Nordisk Kommunikation
Sweden
Nordisk Kommunikation AB Sveavägen 76
SE 113 59 Stockholm T +46 8 612 5550 F +46 8 612 5559
www.nordisk-kommunikation.com SE-nr SE 556590-1484
Nordisk Kommunikation AB Södra Förstadsgatan 4 SE 211 43 Malmö T +46 40 667 5550 F +46 40 667 5559
www.nordisk-kommunikation.com SE-nr SE 556590-1484
Denmark
Nordisk Kommunikation AS Jorcks Passage, opg B, 4 sal DK-1162 København K T +45 3332 2406 F +45 3332 2408
www.nordisk-kommunikation.com SE-nr DK 1699 1449
Lunds universitet, Medicinska fakulteten Kommunikationsdiagnos
NOVEMBER 2006
I
NNEHÅLLSFÖRTECKNINGINLEDNING ... 3
BAKGRUND OCH SYFTE... 3
FRÅGEOMRÅDEN... 3
METOD... 4
URVAL OCH SVARSFREKVENS... 4
RAPPORTENS UPPBYGGNAD... 5
KOMMUNIKATIONSKLIMAT ... 6
ATTITYDER TILL OLIKA ASPEKTER AV KOMMUNIKATIONSKLIMATET... 6
HUR VÄL FUNGERAR KOMMUNIKATIONEN INOM OLIKA DELAR AV MEDICINSKA FAKULTETEN? ... 8
INTERNA KOMMUNIKATIONSKANALER... 10
NYTTAN AV DE INTERNA KOMMUNIKATIONSKANALERNA... 10
HUR OFTA ANVÄNDER DU MEDICINSKA FAKULTETENS INTERNA WEBBPLATS, ”MEDARBETARE OCH KOLLEGOR”?... 11
HUR OFTA LÄSER DU PERSONALTIDNINGEN NÄRV? ... 13
HUR OFTA LÄSER DU NYHETSBREVET E-BULLETINEN? ... 14
HUR OFTA LÄSER DU LEDNINGSBREVET BREV FRÅN DEKANUS? ... 16
VILKEN FUNKTION FYLLER OLIKA INFORMATIONSKANALER? ... 17
NÄRMASTE CHEFENS KOMMUNIKATION... 20
KOMMUNIKATIONEN MELLAN MIG OCH MIN NÄRMASTE CHEF... 20
NÄRMASTE CHEFEN KOMMUNIKATION KRING FRÅGOR SOM RÖR DEN EGNA ENHETEN ELLER MOTSVARANDE... 21
HUR KAN DEN INTERNA KOMMUNIKATIONEN INOM MEDICINSKA FAKULTETEN FÖRBÄTTRAS? ... 23
SLUTSATSER OCH VIDARE REKOMMENDATIONER... 28
UTMANINGAR I KOMMUNIKATIONSKLIMATET: INFORMATIONSÖVERFLÖDET OCH DELAKTIGHETEN... 28
NYANSTÄLLDA MER TILLFREDSSTÄLLDA MED KOMMUNIKATIONEN... 28
DE FAKULTETSÖVERGRIPANDE KANALERNA FYLLER SIN FUNKTION, MEN NYTTA, ANVÄNDNING OCH KUNSKAP VARIERAR STORT. ... 29
NÄRMASTE CHEFEN ÄR EN AV DE VIKTIGASTE KANALERNA, MEN DE LEVER INTE RIKTIGT UPP TILL FÖRVÄNTNINGARNA... 30
FÖRSLAG PÅ UPPLÄGG FÖR DEN KVALITATIVA STUDIEN... 31
Inledning
Bakgrund och syfte
Nordisk Kommunikation har genomfört en enkätundersökning inom Medicinska fakulteten, som syftar till att göra en bred kartläggning och analys av den interna kommunikationen inom fakulteten.
Enkätundersökningen kommer att åtföljas av kvalitativa samtalsintervjuer och/eller fokusgrupper, som syftar till att få en mer djuplodande bild av varför resultaten ser ut som de gör, vilka som är de främsta hindren för en god internkommunikation och vilka behov av kommunikation olika medarbetargrupper har. Intervjuundersök- ningen genomförs av Medicinska fakulteten.
De båda undersökningarna ska tillsammans leda fram till förslag på hur den interna kommunikationen inom Medicinska fakulteten kan effektiviseras och
vidareutvecklas.
Frågeområden
Undersökningen baseras på ett antal frågor inom tre huvudområden:
1) Kommunikationsklimat
Här har vi undersökt hur olika medarbetargrupper upplever sådana aspekter som snabbhet, tajming, öppenhet, delaktighet, informationsöverflöd samt hierarki. Vi har även jämfört hur medarbetarna upplever att kommunikationen fungerar inom fakulteten i sin helhet, inom den egna institutionen, inom den egna sektionen samt inom den egna enheten.
2) Interna kommunikationskanaler
Vi har kartlagt medarbetarnas användning av, attityd till samt nytta med olika informationskanaler inom fakulteten, såväl var för sig som i relation till varandra. De kanaler som utvärderats är:
• Medicinska fakultetens interna sidor på webben
• Närv
• E-bulletinen
• Brev från dekanus
• Regelbundna möten på arbetsplatsen
• Regelbundna möten med interna nätverk inom fakulteten
• Hearings med fakultetsledningen
• Närmaste chefen
• Kollegor
• E-post
• LUM
3) Chefens kommunikation.
Här har vi undersökt hur medarbetarna upplever deras närmaste chef som kommunikatör, när det gäller dels den personliga kommunikationen mellan chefen och den enskilde medarbetaren, dels kommunikationen som rör den egna enheten eller motsvarande.
Metod
Undersökningen är genomförd som en kvantitativ webbaserad enkätundersökning.
Enkäten innehåller 53 frågor – inklusive delfrågor – med fasta svarsalternativ samt en öppen fråga. Enkäten innehåller även ett antal bakgrundsfrågor, som möjliggör en nedbrytning av resultaten till olika bakgrundsvariabler. Dessa är:
• Kön
• Anställningstid
• Organisationstillhörighet
• Personalkategori
• Personalansvar
Urval och svarsfrekvens
Undersökningen är gjord som en totalundersökning, med undantag för
fakultetsledningen, som inte ingick i urvalet. När företagsledningen och naturligt bortfall (tex. personer som inte längre arbetar på fakulteten, långtidssjukskrivna och föräldralediga) tagits bort ur registret, uppgick urvalet till 1302 personer. Av dem svarade 874 personer på undersökningen, vilket innebär att svarsfrekvensen uppgår till 667,1 procent. Det är en tillfredsställande svarsfrekvens för att kunna göra relevanta nedbrytningar till olika bakgrundsvariabler.
