Riktlinjer för hantering av
arbetsbrist vid Karolinska Institutet
Universitetsförvaltningen HR-avdelningen, 2016-12-06
Anna Däckfors Per Hellman Carolina Ström
Riktlinjer för hantering av
arbetsbrist vid Karolinska Institutet
Innehållsförteckning
1. Inledning ... 1
1.1. Riktlinjernas syfte ... 1
1.2. Tidsaspekten är viktig för resultat och ekonomi ... 1
1.3. Kontakta HR-avdelningen i ett tidigt skede ... 1
2. Vad innebär arbetsbrist? ... 2
3. Roller och ansvar ... 2
3.1. Prefektens/chefens roll under uppsägningsprocessen ... 3
3.2. Den centrala HR-avdelningens roll och ansvar ... 3
3.3. Arbetstagarorganisationernas roll ... 3
3.4. Den anställdes ansvar... 4
4. Analys och åtgärder vid övertalighet innan uppsägning p g a arbetsbrist ... 4
4.1. Verksamhetsanalys ... 4
4.2. Anställningsstopp ... 4
4.3. Visstidsanställningar ... 4
4.4. Pensionslösningar... 5
5. Genomförande av arbetsbristprocess ... 5
5.1. Samverkan på Institutionen ... 5
5.2. Rektorsbeslut ... 5
5.3. MBL-förhandling avseende arbetsbrist ... 6
5.4. Omplaceringsutredning ... 6
5.5. Turordningsutredning ... 6
5.6. MBL-förhandling avseende omplacering och turordning ... 7
5.7. Effektueringen av uppsägningen ... 7
5.8. Uppsägningstid och företrädesrätt ... 7
6. Schematisk bild över arbetsbristprocessen ... 8
7. Stöd och resurser vid övertalighet... 9
7.1. Omställningsavtalet/Trygghetsstiftelsen ... 9
7.2. KI:s trygghetsmedel ... 9
7.3. Krishantering ... 10
7.4. Eget ansvar ... 10
7.5. Företagshälsovården - Previa ... 10
7.6. Ledarutbildning ... 10
7.7. Avgångsvederlag ... 10
7.8. Delpension... 10
7.9. Karriärutveckling/omställningsstöd ... 11 Utgivare:
Karolinska Institutet
Universitetsförvaltningen, HR-avdelningen Reviderad 2016-12-06
2016-12-06
1. Inledning
1.1. Riktlinjernas syfte
För att ha en beredskap vid arbetsbristsituationer har följande ”Riktlinjer för hantering av arbetsbrist vid Karolinska Institutet” tagits fram.
Syftet med riktlinjerna är att
• beskriva arbetsgången och ansvarsfördelningen vid arbetsbrist inom KI
• vara ett administrativt stöd i samarbetet mellan HR-avdelningen och in- stitutionerna vid hantering av arbetsbrist
• vara en information om vad som gäller arbetsrättsligt vid arbets- brist/övertalighet
• visa på de stöd och resurser som finns att tillgå vid en övertalighetssituat- ion
KI har som mål att arbetsbristprocessen ska vara korrekt och tidsmässigt effek- tiv. Det är av stor vikt för KI att de medarbetare som personligen berörs av över- talighet upplever sig bli väl bemötta under hela processen. Detta är inte minst viktigt för KI:s anseende och attraktivitet som arbetsgivare.
1.2. Tidsaspekten är viktig för resultat och ekonomi
Tidsfaktorn är viktig för att processen ska fungera bra. Arbetsbristsprocessen är arbetsrättsligt omständlig, tidskrävande och kostsam. Därför är det av stor bety- delse att processen påbörjas tidigt. Om omständigheterna skulle komma att för- ändras och arbetsbristen inte längre vara aktuell går det bra att avbryta en even- tuellt påbörjad process när som helst under arbetets gång.
På grund av de långa uppsägningstiderna inom staten, upp till ett år, får man räkna med att det kan ta upp till 18 månader från de inledande åtgärderna tills dess att uppsägningstiden för de uppsagda upphör. Institutionerna har finansie- ringsansvar för personens/ernas lön under hela perioden.
