Borås Stad Granskning av upphandlingsprocessen i Borås Stad. Oktober 2010 Harald Jagner, Pernilla Lihnell, Marcus Carlsson

(1)

Borås Stad

Granskning av upphandlingsprocessen i Borås Stad

Oktober 2010

Harald Jagner, Pernilla Lihnell, Marcus Carlsson

(2)

Innehåll

1. Inledning 1

2. Identifieringsfasen 5

3. Genomförandefasen 7

4. Trender och tendenser 28

5. Slutsatser 34

6. Förslag på utvecklingsområden 41

Bilaga 1 – Sammanställning stickprov 44

(3)

1. Inledning

BAKGRUND

Deloitte AB har av Borås Stads Revisionskontor fått i uppdrag att granska upphandlingsprocessen inom Borås Stad.

Upphandlingsprocessen inom Borås Stad är en strategiskt viktig process då den till stora delar påverkas av den lagstiftning som omger denna typ av verksamhet samt av interna riktlinjer inom Borås Stad. Aktuella lagar är Lagen om Offentlig Upphandling (LoU), Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUFS), Avtalslagen samt Konkurrens- och Miljölagstiftning.

Beaktat att Borås Stad och dess verksamheter och bolag har många avtal samt löpande tecknar många nya avtal föreligger det en risk att upphandling ej sker i enlighet med aktuell lagstiftning och Borås Stads interna riktlinjer. Vidare finns en risk att verksamheterna och bolagen i Borås Stad ej följer redan ingångna avtal (s k avtalstrohet). Detta kan i händelse av en efterföljande juridisk prövning ge upphov till konsekvenser för Borås Stad och dess bolag.

SYFTE

Granskningens syfte är att erhålla en helhetsbild avseende hur Borås Stad hanterar sin upphandling. Granskningen ska ha ett riskperspektiv, d v s analysera och belysa de olika riskerna i Borås stads upphandlingsprocess.

METOD OCH GRANSKNINGSINRIKTNING

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer med berörda befattningshavare inom kommunledning, Upphandlingsavdelningen samt inom ett antal bolag och förvaltningar (se vidare under

genomförandefasen). Granskningen har delats in i följande fem faser:

 identifiera, kartlägga rutiner mm

 intervjuer och genomgång av material (genomförandefasen)

 utvärdera rutiner och eventuella förbättringsområden

 faktakontrollera rapporter, iakttagelser och slutsatser

 avrapportering till Revisionskontoret och övriga intressenter

Identifieringsfasen

Granskningen har inletts med att vi med hjälp av COSO-modellen tillsammans med Revisionskontoret och den aktuella verksamheten identifierat de risker som påverkar upphandlingsprocessen inom Borås Stad. Vi har främst inriktat oss på risker förknippade med verksamheten (operations) och efterlevnad av riktlinjer och lagar (compliance) då risker förknippade med finansiell

rapportering till största delen täcks in av redovisningsrevisionen. Vid denna riskidentifiering har vi identifierat väsentliga risker för utvärdering och bedömning av intern kontrollmiljö.

Efter att riskidentifieringen har utförts har vi genomfört en riskklassificering. Vår utgångspunkt har varit att större icke återkommande upphandlingar har en högre riskklassificering än mindre rutinmässiga upphandlingar. Andra faktorer som påverkat riskklassificeringen är verksamheternas erfarenhet av

upphandling, mängden transaktioner en upphandling genererar samt om det är ett förtroendekänsligt område eller ej.

Riskklassificeringen har sedan styrt omfattningen av vår granskning samt vår utvärdering av vad som är lämplig kontrollstruktur.

(4)

2

Genomförandefasen

Baserat på ovanstående moment har vi utfört en övergripande flödes-

beskrivning av upphandlingsprocessen. Delmoment i flödesbeskrivningen har granskats utifrån dess riskklassificering. Granskningen består huvudsakligen av intervjuer. Förslag på intervjupersoner på kommunledning,

upphandlingsavdelningen, förvaltningar och bolag har erhållits från Borås Stads Revisionskontor och är följande:

Kommunledning

Börje Hedström Administrativ chef

Christer Johansson Ekonomichef

Svante Stomberg Biträdande kommunchef

Upphandlingsavdelningen

Bo Ekdahl Upphandlingschef

Anette Kjellström Upphandlare

Förvaltningar

Ingemar Persson Servicekontoret

Gunnar Isackson Gatukontoret

Lars Nordin Lokalförsörjningskontoret

Dan Persson Socialkontoret

Bolag

Gunnar Peters Borås Energi och Miljö AB

Lars Holmqvist Borås Lokaltrafik AB

Sven Liljegren AB Bostäder i Borås

Per Gottfridsson Borås Elnät AB

Lennart Johansson Borås Kommuns Parkeringsbolag AB

Utvärdering av rutiner och eventuella förbättringsområden

Därefter har vi utvärderat samt testat den interna kontrollmiljön. Testningen har huvudsakligen bestått av stickprovsgranskning samt test av systembaserade kontroller. Där har vi valt ut tre upphandlingar som vi granskat mer i detalj (en

för respektive Upphandlingsavdelningen, ett bolag samt en förvaltning, se bilaga 1).

Faktakontroll/Avrapportering

Granskningsarbetet inklusive analys och slutsats sammanfattas i denna rapport samt avrapporteras muntligen till Revisionskontoret för vidare diskussioner och arbete. Rapportens innehåll har faktakontrollerats med berörda personer/verksamheter.

TILLÄMPLIGA LAGAR I UPPHANDLINGSPROCESSEN

I nedan avsnitt kommer tillämpliga lagar inom upphandling att beskrivas. I avsnittet kommer även olika varianter av upphandling såsom ramavtal, objekts- och direktupphandling att framställas. Till slut kommer även framtida uppdateringar av tillämplig lagstiftning samt tröskelvärden vid annonsering att belysas.

Aktuella lagar är Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) samt Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUFS).

LoU

Den senaste versionen av LoU (2007:1091) trädde i kraft den 1 januari 2008 och bygger på den tidigare versionen av LoU (1992:1528) samt EG-direktivet om offentlig upphandling. Enheter som omfattas av lagstiftningen är främst statliga och kommunala myndigheter, vilka benämns i lagstiftningen som upphandlade myndigheter. Med offentlig upphandling som inkluderas i lagstiftningen avses exempelvis de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet för att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader.

LUFS

Den 1 januari 2008 trädde den senaste versionen av LUFS (2007:1092) i kraft.

Lagen bygger, i likhet med LoU, på den tidigare versionen av LoU (1992:1528)

(5)

3

samt EG-direktivet om offentlig upphandling. Enheter som omfattas av lagstiftningen är statliga och kommunala myndigheter som driver verksamhet inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. Det innebär att antingen behöver upphandlande myndigheter efterfölja LoU eller LUFS, tillämplig lag är beroende på organisationens verksamhet. Kortfattat är reglerna i LUFS något mer flexibla än LoU, främst gällande

upphandlingsförfarandet, tröskelvärden etc.

Ramavtal

Enligt lagstiftningen är ett ramavtal ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod.

Objektsupphandling

Objektsupphandling innebär att en upphandlande myndigheten utför en särskild upphandling av specificerade varor, tjänster eller entreprenader vid ett enskilt anskaffningstillfälle.

