Personalpolitiskt program

VILHELMINA KOMMUN

Personalpolitiskt program

Vilhelmina kommun

PERSONALPOLITISKT PROGRAM

Det personalpolitiska programmet syftar till att ge riktlinjer och en gemensam ram för vad Vilhelmina kommun vill uppnå med personalpolitiken. Detta program innehåller de grundläggande värderingar som personalarbetet utgår ifrån och de strategiska frågor som är centrala för personalpolitiken de närmast kommande åren.

Policy för personalområdet finns också i kommunens separata dokument för arbetsmiljö, rehabilitering, jämställdhet, sexuella trakasserier, mångfald, alkohol och droger samt lön.

UPPFÖLJNING AV MÅL

Det viktigaste steget är att varje verksamhet arbetar för att uppnå målen. Uppföljningen av formulerade mål redovisas i kommunfullmäktige varje år. Ansvaret för uppföljningen har personalenheten.

VILHELMINA KOMMUN

GRUNDLÄGGANDE VÄRDERINGAR

Vilhelmina kommuns uppgift är att inom olika områden ge kommunens invånare god service. Den mest centrala resursen för att verksamheten ska fungera är medarbetarna, inte minst för att kommunens verksamhetsgrenar är mycket personalintensiva.

Personalpolitikens inriktning har därför stor betydelse för verksamhetens resultat.

Verksamheten ska ha hög kvalitet och utvecklas i takt med omvärlden.

Därför måste kommunens arbetsklimat vara öppet och tillåtande.

Personalen måste trivas på sin arbetsplats för att prestera bra arbetsresultat. Eget ansvarstagande, samarbete, delaktighet och initiativ på alla nivåer ska uppmuntras, liksom intresse för kompetensutveckling.

STRATEGISKA OMRÅDEN

Inom dessa huvudrubriker ryms viktiga personalpolitiska områden för Vilhelmina kommun:

• Kompetensförsörjning och personalplanering

• Arbetsmiljö och hälsa

• Ledarskap och medarbetarskap

• Anställningsvillkor och lön

• Samverkan och delaktighet

Genom att arbeta med dessa områden strävar Vilhelmina kommun efter att vara en bra arbetsgivare som med hjälp av kompetenta, motiverade och effektiva medarbetare lyckas ge kommunens medborgare god service av hög kvalitet.

KOMPETENSFÖRSÖRJNING OCH PERSONALPLANERING

Genom åtgärder som rekrytering, personalplanering, kompetensutveckling och omplacering strävar kommunen efter kompetensförsörjning: att ha ”rätt person med rätt kompetens på rätt plats vid rätt tidpunkt”. Organisationen ska återspegla kommuninvånarnas behov.

REKRYTERING

Arbetsplatser mår bra av att ha både kontinuitet och rörlighet. Såväl erfarenhet som nytänkande behövs i organisationen. Rekrytering ska tillfredsställa båda dessa behov, genom intern och extern rekrytering.

Ansträngningar ska också göras för att medarbetare ska trivas och stanna kvar.

Nyanställningar ska alltid utföras med stor noggrannhet. Det är eftersträvansvärt med en mångfald på arbetsplatserna vad gäller bland annat kön, ålder, bakgrund och etniskt ursprung. Vid rekrytering finns möjlighet att påverka sammansättningen av medarbetare för att öka mångfalden. Det ska underlättas för personer med funktionshinder att få eller behålla anställning genom rimlig arbetsanpassning.

Alla som nyanställs ska få en introduktion i sitt nya arbete. Den bör anpassas efter hur varaktig anställningen är och hur väl den nya medarbetaren känner till arbetsplatsen sedan tidigare.

En väl utvecklad rekryteringsprocess är ett bra sätt att marknadsföra Vilhelmina kommun som en attraktiv arbetsgivare.

Alla chefer ska ha tillgång till Vilhelmina kommuns riktlinjer för rekrytering.

I rekryteringsprocessen får ingen diskriminering förekomma, därför ska alla beslut baseras på individens kompetens.

VILHELMINA KOMMUN

PERSONALPLANERING

Personalplanering innebär att göra en prognos över framtida personalbehov, analysera tillgång och efterfrågan på personal, planera så att tillgång och efterfrågan ska gå ihop samt övervaka genomförandet av planerna. Enligt prognoser uppkommer inom de närmaste tio åren ett stort rekryteringsbehov i Vilhelmina kommun, bland annat beroende på pensionsavgångar.

