De resultat som presenterats i rapporten visar att Medicinska fakulteten till vissa delar har lyckats skapa en fungerande struktur för den interna kommunikationen inom fakulteten, men det finns även många områden med stor förbättringspotential, framför allt när det gäller chefskommunikationen. Medarbetarna efterfrågar en större tydlighet när det gäller chefsstrukturen, chefsansvaret och chefens kommunikationsansvar.
Nedan beskrivs dessa förbättringsområden lite närmare. Vi ger även förslag till hur Medicinska fakulteten bör gå vidare i den följande kvalitativa delen av
undersökningen, för att få en mer djuplodande bild av hur den interna
kommunikationen fungerar inom fakulteten: varför resultaten ser ut som de gör och hur den interna kommunikationen inom Medicinska fakulteten kan effektiviseras och vidareutvecklas.
Utmaningar i kommunikationsklimatet: informationsöverflödet och delaktigheten
Det finns inga stora brister vad gäller kommunikationsklimatet, men flera områden behöver ändå ses över och förbättras. Det gäller framför allt det upplevda
informationsöverflödet och delaktigheten i frågor och beslut som rör den egna arbetsplatsen.
Många upplever att de får allt för mycket information, och att den inte är anpassad till de egna behoven, det visar inte minst de öppna svaren. Samma information upplevs gå via flera olika kanaler och det finns en upplevelse av att ”alla får allt”. Mer målgruppsanpassning och kanske även färre kanaler, är medarbetarnas bud.
I den uppföljande kvalitativa studien är det därför relevant att föra en fördjupad diskussion kring de olika kanalernas brister och förtjänster, för att därefter kanske göra en översyn och revidering av kommunikationssystemet. Kanske har någon eller några kanaler otydliga syften? Kanske någon kanal inte behövs? Kanske finns det något behov som inte tillfredsställs via någon kanal?
Delaktigheten är också viktig att resonera om i den kvalitativa studien. På vilket sätt involveras medarbetarna i beslutsprocessen idag? Ska resultaten tolkas som att man inte tycker att man får tillgång till information om frågor och beslut som rör den egna arbetsplatsen, eller att man inte känner sig engagerad och involverad i
beslutsprocessen? Eller handlar det om något annat?
Nyanställda mer tillfredsställda med kommunikationen
De som varit anställda vid Lunds universitet under en kortare tid är genomgående mer nöjda med internkommunikationen än vad deras kollegor som arbetat en längre tid vid universitetet är. Detta gäller både deras syn på kommunikationsklimatet,
kanalerna och närmaste chefen. Samtidigt är de nyanställda den grupp som använder de olika kanalerna i minst utsträckning och som har lägst kännedom om dem. De nyanställda är en viktig grupp att jobba med för att skapa ett gott klimat och en bra arbetsplats. Därför känns det angeläget att i den kvalitativa studien närmare analysera deras informationsbehov och deras intryck av hur den interna kommunikationen fungerar.
De fakultetsövergripande kanalerna fyller sin funktion, men nytta, användning och kunskap varierar stort.
Undersökningen visar att de fakultetsövergripande kanalerna Närv, E-bulletinen, Brev från dekanus och de interna sidorna på webben, till stor del har funnit sin plats i kommunikationssystemet. De fyller de funktioner som de är tänkta att fylla, enligt kommunikationsplanen. Brev från Dekanus upplevs som en viktig kanal för strategiska frågor, den interna webben ses som en viktig informationskälla och ett stöd i arbetet, Närv fungerar som forum för tvärkommunikation och ger en helhetsbild av fakultetens verksamhet, och E-bulletinen uppfattas en viktig informationskälla.
Däremot skiljer det sig ganska stort mellan olika gruppers syn på kanalerna. Det finns också brister när det gäller användning av och kännedom om kanalerna, som behöver diskuteras vidare och åtgärdas. De tydligaste slutsatserna för respektive kanal är:
• De n in terna we bb en tycks vara en kanal framför allt för Fakultetskansliet, som använder den betydligt oftare och upplever den som nyttigare än vad institutionerna gör. Varför det förhåller sig så, vilka funktioner som saknas och vad som ska till för att webben ska bli ett bättre stöd för institutionernas verksamhet, är en viktig fråga att ta upp i den uppföljande kvalitativa studien.
Undersökningen visar också att den interna webben i högre grad än i dag borde fungera som ett forum för strategisk information, då flera medarbetare efterlyser möjlighet att kunna ta del av protokoll och fattade beslut via webben.
• Närv behöver finna sin roll. Tidningen upplevs visserligen ge medarbetarna en relativt god inblick i andra delar av fakultetens verksamhet, men få upplever den som ett nyttigt stöd i arbetet och det är också relativt många som inte känner till att tidningen finns överhuvudtaget. Mest okänd är Närv för dem som varit anställda mindre än ett år vid universitetet; nära en tredjedel i denna grupp känner inte till tidningen. En diskussion om Närvs roll och syfte känns också som en angelägen diskussionspunkt i den uppföljande kvalitativa studien.
