsverktyg
Det finns många kommunikationsverktyg som används idag i organisationer. Beroende på vilket verktyg som används uppfattas kommunikationen olika av mottagaren. Daft och Lengel (1983) beskrev hur rik informationen är, som man får ut ur olika kommunikationsverktyg, där rik definieras som den potentiella informationskapaciteten som går att utläsa. Detta går att utläsa i figur 1 där det beskrivs hur flera verktyg kan förse en skiljaktig mängd av värdefull informationen.
Överst finns face-to-face verktyget och telefonsamtal, som innebär att det blir en direkt återkoppling vilket minskar risken för att missförstånd uppstår och genom att observera sändarens kroppsrörelser och tonläge blir det lättare att tolka känslor och förstå budskapet så som sändaren har önskat (Daft & Lengel, 1983).
I mitten finns skriftliga brev och dokument, där endast de ord som finns nedskrivna kommuniceras till mottagaren. Ingen direkt feedback kan ges och det kan vara svårare att tolka i vilken känslograd de var skrivna.
Nederst finns dokument främst bestående av siffror, exempelvis statistiska tabeller som används för att beskriva något väldigt kort och ganska enkelt.
5
Figur 1: Kommunikationskanalernas rikhet (Daft och Lengel, 1983).
Hur lätt det är att tolka sändarens känslor avser hur högt upp i figuren metoden hamnar (Daft & Lengel, 1983). Rutinmässig kommunikation som sker i organisationer kan medverka till att den tas för givet istället för att betraktas som ett viktigt kommunikativt verktyg från
ledningens sida. Att veta vilket verktyg som ska användas i vilken situation är svårt, därför menar Ärlestig (2008) att vid en mer flerdimensionell kommunikationsplan, där flera olika verktyg används, minskar risken för onödiga missförstånd.
Organisation
Med den nya datortekniken, har vikten av att ha en unik identitet för att utmärka sig på marknaden bland konkurrenterna, blivit som ett måste. Starka och synliga varumärken har lättare att locka intressenter. Genom en tydlig organisationsidentitet minskar osäkerheten om vad organisationen står för. Även inom organisationen är det viktigt att både ledningen och medlemmarna står på samma sida för att omvärlden ska få stringent information (Heide, 2012). Jag använder Mats Heides definition av ordet organisation: ”En organisation är ett socialt kollektiv där interaktion och kommunikation mellan organisationsmedlemmarna är grunden för verksamheten som vanligtvis innebär gemensamt och koordinerat arbete för att uppnå ett uttalat mål.”(Heide, 2012, s38).
Stuart Albert och David Whetten introducerade begreppet organisationsidentitet i boken
Organizational identity (1985). Albert & Whetton menar att organisationsidentiteten är det
som medlemmarna i organisationen uppfattar som de mest kännetecknade och styrande egenskaperna. De jämför organisationsidentiteten med personidentiteten, som är hur vi karakteriserar oss själva. Den återspeglas av den omgivning vi rör oss i och våra erfarenheter (Albert & Whetten, 1985). Jag använder Mats Heides definition av ordet
organisationsidentitet: ”Identiteten utgörs av summan av all gripbara och icke-gripbara värden som gör en organisation till en tydlig enhet. I alla organisationer existerar flera
6
Enligt Heide är Profilbyggnad den bild som organisationsledningen vill att byggnaden ska utstråla. En profil skapas för att påverka omgivningen genom att vara ett uttryck för en organisations önskade bild om hur organisationen upplevs. Medlemmarna hjälper till att kommunicera ut profilen till andra grupper. Vad resultatet blir kan ses genom ett annat begrepp, nämligen image. Image är, till skillnad från profil, hur olika grupper faktiskt uppfattar en organisation. Det behövs inte mycket för att skapa en image. Genom att läsa medier eller prata med personer i vår närhet skapas en uppfattning, som inte alltid är en verklighetstrogen bild. Influenser från andra bygger ofta upp imagen först, innan våra egna erfarenheter ska försöka forma en egen uppfattning. Vissa menar att image är för vagt, eftersom det är väldigt öppet och inte helt exakt. En av dessa är public relations-forskaren James Grunig, som menar att image-begreppet är något som man bör ta avstånd ifrån helt. Istället förespråkar han användningen av begreppet anseende, som skulle kunna beskrivas som en djupare förståelse för vad en organisation är och står för; en förståelse som bildas över längre tid än profil och image, allt eftersom kunskapen och erfarenheten av organisationen växer (Heide, 2012).
Den hierarkiska arbetsmiljön
Öppna kontorslandskap förde med sig, redan från 1970-talet, en mer demokratisk visuell hierarkisk organisationsmodell där chefer och ledare sitter tillsammans med medarbetarna i kontorslandskapet (Bodin Danielsson, 2010). Genom att minska barriärerna mellan de olika avsatserna i hierarkistegen, strävade organisationerna efter ökad kommunikation och lägre lokalkostnader (Bodin Danielsson, 2010).
Bodin Danielsson (2010) menar att en anledning till varför den organisatoriska
hierarkistrukturen spelar stor roll för arbetsmiljön är för att den enskilde medarbetaren jämför sig och sin ställning med andra i hierarkin.
7
2.2 Hur en arbetsmiljö kan se ut
Kontor är ett samlingsbegrepp för många olika kontorstyper. För att förstå vilket eller vilka kontorstyper som lämpar sig bäst för verksamhetens behov är det viktigt att gå igenom de olika för- och nackdelarna samt hur dessa skiljer sig åt.
Toivanen (2015) definierar de olika kontorstyperna efter de rumsliga egenskaperna, hur kontoret kommer att användas och belastning. Det går att dela in kontor i två huvudkategorier: öppna och slutna kontor (cellkontor).
Malmö Universitet valde att införa aktivitetsbaserade kontor i sin organisation. Det bär med sig många positiva såväl som negativa aspekter. Beroende på vilken verksamhet som bedrivs kan dessa både gynna och missgynna. Även en likadan verksamhet som bedrivs på olika geografiska platser kan beröras helt olika. Hur arbetsplatsen är utformad är viktigt för hur kommunikationen fungerar.
2.2.1 Slutna kontor
Cellkontor
Enskilda kontor lämpar sig bra för självständigt arbete där ökad koncentrationsförmåga är till fördel. Man behöver inte ta någon hänsyn till någon annan i denna kontorstyp, man kan prata i telefon eller hosta utan att känna att man stör sin medarbetare. Det finns tillgång till ett eget fönster (Toivanen, 2015). Det finns möjlighet till att utföra de flesta arbetsuppgifter samt även kunna hålla möten på kontoret (Bodin Danielsson, 2010).
Figur 2. Cellkontor (McFarland, 2013)
Delade kontor
Delade kontor innebär att två till tre personer delar ett gemensamt utrymme. Dessa lämpar sig bra för exempelvis små projektgrupper eller för personer som har liknande arbetsuppgifter. För att ta hänsyn till personlig integritet kan skärmar sättas upp för att bilda avskildhet. Det finns tillgång till eget fönster (Toivanen, 2015). Det finns möjlighet till att utföra de flesta arbetsuppgifter på kontoret (Bodin Danielsson, 2010).
