Revisionsberättelse över granskning av verksamheten för Samordningsförbundet Göteborg för år 2019

(1)

Göteborgs Stad kommunfullmäktige 1 (1)

Revisionsberättelse över granskning av verksamheten för Samordningsförbundet Göteborg för år 2019

Till Göteborgs kommunfullmäktige

Stadsrevisionen har till Göteborgs kommunfullmäktige överlämnat revisionsberättelse över granskning av verksamheten för Samordningsförbundet Göteborg.

Granskningen har utförts utifrån lagen om finansiell samordning, kommunallagen, förbundsordningen och god revisionssed.

Revisorerna tillstyrker att förbundsstyrelsens ledamöter beviljas ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2019.

Revisionsberättelsen överlämnas till kommunfullmäktiges sammanträde den 16 juni 2020 för beslut om ansvarsfrihet för samordningsförbundets styrelse.

Göteborg den 3 juni 2020 Anneli Rhedin

Kommunfullmäktige

Handling 2020 nr 147

(2)

(3)

Revisionsredogörelse Stadsrevisionen

goteborg.se/stadsrevisionen

Samordningsförbundet Göteborg

– granskning av verksamhetsåret 2019

2020-04-29

(4)

Stadsrevisionen 2 (14) 2020-04-29

April 2020 

Samordningsförbundet Göteborg – Granskning av verksamhetsåret 2019  Diarienummer: 0186/19

Stadsrevisionen i Göteborgs Stad   Yrkesrevisor: Lisa Berlin 

www.goteborg.se/stadsrevisionen

(5)

Innehåll

1 Sammanfattning ... 4

2 Granskning av verksamheten ... 5

2.1 Grundläggande granskning ... 5

2.1.1 Iakttagelser ... 5

2.1.2 Bedömning ... 8

3 Granskning av räkenskaper och bokslut ... 9

3.1 Översiktlig granskning av delårsrapport ... 9

3.2 Årsbokslut ... 10

3.2.1 Iakttagelser ... 10

3.2.2 Bedömning ... 11

4 Samordningsförbundets uppdrag ... 12

5 Revision av samordningsförbund ... 13

(6)

1 Sammanfattning

Förbundsstyrelsen ansvarar för att förbundets verksamhet bedrivs enligt gällande lagar samt att räkenskaperna är rättvisande.

Revisorernas uppdrag är att pröva om förbundet sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. På revisorernas uppdrag har yrkesrevisorer vid Göteborgs Stads revisionskontor genomfört årets granskning av samordnings- förbundet Göteborg. I denna rapport redogör vi för granskningen.

Årets granskning omfattar grundläggande granskning av verksamheten samt granskning av räkenskaper och bokslut.

Granskningen visar på brister i hanteringen av protokoll och vi lämnar därför följande rekommendation till samordningsförbundet:

Revisorerna rekommenderar Samordningsförbundet Göteborg att stärka den interna kontrollen över hanteringen av protokoll så att innehållet är korrekt, att de justeras i tid samt anslås på föreskrivet sätt.

Vår sammantagna bedömning utifrån genomförd granskning är att verksamheten i huvudsak har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Granskningen visar dock att delar av förbundets verksamhet har brister som behöver åtgärdas och det är därför viktigt att samordningsförbundet beaktar den rekommendation vi har lämnat.

Det granskade bokslutet är upprättat i överensstämmelse med lagen om kommunal bokföring redovisning och god redovisningssed.

Samordningsförbundet har följt de anvisningar som i övrigt gäller.

Bedömningen är därför att bokslut och räkenskaper för år 2019 i allt väsentligt är rättvisande.

(7)

2 Granskning av verksamheten

2.1 Grundläggande granskning

Den grundläggande granskningen är en översiktlig granskning av förbundets ledning och styrning samt interna kontroll. Granskningen omfattar att löpande följa verksamheten. Det sker dels genom

kommunikation med samordningsförbundet, dels genom att ta del av dokument och det löpande flödet av ärenden och beslut. Utifrån detta sker en översiktlig bedömning av om styrelsen har utövat tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Årets granskning har inriktats på bildandet av det nya förbundet samt övertagandet av verksamhet och ekonomi från de fyra samordningsförbund som avvecklades under året.

2.1.1 Iakttagelser

Göteborgs Stad, Västra Götalandsregionen, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen beslutade gemensamt att de fyra samordnings- förbunden i Göteborg skulle avvecklas och att det från och med den 1 juli 2019 skulle bildas ett nytt, Samordningsförbundet Göteborg.

