Att skapa och hantera
systemdokumentation
Mikael Svensson, Tobias Widerstrand
Kalmar, 2008-05-26 C -nivå, 15hp
Examensarbete i Datateknik
Extern Handledare: Björn-Ola Kronander, SYSteam DTS AB Handledare: Jacob Lindehoff, Högskolan i Kalmar, IKD
Institutionen för Kommunikation och Design Högskolan i Kalmar
Abstract
Det saknas ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras inom nätverk och dess arkitektur. Vad bör dokumenteras? Hur bör man dokumentera det och hur bör man hantera den färdiga dokumentationen? Detta är de frågor som vi med detta arbete vill ge svar på.
Vi har genom en kvalitativ fallstudie och deduktivt arbete kommit fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och
nätverksinfrastruktur. Denna lösning innefattar egenutvecklade mallar i Microsoft Word, en lösning för dokumenthantering i Windows SharePoint Services och ett verktyg för automatisk insamling av systeminformation.
Nyckelord: Dokumenthantering, Systeminventering, SharePoint, Dokumentation, Systemdokumentation, Nätverksdokumentation.
Förord
Detta är ett examensarbete på 15hp och är en del av kraven för kandidatexamen vid programmet Nätadministration/Systemteknik på Högskolan i Kalmar.
Vi vill tacka Björn-Ola Kronander på SYSteam DTS AB för idén till examensarbetet och för inblicken i företagets dokumentationsrutiner. Vi vill också tacka vår
Innehållsförteckning
Abstract ... 2 Förord ... 3 Innehållsförteckning ... 4 1. Inledning ... 1 1.1 Bakgrund ... 1 1.2 Problem ... 1 1.3 Syfte och Mål ... 2 1.4 Avgränsningar ... 2 1.5 Källkritik ... 3 .6 Målgrupp ... 3 1 2. Referensram ... 4 2.1 Systemdokumentation ... 42.1.1 Vikten av bra systemdokumentation ... 4
2.1.2 Vad bör dokumenteras? ... 5
2.2 Systeminventeringsprogram ... 6
2.2.1 SYDI - Script Your Documentation Instantly ... 6
2.2.2 Express Metrix ... 7
2.2.3 Belarc ... 8
2.3 Information Technology Infrastructure Library ... 10
2.4 Dokumenthanteringssystem ... 11 2.4.1 Problem ... 12 2.4.2 OpenKM ... 12 2.4.3 Microsoft SharePoint ... 13 3. Metod ... 16 3.1 Kvalitativ metod ... 16 3.2 Datainsamling ... 18 3.3 Metoddiskussion ... 19
3.4 Genomförande och resultat ... 19
3.4.1 Dokumenteringsmallar ... 19
3.4.3 Testmiljö ... 21
3.4.4 Test utav SYDI ... 21
3.4.5 Test och val utav dokumenthanteringssystem ... 22
3.4.6 Dokumenteringsprocessen ... 24
4. Diskussion & Slutsats ... 26
.1 Förslag till fortsatt arbete ... 27
4 5. Sammanfattning ... 28
6. Summary ... 29
7. Referenser... 30
1. Inledning
Tänk dig att du är en IT-tekniker för ett företag. Plötsligt ringer chefen och berättar att företaget brunnit ner och att hela IT-infrastrukturen måste byggas upp på nytt i en ny lokal. (Mobile MIS Consulting, 2005)
Att vid sådana tillfällen ha en väluppdaterad och aktuell systemdokumentation kan vara till stor hjälp åt tekniker och konsulter då de snabbt kan få en överblick av det nätverk som ska återställas, och på så vis spara mycket tid och pengar. Tyvärr är det många företag som känner att just systemdokumentation är ett väldigt eftersatt område. (C2Solutions, 2008) Utöver detta saknas det ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras och hur det ska dokumenteras. (Mobile MIS Consulting, 2005)
1.1 Bakgrund
Det är utifrån ovanstående tankar vi valt att göra ett arbete om just
systemdokumentation. Vi känner att det är ett ofta bortglömt och lågprioriterat område som dock är väldigt betydelsefullt för många företag.
För att arbeta fram en problemställning med förankring i verkligheten tog vi kontakt med företaget SYSteam DTS AB som är ett IT-konsultföretag med sitt kontor beläget i Borås. Företaget har specialistkompetens inom lagerlogistik, e-handel och
affärssystem samt IT-infrastruktur. De känner att de i dagsläget inte har en
tillfredsställande process för att skapa och hantera systemdokumentation. (SYSteam DTS, 2008)
1.2 Problem
Efter att ha reflekterat över de funderingar som presenteras ovan och de tankar vi fick efter ett möte med SYSteam DTS AB i Borås, kom vi fram till ett antal
frågeställningar.
• Vad bör dokumenteras?
• Hur bör arbetet med dokumentationen gå till?
• Kan man automatisera delar av dokumentationsarbetet?
• Hur bör man hantera den färdiga dokumentationen?
1.3 Syfte och Mål
Syftet med detta arbete är att ta fram en lösning för att skapa och hantera
systemdokumentation. Denna lösning ska inte bara passa SYSteam DTS AB utan vara så pass generell att den kan implementeras även i andra IT-miljöer, både befintliga och nya.
Vi har valt att dela in vårt arbete i tre delar. I grunden har vi som målsättning att utveckla en eller flera mallar för dokumentering. Tanken är att dessa mallar ska innehålla så många som möjligt av de punkter som bör dokumenteras och hur dessa ska dokumenteras. Den systemdokumentation som skapas utifrån dessa mallar ska vara så pass omfattande att en återställning av systemet ska kunna göras utifrån den. Även mallar och riktlinjer för framtagning av de grafiska skisser som bör finnas över nätverksstrukturen ska tas fram. Dessa grafiska skisser kommer att finnas som en bilaga till varje dokumentation.
Till detta så har vi även som mål att finna ett systeminventeringsprogram för insamling av information om de enheter som ska dokumenteras. Systeminventeringsprogrammet ska kunna samla in så mycket nödvändig information som möjligt om de enheter som ska dokumenteras utan större arbete från administratören.
För lagring och hantering av all dokumentation bör det finnas ett
dokumenthanteringssystem . Detta system bör vara en redan färdig produkt som enkelt går att implementera i ett befintligt nätverk. Det sätts som krav att lagringen ska vara lättillgänglig och enkel att använda, den ska även ha versionshantering för att enkelt kunna spåra ändringar.
1.4 Avgränsningar
Det ingår inte i examensarbetet att driftsätta en färdig lösning, utan endast ta fram en lösning som kan ligga till grund för implementation. Examensarbetets lösning kommer inte att behandla säkerhetsaspekten hos applikationer såsom rättigheter och policys.
1.5 Källkritik
Många av de källor som används i rapporten och behandlar mjukvara kommer från tillverkarnas egna hemsidor. Detta innebär givetvis att informationen är partisk och i vissa fall till stor del skriven i marknadsföringssyfte. Vi har dock försökt att behandla denna information opartiskt genom att se på vilka funktioner som är tillgängliga och i vissa fall egenskaper som på annat sätt är intressanta .
Vi har i något fall tagit upp vilka andra företag som använder en viss produkt. Från vår sida är syftet med detta att visa på vilka målgrupper företaget har. Teorin som
behandlar produkterna bör emellertid läsas med vetskap om att källorna i vissa fall kommer direkt från företagen.
1.6 Målgrupp
Examensarbetet riktar sig främst till it-företag som vill se över sin lösning för
systemdokumentation. Den kommande lösningen är tänkt att fungera som en generell lösning som kan skräddarsys eller agera inspirationskälla vid utveckling av nya
lösningar för systemdokumentation.
2. Referensram
Detta kapitel behandlar vikten av bra systemdokumentation och vad som är viktigt att dokumentera. Referensramen innefattar även praktiska verktyg för automatisk systeminventering. Lagringen av den färdiga systemdokumentationen kan göras på olika sätt. Ett sätt är att ta hjälp av ett dokumenthanteringssystem såsom SharePoint och OpenKM som fungerar som en centraliserad lagring för dokument. De olika verktyg för systeminventering och dokumenthantering som behandlas skiljer sig i funktionalitet och utförande men har intressanta funktioner som hjälper till i dokumenteringsarbetet.