Direktupphandling

Med direktupphandling avses enligt lagstiftningen ett förfarande utan krav på anbud. Dock återfinns interna riktlinjer (se vidare nedan).

Tröskelvärden vid annonsering

Vid en upphandling gäller olika bestämmelser i lagarna beroende på om värdet på upphandlingen beräknas vara över eller under tröskelvärdet.

Tröskelvärdena är antagna av Europakommission och varierar om upphandlande myndigheten efterföljer LoU eller LUFS samt vad

upphandlingen avser (varor, tjänster eller byggentreprenader). Överskridelse av tröskelvärde (dvs värdet på upphandlingen) innebär för både LoU och LUFS att regelverket utvidgas och även inkluderar procedurregler som omfattas av EG-direktivet. Det innebär exempelvis att det återfinns högre krav på upplysning, exempelvis vad gäller annonsering.

Uppdaterad lagstiftning

Från och med den 15 juli 2010 har lagstiftningen i LoU och LUFS uppdaterats.

Förändringarna avser främst följande delar:

 Ökad uppföljning där ej annonsering av upphandling sker enligt lagstiftningen, dvs otillåten direktupphandling. Domstol ska kunna ogiltigförklara dessa avtal.

 Har införts sanktioner (upphandlingsskadeavgift) vid fall där det uppsatta regelverket ej efterföljs. Avgiften kan maximalt uppgå till 10 MSEK, dock högst 10 procent av kontraktsvärdet.

 I lagstiftningen benämns även en tydligare gräns för tröskelvärdet för direktupphandling. Den tidigare skrivelsen om ett lågt värde som gräns för direktupphandling har bytts ut mot ett fastställt tröskelvärde om 15 procent av ett tröskelvärde fastställt av Europakommissionen. Det innebär ett tröskelvärde om ca 287 000 SEK för LoU samt 577 000 SEK för LUFS.

INTERNA RIKTLINJER INOM BORÅS STAD TILLÄMPLIGA I UPPHANDLINGSPROCESSEN

De interna riktlinjer som påverkar upphandlingsprocessen är antagna av Borås Stad. Riktlinjer som är applicerbara är främst ”Riktlinjer för upphandlings- och inköpsverksamheten i Borås Stad” vilka är antagna av Kommunfullmäktige den 17 mars 2005. Dessa riktlinjer stipulerar principer för upphandlingsförfarandet inom LoU och LUFS. De beskriver kortfattat de olika upphandlingsformerna som finns beskrivna inom lagstiftningen, delger kommunens mål med riktlinjerna samt att de även tar ställning till ”lågt värde” för tröskelvärde vid direktupphandling.

Kommunens mål med riktlinjer för upphandlings- och inköpsverksamhet

Kommunens mål för upphandling är följande:

 Genom samordning och strategisk hantering av inköpsverksamheten skapa en helhetssyn och därav uppnå en bättre totalekonomi,

(6)

4

exempelvis genom lägre inköpspriser, effektiv administration samt höga kvalitetskrav.

 Aktivt medverka till inköp av miljövänliga produkter och tjänster.

 Endast anlita godkända leverantörer.

 Optimera antalet leverantörer med hänsyn till upphandlingens beskaffenhet.

Direktupphandling

Riktlinjer för direktupphandling, dvs en upphandling utan annonseringskrav och infordrande av skriftliga anbud, är följande:

 Tillämpligt om tröskelvärde understiger två basbelopp för köp av varor samt tre basbelopp för köp av tjänster.

 Erhålla offerter av minst tre leverantörer för att ej göra avkall på affärsmässigheten. Grunderna för köpbeslutet ska dokumenteras.

TCO:s uppförandekod

Inom Borås Stad har TCO:s uppförandekod antagits av kommunstyrelse i maj 2001. Koden reglerar grundläggande rättigheter för arbetstagare i

upphandlingskontraktet.

Upphandlingsavdelningen

Upphandlingsavdelningen är en servicefunktion för Borås Stads förvaltningar, bolag och externa kunder, vilket innebär att enheten arbetar för en samordnad upphandling av varor och tjänster för kommunen. Till de externa kunderna återfinns fyra andra kommuner i närområdet, Svenljunga, Tranemo, Ulricehamn och Bollebygd. Dessutom återfinns Räddningstjänsten samt Sjuhärads kommunalförbund.

Upphandlingsavdelningen arbetar med både ramavtal och

objektsupphandlingar. Ramavtalen tecknas övergripande för Borås Stad, vilket inkluderar samtliga bolag och förvaltningar inom staden. För att inneha möjligheten avropa på tecknade ramavtal betalar samtliga kommuner en förvaltningsavgift till Upphandlingsavdelningen. Liknande avgift betalas även av förvaltningarna och bolagen. Enheten har vunnit pris för bästa

upphandling under 2009. Ett pris som är instiftat av tidningen Offentliga affärer. Priset har enligt enheten inneburit att deras efterfrågan på tjänster har ökat.

(7)

2. Identifieringsfasen

Granskningen har inletts genom att vi tillsammans med revisionskontoret och den aktuella verksamheten identifierat de risker som påverkar

upphandlingsprocessen inom framförallt verksamheten och efterlevnad av riktlinjer och lagar. Efter riskidentifieringen har vi genomfört en

riskklassificering. Denna ser olika ut mellan Upphandlingsavdelningen, förvaltning och bolag beroende på hur ofta och hur stora upphandlingar som utförs, vilken erfarenhet verksamheten har av upphandling, mängden

transaktioner en upphandling genererar samt om det är ett förtroendekänsligt område eller ej. Nedan har vi dock försökt att klassificera de identifierade risker utifrån hur det generellt ser ut i Borås Stad. Den med högst risk kommer först.

Nedan diagram belyser de risker som har noterats i samband med identifieringsfasen.

(8)

6

1. Efterlevnad lagstiftning

 Risk att enheterna medvetet eller omedvetet ej följer tillämplig lagstiftning inom upphandling såsom Lagen om offentlig upphandling (LoU) samt Lag om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUFS).

2. Efterlevnad kommunens riktlinjer

 Risk att enheterna medvetet eller omedvetet ej följer uppsatta riktlinjer för upphandlings- och inköpsverksamhet i Borås Stad och bryter därmed mot Borås Stads uppsatta policies avseende upphandling och inköp.

3. Kunskap om upphandling

 Risk att kunskap om upphandling hos enheterna inte är tillräckligt stor vilket skulle kunna föranleda en risk att upphandlingarna ej håller en hög kvalitet och upphandlingen strider mot lagar och policies.

4. Rutiner för upphandling

 Om ej formella och skriftliga processbeskrivningar återfinns uppstår en risk att anställdas roller och arbetssteg ej tydligt kommuniceras, att vissa steg i upphandlingsprocessen ej utförs och att kunskap inom enheter försvinner då viss personal avslutar sin anställning.

5. Kvalitet i förfrågningsunderlaget

 Risk att förfrågningsunderlaget i anbudsförfrågan ej håller tillräckligt hög kvalitet och är tillräckligt tydligt och genomtänkt vilket kan medföra att fel typ av leverantörer anlitas, lagar och regler ej efterlevs, felaktiga utvärderingsparametrar används och att enheten ej erhåller den tjänst eller produkt som tänkt.