1.3. Kontakta HR-avdelningen i ett tidigt skede
Institutionen bör initiera en dialog med centrala HR-avdelningen så snart det finns tecken på att en framtida övertalighet kan komma att bli aktuell. HR- avdelningen kan då informera om
• arbetsbristprocessens olika steg och ansvarsfördelning
• vilka kostnader en arbetsbristuppsägning medför i form av lön under uppsägningstid och eventuella kostnader för särskild pensionsersättning.
• vilka stödresurser som kan erbjudas institutionen och berörda medarbe- tare under processen
Vid en tidig start finns tid - och därmed mer pengar - för att arbeta aktivt med omplacering eller andra individanpassade åtgärder. Det är viktigt att i ett tidigt
2016-12-06
skede börja räkna på kostnaderna i samband med en uppsägning och även se på alternativa lösningar. Tänkta ekonomiska vinster kan i stort sett utebli eller ligga flera år framåt i tiden beroende på ålder och statlig anställningstid för den som antas bli föremål för uppsägning.
2. Vad innebär arbetsbrist?
I begreppet arbetsbrist ligger alla former av verksamhetsmässiga, organisato- riska eller ekonomiska förändringar som leder till ett förändrat eller minskat personalbehov.
Arbetsbrist/övertalighet kan uppkomma p.g.a. t ex
• budgetunderskott
• organisationsförändring som leder till att en verksamhet upphör/minskar
• förändrad inriktning av verksamheten
• minskad medelstilldelning
• övriga förändringar som leder till att arbetskraftsbehovet minskar
I princip är det arbetsgivaren som avgör om det råder arbetsbrist. Vid medels- brist är det arbetsgivaren som avgör vilken del av verksamheten som ska in- skränkas eller bortfalla. Arbetsgivaren måste dock kunna redovisa tillfredsstäl- lande underlag för de bedömningar som gjorts.
Uppsägning är en juridisk komplicerad process som regleras i Lagen om anställ- ningsskydd (LAS), Lagen om offentlig anställning (LOA) och turordningsavta- let för staten (TurA-S). I enlighet med gällande lagstiftning måste reglerna om saklig grund för uppsägning, inbegripet omplacering och turordning följas. Fel- aktigheter kan beivras, ytterst i Arbetsdomstolen, som kan ogiltigförklara upp- sägningar som inte skett enligt reglerna och/eller utdöma skadestånd.
Processen för att avsluta en tidsbegränsad anställning innan anställningen upp- hör enligt anställningsavtalet är densamma som för en tillsvidareanställning.
Enligt lag om fullmaktsanställning kan professorer som är tillsatta före den 1 januari 1999 inte sägas upp p.g.a. arbetsbrist.
3. Roller och ansvar
Det är viktigt att de som arbetar med arbetsbristprocessen, såväl arbetsgivarre- presentanter och fackliga företrädare, har goda kunskaper i arbetets olika delar.
Det är en förutsättning för att de medarbetare som personligen berörs av arbets- brist bemöts på ett bra sätt och kan känna tillit till hur processen bedrivs i en situation som i övrigt kan upplevas osäker och otrygg.
2016-12-06
3.1. Prefektens/chefens roll under uppsägningsprocessen Uppsägning av personal innebär en stor påfrestning för alla som berörs. För att klara genomförandet på ett ansvarsfullt sätt krävs tydliga och väl underbyggda beslut, löpande information/kommunikation med berörd personal samt god sam- ordning mellan institutionen och HR-avdelningen.
Det är varje berörd institutions ansvar att personalavveckling sker på ett ansvars- fullt och etiskt riktigt sätt. När övertalighet måste lösas med uppsägningar upp- står ofta frågor, oro och ifrågasättande. Prefekten är den nyckelperson som måste ha hög medvetenhet om hur en sådan förändring påverkar människor, liksom om det dilemma man själv som chef hamnar i.
