Kultur och Samhälle Urbana Studier
Examination
OL110A Ledarskap och organisation 61-90 hp Kandidatuppsats 15 hp Författare Heimdahl, Gunilla – 901112 Sjögren, Malin – 900123 Handledare Parker, Peter Examinator Edvik, Anders Framläggningsdatum 13-01-17
Projektledarens kommunikationsval – vad driver?
En komparativ fallstudie
The project manager’s choice of communication – what is the drive? A comparative case study
Förord
Efter att en fortgående men lärorik termin har passerat, är denna studie nu avslutad. De veckor som gått har inneburit ett hårt och produktivt arbete för att kunna slutföra uppsatsen.
Ett stort tack till våra respondenter som medverkat och gjort det möjligt att fullfölja denna undersökning. Vi vill även tacka vår handledare Peter Parker för en mycket givande respons under tiden som gått.
Till sist vill vi tacka varandra, för ett effektivt och konstruktivt samarbete under hela arbetsprocessens gång.
Malmö 17e januari 2013
Sammanfattning
Frågan om hur kommunikationen ska bedrivas aktualiseras om i början av varje projekt och projektledaren står till följd av detta, inför flera olika kommunikationsval. Då det finns bristfällig forskning om vad som driver projektledarens val av kommunikationsform, är det oklart hur ledare, med sina stora handlingsfriheter, väljer mellan olika kommunikationsmedel och vad som styr detta. Denna studie ämnar således undersöka vad som driver projektledarens val av kommunikationsform med sin projektgrupp. Syftet är att öka förståelsen och utvidga kunskapen kring detta samt bidra med mer vetskap om vad framtida ledare kan ta med i sina överväganden gällande deras kommunikationsval.
Genom komparativa mikrofallstudier har fem projektledare inom samma svenska organisation studerats. En kvalitativ strategi ligger till grund för den empiriska datainsamlingen, där semistrukturerade intervjuer har kombinerats med en observation. Det empiriska materialet har analyserats med hjälp av teorier om bland annat kommunikationsformers informationsrikedom, dess kostnader och risker samt relationer och social närvaro.
Undersökningen har resulterat i tre faktorer som driver en projektledares kommunikationsval med sin projektgrupp; 1) möjligheten att få ett snabbt informationsutbyte, 2) det sociala sammanhanget, kostnadsfördelar och vana samt 3) skapandet av relationer och antalet mottagare. Ytterligare faktorer har även identifierats, vilka inte kan förklaras av befintliga teorier. Detta tyder på att de faktorer som driver, delvis kan förklaras av befintliga teorier medan andra aspekter inte kan förklaras.
Studien har bidragit med ytterligare kunskap och en ökad förståelse gällande projektledarens kommunikationsval samt mer vetskap om vad framtida ledare kan ta med i sina överväganden vid valet av kommunikationsform. Vidare forskning bör förslagsvis fokusera på projektmedarbetarna och undersöka hur de ställer sig till ledarens valda kommunikationsformer.
Abstract
The question of how communication should be handled is actualized at the start of every project and it follows that the project manager has a choice between several means of communicating. It is unclear, due to a lack of studies on the topic, how project managers with their large degree of freedom choose between different means of communication, and what governs this choice. The aim of this study is therefore to investigate what drives the project manager’s choice of communication. The purpose is to increase the understanding and expand the comprehension about the subject, in addition to contributing knowledge that future managers can take into account in their own deliberations.
Five project managers in the same Swedish organization have been studied by using comparative micro case studies. The collection of empirical data is based on a qualitative strategy where semi-structured interviews are combined with an observation. The empirical material was analyzed with the help of theories about the information density of forms of communication, their costs and risks, and relations and social presence.
The study resulted in three factors behind the project manager’s choice of communication; 1) the possibility of fast exchange of information, 2) social context, cost benefits and habit and 3) creation of relationships and the number of recipients. Other factors have also been identified, which can not be explained by existing theories. This shows that some factors can be explained, while others can not be explained by theories.
The study has contributed added comprehension and an increased understanding of the manager’s choice in addition to contributing knowledge that future managers can take into account in their own deliberations. Further research might focus on the group members and investigate how they feel about the manager’s chosen form of communication.
Innehållsförteckning
1. Inledning... 7 1.1 Problemformulering ... 8 1.2 Syfte ... 8 1.3 Avgränsningar ... 8 1.4 Disposition ... 9 2. Metod ... 10 2.1 Forskningsdesign... 10 2.2 Forskningsstrategi ... 11 2.3 Teoretiskt angreppssätt... 11 2.4 Primärdata ... 12 2.4.1 Intervjumetod ... 122.4.2 Intervjuguide och val av frågor ... 13
2.4.3 Observationer ... 14
2.4.4 Urval... 14
2.4.5 Redogörelser för respondenter ... 14
2.4.6 Genomförande ... 15
2.4.7 Bearbetning och analys ... 16
2.4.8 Forskningsetiska överväganden ... 17 2.5 Sekundärdata ... 18 2.6 Källkritik ... 18 2.7 Trovärdighet ... 19 2.7.1 Tillförlitlighet ... 19 2.7.2 Överförbarhet ... 19 2.7.3 Pålitlighet ... 19
2.7.4 Möjlighet att styrka och konfirmera... 20
3. Teoretisk referensram... 21
3.1 Informationsrikedom (rika och mindre rika kommunikationsmedel) ... 21
3.2 Kostnader, risker och missförstånd ... 23
3.3 Relationer och social närvaro ... 25
3.4 Övriga faktorer ... 27
4. Empirisk analys ... 29
4.1.1 När problem har uppstått... 29
4.1.2 Bristande kommunikation och missförstånd ... 30
4.1.3 Svårt att formulera sig ... 32
4.2 Tidsmässiga aspekter... 34
4.2.1 Tidskrävande möten ... 34
4.2.2 Snabba svar ... 35
4.2.3 Tidsbesparing ... 37
4.2.4 Mycket tid till oväsentliga e-mail... 38
4.2.5 Geografiska aspekter ... 39
4.3 Rangordning bland kommunikationsformerna... 40
4.3.1 Tre kommunikationsformer... 40
4.3.2 Fysisk kontakt bör ha företräde ... 42
4.3.3 Skriftlig överenskommelse... 43
4.3.4 Endast internt... 43
4.4 Typ av projekt och sociala faktorer... 46
4.4.1 Projektens karaktär ... 46
4.4.2 En bra kommunikation ger inga följdfrågor... 47
4.4.3 Relationer, känslor och återkoppling ... 48
5. Slutsatser och avslutande diskussion... 51
5.1 Slutsatser som kan förklaras av teorier... 51
5.2 Slutsatser som inte kan förklaras av teorier ... 52
5.3 Avslutande diskussion... 52
5.3.1 Förslag till vidare forskning ... 53
Källförteckning... 54
Tryckta källor ... 54
Muntliga källor ... 57
1. Inledning
Kapitlet inleds med en problemdiskussion, följt av problemformulering, syfte samt avgränsningar. Därefter redogörs för studiens disposition.
Idag lever vi med olika tekniska möjligheter samt kommunikationsformer och måste utifrån dessa göra aktiva kommunikationsval. Projektledare måste välja bland de olika kommunikationsmetoderna som finns och överväga dess positiva samt negativa sidor.
Befintlig forskning finns om kommunikationsformers informationsrikedom och dess för- och nackdelar. Rika medier bör användas vid osäkra situationer och uppgifter med hög tvetydighet kräver informationsrika metoder (Wijayanayake & Higa, 1999). Muntliga medier anses vara mer informationsrika än skriftliga metoder (Wijayanayake & Higa, 1999; Daft & Lengel, 1983). Kommunikationsformer med ett högt värde såsom face-to-face och telefon, möjliggör även förtydliganden och utbyten av åsikter, medan skriftliga metoder med ett lägre värde är lämpliga vid bearbetning av stora mängder data (El-Shinnawy & Markus, 1997). Forskning finns alltså utifrån en teknisk aspekt. Fastän fysisk face-to-face kommunikation finns tillgängligt när människor är samlokaliserade, genomsyrar elektroniska kommunikationsformer individens vardag. Det är dock inte bara tekniska förutsättningar som driver sättet att kommunicera, utan detta kan även påverkas av rationella val och sociala faktorer (Minsky & Marin, 1999; Wijayanayake & Higa, 1999). Ytterligare kunskap om vad som driver kommunikationsvalen i praktiken, kan vidare ges från den organisatoriska verkligheten.