Svaren fördelar sig på följande vis bland olika bakgrundsvariabler
Kön Procent
Män 34,3%
Kvinnor 65,7%
Organisationstillhörighet Procent
Inst. för experimentell medicinsk vetenskap 17,1%
Inst. för hälsa, vård och samhälle 17,1%
Inst. för kliniska vetenskaper, Lund 23,3%
Inst. för kliniska vetenskaper, Malmö 17,5%
Inst. för laboratoriemedicin, Lund 10%
Inst. för laboratoriemedicin, Malmö 7,7%
Fakultetskansliet 4,9%
Övrigt 7,4%
Personalkategori Procent
Forskarstuderande 17%
Forskare 25,8%
lärare 28%
T/A-personal 40,5%
Övrigt 5,5%
Personalansvar Procent
Ja 24,4%
Nej 75,6%
Rapportens uppbyggnad
Varje frågeområde redovisas i ett särskilt delkapitel, med en eller flera underrubriker. Frågorna kommer i den ordning som de förekommer i enkätundersökningen. Redovisningen av respektive fråga inleds med en
beskrivning av de övergripande resultaten och tendenserna, därefter kommenteras avvikelser inom någon eller några av bakgrundsvariablerna. Texten illustreras med hjälp av tabeller och diagram.
Några av frågorna i enkäten är formulerade som påståenden, som respondenterna får ta ställning till på en skala mellan 1 och 5, där 1 betyder att man inte alls håller med, 5 betyder att man håller med helt och hållet och 3 betyder att man håller sig neutral i frågan. Resultaten från dessa frågor redovisar vi både som procentsiffror och som medelvärden (t.ex. 3,5).
I flera av diagrammen presenteras även ett indexvärde, som är det sammanvägda medelvärdet av en viss fråga. Exempelvis utgör kanalidexet det sammanvägda medelvärdet av medelvärdena för den upplevda nyttan av olika interna kommunikationskanaler.
Den som vill fördjupa sig ytterligare i resultaten hänvisas till den bifogade tabellbilagan.
Kommunikationsklimat
Attityder till olika aspekter av kommunikationsklimatet
I undersökningen bad vi respondenterna att på en femgradig skala ta ställning till följande påståenden:
• Jag får snabbt information om det händer något viktigt på min arbetsplats
• Jag får information i god tid vid större förändringar inom Medicinska fakulteten
• På min arbetsplats har vi problem med att vissa ”håller på” viktig information
• Jag känner mig delaktig i frågor och beslut som rör mig och min arbetsplats
• På min arbetsplats kommunicerar vi med varandra på ett öppet och direkt sätt
• På min arbetsplats har vi inga problem med ryktesspridning
• Jag har tillgång till den information jag behöver för att kunna göra ett bra jobb
• Jag får mycket onödig information som jag inte behöver
Resultaten visar att kommunikationsklimatet inom Medicinska fakulteten varken upplevs som direkt bra eller som direkt dåligt. Ingen av de aspekter vi mätt upplevs som mycket välfungerande eller mycket bristfällig.
Det som fungerar bäst tycks vara tillgången till relevant information samt att kommunikationen sker relativt snabbt och öppet. Att medarbetare ”håller på”
information, upplevs inte heller vara något större problem. De påståenden som medarbetarna instämmer främst i är att de har tillgång till den information de
behöver för att kunna göra ett bra jobb , att de snabbt får information om det händer något viktigt på deras arbetsplats samt att man på arbetsplatsen kommunicerar med varandra på ett öppet och direkt sätt.
Det som fungerar mindre bra är det upplevda informationsöverflödet samt delaktigheten i frågor och beslut. Relativt många instämmer i att de får mycket onödig information som de inte behöver. Ungefär lika många håller med om att de känner sig delaktiga i frågor och beslut som rör mig och min arbetsplats.
Samtliga medelvärden framgår av diagrammet nedan.
Diagram 1: Kommunikationsklimat (bas: alla)
Nedbrutna resultat
Bryter vi ner resultaten från enkätundersökningen på olika bakgrundsvariabler framträder inte några större skillnader mellan könen, olika delar av organisationen, olika personalkategorier eller medarbetare med respektive utan personalansvar.
Däremot kan vi se skillnader när det gäller anställningstid: de medarbetare som varit anställda vid Lunds universitet kortast tid (mindre än ett år) är genomgående mer tillfredsställda med samtliga delar av kommunikationsklimatet än vad övriga grupper är. Tydligast märks det när det gäller hur snabbt man upplever att man får
information om det händer något viktigt på arbetsplatsen, där medelvärdet för gruppen med kortast anställningstid är 4,21, att jämföra med övriga grupper, som ligger mellan 3,28 och 3,63.
Tabell 1: Kommunikationsklimat (bas: anställningstid)
Anställd mindre än ett år
Totalt
Jag får snabbt information om det händer något
viktigt på min arbetsplats 4,21 3,44
Jag får information i god tid vid större förändringar
inom Medicinska fakulteten 4,0 3,33
På min arbetsplats har vi problem med att vissa
”håller på” viktig information 2,36 2,62
Jag känner mig delaktig i frågor och beslut som rör
mig och min arbetsplats 3,36 3,06
På min arbetsplats kommunicerar vi med varandra
på ett öppet och direkt sätt 3,93 3,42
På min arbetsplats har vi inga problem med
ryktesspridning 3,79 3,31
Jag har tillgång till den information jag behöver för
att kunna göra ett bra jobb 3,96 3,68
Jag får mycket onödig information som jag inte
behöver 2,89 3,07
Hur väl fungerar kommunikationen inom olika delar av Medicinska fakulteten?
Resultaten visar tydligt att den interna kommunikationen upplevs fungera bättre ju närmare den egna verksamheten man kommer. Således upplevs kommunikationen fungera bäst inom den egna enheten eller motsvarande, följt av den egna sektionen, den egna institutionen och Medicinska fakulteten i sin helhet. Det är dock inga stora skillnader vad gäller tillfredsställelsen med kommunikationen på de olika nivåerna, se diagrammet nedan.
Diagram 2: Hur väl fungerar kommunikationen inom olika delar av Medicinska fakulteten? (bas: alla)
Nedbrutna resultat
Den övergripande tendensen – att kommunikationen fungerar bäst inom den egna enheten – gäller oavsett vilken bakgrundsvariabel vi studerar resultaten utifrån. Vi kan även konstatera att det återigen är medarbetare med kortast anställningstid som är mest nöjda, det gäller kommunikationen på såväl fakultets- och institutionsnivå som på sektions- och enhetsnivå.
När vi tittar på hur olika delar av organisationen har värderat kommunikationen inom den egna institutionen, kan vi se att institutionen för experimentell
medicinsk vetenskap är mest nöjd, medan institutionen för hälsa vård och samhälle är minst nöjd, se tabellen nedan.