8
2.2.2 Öppna kontor
Öppna kontor kan delas upp i två kategorier: kontorslandskap och aktivitetsbaserade kontor. Enligt Bodin Danielsson delas kontorslandskap upp beroende på storlek. Små landskap omfattar omkring 4-9 personer, mellanstora landskap 10-24 och stora landskap är anpassat för 25 eller fler personer. Kontorslandskap är mer fria att möblera som det passar verksamheten. Det är enkelt att ställa om efter behov utan att behöva göra någon större ombyggnad av lokalen. Ljudvolymen är oftast högre i dessa lokaler, därför lämpar sig arbete som självständiga rutinuppgifter där kommunikation med medarbetare inte är ett krav. För avskildhetens skull kan det placeras ut skärmar. Den vanligaste storleken i Sverige är den lagom stora, ett mellanstort kontorslandskap (Toivanen, 2015). Hur mycket höga ljudvolymer och buller påverkar trötthet, motivation och prestationsförmåga beror på vår förmåga att företa sig, tolka och bruka information samt personens hörseltillstånd. Om man utsätts för buller under en längre tid försämras prestationsförmågan och motivation ytterligare (Jahncke,2012). Närhet till fönster och dagsljus varierar beroende på var i lokalen man är situerad (Bodin Danielsson, 2010).
Figur 4. Öppet kontorslandskap (McFarland, 2013) Figur 3. Delat kontor (McFarland, 2013)
9 Aktivitetsbaserade kontor
Aktivitetsbaserade kontor (eng. Activity Based Workplace, ABW) kan delas upp efter
verksamhetens behov. Det kan delas in i kombikontor och flexkontor. Det kan finnas olika ytor som ska fungera för olika arbetsuppgifter. Tysta zoner där möjligheten till större koncentration finns. Enskilda ytor där självständigt arbete fungerar bra men ljudvolym är högre än i den tysta zonen i och med att telefonsamtal är vanligtvis en väsentlig del av
arbetslivet. Grupporienterade ytor är tänkta för projektarbete eller diskussioner med kollegor. Vanligt förekommande är att kontoret endast möbleras med plats för ca 75% av arbetskraften. Många förväntas jobba hemifrån eller på andra platser. Det finns ofta inte utrymme för någon större förvaring av papper och pärmar. Ett ABW kontor förutsätter att IT är fullt funktionellt, då i stort sett allt arbete förvaras via datorer och mobiltelefoner. Informationen lagras i ett elektroniskt moln som de anställda har med sig vart de än går. (Toivanen, 2015)
Figur 5. Aktivitetsbaserat kontor (McFarland, 2013)
Användningen av aktivitetsbaserade kontorsmiljöer är inte optimalt för alla olika sorters verksamheter (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2017)
Kombikontor
Kombikontoret är en blandning av det öppna landskapet och det stängda cellkontoret. Det
innefattar att ca 70-80% av arbetstiden utförs inne i cellkontoret och den resterande delen på annan plats, exempelvis i ett gemensamt mötesrum (Bodin Danielsson, 2010). Kombikontor kräver mycket yta vilken är en anledning till varför de inte används alltför ofta. Tillgång till fönster varierar i den här varianten beroende var man är situerad (Toivanen, 2015).
Flexkontor
Flexkontor utmärker sig genom att de anställda inte har någon fast sittplats, vilket även
indikerar att det inte finns tillgång till eget fönster. Detta komplicerar även för en lättåtkomlig förvaring av personliga och jobbrelaterade tillhörigheter. Oftast får man endast ett skåp eller en pärm att förvara det analoga materialet i (Bodin Danielsson, 2010). Hög grad av teknologi krävs eftersom de mesta lagras på datorn. Genom ökad digitalisering kan tidigare använd arkiveringsyta öppnas upp och användas till andra ändamål (Toivanen, 2015).
10
I början av Niagaraprojektet planerades slutna kontor. Dessa idéer ändrades, trots protester från många håll (se ex. GPS, 2012). Istället började planeringen för kontorslandskap (Fagerström, 2016)
Figur 6. Aktivitetsbaserat kontor, vy från ovan (McFarland, 2013)
2.2.3 Fysiska aspekter i arbetsmiljön
En välmående arbetsplats innefattar enligt Toivanen (2015) en tydlig kommunikation och målinriktningar, där både ledningen och medarbetarna känner delaktighet och
utvecklingsmöjligheter. Ett arbetstempo som varken är för högt då risken för utbrändhet ökar eller för lågt där arbetsuppgifterna inte hinner bli färdigställda i tid: en social gemenskap mellan medarbetarna och övriga intressenter. Att sätta en personlig prägel med exempelvis fotografier eller andra personliga föremål stärker relationen mellan arbetaren och
arbetsplatsen (Bodin Danielsson, 2010). Det är enklare att personifiera ett cellkontor där man sitter själv eller delar med en till två andra, än en öppen kontorslösning där ingen har ett fast skrivbord. Tanken är att man ska vara flexibel och att dagens agenda ska styra var man sitter (Muhonen, 2018). Vad som utmärker en sund arbetsplats är de tre L:en: ljud, ljus och luft menar Toivanen (2015).
11 Ljus
När arkitekttävlingen till Niagarabyggnaden utlystes 2009 var ett av kriterierna att kontors- och undervisningsrummen skulle ha tillgång till dagsljus. Fönster var mycket önskvärt enligt tävlingsprogrammet (Malmö Högskola, 2009). Eftersom några i personalstyrkan hade suttit i sämre belysta miljöer tidigare var maximeringen av dagsljus en viktig punkt för utformningen (Muhonen, 2018). Byggnaden utformades med stor tillförsel av dagsljus som en grundpelare för projektet. Det satte prägel på utformningsmöjligheterna av arbetsplatsen.
Dagsljus behövs för att kroppen ska fungera bättre. Man blir piggare och koncentrations-förmågan ökar (Arbetsmiljöverket, 2017). Dagsljuset, som är en bättre ljuskälla än artificiellt ljus, har många positiva egenskaper som exempelvis att det minskar stress och depression (Bodin Danielsson, 2010).
Ljud
Enligt Toivanen (2015) är ljudmiljön ett betydande element gällande hur man trivs i olika arbetsmiljöer. En behaglig ljudmiljö är en viktig arbetsmiljöfaktor som kopplas till välmående arbetsplatser (Toivanen, 2015). Ljudmiljön behöver inte bara betraktas som buller eller läten av olika slag. Ibland kan avsaknaden av ljud göra att situationen känns obekväm, exempelvis i biblioteksmiljöer förväntas tystnad, vilket bidrar till rädslan för att orsaka störande ljud för andra personer i omgivningen (Muhonen, 2018). Människor som pratar i bakgrunden anses vara ett av de mest störande elementen (Jahncke, 2012). Det är viktigt att poängtera att höra ljud från kollegor kan vara stärkande och uppiggande, vilket hjälper för att inte känna sig isolerad (Bodin Danielsson 2010).