Som nämnt, måste projektledare aktivt välja mellan de olika kommunikationsmöjligheterna som finns och överväga dess för- och nackdelar. Det finns dock ett kunskapsglapp om vad som styr projektledarens kommunikationsval i praktiken. Inom området har befintlig forskning inriktats på studenters kommunikationsval i grupper och med fokus på kulturella värden (Abdul Karim & Heckman, 2005; Richardson & Smith, 2007). Andra studier rörande kommunikationsval har lagt virtuella grupper och arbeten på distans i centrum samt fokuserat på val mellan e-mail och/eller röstmeddelanden (Sivunen & Valo, 2006; Wijayanayake & Higa, 1999; El-Shinnawy & Markus, 1997; Minsky & Marin, 1999).
Det finns således mycket forskning om olika kommunikationsformer och dess för- och nackdelar. Studier om kommunikationsval har gjorts men endast fokuserat på studenter, utspridda arbetsgrupper samt specifika kommunikationsmetoder. Det finns därmed en kunskapslucka om vad som driver projektledarens val av kommunikationsform i praktiken och varför ledaren faktiskt kommunicerar som den gör.
I en projektgrupp finns flera valmöjligheter gällande kommunikationsmetoder och sättet att kommunicera. Frågan om hur kommunikationen ska ske, aktualiseras om på nytt vid början av varje projekt. Då arbetsformen är tidsbegränsad, väljs således ständigt nya kommunikationsformer och projektledaren står i och med detta inför flera olika val. Projektets temporära karaktär innebär även att det ofta handlar om nya uppsättningar med medlemmar, vilket ökar vikten av att välja tydliga kommunikationsmetoder. Den förhållandevis särskilda natur som projekt därmed innebär, gör att arbetsformen är intressant att studera närmare. Det finns som tidigare nämnt en lucka inom den befintliga forskningen om vad som driver projektledarens kommunikationsval. På grund av detta kunskapsglapp är det därmed oklart hur projektledare, med sina stora handlingsfriheter, väljer bland de olika kommunikationsmedlen som finns till dess förfogande och vilken praktik som styr valen. Till följd av detta, är det även otydligt vad framtida projektledare kan ta med i sina överväganden när det gäller valet av kommunikationsmetoder. Denna studie ämnar således undersöka vad som driver projektledarens val av kommunikationsform med sin projektgrupp.
1.1 Problemformulering
Vad är det som driver projektledarens val av kommunikationsform med sin projektgrupp?
1.2 Syfte
Syftet med studien är att öka förståelsen samt utvidga kunskapen om projektledarens kommunikationsval med sin projektgrupp. Detta eftersom det finns luckor i forskningen gällande detta område. Studien avser även att bidra med mer vetskap om vad framtida projektledare kan ta med i sina överväganden, när det gäller valet av kommunikationsform. Fokus ligger endast på projektledare och deras val av kommunikationsmedel. Undersökningen riktar sig vidare till dessa ledare, med målsättningen att bidra med ytterligare kunskap inom valet av kommunikationsmedel.
1.3 Avgränsningar
Studien är avgränsad till hur fem projektledare i byggprojekt kommunicerar med sina projektmedlemmar. Dessa projektledare är anställda i samma svenska organisation. I andra organisatoriska sammanhang kan det givetvis finnas andra strukturer som påverkar. Dock fokuserar studien som tidigare nämnt, endast på valet av kommunikationsform samt projektledarnas handlingsfrihet och således inte på styrande strukturer i organisationen.
1.4 Disposition
Kapitel 1 – InledningKapitlet inleds med en problemdiskussion, följt av problemformulering, syfte samt avgränsningar. Kapitlet avslutas sedan med redogörelser för läshänvisningar.
Kapitel 2 – Metod
Kapitlet redogör för val av forskningsdesign samt forskningsstrategi. Därefter beskrivs insamling av primär- och sekundärdata, dess arbetsprocess samt analys. Kapitlet avslutas med källkritik samt övriga reflektioner kring valda metoder.
Kapitel 3 – Teoretisk referensram
Kapitlet redogör för studiens valda teorier, vilka anses vara relevanta för det valda forskningsfältet. Dessa teorier används sedan som ett hjälpmedel vid analys av det empiriska materialet, för att kunna besvara studiens problemformulering.
Kapitel 4 – Empirisk analys
Kapitlet redogör för betydelsefulla utdrag med intervjucitat från de fem respondenterna samt löpande beskrivningar om vad som sagts under intervjuerna och uppenbarats under observationen. Det empiriska materialet har analyserats i löpande form, där kopplingar har gjorts till den teoretiska referensramen och ytterligare relevanta teorier.
Kapitel 5 – Slutsatser och avslutande diskussion
Utifrån studiens empiriska analys, redogör kapitlet för vad som driver projektledarens val av kommunikationsform med sin projektgrupp. Kapitlet ger sedan en avslutande diskussion följt av förslag till vidare forskning.
2. Metod
Kapitlet beskriver val av forskningsdesign samt forskningsstrategi. Därefter redogörs för insamling av primär- och sekundärdata, dess arbetsprocess samt analys. Kapitlet avslutas med källkritik och övriga reflektioner kring valda tillvägagångssätt.
2.1 Forskningsdesign
Studien utgår från frågan om vad som driver en projektledares kommunikationsval, d.v.s. hur projektledare väljer bland de olika metoderna som finns. Fokus ligger således på valen och studien syftar till att fånga vad det är som driver dessa. Därmed behövs djupgående information över projektledares förståelser och deras tankar samt praktiska utföranden rörande problemområdet. Projektformen är som tidigare nämnt lämplig att studera vid valet av kommunikationsform, då frågan om hur kommunikationen ska ske aktualiseras om på nytt vid varje projekt. Vid denna arbetsform är det även ofta nya uppsättningar personer, vilket gör att projektledarens val av kommunikationsmedel är av vikt för att kommunikationen ska fungera väl.
Som tidigare nämnt ligger fokus på hur projektledare väljer bland de olika kommunikationsmetoderna. För att kunna undersöka detta på ett objektivt sätt, krävs det att andra typer av strukturer som kan påverka hålls konstanta. Detta kan exempelvis innebära olika organisatoriska kontexter som projektledarna befinner sig i och för att dessa inte ska ge någon inverkan, görs i denna studie jämförelser av fem projektledare inom samma organisation. Således ligger handlingsfriheten och kommunikationsvalen i centrum.
De djupa förståelserna och den jämförande karaktären nås genom en komparativ fallstudie där det enligt Bryman (2011) ges en bättre insikt för en viss social företeelse genom att jämföra denna utifrån två eller flera situationer.
Fallen som ligger till grund för studien är projektledarnas val av olika kommunikationsmetoder som finns innanför ramen för ett projekt. Dessa studeras genom intervjuer och observationer med projektledarna (se kapitel 2.4) för att få en djupare förståelse över det fenomen och den problematik som problemformuleringen uppvisar. Studien är således av en explorativ karaktär, vilket Jacobsen (2002) definierar som ett sätt att få en djupare förståelse för vad ett fenomen består av.
I studien görs alltså detaljerade och jämförande undersökningar samt beskrivningar av fem projektledare inom samma organisation, vilket kan benämnas som komparativa mikrofallstudier. Metoden är lämplig eftersom kommunikationsvalen ligger i fokus och det då
krävs djupgående förståelser för projektledarna i fråga, där andra aspekter inte påverkar. För att få tillgång till nya upptäckter och iakttagelser, har de komparativa mikrofallstudierna skett sekventiellt. Detta då nya resultat som kanske inte uppenbaras från föregående fall, eventuellt kan erhållas.
