EFFEKTIVARE UTLASTNING FÖR LAGER
UNDER HÖGSÄSONG PÅ HUSQVARNA
AB
Emmy Forslund
Tomas Jonsson
EXAMENSARBETE 2008
INDUSTRIELL ORGANISATION OCH EKONOMI
Logistik och Ledning
EFFECTIVE USE OF LOADING AREAS AT
HUSQVARNA AB’S WAREHOUSES DURING PEAK
SEASONLAWS
Emmy Forslund
Tomas Jonsson
Detta examensarbete är utfört vid Tekniska Högskolan i Jönköping inom ämnesområdet logistik. Arbetet är ett led i den treåriga
högskoleingenjörsutbildningen. Författarna svarar själva för framförda åsikter, slutsatser och resultat.
Handledare: Glenn Johansson
Omfattning: 15 högskolepoäng (C-nivå) Datum:
Abstract
Husqvarna AB operates two warehouses located in the area of Jönköping. The most important task is to manage the large volume fluctuations during the peak season. DHL Exel Supply Chain (DESC) run the warehouses and the domestic transportations is outsourced to DHL Express. A number of forwarder agents are responsible for distributing the export gods. In the present situation a bottleneck occurs at the warehouse loading section, and the consequence is fulfill the time of delivery for all customer orders. The underlying bottleneck cause is also the key question for the thesis. The purpose of the thesis is to investigate the reason why the areas of out loading during peak season becomes a bottleneck in the material flow, and provide relevant solutions for the problem.
The thesis study has progressed during normal season, and interviews are the main source of information, with support from observations and statistic data, The order- and material flow process is included for a basic understanding of the situation. The study indicates that the problem is not always related to the physical flow. Instead the critical factor for a third party’s performance is more related to the sharing of
information between all divisions.
A contribution to the problem is the large volume fluctuations during the year. A more detailed analysis indicates that the warehouse has a problem to handle the volume peaks that occur some of the days. The consequence becomes a difficulty to deliver all orders to the customers at given time. The result of delayed transportation pickups is orders with intention to leave the warehouse, but instead blocking the out loading areas, The transportation companies hired to distribute Husqvarna´s products does not always fulfill the requirements for picking up the orders. The consequence is irregular pick up times, which obstruct the warehouse planning. Another contribution to the bottleneck is traditional booking routines that exist for both domestic and international shipments. The lack of communication and pore statistical data is also connected to the problem. This prevents the opportunity to improve the distribution process. From the problem analysis has a couple of improvements suggestions been discovered. To realize the potential of implementation an activity plan has been created for each suggestion. One of the activities is to create a smoother volume allocation for the flow. Modified routines of booking for pre seasonal orders can generate a better level of volume. An alternative for the problem is to disconnect goods from the areas of loading with help from extra trailer units. The solution will generate a better platform for planning of goods and personnel.
Measurements and evaluation of transporters who indicates a defect performance will hopefully lead to a better quality. The future object is that every transport collects goods at the right day and time. To actualize all improvements a working
communication will be important between all sections in the supply chain. Regular meetings with a recurring agenda should be held continuously related to the bottle neck.
When all suggestions are implemented hopefully all Husqvarna´s order will be able to leave the loading area at the given time, regardless day of the year.
Sammanfattning
Husqvarna AB har två lager i Jönköpingsområdet som ska hantera stora
volymsvängningarna som infaller under högsäsong. Lagerverksamheten sköts av DHL Exel Supply Chain (DESC) och inrikestransporterna hanteras DHL Express. För gods som ska exporteras anlitas ett antal speditörer som ansvarar för transporterna. Vid utlastningen uppstår det i nuläget en flaskhals som gör att kundorder inte kan levereras på utsatt tidpunkt. De bakomliggande orsakerna till problemet är den
grundläggande frågeställningen till detta arbete. Syftet med arbetet är att utreda varför utlastningsytorna under högsäsong blir en flaskhals i lagrens materialflöde, och utifrån det leverera ett antal relevanta lösningsförslag.
Arbetet har genomförts under normalsäsong och bygger till stor del på intervjuer som gjorts på berörda avdelningar kopplat till arbetets frågeställningar. Undersökningen stöds av tillgänglig statistik och observationer. I arbetet ingår en nulägesbeskrivning som kartlägger hela order- och leveransflödet. Flödesbeskrivningen har genererat en analys av de problem som ger störst tyngd till lagrens flaskhals. Den här
undersökningen visar att det inte alltid är det fysiska flödet som är avgörande för att en tredjepart ska kunna utföra logistiktjänster på ett bra sätt. Ofta är det
informationsflödet som i första hand skapar lagrens förutsättningarna till att leverera tjänster med hög kvalitet.
En bidragande orsak till problemet är de stora volymsvängningarna som sker under året. En detaljerad analys av variationerna visar att det finns stora fluktuationer ner på dygnnivå. Lagrens begränsade kapacitet klarar inte av att hantera de höga volymer som ska levereras under vissa veckodagar. Konsekvensen blir att vissa bokade sändningar inte kan levereras till kund. En ytterligare orsak är försenade och framflyttade transporter gör att gods blir stående på utlastningsytorna. Husqvarnas transportörer lever inte upp till de upphämtningskrav som ställts. Det skapar
oregelbundna tider för upphämtning och godset som blir stående blockerar för andra sändningar som ska levereras. Något som också bidrar och hänger ihop med de övriga problemen är det traditionella bokningsflödet som finns för både in- och utrikesgods. Undersökningen har även upptäckt att det finns brister i kommunikationskedjan och svårigheter med att finna statistik kopplat till problemet. Otillräckliga mätningar och få uppföljningsmöten mellan avdelningarna efter högsäsong försvårar
förbättringsarbetet i hela order- och leveransprocessen.
Problemanalysen har utvecklat ett antal viktiga lösningsförslag, som också reflekterar över dess potential för implementering. För att få en klar bild av varje förslag finns en tillhörande aktivitetsplan som beskriver syfte, mål, tidsplan och aktiviteter för varje lösningsförslag. En av åtgärderna är att skapa en jämnare volymfördelning över högsäsongen. Det kan göras med förändrade bokningsrutiner för order som har bättre framförhållning. Ett alternativ är att frikoppla gods från utlastningsytorna med hjälp av lösa lastbärare. Förslagen kommer att skapa bättre förutsättningar för
framförhållning och planering. Genom att mäta och utvärdera transportörerna som i dagsläget visar bristande prestationer ska leda till att godset lämnar lagren på utsatt tid. Det långsiktiga målet är att bokade sändningar ska kunna styras mot för- eller eftermiddag. En grundförutsättning för att alla lösningsförslag ska bli verklighet är att
de inblandade parterna skapar ett bättre kommunikationsflöde. Förslaget är att införa regelbundna uppföljningsmöten med återkommande samtalspunkter, kopplade till problemen.
Alla lösningsförslag kan kopplas ihop med varandra och är betydelsefulla ur en implementeringssynpunkt. När dessa förutsättningar är implementerade tror vi att även plockningsrutiner och lagerlayout har förbättringspotential. Det kan göra att Husqvarnas kunder i framtiden kommer att kunna förlita sig på att en beställd produkt kommer på utlovad tid, oavsett tid på året.