För att genomföra en personalnedskärning på ett bra sätt krävs omsorgsfulla förberedelser och god kännedom om bl.a:
• Hur ett uppsägningssamtal går till
• Hur man som prefekt i övrigt bör informera och kommunicera
• Vilka reaktioner man möter från den som sägs upp och hur man hands- kas med dessa
• Vilka konsekvenser nedskärningen får för dem som blir kvar
• Vilka reaktioner man möter hos sig själv och hur man bemästrar dessa
• Vilket stöd som finns att få i samband med avvecklingen
3.2. Den centrala HR-avdelningens roll och ansvar
Den centrala HR-avdelningens roll är att rådge institutionen inför påbörjandet av ett arbetsbristärende. När väl rektorn har fattat beslut om att inleda förhandling- arna om arbetsbrist ansvarar HR-avdelningen för dess genomförande. Därefter genomför centrala HR-avdelningen -med hjälp från institutionen och aktuella medarbetare - omplacerings- och turordningsutredningarna och förhandlar dessa.
Processen avslutas med att HR-avdelningen upprättar uppsägningshandlingar som sedan prefekten, eller den av prefekten utsedd, överlämnar till medarbeta- ren. En arbetsbristsprocess kan alternativt avslutas innan uppsägning verkställs genom en skriftlig överenskommelse/avtal mellan berörd arbetstagare och ar- betsgivaren.
3.3. Arbetstagarorganisationernas roll
Arbetstagarorganisationernas roll i en uppsägningsprocess är att stödja och vid behov informera sin medlem om arbetsbristprocessen och gällande regelverk.
Arbetstagarorganisationens informationsansvar innebär ingalunda att arbetsgi- varparten fråntas huvudansvaret för att medarbetaren får korrekt information löpande under processen. Arbetstagarorganisationerna företräder medarbetaren under förhandlingarna och säkerställer att arbetsgivare fullgör sina skyldigheter gentemot den anställde.
2016-12-06
3.4. Den anställdes ansvar
Kontinuerlig kompetensutveckling är ett viktigt led i trygghetsarbetet för att öka de reella möjligheterna till trygghet i anställningen och beredskapen för ompla- cering till andra arbetsuppgifter vid övertalighet. Anställda som befinner sig i sådana förändringssituationer skall därför vara beredda på att åta sig nya arbets- uppgifter och ställa upp på nödvändiga kompetensutvecklingsinsatser.
Anställda som behöver omplaceras för att undvika uppsägning ska vara beredda att aktivt medverka till att omplaceringen kan genomföras. Om en övertalig an- ställd inte antar ett skäligt erbjudande om omplacering leder detta till uppsäg- ning på grund av arbetsbrist.
4. Analys och åtgärder vid övertalighet innan uppsägning p.g.a. arbetsbrist
4.1. Verksamhetsanalys
Beslut om nödvändiga personalminskningar på institutioner ska alltid föregås av en analys hur verksamheten måste förändras med anledning av de förändrade förutsättningarna, oavsett det rör sig om förändringar i institutionens totala eko- nomi, organisatoriska förändringar eller andra särskilda inriktningsbeslut.
Utifrån analysen ska det framgå i vilken verksamhet och vilka arbetsuppgifter som kan komma att bortfalla, reduceras eller rationaliseras. Först därefter kan personalkonsekvenserna av detta överblickas.
Verksamhetsanalysen innebär en grundlig ekonomisk analys av nuvarande och framtida situation inom hela institutionen.
Efter att institutionen identifierat vilka anställda vars arbetsuppgifter berörs av övertalighet ska institutionen undersöka om det är möjligt att lösa situationen internt genom omplacering till lediga befattningar inom institutionen eller inom närliggande verksamhetsområden vid andra institutioner. Det ska också framgå av analysen vilka åtgärder institutionen vidtagit för att lösa övertaligheten.
Mall för verksamhetsanalysen finns att hämta på KI:s internwebb.
4.2. Anställningsstopp
Vid en övertalighetssituation eller i syfte att förebygga en övertalighetssituation kan rektor i särskild ordning besluta om generellt anställningsstopp för viss yr- keskategori eller viss verksamhet. Ett sådant beslut medför att institutionen vid rekryteringsbehov alltid måste ta kontakt med HR-avdelningen för att undersöka om det finns övertaliga som kan vara aktuella.
4.3. Visstidsanställningar
Nödvändiga personalminskningar ska, om det är möjligt ur verksamhetssyn- punkt, i första hand lösas genom att visstidsanställningar inte ”förnyas” och att övertaliga med tillsvidareanställning istället övertar dessa arbetsuppgifter.
2016-12-06
4.4. Pensionslösningar
Överväganden om förtida pensionsavgångar kan vara ett alternativ vid övertalighet.