I och med det stora rekryteringsbehovet är det viktigt att Vilhelmina kommun marknadsförs så att människor i samhället intresserade av kommunala arbeten.

Vilhelmina kommun ska att arbeta med företrädare som kan representera olika yrkesgrupper på arbetsmarknadsdagar samt på våra kommunala skolor.

KOMPETENSUTVECKLING

Genom att arbeta med kompetensutveckling nyttjas kommunens medarbetare på bästa sätt. Därigenom behöver inte nya arbetsuppgifter leda till nyanställning. Utvecklingsmöjligheter i arbetet är också en strategi för att kunna behålla medarbetare. Varje medarbetares behov av kompetensutveckling ska ses i samband med verksamhetens inriktning.

Kan Vilhelmina kommun genom kompetensutveckling av befintliga medarbetare främja de anställdas utveckling samt fylla eventuella luckor som pensionsavgångar orsakar är detta ett utomordentligt arbetssätt.

Det årliga medarbetarsamtalet ska utgöra grunden för det gemensamma ansvaret för kompetensutvecklingen. Varje medarbetare har ett eget ansvar för att de egna kunskaperna tillvaratas och utvecklas.

OMPLACERING

Omplacering kan bli aktuellt vid arbetsbrist, då turordning enligt lagen om anställningsskydd gäller. Personen som omplaceras måste ha kompetens för det nya arbetet. Det innebär antingen att man har tillräckliga kvalifikationer för tjänsten, eller att det räcker med kortare kompetenshöjande insatser.

ARBETSMILJÖ OCH HÄLSA

Ett av de viktigaste områdena att arbeta med idag är arbetsmiljö och hälsa. Kostnaderna för sjukskrivningar är stora och insatser krävs, med både förebyggande och rehabiliterande åtgärder. En god arbetsmiljö ger lägre sjukfrånvaro och ökad trivsel på arbetet.

FYSISK, PSYKISK OCH SOCIAL ARBETSMILJÖ

Arbetsmiljö är allt som påverkar en människa i arbetet.

Arbetsmiljöarbetet går ut på att skapa en god arbetsmiljö som tillgodoser människors olika behov samt att förebygga sjukdom och skador. Grundläggande är att medarbetare ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation. Ingen ska utsättas för trakasserier eller kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Med kränkande särbehandling avses återkommande negativt präglade handlingar som riktas mot enskilda medarbetare på ett kränkande sätt.

FÖREBYGGANDE HÄLSOFRÄMJANDE ARBETE

Det är angeläget att finna möjligheter att främja hälsan bland medarbetare. Förebyggande arbete kan bland annat ske genom att arbeta med följande områden:

• Systematiskt arbetsmiljöarbete

• En arbetsledning som synliggör medarbetaren

• En arbetsorganisation som motverkar stress och skador

• Friskvård och stöd till en sund livsstil

Individen själv är den som kan förändra sina vanor och därigenom förbättra sin hälsa.

Arbetsledare ska uppmuntra alla medarbetare att motionera på arbetstid en timme per vecka.

Mål: Sjukfrånvaron ska minska från 5,9 % (2012) till 4,15 % år 2017.

Uppföljning: Sjukfrånvaron jämförs varje år med sjukfrånvaron 2012.

Ansvar: Personalenheten

Metod: Sammanställning av sjukfrånvaron redovisas i den perso- nalekonomiska redovisningen med hälsobokslut varje år. Detta görs med variablerna förvaltning, kön och ålder för att underlätta riktade insatser.

VILHELMINA KOMMUN

Inom varje verksamhet i kommunen ska det finnas en dokumenterad beredskap för oväntade krissituationer som kan uppstå, då medarbetare kan behöva stöd i form av psykiskt och socialt omhändertagande.

SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE

Systematiskt arbetsmiljöarbete står för arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Det ska omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön.

Vilhelmina kommun ska driva och utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet samt eftersträva en hög standard. En effektiv risk- och skadehantering bygger på allas medverkan, enkla metoder och snabba åtgärder. Arbetet ska ske i en konstruktiv anda och med en förebyggande inriktning. Det krävs engagemang och medvetenhet hos varje medarbetare. Arbetsmiljöarbete ska i huvudsak bedrivas på arbetsplatsnivå där bland annat skyddsombuden fyller en viktig funktion. Ledningen har det övergripande ansvaret för att arbetet fungerar.

