Medicinsk service Verksamhetsberättelse januari-augusti 2017

(1)

Sida 1 av 24

Medicinsk service

Verksamhetsberättelse

januari-augusti 2017

(2)

Sida 2 av 24

Inledning

Förvaltningens profil och uppdrag

Medicinsk service tillhandahåller verksamhet inom medicinsk teknik (MT) och laboratoriemedicin för Region Skåne. Verksamhet finns vid alla sjukhusorter med huvudsäte i Lund. Förvaltningen ansvarar för regionens samlade MT-utrustning för hälso-och sjukvården. Området

laboratoriemedicin innebär ansvar för produktion och expertfunktion avseende laboratorieanalyser, framställning av blodkomponenter ur helblod och benmärg, obduktioner och Region Skånes biobank. Här ingår även av södra sjukvårdsregionen solidariskt finansierad verksamhet t ex genetisk mottagning, arbets- och miljömedicin, regionalt biobankscentrum samt Centrum för sällsynta sjukdomar. Inom Medicinsk service bedrivs omfattande avancerad forskning och utveckling i egen regi och i samarbete med externa aktörer, där Medicinska Fakulteten vid Lunds Universitet är den volymmässigt största samarbetspartnern, men forskning bedrivs även i samarbete med Lunds Universitets Tekniska fakultet (LTH).

Viktiga händelser

Medborgarperspektivet

Nya laboratorieanalyser och tjänster fortsätter att införas, i flera fall tillsammans med automation eller som snabbtester vilket ökar vårdgivares tillgång till diagnostiskt underlag för patientens behandling. Inom Klinisk patologi införs rutiner för att skapa specifika flöden för de prover som ingår i cancervårdens standardiserade vårdförlopp (SVF).

Verksamhetsperspektivet

Det pågår en kontinuerlig processutveckling och införande av modern analysinstrumentering inom Labmedicin i syfte att hantera, analysera och besvara det stora antalet dagligen inkommande prover utan fördröjning och med bibehållen låg avvikelsefrekvens. I samband med detta krävs

ombyggnationer och anpassning av lokaler.

För närvarande pågår det avslutande arbetet med anpassning av befintliga lokaler i Lund för Klinisk patologi. Motsvarande arbete har just inletts för Klinisk genetik. Arbets- och miljömedicin som har haft verksamhet i olika lokaliteter vid Lund sjukhusområde har fått en samlad verksamhet i

anpassade lokaler på Medicon Village. Samtidigt påbörjas arbetet med ny lokalisering för Centrum för Molekylär diagnostik som tillfälligt huserar i Universitetets lokaler i Biomedicinsk centrum i Lund. Ett förberedande arbete för att samla all specialkemi i Lund pågår.

Medicinsk service deltar i arbetet för en sammanhållen digital vårdmiljö (SDV). Flera delprojekt är igång och IT-miljön är genomlyst för att under upphandlings och konsolideringsfasen fortsätta konsolideras. Arbetet med att förbereda och i förekommande fall konsolidera, de

(3)

Sida 3 av 24

laboratoriemedicinska produktionssystemen inför SDV pågår, likaså samarbetet kring elektroniska remisser och svar vilket är en nödvändig utveckling för att verksamheten fortsatt ska kunna hantera den ökande volymen inkomna beställningar.

Region Skåne har tagit fram riktlinjer enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2008:1, om

användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården beträffande ansvarsförhållanden vid användning av medicintekniska produkter där vårdgivarens, förvaltningschefens,

verksamhetschefens respektive hälso- och sjukvårdspersonalens ansvar tydliggörs. I syfte att reducera vårdrelaterade skador och kvalitetsbristkostnader är systematiskt kvalitets- och

förbättringsarbete, innefattande frågor gällande medicinteknisk säkerhet, en del av förvaltningarnas uppdrag.

Medarbetarperspektivet

Antalet anställda AOH (anställda omräknade till heltider) för Medicinsk service är för närvarande lägre än det anställningstak som angivits av koncernledningen och värdet som periodiserats till juli.

En omorganisation där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen har genomförts under året och innebär att cirka 100 medarbetare flyttar från Medicinsk service. De anställda AOH inom Labmedicin har ökat med 40 st. (3,2 %) och använda AOH med 17 st. (1,3 %).

Ökningen förklaras av ST-tjänster inom Klinisk patologi, Centrum för sällsynta diagnoser samt av produktionsökning inom bl.a. cytogenetik och molekylärgenetik. Medicinsk service arbetar med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen.

I förvaltningen görs ett kontinuerligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Resultatet av detta märks genom att den totala sjukfrånvaron och inte minst långtidssjukfrånvaron minskat. Exempel på insatser är kompetenshöjande aktiviteter för chefer genom fördjupad arbetsmiljöutbildning samt gemensamma rehabråd med chefer, HR, försäkringskassan och företagshälsovården.

Ekonomiperspektivet

Resultatet är positivt efter åtta månader och bättre än budgeterat. Prognosen för helåret 2017 är att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0. Huvuddelen av verksamheten inom förvaltningen ökar sin produktion jämfört med tidigare år. Labmedicins produktion har ökat med 2,4 % som analyser och med 2,1 % som viktpoäng vilka väger analyser utifrån hur resurskrävande de är. Produktiviteten, som relaterar produktionen till personalresurser, har ökat med 0,3 %. Produktionsökningen ökar intäkterna men driver också kostnadsutvecklingen för bland annat personal och material.

Övrigt

Medicinsk Service följer Region Skånes miljöprogram. Åtgärder inom miljöområdet berör bland annat utfasning av miljö- och hälsofarliga ämnen.

(4)

Sida 4 av 24

Verksamhetsförändringar

För Medicinsk Service görs organisatoriska förändringar under 2017. IT-verksamheten har flyttats till Regionstyrelsen och Region Skånes prehospitala verksamhet kommer att samlas inom

Medicinsk service. Av dessa förändringar är det IT-verksamhetens flytt till Regionstyrelsen som skett under perioden januari-augusti 2017. Under våren 2017 bildades två nya verksamhetsområden inom den medicintekniska verksamheten, nämligen; Medicinsk Teknik Skåne och Bild- och

laboratoriemedicin Skåne som arbetar med regionala medicintekniska uppdrag med målsättningen att erbjuda hälso- och sjukvården samma service och utbud över hela Skåne.