2.2 Forskningsstrategi
För att kunna besvara studiens problemformulering, d.v.s. komma fram till vad som driver projektledarens val av kommunikationsform med sin projektgrupp, krävs det ett erhållande av ledarnas åsikter och tolkningar. Studien har för avsikt att gå på djupet med flera mikrofall för att få en bättre förståelse för det fenomen som frågeställningen uppvisar. Vid de två metoderna, kvalitativ och kvantitativ, som hjälper till att klassificera olika tillvägagångssätt inom den samhällsvetenskapliga forskningen (Bryman, 2011) är således den kvalitativa mest lämplig för studien i fråga. Detta eftersom metoden är av en mer tolkande art och enligt Bryman (2011) rymmer en bild av en föränderlig och social verklighet som hör till individens skapande och konstruerande förmåga.
Även metoder som ryms under den kvalitativa forskningsstrategin, såsom observationer och intervjuer, är lämpliga för att komma åt personliga åsikter och uttryck samt ge djupgående beskrivningar. Detta innebär att muntliga och skriftliga källor snarare än sifferbaserade är nödvändiga för att kunna besvara studiens problemformulering och uppnå syftet. Även detta tyder på den kvalitativa strategins lämplighet då denna, enligt Bryman (2011), fokuserar på ord och handling istället för kvantifiering vid insamling och analys av data.
2.3 Teoretiskt angreppssätt
Studiens utgångspunkt är dess empiri som analyserats utifrån befintliga teorier i syfte att uppnå möjliga förklaringar till det problem som frågeställningen uppvisar. En viss kunskap inom fältet har även funnits vid studiens start. Detta innebär att det som Björklund och Paulsson (2003) benämner som abduktion har tillämpats i studien. Synsättet innebär en kombination av deduktivitet där författaren gör förutsägelser om empirin utifrån teorier och induktivitet, där ett ämne studeras utan någon tidigare inläsning av befintlig teori vilken istället formuleras utifrån insamlad empiri (Björklund & Paulsson, 2003).
Det abduktiva synsättet har använts som en inspirationskälla där viss kunskap har funnits inom forskningsområdet och den teoretiska referensramen har tillämpats på det empiriska materialet. Även teorier som inte ingår i den teoretiska referensramen har visat sig vara
lämpliga under analysens gång. Utformandet av teorier har alltså skett både före och efter insamlingen av det empiriska materialet, vilket även detta tyder på att det abduktiva synsättet har använts. Trots att undersökningen tillämpar både en deduktiv och induktiv ansats, har studien huvudsakligen en mer induktiv karaktär.
2.4 Primärdata
För att kunna besvara studiens problemformulering och uppnå syftet, krävs djupgående information och kunskap om vad projektledarna (respondenterna) upplever som relevant och betydelsefullt när det gäller deras kommunikationsval. Eftersom denna kunskap endast kan nås genom respondenterna i fråga, är intervjumetoden passande. Detta även för att komma åt intervjupersonernas uppfattningar och förstå perspektivet ur deras synvinkel. Tyngden ligger alltså på respondenternas egna uppfattningar och synsätt (Bryman, 2011) vilket innebär att kvalitativa intervjuer lämpar sig för undersökningen. Syftet är därmed att utveckla en mening ur respondentens synvinkel (Kvale & Brinkmann, 2009) för att utforma möjliga förklaringar på det problem som frågeställningen uppvisar.
För att få tillträde till annan information om respondenterna som inte syns eller yttras under intervjuerna, har även observationer (se kapitel 2.4.3) valts som datainsamlingsmetod. Intervjuer kombinerat med en observation är alltså de primärdata (se kapitel 2.4.6) som ligger till grund för studien, vilket enligt Björklund och Paulsson (2003) innefattar data som insamlats för att användas i den aktuella studien.
2.4.1 Intervjumetod
Då studiens problemformulering täcker specifika områden rörande projektledares kommunikationsval, är det av vikt att använda en striktare struktur för intervju vid insamling av primärdata. Det är väsentligt att använda en lista över det huvudsakliga innehåll som ska beröras, där frågorna är konstruerade på ett sådant sätt att respondenterna har en stor frihet att utforma svaren. Således är semistrukturerade intervjuer, som utgör en av de grundläggande intervjuformerna inom den kvalitativa forskningen (Bryman, 2011), lämpliga att använda. Enligt Bryman (2011) har forskaren här en intervjuguide med specifika teman men även frågor som inte ingår i guiden kan ställas under intervjuns gång.
Intervjumetoden är även lämplig då det finns en tydlig bild i form av problemformuleringen som studien ämnar besvara. Intervjuguiden som utformats täcker därmed specifika områden (teman) som har en anknytning till frågeställningen och Bryman och Bell (2005) menar att
forskare som inleder sin undersökning med ett förhållandevis tydligt fokus, tenderar att använda semistrukturerade intervjuer för att kunna ta sig an specifika frågeställningar.
2.4.2 Intervjuguide och val av frågor
Med inspiration från den teoretiska referensramen (se kapitel 3) har ett antal teman utformats till intervjuguiden (se bilaga), som har en anknytning till studiens frågeställning. För att få respondenterna att själva reflektera över svaren och inte bli alltför begränsade, har övergripande intervjufrågor formulerats utifrån temana med ett stort utrymme för egna tankar och vidareutvecklingar. Detta för att respondenterna själva ska leda sig in på vägar de finner intressanta. För att värna om respondenternas bekvämlighet har privata frågor undvikits i möjligaste mån. De övergripande frågorna har kompletterats med en så kallad ”checklista” innehållande mer specifika frågor rörande olika kommunikationsval. Dessa frågor har funnits som hjälpmedel under intervjuerna och har endast använts om någonting saknats i respondenternas svar på de övergripande frågorna. Intervjupersonerna har alltså mestadels fått ge svar och prata fritt från de generella frågorna men med stöd och hjälp från mer detaljerade frågor.
Den övergripande delen i intervjuguiden rymmer frågor om bland annat respondenternas kommunikationsval under en arbetsdag. Respondenterna har här exempelvis blivit ombedda att beskriva hur en dag på arbetet ser ut ur ett kommunikationsperspektiv. Även frågor om hur mycket tid individerna avsätter för olika kommunikationsmetoder, har ställts. Dessa frågor är nödvändiga för att respondenterna ska ha något konkret att relatera till, d.v.s. sin egen vardag i arbetet och på så sätt ge information om hur det ser ut i praktiken rörande olika kommunikationsformer.
De mer specifika frågorna som enbart ställts vid behov av mer utförliga svar, inriktas mer konkret på olika kommunikationsmöjligheter. Dessa utgörs av frågor om kommunikationsmedel såsom fysisk face-to-face kommunikation, telefonkommunikation, dator- och videobaserad kommunikation samt e-mail. Frågor av denna typ är väsentliga för att få en inblick i exempelvis varför individerna väljer att kommunicera som de gör utifrån de olika metoder som finns att välja mellan.
Utöver frågor om olika kommunikationsformer, har även frågor rörande verksamheten ställts. Detta i syfte att få information om organisationen, projektledningsverktyg och dylikt. Denna information ligger till grund för beskrivningen av respondenterna (se kapitel 2.4.5).
2.4.3 Observationer
Observationsmetoden har även valts som kompletterande datainsamlingsmetod. Detta då det finns en medvetenhet om att människors resonemang skiljer sig från deras faktiska handlingar. Dock framgår det under observationerna endast vad individerna gör och inte vad de upplever eller anser. Detta gör att kombinationen av intervjuer och observationer är värdefull för att komma åt både respondenternas, d.v.s. projektledarnas, uppfattningar och handlingar. Jacobsen (2002) menar att observationer används vid intresse av vad individerna gör och inte vad de säger att de gör. Istället för att fråga människor vad de gör, kan man beskåda detta. Därmed undviks problem som att alla inte minns vad de gjorde eller att de inte säger sanningen. Valet av datainsamlingsmetoder styrks genom Brymans och Bells (2005) hävdande om att observationer och intervjuer ofta väljs vid fallstudiedesignen, då dessa uppfattas fungera bra när man vill göra en intensiv och detaljerad granskning av ett visst fenomen.