REHABILITERING

Kommunen ansvarar för att arbeta med rehabilitering med målet att en sjuk eller skadad medarbetare ska återvinna sin arbetsförmåga.

Medarbetaren har själv en stor roll i rehabiliteringsarbetet. Lösningar ska vara flexibla och individuella. Företagshälsovård, Försäkringskassan, sjukvård och facklig organisation ska vara involverade i arbetet för effektivitet och bra resultat. Arbetsanpassning kan bidra till rehabiliteringens framgång. Arbetsledare ska uppmärksamma både kort- och långtidssjukskrivningar och skyndsamt göra rehabiliteringsutredning senast efter tre veckors sjukfrånvaro eller efter sex sjuktillfällen under en 12-månadersperiod samt om medarbetaren själv begär detta.

Mål: Antalet medarbetare som motionerar på arbetstid ska öka.

Uppföljning: Arbetsledare får uppskatta hur friskvårdstimmen nyttjas av sin personal. Detta jämförs med föregående år.

Ansvar: Personalenheten

Metod: Undersöks i uppföljningen till det personalpolitiska program- met varje år.

Om en medarbetare inte längre kan utföra sitt arbete på grund av exempelvis skada eller sjukdom ska ansträngningar göras för att omplacera personen till annat arbete inom samma verksamhet eller annat arbete inom kommunen. Individen har själv, tillsammans med arbetsgivaren, ett stort ansvar att medverka för att hitta en möjlig lösning.

Mål: Rehabiliteringsutredning ska göras senast efter tre veckors sjukfrånvaro eller efter sex sjuktillfällen under en 12 månaders period samt då medarbetaren själv begär detta.

Uppföljning: Arbetsledare redovisar årligen hur många

sjukskrivningar de haft som varat längre än tre veckor, hur många medarbetare som varit borta vid sex tillfällen samt hur många medarbetare som själv begärt en utredning. De redovisar även hur många rehabiliteringsutredningar de gjort.

Ansvar: Personalenheten

Metod: Undersöks i uppföljningen av det personalpolitiska

programmet varje år. Gjorda rehabutredningar / antalet rehabärenden redovisas i procent. Personalchefen och personalhandläggaren åker ut till arbetsledarna en gång per år för en rehabrutt, där

rehabiliteringsärenden diskuteras.

VILHELMINA KOMMUN

LEDARSKAP OCH MEDARBETARSKAP

För att organisationen i hela kommunen ska vara effektiv och kunna ge invånarna service krävs att alla i organisationen är medvetna om sin roll och det ansvar som följer. En tydlig ansvarsfördelning och delegering av beslut så långt det är möjligt gör att resurserna används på bästa sätt.

I Vilhelmina kommun ska alla medarbetare samt arbetsledare kunna känna sig stolta över sitt arbete och sin arbetsgivare. En god arbetsplats ska skapa förutsättningar för medarbetarna att engagera sig i sitt arbete samt för att bidra till att nå de uppställda målen för verksamheten.

ARBETSLEDARENS ROLL OCH UPPGIFTER

Arbetsledare och chefer har ett stort ansvar för hur arbetssituationen ser ut för alla medarbetare i kommunen. Deras roll är att skapa förutsättningar för andra att göra ett bra arbete. Arbetsledaren är arbetsgivarrepresentant, verksamhetsexpert, personalansvarig och ekonomiskt ansvarig. Arbetsledaren ska vara lyhörd för medarbetares behov, ha förmåga att leda och entusiasmera, planera för kompetensförsörjning och utveckla verksamheten.

Det är viktigt att arbetsledare uppmuntrar egna initiativ hos medarbetare och delegerar beslut så långt som möjligt för att skapa en effektivare organisation med inflytande och självbestämmande för den enskilde medarbetaren. Forum för det är bland annat arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Personer med arbetsledaransvar ska samarbeta med fackliga organisationer. Arbetsledaren ska få den utbildning och det stöd som behövs för att klara sitt uppdrag.

MEDARBETARENS ROLL OCH UPPGIFTER

För att medarbetaren ska kunna utföra sitt arbete på bästa sätt krävs engagemang och kunskap om verksamhetens syfte, strategier och utveckling. Det är angeläget att kraven och förväntningarna på medarbetare är tydliga. Vägar dit är en bra introduktion, regelbundna informationsmöten på arbetsplatsen och utvecklingssamtal mellan arbetsledare och medarbetare. Det måste finnas ett öppet klimat på arbetsplatsen för att uppmuntra till egna initiativ. Varje medarbetares behov av kompetensutveckling ska ses i samband med verksamhetens inriktning. Positiva insatser ska uppmärksammas.