En fortsatt ökad produktion inom Labmedicin ställer krav på medarbetare, lokaler och kontinuerlig utveckling av de laboratoriemedicinska processerna. Under året har omfattande ombyggnation och renovering skett i Lund som är centralorten för Labmedicin i Skåne. Denna utveckling har fortsatt under 2017 med lokalanpassning för Klinisk patologi inklusive Centrum för Molekylär diagnostik, Klinisk genetik och Klinisk kemi. I övrigt är det förstärkning av antalet ST-tjänster inom

Labmedicin och uppstarten av CMD, Centrum för molekylär diagnostik, som utför klinisk diagnostik baserad på den s.k. nya generationens NGS-sekvenseringsteknik som är förändringar under perioden.

Externa verksamhetsförändringar 2017

Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr)

IT-verksamheten flyttad till Regionstyrelsen 2017-02-01 -111 -66,6

Administrativ personal flyttad till Regionstyrelsen 2017-02-01 -4 -2,4

Summa externa verksamhetsförändringar -115 -69,0

Större interna verksamhetsförändringar 2017

Verksamhet Tidpunkt Antal anställda Uppdragsförändring (Mkr)

Centrum Molekylär Diagnostik (CMD) 2017-01-01 6 3,6

Klinisk patologi, ST-tjänster 2017-01-01 4 2,4

Mikrobiologi, St-tjänst 2017-01-04 1 0,6

Summa större interna verksamhetsförändringar 11 6,6

Summa verksamhetsförändringar 11 6,6

Verksamhetsförändringarna förklarar det ökade antalet anställda inom förvaltningen. Medicinsk service arbetar sedan bildandet av förvaltningen 2013 med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen.

(5)

Sida 5 av 24

En serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet

Säker hälso- och sjukvård

Samlad Labmedicin för att skapa förutsättningar för ökad patientsäkerhet

Klinisk mikrobiologi vid Labmedicin har under året samlokaliserat verksamheten till Lund. Där finns nu automatiserad utrustning i högre grad än tidigare, vilket i sin tur bidrar till effektivisering och höjd patientsäkerhet. Dock finns fortsatt mikrobiologiska snabbtester inklusive blododling tillgängligt vid samtliga akutsjukhus. För att kunna ge akuta svar dygnet runt, utförs och preliminär besvaras snabbtesterna vid Klinisk kemi på respektive akutsjukhus, på uppdrag av Klinisk

mikrobiologi. Med snabba svarstider kan Klinisk mikrobiologi ge underlag till korrekt användning av antibiotika.

Standardiserat vårdförlopp

Klinisk patologi arbetar nära och ingår i cancerprocesserna vilket innebär att begreppet

”Standardiserat vårdförlopp” är införd i prov, analys och svarskedjan. För att följa förloppen krävs att vårdgivaren/remittenten särskilt markerar detta på remissblanketten.

Labmedicin - Indikator för basal hygien och arbetskläder

Inom Labmedicin genomförs PPM (punktprevalensmätning) Basal hygien och arbetskläder i patientnära arbete vid Provmottagning, Punktionsmottagning och Blodgivning samt Arbets- och miljömedicinsk mottagning. PPM görs vår och höst.

Patientsäkerhetsarbetet inom Medicinsk service - Patientsäkerhetsråd

Rådet tar fram rutiner för att öka patientsäkerhet samt rutiner för uppföljning av avvikelser som relateras till patientsäkerhet. Rådet följer bl. a specifikt s.k. preanalytiska fel och bland dess utgör följande en ”Top 5 lista”:

 Ofullständig identitet på prov och/eller remiss

 Prov som saknar remiss eller vice versa

 Fel provtagningsmateriel

 Fel förvarat/feltransporterat prov

 Förväxling av patientidentitet vid provtagning

Utbildning

Ett antal insatser för att minska preanalytiska fel pågår och bl. a utbildas årligen närmare 6000 st.

av Region Skånes medarbetare i det vårdnära arbetet i ämnet preanalys via Labmedicin.

Labombud

Labmedicin har under året inbjudit hälso- och sjukvårdspersonal till att ingå i ett

kontakpersonnätverk. Labombuden utses av vårdenhetens chef och får regelbundet information från Labmedicin via nyhetsbrev och utgör också en första kontaktväg till Labmedicin. I nuläget finns närmare 4300 Labombud i Skåne.

(6)

Sida 6 av 24

IT-stöd för patientnära analys införs inom Labmedicin

IT-stödet Aqure införs successivt inom regionen. Aqure förmedlar analysresultat från patientnära analysinstrument direkt till journalsystemen, säkerställer att endast utbildad personal utför

analyserna och ger stöd för övervakning och kvalitetssäkring vid patientnära analys, sammanlagt är ca 2000 patientnära instrument uppkopplade. Dock krävs att de patientnära analysinstrumenten är möjliga att koppla upp till Aqure vilket anges som krav vid nya upphandlingar.

Kvalitetsregister

Införande av direktrapportering till kvalitetsregister pågår. Det innebär minskad dubbelregistrering och ger en ökad rapporteringsfrekvens då denna sker automatiskt. För närvarande är fem register klara.

Styr- och förvaltningsmodellens införande

Styr- och förvaltningsmodellen syftar till att samordna, prioritera, kommunicera och leverera det stöd som verksamheten kräver utifrån ett regionalt och lokalt perspektiv. I styrmodellen hanteras både små och stora system. Den ger också en tydlighet vilka roller som ansvarar för vad inom systemförvaltning och utveckling.

Den önskade effekten av modellen säkrar verksamheternas möjligheter att påverka systemen, förbättra samordning av flera förvaltningars behov, uppnå en stabil drift, synliggöra möjligheter till konsolidering samt att effektivisera resursanvändningen. Tillsammans med förvaltningarna har Medicinsk service infört den beslutade styr- och förvaltningsmodellen för MT-system och tre SAO (styrning ansvarsområden) är uppstartade inom MT och Bild- och laboratorieteknik. Införandet av styr- och förvaltningsmodellen tydliggör ansvarsfördelningen mellan olika roller och

budgetunderlag arbetas fram inom ramarna för modellens olika forum.