Ljudnivån i öppna kontorslandskap har större tendens att orsaka negativa effekter på
medarbetarna menar Jahncke (2012). Det finns en pågående diskussion kring hur problemet med ljudnivån ska hanteras. Diskussionen betraktar både medarbetarnas egenskaper som en felkälla, där fel person sitter i fel arbetsmiljö, samt även om det går att finna en lösning som är anpassad till både medarbetarna och deras arbetsuppgifter (Jahncke, 2012).
Bodin Danielsson (2010) anser att det är viktigt att lokalisera varifrån störande ljud kommer för att förbättra den allmänna ljudmiljön. Hon delar upp bakgrundsljud i olika avsnitt där det generella bakgrundsljudet ska mätas var för sig. De andra avsnitten är: inverkan av ljudnivån för prat/röster, om ljudnivån från ventilationen anses störande och bullerfaktorn från ljudnivån på belysningen (Bodin Danielsson, 2010).
Luft
En behaglig temperatur kan verka självklart att ha på en arbetsplats, men det är inte alltid så lätt att få det rätt. Om temperaturen är för kall, för varm eller om den växlar påverkar det arbetstillfredsställelsen negativt. Vad som anses en behaglig temperatur är väldigt
individuellt, men generellt sätt ligger det på ca 21°C (Bodin Danielsson, 2010). Vid en större samling människor ökar vanligtvis temperaturen marginellt. Klagomål på temperaturen sker oftare när den är för hög än när den är för låg (Bodin Danielsson, 2010).
12
Luft och temperatur kan kopplas till frånvaro från arbetsplatsen på grund av sjukdom (Toivanen, 2015). Spridningsrisken för baciller och virus är större ju fler människor som vistas i samma miljö. Personer som har allergier av olika slag kan påverkas genom partiklar som finns i luften. Dålig ventilation försämrar för dessa personer och kanske till och med är ett hinder för att jobba på arbetsplatsen om inte åtgärder vidtas.
Ytterligare faktorer
Det finns ytterligare faktorer som spelar roll i akademiska verksamheter, vilka är: studentkontakt, valet av kontorstyper och ergonomi (Strandberg & Pragert, 2012). I
akademiska verksamheter är studentkontakten viktig. Om det är problematiskt för studenter och medarbetare att genomföra spontanmöten ökar studenternas stressfaktor (Pragert & Strandberg, 2012). Karlsson och Spetz (2012) betonar risken för hur basstruktur kan styra arbetsmetoden för hur studentkontakten hanteras. Om en arbetsplats känns tillstängd eller sluten från intressenternas synvinkel ger det signalen att man inte anses vara välkommen (Karlsson & Spetz, 2012). Personer som har någon form av funktionsnedsättning får det svårare att arbeta i öppna kontorsmiljöer, där tillgång till olika hjälpmedel och
specialanpassade arbetsytor varierar och måste flyttas ofta (Karlsson & Spetz, 2012). Det som skiljer en akademisk verksamhet från andra verksamheter är bland annat tillgången till böcker och material (GPS, 2012) som behövs för att underlätta forskning och förberedelser till föreläsningar. Studentkontakten är av stor vikt. För att förvara studenters arbeten för ändamål som handledningar och avvaktandet av potentiella kompletteringar, behövs tillgång till rymliga förvaringsytor (GPS, 2012). Akademiska verksamheter befinner sig inte i ett papperslöst stadium än menar Muhonen (2018).
13
2.3 Kort sammanfattning
För att få en bra bild över processen i Niagara kommer teorierna i hög grad behandla olika delar av arbetet. Halls tolkningsteori samt Daft och Lengels kommunikationsverktygsteori kommer framförallt att användas i analysen av frågeställningarna för del 1. Bodin Danielssons arbetsmiljöfaktorsutläggning i samspel med Payratós icke-verbala kommunikationsteori kommer att användas till frågeställningarna för del 2. Men vissa saker kommer att överlappa, Halls tolkningsteorier är sammankopplat med Toivanen och Bodin Danielssons beskrivning av kontorstyperna och Heides organisationsteorier kommer att diskuteras i både delarna. Del 1: I arbetets första del kommer jag undersöka följande frågeställningar: Hur såg den interna kommunikationen mellan medarbetare och ledning samt mellan medarbetarna ut under projektprocessen? Samt, hur stort inflytande hade medarbetarna för utformningen av sin arbetsmiljö under projekteringsprocessen? Jag kommer att använda mig av teorier som diskuterar vad kommunikation är samt hur den kan tolkas och användas inom organisationer. Del 2: I arbetets andra del kommer jag undersöka följande frågeställningar: Hur påverkas kommunikationen mellan medarbetare när ett skifte av kontorstyp sker? Samt, vilken
betydelse för medarbetarnas gemenskap, hälsa och produktivitet har arbetsmiljöns utformning i en akademisk verksamhet? Av de kontorstyper som presenteras kommer jag att fokusera på cellkontoret, flexkontoret samt det aktivitetsbaserade kontoret, eftersom dessa förekom i min fallstudie. I denna del kommer jag också undersöka hur medarbetarna upplever de fysiska aspekter som de olika kontorstyperna innehar.
14
3. Metod
Detta kapitel redogör för de metoder som användes i arbetet.
Figur 7 visar upplägget för hur insamlandet av data tillsammans med hur analysen kommer att bidra till slutsatsens innehåll.
Figur 7. Diagram som visar metod för insamling av data samt diskussion.
3.1 Val av studerat fall
Utgångspunkten för arbetet har varit att utföra en fallstudie på Malmö universitets byggnad Niagara. När jag började som student på Malmö universitet hösten 2015 var byggnaden Niagara det första jag uppmärksammade. Byggnaden har varit intressant i mina ögon sedan jag började min studietid, vilket var samma år som byggnaden invigdes. Under studietiden har byggnaden uppmärksammats både i media och i korridoren utanför, vilket har ökat mitt intresse över tid. Personalen som började arbeta i den nya byggnaden skiftade kontorstyper i samband med flyttningen. Fallet ansågs vara intressant eftersom det idag finns väldigt lite forskning gällande hur olika arbetsmiljöer påverkar just akademiska verksamheter. Det studerade fallet är av lämplig storlek för att garantera kvalité i den genomförda studien.
15
3.2 Litteratur
En litteraturstudie användes inledningsvis för att skapa en teoretisk referensram av relevant information för att öka kunskapen och förståelsen om ämnet och för att kunna analysera och diskutera resultatet. Litteraturen har samlats in löpande under arbetets gång. Sökningar har bland annat skett i Malmö universitets biblioteks databas Libsearch, vilket har lett fram till relevant litteratur, artiklar och avhandlingar. Sökord som användes var: kommunikation, intern kommunikation, organisation, arbetsmiljö, kontorstyper. Referenslistor i litteraturen har bidragit till att hitta relevanta författare.