Tabell 2: Den interna kommunikationen fungerar väl inom min institution (bas:
organisationstillhörighet)
Organisationstillhörighet Medelvärde
Institutionen för experimentell medicinsk
vetenskap 3,53
Institutionen för hälsa, vård och samhälle 2,95 Institutionen för kliniska vetenskaper, Lund 3,34 Institutionen för kliniska vetenskaper, Malmö 3,15 Institutionen för laboratoriemedicin, Lund 3,27 Institutionen för laboratoriemedicin, Malmö 3,42
Fakultetskansliet 3,3
Övrigt 3,11
Interna kommunikationskanaler
Nyttan av de interna kommunikationskanalerna
Vi bad respondenterna att, på en femgradig skala, värdera nyttan i arbetet av olika interna kommunikationskanaler inom fakulteten.
I topp placerar sig e-post, tätt följt av kollegorna. Även närmaste chefen värderas som en nyttig kanal i arbetet av många medarbetare. Minst nyttiga upplevs Hearings med fakultetsledningen samt personaltidningen Närv vara. Inte heller möten med interna nätverk får några höga värden. Medelvärdena för samtliga kanaler framgår av diagrammet nedan.
Diagram 3: Nyttan i arbetet av interna kommunikationskanaler (bas: alla)
Nedbrutna resultat
Vi finner en hel del skillnader mellan olika undergruppers värdering av nyttan av de olika kanalerna. Här är några av de tydligaste skillnaderna:
• Nyttan av Medicinska fakultetens interna webbplats skiljer stort mellan
Fakultetskansliet å ena sidan (medelvärde 4,3), institutionerna å den andra sidan (medelvärden mellan 3,34 och 3,71).
• Även Brev från dekanus värderas högre av Fakultetskansliet (medelvärde 4,11), än av institutionerna (medelvärden mellan 3,34 och 3,92). Vi kan också se att medarbetare med personalansvar har större nytta av Brev från dekanus än vad medarbetare utan personalansvar har (medelvärde 4,09 respektive 3,6).
• Närv värderas högst av dem som varit anställda kortast tid. Medelvärdet för dem som arbetat vid Lunds universitet mindre än ett år är 3,42, att jämföra med medelvärden mellan 2,48 och 3,05 för övriga grupper. Vi kan också se en skillnad mellan olika personalkategoriers nytta av Närv. Övrig personal samt T/A-personal har störst nytta (medelvärde 3,08 respektive 3,06), medan
forskarstuderande är den grupp som har minst nytta av tidningen (medelvärde 2,5)
• Medarbetare som varit anställda mindre än ett år har betydligt större nytta av möten än vad kollegor som har jobbat längre tid inom universitetet har. Det gäller både regelbundna möten på arbetsplatsen (medelvärde 4,5 jämfört med 3,55–3,86 för övriga grupper) och möten med interna närverk (medelvärde 3,55 jämfört med 2,9–3,03 för övriga grupper).
• Närmaste chefen upplevs som nyttigare ju kortare tid medarbetarna varit anställda vid Lunds universitet. Medelvärdet för dem som arbetat mindre än ett år är 4,43, att jämföra med 3,82 för dem som varit anställda mer än 20 år.
• Hearings med fakultetsledningen upplevs som nyttigare av medarbetare med personalansvar, än av medarbetare utan personalansvar (medelvärde 3,04 respektive 2,57).
Hur ofta använder du medicinska fakultetens interna webbplats,
”Medarbetare och kollegor”?
Den interna webbplatsen används inte särskilt ofta av medarbetarna. 14 procent använder den varje dag eller flera gånger per dag. Drygt en av fyra använder
”medarbetare och kollegor” någon eller några dagar per vecka, medan de flesta – 35 procent – svarar att de använder sajten så pass sällan som några gånger per månad. Så många som 16 procent svarar att de aldrig använder den interna webbplatsen och åtta procent svarade att de inte känner till den interna webbplatsen.
Diagram 4: Hur ofta använder du medicinska fakultetens interna webbplats,
”Medarbetare och kollegor”? (bas: alla)
Nedbrutna resultat
Om vi ser till skillnaderna mellan olika undergrupper kan vi konstatera att de mest frekventa användarna av Medicinska fakultetens interna webbplats är medarbetare som varit anställda mindre än ett år, Fakultetskansliet, T/A-personal samt
medarbetare med personalansvar.
Medarbetare som arbetar vid Fakultetskansliet avviker särskilt mycket; hela 61 procent använder den interna webbplatsen varje dag eller flera gånger per dag. För de olika institutionerna ligger motsvarande siffra på 10-15 procent, se tabellen nedan.
Tabell 3: Hur ofta använder du medicinska fakultetens interna webbplats,
”Medarbetare och kollegor”? (bas: organisationstillhörighet)
Institution/
organisation
Flera gånger per dag
Varje dag
Någon/
några dagar per vecka
Några gånger per månad
Aldrig Känner inte till
Experimentell medicinsk vetenskap
4,5% 5,2% 22,4% 38,1% 16,4% 13,4%
Hälsa, vård och
samhälle 4,5% 7,5% 29,1% 38,8% 11,2% 9,0%
Kliniska vetenskaper, Lund
2,7% 9,3% 32,4% 31,3% 16,5% 7,7%
Kliniska vetenskaper, Malmö
8,0% 8,8% 26,3% 36,5% 16,8% 3,6%
Laboratorieme
dicin, Lund 0,0% 9,0% 20,5% 35,9% 24,4% 10,3%
Laboratorie- medicin, Malmö
5,0% 5,0% 18,3% 43,3% 18,3% 10,0%
Fakultets-
kansliet 39,5% 21,1% 21,1% 13,2% 5,3% 0,0%
Övrigt 12,1% 6,9% 29,3% 31% 10,3% 10,3%
Hur ofta läser du personaltidningen Närv?
Undersökningen visar tydligt att Närv är en tidning som läses av relativt många medarbetare inom Medicinska fakulteten. Drygt fyra av tio läser varje nummer och ytterligare sju procent svarar att de läser tre av fyra nummer per år. Samtidigt är det så många som drygt 15 procent som svarar att de aldrig läser Närv. En av tio uppger att de inte känner till tidningen. Se även diagrammet nedan:
Diagram 5: Hur ofta läser du personaltidningen Närv? (bas: alla)
Nedbrutna resultat
Undersökningen visar att Närv är en tidning som läses mest av kvinnor, de som varit anställda länge vid fakulteten, T/A-personal samt medarbetare vid Fakultetskansliet.
Den sistnämnda gruppen läser Närv oftare än någon annan grupp; 75,7 procent läser varje nummer av tidningen.