Innehållsförteckning
1
Inledning ... 7
1.1 BAKGRUND ... 7 1.2 SYFTE OCH MÅL ... 7 1.3 FRÅGESTÄLLNINGAR ... 8 1.4 AVGRÄNSNINGAR ... 8 1.5 DISPOSITION ... 92
Metod ... 10
2.1 UNDERSÖKNINGSMETODIK ... 10 2.1.1 Datainsamling ... 10 2.1.2 Litteratur ... 11 2.2 METODKRITIK ... 12 2.2.1 Validitet ... 12 2.2.2 Reliabilitet ... 123
Nulägesbeskrivning ... 13
3.1 FÖRETAGSBAKGRUND ... 13 3.2 AVDELNINGAR ... 13 3.3 LAGREN ... 13 3.3.1 Överdomaren ... 14 3.3.2 Torsviksverken ... 15 3.3.3 Torsvik 2 ... 16 3.4 TREDJEPARTEN DHL ... 163.5 ORDER- OCH LEVERANSFLÖDET ... 17
3.5.1 Steg 1: Orderläggning ... 17
3.5.2 Steg 2: Behandling av order och bokning av transport ... 17
3.5.3 Steg 3: Färdigställande av order ... 18
3.5.4 Steg 4: Transport och spedition ... 19
4
Problemanalys ... 21
4.1 LAGREN ... 21
4.1.1 Volym och kapacitet ... 21
4.1.2 Plockning ... 22
4.1.3 Personal ... 23
4.1.4 Konsekvensen av begränsad personal- och plockningskapacitet ... 23
4.2 TRANSPORTER... 24 4.2.1 Sverige ... 24 4.2.2 Export ... 25 4.2.3 Bokningar för Sverigetransporter ... 26 4.3 KOMMUNIKATION ... 27 4.3.1 Bokningsbekräftelse för exportsändningar ... 27 4.4 SUMMERING AV PROBLEMANALYSEN ... 29 4.4.1 Volymvariationer ... 29 4.4.2 Plockning ... 29 4.4.3 Transporter ... 30 4.4.4 Bokningar ... 30 4.4.5 Kommunikation ... 31
5
Teori ... 32
5.1 LOGISTIKENS SYFTE OCH DEFINITION ... 32
5.2 LAGER... 32
5.4.1 Orderplockning ... 33 5.4.2 Zonplockning ... 33 5.5 UTLEVERANS ... 34 5.6 LÖSA LASTBÄRARE ... 34 5.7 TRANSPORTER... 35 5.7.1 Vägtransportmarknaden ... 35 5.7.2 Nätverksplanering av transporter ... 36 5.8 GODSTYPER ... 37 5.8.1 Hellast ... 37 5.8.2 Parti ... 37 5.8.3 Stycke ... 37 5.9 SERVICEELEMENT ... 37 5.9.1 Leveransprecision ... 38 5.10 TREDJEPARTSLOGISTIK ... 39
5.10.1 Avtal och kravspecifikation ... 39
5.10.2 Kvalitetsuppföljning och möjliga felkällor ... 40
5.10.3 Kommunikation - Electronic Data Interchange (EDI) ... 41
5.11 SÄSONGSVARIATIONER ... 41
6
Lösningsförslag och analys ... 43
6.1 VOLYMUTJÄMNING ... 43
6.1.1 Förändrade arbetsrutiner för försäsongsorder ... 44
6.1.2 Volymutjämning för exportgods ... 46
6.1.3 Frikoppling av sändningar ... 46
6.2 TRANSPORTER... 49
6.2.1 Kravspecifikation och transportavtal för exporttransporter ... 49
6.2.2 Omfördelning av speditörerna till exporttransporter ... 49
6.2.3 Nya krav på Sverigetransporter ... 50
6.3 BOKNINGSRUTINER ... 51 6.3.1 Försäsongsorder ... 52 6.3.2 Veckoorder... 52 6.3.3 Expressorder ... 52 6.4 KOMMUNIKATION ... 53 6.4.1 Bekräftelser ... 54 6.4.2 Bekräftelse för exportbokningar ... 54 6.4.3 Uppföljning ... 54
7
Slutsats och diskussion ... 57
8
Referenser ... 58
8.1 LITTERATUR... 58
8.2 HEMSIDOR ... 59
8.3 MUNTLIGA INTERVJUER ... 60
8.3.1 Husqvarna AB ... 60
8.3.2 DHL Exel Supply Chain ... 60
8.3.3 DHL Express ... 60
9
Bilagor ... 61
BILAGA 1LAYOUT ÖVERDOMAREN ... 62
BILAGA 2LAYOUT TORSVIKSVERKEN ... 63
BILAGA 3LAYOUT TORSVIK 2 ... 64
BILAGA 4EXEMPEL PÅ INTERVJUUNDERLAG ... 65
Figurförteckning
FIGUR 1, ÖVERDOMARENS UTLASTNINGYTOR 14 FIGUR 2, UTLASTNINGSYTA OCH PORT, ÖVERDOMAREN 15 FIGUR 3, FRAMFLYTTADE SÄNDNINGAR UPPDELADE PER SPEDITÖR. 26 FIGUR 4, FYRA MÖJLIG FELKÄLLOR 41 FIGUR 5, DAGLIGA BRUTTOVOLYMER FÖR SVERIGE OCH EXPORT 43
Tabellförteckning
TABELL 1, BRUTTOVOLYMER FÖR GODS SOM AVGÅTT FRÅN ÖVERDOMAREN OCH
TORSVIKSVERKEN UNDER 2008 TILL V. 1-43 OCH 2007 V. 44-52. 22 TABELL 2, ANTAL SÄNDNINGAR SOM INTE HAR KUNNAT LEVERERAS PÅ GRUND AV
BEGRÄNSNINGAR I LAGRENS KAPACITET 23 TABELL 3, FRAMFLYTTADE SÄNDNINGAR FÖRDELADE ÖVER VECKODAGAR 25 TABELL 4, FRAMFLYTTADE TRANSPORTER PER VECKA 25
1 Inledning
För företag med säsongsvariationer uppstår utmaningar som lagren måste hantera när volymerna ökar. Husqvarna AB är ett företag med säsongsbetonade produkter och har två lager i Jönköpingsområdet, varav ett ska flyttas till en nybyggd lokal vid årsskiftet 2008/2009. I rapporten undersöks metoder för att effektivisera hanteringen av gods på ytorna för utlastning, där det i nuläget skapas en flaskhals. Rapporten är ett
examensarbete som har utförts som del av ingenjörsutbildningen Industriell Organisation och ekonomi.
1.1 Bakgrund
Husqvarna har sitt huvudkontor och en utav sina fabriker i småstaden Huskvarna. Från de två lagren i regionen distribueras allt som produceras i fabriken, samt produkter som skickas från andra produktionsanläggningar. Lagren som levererar Husqvarnas olika sortiment, sköts av tredjepartsföretaget DHL Exel Supply Chain (DESC). De ansvarar för leverans av alla produkter som efterfrågas av in- och utrikeskunder. Husqvarnas logistikavdelning är arbetets uppdragsgivare och vill veta varför deras lager som är utlagda på en tredjepart har problem med leveranser under högsäsong. Arbetet kommer att beröra båda lagren eftersom de är uppbygga på liknande sätt och använder samma informationssystem. I dagsläget står godset i lagren för länge på utlastningsytorna för att distributionen ska vara effektiv. Följden blir svårhanterliga lager, långa leveranstider och låg leveransprecision. Arbetet ska undersöka vad både DHL och Husqvarna kan göra för att förändra sina arbetsrutiner och bli mer effektiv. Företagen har ett långt samarbete bakom sig, men de strävar efter ett förbättrat samarbete som kan skapa nöjdare kunder.
Undersökningen har inte utförts under högsäsong, vilket gör att observationer inte varit aktuella utan kvalitativa intervjuer och statistik är det som till största del legat till grund för arbetet. Något som en början såg ut att bli en analys av det som fysiskt händer i utlastningsskedet, har vänt till att bli en utredning av informationsflöde och planering. För att få något konkret ur arbetet har uppdragsgivaren på Husqvarna efterfrågat en mer detaljerad aktivitetsplan som visar hur varje lösningsförslag ska realiseras.
1.2 Syfte och mål
Syftet med rapporten är att utreda varför utlastningsytorna under högsäsong blir en flaskhals i lagrens materialflöde, och utifrån det leverera ett antal relevanta
lösningsförslag.
Målsättningen är att Husqvarnas lager i Jönköping och Torsvik ska halvera den genomsnittliga tiden som godset står på utlastningsytorna under högsäsong. I arbetet ska det även ingå implementeringsåtgärder, i form av en aktivitetsplan, för att ge en mer realiserad bild av lösningsförslagen.
1.3 Frågeställningar
Utifrån syftet har det utvecklats ett antal frågeställningar som ska besvaras. Frågornas resultat ligger som grund för rapporten.
Vad är de bakomliggande orsakerna till att en flaskhals uppstår vid utlastningen under högsäsong?
Vad finns det för möjliga lösningar som kan bidra till att flaskhalsen kan hanteras på ett bättre sätt?
Hur ser flödet ut, kopplat till utlastningsytorna?
Hur fungerar kommunikationslänkarna kopplade till flaskhalsen?
Hur påverkas utlastningssituationen av transporter som hämtar upp godset?
Hur påverkas utlastningen av volymvariationerna i lagren?
1.4 Avgränsningar
För att arbetets omfattning ska vara rimligt i förhållande till tidsplanen, inriktar sig arbetet på lagrens partigods, vilket också är godset som har störst påverkan på lagrens utlastningsytor. Styckegodset utgör en relativt stor del av lagrens arbetsuppgifter och beskrivs i nulägesanalysen. Däremot har styckegodset inte samma arbetssätt som partigodset, vilket gör att det inte har analyserats ur en problem- och
förbättringsaspekt. Det finns ytor och utlastningsportar som endast är avsedda för styckegodset, vilket gör att förbättringspotential inte är lika stor för lagret i helhet. Reservdelslagret ingår i byggnaden Torsviksverken, men har en egen lokal och ingår därför inte i arbetet. En annan orsak till att det inte är inräknat i arbetet är att lagret inte arbetar på samma sätt. Det rör sig om artiklar med hög prioritet och mindre volymer, som dessutom har fasta avgångstider för transporter, och i dagsläget fungerar bra.