2.1 Systemdokumentation
En väl fungerande systemdokumentation fungerar som en ritning över nätverket. Denna ritning inkluderar grafiska systemskisser, detaljerade beskrivningar av all hårdvara, licensöversikter över all mjukvara, listor över administrativt ansvariga personer och så vidare (Mobile MIS Consulting, 2005).
2.1.1 Vikten av bra systemdokumentation
Att använda en väl fungerande systemdokumentation är en förutsättning för att få en god översikt och kontroll över sitt nätverk. Det är också en grundsten för att snabbt och effektivt kunna lösa både dagliga och större problem.
Mobile MIS Consulting (2005) menar att systemdokumentation kan ses som en försäkring och återställningsplan för företaget.
Om någonting går fel i ditt nätverk så kan systemdokumentationen visa sig vara till mycket stor hjälp då den kan fungera som en referensguide i arbetet med felsökning. Detta kommer att spara både tid och pengar.
Ett väldokumenterat nätverk är till stor hjälp då nyanställda eller inhyrd personal ska sätta sig in i nätverket. De kan läsa dokumentationen och snabbare få en översikt över nätverket. Eftersom inhyrd personal ofta är väldigt dyr så kan mycket pengar sparas på detta (Allen, 2002).
2.1.2 Vad bör dokumenteras?
Det finns i grund och botten två huvudkategorier i en systemdokumentation dels en övergripande dokumentation av det fysiska nätverket och dels en dokumentation av all hårdvara och mjukvara som används (Mobile MIS Consulting, 2005).
”Ett nätverkstopologi hanteringssystem måste vara kapabelt att dokumentera och manipulera förbindelseinformation för planering, design, eller
omkonfigureringsbehov” (Linebarger, 1986).
Den övergripande fysiska dokumentationen fysiska dokumentationen ska enkelt ge en bra översikt över nätverket, den bör innehålla lättöverskådliga grafiska skisser över nätverkets infrastruktur, planritningar över byggnaden, ett diagram över alla patchpaneler och switchportar med mera.
I den övergripande dokumentationen bör det även finnas kontaktuppgifter till de personer som är ansvariga för att nätverket fungerar tillfredställande så att det snabbt går att nå dessa personer vid behov (NetworkDNA, 2008).
Till varje server på företaget bör det finnas en utförlig dokumentation innefattande ett antal viktiga saker. Till att börja med så bör en övergripande beskrivning av varje server finnas. Denna bör innehålla en funktionsbeskrivning, inköpsdatum,
installationsdatum, garantier och dess utgångsdatum, installerad mjukvara inklusive operativsystem, direktansluten hårdvara, personer med rättigheter till servern, ansvarig administratör och annan för servern viktig information.
Alla servrar i nätverket bör även dokumenteras noggrant i avseende hårdvara. Denna dokumentation kan vara till stor hjälp vid felsökning av servrar då tekniker snabbt kan få en översikt över den installerade hårvaran. En välgjord hårdvarudokumentation är även en nödvändighet om ett identiskt system ska kunna återbyggas efter en total systemkrasch (The Computer Technology Documentation Project, 2008).
Om servern har någon specifik konfiguration så bör även denna dokumenteras, detta kan innefatta till exempel hur en DHCP-server är konfigurerad, med bland annat scope, reservationer och exclusions (Mobile MIS Consulting, 2005).
Då nätverksenheter så som routrar och switchar är en av de mest grundläggande enheterna i ett nätverk, så är det viktigt att snabbt kunna återställa dem. Då kan backuper av konfigurationen vara till väldigt stor hjälp. Varje gång en ändring i
konfigurationen på en nätverksenhet görs så bör en ny backup av den göras så att den alltid hålls uppdaterad (The Linux Documentation Project, 2008).
Varje serverdokumentation kan med fördel även kompletteras med en utskrift från ett systeminventeringsprogram, så som SYDI-Server eller Belarc Advisor (TechRepublic, 2008).
2.2 Systeminventeringsprogram
Olika Systeminventeringsprogram skiljer sig i användningsområde och funktioner. De används dock i samma syfte, att samla in data om datorsystem. (Robichaux, 2008) Företaget Express Metrix beskriver sin lösning Express Inventory som: ”ett verktyg som tillåter dig att automatisera mjukvaru- och hårdvaru- inventeringsprocessen och generera meningsfulla rapporter som behövs för både IT och företagets beslutsfattare” (Express Metrix, 2008).
2.2.1 SYDI - Script Your Documentation Instantly
SYDI är en samling skript som hämtar information från servrar och nätverk för att sedan automatiskt generera rapporter i Word eller XML format. SYDI är så kallad öppen källkod, med detta menas att det är gratis att använda för både företag och privatpersoner. SYDI finns i fyra olika utföranden (SYDI, 2008):
SYDI-Server – Projektets ”flaggskepp” som används till att dokumentera
Windowsmiljöer.
SYDI-Exchange – Verktyget för dokumentation av Microsoft Exchange (mailserver). SYDI-SQL – Verktyget för dokumentation av MS SQL servrar (databaser).
SYDI-Linux – Verktyget för dokumentation av Linux system (stöds för tillfället
endast fullt ut av Linuxdistributionen Gentoo Linux).
Man kan säga att SYDI-Server består av två olika delar, insamling och rapportering. Insamlingsdelen använder sig av WMI (Windows Management Instrumentation) som är en tjänst som körs på Windowsbaserade datorer och kan användas till att samla in information. Eftersom WMI körs som en nätverkstjänst är det möjligt att
dokumentera andra servrar på systemet när man använder ett datorkonto med administratörsrättigheter.
Rapportdelen av SYDI-Server kan presentera insamlad data på två olika sätt. Antingen så autogenereras ett Worddokument med hjälp av COM object, eller så skrivs
informationen automatiskt in i en enkel xml fil. Om man för tillfället använder SYDI-Server från en maskin som inte har Microsoft Office Word installerat finns det en inbyggd funktion för att skapa en XML fil som senare kan konverteras till ett Word dokument.
SYDI-Server kan användas till att hämta en stor vidd av en servers konfiguration, detta innefattar bland annat: installerad mjukvara, biosinformation, IP-rutter, installerade patchar och diskinformation. Se avsnittet Gathering Options i bilaga 1 för en utförligare beskrivning (SYDI, 2008).
2.2.2 Express Metrix
Express Metrix är ett mjukvaruföretag som specialiserar sig på
systeminventeringsprogram och systemmätningslösningar. (Express Metrix, 2008) Express Metrix lösningar för licenshantering vann 2005 Microsofts pris: ”Technical Innovation Award” som är ett pris som delas ut till Microsofts Partners. (Microsoft, 2008b) Express Metrix har två lösningar för systeminventering: Express Software Manager och Express Inventory. Programmen är proprietära, det vill säga har stängd källkod och kostar för både privatpersoner och företag.
Express Software Manager är ett PC inverteringsprogram designat för Windows klient- och serveroperativsystem. Programmet har stöd för Windows Terminal Server/Citrix applikationer.
Express Inventory är ett systeminventeringsprogram som automatiserar hårdvaru- och mjukvaru- inventeringsprocessen. Programmet har stöd för att generera rapporter om Microsoft Windows klient- och serveroperativsystem.
Express Metrix systeminventeringsprogram är uppbyggda i tre steg (Express Metrix, 2008):
• Upptäcka – Programmet söker efter arbetsstationer i Active Directory. Programmet försöker upptäcka all installerad mjukvara på nätverket, även den som inte känns igen av programmet. Man kan välja att upptäcka specifika filer som tar upp utrymme på servern till exempel MP3 filer.
• Identifiera – Express Software Identification Database (ESID) är en databas med känd mjukvara. Programmet matchar den upptäckta mjukvaran med poster i databasen. Det finns även möjlighet att lägga till mjukvara som hittats men inte känns igen.
• Rapportera – Programmet kan presentera data på två olika sätt, antingen i programmets Express Reports Console eller som webbrapporter.
2.2.3 Belarc
Belarc är ett amerikanskt företag som har två produkter som kan användas för att samla in information om servrar och nätverk. Belarc Advisor riktar sig till
privatpersoner och är gratis medans BelManage kostar och är ämnad för företag. Belarc Advisor är ett systeminventeringsprogram som genererar rapporter med information om installerad hårdvara, mjukvara, saknade Microsoft hotfixes och status på virusskydd. Denna information presenteras sedan på en lokal webbsida.
