2009-12-21 07:10 CET
SmartaMetoders & Jobba Smartares nyhetsbrev - SmartBladet December 2009
Smart, enkelt, effektivt och roligt!
Det börjar närma sig tiden på året då ”allt” ska avslutas gällande startade projekt och arbetsuppgifter, nya delar ska påbörjas innan årsskiftet för att man ska vara i ”fas”. Detta blandat med den vardagliga julstressen gör oftast december till en hektisk månad.
Vi menar på att det även är en ypperlig tid till att verkligen fundera och planera inför nästa år. Vad vill vi inom företaget uppnå under nästa arbetsår och hur ska vi komma dit?
Nu när tiderna är lite sämre för många branscher så är det extremt lätt att utveckling av personalen blir bortprioriterad vilket ofta leder till sämre resultat, mindre motiverad personal och att företagets utveckling avstannar istället för eskalerar. Det har visat sig att de företag som satsat på
kompetensutveckling i kristider, allt sedan den stora krisen på 1930-talet fram till nutid, är de som lyckas bäst efteråt!
I detta nummer kan ni läsa hur Nordstans Samfällighetsförening jobbat tillsammans med SmartaMetoder för utveckling av personalen inom effektiv e-posthantering och förbättring av kommunikationen med hjälp av IPU profilanalyser®.
God Jul och Gott Nytt År önskar
Michael Alphov - 031-761 03 50 alt. michael.alphov@smartametoder.se
Niklas Lindberg - 042-12 68 30 alt. niklas.lindberg@jobbasmartare.se
_________________________________________________________________________________
___
Kampanj på SmartMail™ under Q1!
Vi har glädjen att ge er möjlighet att förbättra ert företags e-posthantering till ett rabatterat pris under Q1
Kampanjen innebär följande:
Vid beställning av en grupp: 10 % rabatt per grupp
Vid beställning av två grupper eller fler vid samma tillfälle. 15 % rabatt per grupp.
Ordinarie pris är 28.000 kr per grupp exklusive moms . Max antal deltagare per grupp är 10 personer.
Tidsåtgång: 1 heldag + 1 halvdag
Rabatten gäller på nya utbildningar beställda innan 31/3-2010
Vad innebär SmartMail™?
Har du ibland känslan att ”mailen styr min tid ”? Då är du inte ensam. Många är idag e-poststyrda istället för uppgiftsstyrda. Det kan leda till
felprioriteringar och en känsla av stress över att man” hela tiden måste kolla mailen”, vilket gör att du lätt tappar koncentrationen på det du egentligen tänkt jobba med.
SmartMail™
SmartMail™ är en 1,5 dagars utbildning där syftet är att få mer gjort genom att arbeta enklare och smartare med full kontroll över sin
e-post. Det handlar om hur man förhåller sig till allt nytt som dyker upp både i rollen som sändare och mottagare. Inriktningen ligger både på
användarbeteende och tekniska lösningar i ditt e-postprogram.
Målet för varje deltagare är att genom nya arbetsmetoder få ökad kontroll över det ständiga inflödet, minska stressen och frigöra tid till det som är viktigt. Jobba smartare helt enkelt! Utbildningen lämpar sig för alla typer av verksamheter, både privata och offentliga.
_________________________________________________________________________________
____
Har du fastnat i mötesträsket?
Vad handlar ett möte om egentligen? Vad är det som sker när vi samlas mer än två personer för att diskutera, planera eller utveckla olika teorier och uppgifter?
Hur ska man gå tillväga för att verkligen få en positiv effekt och ett konstruktivt resultat av alla möten som hålls runt om på arbetsplatser idag?
Nya studier, som presenterats i tidningen Chef, visar på att interna möten tar mellan 15-25% av de anställdas tid. För ett företag med 100 anställda motsvarar detta cirka 15 miljoner i kostnad. Det borde då kännas ännu mer angeläget att något bra kommer ut av dessa möten och inte enbart en frustration över
bortkastad tid som kunde används till något annat.