Litteraturstudien har underlättat arbetet med att analysera det empiriska materialet. Det har även skapat ett större intresse att få reda på mer och bredda antalet infallsvinklar, vilket gjorde att min arbetsplan gick i en ständig loop, som syns i figur 7.
3.3 Offentliga dokument
För att få ackurat information kring hur kommunikationsflödet skedde under projekteringen för Niagaraplaneringen användes dokumenterat material i offentliga handlingar. Dokumenten som granskades varierade i form som: administrativa beslut, brev, och mötesprotokoll. För att lokalisera vilka dokument som var av användning för studien vidtogs hjälp från Malmö universitets arkiv. Utöver arkivet, finns på Malmö universitets hemsida offentliga dokument som användes i studien. Dokumenten var av stor betydelse för att få en uppfattning om hur kommunikationen såg ut över tid. Under projekteringskapitlet beskrivs händelseförloppet i kronologisk ordning för att ge en tydlig bild. Dokumenten generade information över vilka kommunikationsverktyg som användes under projektet, vem de användes av och när de användes.
3.4 Enkäter
Utgångspunkten för arbetet har varit att analysera och diskutera en redan genomförd enkätundersökning gjord på en akademisk verksamhet. Enligt Clampitt (2009) är enkätundersökningar vanligt förekommande i organisationer och ett väldigt värdefullt instrument som är viktigt för att förstå den organisatoriska kommunikationen.
Enkätundersökningen utfördes på mitt undersökta fall, byggnaden Niagara i Malmö, tre månader före och nio månader efter flytten (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2017) och hade ca 200 svar med en svarsfrekvens på ca 50%. Enkäten har används för att skapa en ökad förståelse för hur den interna kommunikationen i ett kontorsmiljöskifte såg ut. Den används även för att analysera de skillnader som uppstått i arbetsmiljön efter flytten. Metoderna Cronbach alpha och Sannolikheten (p) användes för att säkerställa att enkätundersökningen gav sanningsenliga resultat.
- Cronbach alpha handlar om frågornas reliabilitet. Om man ställer frågan vid olika tillfällen kan den som ska svara tolka frågan annorlunda och därmed kan svaren variera, även om personens åsikt är oförändrad. Svar som är >0,7 räknas som trovärdigt.
- Sannolikheten (p) används för att räkna ut ifall resultatet av undersökningen berodde på slumpen. Resultat som är <0.05 räknas som starkt bevis där slumpen inte
reflekterar resultatet. Om resultatet är ≥0.05 räknas svaret som svagt bevis där slumpen kan vara en bidragande faktor på det som frågorna ska undersöka.
16
Vidare har en enkätundersökning i samband med beskedet om kontorstypskiftet från cellkontor till aktivitetsbaserat kontor 2012 på institutionen för Globala Politiska Studier analyserats. Även den utfördes på en akademisk verksamhet. Enkäten utfördes under
projekteringsfasen på Niagara och var av stor betydelse för att få en bredare uppfattning, sett ur medarbetarnas perspektiv.
Olika diagram från en tredje enkätundersökning, som inte är baserad på en akademisk
verksamhet utan på Örnsköldsviks kommun, utförd av Umeå universitet, har inbringat många intressanta och relevanta infallsvinklar om hur den interna kommunikationen påverkas vid ett skifte av arbetsmiljön.
3.5 Intervju
Jag genomförde en intervju med Tuija Muhonen, som är en av författarna till artikeln Vad
händer med arbetsmiljön när man inför aktivitetsbaserade kontor inom akademin (2017), som
var en viktig byggsten för hela mitt arbete. Intervjun gav fördjupad kunskap och förståelse för tankegångar och hur resultatet analyserades samt information om hur projekteringsfasen uppfattats av de inblandade. Detta gav vägledning som var till stor nytta för analysen av hur både kommunikationsprocessen gick till och hur medarbetarnas upplevelser såg ut, vilket inte skulle gå att läsa sig till.
En intervjuguide konstruerades i förväg för att skapa en grund för att få relevant information och leda intervjupersonen genom mina tankegångar. Frågorna hade sin grund i
litteraturstudien men vidareutvecklades med hjälp av redan insamlat empirimaterial. Intervjun spelades in med applikationen Röstmemon som finns i IOS. Efter intervjun genomfördes en transkribering av materialet för att det ska bli lättare att analysera innehållet.
Målet var att genomföra ytterligare intervjuer med ledningen som verkade vid projekteringen. Dessa har idag andra arbetsuppgifter eller har sökt annat arbete. Jag försökte ändå få kontakt med några som satt i den dåvarande ledningsgruppen, men blev hänvisad till deras
efterträdare. Jag var intresserad av deras upplevelser och erfarenheter från projektet. Eftersom efterträdarna inte satt inne på den information jag eftersökte, beslöt jag att vidare intervjuer inte var nödvändiga.
3.6 Illustrationer
Genom användandet av illustrationer kombineras det skriftliga och det visuella, som kan leda till en högre kommunikationsnivå där läsaren får en heltäckande förståelse för innehållet. Interaktionen mellan illustrationer och texter är viktig för att förtydliga och förenkla valda delar av arbetet. Användandet av illustrationer, för att förtydliga och förenkla monoton statistik gällande framförandet av olika kontorstypers styrkor och svagheter, var av stor vikt för mitt arbete.
17
4. Del 1 - Kommunikationsprocessen
I detta kapitel undersöks hur den interna kommunikationen under projektprocessen såg ut, med utgångspunkt i frågeställningarna:
- Hur såg den interna kommunikationen mellan medarbetare och ledning samt mellan medarbetarna ut under projektprocessen?
- Hur stort inflytande hade medarbetarna för utformningen av sin arbetsmiljö under projekteringsprocessen?
Bild 1. Niagara i Malmö (Universitetsläraren, 2016).
Byggnaden Niagara ligger i kvarteret Niagara som i sin tur ligger i hörnet av Neptunigatan och Nordenskiöldsgatan i Malmö. Från Niagara är det korta avstånd till bland annat centralstationen, Malmö Live och universitets byggnad Orkanen. Detta bidrar till bra
förutsättningar för en viktig mötesplats för Malmö universitet och Malmö stad (Mynewsdesk, 2012).