Närv läses minst av dem som arbetat kort tid vid Lunds universitet, institutionerna för laboratoriemedicin i Lund och Malmö samt forskarstuderande. I dessa grupper ligger andelen som läser varje nummer av Närv på 25-30 procent
Hur ofta läser du nyhetsbrevet E-bulletinen?
Även E-bulletinen läses av ganska många medarbetare inom fakulteten. Knappt hälften av respondenterna svarar att de alltid läser E-bulletinen och en knapp tredjedel läser E-bulletinen ofta. Ytterst få svarar att de aldrig läser E-bulletinen och det är knappt någon som uppger att de inte känner till nyhetsbrevet.
Diagram 6: Hur ofta läser du nyhetsbrevet E-bulletinen? (Bas: alla)
Nedbrutna svar
Det är framför allt medarbetare som jobbat länge inom universitetet, medarbetare vid Fakultetskansliet, lärare och medarbetare med personalansvar som läser E- bulletinen. Nyhetsbrevet läses minst av medarbetare som jobbat kort tid vid Lunds universitet samt av forskarstuderande.
De mest markanda skillnaderna mellan hur ofta medarbetarna läser E-bulletinen finner vi mellan olika personalkategorier, se tabellen nedan.
Tabell 4: Hur ofta läser du nyhetsbrevet E-bulletinen? (bas: personalkategori)
Personal- kategori
Alltid Ofta Ibland Sällan Aldrig Känner inte till Forskar-
studerande 29,8% 34,4% 22,1% 12,2% 1,5% 0,0%
Forskare 45,5% 26,7% 18,8% 7,4% 1,5% 0,0%
Lärare 55,7% 24,7% 12,3% 5,5% 1,4% 0,5%
T/A-personal 50,0% 29,6% 12,9% 5,7% 0,9% 0,9%
Övrigt 40,5% 28,6% 16,7% 11,9% 2,4% 0,0%
Hur ofta läser du ledningsbrevet brev från dekanus?
Brev från dekanus läses ungefär lika ofta som E-bulletinen. Drygt fyra av tio läser alltid Brev från dekanus och en dryg fjärdedel svarar att de läser ledningsbrevet ofta.
Även här är det få som svarar att de aldrig läser Brev från dekanus och det är bara två respondenter som uppger att de inte känner till ledningsbrevet.
Diagram 7: Hur ofta läser du ledningsbrevet Brev från dekanus? (bas: alla)
Nedbrutna svar
Återigen finner vi de flitigaste läsarna bland medarbetare som jobbat många år vid universitetet, vid Fakultetskansliet, bland lärarna och bland medarbetare med personalansvar. Brev från dekanus läses minst av medarbetare som jobbat kort tid vid Lunds universitet samt av forskarstuderande.
De största skillnaderna finner vi, precis som när det gäller E-bulletinen, mellan olika personalkategorier, se tabellen nedan.
Tabell 5: Hur ofta läser du Brev från dekanus? (bas: personalkategori)
Personal- kategori
Alltid Ofta Ibland Sällan Aldrig Känner inte till Forskar-
studerande 12,1% 25,0% 28,8% 25,0% 9,1% 0,0%
Forskare 49,8% 25,6% 16,3% 5,9% 2,0% 0,5%
Lärare 60,5% 28,2% 6,8% 3,2% 1,4% 0,0%
T/A-personal 43,8% 25,9% 21,8% 6,9% 1,3% 0,3%
Övrigt 37,2% 23,3% 11,6% 20,9% 7,0% 0,0%
Vilken funktion fyller olika informationskanaler?
Utöver den upplevda nyttan med de olika kanalerna har vi i undersökningen även mätt vilken funktion några av de interna kommunikationskanalerna fyller för medarbetarna. Här har vi tittat närmare på fyra kanaler: den interna webbplatsen, Närv, E-bulletinen samt Brev från dekanus. Syftet har varit att undersöka om det syfte som finns med respektive kanal också ”går fram” till medarbetarna. Respondenterna har fått markera vilken/vilka av de fyra kanalerna som de upplever
• är intressanta att läsa
• har ett aktuellt innehåll
• är ett stöd i arbetet
• har ett trovärdigt innehåll
• ger en god inblick i vad man arbetar med inom andra delar av Medicinska fakulteten
• ger kunskap om hur det går ekonomiskt för Medicinska fakulteten
• tydliggör vilka som är de mest prioriterade frågorna för medicinska fakulteten
• ger kunskap om mål och strategier för Medicinska fakulteten
• bidrar till förståelse för vad Medicinska fakultetens mål och strategier betyder för mig och min enhet eller motsvarande
Medarbetarna kunde ange flera svar per delfråga. Resultaten framgår av diagrammet nedan.
Diagram 8: Vilken funktion fyller olika kommunikationskanaler? (bas: alla)
Det som diagrammet visar är att:
• Brev från dekanus är en viktig kanal för strategisk kommunikation. Det upplevs vara den kanal genom vilken medarbetarna främst får information om mål, strategier, prioriterade frågor samt det ekonomiska läget. Men diagrammet visar även att Brev från dekanus fyller en viktig funktion även på andra områden och att det är en kanal som upplevs ha ett aktuellt och trovärdigt innehåll och som upplevs som intressant att läsa.
• Den interna webbplatsen upplevs framför allt som ett viktigt stöd i arbetet och som en viktig informationskälla med ett trovärdigt innehåll.
• Närvs främsta funktion är att fungera som forum för tvärkommunikation, genom att ge inblick i vad man arbetar med inom andra delar av Medicinska fakulteten.
Tidningen upplevs också ha ett trovärdigt innehåll och vara intressant att läsa.
• E-bulletinen upplevs huvudsakligen vara en viktig informationskälla med ett aktuellt och trovärdigt innehåll.
Nedbrutna resultat
När vi studerar resultaten utifrån olika bakgrundsvariabler finner vi en hel del skillnader. Det vi framför allt kan se är att olika undergrupper uppskattar olika kanaler. En grupp som tycker att en kanal är intressant att läsa tenderar även att hålla med om övriga aspekter, t.ex. att den har ett aktuellt innehåll, att den är ett bra arbetsstöd, att den är ett stöd i arbetet. Här är några av de allra tydligaste tendenserna:
• Närv är en kanal som uppskattas mer av medarbetare som jobbat kort tid inom Lunds universitet än de som har arbetat länge. Betydligt fler av dem som arbetat upp till ett år och mellan 1 och 3 år tycker att tidningen är intressant att läsa, har ett aktuellt innehåll, har ett trovärdigt innehåll, ger kunskap om hur det går ekonomiskt för fakulteten, ger kunskap om mål och strategier. Närv tycks också fylla en särskilt viktig funktion för fakultetskansliet; betydligt fler av
medarbetarna inom fakultetskansliet än medarbetare på de olika institutionerna, anser att Närv lever upp till de olika påståendena vi ställer i frågan.