6. Information och uppföljning av ramavtal

 Risk att upphandlingsavdelningen och verksamheterna inte tillräckligt tydligt kommunicerar ut i verksamheten vilka ramavtal som gäller samt följer upp efterlevnaden av dessa vilket kan leda till att inköp ej sker enligt ramavtal.

7. Attestinstruktioner

 Risk att enheterna ej innehar formella och tillräckliga

attestinstruktioner för att hindra att inköp görs av fel av leverantör eller vara och tjänst.

8. Val av leverantör

 Risk att någon leverantör premieras före annan leverantör, framför allt vid direktupphandling.

9. Ramavtal

 Risk för att behov av nya ramavtal samt förnyelse av befintliga ramavtal ej identifieras inom verksamheterna inom Borås Stad.

(9)

3. Genomförandefasen

Utifrån den riskanalys som har utförts i kapitel 2 samt från utförda intervjuer och granskat material har en övergripande flödesbeskrivning av

upphandlingsprocessen gjorts, vilken beskrivs nedan. På nästkommande sida kommer respektive steg i upphandlingsprocessen beskrivas mer i detalj för förvaltning, bolag och upphandlingsavdelning. Där kommer också framgå

vilken risk (som tidigare identifierats) som är kopplad till det specifika området för att se hur upphandlingsavdelning/bolag/förvaltning hanterar denna/dessa risker i sin process.

Exempel på de områden som kommer belysas mer i detalj framgår nedan:

Behovsanalys

Upprättande av förfrågnings-

underlag

Annonsering

Utvärdering av svar/beslut om

tilldelning

Implementering av avtal

Uppföljning av avtal

5

Behovsanalys

Exempel på områden som kommer att belysas

- Hur identifieras behovet att identifiera en ramavtalsupphandling alternativt en objektsupphandling?

- Efterföljs kommunens riktlinjer för upphandling?

- Vilka tröskelvärden används för utförandet av en direktupphandling?

- Vilken rutin återfinns vid upprättande av förfrågningsunderlag?

- bildande av projektgrupp?

- anlitande av externa konsulter?

- kontroller av leverantör? (exempelvis ekonomisk brottslighet) - utvärderingsparametrar (pris vs kvalité)

- kvalitetssäkring av förfrågningsunderlaget?

-I vilka medier sker annonsering av förfrågningsunderlaget?

- Hur sker utvärdering av erhållna anbud?

- Vem tar beslut om tilldelning?

- Hur sker implementering av avtalet hos enheten?

- Hur säkerställs att erforderlig kunskap återfinns av lagstiftning och regler?

- Återfinns mål för avtalstrohet och hur sker uppföljning?

- Attestinstruktioner?

- Återfinns avtalsdatabas?

- Eventuella överprövningar av utförda upphandlingar?

- Hantering av tilläggsköp och underhåll?

- Policy för mottagande av eventuella gåvor?

Upprättande av förfrågningsunderlag

Annonsering

Utvärdering av svar/

beslut om tilldelning

Implementering av avtal

Uppföljning av avtal

(10)

8

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Övergripande behov

Risk:

Efterlevnad lagstiftning Ramavtal

Objektsupphandling

 Övergripande behov identifieras och beslutas i samband med

förvaltningarnas investeringsbudget för året, exempelvis underhåll eller entreprenadprojekt. Övergripande beslut om budget tas av nämnden.

Ramavtal

 Vissa förvaltningar innehar stickprovskontroller avseende avtalstrohet vilket kan föranleda att behov triggas att teckna nya ramavtal (för utförligare beskrivning vv se avsnitt avseende uppföljning av avtalstrohet).

 Många övergripande behov av ramavtal identifieras i en

samverkansgrupp där behov av nya ramavtal för Borås Stad identifieras. I denna grupp ingår även vissa förvaltningschefer.

Direktupphandling

 Upphandlingar understigande tröskelvärdet utförs löpande i förvaltningarna, allt eftersom behov uppstår.

Objektsupphandling

 Övergripande behov identifieras och beslutas oftast i samband med bolagens investeringsbudget för året, vilket kan vara allt från anläggning av ny transformatorstation till ommålning av hyreshus.

Övergripande beslut om budgeten tas av styrelsen.

 De större bolagen har även löpande under året olika forum av avdelningschefsmöten, ledningsmöten etc där behovet av nya projekt och eventuella omprioriteringar av projekt diskuteras.

 De bolag som innehar en verksamhet där ett flertal projekt drivs igenom årligen nämner att det är vanligt att vissa delar går att köpa på befintliga ramavtal dock är det ofta mer affärsmässigt att utföra en objektsupphandling på det specifika projektet.

Ramavtal

 Behov identifieras i samband med att ett befintligt ramavtal löper ut.

 Ett bolag har som löpande rutin att identifiera återkommande inköp som överstiger tröskelvärdet för direktupphandling och därmed eventuella behov av ett nytt ramavtal (för utförligare beskrivning av rutin vv se avsnitt avseende uppföljning av avtalstrohet).

 Merparten av bolagen har en informell rutin att löpande följa upp inköpen på bolaget för att identifiera eventuella områden där ramavtal saknas. På de mindre bolagen sker detta främst av ledningen på bolaget (VD).

Direktupphandling

 Upphandlingar understigande tröskelvärdet utförs löpande i bolagen, allt eftersom behov uppstår.

Objektsupphandling

 Objektsupphandlingar utförs på konsultbasis till förvaltningar eller bolag inom Borås Stad samt med de kranskommuner där avtal finns.

 Upphandlingsavdelningen kan utföra hela upphandlingen i egen regi eller endast vara konsult vid vissa delar av upphandlingen, exempelvis vid kvalitetssäkring av förfrågnings- underlag eller vid utvärdering av inkomna anbud.

Ramavtal

 Behov av att teckna ramavtal för Borås Stad identifieras av en samverkansgrupp som består av två

förvaltningschefer, två kommundels- chefer, en utbildningschef samt en övergripande administrativ chef.

Direktupphandling

 Är en serviceorganisation avseende upphandling varmed avsnittet ej anses tillämpligt.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(11)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Kommunens riktlinjer

Risk:

Efterlevnad kommunens riktlinjer

Val av leverantör

Direktupphandling

 Merparten utav förvaltningarna har implementerat kommunens riktlinjer avseende tröskelvärden för direktupphandling (2 basbelopp för varor och 3 basbelopp för tjänster).

 Flertalet förvaltningar följer kommunens riktlinjer avseende att efterfråga underlag ifrån minst tre leverantörer vid direktupphandling.

 De förvaltningarna som ej efterlever riktlinjerna anser att det ej finns så många leverantörer, utan att det oftast enbart finns en leverantör som kan tillhandahålla tjänsten eller varan.

Gåvor

 Samtliga förvaltningar har en restriktiv policy vad gäller mottagandet av gåvor.

 De flesta förvaltningarna har ingen skriftlig policy avseende hanteringen av gåvor utan hänvisar till Borås Stads interna policy.