Gods som avgår till Norge och Danmark ingår i diagram för volymfluktuationer eftersom de har för stora volymer för att uteslutas. Sändningarna som går till dessa två länder sköts på liknande sätt som DHL Express inrikesgods, men har egna
avdelningar som sköter orderhantering och bokning. En liknande undersökning och flödesanalys skulle kunna göras för Norge- och Danmarksändningar, men ingår inte i arbetets omfattning. Utifrån intervjuer i lagren har det uppkommit att sändningar till Norge i dagsläget fungerar bra.
Det är många speditörer som anlitas för att exportera Husqvarnas produkter. I arbetets omfattning har inga av dessa speditörer intervjuas. En utvärdering av alla eller ett fåtal speditörer för exportsändningar skulle kräva en stor del av arbetets tillgängliga
resurser och hamna för långt ifrån syftets ramar. Däremot har utfallet av speditörernas prestationer analyserats utifrån den statistik som varit tillgänglig. I arbetet ingår en mer genomarbetad problemanalys och lösningsförslag av de sändningar som
distribueras till kunder i Sverige, i jämförelse med exportkunder. Exportsändningarna har en mer strukturerad bokningsprocess för materialflödet, och det levereras till väldigt många länder. Supply-avdelningens arbetssätt påverkar inte ytorna för utlastning i den utsträckning, att en mer ingående analys skulle krävas.
Eftersom det under arbetets gång har styrts mot en djupare analys av det immateriella flödet har de nuvarande plockrutinerna och lagerlayouten endast berörts ytligt.
Anledningen är att det finns andra faktorer som i första hand varit viktigare att utvärdera som ger en större påverkan på lagren. De ekonomiska aspekterna och de kostnadsbesparingar som företaget skulle kunna göra om lösningsförslagen
implementeras har utelämnats. I längden skulle ett mer effektivt lager och nöjdare kunder ge lägre kostnader, men det är svårt att sätta det i förhållande till en ekonomisk vinning.
1.5 Disposition
Rapportens struktur är uppbyggd enligt Tekniska Högskolans rapportmall för examensrapport. I metodkapitlet ingår arbetets undersökningsmetodik,
frågeställningar och metodkritik. Det finns även en teoretisk del om benchmarking som varit ett verktyg för att jämföra transportföretagens prestationer. I
undersökningsmetodiken finns en djupgående del om intervjuer, eftersom det har legat till grund för en stor del av rapporten. Nulägesbeskrivningen ger inledningsvis en helhetsbild av Husqvarna och de berörda avdelningarna. Sedan följer en
beskrivning av lager, tredjepartsföretaget DHL och en detaljerad framställning av order- och leveransflödet. Flödets process är uppdelade i steg och avslutas med en processkarta för att ytterligare tydliggöra processen.
Efter nulägesbeskrivningen följer problembeskrivningen som innehåller de viktigaste problemen och dess konsekvenser, kopplat till rapportens syfte. Av naturliga skäl följer rapportens teoridel, eftersom den är ett viktigt stöd när problembeskrivningen har analyserats. En undersökning av nuläges- och problembeskrivning har
tillsammans med litterära studier genererat lämpliga lösningsförslag på dagslägets problem med lagrens utlastningsytor. I kapitlet lösningsförslag och analys, förklaras och realiseras varje förbättringsåtgärd mer ingående, och varje förslag avslutas med en aktivitetsplan. Därefter följer en slutsats av rapportens resultat och analyskapitel. De avslutande kapitlen behandlar referenser, sökord och bilagor.
2 Metod
Vid första mötet med uppdragsgivaren fastslogs syftet och innefattningen av uppdraget, som innebar att lösa problemen som uppstår på utlastningsytorna under högsäsong. Dessvärre skulle högsäsongen inte infalla under tiden som arbetet pågick, vilket resulterade i att inga mätningar kunde göras på situationen som skulle utredas. Efter mötet utformades mål, syfte, avgränsningar och tidsplan.
Nästa steg blev att kartlägga hur verksamheten fungerar i dagsläget och identifiera vilka delar av företaget som skulle beröras i arbetet. Detta resulterade i
nulägesanalysen som pågick från vecka 37 till och med vecka 41. Nulägesanalysen består till stor del av information vi fått via intervjuer med anställda på olika berörda avdelningar men även av observationer som vi gjort på lagren i fråga. En stor del av nulägesanalysen innebar att förstå och kartlägga flödet av material och information till och från lagret som förfinades ju fler intervjuer som gjordes. Eftersom det var
lågsäsong för Husqvarnas produkter kunde de flesta som vi intervjuade avsätta en hel del tid, något som inte varit möjligt vid högsäsong.
I och med flytten av Överdomaren till Torsvik senare under året, försvårades nulägesanalysen en aning. Analysen skulle ske på det befintliga lagret men
lösningsförslagen i resultatet utformas för det nya lagret på Torsvik. Eftersom samma form av utlastning, arbetssätt och utrustning kom att tillämpas i den nya lokalen, blev det möjligt att använda det gamla lagret som utgångspunkt för analysen. Samma arbetssätt tillämpas även på Torsviksverken vilket gjorde att resultatet kunde grunda sig på båda lagren. För att uppnå målet med uppdraget behövde vi även identifiera de faktorer som bidrar till varför det uppstår problem på utlastningen och vad problemen får för konsekvenser. En mer ingående identifiering av bakgrunden till problemen resulterade i problemanalysen.
Parallellt med nulägesanalysen arbetade vi med förslag på alternativa lösningar till utlastningsproblemen. Många idéer uppkom i samband med fler intervjuer och utredningar av de verkliga orsakerna till problemen. Idéer till lösningar grundas på tidigare erfarenheter inom området och kunskaper från genomförda logistikkurser. Tillvägagångssättet vid analysen har till stor del baserats på diskussioner kring problemen och dess lösningar. Utgångspunkten för arbetets analys har varit den data som samlats in under perioden. Analysen har även inriktats på att ha belägg för de lösningsförlag som presenterats. Implementeringsförslag utformades för att tydliggöra lösningsförslagen och för att företaget lätt ska kunna förverkliga de lösningar som uppkommit.
2.1 Undersökningsmetodik
2.1.1 Datainsamling
Innan undersökningen påbörjades var frågan hur många intervjupersoner som skulle behövas till arbetet. Lösningen var att det behövdes så många intervjuer som kunde ge oss svar på alla frågor kring problemet. De avdelningar som har intervjuats och
bidragit med information på Husqvarna är Lager- och Transportledning, Supply, Försäljning och Kundtjänst. På Överdomaren och Torsviksverken har lagerchefer och
förmän intervjuats. Key Account Manager, trafikdirigerare och gruppledare har intervjuats på DHL Express.
Inför varje intervju har relevanta frågor sammanställts för att ge så stor utdelning som möjligt. Syftet med frågorna har varit att få en god förståelse för intervjuobjektets intryck av situationen. De kvalitativa forskningsintervjuer som använts i
undersökningen har som mål att ge nyanserade beskrivningar av den intervjuade livsvärld (Kvale, 1997).Vissa intervjuobjekt har blivit ombedda att förbereda statistik som har kunnat användas som komplement till intervjuresultaten. Förutom frågor kopplade till nulägesanalysen har det funnits frågor som upprepats vid varje intervju. Syftet med de återkommande frågorna har varit för att få en uppfattning om hur varje intervjuobjekt upplevt situationen under högsäsongen.
Under intervjuns inledande fas upprättas arbetsrelationen mellan intervjuare och intervjuperson, vilket gör den väldigt betydelsefull för resten av intervjun (Lantz, 2007). Varje intervju började med en inledande fråga där den intervjuade blev
ombedd att beskriva avdelningens funktion och arbetsuppgifter. Avsikten var att få en uppfattning om den intervjuades relation till rapportens huvuduppgift och inleda en god relation till intervjupersonen. Rummet som intervjun utförs i kan tillåta eller hindra kommunikationen och ett neutralt rum ska eftersträvas (Lantz, 2007). Alla intervjuer har skett på respektive företag och i den intervjuades arbetsmiljö. Avsikten var att få intervjupersonen att känna sig bekväm med situationen att bli utfrågad om problem och orsaker som de upplever under högsäsong. Vid intervjuerna har en person agerat som huvudintervjuare och den andra som sekreterare och assisterat med spontana följdfrågor. Efter varje intervju har resultaten sammanställts och analyserats kritiskt. Eftersom det är ett problem som ska undersökas, kan det finnas risk att intervjuobjektet vill lyfta fram sin avdelning i avseendet, och försvara nuvarande metoder och arbetsrutiner. Kompletteringar och följdfrågor till intervjuerna som dykt upp i ett senare skede har genomförts över telefon eller via mejl. Exempel på ett intervjuunderlag som använts kan ses i bilaga 4.
