2015-08-05
1
Strategiskt förändringsledarskap: case inköp
Martina Persson Hollsten | Lunds Tekniska Högskola | 2015
Många företag kämpar för att hålla jämna steg med utmaningar såsom ökad globalisering och hårdare konkurrens har bidragit med. För att skapa eller behålla en konkurrenskraftig position på marknaden kan det finnas behov av att genomföra strategiska förändringsprojekt. För att underlätta för managers och ledare i denna utmaning kan det vara fördelaktigt med några praktiska tips för att lyckas.
Förändringar är vanliga. Lyckade förändringar är inte lika vanliga
I takt med en ökad globalisering har de geografiska avstånden minskat och idag konkurrerar företag med sina produkter och tjänster på en global marknad1. Detta har ställt nya krav på
företagets olika funktioner och inte minst inköpsfunktionen som har stor möjlighet att påverka utfallet på sista raden. För att skapa så goda förutsättningar som möjligt kan företag genomföra förändringsarbete och för att skapa radikala resultat kan det krävas ett väl planerat och genomfört förändringsprojekt. Då många managers och ledare saknar erfarenhet av sådana projekt är misslyckanden tyvärr mycket vanliga2.
Det finns mycket forskning om lyckade förändringar. Den påläste känner säkert till Lewins3
förändringsmodell och Kotters4 åttastegsprocess för förändringsledning. Båda dessa forskare
förklarar vad som krävs i en förändring med hjälp av pragmatiska steg. Förändringar kan dock genomföras med olika storlek och design där större förändringsprojekt eventuellt kan kräva mer detaljerad planering än inkrementella verksamhetsförändringar. Därför kan Lewin och Kotters modeller eventuellt uppfattas innehålla för abstrakt vägledning för att praktiskt kunna tillämpas i stora förändringsprojekt.
1 Gadde, Lars-Erik & Håkansson, Håkan. (1998). Professionellt inköp. 2:11 uppl. Studentlitteratur AB, Lund. 2Lewin, Kurt. (1951). Field theory in social science. New York: Harper and Row.
3Ibid.
2015-08-05
2 Lyckade förändringsprojekt i tre faser
Alla företag har naturligtvis unika förutsättningar och mål med sina förändringsprojekt vilket gör att planering och genomförande ser olika ut. Trots dessa skillnader syns det tydligt ur studien att det finns ett antal saker som generellt sett är viktiga i alla typer av förändringsprojekt. Baserat på Lewin och Kotters forskning samt Antvik och Sjöholms5
klassiska projektstruktur, togs ett vägledande underlag fram i form av en förklaringsmodell. Denna modell beskrev framgångsrika strategiska förändringsprojekt på ett överskådligt sätt, se figur 1. Modellen underlättar planering och struktur inför samt under ett strategiskt arbete och förklarar att förändringsprojekt kan delas in i tre faser med olika karaktär. Studien visade även att förändringsprojekt drivs bäst som en parallell aktivitet, dvs. skilt från verksamheten, med en tydlig förändringsvision som beskriver önskad situation i framtiden för organisationen samt med tydliga avstämningspunkter med delmål.
Innan första fasen inleds bör ett förstudiearbete ha genomförts. Detta innebär att det ska finnas ett officiellt beslut om att projektet ska genomföras och att det finns en vision som förändrings-projektet ska driva mot. I den första fasen av förändringsprojektet bör man fokusera på att skapa förutsättningar som krävs för att genomföra förändringen. Denna fas måste genomföras under kort tid för att skapa engagemang och trovärdighet i organisationen. Nästa fas fokuserar på att implementera förutsättningarna och börja leverera resultat för att bevisa nyttan med förändringen. Sista fasen handlar om att säkerställa att förändringen och resultaten blir långvarig samt att rusta upp för kontinuerligt förbättringsarbete.
Mellan respektive fas måste vissa förutsättningar finnas på plats för att organisationen ska vara mottaglig för nästa steg i förändringen, annars finns det risk för stort motstånd från organisationen samt att man inte uppnår fastställda mål. I slutet av varje fas finns det därför avstämningspunkter som bör uppfyllas för att säkerställa att organisationen är tillräckligt mogen för fortsatt förändring.
Ett strukturerat genomförande ökar chanserna att lyckas med förändringen
Baserat på experterfarenheter och fallstudier togs även en förklaringsprocess fram som beskrev ett operativt tillvägagångssätt för planering och genomförande av framgångsrika
2015-08-05
3 förändringsprojekt, se figur 2. En stor del av denna process går att tillämpa på generella förändringsprojekt, men fokus ligger på specifika förändringsprojekt inom inköpsfunktioner. Inledningsvis identifierades följande fem övergripande områden som betydelsefulla för framgång i förändringsprojekt; stöd från företagsledningen, vision och mål, projektmanagement, resurser och kompetenser, kommunikation samt utbildning. Utifrån dessa områden identifierades även ett större antal konkreta aktiviteter som ökar chanserna för att lyckas med förändringsprojekt. Exempel på aktiviteter är; att i början av projektet tillsätta en liten kärngrupp som består av dedikerade personer, övertyga företagsledningen att stötta samt medverka i förändringen, kartlägga utgångsläget, fastställa målet, planera genomförandet samt förankra planen i organisationen, bygga upp en stark infrastruktur i form av bland annat processer, system och governancestruktur, generera synbara resultat, säkerställ att ledningen har korrekt mindset, uppdatera projektplanen under arbetet, utbilda organisationen i nytt arbetssätt och kommunicera tydligt och ofta.
Ett vägledande underlag baserat på forskning, erfarenheter och fallstudier
Studien genomfördes som litteraturstudier, expertintervjuer samt fallstudier på tre företag. Dessa olika metoder valdes för att möjliggöra bred informationsinsamling kring framgångsrika förändringsprojekt. Det visade sig att experter och fallstudier gav någorlunda likadana resultat vad gällde framgångsfaktorer medan forskningen skilde sig en del, särskilt vad gällde i vilken ordning aktiviteter skulle utföras.
Sammanfattningsvis resulterade studien i ett praktiskt tillämpbart underlag för vägledning inför, samt under, strategiska förändringsprojekt. Underlaget resulterade i en övergripande modell som förklarar förändringsprojekt på en strategisk nivå, samt en mer detaljerad process som förklarar operativa aktiviteter och avstämningar som kan leda till lyckade strategiska förändringsprojekt.
2015-08-05
4 Figur 1. Förklaringsprocess för strategiska förändringsprojekt