BelManage är programvara som hjälper till att hålla koll på mjukvarulicenser, uppgraderingar, säkerhetsuppdateringar och konfiguration. Av detta genereras översiktliga rapporter som kan exporteras (se figur 1).
Figur 1: Exempel på en BelManage Uppgradering rapport. Källa: Belarc, 2008.
BelManage används av flera amerikanska företag och myndigheter bland annat NASA, U.S. Coast Guard, U.S. Marine Corps och U.S. Army. BelManagers funktioner är följande:
• Konfigurationshantering med mjukvaru-, hårdvaru- och säkerhetsrapporter. • Mjukvarulicenshantering som rapporterar antal licenser som är installerade
och var de finns.
• Säkerhetsrevisioner för Microsofts hotfixar och säkerhetsuppdateringar som täcker Microsoft Windows och Microsoft Office.
• Ändringshistoria för att automatiskt logga alla mjukvaru- och hårdvaru- modifikationer.
• Prestandaövervakning för viktiga parametrar som S.M.A.R.T. status (hårdiskövervakning), omstarter, processor användning och nätverksaktivitet med mera.
• Konfigurationshanteringsdatabas (eng. Configuration Management Database) som består av detaljerade mjukvaru-, hårdvaru- och
säkerhetsrapporter. Det omfattande ramverket Information Technology Infrastructure Library beskriver uttryckligare fördelarna med en Configuration Management Database (Belarc, 2008).
2.3 Information Technology Infrastructure Library
Information Technology Infrastructure Library (benämns i fortsättningen ITIL) är ett omfattande ramverk skapat för att bistå organisationer med en standardiserad miljö (ITIL ITSM World, 2008).
ITIL utvecklades av brittiska Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) för att sammanställa erfarenheter från arbeten med att leverera
kostnadseffektiva och kvalitativa IT-tjänster. ITIL består av fem böcker som ger råd om hur man skapar och bibehåller IT-tjänster med kvalitet (ITIL.se, 2008).ITIL behandlar även Service Management som är ett set resurser utformade för att ge mervärde till kunder i form av tjänster (ITIL ITSM World, 2008).
Configuration Management beskrivs i version två av ITIL och behandlar
implementationen av en konfigurationshanteringsdatabas så kallad Configuration Management Database (benämns i fortsättningen CMDB). En CMDB innehåller information om de IT-tjänster som organisationen är beroende av. Informationen innefattar bland annat information som rör hårdvara, mjukvara och systemunderhåll (ITIL ITSM World, 2008).
Den senaste versionen av ITIL (version3) är strukturerad i en livscykel i fem steg vilket utgör strukturen för de fem böckerna. Böckerna förklaras överskådligt nedan
(Haverblad, 2008).
• Service Strategy ger en vägledning i design, utveckling och implementation av Service Management, både som organisatorisk kompetens och som strategisk tillgång. ”Den här ITIL-boken uppmuntrar läsarna att stanna och tänka igenom varför någonting ska göras innan de funderar över hur själva förfarandet ska gå till”.
• Service Design ger vägledning om design och utveckling av tjänster och processer inom Service Management. Den ger även principer för design och metoder för hur man omvandlar strategiska mål till servicelösningar.
• Service Transition ger vägledning i förbättring och utveckling i driftsättandet av nya och förändrade tjänster.
• Service Operation handlar om praxis vid hanteringen av servicedriften. • Continual Service Improvement ger handledning i att skapa och bevara ett
bättre mervärde för kunden med hjälp av design, överföring och servicedrift (ITSMF, 2008).
Nästa avsnitt behandlar dokumenthanteringssystem som på ett funktionsrikt sätt kan användas för att centralt lagra den färdiga dokumentationen.
2.4 Dokumenthanteringssystem
Ett dokumenthanteringssystem hjälper till att organisera, indexera och kontrollera dokument (ECM, 2008). Ett effektivt dokumenthanteringssystem kan innefatta följande: (Systemvaruhuset, 2008)
• Generella och specifika nyheter/meddelanden • Behörighetsstyrda dokument och mötesplatser • Versionshantering och ännu ej upprättade dokument • Kalender och bokningssystem
Feldman hävdar att 80 % av ett företags insamlade kunskap finns i företagens dokument. Av denna anledning har dokumenthantering blivit erkänt som nyckeln till bra kunskaps- och informationshantering (Liu, 2008). För tillfället finns det många dokumenthanteringssystem på marknaden och fler är under utveckling. De viktigaste lösningarna sett till de funktioner som finns tillgängliga är: Documentum, FileNet, IBM Lotus Notes, Interwoven, Microsoft SharePoint, och Stellent. Bland lösningarna som bygger på öppen källkod är följande program värda att nämnas: OpenCMS, Apache Lenya, MARIAN, and Xinco (Paganelli, 2008).
2.4.1 Problem
För stora företag med hundratusentals dokument är ett dokumenthanteringssystem absolut nödvändigt. Mindre företag ser ofta inte samma behov. De känner att de med en genomtänkt katalogstruktur har ett system som är tillräckligt för deras behov. De argumenterar med att det kostar pengar och tid i form av utbildning, administration samt eventuell ny hård- och mjukvara. Med tanke på detta tycker de inte att
funktionerna som ett dokumenthanteringssystem tillför är tillräckliga för en implementation (Heckman, 2003).
2.4.2 OpenKM
OpenKM är ett dokumenthanteringssystem som bygger på öppen källkod. Med detta menas att det är fritt att användas både i personligt och kommersiellt syfte. Företaget försörjer sig istället genom att ta betalt för support av produkten. OpenKM finns i fyra olika utföranden.
• OpenKM - Community • OpenKM - Enterprise • OpenKM - Enterprise hosted • OpenKM - Enterprise cluster
Programmet riktar sig till både stora och små företag. OpenKM bygger på J2EE(java) och ”JBoss application server” vilket gör servern helt plattformsoberoende. Klienten kräver ingen extra installation utan är helt webbaserad. Klienten finns även översatt till svenska. Informationen kan antingen lagras på ett filsystem eller så kan en
databashanterare användas (se figur 2).
Figur 2: Enkelt diagram över systemarkitekturen. Källa: OpenKM, 2008.
• Versionshanteringen fungerar genom utcheckning av ett dokument man vill arbeta med, som vid utcheckningen låser sig för andras ändringar. När man arbetat färdigt med dokumentet checkar man in det och en ny version är skapad. Det fungerar utmärkt att komma åt föregående versioner av ett dokument.
• Sökfunktionerna indexerar automatiskt dokument och gör det möjligt att söka i innehållet. Man kan söka på nyckelord, synonymer,
modifikationsdatum, författare och dokumenttyp.
• Administrationsfunktionerna innefattar förutom rättigheter för användarna en detaljerad användarlogg och möjlighet att se inloggade användare
(OpenKM, 2008).
2.4.3 Microsoft SharePoint
SharePoint kan användas till att underlätta samarbete, tillhandahålla funktioner för innehållshantering, hantera webbinnehåll samt göra vanliga arbetsflöden mer konsekventa när det gäller att till exempel granska dokument. Programvaran är i stor
utsträckning anpassad till att användas tillsammans med Microsofts kontorsprogram Microsoft Office. Detta gör att upplevelsen blir välbekant och konsekvent för
användaren eftersom många företag redan använder Officepaketet. (Microsoft, 2008a) Intresset för internetbaserade portaler såsom SharePoint är stort just nu (InfoMER, 2007). Procentuellt sett är det ett lågt antal företag som använder portaler men intresset för dem är högt. Glen Keenan vd på XCM Solutions tror att denna typ av produkter kommer att slå igenom stort inom de närmaste åren (Alexander, 2008). SharePoint programvaran finns i tre olika versioner.
• Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) - Ett fritt tillägg till Windows 2003 Server.
• Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Finns i två versioner: Standard och Enterprise, dessa skiljer sig i funktioner och pris. (Microsoft, 2008d) Dessa två versioner är byggda på toppen av WSS arkitekturen (se tabell 1).
Tabell 1: WSS och MOSS Arkitektur. Haglund, 2007
Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Project Server 2007 Windows SharePoint Services 3.0 (WSS)
.Net Framework 3.0 – inklusive Windows Workflow Foundation ASP.Net 2.0
Internet Information Server (6.0 eller 7.0) Windows Server (2003 eller 2008)
• Innehållshantering - SharePoints Innehållshantering innehåller funktioner för versionshantering, beskrivande metadata, arbetsflöde, innehållstyper, granskning och rollbaserad åtkomstkontroll på dokumentbiblioteks-, mapp- och dokumentnivå (Microsoft, 2008a).