4.4.1. Delpension:
Enligt ”Riktlinjer för delpension vid Karolinska Institutet” kan delpension er- bjudas en anställd som fyllt 61 år och som genom detta kan förhindras att bli uppsagd p.g.a. arbetsbrist. Kostnaderna för delpension betalas av institutionen.
4.4.2. Pensionsavtal:
Enligt övergångsregler från tidigare pensionsavtal till gällande Pensionsavtal, , har anställda ur vissa personalgrupper rätt att gå i pension före 65 års ålder. För- utsättningarna enligt övergångsbestämmelserna är följande:
Den som var anställd 1991-04-01 och som 1991-12-31 hade fyllt 28 år och som i sin anställning enligt det tidigare pensionsavtalet hade en lägre pensionsålder än 65 år, och som hos samma myndighet fortsätter sådan anställning, har rätt att avgå med en lägre pensionsålder.
Om förutsättningarna ovan är uppfyllda gäller följande tidigare pensionsålder för vissa personalgrupper vid KI:
• Laboratorieassistenter (endast de som har titeln laboratorieassistenter), sjuksköterskor och tandsköterskor har rätt att gå i pension redan vid 63 års ålder.
• Ekonomibiträden, djurvårdare och laboratoriebiträde har rätt att gå i pension redan vid 60 års ålder.
Då denna tidigare pensionsålder ovan är pensionsålder enligt pensionsavtal in- nebär det ingen merkostnad för institutionen. Kontakta personalavdelningen angående olika pensionslösningar.
5. Genomförande av arbetsbristprocess
När ovanstående åtgärder är uttömda måste KI vidta åtgärder för uppsägning p.g.a. arbetsbrist.
5.1. Samverkan på Institutionen
Om det föreligger övertalighet, eller risk för sådan inom en institution inom KI ska prefekten ta upp frågan, som information i den lokala samverkansgruppen. I detta skede diskuteras endast vilken verksamhet inom institutionen som kan komma att drabbas.
5.2. Rektorsbeslut
Det är rektor som fattar beslut om att eventuellt inleda arbetsbristförhandlingar och det är institutionens verksamhetsanalys som utgör underlag för beslutet.
2016-12-06
5.3. MBL-förhandling avseende arbetsbrist
Arbetsgivaren har förhandlingsskyldighet enligt 11, 12 och 14 §§ MBL före beslut om uppsägning p.g.a. arbetsbrist. Förhandlingsskyldigheten avser bl.a.
frågor om omplacering, turordningskretsar och om de anställdas inbördes place- ring i dessa.
Efter att rektor har fattat beslut om att inleda arbetsbristförhandlingar kallar HR- avdelningen, på uppdrag av prefekten, personalorganisationerna till förhandling enligt 11 § MBL för fastställande av arbetsbrist. Förhandlingen sker på KI- central nivå med företrädare för såväl arbetsgivare och arbetstagarorganisation från KI-central nivå.
5.4. Omplaceringsutredning
När omplaceringsmöjligheterna på institutionen är uttömda och arbetsbristen förhandlad genomför den centrala HR-avdelningen en omplaceringsutredning som inbegriper samtliga lediga befattningar inom KI. Utredningen innefattar även ett utskick till samtliga institutioner med förfrågan om kommande plane- rade rekryteringar. Därmed uppfylls kraven i 7 § andra stycket LAS.
Genom omplacering undviks de negativa effekterna av turordning vilken kan medföra att en annan institution än den där övertaligheten uppstått måste säga upp personal. En förutsättning för omplacering är att den anställde har tillräck- liga kvalifikationer för den vakanta befattningen. Vid omplaceringar kan berörda institutioner komma överens om formerna för omplaceringen. I vissa fall kan det bli aktuellt med någon form av delat ekonomiskt ansvar.
5.5. Turordningsutredning
Om omplaceringsutredningen resulterar i att det inte finns något omplaceringsal- ternativ vidtar arbetet med att fastställa turordningskretsarna, en s.k. turord- ningsutredning.
