Dokumenthanteringsplan för bygglovsenheten inom miljö- och byggnadsnämnden
Beslut om gallring: 2016-05-03
Merparten av bygglovsenhetens ärenden och handlingar registreras och hanteras i IT-systemet Castor.
IT-systemet Castor hanterar samtliga typer av bygglovsärenden. Från och med 2014-07-01 finns dessa endast i digital form. Eventuella handlingar som inkommer på papper skannas och läggs in i Castor. Pappersoriginalen får därefter gallras 6 månader efter inskanning (se
gallringsbeslut 2015/0522 KS.034).
Bygglovsakter som upprättats före 2014-07-01 bevaras på mikrofilm/mikrofiche. Brukskopia finns i digital form. Bevarandeexemplar förvaras i klimatarkiv hos Regionarkivet i Västra Götaland och sorteras efter filnummer. Filmnumret är registrerat för respektive fastighet i Castor.
De handlingar som registrerats i bygglovsenhetens ärenden och som ska bevaras, arkiveras från och med 2016 i kommunens e-arkiv. Leveransen till e-arkivet sker ett år efter att ärendet har avslutats i Castor.
Handlingar rörande permanenta bygglov, förhandsbesked samt bygganmälan eller anmälan
Handlingar som ska bevaras Ansökan om lov/(bygg-)anmälan Arbetstagarintyg
Beskrivningar av VVS, brand och fukt samt byggbeskrivningar Beslut om lov med tillhörande handlingar
Beslut om slutbesked
Beslut om startbesked/beslut om kontrollplan Beslut om ändring av lov
Bevis om publicering av beslut i Post- och Inrikes tidningar Byggfelsförsäkring/Färdigställandeskydd
Förteckning över mottagare av meddelande om publicering av beslut Grannehöranden
Handlings-/ritningsförteckning Illustrationer, färgsättning Utlåtande från kontrollansvarig Kontrollplan
Korrespondens och minnesanteckningar från möten som har betydelse för ärendets handläggning
Mottagningsbevis
Protokoll från arbetsplatsbesök
Protokollsutdrag från miljö- och byggnadsnämnden eller arbetsutskottet Protokoll från slutsamråd
Protokoll från tekniskt samråd/byggsamråd Relationsritningar (A/K/VVS).
Ritningar (A/K/VVS)
Situationsplan/Nybyggnadskarta Särskilda upplysningar
Teknisk dokumentation (brandskydd, fuktskydd etc.) Tjänsteanteckningar
Tjänsteutlåtande med bilagor Uppgift om kontrollansvarig Utlåtande från sakkunnig Ärenderapport
Övriga intyg och utlåtanden (lägeskontroll, brand, tillgänglighet, buller, sotarintyg etc.)
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist
Ersatta handlingar Gallras när handlingen ersatts
av ny handling
Delegationsbeslut för utskrift Gallras när ärendet arkiveras Korrespondens och minnesanteckningar utan betydelse för
ärendets handläggning
Gallras när ärendet arkiveras
Beräkning av avgift Gallras när ärendet arkiveras
Handlingar rörande tidsbegränsade bygglov Handlingar som ska bevaras
Beslut om lov Situationsplan Ritningar
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist
Övriga handlingar Gallras när ärendet arkiveras
Handlingar rörande skyltlov Handlingar som ska bevaras Beslut om lov
Situationsplan Ritningar
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist
Övriga handlingar Gallras när ärendet arkiveras
Handlingar rörande villkorsbesked Handlingar som ska bevaras
Ansökan om villkorsbesked Villkorsbesked
Handlingar rörande förfrågningar
Avser frågor som kräver omfattande utredningar och där svaret kan vara vägledande vid kommande granskning av en ansökan om lov.
Handlingar som ska bevaras
Inkommen fråga med tillhörande handlingar Utredningar
Svar på frågan
Handlingar rörande påföljd och ingripande Handlingar som ska bevaras
Protokollsutdrag från miljö- och byggnadsnämnden Tjänsteutlåtande
Ej godkänt OVK-protokoll eller ej godkänt protokoll från hissbesiktning
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist
Mottagningsbevis Gallras när ärendet arkiveras
Korrespondens Gallras när ärendet arkiveras
Tjänsteanteckningar Gallras när ärendet arkiveras
Protokoll från besiktningar på platsen med bilagor Gallras när ärendet arkiveras Anmälan (olovligt byggande, skräpig tomt etc.) Gallras när ärendet arkiveras
Handlingar rörande överklaganden Tillhör ärendet med det överklagade beslutet
Handlingar som ska bevaras Skrivelse med överklagande
Beslut om rättidsprövning med bilagor Domar och beslut
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist
Yttranden Gallras när ärendet arkiveras
Övriga skrivelser Gallras när ärendet arkiveras
Handlingar rörande enkla frågor
Avser frågor som inte kräver omfattande utredningar. Vid frågor som kräver omfattande utredningar skapas ett ärende ”förfrågan”. Handlingarna förvaras antingen i Outlook eller hos handläggare.
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist
Frågor av enkel natur som kommer in via e-post eller till kontaktcenter med svar
Gallras vid inaktualitet
Frågor av enkel natur som kommer in via brev samt svar Gallras vid inaktualitet
Handlingar rörande protokoll och minnesanteckningar Handlingarna förvaras på Solsidan
Handlingar som får gallras
Handling Gallringsfrist
Arbetsplatsträff, APT 10 år
Bygglovsmöten (möten med stadsarkitekt och kommunantikvarie samt handläggarmöten)
10 år
Handläggarmöten 10 år
Handlingar rörande obligatorisk ventilationskontroll (OVK) och hissar
Handlingar som ska bevaras Godkända besiktningsprotokoll
Bygglovsenhetens övriga handlingar
Handlingar som ska bevaras
Bevarandehandlingarna tillhör miljö- och byggnadsnämnden och förvaras i it-systemet Public 360.
Listor över delegationsbeslut
Rapporter till miljö- och byggnadsnämnden Tjänsteutlåtande med bilagor rörande taxan Taxedokument
Protokollsutdrag från miljö- och byggnadsnämnden eller arbetsutskottet
Handlingar som får gallras Handlingarna förvaras på I-disken
Handling Gallringsfrist
Bevis om att faktureringsunderlag har skickats till ekonomiavdelningen
2 år
Planremisser från stadsbyggnadskontoret och remissvar Gallras efter att svar har getts Presentationer med information till miljö- och
byggnadsnämnden
Vid inaktualitet
Remisser från kommunledningskontoret och remissvar Gallras efter att svar har getts