• Dokumenthantering - SharePoint är ett kraftfullt verktyg för
dokumenthantering. En viktig funktion är versionskontrollen som ser till att flera personer inte samtidigt ändrar i ett dokument. Detta genom att man
checkar ut ett dokument, arbetar med det och checkar in det igen (InfoMER, 2007).
• Arbetsflöden - Microsoft Office SharePoint Server 2007 har stöd för automatiserade arbetsflöden som förenklar granskning av innehåll och godkännandeprocesser när det gäller dokument som lagras i ett SharePoint-dokumentbibliotek med tillhörande arbetsflödesmall. (Microsoft, 2008c) Med detta menas att man kan definiera regler för hur ett dokument ska hanteras. Till exempel kan ett automatiskt e-post meddelande skickas till säljchefen med en uppmaning att granska en ny offert innan den skickas ut till kund
(Microsoft, 2008d).
• Personliga webbportaler - Med SharePoint kan man skapa personliga webbplatser. Webbplatsen kan fungera som en portal där användaren kan hantera och visa sina dokument, uppgifter, Microsoft Office 2007-kalendern och söka efter arbetskamrater. Innehållsleverantörer kan utifrån befattning, avdelning eller intressen presentera relevant information.
• Webbinnehåll - Office SharePoint Server 2007 innehåller funktioner för att designa, distribuera och hantera internetportaler. Man kan skapa mallbaserade webbsidor till exempel en Nyhetswebbplats om man vill ha en webbplats med nyhetsartiklar och länkar. Andra malltyper som finns är samarbetsportal och publiceringsportal. En Samarbetsportal utgör den översta hierarkin i ett företags intranät med startsida, nyhetswebbplats, webbplatskatalog och ett sökcenter. Exempel på mallar som finns tillgängliga för samarbetsportalen är gruppwebbplatser, wikiwebbplatser och bloggar. En publiceringsportal är den översta hierarkin för en webbplats på internet som kan anpassas till företagets intranät. Mallen utgörs av en inloggningssida, en startsida, ett exempel på ett webbutrymme för pressmeddelanden och ett sökcenter (Microsoft, 2008a). • Office SharePoint Designer 2007 - Detta är ett program relaterat till
SharePoint och används för att skapa och anpassa SharePoint webbplatser. Programmet har stöd för skapandet av arbetsflödesprogram. Med hjälp av redigeringsverktyg kan man designa den grafiska layouten med så kallade stilmallar (eng. Cascading Style Sheets) (Microsoft, 2008a).
3. Metod
Detta kapitel inleds med en förklaring kring några olika metoder som vi sedan diskuterar och förklarar hur vi använt. Kapitlet fortsätter med en överläggning kring datainsamlingen. Metoddelen avslutas med metodkritik där vi diskuterar kring alternativa metoder.
3.1 Kvalitativ metod
Valet av forskningsansatts avgörs utifrån vilket problem forskaren har att undersöka. Det finns två olika forskningsansatser, kvalitativa samt kvantitativa. De båda syftar till hur man väljer att generera, bearbeta och analysera den information som har samlats in. Det som avgör vilken ansats som är mest lämplig beror på hur
undersökningsproblemet är formulerat (Davidson & Patel, 2003, s 14).
En kvalitativ metod kännetecknas av att den inte använder sig av siffror eller tal. Den inbegriper eller resulterar i verbala formuleringar, skrivna eller talade. (Backman, 1998, s 30) Med kvalitativ forskning fokuserar datainsamlingen på ”mjuka” data till exempel av kvalitativa intervjuer och tolkande analyser. Kvantitativ forskning däremot innebär mätningar vid datainsamlingen och statistisk bearbetnings- och analysmetoder (Davidson & Patel , 2003, s 14).
Vi anser att en kvalitativstudie passar bäst tillvår uppsats eftersom vi har som avsikt att finna en lösning på ett antal problem. Då arbetet kommer att grunda sig mycket i teoretiska observationer kan metoden ses som kvalitativ. Vi har inte haft som avsikt att göra generaliseringar som har uppstått från statistiska analyser, därför är den
kvantitativa ansatsen utesluten.
Baserat på vår kvalitativa ansats anser vi att en fallstudie är en väl lämpad
undersökningsmetod. Eftersom en fallstudie ämnar förklara, förstå och beskriva ett specifikt område. Det kan vara en grupp, en organisation eller en situation. Vid en fallstudie utgår man från ett helhetsperspektiv för att få så mycket täckande information som möjligt (Davidson & Patel, 2003, s 54). Fallstudier behöver inte begränsats till just ett fall, man kan tänka sig flera i en studie (Backman, 1998, s 48). I denna uppsats har en fallstudie tillämpas, vi har initialt haft kontakt med ett företag där vi gemensamt arbetat fram våra mål och frågeställningar. Fallstudien i vår uppsats kan ses som en situation där målet var att ta fram en lösning för dokumentation.
Denna lösning har som avsikt att vara så generell som möjligt till företag med lokala nätverk.
För att svara på våra frågeställningar kan olika slags arbetssätt för att relatera empiri och teori tillämpas. Det finns huvudsakligen tre sådana: deduktion, induktion och abduktion. Dessa begrepp handlar om hur forskaren väljer att tillmötesgå problemet. Induktion är när uppsatsskrivaren börjar med empirin, för att sedan koppla den med befintliga teorier och begrepp. Deduktion är när forskaren initialt utgår från teorin för att sedan kunna koppla samman den med empirin. Att arbeta deduktivt betyder att forskaren följer ”bevisandets väg”. Det menas att denna väg kännetecknas av att utifrån allmänna principer och befintliga teorier dra slutsatser om enskilda fall och företeelser.Fördelarna med ett deduktivt förhållningssätt är att objektiviteten i forskningen stärks då utgångspunkten tas i redan befintlig teori. Detta leder till att arbetet blir mindre färgat av forskarens egna åsikter kring ämnet. Nackdelen med att arbeta deduktivt är att befintlig teori kan styra forskningen och hålla tillbaka
upptäckten av ny information. Abduktion är en blandning av dessa två (Davidson & Patel, 2003, s 23).
Vid val av för dokumentationsarbetet viktiga program och verktyg ämnar vi att använda oss av ett deduktivt arbete. Vi har för avsikt att utifrån införskaffad teori göra praktiska tester för att fastställa att produkterna fungerar som teorin utlovat. Även arbetet med dokumentationsmallarna följer ett deduktivt flöde som inleds med sekundär datainsamling för att bygga upp en teoretisk referensram.
Datatriangulering är ett effektivt sätt att öka en studies validitet genom att ställa teorins variationer mot varandra (Björklund & Paulsson, 2003, s 77).
Därför ämnar vi använda datatriangulering vid framtagandet av dokumentationsmallarna.
För att sammanfatta de valda metoderna har vi valt att visualisera dem i figuren nedan
(figur 3).
Figur 3: Egen modell: Metodvisualisering.
Genom att använda oss av dessa metoder ämnar vi att få en helhetsbild av vårt ämne och på så sätt få en ökad förståelse för det vi vill undersöka.
3.2 Datainsamling
Denna insamling görs för att samla in den information som behövs efter att man bestämt sig för problemformulering och syfte. Den består av att man under den tid som finns till förfogande tillskaffar sig data som säger så mycket som möjligt om de frågor som formulerats samt att man skaffar sig förståelse för de brister informationen kan ha. Insamlingen är beroende av metodvalet (Davidson & Patel, 2003, s 65). Det finns två olika sätt att samla in data. Primärkällor, det vill säga
förstahandsrapporteringar samt sekundära källor som till exempel litteratur och elektroniska källor.
Vi har främst använt oss av sekundära källor med undantag från det initiala framtagandet av frågeställningar och mål. Den sekundära data kommer främst från elektroniska källor då den mest uppdaterade och korrekta informationen avseende funktioner i programvara återfinns på företagens egna produktsidor. Litteratur har också använts i avseende att öka förståelsen om teorin bakom dokumentation, som till exempel vad som skall dokumenteras.
3.3 Metoddiskussion
Lösningen har utvecklats i en virtuell miljö. Vi kan därför inte garantera att den fungerar på samma sätt i en fysisk miljö. För att säkerställa kvaliteten bör därför tester i en fysisk miljö göras. Detta kunde ha varit möjligt om kontakten med företaget hade varit fortlöpande under hela uppsatsens gång.
