2.1 Grundläggande granskning
Den grundläggande granskningen är en översiktlig granskning av förbundets ledning och styrning samt interna kontroll. Granskningen omfattar att löpande följa verksamheten. Det sker dels genom
kommunikation med samordningsförbundet, dels genom att ta del av dokument och det löpande flödet av ärenden och beslut. Utifrån detta sker en översiktlig bedömning av om styrelsen har utövat tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Årets granskning har inriktats på bildandet av det nya förbundet samt övertagandet av verksamhet och ekonomi från de fyra samordningsförbund som avvecklades under året.
2.1.1 Iakttagelser
Göteborgs Stad, Västra Götalandsregionen, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen beslutade gemensamt att de fyra samordnings-förbunden i Göteborg skulle avvecklas och att det från och med den 1 juli 2019 skulle bildas ett nytt, Samordningsförbundet Göteborg.
Beslutet innebar att de fyra samordningsförbunden upplöstes och att dess verksamheter överfördes till det nya förbundet.
Det har framkommit i granskningen att inrättandet av det nya
samordningsförbundet och avvecklingen av de fyra gamla genomfördes under stor tidspress. Företrädare för verksamheten menar också att tidpunkten för överföringen, halvårsskifte och mitt i semestern, upplevdes som försvårande.
Styrelsens arbete första halvåret 2019
Av Samordningsförbundet Göteborgs förbundsordning framgår att förbundets ändamål under första halvåret 2019 var att vidta erforderliga åtgärder i förberedelse inför verksamhetstart den 1 juli 2019.1 Styrelsen skulle under denna period förbereda och vidta nödvändiga åtgärder genom att bland annat anställa chef, se över befintliga avtal i samspel
1 Förbundsordning för Samordningsförbundet Göteborg 4 §
Stadsrevisionen 6 (14) 2020-04-29
med befintliga samordningsförbund samt arbeta med underlag för budgetbeslutet för verksamhetsåret 2020.2
Styrelsen hade sitt konstituerande möte den 2 april 2019. En ny styrelse ska enligt lagen om finansiell samordning utse en ordförande och en eller två vice ordförande.3 Enligt samordningsförbundet Göteborgs förbunds-ordning ska styrelsen utse en ordförande och en vice ordförande. På mötet den 2 april beslutas emellertid att utöka styrelsens presidium till tre personer. Följaktligen utses, förutom ordförande, både en förste och en andre vice ordförande för verksamhetsåret 2019.
Styrelsen fattade också under första halvåret beslut om tillsättande av förbundschef samt tillförordnad förbundschef. Vidare fattade man beslut om attestordning och delegationsordning.
Styrelsens arbete under andra halvåret
Förbundets ändamål från och med den 1 juli 2019 är att i Göteborgs Stad svara för en finansiell samordning inom rehabiliteringsområdet mellan Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen i syfte att underlätta och uppnå en effektiv resursanvändning.
Förbundsstyrelsen ska varje år upprätta en plan för förbundets verk-samhet och ekonomi för de nästföljande tre åren.4 För det första av de tre åren ska styrelsen upprätta en preciserad årsbudget. Årsbudgeten fastställs av förbundsstyrelsen senast den 30 november året före budgetåret (kalenderår). Förbundsstyrelsen ska dessförinnan samråda med förbundsmedlemmarna om budgeten.
Beslut om budget 2019 togs vid sammanträdet den 28 november.5 Vid samma möte antogs även verksamhetsplan och budget för 2020, inklusive preliminär inriktning för 2021–2022.6 En risk- och
konsekvensanalys för förbundet beslutades också.
2 Förbundsordning för Samordningsförbundet Göteborg § 6
3 Lagen om finansiell samordning (2003:1210) § 17
4 Förbundsordning för Samordningsförbundet Göteborg § 13
5 Protokoll 28 november 2019 § 6
6 Protokoll 28 november 2019 § 11
Stadsrevisionen 7 (14) 2020-04-29
Exempel på fler beslut rörande ledning och styrning av verksamheten som styrelsen fattade under hösten 2019 är att ge förbundschefen i uppdrag att ta fram förslag på:
• Göteborgsövergripande strukturer gällande samverkan
• organisationsmodell för Samordningsförbundet Göteborg
• arbetssätt/modeller för samverkansaktiviteter utifrån tematisk indelning
• styrnings- och ledningssystem för verksamhetsplanering och uppföljning 2020–2022 och underlag till styrelsen inför arbete med risk- och konsekvensanalys för Samordningsförbundet Göteborg.