Beslutet innebar att de fyra samordningsförbunden upplöstes och att dess verksamheter överfördes till det nya förbundet.

Det har framkommit i granskningen att inrättandet av det nya

samordningsförbundet och avvecklingen av de fyra gamla genomfördes under stor tidspress. Företrädare för verksamheten menar också att tidpunkten för överföringen, halvårsskifte och mitt i semestern, upplevdes som försvårande.

Styrelsens arbete första halvåret 2019

Av Samordningsförbundet Göteborgs förbundsordning framgår att förbundets ändamål under första halvåret 2019 var att vidta erforderliga åtgärder i förberedelse inför verksamhetstart den 1 juli 2019.¹ Styrelsen skulle under denna period förbereda och vidta nödvändiga åtgärder genom att bland annat anställa chef, se över befintliga avtal i samspel

1 Förbundsordning för Samordningsförbundet Göteborg 4 §

(8)

med befintliga samordningsförbund samt arbeta med underlag för budgetbeslutet för verksamhetsåret 2020.²

Styrelsen hade sitt konstituerande möte den 2 april 2019. En ny styrelse ska enligt lagen om finansiell samordning utse en ordförande och en eller två vice ordförande.³ Enligt samordningsförbundet Göteborgs förbunds- ordning ska styrelsen utse en ordförande och en vice ordförande. På mötet den 2 april beslutas emellertid att utöka styrelsens presidium till tre personer. Följaktligen utses, förutom ordförande, både en förste och en andre vice ordförande för verksamhetsåret 2019.

Styrelsen fattade också under första halvåret beslut om tillsättande av förbundschef samt tillförordnad förbundschef. Vidare fattade man beslut om attestordning och delegationsordning.

Styrelsens arbete under andra halvåret

Förbundets ändamål från och med den 1 juli 2019 är att i Göteborgs Stad svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen i syfte att underlätta och uppnå en effektiv resursanvändning.

Förbundsstyrelsen ska varje år upprätta en plan för förbundets verksamhet och ekonomi för de nästföljande tre åren.⁴ För det första av de tre åren ska styrelsen upprätta en preciserad årsbudget. Årsbudgeten fastställs av förbundsstyrelsen senast den 30 november året före budgetåret (kalenderår). Förbundsstyrelsen ska dessförinnan samråda med förbundsmedlemmarna om budgeten.

Beslut om budget 2019 togs vid sammanträdet den 28 november.⁵ Vid samma möte antogs även verksamhetsplan och budget för 2020, inklusive preliminär inriktning för 2021–2022.⁶ En risk- och

konsekvensanalys för förbundet beslutades också.

2 Förbundsordning för Samordningsförbundet Göteborg § 6

3 Lagen om finansiell samordning (2003:1210) § 17

4 Förbundsordning för Samordningsförbundet Göteborg § 13

5 Protokoll 28 november 2019 § 6

6 Protokoll 28 november 2019 § 11

(9)

Exempel på fler beslut rörande ledning och styrning av verksamheten som styrelsen fattade under hösten 2019 är att ge förbundschefen i uppdrag att ta fram förslag på:

• Göteborgsövergripande strukturer gällande samverkan

• organisationsmodell för Samordningsförbundet Göteborg

• arbetssätt/modeller för samverkansaktiviteter utifrån tematisk indelning

• styrnings- och ledningssystem för verksamhetsplanering och uppföljning 2020–2022 och underlag till styrelsen inför arbete med risk- och konsekvensanalys för Samordningsförbundet Göteborg.

I årsredovisningen som beslutades av styrelsen den 26 mars finns uppföljning av verksamhetens mål och insatser.

Styrelsens protokoll

Inom ramen för vår granskning har vi också gjort vissa iakttagelser kring styrelsens protokoll. Styrelsens protokoll ska enligt bestämmelser i kommunallag och lagen om finansiell samordning justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet.⁷ Kommunallagen⁸ föreskriver att senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på anslagstavlan. Även lagen om finansiell samordning⁹ anger att justering av styrelsens protokoll ska tillkännages på anslagstavlan hos varje kommun och region som är medlem i samordningsförbundet. Mot- svarande anges i samordningsförbundet Göteborgs förbundsordning

§ 10 där det står att: Förbundets kungörelser, protokoll och andra tillkännagivanden ska anslås på den officiella anslagstavlan i Göteborgs Stad samt Västra Götalandsregionen.