Som vi inledningsvis skrev saknas det ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras och hur det ska dokumenteras. I och med att uppsatsen är inriktad på att hitta en lösning för dokumentation istället för att ta reda på varför den ingående kunskapen saknas anser vi att de primära källorna inte hade bidragit till en ”bättre lösning”. Intervjuer med olika företag kunde dock ha hjälpt oss i arbetet med utvecklandet av dokumenteringsmallarna då en större helhetsbild hade framkommit. Vi har dock som tidigare nämnts använt oss av datatriangulering för att öka validiteten.
3.4 Genomförande och resultat
Här kommer vi att beskriva hur vi kom fram till de olika produkterna som utgör vårt resultat.
3.4.1 Dokumenteringsmallar
För att skapa dokumenteringsmallarna började vi med att triangulera data som presenteras i referensramen.
Våra källor var förhållandevis eniga gällande vad som bör dokumenteras. Mobile MIS Consulting skriver om dokumentation som en försäkring och återställningsplan för företaget. De andra källorna är variationer av att dokumentationen skall vara så pass omfattande att en återställning av systemet skall kunna göras. Syftet med
dokumentationen tolkar vi utifrån detta vara densamma även om det utrycks olika. Vi fann att källorna ofta inte motiverade sina val av objekt att dokumentera. Detta beror sannolikt på att de flesta objekt anses så självklara att dokumentera att det inte krävs någon motivation. Detta gjorde det svårare för oss att göra en kritisk analys av informationen samtidigt som framtagandet av mallarna blev mindre tidskrävande än väntat och vi fick mer tid över till produkttesterna som presenteras senare i arbetet. De mallar vi arbetat fram är följande tre:
• Mall för övergripande dokumentering (Bilaga 2) – Här dokumenteras bland annat kundinformation, konfigurationer och den nätverksutrustning som inte passar att dokumentera med övriga mallar, till exempel
nätverksskrivare. De grafiska skisser som bör finnas dokumenterade kan ses som en bilaga till detta dokument.
• Mall för serverdokumentering (Bilaga 3) – Här dokumenteras varje enskild server i nätverket. Detta dokument är tänkt att vara så pass detaljerat att en återställning ska kunna göras vid total systemkrasch. Här dokumenteras bland annat datornamn och placering, nätverkskonfiguration, datum för inköp, installation, garantier och en detaljerad lista på serverns hårdvara. Till denna dokumentation ska en inventering från SYDI-Server finnas.
• Mall för nätobjektsdokumentering (Bilaga 4) – Denna mall används vid dokumenterande av nätobjekt som till exempel: routrar, switchar och hårdvarubrandväggar. Utöver denna dokumentation bör även en backup tas av varje nätobjekts konfiguration.
3.4.2 Systeminventeringsprogram
För att komma fram till vilket systeminventeringsprogram vi ville använda utförde vi ett antal jämförelser och tester.
Vi började med en teoretisk jämförelse där vi jämförde de i teorin genomgånga systeminventeringsprogrammen. Vi undersökte vilket program som på enklast sätt samlade in information om systemet, vilket som var mest skalbart samt andra funktioner som på ett eller annat sätt förbättrar dokumentationen eller förenklar dokumentationsarbetet. Beslutet grundas på följande observationer.
SYDI använder Windowstjänsten WMI för insamling av data. Skriptet kräver ingen installation och kan användas på valfri dator i nätverket när man är inloggad som domänadministratör. SYDI är och gratis att använda och fritt att modifiera. Detta gör att administratören själv utformar vad som skall dokumenteras. BelManage och Express Metrix program använder proprietär källkod för att samla in data samt kräver installation på en värddator. Utifrån detta bedömer vi SYDI som mest skalbart. SYDI hade den mest omfattande användarguiden. Express Matrix och BelManage produktsidor anser vi inte räcker för att utröna produkternas användarvänlighet.
För att utföra de praktiska tester vi planerat att göra sattes en testmiljö upp.
3.4.3 Testmiljö
Testmiljön skapades i virtualiseringsplattformen VMware och bestod av tre virtuella datorer som presenteras nedan.
Den första virtuella datorn som installerades var en Windows Server 2003 Enterprise Edition, denna användes som domänkontrollant. Datorn var utrustad med 384mb RAM-minne, 16gb hårddisk och en processor på 2,4Ghz.
Den andra virtuella datorn som installerades var en 64-bitars Windows Server 2008. Denna dator var utrustad med 1gb RAM-minne, 30gb hårddisk och en processor på 2,4Ghz.
Den tredje och sista virtuella datorn som installerades var en Windows XP
Professional med servicepack 2. Denna dator var utrustad med 320mb RAM-minne, 6gb hårddisk och en processor på 2,4Ghz.
3.4.4 Test utav SYDI
För att skriptet ska fungera så måste datorn ha kontakt med alla de servrar som ska inventeras. SYDIskriptens dokumentation rekommenderar att man loggar in som domänadministratör för att ha fulla rättigheter till alla servrar i domänen.
Det första som måste göras för att få SYDI att fungera tillfredställande är att konfigurera skriptet ”sydi-wrapper.vbs” som ligger i mappen tools.
Skriptet kan editeras med till exempel notepad eller en annan textredigerare som inte formaterar text.
Sydi wrapper har följande inställningar och parametrar:
• Export Options – Som default är [EXPORTFORMAT="word"]
bortkommenterat, och [EXPORTFORMAT="xml"] valt. Vi ändrade så att [EXPORTFORMAT="xml"] är bortkommenterat och att
[EXPORTFORMAT="word"] används.
• Location Options – Här finns ett antal sökvägar som ska fyllas i, de är som följer:
o SYDISERVER – Sökvägen till skriptet sydi-server.vbs.
o OUTPUTDIRECTORY - Sökvägen till den mapp där du vill spara de rapporter som genereras av SYDI-server.
o LOGDIRECTORY – Sökvägen till den mapp där du vill spara de
loggfiler som skapas när SYDI-server genererar rapporter. (Detta är normalt inga filer som behöver användas)
Så här såg den färdiga konfigurationen ut.
' Export Options
EXPORTFORMAT="word" ' For Microsoft Word 'EXPORTFORMAT="xml" ' For XML
' Location Options
' Location of SYDI-Server.vbs
SYDISERVER="C:\Documents and Settings\administrator.FORETAGET\Desktop\sydi-server-2.1\sydi-server.vbs"
OUTPUTDIRECTORY="C:\Documents and
Settings\administrator.FORETAGET\Desktop\sydesservers output\" LOGDIRECTORY="C:\Documents and
Settings\administrator.FORETAGET\Desktop\sydesservers output\Log Files\"
Nu är SYDI-wrapper konfigurerat och klart att användas. För att starta skriptet startade vi kommandoprompten och skrev följande: cscript [sökvägen till SYDI-wrapper] –a [den OU innehållande de servrar som ska inventeras] Exempel: >cscript "C:\Documents and Settings\administrator.FORETAGET\Desktop\sydi‐server‐
2.1\tools\sydi‐wrapper.vbs" ‐a"OU=servers,DC=foretaget,DC=se"
Skriptet kontaktar nu domänkontrollanten och plockar ut alla de enheter som ligger i den angivna OUn och testar anslutningen till dem. Om anslutningen lyckades så skickar SYDI-wrapper vidare anslutningen till skriptet SYDI-server som inventerar servern skriver all information till ett Word-dokument som sedan sparas på den i konfigurationen angivna mappen.
SYDI-Server valdes för skriptets enkelhet, framtida utveckling och eftersom det är gratis. Skriptet fungerade mycket tillfredställande i vår testmiljö och visade sig även vara möjligt att modifiera vid eventuella framtida behov. SYDI-Servers automatik sparar mycket tid i dokumentationsarbetet och spelar en viktig roll i vår lösning.
3.4.5 Test och val utav dokumenthanteringssystem
För att hantera alla de dokument som framställs under dokumenteringsarbetet såg vi snart behovet av ett väl fungerande dokumenthanteringssystem.
För att komma fram till vilket dokumenthanteringssystem som skulle användas gjordes en teoretisk jämförelse av SharePoint och Open KM.