18
4.1 Niagara, hur det gick till
2009-2011
I november 2009 valdes fyra arkitektfirmor ut, som föregicks av en arkitekttävling, för att fortsätta arbetet in i nästa etapp. De fyra arkitektfirmorna var FOJAB Arkitekter AB, Erséus Arkitekter AB, Semrén + Månsson Arkitekter AB och Lundgaard &Tranberg arkitekter A/S (Wickman, 2009), där uppdraget gick till det sistnämnda. Arkitektfirman Lundgaard och Tranberg, som ritade bygganden Niagara, får ofta i uppdrag att rita flexkontor. Många uppdragsgivare ser fördelar som att kunna effektivisera kunskapsutbytet mellan sina
medarbetare. Negativa aspekter som försvårad koncentrationsförmåga värderas inte lika högt. I början av projektet planerades för cellkontor till de anställda, men beslutet ändrades och aktivitetsbaserade kontor skulle istället införas (Fagerström, 2016). Att först rita nya kontor med intentionen att alla ska ha ett eget arbetsrum, men på uppdragsgivarens begäran, sedan ändra till öppna kontorslandskap, kunde man genomföra genom att bara ta bort väggarna från ritningen. Det var tidigare en vanligt förekommande företeelse, som numera utförs i motsatt riktning där kontorslandskap är i huvudfokus menar Aram Seiddigh (Fernholm, 2013). Upphandlingen om vem som skulle äga och agera byggherre för den nya bygganden Niagara stod mellan åtta olika bolag. Den slutgiltiga vinnaren blev Akademiska Hus, som sade sig vara tillfreds med att få uppdraget. Båda parter såg fram emot ett samarbete genom projektets gång och såg ljust på framtiden (Mynewsdesk. 2011).
Projektets totalkostnad vid upphandlingen om äganderätten, mars 2011, låg på 560 miljoner kronor (Mynewsdesk, 2011). I april 2012 har totalkostnaden ökat till drygt 700 miljoner kronor (Mynewsdesk, 2012).
Enligt internrevisionens årsrapport (2016) bestod Niagaraprojektet av två stora delar. Den ena var själva byggandet av byggnaden och den andra var ett projekt som var högskoleinternt. Byggprojektet följde de standardiserade tillvägagångssätten och följde de planer som var uppsatta. Byggnaden blev färdig i tid och höll kostnadsplanen. Att sätta samman dessa två delprojekt är en svår uppgift vilket tar tid att få till optimalt.
Figur 8 visar en översiktlig planering över hur Niagaraprojektet. Den sträcker sig mellan åren
2009, då arkitekttävlingen startade, till 2015, då inflyttningen skedde.
19
4.2 Den interna kommunikationen i projekteringsprocessen
2012
I samband med den nya kostnadsramen som beslutades av Malmö högskolans styrelse den 17 februari 2012, behövde den slutgiltiga lösningen angående arbetsplatsens utformning i
Niagarabyggnaden vara klar senast i juni samma år för att hålla budgeten (Bengtsson & Gunnarsson, 2012).
Högskoleledningen samt ledningen i berörda fakulteter var övertygade om att öppna kontor var en bättre möjlig utväg för att uppfylla högskolans behov, än vad cellkontor kan erbjuda (Bengtsson & Gunnarsson, 2012). Fördelarna med öppna kontor är flexibiliteten som erbjuds, möjligheten till fler arbetsplatser och lägre kostnader. Nackdelar med öppna kontor är
svårigheten att garantera en god arbetsmiljö. Förvaring av forsknings- och lärarmaterial, möjlighet till att sitta koncentrerad och ostörd med arbetsuppgifter som kräver det samt student- och lärarrelationerna kan försvåras (Bengtsson, Gunnarsson, 2012).
Den 7 mars 2012 beslöts i vilken riktning arbetsplatsen på Niagara skulle utformas, det vill säga öppna kontorslösningar (Bengtsson & Gunnarsson, 2012). Ett underlag för olika alternativ fick plan- och lokalavdelningen som uppgift att ta fram. Det skulle föras
diskussioner med den beröra personalen för att få feedback på förslaget och vidareutveckla det. För att få fram underlag anordnades en föreläsning som handlade om öppna och moderna miljöer. Därefter ordnades flera workshops, med inredningsarkitekterna som var direkt inblandade för att muntligt kunna diskutera med personalen (Bengtsson & Wickman, 2012). Inredningsarkitekterna var inte iblandade i workshopens viktigaste del enligt
workshopsdeltagarna.
Kommunikationsprocessen i projekteringen är intensiv under 2012 vilket visas i tidslinjen enligt figur 9.
Figur 9. Tidslinje över viktiga händelser relaterade till utformningen av arbetsmiljön i Niagara.
Genom workshoparna uppstod förslaget som var en variant av det öppna kontoret. En tyst zon för en koncentrerad arbetsmiljö, en öppen zon där flera medarbetare kan jobba tillsammans i öppna miljöer och en ännu mer öppen zon där studenter och medarbetare träffas (Bengtsson & Wickman, 2012). En konsekvensanalys sammanställdes där samtliga berörda fakulteter var med. Denna analys visade en viss oro över arbetsplatsbytet från stängda cellkontor till öppna miljöer. Högskoleledningen menade att högskolan kommer att finna lösningar på eventuell oro och problem inom ramen av projektet (Bengtsson & Wickman, 2012). En effektiv lokallösning är eftersträvansvärt eftersom lokalkostnader är en dyr post. Förslaget gör
20
arbetsplatsen mer flexibel till framtida förändringar och håller lokalkostnaderna låga (Bengtsson & Wickman, 2012).
Den 27 april 2012 skickades ett brev, undertecknat av ett 30-tal anställda vid Institutionen för Globala Politiska Studier (GPS), till högskolestyrelsen. I brevet beskrevs oron inför planerna med öppna kontorslandskap i den nya byggnaden Niagara. I brevet presenterades en
enkätundersökning som gjorts under mars månad. Resultat, som avsändarna ville tydliggöra från enkäterna, var att 100% av deltagarna föredrog egna rum. Ca 50% spenderar 11-20 timmar av sin arbetstid på rummet i nuläget och delar hellre ett rum med kollegor än sitter vid ett skrivbord i ett öppet kontorslandskap. Studentkontakten är mycket viktig i deras arbete. GPS skriver också, att ur deras synvinkel, är de negativa effekterna som kontorslandskap medför i hög grad överväger de positiva egenskaperna. Det finns anställda på högskolan som kommer att säga upp sig om öppna kontorslandskap blir verklighet (GPS, 2012).
”Om Malmö vill bli ett universitet, och dessutom har ambitionen att bli ett BRA universitet bör man inte ens fundera på öppna kontorslandskap då detta kommer att skrämma väck redan anställda, samt sådana vi gärna vill kunna anställa framöver.” (GPS, 2012, s. 7)
I enkätundersökningen, under övriga synpunkter, framgår det att den generella
lärarkompetensen kommer att vara i farozonen då de mest högutbildade kommer att leta sig vidare till andra jobb och att de med lägre utbildning/färre meriter kommer att stanna kvar eller vara de som i framtiden söker sig till högskolan (GPS, 2012). Oberoende av hur arbetsplatsen utformas är det viktigt för medarbetarna att känna att de får gehör för sina synpunkter. Medarbetarnas inställning till omställningen är en viktig faktor i arbetsmiljö-frågan och därav vikten att känna delaktighet till utvecklingen istället för att känna sig överkörd av ledingen (GPS, 2012).
Rektor svarar 2 månader senare, 26 juni 2012, med att beskriva underlaget till förslaget som tagits fram via workshops gjorda med TS och KS (Bengtsson, 2012).
