ProjectBase – En generell projektmodell
ProjectBase är en generell projektmodell som effektiviserar planering och styrning av projekt oavsett typ eller storlek.
Denna guide beskriver på ett kortfattat sätt hur ProjectBase är uppbyggd och hur det är tänkt att man ska arbeta med modellen. En mer detaljerad beskrivning av den projektmetodik som modellen stödjer finns i boken Projektledning, utgiven av Sanoma Utbildning.
1. Vad är en projektmodell?
En projektmodell består av följande delar:
•Beskrivning av projektflödet – faser och beslutspunkter
•Projektroller – befogenheter och ansvar
•Dokumentmallar och checklistor
Källa: Projektledning, Bo Tonnquist, Sanoma Utbildning, 2012
Faser i projektmodellen Projectbase
•Förstudie – analysera förutsättningar och specificera uppdraget.
•Planering – ta fram planer för genomförandet.
•Genomförande – ta fram och leverera resultatet.
•Avslut – utvärdera och avveckla projektet.
ProjectBase inkluderar även effekthemtagning och avstämning av effektmålet. Detta för att säkerställa att projektet verkligen följs upp och nyttan utvärderas.
Beslutspunkter
Under projektprocessen finns ett antal beslutspunkter där beställare och styrgrupp bedömer status i projektet och tar beslut rörande fortsättningen.
Utfallet vid en beslutspunkt kan vara ett av följande tre:
1. Fortsätt projektet enligt originalplan eller enligt reviderad plan.
2. Gå tillbaka och skjut upp beslut tills delar av projektet omarbetats, kompletterande information inhämtats eller de yttre omständigheterna är mer gynnsamma.
3. Avsluta projektet och dokumentera resultat. Skriv slutrapport, stäng konton samt avveckla teamet.
Tillämpning av beslutspunkter i Webforum
Använd den fördefinierade strukturen för beslutspunkter i ProjectBase när du tidsbestämmer projektet.
2. Roller – befogenheter och ansvar
Det är viktigt att det råder tydlighet rörande vilka befogenheter och ansvar varje roll i ett projekt har.
Styrgruppens uppgifter
•Säkerställer att projektet ligger i linje med verksamhetens övergripande mål.
•Fastställer projektdirektiv och projektplan.
•Bedömer resultat och beslutar om projektet ska drivas vidare eller läggas ned.
•Beslutar angående förslag om ändringar.
Om styrgrupp saknas ingår dessa uppgifter i beställarens ansvar.
Beställarens uppgifter
•Projektets ägare.
•Ansvarar för effektmål och projektmål.
•Utser projektledare och tilldelar resurser.
•Godkänner projektets leveranser.
•Tillsätter styrgrupp.
Projektledarens uppgifter
•Ser till att projektmålet uppnås.
•Planerar och organiserar projektet.
•Delegerar och följer upp aktiviteter.
•Hanterar problem och konflikter.
•Påverkar och får saker gjorda.
•Kallar till och leder projektmöten och styrgruppsmöten.
•Kommunicerar, engagerar och motiverar.
Projektgruppens uppgifter
•Ser till att delegerade aktiviteter utförs.
•Planerar och organiserar egna aktiviteter.
•Rapporterar prestationer och arbetade timmar.
•Följer kvalitetssystem, metoder och rutiner.
•Deltar på projektmöten.
Referensgruppens uppgifter
•Bedömer delresultat
•Agerar som bollplank
•Representerar användare
•Hjälper till att sprida kunskap om projektet
Tillämpning i Webforum
I Webforum Project kopplas användare till grupper med olika behörigheter.
3. Styrdokument
Följande styrdokument finns upplagda i ProjectBase som dokumentmallar färdiga att använda som de är eller anpassa för egna behov.
•Uppdragsbeskrivning – ramar för projektet
•Projektplan – huvuddokument som innehåller hela planeringen
•Slutrapport – uppföljning av ett projekt
Tillämpning av styrdokument i Webforum
Styrdokumenten finns upplagda i projektmappens respektive folder/fas i modulen ”Dokument”.
4. Bakgrund, syfte och mål
Det finns alltid en bakgrund till ett projekt, ett historiskt perspektiv till att man vill åstadkomma en förändring eller utveckla en produkt. Syftet är detsamma som den effekt projektet förväntas skapa, det vill säga varför det är viktigt att projektet ska genomföras. Målet är vad projektet ska leverera vid en i förväg bestämd tidpunkt, dvs. resultatet.
Tillämpning i Webforum
Använd dokumentmallen ”Uppdragsbeskrivning” för att lägga fast ramarna för projektet inför förstudien och planeringen.
5. Produkt- och projektkrav
Att skilja mellan vad ett projekt ska leverera och hur man ska genomföra det ger tydlighet. Krav som beskriver resultatet kallas produktkrav medan krav som styr arbetet kallas projektkrav. Ju mer projektkrav desto mer styrning.
6. Projektets intressenter
I en intressentanalys kartläggs alla de som påverkar och/eller påverkas av projektet. Att dela in intressenterna i olika grupper kan vara en bra metod för att senare kunna bestämma hur man ska hantera dem.
Kärnintressenter – intressenter med beslutande och/eller drivande roller inom projektet.
Primärintressenter – intressenter
som i hög grad påverkas av projektet och därför vill påverka projektet.
Sekundärintressenter – intressenter med ett relativt lågt intresse för projektet och som troligen inte aktivt kommer att påverka projektet.
