Förslag till intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verk samheter samt överförmyndare

‘SA LA LEDNIN GS UTSKDTTET

KOMMUN Sammanträdesdatum

§255

lusterandes sign

SAM MANTRÄDESPROTOKD LL

2017-11—28

Dnr 2017/14-01 %

Förslag till intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verk samheter samt överförmyndare

INLEDNING

Enligt av kommunfullmäktige fastställt reglemente för intern kontroll i Sala kommun ska nämnder och styrelser varje år anta en särskild plan för uppföljning av den in- terna kontrollen. Denna syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätt—

håller en tillfredsställande intern kontroll.

Beredning

Bilaga KS 2017/225/1, missiv

Bilaga KS 2017/225/2, intern kontrollplan 2018 kommunstyrelsens verksamheter Bilaga KS 2017/225/3, intern kontrollplan 2018 överförmyndare

Yrkanden

Carola Gunnarsson [C) yrkar

att ledningsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar

a_tt fastställa intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verksamheter samt för överförmyndare i enlighet med Bilagor KS 2017/225/2-3.

BESLUT

Ledningsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar

ag fastställa intern kontrollplan 2018 för kommunstyrelsens verksamheter samt för överförmyndare i enlighet med Bilagor KS 2017/225/2-3.

Utdrag

kommunstyrelsen

Utdragsbestvrkande

[Silas-,2: KS 201.7/225/1

& SA LA 2017-1å-€211)

KOMMUN JENNY NOLHAGE

t... H Håll-XXI

nur - .:'.'..;5!'!Jllgj

KOMMUNSTYRELSEN

_av!!!!!!

^Ink.

_{! !'}

Förslag till Intern kontrollplan 2018 för Kommunstyrelsens

verksamheter samt Överförmyndare

Enligt av kommunfullmäktige fastställt reglemente för intern kontroll i Sala

kommun ska nämnder och styrelse varje år anta en särskild plan för

uppföljning av den interna kontrollen. Denna syftar till att säkerställa att

styrelser och nämnder upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. Det betyder att de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mäl

uppnås:

o Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

I Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten . Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m.

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde.

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslås besluta att fastställa intern kontrollplan 2018 för

Kommunstyrelsens verksamheter samt för Overförmyndare.

Jenny Nolhage kommunchef

Intern kontrollplan 2018 Kommunstyrelsens verksamheter

Process rutin/s stem Medbor arkontor Protokoll ska inlämnas från styrelsemöten i SHE, SalabOStäder och Sala Silvergruva Delegationsbeslut/delegationslista till KS så att besluten vinner laga kraft Samhällsb Upphandling

nadskontor Delegation B - och mil'ökontor Kontrollera att beslut är rättssäkert behandlade Kontroll av måluppfyllelse i ”Plan för Byggenhetens arbete” och ”Plan för Mil'öenhetens arbete Kontrollmoment Kontrollera att protokoll har inlämnats hån styrelsemöten i berörda bola Slumpvis valda ärenden (5 st), kontrolleras att de är rätt behandlade i ephorte så att de kommer med på delegationslistan till KS Avtalstrohet och otillåtna direktupphandlingar inom SBK Huruvida delegation tillämpas korrekt inom SBK Följa upp överklagade beslut Utvärdering i samband med verksamhets- lanerin

Kontrollansvar Medborgarkontoret/ administrativa enheten Medborgarkontoret/ administrativa enheten Samhällsbyggnadskontor verksamhetsutvecklare Samhällsbyggnadskontor verksamhetsutvecklare Enhetschef! berörd handläggare Enhetschef

Frekvens 2 ggr/ vid delårs- och årsbokslut 2 ggr/ vid delårs- och årsbokslut 2 ggr/år 2 ggr./år Nästkommande nämndsammanträde ] ggr/år

Metod Sökning i ephorte Sökning i ephorte Genomgång av fakturor och ingångna avtal. Avtalfbeställningar, personalbeslut etc. ås i enom. Analys av beslut från överprövande instans Analys av utfall

Rapportering till Riskbedömning KontorSChef Mindre

MK sannolik/

kännbar Kontorschef Möjlig/kännbar MK Samhällsbyggnadschef Möjlig/kännbar Samhällsbyggnadschef Möjlig/kännbar Bygg- och Möjlig/Kännbar _ miljönämnd &5 Bygg— och Möjlig/Allvarlig miljönämnd

Räddnin st'änst Deltidslöner Bensinkortsanvändning Personalkontor Korrekta underlag ”lönejusteringar”

Kontroll av faktiskt utbetalda deltidslöner som jämförs mot utryckningar, övningar etc. Kvitton kontrolleras mot fakturor, men sparas ej

Operativ chef

Mottagningsattestant

Stickprov att det finns Lönechef relevanta underlag till lönejusteringar.

Löpande Löpande 2 ggr/år Vid delårsbokslut och årsbokslut

Stickprov Granskning Granskning Stickprov av inkommande månadsunderlag

Räddningschef Räddningschef Personalchef

Mindre sannolik/Lindrig Mindre sannolikindrig Mindre sannolik /allvarlig

Intern kontrollplan 2018 Överförmyndare

Process Kontrollmoment Kontrollansvar rutin/s stem

Årsräkningar Kontrollera att alla Handläggare

huvudmäns konton, förutom transaktions— konton, är spärrade för uttag för alla utom för

huvudmannen (ÖF-

spärrade) Uttagsmedgivanden Kontrollera att Handläggare verifikat firms till

uttagsmedgivanden

Frekvens En gång per år Varje uttagsmedgivande

Metod Granskning Granskning

Rapportering till Enhetschef Enhetschef

Riskbedömning Möjlig/kännbar Möjlig/kännbar ADI-Fr.,!_{l u}k?0‘5€.-’GZZ,-’!.[‘JZ