Valet av dokumenthanteringssystem grundar sig på de krav vi definierat i kapitel 1.3. Både SharePoint och Open KM har stöd för versionshantering och kan installeras på befintliga nätverk.
Eftersom SharePoint är integrerat med Microsoft Office som är världens mest
använda kontorspaket känner många igen sig och programmet blir med lättanvänt (PC World, 2008). SharePoint har svensk suport både på internet och över telefon
(Microsoft, 2008a). Open KM support kostar och det framgår inte på produktsidan vilken typ av kommunikation det rör sig om (OpenKM, 2008).
Utifrån dessa jämförelser kom vi fram till att Microsoft SharePoint Services 3.0 var den programvara som var bäst lämpad för ändamålet.
Efter de teorietiska jämförelserna gjorde vi ett antal praktiska tester för att kontrollera och styrka riktigheten i de teoretiska jämförelserna. De krav vi ställde på produkten var att den skulle vara enkel att implementera, vara lättillgänglig, enkel att använda och ha en välfungerande versionshantering.
Det är dessa krav vi vill verifiera med de praktiska testerna. Testerna utfördes i den testmiljö som vi beskriver i punkt 3.4.3.
För att undersöka om produkten var tillräckligt enkel att implementera laddade vi ner den från Microsofts hemsida. Installationen gjordes sedan på Server 2008 maskinen. Vi valde att göra en ”basic installation” och följde sedan installationsguiden. Efter installationsguiden följde en automatisk konfiguration som kördes.
Utan vidare konfiguration sedan föregående steg, valde vi nu att kontrollera
tillgängligheten till den nyinstallerade produkten. Detta gjordes genom att ansluta från XP-klienten och logga in med administratörskontot.
För att vidare testa produktens användarvänlighet skapades ett antal dokumentmallar, ett dokumentbibliotek och en mappstruktur. (se bilaga 5)
När de väl var skapade provade vi att använda de nyskapade mallarna. Samtidigt sattes versionshanteringen på prov. (Se bilaga 6)
Vi valde att använda Windows SharePoint Services 3.0 (WSS) som
dokumenthanteringssystem. WSS uppfyller alla de krav vi har på centraliserad lagring, det är enkelt att implementera, använda och förstå samtidigt som det är lättillgängligt och har inbyggt stöd för versionshantering. (Microsoft, 2008a)
Nästa stycke förklarar dokumenteringsprocessen och visar hur dokumenteringsmallarna, SYDI och Sharepoint interagerar.
3.4.6 Dokumenteringsprocessen
Efter våra studier kom vi fram till en katalogstruktur och en dokumentationsprocess. Katalogstrukturen skapas utifrån en framtagen mall för dokumentbibliotek (se bilaga 5). Dokumentationsprocessen beskrivs i fem faser med ett strukturerat arbetsflöde som visualiseras nedan (figur 4).
Figur 4 (egen modell): Visar katalogstrukturen i SharePoint. Arbetsflödet som beskrivs nedan illustreras här med pilar.
• Fas 1 – SYDI-Server skriptet igång. Skriptet skapar en automatisk
dokumentation för vardera server som ligger i en bestämd OU (Organisation Unit) i Active Directory. Dokumenten laddas sedan upp på servern (figur 5). Dokumentation som skapas i denna fas kan används i nästkommande fas.
Figur 5: Visar hur man överför utskrifterna till SharePoint.
• Fas 2 - ”nytt serverdokumentation” väljs från menyn i SharePoint (se figur 6). Serverdokumentationsmallen öppnas då i Word (se bilaga 3). En
Serverdokumentation skapas för varje server på nätverket. Utskrifterna som skapas i fas 1 underlättar dokumenteringsarbetet.
Figur 6: Visar menyn för dokumentskapande i SharePoint.
• Fas 3 - Här skapas dokumentation för nätobjekt så som switchar, routrar och hårdvarubrandväggar. Mallen (bilaga 4) öppnas på samma sätt som i fas 2. • Fas 4 – Den övergripande dokumentationen fylls i. (Se bilaga 2)
• Fas 5 - En nätverksskiss skapas utifrån en mall i Microsoft Visio.
4. Diskussion & Slutsats
Vårt syfte var att skapa en så generell lösning för systemdokumentation som möjligt. Mallarna och systeminventeringsprogrammen är båda tillräckligt generella för att passa de flesta företag med en IT-miljö. SharePoint katalogstrukturen som presenteras i vårt lösningsförslag är gjord för ett typiskt IT konsultföretag som sköter kunders
systemdokumentation. Därför passar katalogstukturen inte företag som endast har ett nätverk att dokumentera. Det krävs dock inget stort arbete för att skapa
mappstruktursmallar som bättre passar andra typer av företag (se bilaga 5).
Vi har vägt behoven av ytterligare en mall, en mer fysisk sådan med planritning som innefattar diagram över patchpaneler och switchportar. En sådan dokumentation skulle enligt oss bli onödigt tidskrävande och svårtydd. Vårt synsätt är att man med etiketter bör märka patchpaneler och switchportar istället för att innefatta detta i dokumentationen.
Vi fann bristande teori i hur grafiska mallar skall utformas för att kunna vara lätta att modifiera. Därför uppfyller vi inte det målet vi hade för att utforma standardiserade mallar och riktlinjer för detta.
Implementation av ITIL anser vi i dagsläget är alltför tidskrävande och omfattande att realisera för ett medelstort IT-företag. Detta ligger emellertid utanför examensarbetet och skulle kräva ytterligare studier för att kunna dra en slutsats om.
Arbetet har lett fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och nätverksinfrastruktur.
Vi har utvecklat dokumenteringsmallar som förenklar dokumentationsarbetet och ligger till grund för en välstrukturerad systemdokumentation. Tack vare SharePoints centraliserade lagring är dokumentationen lättillgänglig för företaget och den inbyggda versionshanteringen tillför goda möjligheter att spåra ändringar. SharePoints övriga funktioner ligger även till god grund för andra användningsområden.
Inventeringsverktygets automatik sparar mycket av det tidskrävande arbetet som annars måste skötas manuellt och leder även fram till en mer komplett
systemdokumentation.
4.1 Förslag till fortsatt arbete
SharePoint är ett program som även kan användas till fler saker än
dokumenthantering. Fler och fler företag kommer sannolikt att upptäcka vilka möjligheter systemet har. I framtiden skulle det bland annat vara intressant att titta på vilka policys och praxis som används för arbetsflöden. Dessa arbetsflöden kan sedan på ett mer effektivt sätt implementeras i SharePoint. På detta sätt säkerställer man processen och minimerar risken för att viktiga dokument i form av avtal, offerter och dokumentation är felaktiga genom arbetsflödets granskning.
Något som kan ses som framtida förbättringar och komplement till arbetet är ett systeminventeringsverktyg för Linux-maskiner. Vi fann inte de verktyg för inventering av Linux-maskiner som vårt val av systeminventeringsverktyg kunde erbjuda som tillräkligt utvecklat för användning. Detta var mycket på grund av att det endast var fullt utvecklat för Linuxdistributionen Gentoo Linux.
5. Sammanfattning
Det saknas ofta ingående kunskap om vad som behöver dokumenteras inom nätverk och dess arkitektur. När nätverken växer, vem ser till att förändringarna
dokumenteras? När den viktiga dokumentationen inte är åtkomstbar, vad händer då? Vi ville utifrån dessa funderingar besvara följande frågor:
• Vad bör dokumenteras?
• Hur bör arbetet med dokumentationen gå till?
• Kan man automatisera delar av dokumentationsarbetet? • Hur bör man hantera den färdiga dokumentationen?
Vi har genom en kvalitativ fallstudie försökt finna en lösning på dessa problem och vårt arbete har grundat sig mycket i teoretiska observationer. Vid val av de
programvaror och verktyg som används i dokumentationsarbetet har en deduktiv metod valts för att försäkra oss om att produkterna fungerar som utlovat i teorin. Detta arbete har lett oss fram till en lösning som förenklar arbetet med dokumentering av servrar, nätobjekt och nätverksinfrastruktur. Lösningen består av tre delar.
För att få en bättre koll på vad som behöver dokumenteras och för att inget ska missas vid dokumentering, har ett antal dokumentationsmallar för dokumentering utvecklats. Dessa mallar innehåller alla de punkter som vi ser nödvändiga att dokumentera för servrar och nätobjekt. Mallarna har utvecklats i Microsoft Word.