2.4.4 Urval
Kriterierna som de valda respondenterna skulle uppfylla, var att de skulle arbeta som projektledare inom samma verksamhet. Detta för att övriga strukturer, såsom organisatoriska aspekter, skulle hållas konstanta och inte ge någon inverkan. Fokus skulle alltså endast ligga på projektledarnas handlingsfrihet och kommunikationsval. Chefen för verksamheten föreslog fem stycken lämpliga personer, vilka sedan kallades till enskilda intervjuer och en individuell observation. Urvalet kan således benämnas dels som ett bekvämlighetsurval (Bryman & Bell, 2005), där enheterna är lättillgängliga för forskaren och dels som ett målinriktat urval (Bryman, 2011) där forskaren gör sitt urval utifrån en önskan om att intervjupersonerna är relevanta för forskningsfrågan.
Då samtliga respondenter har flera års erfarenheter av sina arbeten och sina roller som projektledare, är urvalet därmed väsentligt för studiens problemformulering och syfte.
2.4.5 Redogörelser för respondenter
Samtliga fem respondenter arbetar inom Regionservice där de förvaltar och renoverar sjukhusbyggnader inom Region Skåne. Genom olika mallar och riktlinjer som tagits fram internt kan projektledarna arbeta relativt likartat. Detta medför även att de enkelt kan ta över någon annans projekt. De olika projekten skiljer sig dock åt beroende på vad som ska göras samt vilken ort det rör sig om. När projektledarna rapporterar uppåt till dem som förvaltar byggnaderna, d.v.s. beställarna, sker detta bland annat genom ekonomiska avstämningar samt i ekonomiska program där budgetar och kalkyler förs in.
Den första projektledaren arbetar med projekt på sjukhusområden runt om i Skåne. Dessa projekt kan vara t.ex. underhållsprojekt där yttertak renoveras vilket medför att projekten oftast är väldigt varierande. Den andra projektledaren inriktar sig mestadels åt utvecklingsprojekt med fokus på tekniska system, medicinska gaser, ventilation etc. Den tredje projektledaren arbetar med ställverksjobb och ombyggnader, med inriktning på bland annat investeringar i röntgenkameror. Även den fjärde projektledaren arbetar med underhållsprojekt som kan röra sig om att byta dörrar, måla etc. Den femte projektledaren arbetar främst med ombyggnadsprojekt där de bland annat bygger om anläggningar med nya röntgenkameror.
2.4.6 Genomförande
Studiens primärdata består av fem semistrukturerade intervjuer med projektledare inom byggbranschen samt en observation. Respondenterna intervjuades enskilt i ca 30-50 minuter, beroende på grad av utförliga svar. Intervjuerna ägde rum mellan den 26 och 29 november 2012 i Malmö respektive Lund, antingen i intervjupersonernas kontor eller i ett konferensrum. Således har intervjuerna utförts avskilt utan några störningsmoment.
Samtliga respondenter godkände en inspelning för lättare hantering och bearbetning av materialet. En fördel med att spela in intervjuerna är enligt Bryman (2011) att man bibehåller intervjupersonernas ordalag och uttryckssätt. Inspelningen gjordes även för att kunna transkribera intervjuerna i sin helhet, då svaren förutspåddes bli omfattande och på så vis orimliga att hinna anteckna. Intervjuerna genomfördes av författarna till denna studie och frågorna ställdes omväxlande av de två intervjuarna.
Intervjuerna har skett sekventiellt på olika dagar och det har funnits möjlighet att utforma ett antal arbetshypoteser efter de tre första intervjuerna, då de två sista intervjuerna skedde samma dag under ett kort tidsintervall. De utformade hypoteserna utgörs av påståenden om hur det empiriska materialet förhåller sig till studiens frågeställning, d.v.s. möjliga förklaringar på fenomenet som uppvisas. Arbetshypoteserna kommer således till viss del att ligga till grund för studiens resultat. Hypoteserna har efter sitt utformande testats under nästkommande intervju, i syfte att finna likheter och/eller skillnader mellan de olika respondenterna. Arbetssättet kan liknas vid det som Yin (2003) kallar för replikering. Detta innebär att man vid fynd från ett enda experiment, d.v.s. en intervju, replikerar upptäckterna genom att utföra fler intervjuer. Yin (2003) menar att endast genom sådana upprepningar, kan fyndet anses som starkt och värdigt att ha med i fortsatt utredning och tolkning.
Samma intervjuguide användes vid samtliga intervjutillfällen men dock med nya arbetshypoteser från och med den andra intervjun. För att i minsta mån påverka och styra respondenternas svar, ställdes frågorna utan några ytterligare kommentarer från intervjuarna. Även instick och förklaringar undveks i största grad, i syfte att låta respondenterna själva tolka frågorna och tänka i banor som uppfattades som betydelsefulla. Undantag skedde dock vid ett fåtal frågor som uppfattades som otydliga av vissa respondenter. Intervjuarna fick här förtydliga frågorna ytterligare med ett fåtal ord och/eller exempel. Vid några tillfällen var det även aktuellt med följdfrågor, för att få ut det mesta möjliga av respondenternas svar och tankar.
Intervjuerna varierade i längd men trots detta, var kvaliteten på intervjusvaren genomgående god. Detta då respondenterna på ett djupgående sätt besvarade varje fråga och i största mån gav djupa svar och undvek att svara med endast ett ”ja” eller ”nej”. Kvale och Brinkmann (2009) menar att även korta intervjuer kan vara rika på mening. Vid kvalitativa intervjuer brukar längden variera och kortare intervjuer behöver inte vara sämre utan kan också ge viktig information (Bryman & Bell, 2005).
Utöver de fem intervjuerna utfördes som tidigare nämnt, även en observation i anslutning till den första intervjun. Syftet var att iaktta beteenden och praktiska utföranden som inte är lika enkla att fånga upp genom intervjuer. Observationen varade i ca tre timmar där observatörerna (författarna till studien) fick möjlighet att närvara i respondentens naturliga arbetsmiljö och iaktta handlingar samt ifrågasätta de olika kommunikationsvalen.
2.4.7 Bearbetning och analys
För att sammanställa intervjumaterialet, spelades intervjuerna upp och svaren renskrevs i tät anslutning till själva utförandet. Anteckningar och tankar från observationen renskrevs endast några timmar efter utförandet, för att inte riskera att viktig information glömdes bort. Materialet från de fem intervjuerna transkriberades i separata dokument på datorn och inga detaljer om vad som framförts utelämnades. Detta för att få ett så sanningsenligt underlag till empiri- och analyskapitlet som möjligt. De transkriberade underlagen är alltså exakta kopior av det material som spelats in under intervjuerna.
Den teoretiska referensramen har som tidigare nämnt utgjort en inspirationskälla till de övergripande temana som ingår i intervjuguiden. Med utgångspunkt från dessa teman samt den teoretiska referensramen, har det sammanställda intervju- och observationsmaterialet bearbetats. De transkriberade intervjuerna och anteckningarna från observationen har bildat flera underteman utifrån intressanta samband hos de olika respondenterna. Utdrag
(intervjucitat) och beskrivningar från observationen med relevanta kopplingar har sedan placerats under varje undertema i empiri- och analyskapitlet. Vid hela arbetsprocessen har den teoretiska referensramen och problemformuleringen funnits i åtanke. Detta för att kunna utföra analysen med väsentliga kopplingar till befintlig forskning och därefter kunna besvara frågeställningen. Studiens empiridel består följaktligen av väsentliga intervjucitat från respondenterna, kombinerat med löpande beskrivningar om vad som sagts under intervjuerna eller yttrats under observationen.
Arbetssättet med utformandet av underteman utifrån det empiriska materialet och de övergripande temana från den teoretiska referensramen, kan liknas vid det som Bryman (2011) benämner som grounded theory (grundad teori). Detta är en metod inom kvalitativ dataanalys som används för att bearbeta och analysera insamlat material, eftersom kvalitativa undersökningar ofta genererar stora mängder datamaterial. Bryman (2011) beskriver ”kodning” som en del i arbetsprocessen, där data bryts ner i olika delar och benämns. Utifrån beskrivningarna ovan har kodning använts till viss del. Detta genom att den teoretiska referensramen och det empiriska materialet har inspirerat till olika teman som använts i studiens empiri- och analyskapitel. Bortsett från kodningen i grundad teori har studiens analys inneburit att studiens primärdata har analyserats utifrån den teoretiska referensramen samt ytterligare relevanta teorier, där slutsatser därefter har dragits.