I årsredovisningen som beslutades av styrelsen den 26 mars finns uppföljning av verksamhetens mål och insatser.
Styrelsens protokoll
Inom ramen för vår granskning har vi också gjort vissa iakttagelser kring styrelsens protokoll. Styrelsens protokoll ska enligt bestämmelser i kommunallag och lagen om finansiell samordning justeras senast fjorton dagar efter sammanträdet.7 Kommunallagen8 föreskriver att senast andra dagen efter det att protokollet har justerats ska justeringen tillkännages på anslagstavlan. Även lagen om finansiell samordning9 anger att justering av styrelsens protokoll ska tillkännages på anslagstavlan hos varje kommun och region som är medlem i samordningsförbundet. Mot-svarande anges i samordningsförbundet Göteborgs förbundsordning
§ 10 där det står att: Förbundets kungörelser, protokoll och andra tillkännagivanden ska anslås på den officiella anslagstavlan i Göteborgs Stad samt Västra Götalandsregionen.
Förutom medborgarnas rätt till insyn i fattade beslut handlar kungörandet av protokoll också om möjligheten att överklaga beslut. Beslut fattade av samordningsförbundet kan överklagas10. En grundläggande förutsättning för att ansöka om laglighetsprövning är att ansökan ska inges inom tre veckor från att beslutet fattades. Då denna tre-veckors ”klagofrist”
7 Kommunallagen 5 kap 69 § och kap. 6 35 §
8 Kommunallagen kap.8 12 §
9 Lagen om finansiell samordning 19 §
10 Lagen om finansiell samordning 28 § Ett samordningsförbunds beslut får, med motsvarande tillämpning av bestämmelserna om laglighetsprövning i 13 kap. kommunallagen (2017:725), överklagas av den som är medlem i en kommun eller region, som ingår i förbundet.
Stadsrevisionen 8 (14) 2020-04-29
beräknas utgår man från att beslutet ska vara anslaget på kommunens digitala anslagstavla och vara tillgängligt under hela perioden. Om detta inte skulle vara fallet löper inte ”klagofristen” ut, vilket då medför att beslutet kan bli föremål för laglighetsprövning fastän det gått mer än tre veckor sedan det fattades. Det är därför viktigt att alla protokoll anslås på föreskrivet sätt.
Granskningen visar att fem av styrelsens nio protokoll från 2019 inte justerats inom två veckor.11 Granskningen visar också att styrelsens protokoll inte anslås på vare sig Göteborgs Stads eller Västra Götalandsregionens officiella anslagstavla. Vi har också noterat ett par felaktigheter i protokollen. I protokollet från den 24 maj finns exempelvis angiven plats för justering men det datum som anges för justering är den 7 maj. Protokollet från sammanträdet den 21 oktober är i sin tur daterat 21 september.
2.1.2 Bedömning
Revisorernas översiktliga bedömning är att förbundsstyrelsen i huvudsak har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Samtidigt visar granskningen på brister i hanteringen av styrelsens protokoll. Vi bedömer att förbundet behöver stärka den interna kontrollen över sin hantering av protokoll så att innehållet är korrekt, att justering sker i tid samt att protokollen anslås i enlighet med regelverket.
Vi riktar därför följande rekommendation till samordningsförbundet:
Revisorerna rekommenderar Samordningsförbundet Göteborg att stärka den interna kontrollen över hanteringen av protokoll så att innehållet är korrekt, att de justeras i tid samt anslås på föreskrivet sätt.
11 Detta gäller protokollen från styrelsemötena den 12 april, 7 maj, 24 maj (undantag en punkt som justeras omedelbart), 23 augusti och 21 oktober.
Stadsrevisionen 9 (14) 2020-04-29