För hantering av dessa mallar har vi valt att använda oss av en lösning i Windows SharePoint Services (WSS). Denna lösning fungerar som ett komplett
dokumenthanteringssystem med en välstrukturerad mappstruktur för all systemdokumentation, en smidig versionshantering och en god interaktion med Microsoft Word.
Vi hade även som mål att hitta ett verktyg för enkel och automatisk inventering av systeminformation, till detta valdes skriptet SYDI-Server som efter enklare konfiguration av användaren enkelt samlar in mycket av den nödvändiga informationen automatiskt.
6. Summary
There is often a lack of detailed knowledge about what needs to be documented in the network and its architecture. When the networks are growing, who makes sure that the changes documented? When the important documents are not accessible, what
happens then?
We wanted to answer the following questions: • What should be documented? • How should it be documented?
• Is it possible to automate parts of the documentation work? • How should the finished documentation be handled?
We have means a qualitative case study tried to find a solution to these problems and our work has been based to a large extend on theoretical observations. In the selection of the software and tools used in the documentation work is a deductive method adopted to assure us that the products work as promised in theory.
This work has led us to a solution that simplifies the process of documentation of servers, network objects and network infrastructure. The solution consists of three parts.
To get a better hold on what needs to be documented and that nothing will be missed at the record-keeping, a number of templates for documentation has been developed. These templates contain all the points that we see necessary to document for servers and network objects. The templates were developed in Microsoft Word.
For the management of these templates, we have decided to go for a complete solution in Windows SharePoint Services (WSS). This solution acts as a complete document management with a well-structured folder structure for all system documentation, a smooth version handling and a good interaction with Microsoft Word.
We had also aims to find a tool for easy and automatic gathering of system information. The script SYDI-Server was elected for this task. After a simple
configuration by the user the script simply collects much of the necessary information automatically.
7. Referenser
Litteratur
Alexander, Antoinette (2008). “Portals: Gateways to Data”. Accounting Technology. Volym 24, 2008. Sidor: 20-24.
Backman, Jarl (2006). Rapporter och uppsatser. Studentlitteratur AB. 1: uppl. ISBN: 9144004176
Björklund, Maria, Paulsson, Ulf (2003). Seminarieboken. Studentlitteratur AB. 1: uppl. ISBN: 914404125X.
Davidson, Bo, Patel, Runa (2003). Forskningsmetodikens Grunder. Studentlitteratur AB. 3: uppl. ISBN: 9144022883
Linebarger, R.N. (1986). Computer network topology management using an automated documentation system. AFIPS conference proceedings. Volym 55. ISBN: 0-88283-049-X.
Liu, S. m.fl. (2008). “A review of structured document retrieval (SDR) technology to improve information access performance in engineering document management”.
Computers in Industry. Volym: 59. Nummer: 1. 2008. Sidor: 3-16.
Paganelli, F. Chiara och Pettenati, M. (2005). “A Model-driven Method for the Design and Deployment of Web-based Document Management Systems”. Journal of Digital
Information. Volym 6. Nummer 3. 2005.
Elektroniska källor
Aiim (2003). Document and Web Content Management. URL:
http://www.aiim.org.uk/download_files/aiimuserguides/6_Document_and_Web_Co ntent.pdf (2008-05-21)
Allen, V. (2002). How to tackle a network documentation project. URL:
http://articles.techrepublic.com.com/5100-10878_11-1052011.html (080513) Belarc, Inc . URL: http://www.belarc.com (2008-05-13)
C2Solutions. URL:
http://www.c2solutions.se/index.php?option=com_content&task=view&id=95&Ite mid=144 (2008-04-23)
DTS Solutions. URL: http://www.dts.se (2008-04-23). ECM. Enterprise Content Management. URL: http://www.project-consult.net/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdf (2008-05-21) Express Metrix. URL: http://www.expressmetrix.com/ (2008-05-19). Haglund, Pontus (2007). URL:
http://sharepoint.microsoft.com/blogs/pontush/Lists/Posts/Post.aspx?ID=2 (2008-05-21)
Haverblad. ITIL - IT Infrastructure Library. URL:
http://www.haverblad.se/resurser_modeller_itil.php (2008-05-22) Heckman, John. (2003). Why document management?.
URL: http://www.worldox.com/atwork/whydocmgmt.html (2008-05-12).
InfoMER (2007). SharePoint – företagens samlingspunkt!. URL:
http://www.infomer.se/Images/Pdf/infoblad0711webb.pdf (2008-05-21)
ITIL ITSM World. The Itil and ITSM Directory. URL: http://www.itil-itsm-world.com (2008-05-22)
ITIL.se. URL: http://www.itil.se (2008-05-22)
ITSMF. ITIL. URL: http://www.itsmf.se/public/show_itil.asp (2008-05-22) Microsoft (2008a). Microsoft Office SharePoint Server 2007. URL:
http://office.microsoft.com/sv-se/sharepointserver/ (2008-05-21)
Microsoft (2008b). Partner of the Year Award Winners Announced at Microsoft’s Worldwide
Partner Conference. URL:
http://www.microsoft.com/presspass/press/2005/jul05/07-10POTY2005PR.mspx (2008-05-19).
Microsoft (2008c). Integrerad innehållshantering för företag. URL:
http://office.microsoft.com/sv-se/suites/HA102248141053.aspx (2008-05-21) Microsoft (2008d) . Göran Husman Introduktion till Microsoft SharePoint 2007. URL: http://www.microsoft.com/sverige/technet/technettv/media/2006/film_12/embed _hi.html (2008-05-21)
Mobile MIS Consulting (2005). Network Documentation - A cornerstone for disaster recovery. URL: http://hosteddocs.ittoolbox.com/DG093005.pdf (2008-05-11)
NetworkDNA (2008). Network Documentation Checklist.
URL: http://networkdna.network-documentation.com/networkddna-downloads/startdown/2/lang,en.html (2008-04-28)
OpenKM. URL: http://www.openkm.com (2008-05-21) PC World. URL:
http://www.pcworld.com/article/127919/microsoft_office_2007_a_worthy_upgrade. html (2008-12-21)
Robichaux, Paul. Protecting Your Infrastructure Investment with Automated Documentation. URL:http://whitepapers.techrepublic.com.com/abstract.aspx?&q=Protecting+Your+ Infrastructure+Investment+with+Automated+Documentation&docid=17092 (2008-05-01)
SYDI. Network Documentation Project. URL: http://sydiproject.com (2008-05-21) SYSteam DTS AB. URL: http://www.dts.se (2008-05-21)
Systemvaruhuset. Dokumenthantering.
URL:http://www.systemvaruhuset.com/solutions/cm (2008-05-12) TechRepublic. Network documentation outline.
URL:http://downloads.techrepublic.com.com/abstract.aspx?&q=Network+documen tation+outline&docid=172549 (2008-05-06)
The Computer Technology Documentation Project. Server Documentation Policy. URL: http://www.comptechdoc.org/independent/security/policies/server-documentation-policy.html (2008-05-06)
The Linux Documentation Project. Cisco Router Configuration Backups. URL: http://tldp.org/LDP/lame/LAME/linux-admin-made-easy/router-configuration.html (2008-05-07)
33
8. Bilagor
Bilaga 1: Utskrift från SYDI-Servers hjälpavsnitt. Bilaga 2: Mall för övergripande dokumentering. Bilaga 3: Mall för serverdokumentering. Bilaga 4: Mall för nätobjektsdokumentering.
Bilaga 5: Skapande av Dokumentmallar, dokumentbibliotek, mappstrukturer och mallar i WSS.