Som komplement till intervjuresultaten har undersökningen även inkluderat observationer i lagren för att få en mer tydlig bild av situationen. En del av datainsamlingen har även varit att granska företagsdokument i form av avtal och kravspecifikationer. Det har i rapporten även använts statistik kring
skeppningsvolymer, tidsbokningar och sändningar som inte plockats fram i lagret. Statistiken har givit en förbättrad verklighetsuppfattning och har varit ett tydligt stöd för att utreda problemen.
2.1.2 Litteratur
Information som legat till grund för teorin är framför allt hämtad på
Högskolebiblioteket i form av facklitteratur och databaser, men även litteratur som använts i tidigare kurser. Litteraturen som ingår i rapporten har valts utifrån de frågeställningar som presenteras i det inledande kapitlet. Teorin grundar sig på de ämnesområden som berörs i resultat- och analysdelen, och är hämtad från flera olika böcker och författare.
2.2 Metodkritik
För att datainsamlingen som varit underlag till resultatet skall vara tillförlitligt och trovärdigt krävs både en hög reliabilitet och validitet. Validitet är enligt Kvale (1997) den utsträckning i vilken en metod undersöker vad den är avsedd att undersöka, eller den utsträckning i vilken observationerna verkligen speglar de fenomen eller variabler som är av intresse. Hög reliabilitet får vi om olika oberoende mätningar av ett och samma fenomen ger samma eller ungefärligen samma resultat (Holme & Solvang, 1997).
2.2.1 Validitet
Problem med att få tillförlitlig information är i princip mycket mindre för kvalitativa än kvantitativa studier. I kvalitativa undersökningar finns en mycket större närhet till det som studeras (Holme & Solvang, 1997). Valet av intervjuform till undersökningen är halvstrukturerade intervjuer. Avsikten är att få en kombination av öppna och fasta svar. Intervjun ska kunna skapa en dialog där den intervjuade kan berätta om sin situation utan avbrott (Lantz, 2007). Genom att samla kvalitativ information om varje berörd avdelnings syn på problem och åtgärder, har sammanställningen kunnat ge en tillförlitlig bild av verkligheten.
2.2.2 Reliabilitet
Informationen som är hämtad från intervjuerna ger en högre reliabilitet eftersom flera identiska frågor besvarats på liknande sätt från flera olika intervjuobjekt.
Frågeområdena som användes var i en bestämd följd och inom dessa följdfrågor. I största möjliga utsträckning har frågorna formulerats för att undvika ledande
frågeställningar. Dock kan vissa frågor ha varit av ledande karaktär. Ledande frågor kan ha påverkat svaren och gett kvalitativ data som inte riktigt är tillförlitlig.
Källorna som underlag för teorin anses tillförlitliga då de hämtats från seriösa
organisationer och förlag. Alla intervjuer har dokumenterats och sammanställts till en loggbok. Om studien skulle upprepas med samma underlag som grund, skulle
analysen troligtvis ge ett liknande resultat. Statistiken som varit underlag för grafer och beräkningar förbättrar reliabiliteten, speciellt de siffror som kommer från Husqvarnas materialplaneringssystem.
3 Nulägesbeskrivning
3.1 Företagsbakgrund
Husqvarna AB har en historia som tillverkare av en mängd olika produkter. År 1689 startade de som vapentillverkare till den svenska försvarsmakten, men sedan 1959 har verksamheten inriktats på det nuvarande produktsortimentet, som främst är
utomhusprodukter för skötsel av skog, trädgård och park. De är även framgångsrika leverantörer av kaputrustning och diamantverktyg för bygg- och stenindustrin. Genom åren har fabriksområdet i Huskvarna bland annat även tillverkat motorcyklar,
symaskiner och köksutrustning. Från år 1977 till mitten av 2006 var Husqvarna en del av Electrolux, men är numera ett eget företag. De är även introducerade på
Stockholmsbörsen. Husqvarna AB är världsledande inom utomhusprodukter och har genom det senaste förvärvet av Gardena ytterligare breddat sitt sortiment av bland annat utrustning för bevattning. Koncernen har försäljning i mer än 100 länder och i genomsnitt 16 000 anställda. Husqvarnas produkter delas in i två sortiment,
professionella och konsumentprodukter. De främsta varumärkena till de professionella produkterna är Husqvarna och Jonsered. Motorsågar, röjsågar, åkbara gräsklippare och diamantverktyg är exempel på produkter som bär dessa varumärken.
Konsumentprodukterna som de säljer är bland annat gräsklippare, grästrimmare, trädgårdstraktorer och lövblåsare. Varumärkena som marknadsförs till
konsumentkunder är bland annat Husqvarna, Flymo, Partner och Weed Eater. (Husqvarna, 2007)
3.2 Avdelningar
Fabrikslokalerna och huvudkontoret är placerade intill varandra och logistiken styrs från en av byggnaderna. På logistikavdelningen arbetar lager- och transportledningen. På samma våning sitter en avdelning som benämns Supply. Där planeras och bokas transporter som ska exporteras till kunder utanför Sverige. På industriområdet finns även en Sverigeavdelning för försäljning och kundtjänst. Försäljningen tar emot kundorder från återförsäljare i Sverige där de behandlas och skickas vidare till lagren och transportbokningen. Kundtjänst sköter kundkontakterna och ger information om leveranser i Sverige. Lagerverksamheten är utlagd på DESC som driver både
Överdomaren, Torsviksverken och i framtiden Torsvik 2. Transporterna inom Sverige bokas med DHL Express som i sin tur anlitar underleverantörer i form av åkerier.
3.3 Lagren
Det som produceras i Huskvarnafabriken och varumärken som levereras från andra fabriker i världen, fördelas i Jönköpingsområdet på två lagerlokaler. Den ena benämns Överdomare och är belägen i centrala Jönköping, men kommer vid årsskiftet
2008/2009 att flytta till ett nybyggt lager, som kommer att bära namnet Torsvik 2. Det andra lagret heter Torsviksverken och ligger på industriområdet Torsvik, söder om Jönköping. Lagrens materialflöde är uppbyggt på samma sätt och DESC ansvarar för att sköta Husqvarnas lagerverksamhet. Husqvarnas produkter är väldigt säsongsstyrda och för att tillgodose variationerna bygger företaget upp stora lager inför vårens högsäsong.
3.3.1 Överdomaren
Byggnaden som lagrar Husqvarnas professionella produkter är för närvarande beläget i centrala Jönköping, men ska vid årsskiftet 2008/2009 flyttas till en nybyggd lokal i Torsviksområdet. Lagret är föråldrat och har en yta på 16 400 m², vilket anses alldeles för trångt för att kunna hantera Husqvarnas kraftiga volymsvängningar, när
högsäsongen för utomhusprodukter infaller. Det är en av anledningarna till att verksamheten ska flyttas till en ny lokal. En annan anledning är att DESCs kontrakt med Överdomarens ägare upphör vid årsskiftet. Från lagret distribueras produkter till både återförsäljare i Sverige och till lager som Husqvarna har runt om i världen. Rent generellt kan det sägas att gods som berör Sverige och delar av norden har ett linjärt materialflöde i lagret. Gods som ska exporteras utanför Sverige har godsmottagning och utleverans på samma kortsida, det vill säga ett U-format flöde.
Figur 1, Överdomarens utlastningytor
Lagret har totalt 16 utlastningsportar. Portarna fördelas följande: Utgående sändningar till Sverige disponerar sex portar, export tre portar och styckegodset två portar.
Inkommande gods från fabriken i Huskvarna som är emballerad för export lastas in på samma sida som utlastningen. I andra änden av fabriken finns det tre portar som används till att lasta in de produkter som ska ingå i lagrets sortiment. Godset kommer från fabriken och deras andra tillverkningsanläggningar för professionella produkter. Två portar finns på lagrets ena långsida för utlastning till Finland och västra Danmark. I bilaga 1 finns en ritning över lagrets layout som ger en bättre visuell bild över
portfördelningen. Lagret har 45 numrerade utlastningsytor. Ytorna är markerade med linjer i golvet och placerade alldeles framför portarna. Ytans bredd är anpassad för en pall och längden är 15 meter. Under låg- och normalsäsong finns det ungefär åtta arbetare i lagret, medan under högsäsong trängs 20 arbetare som plockar ihop sändningarna.