Riktlinjer om ansvarsförhållanden för medicintekniska produkter inom Region Skåne Region Skåne har tagit fram riktlinjer enligt Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2008:1, om

användning av medicintekniska produkter i hälso- och sjukvården beträffande ansvarsförhållanden vid användning av medicintekniska produkter där vårdgivarens, förvaltningschefens,

verksamhetschefens respektive hälso- och sjukvårdspersonalens ansvar tydliggörs.

I syfte att reducera vårdrelaterade skador och kvalitetsbristkostnader är systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete, innefattande frågor gällande medicinteknisk säkerhet, en del av förvaltningarnas uppdrag.

Förvaltningen Medicinsk service har Hälso- och sjukvårdsnämndens (HSN) uppdrag att utgöra regionens samlade kompetens gällande medicintekniska frågor och produkter inklusive tillhörande IT-system och kringutrustning.

Förvaltningscheferna inom Skånevård Kryh, Sund och SUS samt Medicinsk Service, skall inom sina förvaltningar själva fastställa ansvar och befogenheter avseende medicintekniska produkter med utgångspunkt i lagar och föreskrifter

Gränsdragning av volymprodukter inom MT

Det har kunnat konstateras att gränssnittet gentemot de olika sjukvårdsförvaltningarna varierar avseende förvaltning av medicintekniska produkter. Medicinsk service har därför tagit initiativet och påbörjat ett arbete om enhetlig gränsdragning av volymprodukter såsom infusionspumpar, EKG apparater, defibrillatorer, ventilatorer och övervakningsutrustning. Arbetet sker i samarbete med vårdförvaltningarna och arbetsgrupper har startats upp. Ett förslag har tagits fram för införande av en apparatbank för infusionspumpar vilket inkluderar även regional upphandling av

infusionspumpar som tidigare hanterats via läkemedelsförmånen. Ett arbete med regiongemensam

(7)

Sida 7 av 24

upphandling av defibrillatorer är under framtagande. Likaså har arbetet startats upp med regiongemensam patientövervakning.

FU-avsteg medicintekniska produkter

En regiongemensam strategi har tagits fram för förebyggande underhåll (FU) på medicintekniska produkter (MTP). Syftet med det pågående regionala arbetet kring FU av MTP är att skapa samsyn, uppnå regionövergripande beslut samt enhetlig dokumentation på avsteg från FU som görs. Detta ger en tydlighet både mot kunder och för medarbetare inom IT/MT Medicinsk service som ska erbjuda samma service inom Regions Skåne. Strategin införs i 3 steg varav steg 1 är under implementering.

För att kunna upprätthålla hög driftssäkerhet och god patientsäkerhet, krävs att de MTP underhålls och kontrolleras regelbundet. Bedömning av behov av FU, kriterier, intervall, samt utförande och uppföljning ingår i IT/MT Medicinsk service ansvar. Vårdverksamheten tillser att IT/MT

Medicinsk service ges tillträde till att utföra FU på MTP enligt plan. Eventuella avsteg från tillverkarens rekommendation avseende intervall och omfattning, kan göras efter bedömning av IT/MT Medicinsk service. Avstegen hanteras och dokumenteras och sker i samråd med ansvarig verksamhetschef inom vårdförvaltningarna.

Regional Andningspool visar ökad patientsäkerhet

Andningspoolen består av 27 000 apparater inom området andningshjälpmedel. Utrustningen ägs av IT/MT Medicinsk service och styrs av en förvaltningsgrupp bestående av medlemmar från

vårdförvaltningarna och IT/MT.

Poolen startade som ett projekt för några år sedan och är nu en etablerad verksamhet. Vid

övergången till förvaltningen skickades en enkät ut till kunderna för bedömning av det arbete som gjorts. Den regionala andningspoolen upplevdes öka patientsäkerheten vilket gagnar både

patienter/brukare, organisation och ekonomi. Dessutom är det en fördel med likartat arbetssätt och enhetligt apparatsortiment med tanke på upplärning och den allt mer ökande personalrörligheten inom både sjukhusvården och hemsjukvården. Återkopplingen visar på att upplevelsen av den totala servicenivån för sjukvårdsförvaltningarnas kontaktvägar till IT/MT service har förbättrats och förenklats sedan införandet av den Regional andningspoolen.

(8)

Sida 8 av 24

Prioriterade områden

Tillgänglig och effektiv akutsjukvård

Minskade ledtider till cancersjukvården

Svarstiderna inom Klinisk patologi vid Labmedicin är av stor vikt för den skånska cancervården.

Inflödet av prover till Klinisk patologi har ökat kraftigt de senaste åren vilket även fortsatt under 2017. Region Skåne inför under 2015-2018 den nationella cancersatsningen med standardiserade vårdförlopp (SVF). För Klinisk patologi innebär det framför allt krav på ökad tillgänglighet och kortare svarstider, vilket uppnås i genomsnitt i Skåne för de flesta SVF. På samma sätt som

föregående år gör det kraftigt ökande inflödet av prover att nuvarande kapacitet i verksamheten inte räcker till för att klara ledtiderna för SVF på alla patologienheter. Via omfattande insatser har Klinisk patologi dock lyckats korta medelsvarstiden generellt för histopatologiska analyser och medelsvarstiden för årets åtta första månader har minskat med sex dagar.

(9)

Sida 9 av 24

Granskning av röntgenbilder via mobil möjliggör snabbare behandling vid stroke

En pilotstudie har startats upp för att beredskapslinjen för interventionell neuroradiologi (INR) ska kunna granska röntgenbilder på mobil enhet utanför Region Skånes brandväggar. Genom att få röntgenbilder skickade till sig på en surfplatta kan en snabb bedömning göras om det rör sig om en stroke där interventionell behandling kan bli aktuell. Piloten kommer att pågå till våren 2017 för att få in tillräckligt stort utvärderingsmaterial.