2.4.8 Forskningsetiska överväganden
I ett tidigt skede har de förfrågade respondenterna fått tydlig information om vad studien och intervjuerna samt observationen innebär och de har utifrån denna själva kunnat bestämma över sitt eget deltagande. En bakgrundsbeskrivning till studieområdet har även getts muntligt under intervjuernas inledning och respondenterna har här kunnat ifrågasätta och komma med funderingar över studiens och intervjuernas syfte. Detta betyder att informationskravet samt samtyckeskravet (Vetenskapsrådet, 2002) har beaktats, vilket innebär att forskaren ska informera de som berörs om den aktuella forskningsuppgiftens syfte och att deltagarna själva har rätt att bestämma över sin medverkan i undersökningen.
För att värna om respondenternas fulla bekvämlighet under intervjuerna samt observationen, har de gjorts medvetna om att de kommer att vara anonyma i studien samt att det inspelade materialet endast är tillgängligt för forskarna. Konfidentialitetskravet (Vetenskapsrådet, 2002) har således uppmärksammats, där personuppgifter förvaras på ett sätt så att obehöriga inte kan ta del av dem. Respondenterna benämns även som IP 1 – IP 5 (där IP står för intervjuperson) i studiens empiriska material, för att inte påverka intervjupersonerna
och göra dem obekväma genom att redogöra för deras åsikter med tilltalsnamn. Bryman och Bell (2005) ser detta som en etisk faktor då människors identiteter görs anonyma.
2.5 Sekundärdata
Litteratur som tagits fram för annat bruk än det som föreligger för den aktuella studien, kallas sekundärdata. Denna typ av data innefattar skrivet material i form av böcker, broschyrer och tidskrifter (Björklund & Paulsson, 2003). Studiens sekundärdata omfattas till största delen av vetenskapliga artiklar, vilka ligger till grund för problemdiskussionen och den teoretiska referensramen. För att ta reda på vilka kunskaper som redan fanns inom det valda forskningsområdet och upptäcka eventuella brister, skedde inledningsvis en litteratursökning och genomgång av vetenskapliga artiklar. Detta även för att identifiera lämpliga artiklar till den teoretiska referensramen. Litteratursökningen utfördes främst i databasen ”Google Scholar”, vilken är en allmän databas där sökord resulterar i webbsidor eller artiklar. Sökningen har även skett specifikt i relevanta tidsskrifter, såsom ”The Journal of Business Communication” och ”International Journal of Project Management”. De sökord som främst har använts vid insamling av de vetenskapliga artiklarna är bland annat choice of communication mode, communication tools, communication in project groups, choice of communication media etc. Sökorden har även använts i olika kombinationer för att öka antalet träffar på publicerade artiklar.
2.6 Källkritik
Studiens primär- och sekundärdata har båda granskats kritiskt för att säkerställa en god kvalitet. Det finns en medvetenhet om att respondenterna under intervjuerna och observationen kan ha varit påverkade av situationen i fråga, tillfälliga känslor etc. vilket kan ge upphov till en felaktig analys. Sekundärdata som främst utgörs av vetenskapliga artiklar, har granskats ur en aspekt med fokus på hur väl de kan bidra till att besvara studiens frågeställning. Här har det kritiska förhållningssättet inneburit en reflektion över källans starka respektive svaga sidor vid exempelvis artikelns ämnesmässiga relevans.
Rienecker och Jørgensen (2008) menar att ett kritiskt förhållningssätt är nödvändigt för att få en så hög kvalitet som möjligt på insamlad data. Detta handlar om att pröva källorna mot användningsområdet som de ska verka inom. Insamlat material ska utvärderas i syfte att se om källorna är tillräckligt bra för att svara på problemformuleringen samt tillräckligt starka för att användas som belägg och exempel.
2.7 Trovärdighet
För att öka studiens trovärdighet har bedömningar skett utifrån de fyra nedan nämnda kriterierna. Detta för att stärka tillförlitligheten och pålitligheten samt styrka resultaten och peka på i vilken mån de kan vara generaliserbara eller inte.
2.7.1 Tillförlitlighet
Studiens tillförlitlighet har stärkts genom att det sammanställda intervjumaterialet skickats till respondenterna. Således har intervjupersonerna haft möjligheter att framföra eventuella synpunkter och revideringar. Därmed har begreppet tillförlitlighet uppmärksammats som enligt Guba och Lincoln (1994) innebär att respondenterna bekräftar att forskaren uppfattat resultaten på rätt sätt.
Då transkriberingen även skett i enighet med intervjuerna (se kapitel 2.4.7) ökar därmed tillförlitligheten av studiens primärdata. Detta då alla empiriska beskrivningar och citat kommer från ordagranna redogörelser av respondenternas intervjusvar.
2.7.2 Överförbarhet
Denna studie syftar endast till att skapa en ökad förståelse och bidra med mer kunskap inom det problem som frågeställningen uppvisar och inte till att göra generaliseringar för en population av projektledare. Resultaten kan således inte vara representativa för andra projektledare som befinner sig i liknande situationer. Då det tidigare har konstaterats att det finns luckor i forskningen gällande en projektledares kommunikationsval med sin projektgrupp (se kapitel 1), kan studien dock vara betydelsefull för andra projektledare. Bryman och Bell (2005) beskriver begreppet överförbarhet vilket innebär om resultaten från en undersökning kan generaliseras till andra kontexter. Det kan dock vara svårt att generalisera kvalitativa resultat, då studierna oftast bygger på observationer eller intervjuer med ett litet antal individer. Respondenterna som ligger till grund för studien är därför inte representativa för en population och resultaten kan generaliseras till teori istället för populationer.
2.7.3 Pålitlighet
Under hela processen har ett kritiskt synsätt beaktats när det bland annat gäller kvaliteten på all data (se kapitel 2.6). Vid varje fas har för- och nackdelar vägts mot varandra i syfte att hitta de bästa metoderna och den bästa informationen för att kunna besvara studiens
frågeställning. Därmed har hänsyn tagits till begreppet pålitlighet som enligt Guba och Lincoln (1994) innebär att forskarna antar ett granskande synsätt och gör en fullständig redogörelse av alla faser i forskningsprocessen. Kvaliteten och tillförlitligheten i studiens primär- och sekundärdata har således stärkts.
2.7.4 Möjlighet att styrka och konfirmera
Som tidigare nämnt, har respondenterna i fråga själva utformat sina intervjusvar utan styrning från forskarna. De har själva tagit riktningar de funnit intressanta och diskuterat fritt utifrån de öppna frågorna. Således är det respondenternas egna tolkningar och tankar om de olika kommunikationsvalen som ligger till grund för studiens resultat. Därmed går resultaten att styrka till viss del, vilket enligt Guba och Lincoln (1994) innebär en uppenbarhet över att forskarna inte låtit personliga värderingar påverka slutsatserna. Detta eftersom respondenternas intervjusvar hela tiden styrt studiens analys och slutsatser.
3. Teoretisk referensram
Kapitlet redogör för studiens valda teorier, vilka anses vara relevanta för det valda forskningsfältet. Dessa teorier kommer sedan att användas som ett hjälpmedel vid analys av det empiriska materialet, för att slutligen kunna besvara studiens problemformulering.