Figur 2, Utlastningsyta och port, Överdomaren
3.3.2 Torsviksverken
Lagret som tillgodoser Husqvarnas kunder i Norden med konsumentprodukter är beläget på industriområdet i Torsvik, söder om Jönköping. Lagrets utseende är rektangulärt och långsmalt, vilket gör att det inte blir optimalt som distributionslager. Lagret är relativt modernt och nyttjar en yta på 11 300 m². I förhållande till volymerna som lagret levererar under högsäsong, är det mer hanterbart jämfört med
Överdomaren. Det finns fortfarande en flaskhals vid utlastningen under högsäsong, men arbetsmiljön är bättre och det blir en mer kontrollerad uppställning av godset. Lagret har sedan förra högsäsongen fått tillgång till nya lagringsytor som
förhoppningsvis kommer att minska belastningen på lagret när volymerna börjar öka. I lagret används ställagefack med pallplatser till en del av artiklarna, men en stor del av artiklarna fristaplas på golvet. Torsviksverken har till skillnad från Överdomaren ingen större export utanför norden, men det sker en del leveranser till Baltikum. Majoriteten av allt gods som passerar genom lagret har ett linjärt flöde. I bilaga 2 ses en ritning över lagret. Till utlastning finns det totalt sju portar som inte har någon direkt uppdelning eftersom lagret mest hanterar inrikesgods. Det ankommande godset har två portar och lastas in från andra kortsidan av lagerbyggnaden. De ankommande transporterna är tidsstyrda för att kunna hantera dom stora volymerna som anländer under högsäsong.Ytorna för utlastning är större rutor med kantlinjer, där bredden är anpassad till en port. Eftersom det inte finns samma tydlighet med linjer i golvet när sändningarna ställs fram, krävs det att personalen vet vilka artiklar som hör till en
sändning. Under låg- och normalsäsong arbetar det inte mer än två till tre personer i lagret. Under högsäsong finns det 15 arbetare som plockar fram sändningarna, vilket också är det maximala antalet som får plats samtidigt. Antalet arbetare begränsas av framkomligheten i passagerna mellan de lagerförda artiklarna.
3.3.3 Torsvik 2
Det nybyggda lagret som ersätter Överdomaren, delas med andra företag som kommer ha högsäsong vid andra tidpunkter på året. Detta öppnar möjligheter för ett eventuellt utbyte av utlastningsportar under högsäsong för båda parter. Golvytan på Torsvik 2 kommer vara 18 876 km², vilket är 2 476 km² större än lagret på Överdomaren. Det kommer att vara luftigare med större plats för truckar att röra sig på. Högre takhöjd kommer att möjliggöra mer plats för stapling i ställagen och därmed ge mer volym per golvyta. Det kommer även att finnas olika typer av ställage som är mer anpassade för Husqvarnas produkter, till exempel djupare ställage. Personalen från Överdomaren kommer att flyttas med till det nya lagret, vilket gör att erfarenheten av att hantera Husqvarnas artiklar kommer vara oförändrad. Plockningsmetoder och sättet personalen jobbar på kommer därmed vara i stort sett den samma som på Överdomaren. På Torsvik 2 kommer utlastningsytorna vara 22 meter långa till skillnad från Överdomarens 15 meter. Det innebär att en hel sändning kommer få plats på en yta utan att pallar behövas staplas på varandra. Det kommer att finnas en vaktkur vid grinden, vilket gör att säkerheten på området kring lagret kommer bli högre. Det är DESC som står för layout och planering för lagret. Husqvarna anser att DESC har högre kompetensen inom området och det har tagits fram en ABC-analys på alla artiklar som DESC använder vid layoutplaneringen.
Överdomaren har både en U-formad och linjär flödeslayout, med portar på flera sidor av lagerbyggnaden (se bilaga 1). Layouten kommer inte ha ett liknande utseende på Torsvik 2, där alla portar kommer vara på samma av lagerbyggnaden, vilket gör att hela flödet av gods kommer vara U-format. Totalt finns det 18 portar, men det finns en möjlighet att låna portar av företaget som är placerat bredvid Husqvarna (se bilaga 3). Styckegodset kommer att behöva ett nytt upplägg på Torsvik 2. Överdomaren är nämligen beläget på samma område som terminalen där styckegodset sorteras och när en lastbärare fyllts med gods körs den över med en traktor till terminalen. Detta kommer inte vara möjligt när lagret är beläget på Torsvik.
3.4 Tredjeparten DHL
Sedan många år tillbaka har Husqvarna ett samarbete med tredjepartslogistikföretaget DHL. DESC och DHL Express tillhör båda DHL-koncernen men drivs som två helt skilda företag. DESC huvuduppgift är att lagerhålla och leverera Husqvarnas produkter. De är ansvariga för lokal, utrustning och personal. Om det är något som inte fungerar med lageraktiviteterna är det DESCs uppgift att lösa det, vilket även Husqvarna har förtroende för att de gör. DHL Express har 70 kontor, terminaler och stationer runt om i Sverige där ett kontor och en terminal finns i Jönköping. På kontoret sitter trafikdirigerare som organiserar alla Husqvarnas transporter inom Sverige. Gods som avgår från DESC, särbehandlas inte av systerbolaget DHL Express, trots att de ingår i samma koncern.
3.5 Order- och leveransflödet
Beskrivningen av order- och leveransflödet ger kunskap om de nuvarande
processerna. För att klargöra alla aktiviteter och avdelningar som är inblandade, är nulägesbeskrivningen kartlagd i processteg. De delar av flödet som är mest intressant är förfinade och beskriven mer detaljerat. Order- och leveransflödet beskrivs i fyra processteg. De två första processtegen beskriver orderflödet och berör överföringen av informationen från att kunden lägger sin order till att en beordring skickas till lagret. Steg tre och fyra beskriver främst det fysiska flödet som gör att varan till slut
distribueras ut till kunden.
3.5.1 Steg 1: Orderläggning 3.5.1.1 Sverige
Återförsäljare av Husqvarnas produkter runt om i Sverige lägger sina order till
Försäljningsavdelningen. Återförsäljaren benämns som kunden i den resterande delen av stycket. Det finns tre olika typer av order som kunderna kan lägga hos Husqvarna, försäsongsorder, veckoorder och snabborder. Försäsongsorderna läggs på hösten och levereras till kund någon gång under högsäsongsveckorna 9 till 24.
Försäljningsavdelningen på Husqvarna tar emot ordern och placerar den i sitt system för att produktionen ska förbereda den årliga uppbyggnaden av företagets lager. Veckoorder är order av mindre kvantitet och fungerar mer som påfyllning av kundens lager efter att försäsongsordern har anlänt. Kunderna kan lägga sina veckoorder när som helst under veckan och få den levererad från lagren nästkommande arbetsdag, bara de läggs innan klockan 18:30. Snabborder läggs innan 10:30 samma dag som de ska levereras, men det tillför en högre kostnad för kunden.
3.5.1.2 Export
Kunderna som lägger beställningar till Supply-avdelningen finns i många olika länder och order läggs främst för att fylla på olika lager runt om i världen. Kunden placerar sin order i Husqvarnas system via EDI och behandlas av den personen på Supply-avdelningen som är ansvarig för just det landet.
3.5.2 Steg 2: Behandling av order och bokning av transport 3.5.2.1 Sverige
När Försäljningsavdelningen har kontrollerat att produkterna finns i lager skickas ordern för bokning i form av en EDI-fil till trafikdirigeringen på DHL express. Ordern placeras i ett kösystem där först in, först servad -regeln tillämpas. I de flesta fall skickas filen dagen innan transporten är avsedd att avgå oavsett om det gäller säsongsorder eller veckoorder. Samtidigt skickas en komplett plocklista, fraktsedel och adresslappar till lagret som ska plocka de beställda artiklarna.
Trafikdirigeraren på DHL Express lägger en förfrågan om upphämtning av Husqvarnas sändning till någon av sina kontrakterade åkerier. Om inget hörs från åkeriet innan godset ska hämtas upp är det en tyst bekräftelse på att åkeriet har åtagit sig uppdraget. Skulle det vara så att åkeriet inte kan tillgodose transportbehovet, måste DHL Express försöka hitta en annan lösning. DHL har en central för extrabilar i Örebro som kan tillhandahålla transporter om ett distrikt behöver mer kapacitet.
Centralen har ett helikopterperspektiv över alla DHL-kontor runt om i Sverige och vet om något annat DHL-företag i närheten har ledig kapacitet. Om transport ändå inte går att ordna ringer trafikdirigeraren på DHL Express till Husqvarnas kund som förväntar sig att sändningen ska komma och meddelar en ny dag för ankomst av ordern. Det är sällan försäljningsavdelningen eller lagren blir kontaktade angående förseningar.