Övriga kvalitetsområde (med hänvisning till HS uppdrag) Labmedicins mottagningar och blodgivning

Labmedicin deltar inte i nationell patientenkät och har därför genomfört egen kundnöjdhets- analys.

Detta har genomförts vid Labmedicins mottagningar inklusive Provtagningar, Punktions- mottagningar och Blodgivarcentraler med ett gott resultat.

För att fortsatt öka tillgängligheten till blodgivning närmare blodgivaren har under året två blodcentraler lämnat sjukhusområdena, vilket innebär att i Skåne finns ”tappning på stan” nu i Malmö, Lund och Kristianstad.

Labmedicin och tidbokning online

Labmedicin arbetar för att införa tidbokning online avseende Blodgivning och Provtagning. All information gentemot vårdgivarna finns samlad på den regionala webbplatsen Vårdgivare Skåne, patientinformation på 1177 Vårdguiden och blodgivarinformation på Geblod.nu. Pilotprojekt

”Tidboknig inför Provtagning” är uppstartat i Ystad och ska utvärderas inför fortsatt införande.

Labmedicin och enhetliga analyser och rutiner

Alltsedan laboratorieverksamhetens samlades i Labmedicin har starkt fokus legat på enhetliga analyser och rutiner i hela regionen. Detta är nu genomfört och all utveckling sker fortsatt utifrån ett regionalt perspektiv.

Labmedicin och AMM

Arbets- och miljömedicin Syd (AMM Syd) inom Labmedicin bidrar med sitt uppdrag för Södra sjukvårdsregionen till beslutsstöd inom misstänkt eller förvärvad arbets- eller miljörelaterad ohälsa.

AMM Syd har bl. a fortsatt fokusera på vibrationsskador d.v.s. skador som uppstår av att hantera vibrerade verktyg. AMM Syd ger årligen ut rapporter som baseras på genomförda utredningar.

Labmedicin och CSD

Centrum för sällsynta diagnoser (CSD Syd) vid Klinisk genetik inom Labmedicin arbetar också på uppdrag av Södra sjukvårdsregionen och har till uppgift att förbättra kunskapen om utredning och omhändertagande av patienter i alla åldrar med sällsynta diagnoser. Uppdraget drivs som ett treårigt projekt med uppstart 2015 och man har under 2017 fortsatt arbeta för att etablera regionala

expertteam och riktlinjer inom ett antal områden.

(10)

Sida 10 av 24

Uppföljning av arbetet med krishantering och SRSA

Regionfullmäktige har i mandatperiodens regionala krishanteringsplan beslutat att Region Skånes verksamheter systematiskt ska arbeta med risk- och sårbarhetsarbete (SRSA). Av beslutet framgår även att upphandlande enheter utifrån beställarens krav ska framställa kontinuitetskrav på

leverantörer för att åstadkomma leveranssäkerhet. Detta för att skydda och kontinuerligt kunna bedriva verksamhet, med särskilt fokus på samhällsviktig verksamhet. Det systematiska SRSA- arbetet ska innefatta riskhantering, kontinuitetshantering, planarbete och erfarenhetsåterföring efter händelser.

Mål 1 2017: Med utgångspunkt i verksamhetens uppdrag och mål identifiera:

• Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom det egna ansvarsområdet

• Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera

• Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt

• Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt.

Skyddsvärd och samhällsviktig verksamhet inom Medicinsk service är:

 Blodförsörjning

 Klinisk kemi analysverksamhet, specifikt akuta analyser

 Medicinskteknisk verksamhet

 Mikrobiologi, specifikt smittester avseende blodgivare/blodenheter

Kritiska aktiviteter som alltid måste fungera är:

Blodförsörjning:

 Blodtappning inkl., bedömning av blodgivare inför tappning

 Blodgruppering och matchning av blod inför transfusion

 Blodkomponentframställning

 Smittestning av blodgivare

 Förvaring av blodkomponenter

 Distribution av blodkomponenter Klinisk kemi analysverksamhet:

 Akuta analyser för diagnostik och behandling

 Laboratoriebaserade analyser för att påvisa sjukdomar och sjukdomstecken samt följa effekterna av behandling

 Tillhandahålla konsultation inom område Klinisk kemi Medicinteknisk verksamhet

 Akut tekniskt underhåll

 Tillhandahålla konsultation inom området medicinsk teknik Mikrobiologi:

 Analys av blodöverförda agens s.k. smittestning av blodgivare

 Analys av bakterievirus

(11)

Sida 11 av 24

 Analys av svampar

 Analys av parasiter

 Tillhandahålla konsultation inom område mikrobiologi

Risker och hot mot det som bedömts skyddsvärt

Identifiering av risker och hot sker löpande med delegerat ansvar till verksamhetscheferna inom förvaltningen. Riskhantering bedrivs på verksamhetsnivå utifrån förvaltningens Krishantering- och kriskommunikationsplan, Medicinsk service.

Kritiska beroenden för det som bedömts skyddsvärt.

 Patient provmaterial och dylikt.

 Utförare - Personalresurser som är avsatt till att genomföra den skyddsvärda aktiviteten.

 Resurs (det som utföraren nyttjar) i form av produkt, tjänst och information.

 Försörjning (det som resursen behöver) i form av elkraft, vatten, avlopp, gas, ventilation m.fl.

försörjningar.

 Material: Reagens, läkemedel, flergångs- och förbrukningsmaterial.

 Utrymme (där aktiviteten utförs) – I fast lokal eller mobilt på olika platser.

 Transport/ logistik som utförs i samband med aktiviteten.

 Ekonomi - Att det finns finansiella medel i tillräcklig omfattning för att bedriva aktiviteten

 Avtal med partners och leverantörer för verkställande av aktiviteten

Mål 2 2017: Organisationen har utbildat och övat relevant personal som berörs av arbetet med samhällsviktig verksamhet.