Förutom medborgarnas rätt till insyn i fattade beslut handlar kungörandet av protokoll också om möjligheten att överklaga beslut. Beslut fattade av samordningsförbundet kan överklagas¹⁰. En grundläggande förutsättning för att ansöka om laglighetsprövning är att ansökan ska inges inom tre veckor från att beslutet fattades. Då denna tre-veckors ”klagofrist”

7 Kommunallagen 5 kap 69 § och kap. 6 35 §

8 Kommunallagen kap.8 12 §

9 Lagen om finansiell samordning 19 §

10 Lagen om finansiell samordning 28 § Ett samordningsförbunds beslut får, med motsvarande tillämpning av bestämmelserna om laglighetsprövning i 13 kap. kommunallagen (2017:725), överklagas av den som är medlem i en kommun eller region, som ingår i förbundet.

(10)

beräknas utgår man från att beslutet ska vara anslaget på kommunens digitala anslagstavla och vara tillgängligt under hela perioden. Om detta inte skulle vara fallet löper inte ”klagofristen” ut, vilket då medför att beslutet kan bli föremål för laglighetsprövning fastän det gått mer än tre veckor sedan det fattades. Det är därför viktigt att alla protokoll anslås på föreskrivet sätt.

Granskningen visar att fem av styrelsens nio protokoll från 2019 inte justerats inom två veckor.¹¹ Granskningen visar också att styrelsens protokoll inte anslås på vare sig Göteborgs Stads eller Västra Götalandsregionens officiella anslagstavla. Vi har också noterat ett par felaktigheter i protokollen. I protokollet från den 24 maj finns exempelvis angiven plats för justering men det datum som anges för justering är den 7 maj. Protokollet från sammanträdet den 21 oktober är i sin tur daterat 21 september.

2.1.2 Bedömning

Revisorernas översiktliga bedömning är att förbundsstyrelsen i huvudsak har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar granskningen på brister i hanteringen av styrelsens protokoll. Vi bedömer att förbundet behöver stärka den interna kontrollen över sin hantering av protokoll så att innehållet är korrekt, att justering sker i tid samt att protokollen anslås i enlighet med regelverket.

Vi riktar därför följande rekommendation till samordningsförbundet:

Revisorerna rekommenderar Samordningsförbundet Göteborg att stärka den interna kontrollen över hanteringen av protokoll så att innehållet är korrekt, att de justeras i tid samt anslås på föreskrivet sätt.

11 Detta gäller protokollen från styrelsemötena den 12 april, 7 maj, 24 maj (undantag en punkt som justeras omedelbart), 23 augusti och 21 oktober.

(11)

3 Granskning av räkenskaper och bokslut

Revisorernas uppdrag är att pröva om samordningsförbundets räken- skaper är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning.

Att räkenskaperna är rättvisande innebär att:

− den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning.

− årsredovisning och delårsrapport är upprättade i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed.

Granskningen omfattar följande delar:

• översiktlig granskning av delårsrapport per augusti 2019

• granskning av årsbokslut.

Nedan redovisas resultatet av granskningen.

3.1 Översiktlig granskning av delårsrapport

En översiktlig granskning har genomförts av delårsrapporten per augusti 2019. Vi har i samband med vår granskning gjort följande iakttagelser som vi bedömer väsentliga:

• Vid granskning av ingående balanser i samordningsförbundet Göteborg, noterades att händelser efter den 1 juli fortsatt bokförts i de tidigare förbunden istället för i samordningsförbundet Göteborg.

Detta har dock endast rört sig om transaktioner över kassa/bank och skuld/fordran varmed inga resultatpåverkande poster har bokförts efter 1 juli i de tidigare förbunden. Deloitte har på grund av detta kontrollerat att samtliga balanser, även de som påverkats efter 1 juli har flyttats över till samordningsförbundet Göteborg utan

anmärkning.

• Vid granskning av ingående balanser noterades att samordnings- förbundet Göteborg ej tagit hänsyn till interna mellanhavanden mellan de tidigare förbunden. Den ingående balansomslutningen var därför 1,4 miljoner kronor för hög i delårsbokslutet men detta justerades i oktober månad. Detta påverkar ej resultatet i förbundet.

(12)

• Förbundet har belastats med en kostnad avseende ESF-bidrag som borde ha reglerats i Samordningsförbundets Hisingen innan sammanslagningen. Detta påverkar resultatet som är 1,6 miljoner kronor för lågt.

• De gamla förbunden har belastats med lokalkostnader för kvartal tre innan sammanslagningen. Detta resulterar i att Samordningsförbundet Göteborg redovisar för låga kostnader vilket i sin tur leder till ett för högt resultat om 1,47 miljoner kronor i delårsbokslutet.

3.2 Årsbokslut

Granskningen av samordningsförbundets bokslut för verksamhets- året 2019 omfattar upprättade resultaträkningar och balansräkningar.