Kretsarna bestäms enligt LAS och det statliga turordningsavtalet TurA-S och avgränsas med hänsyn till de arbetsuppgifter som berörs av verksamhetsin- skränkningen, d v s arbetsbristen. Till samma krets förs tillsvidareanställda vid KI som har i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter på den ort där arbetsbristen återfinns. Inom respektive krets ovan placeras arbetstagarna i turordning efter sammanlagd statlig anställningstid.
Utredningen genomförs genom ett utskick till de institutioner som är förlagda i samma kommun där arbetsbristen är aktuell. Utskicket innehåller en lista med de arbetsuppgifter som är föremål för arbetsbristen och en förfrågan till institution- en om de har någon eller några medarbetare med i huvudsak jämförbara arbets- uppgifter.
Kretsindelningen kan medföra att övertaligheten uppstår vid en institution men kan drabba senare anställda i turordningskretsen med i huvudsak jämförbara arbetsuppgifter vid en annan institution, som då blir de som blir uppsagda. På de uppsagdas befattningar placeras därefter de övertaliga in med den längre anställ- ningstiden.
2016-12-06
Omplacering ochj turordningsutredning sker i ett och samma utskick till institut- ionerna.
5.6. MBL-förhandling avseende omplacering och turordning HR-avdelningen kallar därefter personalorganisationerna till förhandling enligt 11§ MBL avseende arbetsgivarens omplaceringsmöjlighet samt fastställande av turordningskretsar. När förhandlingarna inom KI är slutförda har arbetstagaror- ganisationen möjlighet att påkalla central förhandling 14 § MBL
5.7. Effektueringen av uppsägningen
När förhandlingarna är slutförda kan uppsägningarna verkställas. Inom KI har prefekten inte delegation att säga upp anställda. Det är endast rektor, eller HR- avdelningen på rektors delegation, som får ta ett sådant beslut.
HR-avdelningen upprättar uppsägningshandlingarna som sedan prefekt över- lämnar till medarbetaren.
5.8. Uppsägningstid och företrädesrätt
Under uppsägningstiden är den uppsagde anställd med oförändrade anställnings- förmåner och arbetsskyldighet. Dock har den anställde under denna tid rätt till såväl skälig ledighet (med lön) för att söka annat arbete som att få tid för de in- satser som Trygghetsstiftelsen erbjuder.
Inte sällan har medarbetaren med hjälp av Trygghetsstiftelsen funnit ett nytt arbete innan uppsägningstidens utgång. I annat fall fortsätter Trygghetsstiftelsen arbetet tillsammans med den anställde efter uppsägningstidens utgång.
Företrädesrätt till återanställning till lediga arbeten inom KI gäller under upp- sägningstiden samt nio månader efter sista anställningsdagen. En förutsättning för företrädesrätt är att arbetstagaren uppfyller villkoren för denna enligt LAS 25§ samt att arbetstagaren gjort anmälan om företrädesrätt.
Efter uppsägningstidens utgång bevakas företrädesrätten av institutionerna med hjälp av företrädeslistan i Primula. Institutionen/den rekryteringsansvarige ska alltid beakta företrädesrättslistan innan beslut om tillsättning av en vakant an- ställning.
2016-12-06
6. Schematisk bild över arbetsbristprocessen
2016-12-06
7. Stöd och resurser vid övertalighet
7.1. Omställningsavtalet / Trygghetsstiftelsen
För den som har sagts upp på grund av arbetsbrist finns ett statligt Omställ- ningsavtal som reglerar olika typer av stöd och ersättningar. Den statliga Trygg- hetsstiftelsen beslutar om dessa förmåner. Personalavdelningen ansvarar för att uppsagda får kontakt med stiftelsen.
Omställningssavtalet omfattar alla som har en tillsvidareanställning inom det statliga avtalsområdet och som sägs upp p g a arbetsbrist. Den som haft en eller flera tidsbegränsade anställningar inom staten under sammanlagt minst två år omfattas av delar av Omställningsavtalet om anställningen inte ”förlängs” p g a arbetsbrist.
Omställningssystemet syftar till att uppnå konkreta lösningar anpassade till varje situation och individ. Trygghetsstiftelsens insatser kan inbegripa:
• Utbildnings- eller utvecklingsinsatser
• Att tillsammans med arbetsgivaren skapa kontakter med arbetsför- medlingen och andra arbetsgivare på orten i frågor som rör möjligheter till en ny anställning
• Rätt till inkomsttrygghetstillägg och avgångsersättning
• Rätt till prövning om särskild pensionsersättning
• Rätt till längre, i vissa fall dubblerad, uppsägningstid i förhållande till LAS och kollektivavtal
Omställningsavtalet finns att ta del av på KI:s internwebb.