• E-bulletinen värderas högst av forskarstuderande, som tycker att nyhetsbrevet är intressant att läsa, har ett aktuellt innehåll, är en viktig informationskälla, har ett trovärdigt innehåll, ger kunskap om hur det går ekonomiskt för fakulteten, tydliggör vilka frågor som är mest prioriterade för fakulteten, samt ger kunskap om mål och strategier och vad dessa betyder för den egna personen och enheten.
En annan tendens är att E-bulletinen skattas högre av institutionerna än av fakultetskansliet, medan det omvända förhållandet råder när det gäller övriga kanaler.
• Brev från dekanus värdesätts högst av män, lärare, Fakultetskansliet samt medarbetare med personalansvar. Särskilt tydligt framgår det att
Fakultetskansliet tycker att Brev från dekanus är intressant att läsa, att det har ett aktuellt innehåll och att det är en viktig informationskälla, samt att lärare tycker att brevet är ett stöd i arbetet.
• Attityderna till den interna webbplatsen är mest positiva bland medarbetare som jobbat mindre än ett år på universitetet samt bland medarbetare inom
Fakultetskansliet. Framför allt håller de med om att den interna webbplatsen är ett stöd i arbetet, att den har ett aktuellt och trovärdigt innehåll och att det är en viktig informationskälla.
Om man istället tar utgångspunkt i de olika bakgrundsvariablerna finner vi den största skillnaden mellan olika delar av organisationen. En tydlig, genomgående tendens är att den interna webbplatsen, Närv och Brev från dekanus fyller viktiga funktioner för fakultetskansliet, medan E-bulletinen fyller viktiga funktioner för de olika institutionerna.
Närmaste chefens kommunikation
I enkäten undersökte vi även medarbetarens syn på sin närmaste chefs kommunikation, dels vad gäller den personliga kommunikationen mellan medarbetare och chef, dels hur man ser på den närmaste chefens kommunikation kring frågor som rör den egna enheten eller motsvarande.
Kommunikationen mellan mig och min närmaste chef
Resultaten visar att Medicinska fakultetens medarbetare tycker att den personliga kommunikationen med närmaste chefen fungerar relativt bra, dock med viss
variation. Man håller främst med om att chefen är lätt att komma i kontakt med och att han/hon är ett bra stöd och bollplank i arbetet. Däremot håller man inte alls i samma utsträckning med om att närmaste chefen är bra på sådan kommunikation som handlar om att tydliggöra ramarna för det egna arbetet. Chefen upplevs vara sämre på att ge regelbunden återkoppling på hur medarbetaren sköter sitt arbete och på att vara tydlig med vad som förväntas av medarbetaren i arbetet, se diagrammet nedan.
Diagram 9: Kommunikationen mellan mig och min närmaste chef (bas: alla)
Nedbrutna resultat
Två grupper värderar genomgående den närmaste chefen högre än andra grupper:
medarbetare som har arbetat mindre än ett år vid Lunds universitet samt
medarbetare vid institutionen för laboratoriemedicin i Malmö. Den grupp som är minst nöjd med sin kommunikation med den närmaste chefen är lärare.
Ytterligare ett intressant resultat är att medarbetare med personalansvar är mindre nöjda med kommunikationen med sin närmaste chef, än vad medarbetare utan personalansvar är.
I tabellen nedan presenteras medelvärdena för de grupper som är mest respektive minst nöjda med kommunikationen med den närmaste chefen.
Tabell 6: Kommunikationen mellan mig och min närmaste chef (bas: mest positiva respektive negativa undergrupperna)
Min närmaste chef… Anställda mindre än ett år
Institutionen för laboratorie- medicin, Malmö
Lärare
är ett bra stöd och
”bollplank” i mitt arbete. 4,14 4,07 3,28
är lätt att komma i kontakt
med. 4,0 4,03 3,62
uppmuntrar mig att komma med idéer och initiativ.
4,11
4,15 3,19
är tydlig med vad som förväntas av mig i mitt arbete.
3,82
3,63 2,96
ger mig regelbunden återkoppling på hur jag sköter mitt arbete.
3,68
3,35 2,55
Närmaste chefen kommunikation kring frågor som rör den egna enheten eller motsvarande
Om den personliga kommunikationen med närmaste chefen fungerar relativt bra, så får chefens kommunikation kring frågor som rör den egna enheten eller
motsvarande ett klart sämre ”betyg”.
Ganska många håller med om att närmaste chefen håller regelbundna möten på den egna enheten eller motsvarande, men det finns upplevda brister inom övriga områden, som handlar om chefens förmåga att
• lösa dagliga problem,
• åstadkomma lagkänsla och delaktighet, d.v.s. kommunikationsuppgifter som kan kopplas till chefens roll som coach,
• kommunicera strategiska frågor, både vad gäller förmågan att förklara och
”översätta” övergripande budskap till den egna enheten och förmågan att sålla och prioritera de viktigaste frågorna.
Samtliga medelvärden framgår av diagrammet nedan.
Diagram 10: Närmaste chefen kommunikation kring frågor som rör den egna enheten eller motsvarande (bas: alla)
Nedbrutna resultat
Även här kan vi se att medarbetare som har arbetat mindre än ett år vid Lunds universitet genomgående värderar den närmaste chefens kommunikation kring frågor som rör den egna enheten högre än vad andra grupper gör, men här är skillnaden gentemot övriga grupper ännu mer markant.
Den grupp som är minst nöjd med den närmaste chefens kommunikation kring frågor som rör den egna enheten, är lärare. Medarbetare vid institutionerna för klinisk vetenskap i Malmö och Lund samt medarbetare som arbetat länge vid Lunds universitet är också grupper som är mindre nöjda med chefens kommunikation kring frågor som rör den egna enheten.
För detta frågeområde finns det inte några anmärkningsvärda skillnader mellan medarbetare med respektive utan personalansvar.
I tabellen nedan presenteras medelvärdena för de grupper som är mest respektive minst nöjda med den närmaste chefens kommunikation kring frågor som rör den egna enheten.
Tabell 7: Den närmaste chefens kommunikation kring frågor som rör den egna enheten eller motsvarande (bas: mest positiva respektive negativa
undergrupperna)
Min närmaste chef… Anställda
mindre än ett år
Lärare Institutionen för klinisk vetenskap, Lund/Malmö är bra på att informera oss på
enheten om vad som händer inom fakulteten i stort.
3,71 3,18 3,01/2,91
är tydlig med vilka frågor som är mest prioriterade för oss på enheten.