3.5.2.2 Export
När Supply-avdelningen får in en order i sitt system skickas dessa i form av packlistor till fabriken i Husqvarna och till lagren. Artiklarna packas och märks med
adresslappar direkt i fabriken och skickas sedan till Överdomaren. I Överdomaren ställs det paketerade godset i speciella hyllor tillsammans med de artiklar som inte produceras i fabriken utan kommer från andra lager. Dessa artiklar plockas och packas för att skeppas iväg med de resterande artiklarna från fabriken. Allt eftersom godset packas och mäts upp, görs det en packrapportering in i systemet som innehåller vikt och volym. När allt gods har packrapporteras kan Supply-avdelningen boka
sändningen hos en speditör. Detta sker på två sätt. Till de länder som har stora sändningar flera gånger i veckan bokas transporter i takt med att en lastbil blir fylld. Transportbokaren provar sig fram i systemet med hjälp av volymen på godset för att fylla lastbilens kubikmeter. Sedan bokas en hel lastbärare med den speditör som avtalats för det specifika landet som godset ska skickas till. Det finns en lista där det går att avläsa vilken speditör som ska kontaktas beroende på vilket land godset ska till. För ett par av de största mottagarländerna som till exempel Frankrike, är det uppdelat i mindre delar där olika speditörer väljs ut beroende på vilket ort i Frankrike det ska exporteras till.
Det andra sättet att boka på innefattar transporter till de länder som inte beställer lika frekvent eller beställer stora volymer av Husqvarna. Dessa har en fast leveransdag i veckan och de fyller oftast inte en hel bil. Oavsett vilket bokningssätt som används ska bokningarna finnas hos speditören senast 14:00 dagen innan de ska upphämtas. Om speditören på något sätt får problem med att ordna transporten kontaktas Supply-avdelningen i vissa fall över telefon och ibland via mejl. Det finns inga rutiner hos speditörerna som gör att de måste meddela om en transport blivit framflyttad. Det leder ofta till att Supply-avdelningen inte får någon information om de sändningar som inte kan avgå från lagren vid utsatt tid. I vissa fall meddelas lagret direkt från speditören om ett problem har uppstått, men det förekommer sällan. Supply-avdelningen bokar även containrar till vissa länder. Till skillnad från bokning av lastbilar, kan containrarna bokas på specifika tider för upphämtning.
Transportbokaren på Husqvarna har ingen direkt eller kontinuerlig kommunikation med lagret utan bokar efter erfarenhet och som de tror passar lagret bäst. Om ankomsttiden av containern anses olämplig av lagret i samband med att det blivit kapacitetsbrist vid utlastningen, kontaktas containerbokaren för att flytta tiden.
3.5.3 Steg 3: Färdigställande av order
Från Husqvarna tar lagren emot en komplett plocklista, fraktsedel och adresslappar tillhörande en sändning. Dessa skrivs ut i lagrens administrativa del och sorteras upp av förmännen. När plocklistorna sorteras sker först en rangordning efter dag för
avgång, och sedan baserat på erfarenhet. Efter att plocklistorna har sorteras vet arbetarna i vilken ordning godset ska plockas.
3.5.3.1 Sverige
För gods som ska distribueras i Sverige används metoden orderplockning, vilket innebär att en lagerarbetare plockar en kundorder från hela lagersortimentet. Det kan ibland innebära stora volymer och långa transportsträckor innan en sändning är färdigställd. Varefter sändningen blir färdigplockad ställs den ut på en av ytorna vid utlastningen. Utlasningsytorna och portarna på Överdomaren är uppdelade med hänsyn till om det är gods till Sverige eller export. Eftersom det är sådan liten del av volymerna som ska utanför Norden från Torsviksverken finns det ingen sådan uppdelning. På Överdomaren är utlastningsytorna numrerade, men det finns inget speciellt nummer som är avsedd för en viss ort eller land. Sändningarna placeras på någon av ytorna där det finns utrymme. Beroende på sändningens storlek kan en utlastningsyta ge plats till en del av, en hel eller flera sändningar. Om det är väldigt få ytor ledigt, staplas pallarna på varandra. Överdomarens ytor och utlastningsportar uppdelas normalt mellan inrikes och export, men under högsäsong lånar de platser av varandra eftersom ytorna i regel är väldigt fullbelagda. Tiden för att plocka en order varierar men normalt tar det 2,5-3,5 timmar att färdigställa en order som fyller en bil med släp. Eftersom transportören har hela dagen på sig att hämta det bokade godset, måste lagret ha bra framförhållning för att inte riskera att en order inte finns
framställd när lastbilen anländer till porten. När plockningen för en sändning ska påbörjas görs på order av förmännen, och baseras på deras erfarenhet.
Styckegods är ett utgående flöde som sköts separat och endast i lagret Överdomaren. De är kundorder som består av enstaka produkter och ska skickas till kunder i Sverige. Styckegodset plockas ihop från lagrets sortiment och lastas i en tom trailer som står framställd vid en av de två portarna som endast är avsedd för styckgods. När en trailer är full transporterar en traktor över den till DHLs terminal för spridning till hela Sverige. Terminalen är belägen alldeles intill Överdomaren.
3.5.3.2 Export
Exportdelen av processen gäller främst Överdomaren och Torsvik 2. Alla sändningar som ska exporteras utanför Sverige görs redan färdig vid fabriken i Huskvarna och anländer till lagret som en färdig pall märkt med land och sändningsnummer. Dessa mäts och rapporteras till Supply-avdelningen innan det placeras i lagrets ställage. Där står det placerat tills att en plocklista skickas från Husqvarna. När den anländer och skrivs ut påbörjas plockningen av pallarna som ska ingå i sändningen. Dessa placeras på en av utlastningsytorna för exportgods i väntan på transport. Sändningar som ska lastas i containrar för vidare transport med båt har fasta tider, och påbörjas så att den är färdigställd för avgång vid utsatt tid. Sändningarna som ska transporteras hela vägen med lastbil ställs ut på ytorna för utlastning baserat på erfarenhet.
3.5.4 Steg 4: Transport och spedition
När transportören anländer till lagret för lastning av godset är denne informerad om vilket/vilka sändningsnummer som den ska hämta. Transportören styrs till rätt
dockstation där bilen ska placera sin lastbärare. Normalt sett står godset framställt för avgång och lastning kan påbörjas. För att korta ner tiden godset tillbringar på sin yta
och ge plats för nya sändningar hjälper lagerpersonalen normalt till med att lasta bilen. Om sändningen inte är framplockad eller fullständigt färdigställd på sin yta, tillkallas extra arbetare för att fokusera på att få den sändningen färdig. Om lastbilen inte har tid att vänta på färdigställning, lämnar transportören lagret och sändningen. En påbörjad sändning görs ändå komplett i väntan på nästa transport som troligtvis infaller kommande dag. Transportören har inga fasta eller utsatta tidsfönster för avgång, utan hela dagen är tillgänglig för upphämtning. Det som styr vissa
lastbilstransporter och tid för upphämtning kan vara att sändningen ska kombineras med sjö- eller flygtransport och har därför en sista tid att passa vid hamnen eller flygplatsen.
För Sverige, Norge och Danmark distribueras godset till kunderna huvudsakligen med DHL Express och deras underleverantörer. Till övriga världen används flera olika speditörer beroende på vilken speditör som är avtalad för just det landet.
Beroende på vilket distrikt i Sverige som godset ska levereras har transportören normalt en dag på sig till södra Sverige, medan det till norra Sverige kan vara två eller till och med 3 dagar innan godset kommer fram till kunden. Transporttiden till övriga länder varierar beroende på sträcka, transportsätt och eventuell kombination av olika transportslag.
4 Problemanalys
Ytorna där godset placeras i väntan på avgång blir under högsäsong överfulla med sändningar som ska distribueras till kunder runt om världen. Eftersom det är stora volymer som ska avgå från lagren under en kort period blir utlastningsytorna en flaskhals i materialflödet. Den kraftiga säsongsvariationen skapar problemen, men det finns också andra faktorer som bidrar till att lagren i dagsläget har svårt att hantera de utgående sändningarna på ett effektivt sätt. Orsakerna till problemet och de
konsekvenser som följer är beskrivna nedan. Det finns ingen ordningsföljd för hur stor tyngd varje orsak bidrar till flaskhalsen. Problemanalysen är relevant för både
Överdomaren och Torsviksverken, men tar även hänsyn till Torsvik 2. I slutet av stycket finns summering av alla problem knutet till utlastningsytorna.
4.1 Lagren
Som tidigare nämnt hanterar lagren en volymsvängning under högsäsongen. Det skulle innebära en stor kostnad om lagret var anpassat för årets högsta volympunkt och sedan stå med överkapacitet de resterande månaderna. Därför måste lagren arbeta effektivt med materialhantering och utnyttjandet av ytor. En viktig faktor är även att kommunikationen med de övriga delarna av försörjningskedjan fungerar.