Vad är det då som alltför för ofta saknas? Många möten har idag inget
klarlagt syfte utan diskussionen förs fritt och kanske bästa fall med fokus på ett ämne. Inga tydliga mål är uppsatta för mötet, man har inte bestämt vad vill man få ut av att träffas i en timme, två timmar etc.? förberedelserna är bristfälliga av både mötesledaren och deltagarna, det finns inget arbetssätt under själva mötet utan vissa ”pratar” mycket och vissa inte alls vilket kan leda till att det beslutas om saker men de besluten är inte förankrade i gruppen.
9 Nycklar till Smarta möten!
1. Ha ett klart syfte med mötet
Varför ska mötet hållas och vad ska uppnås genom att träffas . Ett möte utan
syfte blir oftast tidsfördriv med en händelsestyrd agenda. Leder ofta till att man måste träffas igen och diskutera vad vi diskuterade förra gången…
2. Målsätt mötet – vad ska uppnås?
Vad vill du uppnå med just detta möte i förhållande till syftet? Vad vill resten av deltagarna få ut av mötet? Är ni överens om målet eller inte? Är målet tydligt och mätbart? Om inte, hur ska vi då kunna veta om vi nått dit vi ville i förhållande till syftet?
3. Kalla rätt deltagare
Vem eller vilka personer kommer behövs för att uppnå målet med mötet? Har du någon gång suttit på ett möte och funderat på varför du är där? Tänkte väl det….
Måste alla vara med hela tiden? Kan vissa personer vara med på de punkter där de tillför kunskap. Det leder ofta till en bonuseffekt där punkterna på agendan måste tidssättas.
4. Ha en agenda som leder mot syfte & mål
Alla punkter som skall vara med ska leda mot syftet/målet annars är det fel forum. Passa inte på att ta ”dessa” punkter också bara för att ni träffas. Boka då hellre två korta möten med olika syfte/mål.
5. Start & sluta i tid
En artikel som har publicerats i Wall Street Journal visar att chefer kan minska sin tid de sitter i möten med upp till 80 % bara genom att bokade möten startar och slutar i tid samt att man håller sig till den uppgjorda agendan. Som exempel kan man ta ett möte med 5 deltagare där en av dem kommer tio minuter för sent. Detta innebär ju faktiskt en försening på 5 x 10 minuter!
Hur många möten har du varit på som har startat mellan 5-10 minuter försent bara den senaste veckan?
Tips:
• Ha start & sluttid i kallelsen
• Respektera din och andras tid genom att komma i tid
• Respektera din och andras tid genom att starta och sluta i tid.
• Ge utrymme till ”tid mellan möten” – många företag har efter vår inrådan infört att alla interna möten ”slutar kvart i som senast”
och börjar på hel/halvtimme.
6. Ha tydliga roller under mötet Ordförande
Leder och driver mötet mot det uppsatta målet. Ser till att alla kommer till tals och håller sig till ämnet. Summerar vad som sagt som sammanfattar alla tagna beslut.
Sekreterare
Ansvarar för att skriva protokoll. Noga att skilja på beslutspunkter och rena minnesanteckningar. Hjälper ordföranden med tider och pauser.
Deltagare
Har du tackat ja till att närvara gäller 100 % fokus på mötet = aktivt
deltagande. Fråga om du inte förstår så mötet ”stannar” på mötet. Var tydlig, kortfattad och håll dig till ämnet. Respektera andras åsikter och låt alla tala till punkt. Viktigt även att tänka på kroppsspråket – du läcker vad du tänker.
7. Delta aktivt under mötet
Har du tackat ja till att närvara har du samtidigt tackat ja till vara engagerad och aktiv för att bidra till att målet med mötet uppnås. Ha en klar och tydlig policy om vilka regler som gäller under mötet.
8. Besluta – vad, vem & när
Alla fattade beslut från mötet ska innehålla vad, vem och när för att verkligen driva processen mot uppsatta mål.
9. Utvärdera mötet efter mötet
Agendans sista punkt ska alltid vara en kort utvärdering av det genomförda mötet:
• Startade och slutade vi i tid
• Var det rätt deltagare
• Höll vi oss till ämnet
• Har vi fattat beslut? Är de dokumenterade med vem, vad & när?
_________________________________________________________________________________
__
Kund i fokus – Nordstans samfällighetsförening Nordstan – Sveriges ledande affärscentrum
Inom Nordstan verkar tre centrala bolag i Nordstans samfällighetsförening, fastighetsägarnas gemensamma organ, Nordstans företagareförening och det gemensamägda marknadsföreningsbolaget Nordstan Marknadsledning.