4,07 3,09 3,14/3,27
är bra på att förklara varför ett beslut har fattats/varför vi ska arbeta på ett visst sätt.
3,96 2,94 3,01/3,08
är bra på att förklara hur vi ska
arbeta utifrån ett fattat beslut. 3,96 2,88 3,03/3,01 är bra på att förklara vad
Medicinska fakultetens mål och strategier betyder för vår enhet.
3,54 2,88 2,78/2,79
ger regelbunden återkoppling
på hur det går för vår enhet. 4,0 3,0 3,03/3,28
håller regelbundna möten på
vår enhet. 4,46 3,39 3,26/3,67
gör oss medarbetare delaktiga i viktiga frågor och beslut, som rör vår enhet.
4,11 3,01 3,11/3,19
är bra på att skapa lagkänsla på
vår enhet. 3,82 2,89 3,16/3,2
ser till så att vi löser dagliga
problem på ett bra sätt. 3,93 2,88 3,20/3,14
Hur kan den interna kommunikationen inom Medicinska fakulteten förbättras?
Avslutningsvis fick respondenterna ge förslag på hur internkommunikationen i stort kan utvecklas och förbättras inom Medicinska fakulteten. 143 respondenter utnyttjade denna möjlighet och framförde åsikter inom framför allt följande områden:
• en förbättring av Medicinska fakultetens interna hemsida
• en större tydlighet kring chefsstruktur, chefsansvar och chefens kommunikationsansvar
• uppskattat brev från dekanus
• bättre timing för hearings och informationsmöten
• mer information på engelska för icke svenskspråkig personal
• mer riktad information för att minska informationsöverflödet
• en synligare ledning
Nedan förtydligas varje område och illustreras med hjälp av ett antal utvalda citat.
En förbättring av Medicinska fakultetens interna webbplats
Det är många som önskar sig en förbättring av Medicinska fakultetens interna webbplats. Den upplevs idag som svåranvänd och rörig och man saknar en bra sökfunktion som underlättar navigerandet på sidan. Man önskar också att hemsidan uppdateras oftare, och man efterlyser möjligheten att kunna ta del av protokoll och beslut via sidan eftersom kommunikationen kring beslut och pågående ärenden av många anses vara bristfällig.
”Hemsidorna kunde förenklas så att det blir lättare att se var man finner relevant information för just mig, utan att trycka tusen tryck innan dess.
Då känner jag att jag får glädje av informationen på hemsidan är när information är länkad i till exempel e-bulletinen direkt till en infosida. Att hitta dit själv känns övermäktigt.”
”En bättre organiserad webbplats där man samlar alla protokoll via en given länk. Kräv att protokoll från möten ska läggas ut inom tre dagar.”
”Lättare sökstrategier på webbsidan. Det är svårt att hitta t.ex. rätt budgetanvisningar och protokoll från olika grupper. Gamla begrepp som
’forskarutbildningsnämnden’ borde länkas till den nya
forskarutbildningskommittén för att göra det lättare att hitta gamla dokument. Den transparens som fakultetsledningen pratar om saknas delvis i informationsflödet i form av tillgängliga protokoll osv.”
”Förstärk resurserna så att hemsidor verkligen är uppdaterade, det är idag vår viktigaste källa till info i vårt dagliga arbete.”
En större tydlighet kring chefsstruktur, chefsansvar och chefens kommunikationsansvar
Flera av respondenterna upplever oklarheter i ledarstrukturen. I vissa
arbetssituationer saknas tydlighet kring vem som är ens närmaste chef och detta skapar osäkerhet och förvirring. Flera nämner också att kommunikationsansvaret måste tydliggöras och diskuteras i större utsträckning, samt att cheferna behöver utbildning för att kunna hantera sitt kommunikationsansvar.
”Fakultetens organisation har alltför många nivåer, vilket försvårar kommunikationen både inom en institution och inom
grundutbildningsorganisationen. Ansvarsfördelningen inom institutionen är oklar.”
”Tydliga och klara regler för ansvar och befogenhet. I dag sitter
personerna enbart i möten och har delegerat sina arbetsuppgifter till de lägst stående som får ta ansvar för uppgifter de inte har befogenhet för.
Det behövs personer med kompetens att leda och ta ansvar på ledande befattningar.”
”Kräv utbildning av ansvariga ’chefer’ i allt som har med chefskap att göra (att vara neutral, medarbetarsamtal, konflikthantering,
informationsmöten, etc.).”
”Befattningsbeskrivningar för GU-prefekt, programdirektör, och sektionschef – vem ansvarar egentligen för vad?”
”Det helt dominerande problemet är att det skapats oklara (dolda) beslutsvägar där (försök till) beslut tas utanför de organ som har ansvaret och där beredningsarbetet ofta är av dålig kvalitet. Det verkar vara viktigare att ledningen får bestämma själv än att besluten blir bra och långsiktigt, professionellt riktiga. Därmed blir också delaktigheten låg och ingen kommunikation i världen kan avhjälpa detta.”
”Tydliggör chefskap och ansvar. När jag har svarat [på enkäten] har jag utgått från tolkningen att närmsta chef = prefekt, men det kan finnas andra tolkningar då man har olika roller - det råder alltså tveksamhet om vem som faktiskt är ens närmsta chef vilket ju är katastrofalt.”
Uppskattat brev från dekanus
Många respondenter uttrycker sin uppskattning för Brev från dekanus. De upplevs som ärliga och raka i tonen och man tycker att de har gjort att kommunikationen med fakultetsledningen har förbättrats.
”Dekanus brev har lyft och blivit mycket viktiga.”
”Allra mest uppskattar jag dekanus brev. De ger signaler om mål, strategier och uppfattas som rak och ärlig information.”
”Internkommunikationen med fakultetsledningen har blivit bättre i och med bl.a. dekanus nät-informationsbrev.”
”Tack Bo Ahrén för mycket rättframma, informationsrika och tydliga
’Brev från dekanus’.”
”Dekanus Bo Ahréns arbete med kommunikationen är ett fantastiskt föredöme.”
Bättre timing för hearings och informationsmöten
Flera nämner det problematiska i att hearings och informationsmöten förläggs sent på arbetsdagen. En del har då inte möjlighet att närvara och går miste om den förmedlade informationen. Man önskar också få information om viktiga beslut i god tid, bland annat för att minska ryktesspridning i samband med förändringar.
”Det vore bra om info och hearings etc. från och med fakultetsledningen kunde läggas lite tidigare. Har man barn att hämta på dagis 16.30 är det omöjligt att gå på hearings etc. som ALLTID startar 16.00.”
”Lunchmöten istället för möten efter kl. 16.”