Varje medarbetare har ett enskilt ansvar att informera sig om verksamheten samt att medverka vid planerade samtal med arbetsledaren.

Under dessa förutsättningar kan medarbetaren ta sitt eget ansvar för arbetssituationen och genom sitt arbete självständigt bidra till att kommunens invånare får bra service samt att verksamheten kan utvecklas och förbättras.

Människor lär och utvecklas hela tiden och det är av vikt att organisationen förändras utifrån detta. I och med vårt arbete med samverkan förutsätts att tankar och idéer tillvaratas hos alla anställda.

Medarbetarskapet bygger på anställningsavtalet och innebär att alla anställda i Vilhelmina kommun:

• tar ett personligt ansvar

• har ett engagemang

• upprätthåller kompetensen

• har en helhetssyn

• samarbetar

• är lojala mot uppställda mål

För att medarbetarna ska ges möjlighet att utveckla sitt medarbetarskap är stöd från närmaste chef och arbetskamrater en förutsättning.

Mål: Medarbetarsamtal ska årligen genomföras mellan medarbetare och deras närmaste chef.

Uppföljning: Arbetsledare redovisar årligen om man genomfört minst ett medarbetarsamtal med var och en av sina anställda.

Ansvar: Personalenheten

Metod: Undersöks i uppföljningen av det personalpolitiska

VILHELMINA KOMMUN

ANSTÄLLNINGSVILLKOR OCH LÖN

Vilhelmina kommun ska erbjuda sina medarbetare bra anställningsvillkor med utvecklingsmöjligheter och ansvarsfullt arbete. Individuell lönesättning ska bidra till att goda arbetsprestationer belönas. Genom att vara en bra arbetsgivare behåller kommunen sina medarbetare.

UTVECKLINGSMÖJLIGHETER OCH ANSVAR

Arbetslivet är under ständig förändring, vilket ställer stora krav på återkommande utbildningsinsatser. Både verksamheten och individerna gynnas av att utvecklas. Kompetensutveckling ska ske i riktning mot verksamhetens utvecklingslinjer. I regelbundna utvecklingssamtal med närmaste chef ska fortbildningsbehoven hos medarbetaren kartläggas och planeras. En motiverande faktor är att ha ansvar och känna att man fyller en viktig funktion på arbetsplatsen.

Medarbetare ska uppmuntras till ansvarstagande, och beslut ska delegeras så långt det är möjligt.

INDIVIDUELL LÖNESÄTTNING

Lönepolitiken är gemensam för kommunen och bygger på att goda arbetsinsatser premieras. Den ska stimulera till utveckling i arbetet och bidra till effektivitet, produktivitet och kvalitet. Följande kriterier tas hänsyn till vid lönesättning:

• kompetens – den utbildning och erfarenhet som behövs i arbetet,

• arbetsinsats i förhållande till fastställda mål,

• engagemang och initiativtagande i arbetet, intresse för utveckling

• ansvarstagande för det egna arbetet och för kommunens resurser,

• samarbete och kommunikation med arbetsledning och arbetskamrater för att nå uppställda mål.

Grunderna för lönesättning ska vara väl kända. Ansvaret för lönerevision på individnivå decentraliseras, men utgår ifrån de centralt lagda ramarna.

HELTID

För att på sikt säkra arbetskraftsförsörjningen ska Vilhelmina kommun erbjuda sina medarbetare den sysselsättningsgrad som önskas. Den som önskar en kombinationstjänst för att höja sysselsättningsgraden ska erbjudas det.

JÄMLIKHET OCH JÄMSTÄLLDHET

Jämlikhet innebär att alla medarbetare ska behandlas lika. Den form av jämlikhet som handlar om kön kallas jämställdhet.

Jämställdhetsaspekter ska genomsyra den dagliga verksamheten. Vart tredje år ska det upprättas en ny jämställdhetsplan enligt den nya diskrimineringslagstiftningen (SFS 2008:567).

Lönesättning är ett område där jämställdhetsaspekten ska vara särskilt vägledande. I kommunen ska det inte finnas osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män, det vill säga att likvärdigt arbete ska ge lika lön och därför arbetar Vilhelmina kommun med lönekartläggning enligt gällande lagstiftning.

Mål: Vid rekrytering ska i första hand heltidstjänster erbjudas.