4.1.1 Volym och kapacitet
Överdomaren har växt ur sin lagerlokal och kommer att flytta till en nybyggd lokal med större kapacitet. Torsviksverken har till ytan tillräckligt stor kapacitet och skulle i praktiken kunna hantera sina volymer under högsäsong. Men utlastningsskedet blir ändå en flaskhals i flödet. Konsekvenserna blir en påfrestande arbetsmiljö och en ineffektiv materialhantering. Förutom att volymerna ökar under högsäsong, är det stora volymskillnader mellan veckodagarna. Volymfluktuationerna som i nuläget finns på avgående gods försvårar planering av bemanning och ytor. Generellt kan det sägas att volymerna fluktuerar över året, mellan veckodagar och ojämnt över
timmarna som lagret distribuerar på en specifik dag. Anledningen till att det är stora volymskillnader mellan tidsperioder har flera orsaker. Delvis är det på grund av att försäsongsorder som ska levereras inom Sverige av tradition har fasta leveransdagar. Kunderna tar emot sin order samma dag varje år utan någon hänsyn till
volymstorleken på deras beställning. Denna begränsade flexibilitet gör att volymerna inte anpassas för hur mycket som kan hanteras i lagren. Den andra anledningen till variationerna är Supply-avdelningens arbetssätt för hanteringen av exportorder. Bokningar av bilar görs när en lastbilssändning är fylld för att leveransen ska bli mer lättarbetad och ekonomisk. Bokningarna beror inte på några fasta tider eller
begränsningar för hur mycket gods som kan skeppas under samma dag.
Konsekvensen blir ett oregelbundet mönster av färdigställda och bokade leveranser, vilket bidrar till volymvariationen som lagret i slutändan måste hantera.
Diagrammen nedan visar hur volymerna varierar över året. Volymvariationerna förstärks av att lagren inte hanterar inrikessändningar om helgdagar infaller mitt i veckan.
Tabell 1, Bruttovolymer för gods som avgått från Överdomaren och Torsviksverken under 2008 till v. 1-43 och 2007 v. 44-52.
De kraftiga volymtopparna som infaller vissa dagar gör att det blir överfullt på utlastningsytorna. Vissa sändningar hinner inte bli framplockad eller så finns det helt enkelt inte utrymme för mer gods vid utlastningen. Resultatet blir att alla sändningar som är bokade för transport inte finns tillgängligt vid utlastningen. Det överfyllda utlastningsområdet gör att truckarna måste köra omvägar runt det framställda godset för att nå fria ytor. När transportören anländer uppstår ibland problem med sändningar som står bakom eller långt ifrån porten. Det försvårar lastning av bilen och tiden på utlastningsytan ökar.
4.1.2 Plockning
Eftersom lagren har ett linjärt flöde fungerar orderplockning bra som
plockningsmetod. I Torsviksverkens avlånga lagerbyggnad blir konsekvensen långa transportsträckor för de artiklar som är placerade i närheten av godsmottagningen. För båda lagren finns det en tanke bakom artiklarnas placering, men det finns ingen kalkylerad ABC-klassificering utan allt baseras på erfarenhet. Däremot har ledningen för Överdomaren påbörjat ett arbete med en ABC-klassificering till det nya lagret. Det nya lagret kommer att använda sig av ett U-format flöde, med godsmottagning och utlastning på samma sida. Om det nya lagret ska kunna bli effektivt till den
kommande högsäsongen bör en klassificering eller en zonindelning implementeras. Annars finns det en risk att trucktrafiken kommer blir oorganiserad och ineffektiv. Följden blir längre tider för plockning och det föreligger en större risk för att bokade sändningar inte lämnar lagret i tid. Förutom de konsekvenser som redan är nämnda blir lagerhanteringen vid utlastningsskedet inte effektiv av flera skäl. För att allt
avgående gods ska få plats, staplas det på varandra. Det tar tid och är ett riskmoment i hanteringen av pallarna. Det händer att oerfaren personal hanterar godset på ett sådant sätt att det riskerar att bli skadat.
4.1.3 Personal
Det är många arbetare som ska läras upp under kort tid för att verka under högsäsong. Det påverkar kvaliteten för korrekta order och följden blir felaktiga sändningar som måste korrigeras. Det tar tid och påverkar utlastningsflödet negativt i form av dubbelarbete. På Torsviksverken är en del av artiklarna fristaplade på golvet.
Konsekvenserna blir att lagret under högsäsong måste hitta kompetent personal som kan hantera truckar, utrustade med klämmor. Torsviksverken är även begränsad av antalet plockare som kan arbeta i lagret samtidigt, men oftast är personalkapacitet inget problem eftersom det ändå inte går att ställa fram mer gods på ytorna. Antalet arbetare som arbetar i lagret samtidigt styrs av volymprognoser. Dessvärre går det inte att fluktuera personal i samma utsträckning som veckodagarnas volymförändringar.
4.1.4 Konsekvensen av begränsad personal- och plockningskapacitet
Tabell 2 nedan visar en sammanställning av problemets konsekvens från förra årets högsäsong. Siffrorna gäller endast sändningar inom Sverige för både Överdomaren och Torsviksverken. Antalet sändningar som inte lämnade lagret var på grund av att lagret inte kunde ställa fram det i tid. En sändning kan vara mellan 4 och 240 m³.
Tabell 2, Antal sändningar som inte har kunnat levereras på grund av begränsningar i lagrens kapacitet.
Datum Antal sändningar Tillägg 2008-03-13 1 2008-03-17 4 Datahaveri 2008-03-25 17 Påsk 2008-03-26 14 2008-03-27 20 Strömavbrott 4 h 2008-03-28 3 2008-04-01 15 2008-04-02 11
2008-04-03 11 Gårdagens sändningar låg kvar 2008-04-14 3 2008-04-15 4 2008-04-16 4 2008-05-07 12 2008-07-13 9 Endast Torsviksverken
4.2 Transporter
För att alla sändningarna ska avgå från lagret krävs transportörer med hög
leveransprecision. Det är stora volymer som ska lämna lagret med kort ledtid mellan bokning och upphämtning. Det blir en utmaning för transportörerna att ordna lastbilar med ett sådant kort varsel. Det är ett stort transportbehov under våren och Husqvarna delar sin högsäsong med andra företag. Trots att det finns en viss förståelse för transportmarknadens utseende, finns det ändå data som pekar på att en del
transportföretag fungerar bättre än andra. Transporten kan bli uppskjuten en, två och vid enstaka tillfällen tre dagar. Eftersom transportören har hela dagen på sig för upphämtning kan det gå flera timmar mellan att sändningar ställs ut på en
utlastningsyta, tills att det lämnar lagret. Sändningen står och blockerar ytan för andra sändningar som ska levereras. Eftersom transporter för Sverige och export bokas och sköts helt oberoende av varandra måste deras problem hanteras separat.
4.2.1 Sverige
Sedan många år tillbaka sköter DHL Express transporterna inom Sverige och de disponerar en fast volymkapacitet per dag. Det finns extra kapacitet som till viss del kan användas och sköts centralt från Örebro. Huvudkravställningarna som Husqvarna har på DHL Express är:
Daglig upphämtning från båda lagren enligt överenskomna tider. Leveranskvalitet utifrån DHL transporttidplan på minst 95 %.
Med en leveranskvalitet på 95 % menas att DHL Express skall leverera inom rätt tid efter deras tidtabell. Det görs mätningar bland annat över hur väl DHL Express anländer i tid till Husqvarnas kunder och den kvaliteten uppfylls i regel. Men ingen hänsyn tas till om en bokning är framflyttad, eftersom DHL Express i regel ska kontakta kunden, vilket också kan vara bristande. Det skapar problem för lagren eftersom de inte blir underrättad om framflyttning av transport innan sändningen ställs fram.
Det finns en kravspecifikation som Husqvarna använder när nya speditörer ska anlitas. I kravspecifikationen finns det paragrafer för vilka krav som ska ställas på lastbilstransporter. Dokumentet agerar även som en bilaga till transportavtalet. I kravspecifikationen står följande, översatt till svenska:
”Transportföretagets tjänster ska garantera lastningar i tid och kunna utföra de volymer som är i enlighet med överenskommelse och transportbokning” ”Tidsfönster för lastning kommer att bestämmas och gälla för alla lastningar.
Transportörens förslag kommer att avvägas i så stor utsträckning som möjligt för när dessa tidsfönster bestäms”
Problemet är att det aldrig finns några möjligheter för att föreslå ett tidsfönster vid bokning av transport, utan transportören har alltid hela dagen på sig att hämta upp godset.