”Let us know important decisions beforehand and not as a retroactive decision, e.g. the financial cut of 10 % of the salaries, made in Feb. 06 and valid as of Jan. 06. This is unprofessional…”
Mer information på engelska för icke svenskspråkig personal
Flera av respondenterna säger sig gå miste om mycket information eftersom den bara förmedlas på svenska.
“I don't get complete information since it is either partially or completely in Swedish.”
”To make the life of foreigners easier, I suggest that all internal communication within the faculty should be in English or English and Swedish. I have never read the Magazine from the faculty since it is in Swedish.”
Mer riktad information för att minska informationsöverflödet
Det är flera respondenter som tycker att informationsflödet ibland blir för stort för att kunna hanteras på ett lämpligt och effektivt sätt. Man får för mycket information och dessutom skickas samma information genom många olika kanaler. Det är alltså inte mer information som eftersträvas, utan snarare information som är bättre anpassad till den egna arbetssituationen.
”Många gånger får man samma information med olika
kommunikationsmedel (e-mail, brev från dekanus, e-bulletin, etc.). Detta gör att man lätt förbiser det som verkligen är nytt, eftersom allt verkar bekant. Det kan lätt bli ’för mycket’ information ibland!”
”Minska andelen onödig information alternativt skapa 'riktade kanaler' för information. Den enkla vägen med att skicka allt till alla är en dålig strategi för oss som har e-postlådan full av annat arbete.”
”Det är så mycket info ständigt att hålla sig a jour med! Vi behöver inte fler kanaler, kanske färre!”
”Vi får mycket information om allt möjligt. Ibland är det så mycket att man därför inte tar sig tid att läsa det även om man borde. Men det beror även på att jag tycker det inte riktar sig till mig. Kanske skulle man kunna rikta informationen mer till vad som verkligen är till forskare,
projektledare, doktorander och ta-personal.”
En synligare ledning
Flera påpekar att ledningen är för osynlig och anonym och tycker att cheferna befinner sig för långt bort från den operativa verksamheten. De vill att de i högre grad ska närma sig de anställda, exempelvis genom att komma ut på besök till olika arbetsplatser eller bara genom att presentera sig.
”Storinstitutionssystemet innebär för långt avstånd mellan ledning och verksamhet. Vetenskapliga och pedagogiska frågor kan inte hanteras på ett bra sätt inom detta system, enbart personalfrågor och ekonomi. Flytta ned det vetenskapliga och pedagogiska ansvaret till lägre nivåer.”
”Arbeta för en ’plattare’ organisation, minska avståndet mellan beslutsfattare och verkställare.”
”Fakulteten och för den delen även institutionen känns ganska avlägsna från det dagliga arbetet.”
”Jag upplever en väldig toppstyrning där få personer i nämnderna fattar alla beslut och det är väldigt svårt för oss andra att påverka.”
”Jag anser att prefekterna är i det närmaste anonyma.”
”Synliggör ledarna/cheferna inom MedFak genom besök/info direkt på min arbetsplats t.ex. 2-4 ggr om året.”
Slutsatser och vidare rekommendationer
De resultat som presenterats i rapporten visar att Medicinska fakulteten till vissa delar har lyckats skapa en fungerande struktur för den interna kommunikationen inom fakulteten, men det finns även många områden med stor förbättringspotential, framför allt när det gäller chefskommunikationen. Medarbetarna efterfrågar en större tydlighet när det gäller chefsstrukturen, chefsansvaret och chefens kommunikationsansvar.
Nedan beskrivs dessa förbättringsområden lite närmare. Vi ger även förslag till hur Medicinska fakulteten bör gå vidare i den följande kvalitativa delen av
undersökningen, för att få en mer djuplodande bild av hur den interna
kommunikationen fungerar inom fakulteten: varför resultaten ser ut som de gör och hur den interna kommunikationen inom Medicinska fakulteten kan effektiviseras och vidareutvecklas.
Utmaningar i kommunikationsklimatet: informationsöverflödet och delaktigheten
Det finns inga stora brister vad gäller kommunikationsklimatet, men flera områden behöver ändå ses över och förbättras. Det gäller framför allt det upplevda
informationsöverflödet och delaktigheten i frågor och beslut som rör den egna arbetsplatsen.
Många upplever att de får allt för mycket information, och att den inte är anpassad till de egna behoven, det visar inte minst de öppna svaren. Samma information upplevs gå via flera olika kanaler och det finns en upplevelse av att ”alla får allt”. Mer målgruppsanpassning och kanske även färre kanaler, är medarbetarnas bud.
I den uppföljande kvalitativa studien är det därför relevant att föra en fördjupad diskussion kring de olika kanalernas brister och förtjänster, för att därefter kanske göra en översyn och revidering av kommunikationssystemet. Kanske har någon eller några kanaler otydliga syften? Kanske någon kanal inte behövs? Kanske finns det något behov som inte tillfredsställs via någon kanal?
Delaktigheten är också viktig att resonera om i den kvalitativa studien. På vilket sätt involveras medarbetarna i beslutsprocessen idag? Ska resultaten tolkas som att man inte tycker att man får tillgång till information om frågor och beslut som rör den egna arbetsplatsen, eller att man inte känner sig engagerad och involverad i
beslutsprocessen? Eller handlar det om något annat?
Nyanställda mer tillfredsställda med kommunikationen
De som varit anställda vid Lunds universitet under en kortare tid är genomgående mer nöjda med internkommunikationen än vad deras kollegor som arbetat en längre tid vid universitetet är. Detta gäller både deras syn på kommunikationsklimatet,
kanalerna och närmaste chefen. Samtidigt är de nyanställda den grupp som använder de olika kanalerna i minst utsträckning och som har lägst kännedom om dem. De nyanställda är en viktig grupp att jobba med för att skapa ett gott klimat och en bra arbetsplats. Därför känns det angeläget att i den kvalitativa studien närmare analysera deras informationsbehov och deras intryck av hur den interna kommunikationen fungerar.
De fakultetsövergripande kanalerna fyller sin funktion, men nytta, användning och kunskap varierar stort.
Undersökningen visar att de fakultetsövergripande kanalerna Närv, E-bulletinen, Brev från dekanus och de interna sidorna på webben, till stor del har funnit sin plats i kommunikationssystemet. De fyller de funktioner som de är tänkta att fylla, enligt kommunikationsplanen. Brev från Dekanus upplevs som en viktig kanal för strategiska frågor, den interna webben ses som en viktig informationskälla och ett stöd i arbetet, Närv fungerar som forum för tvärkommunikation och ger en helhetsbild av fakultetens verksamhet, och E-bulletinen uppfattas en viktig informationskälla.