3.1 Informationsrikedom (rika och mindre rika kommunikationsmedel)
Kommunikationsformer har olika informationsrikedomar, vilket gör dem mer eller mindre lämpliga vid olika typer av situationer. Lengel och Daft (1988) hävdar att ledare använder kommunikationsverktyg för att kunna tolka situationer och ge inflytande till sina medarbetare. Daft och Lengel (1983) menar att interna problem inom organisationen såsom avvikande värderingar och mål, skapar en oenighet och osäkerhet. Som ett resultat av detta måste chefer och ledare införa tydliga direktiv och riktlinjer för att kunna bemöta osäkra händelser (Daft & Lengel, 1983). Daft och Lengel (1983) betonar dock att de problem som chefer ställs inför inom verksamheten kan variera i grad av komplexitet. Vid hantering av svåra problem krävs därför kommunikationsmedel med hög rikedom (t.ex. face-to-face eller telefon), till skillnad från hantering av enklare frågor (Daft & Lengel, 1983). Abdul Karim och Heckman (2005) instämmer genom att hävda att rika medier är mer effektiva vid att minska tvetydigheter i olika uppgifter. Vidare påpekar Daft och Lengel (1983) att vid oförutsägbara interna händelser, bör ledaren använda informationsrika medier vilka möjliggör en bättre förståelse. Det mest informationsrika mediet utgörs av face-to-face kommunikation och innehåller flera fördelaktiga egenskaper. Enligt Daft och Lengel (1983) ses denna form som det rikaste kommunikationsmedlet då den ger omedelbar återkoppling. Genom detta verktyg ges även fler signaler som t.ex. kroppsspråk, ansiktsuttryck och tonfall, vilka medför att budskapet stärks med ytterligare information. Tack vare möjligheten till omgående feedback, hjälper kommunikationsformen även ledare att snabbt uppdatera deras översikt över organisationen (Daft & Lengel, 1983). Lengel och Daft (1988) betonar likaså att face-to-face kommunikation utgör det rikaste mediet. Detta eftersom det ger tillgång till mycket information samt har personligt fokus, vilket främjar en känslomässig förståelse av ett budskap (Lengel & Daft, 1988). I samstämmighet med detta påpekar El-Shinnawy och Markus (1997) att medier som främjar en gemensam innebörd, skiljer sig från skriftliga kommunikationsmedel som utbyter en stor mängd information. Enligt författarna möjliggör face-to-face kommunikation även förtydliganden och förklaringar samt utbyten av åsikter (El-Shinnawy & Markus, 1997). Warkentin et al. (1997) menar även att samtalet underlättas tack vare signaler såsom tonlägen,ansiktsyttryck, gester etc. vilket gör att face-to-face kommunikation ses som en välordnad process (Warkentin et al., 1997).
Även om kommunikationsformer har olika informationsrikedomar kan de ha en del gemensamma egenskaper. Telefonkonferenser har exempelvis likheter med face-to-face kommunikation (Wijayanayake & Higa, 1999). Westmyer et al. (1998) delar denna åsikt genom att hävda att om syftet är att uppnå ett omedelbart informationsutbyte, är face-to-face och telefonkommunikation att föredra. Detta då kommunikationsformerna ger en större rikedom och social närvaro (Westmyer et al., 1998). Daft och Lengel (1983) menar även att ledare föredrar verbala medier såsom face-to-face kommunikation och telefon. De påpekar dock att telefonen är mindre informationsrik än face-to-face kommunikation. Även om en snabb återkoppling ges, saknas visuella aspekter och individen måste till följd av detta förlita sig på språkets innehåll och ljud för att förstå budskapet (Daft & Lengel, 1983). Eftersom face-to-face och telefonkommunikation har ett mer omedelbart och synkront informationsutbyte får dessa medier emellertid en större social närvaro än e-mail, telefonsvarare och skriftliga meddelanden (Westmyer et al., 1998). I vissa situationer är även tillgången till omedelbar feedback väsentlig, vilket medför att synkrona kommunikationsmedel såsom telefon är mer betydelsefullt än asynkrona kommunikationsformer som t.ex. e-mail (Wijayanayake & Higa, 1999). Lengel och Daft (1988) instämmer genom att påpeka att till skillnad från skriftliga meddelanden, ger telefonkonversationer en snabb återkoppling men saknar dessvärre ögonkontakt och andra kroppsspråk.
Även om mindre rika kommunikationsmedel kan ha en snabb informationsöverföring, är det andra aspekter som styr vilken form som är lämpligast. Trots att ledare föredrar face-to-face kommunikation blir elektroniska kommunikationsverktyg allt mer förekommande (Kolb et al., 2009). Den ökade användningen av datanät för att bedriva en verksamhet har stimulerats genom att minska kostnaderna, öka tillgängligheten av information och snabbt utbyte av dokument, databaser samt meddelanden (Baltes et al., 2001). Datorbaserad kommunikation (CMC) kan således vara ett effektivt och snabbt sätt att sprida information på men behöver dock inte vara den mest effektiva metoden för att fatta beslut på gruppnivå (Baltes et al., 2001). Även Richardson och Smith (2007) poängterar att individen väljer kommunikationsformer utifrån dess värderingar. Bordia (1997) hävdar i samstämmighet med detta att det är själva uppgiften som avgör vilken kommunikationsform som är mest effektiv. Kommunikationsuppgifter med hög osäkerhet kräver dock informationsrika medier (Wijayanayake & Higa, 1999).
Ett mindre informationsrikt medium utgörs av e-mail som har olika för- och nackdelar. E-mail definieras som ett interaktivt kommunikationsmedium mellan individer och/eller grupper av individer, där kommunikationen sker i form av en anteckning eller ett dokument. Budskapen kan således sparas, skrivas ut, vidarebefordras eller tas bort (El-Shinnawy & Markus, 1997). Kommunikation genom e-mail kan vara tillräckligt snabbt som det behövs och möjliggör överföringar inom geografiska avstånd (Berghel, 1997). Därmed befrias individer från begränsningar i avstånd och tid, då de kan svara på meddelandena när det passar dem (Minsky & Marin, 1999). Berghel (1997) hävdar även att användning av e-mail gör att ledare praktiskt taget har en fullständig kontroll över deras del av kommunikationen. Daft och Lengel (1983) poängterar dock att skriftliga medelanden är mindre informationsrika eftersom återkopplingen är långsam. Sifferbaserade dokument kan vara användbara för att informera om enkla organisatoriska aspekter men de ger dessvärre inga visuella egenskaper, personliga känslor eller återkopplingar (Daft & Lengel, 1983).
Sammanfattningsvis krävs det informationsrika kommunikationsmedel vid hantering av svåra problem (Daft & Lengel, 1983). Face-to-face kommunikation ses som den rikaste formen då omedelbar återkoppling ges genom t.ex. kroppsspråk, ansiktsuttryck etc. (Daft & Lengel, 1983). Om syftet är att uppnå ett omedelbart informationsutbyte kan även telefonkommunikation vara att föredra (Westmyer et al., 1998) då denna form har likheter med face-to-face kommunikation (Wijayanayake & Higa, 1999). Teorier har även visat att mindre rika kommunikationsmedel som e-mail kan vara ett snabbt verktyg (Berghel, 1997). Dessvärre saknar skriftliga meddelanden visuella egenskaper, personliga känslor och återkopplingar (Daft & Lengel, 1983).
3.2 Kostnader, risker och missförstånd
Kommunikationsmedel har olika kostnader, vilket kan medföra risker för missförstånd. Lengel och Daft (1988) menar att kommunikation som inte är rutinerad löper större risk för missförstånd och kännetecknas av tidspress och otydligheter. Vidare menar de att personliga känslor även kan påverka uppfattningen av budskapet, vilket gör att icke-rutinerad kommunikation kräver informationsrika medier (som t.ex. face-to-face eller telefon) för att undvika missförstånd (Lengel & Daft, 1988). Westmyer et al. (1998) delar denna åsikt genom att hävda att när människor kommunicerar med varandra, bildar mottagarna uppfattningar om sändarens kommunikationskompetens. En faktor som kan påverka dessa uppfattningar är kommunikationskanalen som används för att förmedla budskapet. Även om e-mail uppfattas som fördelaktigt, kan detta medel tolkas som att sändaren av meddelandet har ett lågt
känslomässigt engagemang (Westmyer et al., 1998). Till följd av detta, anses rutinerad kommunikation därmed vara enklare och kräver inte heller lika informationsrika medier för att kunna uppnå en ömsesidig förståelse (Lengel & Daft, 1988).
Vidare medför telefon, face-to-face och elektroniska medier olika kostnader och risker. Enligt Lengel och Daft (1988) skiljer sig dessa kommunikationsverktyg åt, gällande förmågan i informationsöverföring och de har även olika egenskaper som gör dem lämpliga samt olämpliga i vissa situationer (Lengel & Daft, 1988). Nackdelar med t.ex. mobiltelefoner är att de som besvarar ett samtal under ett möte eller i tysta avdelningar får blickar eller tillsägelser av andra (Srivastava, 2005). Den ökade tillgången på mobiltelefoner gör även att användarna av dessa blir svårare att nå. Detta eftersom människorna är medvetna om att telefonen registrerar obesvarade samtal och ger röstmeddelanden, vilket gör att de inte behöver oroa sig över att ha missat ett samtal (Srivastava, 2005).