Direktupphandling

 Kommunens riktlinjer avseende tröskelvärden för

direktupphandling (2 basbelopp för varor och 3 basbelopp för tjänster) tolkas olika av bolagen.

o Borås stads riktlinjer för tröskelvärden vid direktupphandling har implementerats av ett bolag. De övriga har i sin policys för direktupphandling tröskelvärden från två basbelopp

oberoende av tjänst eller vara till 5 basbelopp oberoende av tjänst eller vara.

o Bolagen som tillämpar LUFS tillåter ett högre tröskelvärde (5- 6 basbelopp) för direktupphandling i sin interna policys. Dessa bolag anser att det finns ett högre tröskelvärde för

direktupphandling för de som tillämpar LUFS.

o Det inträffar även att bolagen överskrider sina egna beslutade tröskelvärden för direktupphandlingar. Detta kan exempelvis bero på att inköp sker av en unik vara eller tjänst eller att det finns ett behov inom ett kort tidsintervall.

 Merparten av bolagen har som rutin att offerter av minst tre leverantörer bör efterfrågas vid direktupphandlingar. Dock finns oftast ingen skriftlig policy och det skiljer sig åt mellan bolagen är hur ofta detta utförs i praktiken. Där det ej sker offert av minst tre leverantörer sker oftast inköpet av en leverantör som innehar en unik kompetens eller vara.

o Ett av bolagen har implementerat en skriftlig rutin som hanteras via deras beställningssystem

Direktupphandling

 Innehar kunskap avseende kommunens riktlinjer och dess tröskelvärden för inköp via en

direktupphandling. Dock ej applicerbart på enhetens verksamhet.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(12)

10

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Kommunens riktlinjer (forts)

Risk:

Val av leverantör

Gåvor

 Gemensamt för samtliga bolag är att det är en mycket restriktiv inställning till erhållna gåvor och middagar etc som kan erhållas från leverantörer och kunder.

 Flertalet av bolagen nämner att de vid ett flertal tillfällen har avböjt erbjuden som de ej anser affärsmässiga. Dock anser de att luncher i affärsmässigt syfte är okey.

De flesta bolagen har ingen skriftlig policy avseende hanteringen av gåvor utan hänvisar till Borås Stads interna policy.

Frekvens av upphandlingar

Risk:

Kunskap upphandling

 Det skiljer sig mellan förvaltningarna hur många upphandlingar de utför per år, från ca en upphandling årligen till ca 50-60 upphandlingar årligen.

 De upphandlingar som utförs av förvaltningarna själva är främst objektsupphandlingar.

 Antalet upphandlingar årligen skiljer sig markant mellan bolagen.

Vissa har endast ett fåtal upphandlingar årligen medan vissa bolag har ett 20-tal upphandlingar årligen.

 De bolag som utför mest upphandlingar årligen utför främst objektsupphandlingar avseende specifika projekt. Endast ett fåtal av upphandlingarna är rena ramavtal.

 Upphandlingsavdelningen utför överstigande 50 upphandlingar årligen, främst rena ramavtal. Dock utförs även vissa

objektsupphandlingar på konsultbasis.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(13)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Förfrågningsunderlag

Risker:

Efterlevnad lagstiftning Rutiner för upphandling Kvalitet i

förfrågningsunderlaget

Objektsupphandling

 Förvaltningarna har olika rutiner för upprättande av förfrågningsunderlag.

Det som framförallt skiljer sig mellan förvaltningarna är hur mycket Upphandlingsavdelningen är involverad vid framtagande av förfrågningsunderlag.

 De förvaltningarna som ej använder Upphandlingsavdelningen vid upprättande av förfrågningsunderlag använder en extern konsult för att säkerställa att förfrågningsunderlag överensstämmer med uppsatta krav enligt lagstiftningen.

 Det är enbart en av förvaltningarna som använder

Upphandlingsavdelningen under hela upphandlingsprocessen, men kravspecifikationen (dvs vilken vara eller tjänst är det som efterfrågas samt vilka utvärderingsattribut är viktiga för enheten) tas alltid fram av enheten själva.

Objektsupphandling

 Flertalet av bolagen har en standardmall för förfrågningsunderlag som är upprättad tillsammans med en extern konsult.

 Gemensamt för samtliga bolag är att inget bolag har uteslutande upprättat förfrågningsunderlaget själva, utan konsultation av extern konsult eller Upphandlingsavdelningen har skett avseende formalia och administrativa delar i underlaget för att säkerställa att förfrågningsunderlaget överensstämmer med lagstiftningen.

Ramavtal

 Samma rutin som för objektsupphandling ovan. Dock är kravspecifikationen generellt ej lika utförlig då det oftast handlar om mindre avancerade produkter eller tjänst än exempelvis en byggentreprenad.

Objektsupphandling

 Enheten innehar en standardmall för förfrågningsunderlag i deras elektroniska system (Tendsign).

Mallen inkluderar i rubrikform vilka delar som alltid måste återfinnas i förfrågningsunderlaget.

 Vid varje upphandling ska mallen användas, dock behöver den alltid appliceras beroende på vad upphandlingen avser.

Ramavtal

 Samma rutin som för objektsupphandling ovan.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(14)

12

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Förfrågningsunderlag (forts)

Risker:

Efterlevnad lagstiftning Rutiner för upphandling Kvalitet i

förfrågningsunderlaget

Ramavtal

 Samtliga förvaltningar använder ramavtal tecknade av

Upphandlingsavdelningen, dock upprättar hälften av förvaltningarna vissa egna ramavtal. Samma rutin som för objektsupphandling.

 I de fall förvaltningen använder Upphandlingsavdelningen vid tecknandet av ett ramavtal är det alltid förvaltningen som gör kravspecifikationen i förfrågningsunderlaget.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(15)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Bildande av projektgrupp

Risker:

Kunskap om upphandling

Objektsupphandling

 För att kunna hantera upphandlingen på ett bra sätt i samband med objektsupphandling bildas alltid på samtliga förvaltningar en

projektgrupp. Två av förvaltningarna har många upphandlingar per år och bildar där en projektgrupp med personer enbart från förvaltningen.

Vilka personer som ingår anpassas utifrån vad upphandlingen avser.

 I de övriga förvaltningarna ingår alltid (förutom personer från

verksamheten) en person från en extern konsultfirma eller från Upphandlingsavdelningen.

Ramavtal

 För de förvaltningar som upprättar egna ramavtal är processen liknande som för objektsupphandling.

Objektsupphandling

 Samtliga bolag bildar en projektgrupp i samband med att en upphandling startar.

 För de större bolagen finns skriftliga rutiner för upprättandet av projektgrupper i samband med upphandlingsstart.

 I de fall Upphandlingsavdelningen hanterar hela

upphandlingsprocessen (1 bolag) bildas en informell projektgrupp inom bolaget med en kontaktperson på

Upphandlingsavdelningen.

Ramavtal

 Processen är liknande som för objektsupphandling.

Objektsupphandling

 Vid objektsupphandling bildas en projektgrupp, dock tillsätts

projektgruppen efter samspråk med den enhet som

Upphandlingsavdelningen har inlett ett samarbete med.

Ramavtal

 Varje upphandling som utförs på enheten har en ansvarig handläggare, vilken även blir projektledare för upphandlingen. Det är även projektledaren som tillsätter en referensgrupp till den specifika upphandlingen.

 Referensgruppens uppgift är utarbeta kravspecifikationen i

förfrågningsunderlaget. I

referensgruppen ingår ofta personer med kunskap om den specifika tjänsten eller varan som ska upphandlas.