Under våren genomfördes övning specifikt för de medarbetare som utgör Beredskap inom

Medicinsk service. Syftet var att få en samstämmighet i beredskapslinjens agerande samt att utröna om den då, med anledning av en större omorganisation av förvaltningen, ny reviderade kris- och kriskommunikationsplanen med tillhörande bilagor var tillfyllest som stöd för agerandet.

Övningen genomfördes enskilt genom att den som var i beredskap blev uppringd och ombedd att snarast (under dagen) beskriva sitt agerande utifrån ett antal scenarios. Utvärdering visar att det utifrån dessa scenarios fanns stöd i befintlig dokumentation.

Under våren planerades också den större övning som genomfördes i augusti och som involverade verksamheter lokaliserade i Kristianstad

Vid Klinisk immunologi och transfusionsmedicin (blodverksamheten som enligt ovan specifikt är definierad som samhällsviktig) är övning genomförd enligt plan.

Mål 3 2017: Verksamheten genomför regelbundet bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten och dessa innehåller bland annat:

• Identifiering och prioritering av verksamhetens risker.

• Sannolikhet för och konsekvens av att riskerna inträffar.

• Utvärdering av riskerna i relation till verksamhetens mål/krav.

• Åtgärdsplan för hantering av riskerna.

Identifiering och prioritering av verksamhetens risker.

Bedömningar av risker och sårbarheter i verksamheten sker löpande inom förvaltningens verksamhetsområden och dess olika enheter. Det finns inom förvaltningens 35 st. risk- och

(12)

Sida 12 av 24

händelseanalysledare vilka samtliga utbildats i närtid och som utgör en resurs för hela förvaltningen.

Sannolikhet för och konsekvens av att riskerna inträffar.

När Medicinsk service via avvikelsehanteringen utvärderar den faktiska situationen så ser

förvaltningen att Medicinsk service generellt inom förvaltningen har en låg sannolikhet med relativt milda konsekvenser för att risk inträffar. Stor påverkan är när försörjning av vatten,

datakommunikation och material fallerar. Det sker inte så ofta. Medicinsk service ger idéer och uppmuntrar regelbundet samt följer arbetet hos Regionsfastigheter, IT och Koncerninköp med att få fram redundanta lösningar av vattenförsörjning, datakommunikation och materialförsörjning.

Utvärdering av riskerna i relation till verksamhetens mål/krav.

Sker på annat sätt. Riskerna utvärderas mot verksamhetens planerade verksamhet och dess reservrutiner, vilket bedöms ge högre mervärde än att ställa riskerna mot mål/krav.

Åtgärdsplan för hantering av riskerna

Förvaltningens verksamheter och enheter har reservrutiner som ständigt utvecklas så att identifierade risker blir väl omhändertagna. Förvaltningen bedriver i sitt långsiktiga arbete en pilotstudie tillsammans med IT i syfte att få fram en ”Handbok kontinuitet a la triage: Modell för samlad risk- och kontinuitetsanalys - Kontinuitetshantering för att öka patientsäkerhetenen och minska verksamhetens sårbarhet”.

Mål 4 2017: Verksamheten har beslutat och genomfört åtgärdsplan för hantering av identifierade och prioriterade risker.

Utifrån inträffade störningar och kriser finns det inget behov hos förvaltningsledningen att få en särredovisning av de i verksamheten beslutade och genomförda åtgärdsplaner av identifierade och prioriterade risker.

Mål 5 2017: Verksamheten har genomfört och dokumenterat konsekvensanalys av viktiga/kritiska produkter och tjänster (som kan innehålla):

• Vilka aktiviteter och beroenden i form av interna och externa resurser som behövs för att leverera produkterna och tjänsterna.

• Vilken konsekvens ett avbrott på dessa aktiviteter och resurser har för verksamheten.

• Definition av hur länge produkten och/eller tjänsten kan ligga nere utan att verksamheten hotas (acceptabel avbrottstid).

• Definition vid vilken tidpunkt produkten och/eller tjänsten måste vara återställd.

Verksamheterna har genomfört och dokumenterat beroenden och konsekvensanalys av viktiga/kritiska produkter och tjänster via en kontinuitetsplanering inom sina respektive

ansvarsområden. För blodverksamheten, som definierats stå högst i ledet av samhällsviktiga tjänster finns en kontinuitetsplan i flera nivåer vilket inkluderar redundanta IT-system, manuella

reservrutiner, bemanningslistor mm. För denna samt för övrig skyddsvärd verksamhet finns ingen acceptabel avbrottstid. Resterande laboratorieverksamhet bör löpa på utan större avbrott men här är ställtiderna mindre kritiska.

(13)

Sida 13 av 24

Mål 6 2017: Verksamheten har metoder för att följa upp och utvärdera inträffade händelser och övningar.

Medicinsk service har via både Patientsäkerhetsrådet och Katastrofkommittén metoder för att löpande följa upp och utvärdera inträffade händelser (beroende vad som har inträffat) samt att genomföra övningar baserat på skyddsvärd verksamhet och dess beroenden.

Produktion

Labmedicin

Labmedicins produktion har ökat med 2,4 % som analyser och med 2,1 % som viktpoäng.

Viktpoäng väger antalet analyser utifrån hur resurskrävande analyserna är. Produktiviteten, som relaterar produktionen till personalresurser, har ökat med 0,3 %.

Labmedicins produktion har ökat kontinuerligt under senare år men ökningstakten är för närvarande lägre än under de senaste åren.