Fel utformning av arbetsplatsen kan liksom tidspress utgöra en kostnad vid face-to-face kommunikation. Enligt Stryker och Santoro (2012) utgör utformningen av arbetsplatsen därför en väsentlig faktor, för att kunna främja face-to-face kommunikation bland anställda. Även om face-to-face kommunikation möjliggör att informationsöverföring kan ske i fysisk avskildhet (Sassenberg et al., 2005) betonar Warkentin et al. (1997) att synkrona möten kan medföra en tidspress vilket oftast inte ges från asynkrona kommunikationsformer. Detta eftersom asynkrona kommunikationsverktyg som t.ex. e-mail gör att personen kan ta mer tid på sig till att fundera över vad som ska finnas med i meddelandet för att undvika missförstånd (Warkentin et al., 1997).
Kommunikation genom e-mail medför dock en del risker. På grund av sin skriftliga karaktär är e-mail enligt El-Shinnawy och Markus (1997), lågt värderat när det gäller att minska osäkerheten i kommunikationen. Eftersom e-mailet nästan uteslutande når sin mottagare har den heller ingenstans att ”gömma” sig (Berghel, 1997). Till följd av detta kan mottagaren inte ignorera e-mail på samma sätt som ett telefonsamtal även om sändaren av budskapet är oönskad. Berghel (1997) betonar även att kommunikationsformen gör att mottagaren riskerar att få en massa oönskad information i form av ”e-bombning” och skräppost, vilket är oundvikligt. Jackson et al. (2006) hävdar i samstämmighet med detta, att kommunikation genom e-mail utgör en belastning för många anställda eftersom de blir överväldigade av mängden och känner sig pressade att svara relativt snabbt på meddelandena. Ytterligare kostnader vid elektronisk kommunikation utgörs bland annat av tidsmässiga aspekter samt bristande erfarenheter. Bordia (1997) menar t.ex. att grupper som använder datorbaserad kommunikation tar längre tid på sig att slutföra uppgifter till skillnad från dem
som använder face-to-face kommunikation. Även Baltes et al. (2001) poängterar att det vid användning av CMC, krävs mer tid för att slutföra uppgifterna. Kommunikationsmetoden minskar dessutom medlemmarnas tillfredsställelse jämfört med face-to-face kommunikation. Sobrado et al. (2011) redogör vidare för en brist gällande faktorer som kan hindra användningen av resurserna i informations- och kommunikationsteknik (ICT). Denna utgörs av otillräckliga erfarenheter som är kopplade till användningen av tekniken samt kvaliteten på informationen som mottagits på internet.
Informationsrika medier krävs sammanfattningsvis för att undvika missförstånd (Lengel & Daft, 1988). Kommunikationsmedel medför dock olika kostnader och risker. Exempelvis kan synkrona möten medföra en tidspress (Warkentin et al., 1997). Genom e-mail riskerar mottagaren att få en massa oönskad information och kan heller inte ignorera meddelandena på samma sätt som ett telefonsamtal (Berghel, 1997). Till följd av detta menar även Baltes et al. (2001) att datorbaserad kommunikation kräver mer tid för att slutföra uppgifter.
3.3 Relationer och social närvaro
De dialoger som kommunikationsformer medför, gör att en gemenskap kan skapas. Welch och Jackson (2007) menar att det vid definitionen av intern kommunikation är väsentligt att inkludera ”relationer”, eftersom resultatet av interaktioner består av detta. Vidare menar författarna att det i praktiken är svårt för chefer att kunna kommunicera med alla sina anställda (med undantag från väldigt små verksamheter). Till följd av detta utgör envägskommunikation mellan chefer och personal således en nödvändighet. Detta kommunikationssätt är fördelaktigt när budskapet är viktigt och pressmeddelanden, företagsreklam, hemsidor, nyhetsbrev etc. kan användas. Dock bör intern kommunikation även kompletteras med tvåvägskommunikation för att främja dialoger (Welch & Jackson, 2007).
Kommunikation och samarbete utgör även viktiga aspekter när tydliga direktiv behövs. Diallo och Thuillier (2005) menar att projektmedlemmar som börjar i ett nytt projekt känner en viss oro över vad de kan förvänta sig från sina medarbetare, arbetsförhållanden etc. Veil och Turner (2002) hävdar likaså att medlemmarna vid denna tidpunkt kan uppleva en viss stress, då direktiven oftast är oklara i början av projektet. Till följd av detta menar Diallo och Thuillier (2005) att förtroendet, samarbetet och inte minst kommunikationen i projektet utgör betydelsefulla faktorer. Utan dessa aspekter kan projektgruppen inte vara effektiv eller uppnå sina mål (Diallo & Thuillier, 2005). Hollingshead (1996) delar denna åsikt genom att hävda
att relevant information till alla gruppmedlemmar utgör en viktig faktor, för att främja ett effektivt beslutsfattande inom gruppen.
Kommunikationsmedel medför vidare olika sorters social närvaro. Westmyer et al. (1998) menar att människor kommunicerar med varandra för att uppnå sociala mål. Skälen till att interagera med varandra varierar dock beroende på valet av kommunikationsmedel. En person kan t.ex. välja att kommunicera med någon genom face-to-face för att känna delaktighet, fastän individen även föredrar att använda telefonen för att uppfylla andra behov. Även om den valda kommunikationsformen anses vara effektiv för att uppnå ett visst mål kanske den inte har tillräcklig social närvaro eller rikedom (Westmyer et al., 1998). I samstämmighet med detta påpekar även Stryker och Santoro (2012) att trots att fysisk face-to-face kommunikation avtar vid längre avstånd, är det inte säkert att närhet bidrar till face-to-face kommunikation. Då den sociala närvaron varierar i olika kommunikationsformer, medför detta för- och nackdelar vid relationsskapandet. Exempelvis har textbaserad CMC-kommunikation, d.v.s. datorbaserad kommunikation som t.ex. e-mail, videokonferenser och chatt blivit mer vanligt och skiljer sig från face-to-face kommunikation i flera avseenden (Collins Tidwell & Walther, 2002). Collins Tidwell och Walther (2002) hävdar att den mest uppenbara skillnaden mellan CMC och face-to-face är att det skriftliga mediet utesluter utbyten av icke-verbala signaler som följs av tal vid personliga möten. Detta gör att utveckling av relationer och intryck kan hindras i CMC, vilket gör mediet relativt opersonligt (Collins Tidwell & Walther, 2002). Börekçi (2009) hävdar dock att ledare och dess medarbetare använder face-to-face kommunikation i mindre grad och utnyttjar således mer informations- och kommunikationsteknik (ICT) i sin verksamhetsledning och kommunikation. Vidare understryker Börekçi (2009) att ICT möjliggör förmågan att nå och kommunicera med flera medarbetare samtidigt, om detta är att föredra. Vidare ger informations- och kommunikationstekniken ökade möjligheter till att överföra kunskap över tid och rum. Exempelvis kan bilder, videoklipp, text och data överföras enkelt över ett stort avstånd genom satellit-TV, internet eller utbyte mellan datorer (Roberts, 2000).