 Tillsättning av referensgruppen sker med utgångspunkt från vilka som var med i förra upphandlingen (om ersätter gammal), annars efter professionell bedömning.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(16)

14

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Bildande av

projektgrupp (forts)

Risker:

 Det finns ingen formell rutin inom Upphandlingsavdelningen avseende att informera samtliga förvaltningar eller bolag att en ny upphandling är på gång och därav efterfråga om det finns något behov att medverka i

referensgrupp

Anlitande av expertis

Risker:

Efterlevnad lagstiftning

 Samtliga förvaltningar använder expertis i upphandlingsprocessen och upprättande av

förfrågningsunderlag. Antingen från externa konsulter,

Upphandlingsavdelningen eller de interna stadsjuristerna.

 Merparten av tjänsterna från de externa konsulter som används har köpts via direktupphandling.

 Övervägande delen av bolagen använder externa konsulter, t ex advokatbyråerna Mannheimer Swartling, Gärde Wesslau, när de behöver expertkunskap. Vissa bolag använder även

Upphandlingsavdelningen, dock är det enbart ett bolag som använder Upphandlingsavdelningen genom hela

upphandlingsprocessen.

 I de fall som externa konsulter används anser bolagen att kunskapen avseende deras unika verksamhet och bransch ej återfinns hos Upphandlingsavdelningen.

 Bildandet av en referensgrupp (för ytterligare information avseende vilka som ingår i referensgruppen vv se avsnitt avseende bildande av projektgrupp) inkluderar den expertis som är nödvändig vid upprättandet av förfrågningsunderlaget.

 Kunskap avseende att

förfrågningsunderlaget efterlever lagstiftningen finns inom Upphandlingsavdelningen.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(17)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Kontroll av leverantör

Risker:

Kvalitet i

förfrågningsunderlaget Efterlevnad lagstiftning

 Samtliga förvaltningar kontrollerar att leverantörerna betalar skatter och avgifter.

 I vissa fall kontrolleras även:

o Leverantörens betalningsförmåga o Miljökrav, exempelvis ISO-

certifiering

 Hälften av förvaltningarna har även TCO:s uppförandekod som ett krav på leverantörerna i

förfrågningsunderlaget.

 Samtliga bolag har i sina förfrågningsunderlag vissa grundläggande delar som alltid kontrolleras. Exempelvis:

o Leverantörens förmåga att betala skatter och avgifter o Registreringsbevis från Bolagsverket

o Giltigt försäkringsbevis

 I förfrågningsunderlag ingår även för vissa bolag och vissa upphandlingar exempelvis följande moment som kontrolleras:

o Att leverantören intygar att de har den efterfrågade tjänsten eller varan

o Att leverantören kan visa att den har en god ekonomisk ställning

o Miljökrav (förändras beroende på upphandling), exempelvis ISO-certifiering

o Att leverantören förbinder sig att följa TCO:s uppförandekod (avser att rimliga arbetsförhållanden råder)

 Merparten av de bolag som ej har TCO:s uppförandekod som ett krav på leverantören i förfrågningsunderlaget har ändå med vissa delar i förfrågningsunderlaget, exempelvis skäliga

anställningsvillkor samt rimliga löner

 I förfrågningsunderlaget finns vissa grundläggande delar som alltid kontrolleras vid

Upphandlingsavdelningens upphandlingar, exempelvis:

o Leverantörens förmåga att betala skatter och avgifter

o Inhämtande av F-skattebevis och Registreringsbevis från

Bolagsverket

o Miljökrav (förändras beroende på upphandling)

o Att leverantören förbinder sig att följa TCO:s Uppförandekod (avser att rimliga arbetsförhållanden råder)

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(18)

16

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Kvalitetssäkring i förfrågningsunderlaget

Risker:

Kvalitet i

förfrågningsunderlaget Efterlevnad lagstiftning

 Samtliga förvaltningar har en rutin för kvalitetssäkring av

förfrågningsunderlaget (dock ej formaliserad). Denna kontroll utförs av antingen avdelningschef eller förvaltningschef.

 En av förvaltningarna har som rutin att beslut tas i nämnden avseende förfrågningsunderlaget innan det går ut för annonsering.

 Samtliga bolag har en rutin för att kvalitetssäkra

förfrågningsunderlaget innan det går ut på annonsering. Dock skiljer det sig åt mellan bolagen hur formaliserad rutinen är.

 Ett av bolagen har i sin delegationsordning bestämt vem som ska kvalitetssäkra förfrågningsunderlaget.

 Merparten av bolagen har inte någon formaliserad rutin (t ex checklistor) för kvalitetssäkring av förfrågningsunderlaget.

 Upphandlingsavdelningen har

implementerade rutiner för kontroll och kvalitetssäkring av upprättande av förfrågningsunderlaget.

 Upphandlingsavdelningen har en formell rutin som innebär att förfrågningsunderlaget alltid ska kontrolleras/granskas av en oberoende kollega på Upphandlingsavdelningen innan förfrågningsunderlaget annonseras. Dock finns det ingen checklista eller attest att kontrollen är genomförd.

 Alla förfrågningsunderlag ska även enligt rutinen lämnas till

samverkansgruppen för genomgång innan annonsering sker.

Viktigaste

utvärderingskriterierna

Risk:

Ej tillämpligt

 Flertalet av förvaltningarna uppger att lägsta pris historiskt har varit den viktigaste parametern vid val av leverantör. Dock har övriga delar såsom kvalitet, miljö etc fått en allt större betydelse.

 Beroende på typ av upphandling kan viktning ske mellan olika delar såsom miljö, kvalitet och pris. Det är dock oftast priset som blir den avgörande faktorn.

 Alla bolag anser att pris är det viktigaste utvärderingskriteriet i förfrågningsunderlaget. Dock kvalitet, miljö etc är också viktiga parametrar.

 Vilka utvärderingskriterier som ligger till grund för utvärderingen skiljer sig åt mellan upphandlingarna och beror på komplexiteten i upphandlingen, dvs om upphandlingen avser en vara tjänst eller byggentreprenad. Ibland är det bättre att sätta upp fler skallkrav vad gäller kvalitet, miljö, etc för att pris ska bli den avgörande faktorn.

 Oftast ställs hårda krav vad gäller exempelvis kvalitet i

förfrågningsunderlagets skallkrav, vilket innebär att pris ofta blir den avgörande faktorn.

 Dock har det blivit vanligare vid vissa upphandlingar att försöka vikta faktorer som kvalitet etc.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(19)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Kunskap om LoU ute i verksamheten

Risker:

Kunskap om upphandling Information och uppföljning av ramavtal Efterlevnad lagstiftning

 Flertalet av förvaltningarna har utbildningar inom LoU för den personal som behöver utbildning.

Dock finns det inget schema eller någon rutin för när och hur ofta dessa utbildningar skall utföras, utan de sker utifrån behov.

 Utförda utbildningar på

förvaltningarna utförs av antingen externa konsulter eller via informationsmöten som

Upphandlingsavdelningen anordnar.

 Samtliga bolag innehar rutiner för att säkerställa att erforderlig kunskap återfinns inom LoU och LUFS, dock skiljer det sig något åt mellan bolagen hur denna information inhämtas.

 Merparten av bolagen har ett samarbete med extern konsult, exempelvis via OPIC eller Allego, som arrangerar föreläsningar eller frukostseminarier på bolagen avseende LoU. Då bolagen har ett samarbete med dessa externa konsulter får de även tidskrifter om upphandling.