Uppföljning: Rekryteringar under tredje kvartalet varje år granskas.

Ansvar: Personalenheten

Metod: Undersöks i uppföljningen av det personalpolitiska programmet varje år.

Mål: Kvinnors och mäns lika rättigheter i fråga om lön och andra anställningsvillkor ska främjas.

Uppföljning: Jämställdhetsplan ska upprättas vart tredje år.

Ansvar: Personalenheten

Metod: Kartläggning, analys, åtgärder samt uppföljning av föregående plan.

VILHELMINA KOMMUN

SAMVERKAN OCH DELAKTIGHET

Målet för samverkan i kommunen är att möjliggöra delaktighet för medarbetare. Att förstå och kunna påverka sin arbetssituation har stor betydelse för medarbetaren och därmed för organisationen i sin helhet.

Samverkan ger förutsättningar för ett positivt arbetsklimat och en god arbetsmiljö.

INFORMATION OCH KOMMUNIKATION

Kunskap hos medarbetare om verksamhetens syfte, strategier och utvecklingsplaner är grunden för förståelse för arbetet. Regelbundna arbetsplatsträffar möjliggör en kommunikation mellan arbetsledare och medarbetare utöver det som är nödvändigt för den dagliga verksamheten. Informationen ska vara rak, öppen och tydlig. Vidare är medarbetarsamtal mellan arbetsledare och medarbetare av stor vikt.

UTVECKLINGSARBETE

I en omvärld med snabb utveckling behöver kommunen vara en flexibel och nytänkande organisation. Bidrag till problemlösning och utvecklingsarbete även från medarbetare är till stor nytta för organisationen. Nya tänkesätt som ger effektivare lösningar ska premieras.

En utvecklingsmöjlighet finns i anpassning av schema utifrån medarbetares önskemål och behov. Flera arbetstidsmodeller finns som kan bidra till förbättringar för de olika verksamheterna. Diskussioner om förändring av arbetstid förs, liksom andra utvecklingsförslag på respektive arbetsplats.

SAMVERKANSAVTAL

Hur samverkanssystemet organiseras i Vilhelmina kommun står skrivet i vårt samverkansavtal. Syftet är att öka delaktighet, bidra till bättre arbetsklimat och arbetsmiljö samt utveckla verksamhet, medarbetare och ledare. Förutsättningar och behov diskuteras gemensamt av arbetsgivar- och arbetstagarparterna. Ett mycket viktigt forum för samverkan är arbetsplatsträffen, där alla medarbetare kan vara delaktiga i utvecklingen på sin arbetsplats.

Mål: Dokumenterade arbetsplatsträffar ska hållas minst tio gånger per år.

Uppföljning: Arbetsledare redovisar årligen hur många dokumenterade arbetsplatsträffar som hållits.

Ansvar: Personalenheten

Metod: Undersöks i uppföljningen av det personalpolitiska programmet varje år.

MEDBESTÄMMANDE

Fackliga organisationer har vid sidan av samverkanssystemet rätt till förhandling med arbetsgivaren i syfte att reglera förhållandena mellan arbetsgivare och medarbetare. De har även rätt till information om hur verksamheten utvecklas produktmässigt och ekonomiskt. Före beslut ska enighet eftersträvas, men arbetsgivaren har det yttersta ansvaret för verksamheten. En ömsesidig respekt för varandras roller är en bra utgångspunkt för samverkan.

INTERN INFORMATION

Vilhelmina kommun ska kännetecknas av öppenhet och dialog.

Informationsutbytet ska öka kunskapen om vad som händer i kommunen, på förvaltningen och på den enskilda arbetsplatsen.

Informationen ska utformas så att den förstås av alla.

Varje förvaltningschef ansvarar för att system skapas för ett allsidigt informationsutbyte. Chefer på olika nivåer ansvarar för att aktuell information görs lättillgänglig för medarbetarna på ett pedagogiskt sätt. Chefen ska även se till att långtidssjukskrivna och föräldralediga får aktuell information.

Medarbetarna har också ett ansvar att bidra till ett bra kommunikationsutbyte genom att lämna informationen. Medarbetare har ett eget ansvar för att informera sig om den egna verksamheten.

För att alla kommunens medarbetare ska vara en god ambassadör för sin arbetsplats samt kommunen som helhet är det viktigt att man har kunskaper om andra verksamheter än den egna. Den kommunövergripande informationen bör därför stärkas.