Labmedicin produktion per kund Antal 2016 utv. Antal 2017 Viktpoäng 2016 Utv. Viktpoäng 2017

Skånes Universitetssjukhus SUS 4 796 507 3,0% 4 938 012 3 100 249 1,5% 3 145 260

Skånevård SUND 2 335 981 3,1% 2 408 312 1 135 856 4,4% 1 186 008

Skånevård KRYH 1 869 883 2,7% 1 921 051 979 561 1,5% 994 525

Hälsostaden Ängelholm 232 309 -2,3% 226 875 91 237 -4,8% 86 889

Hälsoval privata vårdcentraler 1 099 085 6,4% 1 169 697 348 868 3,7% 361 863

Privata vårdgivare 272 697 -9,3% 247 284 162 450 -0,6% 161 508

Kommuner, landsting, stat och övriga 1 001 963 -2,7% 975 389 1 110 176 2,3% 1 136 254

Summa 11 608 425 2,4% 11 886 620 6 928 397 2,1% 7 072 307

(14)

Sida 14 av 24

En drivande utvecklingsaktör

Miljö

Materialanvändningen är i huvudsak relaterad till produktionen, vilken har ökat. Möjligheten att minska materialanvändningen styrs i första hand vid upphandling. Enligt Region Skånes

miljöprogram och delmål 2.1 ska användningen av miljö- och hälsofarliga ämnen och riskerna med denna minska. Region Skåne har även antagit Riktlinjer för utfasning av miljö- och hälsofarliga ämnen 2015. För Medicinsk service arbete med att nå målet och riktlinjerna kommer en 3-årig handlingsplan att tas fram under 2017. När det gäller utfasning av miljö- och hälsofarliga ämnen används idag ca 4 000 olika kemiska produkter inom Medicinsk service. Cirka 800 av dessa har egenskaper som gör att de omfattas av riktlinjerna för utfasning och därutöver tillkommer de

medicintekniska produkterna. Handlingsplanen ska skapa förutsättningar för att minska både antalet och riskerna med produkterna som används inom förvaltningen.

(15)

Sida 15 av 24

Attraktiv arbetsgivare

Region Skåne en attraktiv arbetsgivare

Utveckling av regioninterna resursteam

Med förvaltningens nuvarande verksamhet bedöms inte ett resursteam kunna förbättra bemanningssituationen. Under hösten 2017 och vintern 2018 tillkommer ny verksamhet till förvaltningen, vilket kan göra att behovet förändras.

Sjukfrånvaron ska minska

I förvaltningen görs ett kontinuerligt arbete för att minska sjukfrånvaron. Resultatet av detta märks genom att den totala sjukfrånvaron och inte minst långtidssjukfrånvaron minskat. Exempel på insatser är:

 kompetenshöjande aktiviteter för chefer för att stärka ledarrollen såsom fördjupad arbetsmiljöutbildning och workshops,

 gemensamma rehabråd med representanter för chefer, HR, försäkringskassan och företagshälsovården,

 skärpt rutin för sjukanmälan,

 planeringen av rehabilitering och återgången i arbete sker i nära samarbete mellan chef, HR och medarbetare

 samarbetsdokument har slutits mellan Medicinsk service och Försäkringskassan för att öka samarbetet och därmed kvalitetssäkra rehabarbetet och förkorta handläggningstiderna,

 systematiskt arbete med förbättringar för ökad delaktighet, samt

 ett fortsatt arbete planerat för att öka medvetenheten bland chefer och medarbetare kring hälsosam schemaläggning.

Omorganisationen där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard flyttar från Medicinsk service under perioden januari-juli 2017. Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin för att säkerställa jämförbarhet. Sjukfrånvaron inom Labmedicin beräknad som genomsnittligt antal kalenderdagar per medarbetare har minskat med 1,3 % till 12,07 dagar/medarbetare.

Den framtida kompetensförsörjningen ska säkras

Kompetensmixplanering

Arbetet med kompetensmixplanering har utvecklats olika långt inom verksamheterna och fortskrider. Bristen på läkare och biomedicinska analytiker har bidragit till att öka takten i detta arbete. En tydlig trend är att antalet anställda undersköterskor ökat mellan åren 2016 och 2017.

Användning av bemanningsföretag

(16)

Sida 16 av 24

Förvaltningen arbetar med utfasning av bemanningsföretagen från patologiverksamheten.

Förvaltningen har i dagsläget ett begränsat behov av bemanningsföretag för att lösa uppdraget.

Antalet anställda och arbetad tid

Omorganisationen där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard flyttar från Medicinsk service under perioden januari-juli 2017. Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin för att säkerställa jämförbarhet. De anställda AOH inom Labmedicin har ökat med 40 st. (3,2 %) och använda AOH med 17 st. (1,3 %). Ökningen förklaras av ST-tjänster inom Klinisk patologi, Centrum för sällsynta diagnoser samt av produktionsökning inom bl.a. cytogenetik och

molekylärgenetik. Medicinsk service arbetar med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen.

Anställningstak Medicinsk service Anställda AOH

Grundtak januari 2017 1 588,5

Sommarvikariat 19,9

Sommarvikariat över medel tid. år 0,0

Verksamhetsförändringar -81,0

Övriga ansökta 0,0

Summa 1 527,4

Utfall 2017-07-31 1 578,2

Anställningstak 31/7 1 589,5

Lägre än månadens tak -11,3

Antalet anställda AOH för Medicinsk service är för närvarande lägre än årets anställningstak och värdet som periodiserats till juli.

(17)

Sida 17 av 24

Långsiktigt stark ekonomi

Ekonomiskt ingångsläge

Medicinsk service som samlar Region Skånes verksamhet inom laboratoriemedicin och medicinsk teknik har i uppdrag att vara intäktsfinansierad med kompletterande anslag via förvaltningsuppdrag.

Detta innebär att förvaltningens kunder, där de tre sjukvårdsförvaltningarna Kryh, Sund och SUS utgör de största kunderna, finansierar verksamheten som Medicinsk service erbjuder. De större förändringarna under senare år består av volymökningar för samtliga verksamheter inom Medicinsk service samt av nya analysområden inom laboratoriemedicin. Förvaltningen är intäktsfinansierad med kompletterande anslag. Prognosen för 2017 är för närvarande att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0. Förvaltningen utreder för närvarande vilka åtgärder som kan bli nödvändiga under 2017 för att uppnå denna prognos och en budget i balans för 2017.

Resultat

Resultatet är positivt efter åtta månader och bättre än budgeterat. Prognosen är att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0.

När det gäller resultaträkningen nedan för förvaltningen bör det beaktas att det under 2017 gjorts en omorganisation där IT-verksamheten flyttats från Medicinsk service till Regionstyrelsen. Detta innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard kronor flyttar från Medicinsk service till Regionstyrelsen. Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin och divisionen Medicinsk teknik separat för att säkerställa jämförbarhet med fjolåret och budget för året.