Kontaktuppgifter och information om Trygghetsstiftelsen finns på www.tsn.se.
7.2. KI:s lokala omställningsmedel
KI och de lokala personalorganisationerna förfogar gemensamt över s k trygg- hetsmedel vars syfte bl a är att kunna användas vid ett omställningsarbete.
Omställningsmedlen kan t ex användas som hel- eller delfinansiering vid
• pensionslösningar
• avgångsvederlag
• omställningsinsatser
• ekonomiskt stöd vid omplacering
• kortare kompetensutveckling som leder till annat arbete
Arbetsgivaren beslutar vid användning av omställningsmedel i enlighet med det lokala avtalet om omställningsmedel.
2016-12-06
7.3. Krishantering
I samband med uppsägningar kan behov av någon form av krishantering behö- vas. KIs företagshälsovård Previa och personalavdelningen kan ge råd och stöd i detta. Ta kontakt med någon av dem vid behov.
7.4. Eget ansvar
För att resultatet ska bli bra vid omställningssituation krävs att den som blivit uppsagd själv tar ett aktivt ansvar. Den uppsagde bör därför så snart som möjligt under uppsägningstiden göra en arbetsplan med målet hitta snabbaste vägen till ett nytt arbete.
7.5. Företagshälsovården - Previa
Människor som drabbas av uppsägning reagerar på olika sätt. För många kan det innebära en stor förändring av livssituationen och ett hot mot såväl identitet som självkänsla och detta kan ibland leda till personlig kris. Det är viktigt att känna till att krisreaktioner är normala när man utsätts för svåra påfrestningar. Det är inte tecken på psykisk svaghet. Ilska, sorg, förtvivlan och hopplöshet är natur- liga känslor i en sådan situation. Familj, vänner, arbetsledare och arbetskamrater kan ge gott stöd, men det kan också vara värdefullt att få stöd och kunna samtala med någon utomstående som har erfarenhet av och kunskap om människor i kris. Hos företagshälsovården Previa ges denna möjlighet och du är välkommen att vända dig dit. Previa har företagsläkare, företagssköterskor, beteendevetare och psykolog.
Kontaktuppgifter och information om Previa finns på KI:s internwebb.
7.6. Ledarutbildning
Vid uppsägningssituationer är det viktigt att ansvariga chefer får det stöd och den utbildning de behöver för att kunna bemöta reaktioner och frågor från med- arbetarna på ett bra sätt. HR-avdelningen ombesörjer denna typ av utbildnings- insatser.
7.7. Avgångsvederlag
KI kan i vissa situationer i samband med arbetsbrist diskutera enskilda överens- kommelser om avgångsvederlag med övertaliga anställda.
7.8. Delpension
Delpension kan tidigast utges fr.o.m. den månad då arbetstagaren fyller 61 år och längst t.o.m. månaden före den då arbetstagaren fyller 65 år. Arbetstagaren skall för tid före arbetstidsminskningen ha haft kollektivavtalad pensionsrätt (anställning) i sammanlagt minst 120 månader. Om arbetsgivaren, institution- en/förvaltningen/biblioteket, så medger kan arbetstiden minskas för delpension med upp till högst 50 procent av heltid, vilket innebär att man har möjlighet att t ex ansöka om att minska sin arbetstid med 20 procent.
2016-12-06
Institutionen finansierar delpensionen. Ex. 50 procent arbetsminskning, kostnad 80 procent av lönen + arbetsgivaravgifter.
Beslut om delpension fattas av institutionen efter samråd med HR-avdelningen.
7.9. Karriärutveckling/omställningsstöd
Anställda på KI som är föremål för övertalighet kan få hjälp och stöd med karriärrådgivning både internt på HR-avdelningen, eller genom externa konsul- ter. Det kan handla om att få vägledning för ökad självinsikt genom kartläggning av den egna profilen och önskemål, samt hjälp med att hitta alternativa arbeten inom eller utanför organisationen.