Alla workshopsdeltagarna från TS och några från KS sände in en protest mot hur resultatet beskrevs i Beslut om fortsatt handläggning avseende kontorsplanering i projektet nybyggnad
inom kv. Niagara. Förslaget som presenterades på workshoparna var en öppen planlösning
med plats för färre arbetsplatser än det tidigare förslaget om cellkontor, som även inkluderade mötesrum. Workshopsdeltagarna menar att med cellkontor kommer fler arbetsplatser att kunna nyttjas. Diskussionen för cellkontor eller öppen lösning var inte workshoparnas syfte. Beslutet för öppen lösning verkade redan vara fattat efter första workshopen. Workshop två och tre handlade om att finna en kostnadseffektiv lokalanvändning för en öppen lösning (Workshopsdeltagare, 2012).
Workshopsdeltagarna menade att förslaget kommer att utgöra fara för grunden av högskolans verksamhet. Goda studentrelationer kommer att bli svårare att upprätthålla, möjligheten att utnyttja arbetsmaterial försvåras, samt att lugn arbetsmiljö är en angelägen fråga
(Workshopsdeltagare, 2012).
Från början var det endast två workshops inplanerade, men efter den första workshopen togs beslutet att ytterligare en workshop behövdes, totalt tre (Plan- och lokalavdelning &
21
22
Projektorganisationen enligt figur 10 visar hierarkin som användes för Niagaraprojektet. Högskolestyrelsen hanterar frågor gällande högskolans verksamhet och ekonomiska situation som rektor direkt svarar under. Ledningsgruppen bestod av dekaner, chefer och projektledare från berörda institutioner. Ledningsgruppens roll innebar att besluta om olika programfrågor, informera till verksamheten hur projektet går och ta hand om eventuella förändringar under projektets gång som sker i byggnaderna Niagara och Orkanen (Internrevisionen, 2016). Niagara har till skillnad från Orkanen en RFP-grupp, det vill säga rumsfunktion och rumsprogramgrupp, där olika funktionskrav genomarbetades för att anpassa lokalerna efter rådande tekniska specifikationer. Under varje byggnad i figuren finns en brukar- och
planeringsgrupp, där brukargruppen ansvarar för att ge övergripande svar på eventuella frågor och informera om pågående arbete till de respektive verksamheterna och planeringsgruppen är inblandad i planeringen av inskaffande av inredning och utrustning. Det finns undergrupper till brukar- och planeringsgrupperna som ansvarar för mer specifika delar av verksamheten (Internrevisionen, 2016).
2013-2015
Huvudskyddsombudet begärde av rektorn den 19 juni 2013 en handlingsplan för hur de identifierade riskerna kommer att hanteras i Niagarabyggnaden. Eftersom huvudskydds-ombudet inte kan stå för de potentiella ökade kostnaderna som framtida anpassningar kan medföra, stoppades alla inköp av utrustning tills handlingsplanen var levererad (Karlsson, 2013).
Rektor svarar den 27 juni 2013 med att berörda fakulteter och plan- och lokalavdelningen blev påminda om handlingsplanuppdraget den 11 juni 2013. Den 26 juni 2013 vid
uppföljningen fortskred arbetet och beräknads vara klart den 28 augusti 2013. Den 15 juli skickades upphandlingen för inredning avseende studentmiljöer och lärosalar ut. Den 1 oktober 2013 sändes upphandlingsunderlag för övrigt möblemang och kontorsinredning ut och då kommer handlingsplanen att tas hänsyn till (Bengtsson, 2013).
23
4.3 Kommunikationsverktyg under projektprocessen
De verktyg som användes i kommunikationsprocessen var workshops, föreläsning, e-mail, rektorsbeslut, officiella dokument, och enkäter. Dessa kan kopplas till Daft och Lengels teori där olika verktyg ger olika djup i den kommunikativa processen.
Figur 11. Kommunikationsverktygen i projektprocessen
Workshop – Workshop ligger högst i figuren därför att face-to-face är ett sådant medium där
det är lätt att tolka budskap och få direkt återkoppling.
Föreläsning - Under en föreläsning är det lätt att tolka budskap och få direkt återkoppling
men den hamnar inte högst upp därför att det är i stort sett en röst som hörs, även om frågor kan förekomma så bildas det ingen diskussion mellan flera röster.
E-mail – Att lägga ett e-mail är ett lätt sätt att kommunicera med andra. Texten som är
skriven i ett e-mail är det enda som finns med, känslor och kroppsspråk hamnar utanför. Texten kan därför tolkas på olika sätt beroende på när och hur mottagaren väljer att tolka meddelandet. Det blir ingen direkt återkoppling då mottagaren kanske inte läser/svarar så fort e-mailet är mottaget.
Rektorsbeslut/Offentliga dokument – Det är ett mer formellt sätt att kommunicera på, där
återkoppling inte förväntas på samma sätt som ovanstående kommunikationsverktyg. Det följs som ett beslut är fattat och för att förändra innehållet i meddelandet behöver ett nytt beslut fattas.
Enkät – I enkäter finns inte samma djup i informationen som framhävs utan de är tänkta som
ett snabbt och effektivt medel att förmedla statistik till mottagarna. Enkäter skulle delvis också kunna hamna på medel i informationsrikhet därför att de utöver de statistiska delarna där frågor som ”Vad tycker du om…? Besvara med 1-5” existerar, finns det delar där det finns plats för fri text där personliga åsikter framhävs och ges utrymme.
24
Under projekteringsprocessen enligt figur 11 i samband med Daft och Lengels teori, sker i första halvan endast de medel-lägsta ur informationsrikhetssynpunkt, det vill säga: e-mail, rektorsbeslut, offentliga dokument och enkäter. Under andra halvan förekommer öppnare diskussions- och återkopplingsmöjligheter ökar i form av en föreläsning och flera workshops.
25
5. Del 2 – Medarbetarnas upplevelser
Denna del av mitt arbete handlar om medarbetarnas upplevelser av olika kontorstyper och hur arbetsmiljön påverkas. Med hjälp av enkät- och intervjuunderlag undersöks
frågeställningarna:
- Hur påverkas kommunikationen mellan medarbetare när ett skifte av kontorstyp sker? - Vilken betydelse för medarbetarnas gemenskap, hälsa och produktivitet har arbetsmiljöns utformning i en akademisk verksamhet?
I denna del förhåller jag mig till tre olika enkätundersökningar som är nyligen utförda och en intervju med artikelförfattarinnan Tuija Muhonen. Två av dessa enkätundersökningar är utförda i anslutning till Niagaraprojektet och är inom ramen av akademisk verksamhet. Den tredje är utförd vid Umeå universitet på Örnsköldsviks kommun och behandlar byte av kontorsmiljö. Dessa undersökningar har delvis behandlat samma frågor vilket underlättar jämförelsen mellan de olika.