Resultaträkning jan-aug motpart 1-3 (mkr) Utfall 1701-08

Ack bud 1701-08

Diff utf-bud 1701-08

Diff % 1701-08

Prognos Helår

Budget Helår

Diff pro- bud Helår

Diff % Helår

Patient/trafikantavgifter 0,0 0,0 0,0 4% 0,0 0,0 0,0 0%

Försäljning av varor och tjänster 1 058,3 1 044,5 13,8 1% 1 604,0 1 583,3 20,7 1%

Specialdestinerade statsbidrag 28,3 24,9 3,3 13% 37,8 37,4 0,4 1%

Bidrag och övr intäkter 41,0 39,0 2,0 5% 59,0 58,5 0,5 1%

Verksamhetens intäkter 1 127,5 1 108,4 19,1 2% 1 700,8 1 679,2 21,6 1%

Lönekostnader -387,5 -382,0 -5,5 1% -603,3 -595,0 -8,3 1%

Arbetsgivaravg o pensioner -175,1 -171,0 -4,1 2% -274,8 -266,3 -8,5 3%

Övriga personalkostnader -8,6 -7,5 -1,2 16% -11,5 -11,5 0,0 0%

Kostnader för inhyrd personal -2,5 -1,6 -0,9 57% 0,0 -2,4 2,4 -100%

Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 - 0,0 0,0 0,0 -

Läkemedel -4,1 -3,1 -0,9 30% 0,0 -5,0 5,0 -100%

Material och tjänster -181,4 -173,1 -8,3 5% -277,1 -270,3 -6,8 3%

Fastighetskostnader -72,8 -72,5 -0,2 0% -110,6 -108,8 -1,8 2%

Övriga omkostnader -220,6 -249,2 28,6 -11% -377,3 -373,8 -3,5 1%

Verksamhetens kostnader -1 052,5 -1 060,0 7,5 -1% -1 654,6 -1 633,1 -21,5 1%

Avskrivningar -25,3 -28,5 3,2 -11% -42,8 -42,7 -0,1 0%

Verksamhetens nettokostnader 49,7 19,9 29,8 149% 3,4 3,4 0,0 1%

Resultat före finansiella poster 49,7 19,9 29,8 149% 3,4 3,4 0,0 1%

Finansiella intäkter 0,0 0,0 0,0 - 0,0 0,0 0,0 -

Finansiella kostnader -1,8 -2,2 0,4 -19% -3,4 -3,4 0,0 1%

Finansnetto -1,8 -2,2 0,5 -21% -3,4 -3,4 0,0 1%

Resultat efter finansiella poster 48,0 17,7 30,3 171% 0,0 0,0 0,0 47%

RESULTAT 48,0 17,7 30,3 171% 0,0 0,0 0,0 -

(18)

Sida 18 av 24

Resultatet för division Labmedicin är positivt med +17,2 mkr vilket är 1,9 mkr bättre än budgeterat för perioden. Den positiva budgetavvikelsen förklaras av vakanser i personalbudgeten och av högre produktion än budgeterat. Av resultaträkningen framgår produktionsökningen av

budgetavvikelserna för personalkostnader, kostnader för material och tjänster samt intäkter.

Resultatet för division Medicinsk teknik är positivt med +25,0 mkr vilket är 22,4 mkr bättre än budgeterat för perioden. Denna verksamhet bedrevs fram till 2017 integrerad med Region Skånes IT-verksamhet varför jämförelse inte kan göras med utfallet 2016 utan endast med budget för 2017.

Den positiva budgetavvikelsen förklaras av vakanser i personalbudgeten och av lägre kostnader än budgeterat för service och underhåll, reservdelar och reparationer under årets första åtta månader.

Fördelningen av dessa kostnadsposter över årets tolv månader är svår att förutse och högre utfall förväntas under årets sista fyra månader. Av resultaträkningen framgår den positiva

budgetavvikelsen för service och underhåll, reservdelar och reparationer av kostnaderna för s.k.

övriga omkostnader.

Medicinsk service division Labmedicin

Ack bud 1701-08

Diff utf-bud 1701-08

Diff % 1701-08

B. Patient/trafikantavgifter 0,0 0,0 0,0 4% 0,0 0,0 ^0,0 ^0%

D. Försäljning av varor och tjänster 898,4 850,5 47,9 6% 1 313,8 1 292,6 21,2 2%

E. Specialdestinerade statsbidrag 28,3 24,9 3,3 13% 37,8 37,4 0,4 1%

F. Bidrag och övr intäkter 27,4 25,6 1,8 7% 38,9 38,4 ^0,5 ^1%

Verksamhetens intäkter 954,1 901,0 53,1 6% 1 390,5 1 368,4 22,1 2%

G. Lönekostnader -329,0 -321,4 -7,6 2% -508,8 -500,6 -8,3 2%

H. Arbetsgivaravg o pensioner -148,5 -143,4 -5,0 4% -231,9 -223,4 -8,5 4%

I. Övriga personalkostnader -6,9 -5,9 -1,0 17% -9,2 -9,2 0,0 1%

J. Kostnader för inhyrd personal -8,0 -7,1 -0,9 12% 0,0 -11,2 11,2 -100%

K. Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 - 0,0 0,0 0,0 -

L. Läkemedel -4,0 -3,1 -0,9 29% 0,0 -5,0 5,0 -100%

M. Material och tjänster -226,3 -178,3 -48,0 27% -298,0 -279,3 -18,7 7%

N. Lämnade bidrag -1,8 -1,8 0,0 0% -2,7 -2,7 0,0 0%

O. Fastighetskostnader -66,6 -67,1 0,6 -1% -102,5 -100,7 ^-1,8 ^2%

P. Övriga omkostnader -119,9 -127,6 7,7 -6% -192,3 -191,3 -1,0 1%

Verksamhetens kostnader -911,0 -855,7 -55,3 6% -1 345,5 -1 323,4 -22,1 2%

Q. Avskrivningar -24,2 -27,8 3,6 -13% -41,7 -41,7 ^0,0 ^0%

Verksamhetens nettokostnader 18,9 17,5 1,4 8% 3,3 3,3 0,0 0%

Resultat före finansiella poster 18,9 17,5 1,4 8% 3,3 3,3 0,0 0%

S. Finansiella kostnader -1,7 -2,2 0,5 -22% -3,3 -3,3 0,0 0%

Finansnetto -1,7 -2,2 0,5 -22% -3,3 -3,3 0,0 0%

Resultat efter finansiella poster 17,2 15,3 1,9 12% 0,0 0,0 0,0 -74%

RESULTAT 17,2 15,3 1,9 12% 0,0 0,0 0,0 -

(19)