Nordstans affärscentrum har en beräknad omsättning på 3,2 miljarder kronor inklusive moms och är en av Västsveriges största arbetsplatser.
Nordstans i siffror:
• Total yta: 320 000 kvm – motsvarar 55 fotbollsplaner
• Antal besökare: 35 000 000 – Europas mest besökta affärscentrum.
• Antal evenemang per år: ca 180 st. – läs mer på nordstan.se
• Arbetsplats Nordstan: cirka 6000 personer arbetar i affärscentrat
Samarbetet mellan Nordstan och Michael Alphov på SmartaMetoder inleddes med målsättningen om att effektivisera användandet a v e-post som
kommunikationskanal och verktyg säger Anders Larsson, marknadschef på Nordstan och beställare av utbildningarna. Detta resulterade i att all personal
genomgick SmartMail™ utbildningen via SmartaMetoder i två steg. Ett annat syfte med träningen var att förbättra samarbetet mellan de olika bolagen inom samfälligheten genom en tydlig och klar kommunikation där e-post är en stor del.
Hur gick det då? Resultatet överträffade mina förväntningar säger Anders. Detta inom ett område som jag på förhand tyckte var ”enkelt”. Vi ser stora
förbättringar för all personal genom att nya smartare vanor har jobbats in för hantering av e-posten. Alla medarbetare uppfattade träningen som givande samtidigt som vi hade roligt under utbildningsdagarna!
Detta ledde till att flera i personalen frågande om det inte gick att göra fler utbildningar via SmartaMetoder och nästa insats var att fortsätta förbättra samarbetet och kommunikationen genom att jobba med utbildningen Smarta Team med IPU profilanalys®.
En viktig sak att poängtera är att personalen inte upplevde att det fanns några ”problem” utan man ville helt enkelt göra bra kommunikation ännu bättre.
Alla i personalen mottog även denna utbildning positivt innan start men frågor ställdes om det inte kunde ”konflikter” under utbildningsdagarna pga.
alla olikheter och viljor i gruppen. Anders Larsson konstaterar i efterhand att oron var obefogad då Michael Alphov balanserade diskussionerna på ett utmärkt sätt där allvar och skratt blandades.
Utbildningen genomfördes i två steg plus en individuell återkoppling vilket var mycket bra säger Anders. Vidare placerades alla i gruppen in i det s.k.
profilhjulet vilket gav en ”aha” upplevelse då alla inte hade full koll på vilken profil kollegorna egentligen hade. Detta innebar även att det blev ganska tydligt vilka profiler som finns i gruppen och vad som saknas.
Anders säger vidare att han själv fick en stor förståelse för hur de inom gruppen med enkla medel ska kunna arbeta bättre tillsammans inom hela organisationen. En annan viktig poäng är att det fortfarande inom gruppen diskuteras kring e olika profilerna och att det har blivit en del av den
vardagliga kommunikationen.
Anders avslutar med att säga att båda utbildningarna har upplevts så positiva
att de under 2010 kommer jobba vidare med SmartaMetoder inom kompetensutveckling!
_________________________________________________________________________________
__
Kontaktuppgifter
Michael Alphov, SmartaMetoder
031-761 03 50 | michael.alphov@smartametoder.se | www.smartametoder.se Niklas Lindberg, Jobba Smartare
042-12 68 30 | niklas.lindberg@jobbasmartare.se | www.jobbasmartare.se
Smart, enkelt, effektivt och roligt!
Förmodligen är det så du och ditt företag vill att arbetet ska fungera för varje medarbetare, och det är just smarta, enkla och effektiva arbetsmetoder som Jobba Smartare AB och SmartaMetoder är specialiserade på att lära ut via våra utbildnings- och coachprogram.
Jobba Smartare AB startades i Västerås 2004 av Niklas Lindberg, som innan dess arbetat många år med att utveckla och implementera effektiva
arbetsmetoder hos ett stort antal företag i Sverige.
SmartaMetoder startades i Göteborg 2009 av Michael Alphov, som innan dess arbetat många år med att utveckla och implementera smarta arbetsmetoder hos ett stort antal företag i Sverige.