4.2.2 Export
Transportbehovet till övriga världen tillgodoses med både lastbils-, båt- och
flygtransporter. Det har relativt nyligen gjorts en upphandling med nya speditörer och generellt fungerar det inte bra med dem som används i dagsläget. Tidigare har det inte gjorts några kvalitetsmätningar av vilka speditörer som lever upp till avtalen och löser Husqvarnas transportförfrågan. Husqvarna har en kravspecifikation som används vid upphandlingen av nya speditörer. Det finns sedan ett par veckor tillbaka statistik som pekar på att vissa speditörer fungerar bättre än andra. Statistiken visar vilka speditörer som har löst transportförfrågan till nästkommande dag och vilka som har behövt flytta fram till följande dagar. I tabell 3 framgår antalet exportsändningar som blivit
uppskjutna per veckodag mellan veckorna 36 och 42. Tabell visar de transporter som blivit framflyttade uppdelade per vecka. Tabell 5 visar en sammanställning över vilken kvalitet som levererats under perioden. Figur 3 visar en sammanställning över speditörernas utförbarhet att ordna transporter till bokade sändningar under samma period. Det finns tyvärr ingen tillgänglig statistik över hur många sändningar
respektive speditör har kört under perioden, men diagrammet ger ändå en indikation av situationen.
Tabell 3, Framflyttade sändningar fördelade över veckodagar, v. 36 - v. 42 Uppskjutna Totalt Kvalitet
Måndag 11 97 88,70% Tisdag 6 149 96,00% Onsdag 6 104 94,20% Torsdag 10 229 95,60% Fredag 12 286 95,80% Totalt 45 865
Tabell 4, Framflyttade transporter per vecka Uppskjutna Totalt Kvalitet
v.36 6 140 95,70% v.37 7 133 94,70% v.38 6 145 95,90% v.39 10 133 92,50% v.40 6 101 94,10% v.41 6 107 94,40% v.42 4 106 96,20%
Tabell 5, Total kvalitet
Exportsändningar v.36 - v.42
Uppskjutna sändningar 45
Totalt antal sändningar 865
Figur 3, Framflyttade sändningar uppdelade per speditör
Trots att några av speditörerna hanterar stora volymer, är leveransprecisionen låg. Det som förstärker intrycket av en låg leveransprecision, är att mätningarna av de
framflyttade transporterna har genomförts under normalsäsong. Det kan hänvisas till den Lumsdens (2006) tredje felkällan i teorin, det vill säga en bristfällig prestation av transportören. Under högsäsong ökar volymerna som leder till höjda kapacitetskrav på respektive speditör. Om Husqvarnas transporter inte går att ordna under
normalsäsong, bör Husqvarna ställa sig kritiskt till hur lastbilsförfrågan kommer att lösas under högsäsong, om de ser till volymökningarna.
Under Husqvarnas mest intensiva veckor är det även många andra företag som har högsäsong, vilket leder till en kapacitetsbrist av tillgängliga transporter. Problem uppstår när speditören inte får fram bilar som ska hämta upp godset. Lagret förväntar sig att transporten ska komma, och godset plockas fram eftersom de inte fått besked om annat. Konsekvensen blir att godset blir stående på utlastningsytorna i flera dagar, det blockerar även för andra sändningar som ska levereras.
4.2.3 Bokningar för Sverigetransporter
Återförsäljarna i Sverige köper stora volymer under en kort tid på året. Problemet är att ledtiden mot kund är väldigt kort. Som det nämnts i nulägesanalysen har
Husqvarnas kunder möjlighet att lägga beställningar för veckoorder fram till klockan 18:30 för levererans nästkommande arbetsdag. Alla bokningar för nästkommande dag går vidare till DHL Express tidigast 15:00 via EDI. Det gäller för såväl
försäsongsorder som veckoorder och allt skickas tillsammans från Husqvarnas system till DHL Express. Resultatet blir att DHL Express tar emot alla typer av order
skickats ska DHL Express lastplanera för nästkommande dag och skicka ut förfrågningar till berörda åkerier. Här har det uppstått ett dilemma eftersom Husqvarnas orderläggare har fått en sluttid för EDI-överföringen klockan 18.30. Problem med den sena orderöverföringen är att arbetsdagen för de flesta på DHL Express redan är över. Även åkerierna, som är DHL Express underleverantörer har gått hem för dagen vilket gör att Husqvarnas order i många fall inte behandlas förrän på morgonen samma dag som de ska lastas. Det blir kort om tid att planera
transporterna för både DHL Express och åkerierna. Detta i sin tur kan leda till att DHL Express helt enkelt inte hinner få fram transporter till alla bokningar vilket gör att gods blir stående på utlastningsytorna en extra dag och bidrar till flaskhalsen. Utifrån intervjuer och indikationer på statistik ligger kvaliteten för framflyttade transporter på ungefär 90%. I dagsläget är DHL Express ordersystem inte gjort för att visa tillförlitlig statistik över framflyttade bokningar långt bakåt i tiden. Från och med 2009 kommer det finnas bättre möjlighet att ta del av detaljerad statistik av den typen. För vissa kunder plockar DHL Express ut tillförlitlig statistik efter varje månad, men Husqvarna har aldrig begärt någon mätning av kvaliteten på sina bokningar.
4.3 Kommunikation
Det är många parter involverade vid utlastning och leverans av Husqvarnas produkter. Huvudparterna är DESC, Husqvarnas Logistik-, Försäljnings- och Supply-avdelning. Speditörer, åkerier och kunder är också berörda parter. När så stort antal parter
inblandade i flödet är det viktigt med en fungerande kommunikation. I dagsläget finns det dessvärre brister i kommunikationen mellan de olika parterna.
4.3.1 Bokningsbekräftelse för exportsändningar
Om en transport bokas och sedan flyttas fram av speditören, meddelas inte alltid Supply-avdelningen om detta. I vissa fall informeras transportbokarna på Husqvarna via mejl om transport går att ordna eller inte, men kommunikationen är bristfällig och det saknas rutiner för rapportering av inställda transporter från speditörens sida. Det uppstår någon slags envägskommunikation där Supply-avdelningen inte får någon feedback från speditören och vet egentligen inte om godset kommer iväg från lagren. I vissa fall kontaktas lagren av speditören som uppger att godset inte kan hämtas, men det finns ingen rutin som gör att informationen når Supply-avdelningen. Det leder till att slutkunden inte blir informerad om leveransförseningen.
Det finns en viss problematik i kommunikationen mellan Försäljningsavdelningen och DHL Express. Parterna verkar inte vara överens om vilken tid som gäller som sista bokningstid. I statistik från DHL finns det återkommande fall av bokningar som gjorts efter klockan 18:30. Det uppstår oklarheter om hur dessa bokningar ska betraktas eftersom de faktiskt är bokade efter sluttiden. När DHL Express inte får fram bilar till alla bokningar som gjorts från Husqvarna, kontaktas slutkunden i första hand.
Information till Försäljningsavdelningen och lagret om en försenad transport är bristfällig. Lagret informeras endast om det gäller en stor order och detta sker sent på eftermiddagen samma dag som sändningen ska hämtas. Försäljningsavdelningen informeras väldigt sällan om försenade transporter. En annan kommunikationslänk som anses bristfällig är den mellan lagren och avdelningarna på Husqvarna.
arbete. För att förbättringar ska kunna åstadkommas krävs att alla parter är
involverade i förbättringsarbetet och inte jobbar var och en för sig. Ett exempel på det är att Försäljningsavdelningen arbetar med en volymutjämning för Sverigeorder, utan samråd med lagren.
Brister i informationsflödet mellan lagren och speditörer kan också noteras. Ju mer information lagret skulle kunna få angående transporter och framför allt ankomsttider desto bättre vore det för utlastningssituationen. I nuläget är endast
containertransporter tidsbestämda, men tiderna bokas från Husqvarna och lagren har ingen påverkan på dessa tider.
4.4 Summering av problemanalysen
4.4.1 Volymvariationer
Problem: Volymsvängningar mellan veckor, över året och från dag till dag men även
under dagen.
Orsak:
- Försäsongsorder distribueras ut efter tradition.
- Supply-avdelningens bokningar utgår inte från fasta tider, utan bokas när det finns gods som fyller en hel trailer.
- Det finns inga begränsningar för hur mycket gods som kan bokas under samma dag.
Konsekvens:
- Lagrens begränsade kapacitet klarar inte att hantera de höga volymer som bokas under vissa veckodagar. Alla bokade sändningar kan inte levereras till kund.
- Försvårar lagrens personalplanering.
- För stora volymer gör att uppställningen på utlastningsytorna inte blir optimal.
4.4.2 Plockning
Problem: Sändningar hinner inte ställas fram i tid till transport.
Orsak:
- Begränsade passageytor- och plockningskapacitet under högsäsong. - Långa transportsträckor på Torsviksverken.
- Det finns inte tillräckligt med plats på utlasningsytorna för att ställa gods där det blir mest effektivt för utlastning.
- Stor andel av bemanningen måste läras upp både före och under högsäsong.
Konsekvens:
- Stapling av gods tar extra tid och är ett riskmoment. - Ineffektiva plockmetoder som tar längre tid.
- Alla sändningar hinner inte plockas fram till bokade transporter.