Däremot skiljer det sig ganska stort mellan olika gruppers syn på kanalerna. Det finns också brister när det gäller användning av och kännedom om kanalerna, som behöver diskuteras vidare och åtgärdas. De tydligaste slutsatserna för respektive kanal är:
• De n in terna we bb en tycks vara en kanal framför allt för Fakultetskansliet, som använder den betydligt oftare och upplever den som nyttigare än vad institutionerna gör. Varför det förhåller sig så, vilka funktioner som saknas och vad som ska till för att webben ska bli ett bättre stöd för institutionernas verksamhet, är en viktig fråga att ta upp i den uppföljande kvalitativa studien.
Undersökningen visar också att den interna webben i högre grad än i dag borde fungera som ett forum för strategisk information, då flera medarbetare efterlyser möjlighet att kunna ta del av protokoll och fattade beslut via webben.
• Närv behöver finna sin roll. Tidningen upplevs visserligen ge medarbetarna en relativt god inblick i andra delar av fakultetens verksamhet, men få upplever den som ett nyttigt stöd i arbetet och det är också relativt många som inte känner till att tidningen finns överhuvudtaget. Mest okänd är Närv för dem som varit anställda mindre än ett år vid universitetet; nära en tredjedel i denna grupp känner inte till tidningen. En diskussion om Närvs roll och syfte känns också som en angelägen diskussionspunkt i den uppföljande kvalitativa studien.
• Br ev från d ek an us fungerar bra! Ledningsbrevet läses av många medarbetare, uppfattas som relativt nyttig i arbetet och fyller en viktig funktion inom så gott som samtliga de områden vi mäter i undersökningen. De öppna svaren vittnar också om att Brev från dekanus är en mycket uppskattad kanal, för att den på ett öppet och ärligt sätt synliggör fakultetsledningens strategiska mål och planer. Ett område för förbättring är dock att se till så att ledningsbrevet uppfattas som lika nyttigt för institutionerna som för fakultetskansliet, som – liksom med den interna webben – är de som ger kanalen högst ”betyg”.
• E-bu lle tin en fungerar också bra. Den är välkänd och läses frekvent av de allra flesta – återigen dock mest av medarbetare inom Fakultetskansliet. Nyhetsbrevet
upplevs också som en relativt nyttig kanal, dock mer i egenskap av viktig informationskälla än som ett direkt stöd i arbetet. Intressant att notera – och värt att åtgärda – är det faktum att forskarstuderande är den grupp som läser E- bulletinen i lägst utsträckning, men som samtidigt ger den högre värden på så gott som alla funktioner, än vad övriga personalkategorier gör. Vad som ligger bakom denna paradox och vad som kan göras för att öka läsfrekvensen bland forskarstuderande, är sådant som den kvalitativa studien kan visa.
Vad gäller slutsatser kring övriga kanaler, där vi dock inte mätt attityder och funktioner lika grundligt, är det intressant att notera att e-post uppfattas som den nyttigaste kanalen i arbetet, vilket är ett ganska ovanligt resultat i den här typen av undersökningar. Om det beror på att e-posthanteringen inom fakulteten fungerar bra, eller om det snarare ska ses som ett tecken på att övriga kanaler brister som stöd i arbetet, får den kvalitativa studien visa.
Att närmaste chefen, kollegor och interna möten också placerar sig i topp bland kanalerna, är däremot mer väntat; muntliga kanaler skattas vanligtvis som betydligt viktigare och nyttigare i arbetet, än skriftliga och elektroniska. Trots detta upplevs kommunikationen med den närmaste chefen i flera avseenden som bristfällig, mer om det nedan.
Ytterligare ett anmärkningsvärt resultat är det låga ”betyget” för Hearings med fakultetsledningen. De fungerar uppenbarligen inte, men enkäten ger inga svar på varför. Handlar det om innehållet i eller formerna för träffarna? Detta är en fråga som kan analyseras vidare i den kvalitativa studien.
Närmaste chefen är en av de viktigaste kanalerna, men lever inte riktigt upp till förväntningarna
Undersökningen visar att den närmaste chefen är en mycket viktig kanal i Medicinska fakultetens interna kommunikationssystem, men också att
chefskommunikationen behöver utvecklas på flera områden, särskilt när det gäller kommunikationen kring frågor som rör den egna enheten, men också när det gäller kommunikationen mellan chef-medarbetare. De brister som framträder tydligast är:
• Kommunikation om arbetet: chefens förmåga att tydliggöra förväntningar på och ge feedback till sina medarbetare.
• Strategisk kommunikation: chefens förmåga att förklara, tolka och översätta strategiska budskap, så att de får mening för den enskilde och för enheten.
• Coachrollen: chefens förmåga att skapa delaktighet och lagkänsla bland sina medarbetare.
Särskilt intressant att notera är lärarnas missnöje med sin närmaste chef.
I de öppna svaren framkommer några tänkbara förklaringar till att det
kommunikativa ledarskapet brister. Flera respondenter nämner faktorer som en generell oklarhet vad gäller ledarstrukturen inom fakulteten, oklarhet vad gäller ansvar och befogenheter samt otydlighet vad gäller chefens kommunikationsansvar.
Detta är ett område som bör ges stort utrymme i den uppföljande kvalitativa studien, både för få medarbetarnas förklaringar till och exempel på hur chefskommunika- tionen brister, men också för att få cheferna att resonera kring hur de ser på sitt kommunikationsansvar, vad som eventuellt hindrar dem att kunna ta detta ansvar samt vilken typ av stöd och verktyg de behöver för att kunna utvecklas som kommunikativa ledare.
Förslag på upplägg för den kvalitativa studien
Vi föreslår att Medicinska fakulteten går vidare med en uppföljande kvalitativ undersökning med följande upplägg:
• Tre personliga intervjuer med ledningspersoner: dekanus, kanslichef samt representant för prefektrådet
• Personliga intervjuer med chefer på institutionerna, t.ex. en prefekt och två-tre sektionschefer/avdelningschefer per institution. Totalt: 18-24 intervjuer.
• Fokusgrupper med medarbetare
• En fokusgrupp med nyanställda medarbetare (arbetat mindre än ett år)
• En fokusgrupp med medarbetare på fakultetskansliet
• En fokusgrupp med lärare
• En fokusgrupp med forskare och forskarstuderande
• En fokusgrupp med T/A-personal
Detta upplägg gör det möjligt att mer på djupet kunna analysera respektive
medarbetargrupps specifika informations- och kommunikationsbehov. De tre senare fokusgrupperna bör med fördel sättas samman på ”tvärs” mellan olika institutioner.
Fokusgrupperna bör bestå av cirka 10 deltagare.
Om Medicinska fakulteten så önskar kan Nordisk Kommunikation kan ta på sig ansvaret för hela genomförandet av den kvalitativa studien, alternativt fungera som stöd i framtagandet av intervjuguider, som intervjuare eller i analysarbetet.