I samband med kommunikation på distans, ses videokommunikation som ett fördelaktigt medel som främjar social närvaro. Videobaserad kommunikation har utformats för att underlätta samarbete och kommunikation på distans (Anderson et al., 1996). Fels och Weiss (2000) menar att metoden är särskilt användbar för att ge individer möjligheter till att samverka i möten och andra arbetsrelaterade aktiviteter, i synnerhet när de är avskilda på grund av långa avstånd. Ett stort bakomliggande antagande vid konstruktionen av videokommunikationsteknik är att visuella signaler är viktiga för en framgångsrik interaktion,
eftersom människor oftast föredrar att se varandra när de kommunicerar (Doherty-Sneddon et al., 1997). Således kan kvaliteten på videobaserade interaktioner anses vara lika hög som face-to-face kommunikation och betydligt högre än samspel som enbart baseras på ljud. Sammanfattningsvis resulterar samspel i att relationer kan skapas (Welch & Jackson, 2007). När direktiven är oklara i projekt, utgör samarbetet och kommunikationen betydelsefulla faktorer (Diallo & Thuillier, 2005). Även om den valda kommunikationsformen är effektiv för att uppnå ett visst mål, kanske den inte har tillräcklig social närvaro (Westmyer et al., 1998). Exempelvis kan en utveckling av relationer hindras vid datorbaserad kommunikation (Collins Tidwell & Walther, 2002). Dock möjliggör informations- och kommunikationsteknik förmågan att nå och kommunicera med flera medarbetare samtidigt (Börekçi, 2009) över ett stort avstånd (Roberts, 2000). I samband med detta, har videobaserad kommunikation utvecklats för att främja samarbete på distans (Anderson et al., 1996).
3.4 Övriga faktorer
Trots att elektroniska kommunikationsformer blir allt vanligare, är det inte bara tekniska faktorer som styr sättet att kommunicera. Enligt Wijayanayake och Higa (1999) kan valet av kommunikationsmedier påverkas av kontextuella, individuella samt sociala faktorer. Den kontextuella aspekten utgörs t.ex. av att asynkrona medier som e-mail är billigare än synkrona medier såsom telefon, vilket gör att e-mail föredras vid geografiska avstånd. Vidare menar Wijayanayake och Higa (1999) att de individuella faktorerna innebär att kunskapen om nya innovationer påverkar människans godkännande av en nyskapelse. Sociala faktorer utgörs slutligen av individers uppfattningar av en kommunikationsform, vilka kommer från sociala processer som t.ex. grupptryck, gruppkommunikation samt kulturella och organisatoriska aspekter (Wijayanayake & Higa, 1999).
Andra forskare för vidare resonemang kring vilka faktorer som kan styra sättet att kommunicera. Minsky och Marin (1999) hävdar att det sociala sammanhanget där kommunikationen inträffar, kan påverka människors kommunikationsval. De påpekar även att rationella val som fokuserar på uppgiftens och kommunikationsformens egenskaper, också kan ha en inverkan vid valet av medier (Minsky & Marin, 1999). Sivunen och Valo (2006) framhäver även att avstånd, tidspress och tillgänglighet kan vara faktorer som påverkar valet av kommunikationsform. Detta då t.ex. en ledare väljer medier på grund av avståndet mellan gruppmedlemmarna, hur brådskande uppgiften är samt om medlemmarna har tillgång till kommunikationsformen (Sivunen & Valo, 2006).
Vidare antyder en del forskare att ”vana” kan vara en av faktorerna som påverkar valet av kommunikationsform. Baltes et al. (2001) hävdar bland annat att fysiska möten inte längre är den enda kommunikationsformen som används av grupper inom organisationer och att elektroniska meddelanden samt videokonferenser blir allt vanligare att använda. Flaherty et al. (1998) poängterar även att tillkomsten av internet och de elektroniska kommunikationsmetoderna i större grad ersätter kommunikation genom traditionella kanaler, såsom face-to-face. Istället för att behöva bry sig om fördröjningar i vanlig post, har detta resulterat i att fler människor börjat använda e-mail (Bordia, 1997).
Avslutningsvis är det inte bara tekniska faktorer som styr sättet att kommunicera. Valet av kommunikationsmedier kan liksom kontextuella, individuella samt sociala faktorer (Wijayanayake & Higa, 1999) även påverkas av en vana att använda ett visst kommunikationsmedel. Detta genom att t.ex. elektroniska meddelanden och videokonferenser blir vanligare att använda (Baltes et al., 2001).
4. Empirisk analys
Kapitlet redogör för betydelsefulla utdrag med intervjucitat från de fem respondenterna samt löpande beskrivningar om vad som sagts under intervjuerna och uppenbarats under observationen. Det transkriberade empirimaterialet har resulterat i relevanta underteman där tillhörande intervjucitat och beskrivningar har placerats. Det empiriska materialet har vidare analyserats i löpande form, där kopplingar har gjorts till den teoretiska referensramen och ytterligare teorier som visat sig vara lämpliga.
4.1 Problem och missförstånd
När och varför olika kommunikationsformer används samt vilka konsekvenser dessa kan ge, redogörs det bland annat för i nedanstående kapitel.
4.1.1 När problem har uppstått
Samtliga respondenter menar att den fysiska face-to-face kommunikationen används när problem har uppstått. Den första respondenten hävdar att om man känner att det har gått lite snett är det alltid bra att träffa människan då man brukar reda ut det. Om man har mycket att rita och visa är det bra om man ses och vet man att man behöver vara tillsammans bokar man in ett möte. Även den andra intervjupersonen för liknande resonemang och menar att det vid speciella problem är viktigt med fysisk kontakt. Den tredje projektledaren instämmer och menar att man då vet om man är överens på ett annat sätt än om man mailar, vilket innebär att fysiska möten är bäst rakt av.
IP 3: ”… ibland händer det ju att det är större pengar eller avvikelser […] det kan ju till och med bli möte om det så att säga, om det är större grejer”.
Daft och Lengel (1983) menar att face-to-face kommunikation ger omedelbar feedback, vilket i sin tur hjälper ledare att få en snabb överblick över organisationen. Detta kan vidare kopplas till att projektledarna använder den fysiska kommunikationen vid problem, då de kan få en snabb överblick över projektet genom omgående återkoppling från projektgruppen. Den första respondentens resonemang om att man bokar in ett möte när man vet att man behöver träffas, kan även kopplas till vad Bordia (1997) förespråkar; d.v.s. att det är själva uppgiften som avgör vilket kommunikationsmedel som är effektivast. Vid hög osäkerhet krävs informationsrika medier (Wijayanayake & Higa, 1999), vilket även kan kopplas till den andra intervjupersonens resonemang om att det vid speciella problem är viktigt med fysisk kommunikation.
Den tredje respondenten hävdar även att det är säkrare att träffa människor eftersom det då sker färre missförstånd. Den fjärde intervjupersonen håller även med om detta.
IP 4 ”Vissa skriver […] hela mailet utan punkter och kommatecken med stora bokstäver och det är totalt omöjligt att förstå vad de menar […] då är det definitivt bättre att träffas”.
Den fjärde intervjupersonen menar vidare att om ett mail skickas iväg där man behöver diskutera något, tar man det på telefon eller träffas. Den fysiska kommunikationen används dock om problem uppstår. Detta är även något som den femte respondenten håller med om.
IP 4: ”… är det ett problem […] som inte kräver något akut […] så kan man ta det på nästa projekteringsmöte eller byggmöte”.
IP 5: ”… är det någonting som händer speciellt sådär så kan det ju vara tillfälle att exempelvis kalla till ett separat möte för att lösa något problem […] det tycker jag oftast är kanske bättre än att skicka runt mail”.
Under observationen med den första respondenten kommer en administratör in och meddelar att ett missförstånd har skett i ett mail som personen fått från respondenten. Detta påvisar således att problem kan redas ut vid fysisk kontakt.
Den fjärde och femte respondentens resonemang angående mail samt vad som framkommit under observationen med den första respondenten, kan vidare kopplas till Kolbs et al (2009) teorier om att elektroniska kommunikationsverktyg blir allt vanligare. Även om det framgår att den första, fjärde och femte respondenten använder mycket e-mail, menar dock Bordia (1997) att det tar längre tid att slutföra uppgifter vid datorbaserad kommunikation, till skillnad från face-to-face kommunikation. Detta kan således vara en anledning till att projektledarna väljer att träffas fysiskt, då mail kan orsaka missförstånd och att det således tar längre tid att slutföra uppgifter.
4.1.2 Bristande kommunikation och missförstånd
Vid frågan om hur respondenten vet när kommunikationen fungerar bra eller mindre bra, menar den första intervjupersonen att den största svagheten utgörs av bristande kommunikation fastän personen försöker vara tydlig och förse folk med information. När frågor om t.ex. vad som händer och vad som ska monteras uppkommer, beror detta således på bristande kommunikation eftersom man redan ska ha talat om vad som händer.