5.1 Arbetsmiljöfaktorer behandlade på Niagara 2015-2016.
Figur 12 och 13 är resultatet av en studie om Vad händer med arbetsmiljön när man inför aktivitetsbaserade kontor inom akademin skriven av Hanne Berthelsen, Tuija Muhonen och
Susanna Toivanen. Tabellerna visar resultatet av en enkätundersökning som skedde i samband med flytten till en ny byggnad där aktivitetsbaserade kontor fanns. Enkäter skickades, 3 månader innan flytten och 9 månader efter flytten, ut till de anställda på två fakulteter på Malmö Universitet, fakulteten för kultur och samhälle och fakulteten för teknik och samhälle.
Figur 12. Medelvärdet av Berthelsens et al. enkätundersökning ur tabell 2 där de sanningsenliga resultaten visas enligt p<0.05. (För originalfigur se bilaga 8.1)
Utifrån figur 12 kan man utläsa att fler arbetar hemifrån, vilket är ett direkt resultat av
flexkontorets byggnadsideal. Flexkontoret utmärker sig med att inte ha någon fast arbetsplats och begränsad förvaring. Flexkontoret byggs med vetskapen om att det är för litet för hela arbetskraften. Arbetsmiljön är i farozonen för försämring när arbetet utförs hemifrån (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2017). Socialt stöd och gemenskap från kollegor har minskat sedan flytten. Vikten av socialt umgänge och sammanhållning är betydelsefullt då risken för arbetsplatskonflikter annars kan öka.
26
Berthelsen, Muhonen & Toivanen (2017) menar att skillnaderna som uppstår innebär, enligt statistiken, en markant skillnad på arbetsplatsen. Relativt lite forskning finns på förändring av kontorsmiljö inom akademisk verksamhet, vilket försvårar möjligheten att jämföra med tidigare forskning inom andra verksamheter. Inom den akademiska världen är det fortfarande mycket papper och böcker som används och behöver förvaras. En del av arbetet för lärarna och forskarna går ut på att skriva och rätta prov, förbereda föreläsningar, läsa in sig på ett ämnesområde etc. Att sitta enskilt och koncentrerat utgör oftast bättre förutsättningar för gott resultat. Eftersom den akademiska verksamheten inte har kommit lika långt som flexkontorets användare förväntas ha, gällande digitaliseringen, kan verksamheten bli påverkad negativt (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2017).
Om det sker omfattande förändringar på en verksamhets arbetsplats är det viktigt att ha noggranna förberedelser lång tid innan förändringen faktiskt sker. Bidragande faktorer som är viktiga för att lyckas när arbetsplatsen förflyttas är att högsta ledningen tydligt ska
kommunicera ut till sina anställda vad förändringen innebär (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2017). Det bör utföras en ordentlig analys på arbetssituationen idag och ställa prognoser hur den kan bli efter en eventuell flytt. Tidigare forskning bör gås igenom och diskuteras för att säkerhetsställa att förändringens positiva sidor överväger de negativa för verksamheten.
Kontorslandskap som införs motiveras med att det är ekonomiskt fördelaktigt för
organisationen eftersom det är billigare att bygga (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2017). Seddigh menar att många väljer kontorslandskap på grund av att det är ett sätt att minska lokalkostnaderna (Fernholm, 2013). Seddigh påpekar att även om lokalkostnaderna sjunker kommer andra kostnader att öka istället. Berthelsen, Muhonen & Toivanen (2017) menar att motiveringen inte tar hänsyn till makroekonomiska faktorer. Andra kostnader kan dyka upp som är svårberäkneliga. Kostnader som grundar sig i bland annat arbetstillfredsställelse, gemenskap på arbetsplatsen och koncentrationssvårigheter. Effekterna kan vara minskad effektivitet och sämre hälsa på arbetsplatsen (Berthelsen, Muhonen & Toivanen, 2017) Förändringar i den fysiska arbetsmiljön innebär enligt figur 13 att det ges sämre möjligheter för att själv dekorera och personifiera arbetsplatsen. Känslan av att störa sina medarbetare ökade och möjligheten till att arbeta koncentrerat är sämre. Det finns oro över att känna sig observerad och inte kunna sitta och jobba i avskildhet. De ergonomiska aspekterna gällande sittkomfort försämrades efter flytten. Kommunikationen inom gruppen och till andra grupper försämrades. Den allmänna arbetstillfredsställelsen minskade.
27
28
5.2 Flytt mellan kontorstyper i en icke-akademisk verksamhet
En studie som utförts av Pettersson-Strömbäck, Bodin Danielsson, Nordin, Öhrn, Harder, Olsson och Wahlström vid Umeå universitet 2018, behandlar arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö i Örnsköldsviks kommun. Den baserar sig på en enkätundersökning som gjorts i samband med en flytt från cellkontor till antingen nya cellkontor eller till aktivitetsbaserade kontor. Studien har genomförts på en kommun, vilket inte faller inom ramen för renodlad akademisk verksamhet, men den är ändå relevant eftersom den behandlar byte av kontorsmiljö inom samma verksamhet. Det är dessutom extra intressant eftersom det förekommer många olika typer av arbetsuppgifter inom en kommun. Studien visar att arbetsuppgifterna spelar väldigt stor roll för de anställda i samband med helhetsbedömningen av den nya arbetsmiljön. Cheferna upplevde det aktivitetsbaserade kontoret som positivt. En chefs arbetsuppgifter innefattar bland annat att samverka,
kommunicera och administrera. Dessa lämpar sig bra i en öppen kontorsmiljö. De som hade arbetsuppgifter som avser intellektuella funktioner, det vill säga som kräver mycket
koncentration och gärna ostördhet, upplevde ABW mer problematiskt.
Den största skillnaden mellan de två kontorstyperna enligt figur 14 är ljudskillnaden som uppstår samt förvaring av arbetsmaterial. Åtkomsten till dagsljus varierar mellan
kontorstyperna.
29
Den allmänna arbetsmiljön är bättre i cellkonter enligt figur 15. Framförallt finns det problem med att känna sig observerad och inte kunna sitta och jobba i avskildhet. De ergonomiska aspekterna är sämre i det aktivitetsbaserade kontoret.
Figur 15. Förändring av fysisk arbetsmiljö och lokalernas utformning (Pettersson-Strömbäck et al. 2018).
Figur 16 visar att den upplevda produktiviteten hos medarbetarna som fortfarande arbetar i ett
cellkontor är relativt oförändrat. De som flyttat från cellkontor till aktivitetsbaserat kontor upplever en lägre produktivitet. Sluttningen är väldigt brant mellan före flytten och 6 månader efter, sedan sjunker den sakta mellan 6- och 18-månaders-intervallet.
30
Figur 17 visar hur nöjda medarbetarna är med det nya kontorets utformning. De som skulle
byta kontorstyp var mer exalterade före flytten inför framtiden än de som skulle till ett nytt cellkontor. Resultatet överensstämde inte med förväntningarna, vilket gör att kurvorna i figuren tydligt visar.