BILAGA 1 (antal sidor: 3)
Utskrift från SYDI-Servers hjälpavsnitt
SYDI-Server v.2.1
Usage: cscript.exe sydi-server.vbs [options]
Examples: cscript.exe sydi-server.vbs -wabes -rc -f10 -tSERVER1
cscript.exe sydi-server-vbs -ex -sh -o"H:\Server docs\DC1.xml -tDC1" Gathering Options
-w - WMI Options (Default: -wabefghipPqrsSu) a - Windows Installer Applications
b - BIOS Information e - Event Log files f - File Shares
g - Local Groups (on non DC machines) h - Additional Hardware (ie. Video Controller) i - IP Routes (XP and 2003 only)
p - Printers P - Processes (running) q - Installed Patches r - Registry Size s - Services S - Startup Commands
u - Local User accounts (on non DC machines) -r - Registry Options (Default: -racdlp)
a - Non Windows Installer Applications c - Windows Components
d - FQDN Domain Name l - Last Logged on user p - Print Spooler Location
-t - Target Machine (Default: ask user)
-u - Username (To run with different credentials)
-p - Password (To run with different credentials, must be used with -u) Output Options
-e - Export format
w - Microsoft Word (Default) x - XML (has to be used with -o)
-o - Save to file (-oc:\corpfiles\server1.doc, use in combination with -d if you don't want to display word at all, use a Path or the file will be placed in your default location usually 'My documents') -oC:\corpfiles\server1.xml
WARNING USING -o WILL OVERWRITE TARGET FILE WITHOUT ASKING
Word Options
-b - Use specific Word Table (-b"Table Contemporary" or -b"Table List 4")
-f - Base font size (Default: -f12)
-d - Don't display Word while writing (runs faster) -n - No extras (minimize the text inside brackets)
-T - Use .dot file as template (-Tc:\corptemplates\server.dot, ignores -f) XML Options
-s - XML Stylesheet
h - HTML
t - Free text (-stE:\Files\mytransform.xsl or -stCORP.xsl)
3 Other Options
-v - Check for latest version (requires Internet access) -D - Debug mode, useful for reporting bugs
BILAGA 2: Mall för övergripande dokumentering. (antal
sidor: 2)
Övergripande dokumentering [Företagsnamn]
Kundinformation
• Postadress: • Besöksadress: • Kontaktperson o Info: o Namn: o Kontorstelefon: o Mobiltelefon: o E-post: • Administrativ kontaktperson o Info: o Namn: o Kontorstelefon: o Mobiltelefon: o E-post: • ISP o Leverantör: o Telefonnummer: o E-post adress: 1• Konfigurationer
• DHCP-konfiguration
Denna punkt lämnas tom om ingen DHCP används.
• DHCP o Scope Namn: Range: Subnätmask: Exclusions: Lease längd: Reservationer: Ev. Scope options: o Övriga viktiga inställningar: • MailServer
• Varningsgräns för kontostorlek då användaren får varning:
• Gräns för kontostorlek då användaren inte kan skicka mail:
• Gräns för kontostorlek då användaren inte kan ta emot mail:
• Övrig nätverksutrustning
Här placeras all nätverksutrustning som inte passar in i de övriga dokumentationsmallarna, t.ex. nätverksskrivare mm.
• Enhetstyp: • Enhetsnamn: • Placering:
• Funktionsbeskrivning: • IP-adress:
• Personer med rättighet till enheten:
3 • Inköpsdatum:
• Installationsdatum: • Garantitid utgång: • Övrigt:
BILAGA 3: Mall för serverdokumentering. (antal
sidor: 2)
Server/Klient Dokumentation. [Företagsnamn]
• Datornamn: • Placering: • Funktionsbeskrivning: • Operativsystem:• Personer med rättighet till datorn: o Namn: o Telefon: o Mail: o Rättighetsnivå: • NIC 1 o MAC-adress: o IP-adress: o Gateway: o DSN: o Övrigt: • NIC 2 o MAC-adress: o IP-adress: o Gateway: o DSN: o Övrigt: • Inköpsdatum: 1
2 • Installationsdatum: • Garantitid utgång: • Installerad hårdvara o Moderkort: o Processor: o Minne: o Grafikkort: o Nätverkskort: o Hårddisk: o CD/DVD/Floppy: o Övrig hårdvara: • Installerad mjukvara o Namn: • Systeminventering
BILAGA 4: Mall för nätobjektsdokumentering. (antal
sidor: 1)
Nätobjektdokumentation
• Enhetstyp: • Enhetsnamn: • Placering: • Funktionsbeskrivning: • IP-adress(er): • MAC-adress(er): • Inköpsdatum: • Installationsdatum: • Garantitid utgång:• Personer med rättighet till enheten: • Backup av konfiguration.
• Datum för senast tagna backup: • Var förvaras backupen:
• Vem har rättigheter till den:
• Övrig information:
BILAGA 5: Skapande av Dokumentmallar,
dokumentbibliotek, mappstrukturer och mallar i WSS. (antal
sidor: 7)
[Försättsblad]
Skapande av Dokumentmallar, dokumentbibliotek,
mappstrukturer och mallar i WSS
1 De mallar som kommer att användas i dokumentationsarbetet kommer att ligga färdiga att användas på SharePoint‐servern, där kallas de för Webbplatsinnehållstyper. Detta dokument går igenom hur man skapar dessa, det går även igenom hur man skapar dokumentbibliotek, mappstrukturer och mallar för skapande av nya dokumentbibliotek.Skapa ny Webbplatsinnehållstyp och ladda upp en dokumentmall till den.
1. Efter att du loggat in klickar du på ”Webbplatsåtgärder” och väljer ”Webbplatsinställningar”. Klicka sedan på ”Webbplatsinnehållstyper” under Gallerier. Klicka på ”Skapa” för att öppna sidan för skapande av ny webbplatsinnehållstyp. 2. Fyll nu i ett namn och en beskrivning för den nya webbplatsinnehållstypen, välj ”Dokumentinnehållstyper” under ”Välj överordnad innehållstyp från”, välj sedan ”Dokument” under ”Överordnad innehållstyp”. Välj nu grupp för webbplatsinnehållstypen, om det är första gången du skapar en mall för Systemdokumentationsmallar så väljer du att skapa en ny grupp med det namnet, välj annars den gruppen ur listan. Klicka på OK. En tom webbplattsinnehållstyp är nu skapad. Bild 1: Skapande av ny Webbplattsinnehållstyp.
3. Du ska nu ladda upp en dokumentmall till denna webbplattsinnehållstyp. Klicka på ”Avancerade inställningar” för den nya Webbplatsinnehållstypen. Välj att Överföra en ny dokumentmall, klicka på Browse och leta upp den dokumentmall du vill använda. Lämna resterande inställningar som de är. Klicka på OK. Bild 2: Uppladdning av ny dokumentmall. 2
Skapa nytt Dokumentbibliotek och aktivera den nya Dokumentmallen.
4. Från startsidan, klicka på Dokument i menyn till vänster, klicka sedan på Skapa, välj nu att skapa ett nytt Dokumentbibliotek från listan Bibliotek. 5. Skriv ett namn och en beskrivning till det nya Dokumentbiblioteket. Välj att visa dokumentbiblioteket i Snabbstart. Välj att använda versionshistorik. Välj ”Microsoft Office Word‐dokument” som Dokumentmall. Bild 3: Skapa nytt Dokumentbibliotek. 3
6. Väl inne i det nya dokumentbiblioteket så klickar du på Inställningar och väljer Inställningar för dokumentbibliotek. Klicka på Versionsinställningar under de allmänna inställningarna. Längst ner så klickar du i att du vill kräva utcheckning och klickar sedan på OK. 7. Nu ska dokumentmallen aktiveras för att kunna användas med det nya dokumentbiblioteket. I dokumentbiblioteket, klicka på inställningar och välj inställningar för dokumentbibliotek, klicka sedan på Avancerade inställningar under de allmänna inställningarna. Kryssa nu i att du vill tillåta hantering av innehållstyper. Klicka på OK. 8. Klicka nu på ”Lägg till från befintliga webbplatsinnehållstyper” under fältet Innehållstyper. 9. I listan ”Välj webbplatsinnehållstyper från” väljer du den grupp du skapade i steg 2. Välj nu önskad webbplatsinnehållstyp och klicka på Lägg till. Klicka på OK Bild 4: Lägg till ny innehållstyp. Upprepa steg 1 till 3 och steg 7 till 9 för alla de mallar som ska användas i dokumenteringsarbetet. De nya Dokumentmallarna är nu klar för att användas. Men först ska en Mappstruktur skapas. 4
Skapande av mappstruktur
10. För att skapa nya mappar i ett dokumentbibliotek klickar du på knappen ”Nytt” i dokumentbiblioteket, sedan väljer du ”Mapp”. Fyll i det namn du vill ge mappen och klicka på OK. Skapa följande mappstruktur, börja på roten av dokumentbiblioteket. Bild 5: Föreslagen mappstruktur. När mappstrukturen nu är skapad ska så ska du använda detta dokumentbibliotek till att skapa den mall som sedan ska användas vid skapande av nya dokumentbibliotek till nya kunder. 5