Sida 19 av 24

Personalkostnad och kostnad för inhyrd personal

Omorganisationen där IT-verksamheten flyttas från Medicinsk service till Regionstyrelsen innebär att cirka 100 medarbetare och omsättning motsvarande cirka en miljard flyttar från Medicinsk service under perioden januari-juli 2017. Av denna anledning kommenteras divisionen Labmedicin för att säkerställa jämförbarhet. De anställda AOH inom Labmedicin har ökat med 40 st. (3,2 %) och använda AOH med 17 st. (1,3 %). Ökningen förklaras av ST-tjänster inom Klinisk patologi, Centrum för sällsynta diagnoser samt av produktionsökning inom bl.a. cytogenetik och

molekylärgenetik. Medicinsk service arbetar med särskilda rutiner för beslut om rekrytering av personal. All tillsättning av tjänster har skett inom beslutade budgetramar för divisionerna och förvaltningen.

Lönekostnadsökningen för Labmedicin är 4,03 % när augusti 2017 jämförs med augusti 2016 vilken förklaras av fler anställda och den årliga lönerevisionen. Lönekostnaden per använd AOH har ökat med 2,19 % vilket och lägre och det påverkas av att flertalet äldre medarbetare gått i pension och ersatts av yngre medarbetare med jämförelsevist lägre lön.

Medicinsk service division Labmedicin

Lönekostnader 160831 Förändring 170831

Lönekostnader (mkr) 316,2 12,8 4,03% 329,0

Använda AOH (st.) 948,2 17,1 1,80% 965,3

Lönekostnad per anv AOH (tkr) 333,5 7,3 2,19% 340,8

Kostnaderna för inhyrd personal genom bemanningsföretag inom Medicinsk service avser Labmedicin och specialistläkare till Klinisk Patologi (Patologer) vilket det råder brist på inom verksamheten samtidigt som efterfrågan på analyser ökar och satsning görs för att korta

Medicinsk service division Medicinsk teknik

Ack bud 1701-08

Diff utf-bud 1701-08

Diff % 1701-08

D. Försäljning av varor och tjänster 225,8 223,0 2,8 1% 334,0 334,4 -0,4 0%

F. Bidrag och övr intäkter 13,5 13,6 -0,1 -1% 20,4 20,4 0,0 0%

Verksamhetens intäkter 239,3 236,6 2,7 1% 354,5 354,9 -0,4 0%

G. Lönekostnader -45,9 -47,1 1,2 -3% -73,4 -73,4 0,0 0%

H. Arbetsgivaravg o pensioner -20,7 -21,4 0,7 -3% -33,3 -33,3 0,0 0%

I. Övriga personalkostnader -1,2 -1,6 0,4 -27% -2,3 -2,4 0,1 -3%

K. Köp av verksamhet 0,0 0,0 0,0 - 0,0 0,0 0,0 -

M. Material och tjänster -7,1 -9,3 2,2 -24% -11,5 -14,0 2,5 -18%

O. Fastighetskostnader -7,6 -7,4 -0,2 2% -11,1 -11,1 0,0 0%

P. Övriga omkostnader -130,6 -146,4 15,7 -11% -221,6 -219,5 -2,1 1%

Verksamhetens kostnader -213,1 -233,2 20,1 -9% -353,2 -353,7 0,5 0%

Q. Avskrivningar -1,1 -0,7 -0,4 56% -1,1 -1,0 -0,1 10%

Verksamhetens nettokostnader 25,1 2,7 22,4 833% 0,1 0,1 0,0 17%

Resultat före finansiella poster 25,1 2,7 22,4 833% 0,1 0,1 0,0 17%

S. Finansiella kostnader -0,1 -0,1 0,0 75% -0,1 -0,1 0,0 17%

Finansnetto -0,1 -0,1 0,0 75% -0,1 -0,1 0,0 17%

Resultat efter finansiella poster 25,0 2,6 22,4 850% 0,0 0,0 0,0 -154%

RESULTAT 25,0 2,6 22,4 850% 0,0 0,0 0,0 -

(20)

Sida 20 av 24

svarstiderna till de olika cancerprocesserna. Användandet av inhyrd personal genom

bemanningsföretag har minskat från 2016 till 2017 som en följd av att förvaltningen arbetar med utfasning av bemanningsföretagen.

Åtgärder för att sänka kostnadsutveckling samt för ekonomi i balans

Medicinsk service har för Division Labmedicin gjort en generell uppräkning av analyskostnaderna 2017 med 1,9 % vilket innebär en kostnadsbegränsande utveckling jämfört med uppräkningen 4,1

% för övrig hälso- och sjukvård. För medicinsk-, laboratorie- och bildteknik har Medicinsk service endast de kostnadsökningar som överenskommits i dialog med beställande förvaltningar. Inom Medicinsk service syftar ett flertal åtgärder till kontroll och begränsning av kostnadsutvecklingen.

Exempel på åtgärder är modernisering av lokaler för samarbeten över specialitetsgränserna, regiongemensamma utrustningspooler och översyn av serviceavtal, automatisering och

digitalisering samt kompetensförsörjning och nära samverkan med klinisk forskning, universitet och högskolor.

Prognosen för 2017 är för närvarande att budgeten följs med ett resultat där intäkter täcker kostnader och uppgår till +/-0. Förvaltningen utreder för närvarande vilka åtgärder som kan bli nödvändiga under 2017 för att uppnå denna prognos och en budget i balans för 2017.

Nyckeltal