 Övriga bolag använder Upphandlingsavdelningen för att inhämta information avseende viktiga uppdateringar/förändringar av lagstiftningen.

 Då samtliga upphandlare dagligen arbetar med lagstiftning och policies erhåller anställda löpande

uppdateringar avseende lagstiftningen.

Det finns även ett kontrollmoment att förfrågningsunderlag i upphandlingen ska läsas av två personer varmed det återfinns möjlighet att lära av varandra.

Nya regler LoU och LUFS

Risker:

 De flesta förvaltningar anser ej att den nya lagstiftningen kommer att förändra deras arbete med upphandlingsprocessen i någon större utsträckning.

Den största förändringen, i och med den nya lagen, enligt förvaltningarna är risken att få sanktioner. Detta skulle kunna föranleda att förvaltningarna följer upp utförda direktupphandlingar hårdare så att dessa ej överstiger fastställda tröskelvärden.

 Alla bolag är medvetna om att det har inkommit en ny proposition från regeringen avseende nya regler för LoU och LUFS.

Bolag som ej utför upphandlingar enligt LoU, exempelvis på områden inom reservdelsmarknaden eller där det endast återfinns ett fåtal leverantörer, är de bolag som indikerar att det kommer att innebära störst förändring med den nya

lagstiftningen. Dessa bolag kommer försöka att bli bättre på att följa LoU även inom dessa områden.

 Merparten av bolagen anser att det ej kommer att innebära så stora förändringar i deras rutiner. Det som bolagen tror kommer förändras är ökning av antalet överprövanden från leverantörer.

 Enheten har god kännedom om propositionen avseende förslag till lagförändringar inom LoU och LUFS.

 Upphandlingsavdelningen har en anställd jurist med LOU kunskap.

 De nya reglerna kommer att innebära att upphandlingschefens befogenhet att medge avsteg från kommunens riktlinjer avseende tröskelvärde för direktupphandlingar kommer att försvinna.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(20)

18

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Nya regler LoU och LUFS (forts)

Risker:

 En av förvaltningarna anser att de kommer att öka antalet

upphandlingar mot tidigare, pga att flertalet upprättade avtal ej följer lagstiftningen fullt ut (för ytterligare beskrivning vv se avsnitt avseende mål för avtalstrohet, ramavtal).

 Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(21)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Medier vid annonsering

Risk:

 Samtliga förvaltningar använder OPIC vid annonsering av förfrågningsunderlag. En av förvaltningarna som använder Upphandlingsavdelningen i hela upphandlingsprocessen annonserar även i Allegos databaser.

 Annonsering sker i de medier som är rikstäckande.

 Bolagen använder de medier som är vanligast inom upphandling.

Antingen används OPIC:s eller Allego:s databaser. Bolagen har avtal med antingen Allego eller OPIC, vilket innebär att dessa bolag sköter hela annonseringsförfarandet.

 Det bolag som använder Upphandlingsavdelningen eller extern konsult i hela upphandlingsprocessen använder fortfarande samma medier som ovan, dock är det upphandlingsavdelningen eller extern konsult som hjälper bolaget med annonseringen.

 Annonsering sker på de medier som är rikstäckande.

 De medier som är vanligast förekommande är, OPIC, Allego, Borås Stads hemsida (även på övriga kommuners hemsida) och Tenders Electronic Daily (TED). Dessa är välkända medier och är rikstäckande.

 Annonsering sker på de medier som är rikstäckande.

Tröskelvärde vid annonsering

Risk:

 Samtliga förvaltningar har kunskap om tröskelvärdena för annonsering.

 Innan annonsering sker utförs en genomgång av det samlade värdet på upphandlingen för att säkerställa att det ej överstiger det fastställda tröskelvärdet för annonsering utanför Sveriges gränser. Ofta sköts detta av OPIC eller Allego.

 Samtliga bolag har kunskap om tröskelvärdena för annonsering.

 Två av bolagen har som rutin att allid lägga ut sina upphandlingar på medier som täcker både Europa och Sverige och på så vis erhålla en större täckning vid sin annonsering.

 Merparten av bolagen utför en genomgång av det samlade värdet på upphandlingen för att säkerställa att det ej överstiger det fastställda tröskelvärdet för annonsering utanför Sveriges gränser. Ofta sköts detta av OPIC eller Allego.

 Upphandlingsavdelningen har kunskap avseende tröskelvärdena vid

annonsering. TED används om upphandlingen behöver annonseras utanför Sveriges gränser.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(22)

20

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Utvärdering av erhållna svar

Risker:

Efterlevnad lagstiftning Rutiner för upphandling

 Rutinen för utvärdering av anbud skiljer sig åt mellan förvaltningarna. I hälften av förvaltningarna sker utvärdering av anbudet främst internt och av den tillsatta projektgruppen.

För övriga tas hjälp av antingen extern konsult eller

 Det första steget i utvärderingen, att protokollföring sker av samtliga anbud i ett s k

”anbudsöppningsprotokoll” som signeras av två i förening, är likadant för alla förvaltningar.

 Rutinen för utvärdering av anbud är liknande för samtliga bolag. Det första steget är efter anbudstidsfristen har löpt ut är att protokollföra samtliga anbud i ett såkallat

”anbudsöppningsprotokoll”. Detta signeras av två i förening.

 Utvärdering av erhållna anbud sker i projektgruppen som tillsattes vid upprättandet av förfrågningsunderlaget.

Tillsammans går de igenom anbuden för att utföra en sammanställning mellan de utvärderingsparametrar som är uppsatta i förfrågningsunderlaget.

 Vid utvärdering kan i vissa fall extern hjälp tas, exempelvis om det är vissa bedömningsposter som bolaget ej känner att de har kunskap att bedöma.

 Vid utvärdering av erhållna anbud börjar projektledaren på Upphandlings-

avdelningen tillsammans med en kollega att skriva ut samtliga anbud. Båda attesterar anbuden.

 Efter samtliga anbud är uttagna och attesterade sker en genomgång av projektledaren att samtliga skallkrav är uppfyllda i förfrågningsunderlaget. Om dessa ej är uppfyllda kvalificerar sig inte leverantören för utvärderingsprocessen.

 I det sista steget utvärderas kvarvarande leverantörer med referensgruppen på grundval av de kriterier som är angivna i förfrågningsunderlaget, eventuell uppföljning sker av vissa produkter/

tjänster och förslag tas fram till tilldelningsbeslut.

Beslut om tilldelning

Risker:

Efterlevnad lagstiftning Rutiner för upphandling

 Beslut om tilldelning sker av förvaltningarna i enlighet med delegationsordningen där den enskilda nämnden är den högst beslutfattaren.

 För samtliga bolag följer beslut om tilldelning deras uppsatta delegationsordning.

 Beslut om tilldelning understigande ett visst belopp kan tas av bolagets VD övriga tas av bolagets styrelse.

 Tilldelningsbeslutet tas av samverkansgruppen. Delegation innehas från kommunstyrelsen för att fatta dessa beslut, krävs attest av två personer.

 Vid objektsupphandlingar där

upphandlingsavdelningen har varit med på konsultbasis tas beslut om tilldelning av förvaltningen eller bolaget och enligt deras delegationsordning.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(23)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Implementering av avtal

Risk:

Information och uppföljning av ramavtal

Ramavtal

 Information till berörda personer avseende nytecknade ramavtal sker inom flertalet förvaltningar via e- postutskick. Återfinns även förvaltningarnas intranät.