7. Nulägesanalys – projektets förutsättningar
Hur ser verkligheten ut när ett projekt startas? Vilka är de yttre och inre förutsättningarna som gäller och vad är det som kan komma att påverka genomförandet?
Analysen av nuläget brukar gå under namnet SWOT- analys, där förkortningen står för Strengths,
Weaknesses, Opportunities och Threats. När
kartläggningen är klar dras slutsatser. Det handlar om att hitta matchningar och att identifiera gap.
8. Omfattning – WBS
Att genomföra ett projekt kräver att många saker klaffar. En väl utförd arbetsstruktur underlättar arbetet med att identifiera milstolpar och att planera aktiviteter, något som gör kommande steg under projektets förberedelser enklare.
Tillämpning i Webforum
Börja planeringen med att skapa en WBS. Använd ”Planering” i Webforum för att bygga upp en WBS steg för steg, vilken beskriver projektets omfattning. Stora arbetspaket bryts ner i mindre delar, tills man nått en nivå där det är möjligt att bedöma tid och resurser. Ett exempel på en WBS för ett testprojekt finns inlagd i ProjectBase som hjälp om man inte är van att arbeta med denna metodik.
9. Tidplan
I projektets tidplan visas när aktiviteter och milstolpar ska genomföras respektive vara avklarade.
Utgå från projektets WBS. Lägg in start- och sluttid för varje delaktivitet. Ange ansvarig för varje aktivitet och tilldela resurser.
10. Budget
Utgå från projektets WBS och uppskatta tidsåtgång för varje aktivitet. Resursernas timpris multiplicerat med tidsåtgång per aktivitet ger en projektkalkyl.
Projektkalkylen bör hålla sig inom de tillgängliga ekonomiska medlen. Om kostnaderna för de planerade aktiviteterna är högre blir det problem. Antingen ser man över kalkylerna och försöker hitta billigare resurser eller så måste man planera om projektet och välja ett annat sätt att nå målet.
Oavsett vilken metod som väljs så måste budgeten och förkalkylen vara i balans när projektet ska starta.
11. Lägesrapportering
I alla projekt behöver projektledaren ha kontroll över hur projektet fortlöper.
Statusrapportering i Webforum
I Webforum har projektledaren överblick över projektets läge i form av status för aktiviteter samt nedlagd tid och kostnader. Begäran om statusrapport skickas regelbundet till projektdeltagare som ansvarar för aktiviteter. I rapporten lämnas uppgift om status och hur långt man har kommit i olika aktiviteter med tillhörande kommentarer. Informationen från statusrapporten visas direkt i aktivitetsplaneringen.
Ändringshantering
Det sker ändringar i alla projekt. Det är viktigt att ha tydliga regler för hur ändringar ska hanteras, vem som har rätt att besluta om att en ändring ska göras och hur projektdokument uppdateras. I Webforum versionshanteras både dokument och budget (baseline) för projektet.
12. Uppföljning – Effektmätning
Innan ett projekt är avslutat bör man ha bestämt tidpunkt för att mäta effekten. Skapades den förväntade nyttan och förde projektet med sig kostnader i nivå med vad man kalkylerat.
Tillämpning i Webforum
Med all projektinformation tillgänglig på ett ställe kan all resultatanalys hanteras i Webforum. I rapportgeneratorn kan uppföljning av budget, utfall och olika baselines användas för analys av resultat.
13. Böcker
Hur man arbetar i projekt och hur man kan bli bättre på att använda projektmodellen ProjectBase finns beskrivet i boken Projektledning av Bo Tonnquist utgiven av Sanoma Utbildning.
www.sanomautbildning.se/projektledning
Boken ”Projektledning”
•riktar sig till studerande på eftergymnasiala utbildningar i projektledning. Boken kan också användas av praktiskt yrkesverksamma projektledare, egna företagare och företagsledare. Tack vare bokens pedagogiska och tydliga upplägg behövs inga förkunskaper i projektledning för att tillgodogöra sig innehållet.
•täcker alla områden som en projektledare bör behärska för att på ett professionellt sätt kunna genomföra projekt. Boken har tilldelats ”Bästa läromedel på högskolenivå i företagsekonomi”, vilket bekräftar att boken håller en hög nivå.
•kan användas som lärobok och handbok. Bokens upplägg följer flödet i ett projekt. Avsnitt om projektmetodik varvas med kapitel som behandlar ledarskap och personlig utveckling. I boken behandlas nya områden som förändringsledning, projektmognad, portföljstyrning och certifiering av projektledare.
•har en hemsida med övningar, presentationsmaterial och projektmallar som stöd till högskolor och utbildningsföretag som använder denna bok som kurslitteratur.
•finns översatt till engelska: Project Management – A Guide to the Theory and Practice of Project, Program and Portfolio Management, and Business Change. Boken är dels avsedd för universitet och högskolor där en stor del av både kurser och kursmaterial numera är internationellt, dels för företag med verksamhet i flera länder. Den är också ett bra stöd för projektledare som vill certifiera sig. ISBN 978-91-622-8916-4.
Hur gör jag för att få tillgång till projektmodellen ProjectBase?
För att kunna starta ett projekt i Webforum baserat på projektmodellen ProjectBase använder du beställningsformulär på www.webforum.com/projectbase. Din webbarbetsplats kommer då att innehålla den fördefinierade struktur med dokumentmallar etc. som ProjectBase erbjuder.