Figur 17. Nöjdhet med kontorets utformning där 1 är mycket missnöjd och 5 är mycket nöjd.(Pettersson-Strömbäck et al. 2018).
I figur 18 är fråga två ”Lokalerna underlättar kontakter egen grupp***” intressant att titta på, eftersom det är den enda som är signifikant utifrån sannolikheten att resultatet är trovärdigt. Den stapeln är den mest varierande och resultat utmärker sig mer än övriga staplar i figuren. Kommunikationen i den egna gruppen är mindre fördelaktigt i ett aktivitetsbaserat kontor, medan samarbetet, både i egna gruppen och med andra grupper samt kommunikationen till andra grupper är bättre i ett aktivitetsbaserat kontor.
31
Figur 19 och 20 visar vilket kontorstyp som föredras efter 18 månader på det nya kontoret.
Av de som jobbar i cellkontor var det ingen som ville byta till det aktivitetsbaserade kontoret, 89% föredrog att jobba kvar i cellkontoret. Av de som jobbar i aktivitetsbaserade kontor var det endast ungefär en tredjedel som föredrog den nya arbetsmiljön. En tredjedel föredrog cellkontor och en tredjedel kände att en kompromiss mellan de båda skulle vara bra.
Figur 19. Den föredragna kontorstypen för flytt från cellkontor till cellkontor 18 månader efter flytt (Pettersson-Strömbäck et al. 2018)
Figur 20. Den föredragna kontorstypen för flytt från cellkontor till aktivitetsbaserat kontor 18 månader efter flytt (Pettersson-Strömbäck et al. 2018)
32
Den allmänna hälsan för medarbetarna i de olika kontorstyperna var relativt stabil men något dalande. Linjen för de som flyttade till cellkontor lutar mer över tid än vad den gör för de som flyttade till det aktivitetsbaserade kontoret.
Figur 21. Allmän hälsa där 1 är dåligt och 5 är utmärkt (Pettersson-Strömbäck et al. 2018)
5.3 Kontorspreferens av medarbetare inför flytten till Niagara utförd 2012.
Enkätundersökning gjord av institutionen för Globala Politiska Studier på Malmö högskola 2012 behandlar flytten från den gamla lokalen där cellkontor och delade kontor användes till de nya aktivitetsbaserade kontoren i byggnaden Niagara. Denna undersökning är inte lika representativ som tidigare enkätundersökningar eftersom den saknar sanningsvärden som styrker svaren, det är färre antal deltagare och den ställer andra frågor än de tidigare. Frågorna ställdes bara en gång, det vill säga före flytten, till skillnad från de andra som ställde frågor före och efter flytten. Dock är den relevant på grund av att den tar i anspråk den akademiska verksamhetens arbetsuppgifter och mål.
Enkäten, som kan ses i figur 22, visar att den enskilda kontakten med studenter och kollegor i hamnar på mellan 0-20 timmar. Ingen sitter färre än 10 timmar per vecka, men i övriga 10-timmars intervaller sitter ungefär en tredjedel i varje. 100% föredrog att sitta i eget rum före flytten, kontorslandskap ansågs som det sämsta alternativet och delade rum var ett godkänt mellanting.
33
34
5.4 Vad innebär ett renodlat aktivitetsbaserat kontor?
Den 5 april 2018 utfördes en intervju med Tuija Muhonen, professor i arbetsvetenskap, som är en av författarna till artikeln Vad händer med arbetsmiljön när man inför aktivitetsbaserade
kontor inom akademin (2017), vilken behandlades i enkätundersökningsavsnittet.
Niagara har marknadsförts som en aktivitetsbaserat arbetsplats. Birgitta Wickman säger i en intervju med ETC (2015) att uppdraget var att skapa ett aktivitetsbaserat kontor, vilket har utförts. Vad aktivitetsbaserade kontor innebär enligt nationalencyklopedin är att inredningen ska skapa olika zoner som stödjer olika aktiviteter. När jag själv var där och undersökte på plats försiggick inte mycket aktivitet i de olika zonerna som skapats. Det kan kopplas till figur 12 som visar att fler arbetar hemifrån.
Tanken med aktivitetsbaserade kontor var att inte spendera pengar på lokaler som sedan står tomma (Forummedicum, 2015). Om ingen aktivitet sker kanske kontorstypen är mer lik ett flexkontor. Enligt Officeinsights (2017) skiljer sig aktivitetsbaserade kontor från flexkontor genom att det försiggår aktiviteter i olika zoner, som möblemanget delaktigt uttrycker och stödjer. Eftersom flexkontor och aktivitetsbaserade kontor skiljer sig åt frågade jag i intervjun med Tuija Muhonen om hennes tankegång kring dessa begrepp i relation till studien hon gjort på universitetsbyggnaden Niagara.
”Man kan säga att Niagara är en del av ett flexibelt kontor. Vi kämpade med vad vi skulle benämna det med, men vi har en forskare som har forskat en del om kontorsmiljöer. Tanken var att det skulle marknadsföras som aktivitetsbaserat men det blev inte riktigt det i slutändan. Då skulle det varit mer tysta zoner, det är väldigt lite väggar här. Tanken var att man inte skulle ha fasta arbetsplatser överhuvudtaget, utan att man ska sitta där det finns plats, men det sker lite olika på olika institutioner. Vissa försöker följa dessa normer men det blir ofta att man gör anspråk på en plats som sin egen. Det blir inte längre en aktivitet. Det är inte renodlat aktivitetsbaserat.” (Muhonen, 2018)
Muhonen belyser att det inte finns så mycket erfarenheter från universitetsvärlden kring hur olika zoner skapas för bli renodlade. En kombination av att inte ha väggar och sittgrupper som är placerade precis bredvid skrivborden motsäger varandra och bidrog till att många inte trivdes att jobba i universitetsbyggnaden och kom bara dit när skrivbordsarbete behövde utföras. Det uppstod en viss tvekan om vilken benämning som skulle användas för den utformade arbetsmiljön i artikeln som skrevs. Vidare påpekar Muhonen att från början, då arkitekttävlingen var aktiv år 2009, fanns det kriterier om att alla skulle ha ett eget rum och tillgång till dagsljus. Tanken var att dagsljuset skulle maximeras eftersom några suttit i mörkare rum tidigare, men 2012 togs ett beslut att det inte längre skulle bli så, vilket många som varit med på hela resan har upplevt som en frustration.
Ordet renodlat kommer upp vid flera tillfällen. Frågan är om en verksamhet behöver vara renodlad för att det ska fungera. Det behöver inte endast finnas en kontorstyp för att organisationen ska fungera, men det gäller att se till att de som finns är ordentligt genomtänkta för verksamhetens arbetsuppgifter. Muhonen trycker på tryggheten för
medarbetarna när jag frågar om framtiden för akademiska verksamheter i aktivitetsbaserade kontor. Tryggheten framförallt för personalsidan. Arbetsplatsen är låst för icke-medarbete vilket är bra för det ökar trygghetskänslan av att inte vem som helst kan komma in och