Objektsupphandling

 Information avseende nytecknade objektsupphandlingar inom flertalet förvaltningar sprids framförallt på särskilda avdelningsmöten/

projektmöten, då dessa

upphandlingar oftast enbart berör en begränsad grupp av personer på förvaltningen.

Ramavtal

 Information avseende tecknade ramavtal skiljer sig åt mellan bolagen. De större bolagen som även ofta har en större frekvens av ramavtal årligen har som rutin att skicka ut nya ramavtal på e-post samt lägga upp informationen på bolagets intranät. Bolag som har en mindre organisation och en mindre frekvens av ramavtal väljer att enbart informerar de personer som blir berörda av det nya ramavtalet.

Objektsupphandling

 Information avseende objektsupphandlingar sker för både de stora och mindre bolagen oftast genom ett internt möte då det endast berör ett fårtal personer.

Ramavtal

 Alla nya avtal läggs ut på Borås Stads intranät.

 Det återfinns även en uttalad policy att skicka e-post till samtliga förvaltningar och bolag att ett nytt ramavtal är tecknat.

 Till förvaltningarna och bolagen skickas allt som oftast även prislistor med, kan även vara utformade som

produktkataloger.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(24)

22

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Avtalstrohet

Risker:

Efterlevnad lagstiftning Efterlevnad

kommunens riktlinjer Information och uppföljning av ramavtal

 Målet för samtliga förvaltningar är att ha en så hög avtalstrohet som möjligt. Vissa förvaltningarna har till och med som mål att ha en avtalstrohet på närmare 100 %.

 En stor del av förvaltningarna efterlever dock ej målet om 100 % avtalstrohet. Andelen skiljer sig åt mellan förvaltningarna.

 Målet för samtliga bolag är att efterleva gällande ramavtal samt tecknade objektsupphandlingar till 100 %.

 En stor del av bolagen efterlever dock ej målet om 100 % avtalstrohet. Andelen skiljer sig åt mellan bolagen.

 Är en serviceorganisation avseende upphandling varmed avsnittet ej anses tillämpligt. Dock anser enheten att det återfinns ytterligare arbeta på vad gäller avtalstrohet, enligt deras uppfattning finns väsentligt mycket färre ramavtal än det finns leverantörer i leverantörsreskontran ute på

exempelvis förvaltningarna.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(25)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Uppföljning av avtalstrohet

Risker:

Efterlevnad lagstiftning Efterlevnad

kommunens riktlinjer Information och uppföljning av ramavtal

 Vissa förvaltningar har uppföljning av avtalstrohet som en

uppföljningspunkt i sin

internkontrollplan. Denna kontroll utförs oftast genom

stickprovskontroller på utförda inköp.

 Samtliga förvaltningar har viss uppföljning av vilka leverantörer som används, för att säkerställa att inga inköp utförs av

leverantörer där avtal inte finns.

Dock är det endast en förvaltning som har denna rutin skriftligt.

 Det är svårt att få ut rapporter från ekonomisystemet för att kunna göra en bra uppföljning av avtalstrohet.

 Gemensamt för bolagen är att ej finns några formellt dokumenterade rutiner avseende uppföljning av avtalstrohet, användandet av leverantörer etc som skall utföras.

 Bolagen innehar olika ekonomisystem (Agresso, Wisma, IBS, Bravad). Gemensamt för dessa ekonomisystem är att det är svårt att få ut rapporter för att kunna göra en bra uppföljning av avtalstrohet.

 Ett av bolagen använder sitt beställningssystem vid uppföljning av överskridelser av tröskelvärde för direktupphandling. Denna uppföljning används även för att identifiera om det finns ett behov av att upprätta nya ramavtal.

 Är en serviceorganisation avseende upphandling varmed avsnittet ej anses tillämpligt, dock anser enheten att det inte återfinns några bra

uppföljningsverktyg avseende avtalstrohet. Exempelvis skulle ekonomisystemet behöva förbättras för att erhålla bättre och mer tillförlitliga rapporter.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(26)

24

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Användning av ramavtal tecknade av Upphandlings- avdelningen

Risker:

Efterlevnad lagstiftning Efterlevnad kommunens riktlinjer

 Vad gäller homogena tjänster eller varor som avropas kontinuerligt använder samtliga förvaltningar nästan uteslutande de centrala ramavtal som är tecknade av

 Flera förvaltningar anser att de ramavtal som tecknas av Upphandlingsavdelningen inte alltid täcker in det specifika behovet som återfinns hos förvaltningen.

 Samtliga bolag har en uttalad policy att använda de ramavtal som är tecknade av Upphandlingsavdelningen.

Det finns dock en skillnad mellan bolagen om de anser att varorna eller tjänsterna som ingår i ramavtalet är applicerbara på det specifika bolaget. Detta i och med att bolagen återfinns i olika branscher innebärande att kravspecifikationerna ej är homogena.

 Flertalet av bolagen anser att avseende homogena varor eller tjänster som avropas kontinuerligt skall de centrala ramavtal som är tecknade av Upphandlingsavdelningen användas. I de fall där ramavtal behöver upprättas för att passa kravspecifikationen för det specifika bolaget upprättas egna ramavtal.

Uppföljning av ramavtal

Risk:

 Förvaltningarna tecknar endast ett fåtal ramavtal och det finns därav ej någon implementerad rutin för uppföljning.

 De bolag som tecknar ramavtal har en informell uppföljning av ramavtal. Kan exempelvis ske genom möten på avdelningen, kvalitetssäkring av erhållna varor eller tjänster.

 Upphandlingsavdelningen har som rutin att avtal tecknade av

Upphandlingsavdelningen ska följas upp inom fastställda tidsintervall. Vid 6 månader sker den första uppföljningen, för att sedan inneha två ytterligare uppföljningar på 12 månaders intervall.

Detta för att säkerställa att produkterna eller tjänsterna är av erforderlig kvalitet och att det följer det avtal som finns upprättat.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(27)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Uppföljning av ramavtal (forts)

Risk:

 För att stärka medvetenheten om ramavtal hos förvaltningarna och bolagen anordnas även mässor och andra aktiviteter, exempelvis för upphandlingen av Städ och Kem anordnades en mässa där samtliga leverantörer var på plats och visade sitt produktutbud.

Attest av fakturor

Risk:

Attestinstruktioner

 En av förvaltningarna har sin rutin att attest av leverantörsfakturor skall ske av minst två personer.

 Merparten av förvaltningarna som ej har attest av två personer är på gång att implementera detta. De inköp som endast attesteras av en person avser inköp som utförs av en individ som innehar

budgetansvar eller någon form av ledarroll.

 I flertalet av bolagen behöver det ej alltid vara attest av två personer, exempelvis inköp av projektledare/

avdelningschef, till mindre värden, dessa attesteras endast av inköparen. Övriga inköp attesteras alltid av två personer.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(28)

26

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Avtalsdatabas

Risk:

Rutiner för upphandling

 Arkivering av avtalen sker på olika sätt. Vissa förvaltningar har elektronisk databas på intranätet och vissa har endast arkivering i arkiv.

