Riktlinjer vid kränkande särbehandling av anställda vid Högskolan i Borås
Detta dokument (dnr 515-16) ersätter tidigare dokument (dnr 602-14 och 692-10).
Rektor har den 12 oktober 2010 fastställt följande riktlinjer att gälla tillsvidare.
Ansvarig funktion: Verksamhetsstöd/HR
1 Hantering av ärenden
Till grund för kränkande särbehandling finns Arbetsmiljöverkets
föreskrift Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Rektor har det yttersta ansvaret för att tillse att föreskriften efterlevs på Högskolan i Borås. Akademichefer/enhetschefer är ansvariga på akademi-/enhetsnivå.
I enlighet med fördelningen av arbetsmiljöuppgifter har dessa personer utredningsskyldighet så snart de fått kännedom om eventuella
missförhållanden. Det ankommer på varje akademi/enhet att kontakta berörd instans enligt den formella ärendehanteringen som anges i detta dokument. Varje medarbetare har ett eget ansvar att motverka kränkande särbehandling!
Högskolan i Borås vill vara en generös och medmänsklig arbetsplats där ett öppet och tillåtande klimat råder och där kränkande särbehandling inte accepteras! Om en medarbetare upplever sig ha blivit utsatt för
kränkande särbehandling bör han eller hon i första hand vända sig till sin närmaste chef eller någon annan som medarbetaren känner förtroende för. Möjlighet finns också att vända sig till HR-chef,
företagshälsovården, huvudskyddsombud, skyddsombud eller samordnaren för lika villkor.
Det är viktigt att en dialog kommer till stånd så fort som möjligt, att samtal förs med den som utsatts och den som utpekas. Både den som anser sig kränkt och den som utpekats ska ges möjlighet att berätta sin version av det inträffade och respekt ska visas båda parter. Om en medarbetare inte är nöjd med den lösning som framkommer genom dialog och samtal ska den person som ansvarat för att utreda ärendet så långt uppmuntra honom/henne att lämna in en formell anmälan.
Mer information om vad kränkande särbehandling är för något samt råd till den som är ansvarig finns i arbetsmiljöhandboken på högskolans hemsida. Om det inträffade är att anse som diskriminering eller
trakasserier ska rutinen för den typen av ärenden följas. Se dokumentet Rutin vid diskriminering, sexuella trakasserier och andra trakasserier av anställda vid Högskolan i Borås, dnr 608-14.
2 Formell anmälan
En formell skriftlig anmälan om kränkande särbehandling ska ställas till HR-chefen och hanteras konfidentiellt. Med hänvisning till den svenska offentlighetsprincipen kan dokumenten komma att utgöra en offentlig handling1. För att driva ett ärende vid Högskolan i Borås kan anställda också vända sig till exempelvis akademichef/enhetschef, lokala skyddsombud, huvudskyddsombud, företagshälsovården, de lokala fackliga organisationerna eller rektor. Mall för skriftlig anmälan finns i bilaga 1. Om den utsatte har behov av att tala med någon om det
inträffade finns en lista i bilaga 2, på såväl interna som externa funktioner som har kompetens inom detta område.
Arbetsgivaren har en skyldighet att utreda frågan. En anmälan ska alltid behandlas konfidentiellt och skyndsamt. Anställda som gör en anmälan ska skyddas mot trakasserier och repressalier för att han/hon gjort en anmälan. Utredningen ska vara saklig och opartisk och besluta om åtgärder. Om det visar sig att kränkande särbehandling har förekommit måste högskolan göra vad den kan för att förhindra att de fortsätter.
Ärendet måste också följas upp. Den formella ärendegången för kränkande särbehandlingsärenden vid Högskolan i Borås visas nedan i bild 1.
1 Offentlig handling, se Tryckfrihetsförordningen (1949:105) 2 kap §§ 3-4. Med hänvisning till den svenska offentlighetsprincipen är dokumenten att ses som allmänna handlingar och möjligheten till sekretessbeläggning av dessa är begränsade.
FORMELL ÄRENDEHANTERING FÖR ANSTÄLLDA
Av högskolan anlitade jurister bistår utredning.
Bild 1. Formell ärendehantering av kränkande särbehandlingsärenden vid Högskolan i Borås.
Anmälningar om kränkande särbehandling ställs till och
behandlas av HR-chefen.
Ansvarig för utredning är HR- chefen, som också har till ansvar att informera eventuell
berörd akademi/enhet.
Anmälan bereds alltid med hjälp av experter.
Rådgivande grupp kan kallas in när som helst under utredningen. Gruppen sätts ihop utifrån ärendets karaktär.
Beslut om fortsatt handläggning fattas av förvaltningschef.
Beslut om överlämnande till Personalansvarsnämnd fattas
av rektor.
Utgången ska belysas såväl ur ett juridiskt perspektiv som med
en konsekvensanalys.
3 Utredningsarbetet
HR-chefen ansvarar för utredningsarbetet och tillkallar den expertis som ärendet kräver. HR-chefen föreslår vilka som ska ingå i den rådgivande gruppen. Kärnan i denna grupp bör vara relativt stabil över tid och bygga på kompetens. Relevant kompetens som kan vara aktuell i enskilda ärenden bör hämtas från företagshälsovården och samordnaren för lika villkor. Rektor deltar inte i utredningsarbetet då denne sitter som ordförande i Personalansvarsnämnden som är slutlig beslutsfattare.
4 Avslutande av ärende
Ett ärende avslutas alltid genom ett skriftligt beslut där de åtgärder som vidtagits med anledning av ärendet redovisas och motiveras. Utöver detta ska beslutet innehålla följande två aspekter:
- Den juridiska aspekten som ska klargöra om ärendet är ett kränkande särbehandlingsärende utifrån föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4)
- En konsekvensanalys som beskriver det fortsatta arbetet inom Högskolan i Borås för att förhindra att liknande händelser upprepas.
Vid missnöje med högskolans skriftliga beslut, åtgärder eller brist på åtgärder kan den enskilde arbetstagaren vända sig till sitt fackförbund som kan företräda personen. Om medarbetaren inte är fackligt ansluten kan denne vända sig till ett juridiskt ombud som kan företräda
honom/henne i den vidare processen.
Bilaga 1
ANMÄLAN
Kränkande särbehandling av anställd vid Högskolan i Borås Anmälare
Adress Postnr och ort Telefon dagtid Telefon kvällstid E-postadress
Vem eller vad anmäls?
Anmäld, namn Position (inom eller utom Högskolan i Borås)
Adress Postnr och ort Telefon dagtid E-postadress
Vad är det som har hänt? Ge en kort beskrivning.
Hur kopplar du det inträffade till kränkande särbehandling?
(Om det gäller diskriminering, sexuella trakasserier eller andra trakasserier finns en annan rutin, se hemsidan)
Blanketten skickas till HR-chefen.
Bilaga 2
Funktioner att vända sig till vid ärenden rörande kränkande särbehandling vid Högskolan i Borås
Högskoleinterna funktioner Rektor
Prorektor HR-chef
Förvaltningschef
Akademichef/enhetschef Sektionschefer
Studierektor
Lokala skyddsombud Huvudskyddsombud Fackliga representanter Samordnaren för lika villkor Externa funktioner
Företagshälsovård
G:\GF\PERSONAL\Arbetsmiljö\Systematiskt arbetsmiljöarbete\Rutiner\kränkande särbehandling