• Br ev från d ek an us fungerar bra! Ledningsbrevet läses av många medarbetare, uppfattas som relativt nyttig i arbetet och fyller en viktig funktion inom så gott som samtliga de områden vi mäter i undersökningen. De öppna svaren vittnar också om att Brev från dekanus är en mycket uppskattad kanal, för att den på ett öppet och ärligt sätt synliggör fakultetsledningens strategiska mål och planer. Ett område för förbättring är dock att se till så att ledningsbrevet uppfattas som lika nyttigt för institutionerna som för fakultetskansliet, som – liksom med den interna webben – är de som ger kanalen högst ”betyg”.
• E-bu lle tin en fungerar också bra. Den är välkänd och läses frekvent av de allra flesta – återigen dock mest av medarbetare inom Fakultetskansliet. Nyhetsbrevet
upplevs också som en relativt nyttig kanal, dock mer i egenskap av viktig informationskälla än som ett direkt stöd i arbetet. Intressant att notera – och värt att åtgärda – är det faktum att forskarstuderande är den grupp som läser E-bulletinen i lägst utsträckning, men som samtidigt ger den högre värden på så gott som alla funktioner, än vad övriga personalkategorier gör. Vad som ligger bakom denna paradox och vad som kan göras för att öka läsfrekvensen bland forskarstuderande, är sådant som den kvalitativa studien kan visa.
Vad gäller slutsatser kring övriga kanaler, där vi dock inte mätt attityder och funktioner lika grundligt, är det intressant att notera att e-post uppfattas som den nyttigaste kanalen i arbetet, vilket är ett ganska ovanligt resultat i den här typen av undersökningar. Om det beror på att e-posthanteringen inom fakulteten fungerar bra, eller om det snarare ska ses som ett tecken på att övriga kanaler brister som stöd i arbetet, får den kvalitativa studien visa.
Att närmaste chefen, kollegor och interna möten också placerar sig i topp bland kanalerna, är däremot mer väntat; muntliga kanaler skattas vanligtvis som betydligt viktigare och nyttigare i arbetet, än skriftliga och elektroniska. Trots detta upplevs kommunikationen med den närmaste chefen i flera avseenden som bristfällig, mer om det nedan.
Ytterligare ett anmärkningsvärt resultat är det låga ”betyget” för Hearings med fakultetsledningen. De fungerar uppenbarligen inte, men enkäten ger inga svar på varför. Handlar det om innehållet i eller formerna för träffarna? Detta är en fråga som kan analyseras vidare i den kvalitativa studien.
Närmaste chefen är en av de viktigaste kanalerna, men lever inte riktigt upp till förväntningarna
Undersökningen visar att den närmaste chefen är en mycket viktig kanal i Medicinska fakultetens interna kommunikationssystem, men också att
chefskommunikationen behöver utvecklas på flera områden, särskilt när det gäller kommunikationen kring frågor som rör den egna enheten, men också när det gäller kommunikationen mellan chef-medarbetare. De brister som framträder tydligast är:
• Kommunikation om arbetet: chefens förmåga att tydliggöra förväntningar på och ge feedback till sina medarbetare.
• Strategisk kommunikation: chefens förmåga att förklara, tolka och översätta strategiska budskap, så att de får mening för den enskilde och för enheten.
• Coachrollen: chefens förmåga att skapa delaktighet och lagkänsla bland sina medarbetare.
Särskilt intressant att notera är lärarnas missnöje med sin närmaste chef.
I de öppna svaren framkommer några tänkbara förklaringar till att det
kommunikativa ledarskapet brister. Flera respondenter nämner faktorer som en generell oklarhet vad gäller ledarstrukturen inom fakulteten, oklarhet vad gäller ansvar och befogenheter samt otydlighet vad gäller chefens kommunikationsansvar.
Detta är ett område som bör ges stort utrymme i den uppföljande kvalitativa studien, både för få medarbetarnas förklaringar till och exempel på hur chefskommunika-tionen brister, men också för att få cheferna att resonera kring hur de ser på sitt kommunikationsansvar, vad som eventuellt hindrar dem att kunna ta detta ansvar samt vilken typ av stöd och verktyg de behöver för att kunna utvecklas som kommunikativa ledare.
Förslag på upplägg för den kvalitativa studien
Vi föreslår att Medicinska fakulteten går vidare med en uppföljande kvalitativ undersökning med följande upplägg:
• Tre personliga intervjuer med ledningspersoner: dekanus, kanslichef samt representant för prefektrådet
• Personliga intervjuer med chefer på institutionerna, t.ex. en prefekt och två-tre sektionschefer/avdelningschefer per institution. Totalt: 18-24 intervjuer.
• Fokusgrupper med medarbetare
• En fokusgrupp med nyanställda medarbetare (arbetat mindre än ett år)
• En fokusgrupp med medarbetare på fakultetskansliet
• En fokusgrupp med lärare
• En fokusgrupp med forskare och forskarstuderande
• En fokusgrupp med T/A-personal
Detta upplägg gör det möjligt att mer på djupet kunna analysera respektive
medarbetargrupps specifika informations- och kommunikationsbehov. De tre senare fokusgrupperna bör med fördel sättas samman på ”tvärs” mellan olika institutioner.
Fokusgrupperna bör bestå av cirka 10 deltagare.
Om Medicinska fakulteten så önskar kan Nordisk Kommunikation kan ta på sig ansvaret för hela genomförandet av den kvalitativa studien, alternativt fungera som stöd i framtagandet av intervjuguider, som intervjuare eller i analysarbetet.