 De förvaltningar som tecknar många avtal har en uppställning även när dessa ramavtal löper ut (exempelvis om avtalen upphör ett specifikt datum). Detta för att säkerställa att upphandlingsprocessen för nästa upphandling påbörjas i tid.

 Bland bolagen är det vanligt att det återfinns en elektronisk databas för arkivering av upphandling och tecknade avtalet. Avseende ramavtal är det inte alltid föreskrivet i den elektroniska databasen när det specifika ramavtalet löper ut, utan ofta är det upp till bolaget att hålla reda på när det är dags att påbörja en ny upphandling.

 Arkivering sker av samtliga upphandlingar.

Överprövningar

Risk:

 Alla förvaltningar utom en har erhållit överprövningar på utförda upphandlingar. Merparten av dessa har utfall varit till fördel för förvaltningarna.

 Alla bolag utom ett har haft överprövningar på sina utförda upphandlingar. Merparten av dessa har utfall som varit till fördel för bolagen.

 Enheten har på senaste året haft två upphandlingar som har överprövats i Länsrätten. Den ena gick till

Upphandlingsavdelningens fördel och den andra innebar att en ny

upphandling var tvungen att utföras.

Skriftliga process- beskrivningar

Risk:

Rutiner för upphandling

 Flertalet av förvaltningar innehar skriftliga processbeskrivningar avseende inköp och

upphandlingsprocessen.

 Merparten av bolagen har ingen skriftlig formell

inköpspolicy för upphandling och inköp. Bland de som ej har en policy sker dock hänvisning till riktlinjer för upphandling och inköp antagen av Borås Stad.

 För närvarande återfinns inga skriftliga processbeskrivningar, dock är detta under upprättande.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(29)

Förvaltningar Bolagen Upphandlingsavdelningen

Tilläggsköp vid entreprenad

Risk:

Objektsupphandling

 I de förvaltningar där de är tillämpligt (dvs de som utför upphandlingar inom entreprenad) återfinns formella uppföljningar avseende slutbesiktning av utförda projekt, oftast en extern besiktningsman.

 I förvaltningar med

entreprenadprojekt återfinns det även uppstyrt vem eller vilka som tar beslut om eventuella

tilläggsköp vid utförandet av ett projekt.

 Överskriden budget gås även ofta igenom med nämnden.

 Underhåll av utförda projekt utförs av exempelvis olika

underhållsavdelningar. Beroende på vad som har utförts sker slutbesiktning av utfört arbete.

Ingen av förvaltningarna anser att det är något problem att något underhållsarbete ej skulle bli utfört.

Objektsupphandling

 Bolag som utför många objektsupphandlingar i form av byggnadsentreprenader har formella rutiner vad gäller uppföljning av slutbesiktningar, tilläggsinköp till projektet etc.

 Samtliga bolag poängterar att vid större

entreprenadprojekt sker alltid slutbesiktning av en extern besiktningsman som är oberoende av båda parter.

 Vid tilläggsinköp som går utanför den ordinarie budgeten återfinns formella rutiner hos bolagen. Vissa benämner att det finns föreskrivet i avtalet vem som har delegation att fatta beslut om tilläggsinköp samt att det alltid följs upp i budget. Vid större projekt delges även ofta styrelsen avseende utfall och vilka överträdelser som återfanns.

 Vid underhåll av utförda entreprenader återfinns även formella rutiner för uppföljning och utförande. Exempelvis återfinns driftsavdelningar som är ansvariga för driften.

Vid större utförda underhåll sker även slutbesiktning att arbetet är korrekt utfört, kan variera beroende på storlek om intern eller extern besiktningsman anlitas.

Behovsanalys

underlag

Annonsering

tilldelning

(30)

28

4. Trender och tendenser

Utifrån vår genomgång av material och intervjuer har vi identifierat ett antal trender och tendenser som vi vill belysa i följande kapitel. Avsnittet följer upphandlingsprocessens sex olika delmoment som finns föreskrivna i kapitel tre. I avsnittet belyses även kommunledningens svar avseende

Upphandlingsavdelningen och dess roll.

BEHOVSANALYS OCH UPPRÄTTANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG

Efterlevnad av kommunens riktlinjer för direktupphandling

Nedanstående tabell beskriver efterlevnad av kommunens riktlinjer för direktupphandling, dvs om enheterna efterlever kommunens tröskelvärde för direktupphandling om två basbelopp för köp av varor samt tre basbelopp för köp av tjänster. I tabellen återfinns samtliga bolag och förvaltningar.

Vid genomgång av tröskelvärde vid direktupphandling framkom att:

 Fyra av nio efterlever kommunens riktlinjer för upphandling och inköpsverksamhet i Borås Stad. Tre av dessa är förvaltningar och en är bolag.

 Ett bolag har ett lägre tröskelvärde för

direktupphandling av tjänster än vad kommunens riktlinjer föreskriver (två basbelopp för både tjänster och varor)

 De bolag som har högre tröskelvärden för

direktupphandling än Borås Stads riktlinjer (2 bb varor o 3 bb tjänster) är de bolag som tillämpar LUFS i sina upphandlingar. Dessa bolag anser att det finns ett högre tröskelvärde för de som tillämpar LUFS än vad kommunens riktlinjer och lagstiftningen föreskriver.

45%

11% 11%

22%

11%

Tröskelvärde vid direktupphandling

2 bb (varor) 3 bb (tjänster) 2 bb (varor o tjänster) 3 bb (varor o tjänster) 5 bb (varor o tjänster) 6 bb (varor o tjänster)

(31)

Användandet av expertis i upphandlingsprocessen

Användandet av expertis i upphandlingsprocessen av bolag och förvaltningar beskrivs i nedanstående tabell. Uppdelning sker mellan om expertis inhämtas från

Upphandlingsavdelningen eller extern konsultation såsom advokatbyråer etc. Resultat beskrivs enskilt för bolagen och förvaltningarna i varsin stapel.

Vid vår genomgång av användandet av expertis i upphandlingsprocessen framkom följande:

 Det är främst förvaltningarna som använder upphandlingsavdelningen som expertis.

 Bolagen använder externa konsulter i större utsträckning än förvaltningarna.

 Inget av bolagen använder enbart upphandlingsavdelningen som expertis.

 En stor del av både förvaltningarna och bolagen använder både externa konsulter och

Upphandlingsavdelningen.

IMPLEMENTERING OCH UPPFÖLJNING AV AVTAL

Antal överprövningar av utförda upphandlingar

Antal överprövningar av utförda upphandlingar avser utförda upphandlingar hos verksamheterna som har överprövats hos juridiska instanser såsom Länsrätten etc. I nedan tabell beskrivs samtliga respondenter, dvs

Upphandlingsavdelningen, förvaltningar och bolag.

Vid jämförelse mellan hur många överprövningar som finns på utförda upphandlingar noteras:

 Att förvaltningarna haft mindre överprövningar på sina upphandlingar.

 En parallell är möjlig mot att förvaltningarna i större 0%

20%

40%

60%

80%

100%

Förvaltning Bolag 1

3 2

1 2

Användandet av konsultation i upphandlingsprocessen

Främst

Upphandlingsenheten

Både extern konsultation och Upphandlingsenheten

Främst extern konsultation

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Upp.enhet Förvaltning Bolag 2

1 1 2

2 2

Antal överprövningar

Ingen upphandling En upphandling Två upphandlingar