I tabellen nedan redovisas delar av samordningsförbundets resultat- och balansräkningar.

Tabell: Delar av samordningsförbundets resultat- och balansräkningar

3.2.1 Iakttagelser

Vi har i samband med vår granskning gjort följande iakttagelser som vi bedömer väsentliga:

• Innan sammanslagningen beslutade styrelsen att tecknade försäkringar i tidigare förbund övertas av samordningsförbundet Göteborg. Vi har dock inte erhållit försäkringsbrev och har ej kunnat verifiera att förbundet innehar försäkringar.

2019 (tkr)

Rörelsens intäkter 33 318

Årets resultat -2 690

Utgående eget kapital 14 886

Balansomslutning 28 167

(13)

• Vid tiden för granskning erhöll vi inte erforderligt underlag för en uppbokning på konto 2990 Övriga upplupna kostnader och förut- betalda intäkter om cirka 3,4 miljoner kronor, varför fullständigheten inte kunde fastställas. En översiktlig bedömning och analys av posten kunde inte heller göras då jämförelseår och information om vad posten avsåg saknades. Efter det att granskningen avslutades har dock underlag presenterats som visar att uppbokningarna på 2990 har betalts och därmed en bekräftelse på att det finns en motpart som instämmer i att det fakturerade beloppet är enligt överenskommelse.

Granskningen visar i övrigt att:

• granskat material är i överensstämmelse med gällande lag och god redovisningssed.

• inga förhållanden som kan skada förtroendet för verksamheten har uppmärksammats.

Inga väsentliga avvikelser i övrigt förekommer.

3.2.2 Bedömning

Bedömningen är att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal bokföring och redovisning och god redovisningssed. Samordningsförbundet har följt de anvisningar som i övrigt gäller. Bedömningen är att bokslut och räkenskaper för år 2019 i allt väsentligt är rättvisande.

(14)

4 Samordningsförbundets uppdrag

Lag (2003:1210) om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser ger sedan år 2004 kommun, landsting, Försäkringskassa och Arbets- förmedling möjlighet att bilda samordningsförbund för att finansiellt samordna rehabiliteringsinsatser.

Syftet med den finansiella samordningen är klart uttalat i lagtexten.

Insatserna inom den finansiella samordningen ska avse individer som är i behov av samordnade rehabiliteringsinsatser och ska syfta till att dessa uppnår eller förbättrar sin förmåga att utföra förvärvsarbete.

Ett samordningsförbund får inte besluta i frågor om förmåner eller rättigheter för enskilda eller vidta åtgärder i övrigt som innefattar myndighetsutövning eller som avser tillhandahållande av tjänster avsedda för enskilda. I praktiken är detta en avgränsning som innebär att samordningsförbundet ska finansiera insatser som ska utföras av en eller flera av samordningsförbundets medlemmar. Samordningsförbundet ska med andra ord inte stå som huvudman för någon av de verksamheter samordningsförbundet finansierar.

Enligt lagen ska samordningsförbundet:

• besluta om mål och riktlinjer för den finansiella samordningen

• stödja samverkan mellan samverkansparterna

• finansiera sådana insatser som avses i 2 § och som ligger inom de samverkande parternas samlade ansvarsområde

• besluta på vilket sätt de medel som står till förfogande för finansiell samordning ska användas

• svara för uppföljning och utvärdering av rehabiliteringsinsatserna

• upprätta budget och årsredovisning för den finansiella samordningen.

(15)

5 Revision av samordningsförbund

Enligt lagen om finansiell samordning ska bestämmelserna i 9 kap.

4–17 §§ i kommunallagen även tillämpas vid revision av samordnings- förbund. Revisionsberättelse ska lämnas till styrelsen och förbunds- medlemmarna.

Revisorerna ska årligen och i den omfattning som följer av god revisionssed granska samordningsförbundets verksamhet. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig.

De förtroendevalda revisorerna har i granskningen biträtts av yrkesrevisorer vid revisionskontoret i Göteborg. Granskningen av räken- skaperna har på uppdrag av revisionskontoret genomförts av auktoriserade revisorer. Granskningens resultat har stämts av med samordningsförbundets förbundschef.

(16)

Stadsrevisionen

Postadress: Box 2141, 403 13 Göteborg Besöksadress: Stora Badhusgatan 6

Göteborgs Stads kontaktcenter: 031-365 00 00, kansli: 031-368 07 00 stadsrevisionen@stadsrevisionen.goteborg.se

www.goteborg.se/stadsrevisionen