Uppföljning SBF kommunikationsplan 2019

(1)

kommunen@horby.se | www.horby.se

Mattias Präntare Kommunikatör

2020-01-02

(2)

Innehållsförteckning

Introduktion... 3

Prioriterade utvecklingsområden 2019... 3

Uppföljning av utvecklingsområdena... 3

Kartor på webben – insyn och service till medborgarna... 3

Planerad kommunikation – proaktivitet och effektivitet... 4

Bilder, film och DAM – skapa en bildbank... 5

Kunskap & resursstöd – verksamheternas ansvar för kommunikationen... 5

Säkerställa kapacitet – rörlig media, bild och ljud... 5

Kommunikatörens kommentarer inför 2020... 6

Möjligt utvecklingsområde 1: Beslutsstöd - Indikatorer och statistik... 6

Möjligt utvecklingsområde 2: Grundläggande kommunikationsverktyg... 6

Årsaktivitetsplan 2019 – måluppfyllelse... 8

(3)

Introduktion

Syftet med uppföljningen är att utvärdera det gångna årets utvecklingsarbete och ta tillvara på erfarenheterna inför fortsatt planering.

Utvärderingen är en indikation på hur utvecklingen av

samhällsbyggnadsförvaltningens kommunikation fortlöpt och sätter även fingret på olika utmaningar och utvecklingsmöjligheter.

Målet är att säkerställa att förvaltningens kommunikationsaktiviteter bidrar till att förvaltningens verksamhetsmål uppnås och att de genomförs på ett resurseffektivt sätt.

Prioriterade utvecklingsområden 2019

För 2019 formulerades fem prioriterade utvecklingsområden.

Samtliga finns utförligt beskrivna i SBF kommunikationsplan 2019.

Områdena hade följande rubriker:

 Kartor på webben – insyn och service till medborgarna

 Planerad kommunikation – proaktivitet och effektivitet

 Bilder, film och DAM – skapa en bildbank

 Kunskap & resursstöd – verksamheternas ansvar för kommunikationen

 Säkerställa kapacitet – rörlig media, bild och ljud

Uppföljning av utvecklingsområdena

Kartor på webben – insyn och service till medborgarna

Samhällsbyggnadsförvaltningen förfogar över information som lämpar sig väl för interaktiva karttjänster för medborgarna,

(4)

exempelvis lekplatser och grönområden. Ett problem för att tillgängliggöra dessa är att det inte funnits förutsättningar för att enkelt och snabbt skapa kartor för webben. Kostnadsfria tjänster som medborgarna ofta använder, t.ex GoogleMaps, erbjuder inte

tillfredsställande integritetsskydd och de karttjänster som exempelvis landskapsarkitekterna använder via GeoInfo Mittskåne innebär för långa ledtider från initiativ till publicering.

Under 2019 har förvaltningen därför prövat att använda en tjänst byggd på öppen källkod och data, Open Street Map/Umap. Testet har gjorts i samförstånd med kommunens digitaliseringsstrateg.

Det har visat sig vara en lösning som fungerar väl och som kraftigt minskat ledtiden för att ta fram enkla interaktiva kartor. Under 2019 publicerades en interaktiv karta över Hörbys kommunala lekplatser med korta beskrivningar av dessa. Kartan kan enkelt byggas ut med nya lager och platser som invånarna kan ha intresse av att veta mer om och få vägbeskrivning till. Det här skapar även möjligheter för andra förvaltningar att skapa kartor, till exempel Kultur- och fritid.

Planerad kommunikation – proaktivitet och effektivitet

Att i ett tidigt skede identifiera frågor där det finns ett särskilt informationsbehov är en förutsättning för att kunna ta ägandeskap och inta en position som en källa till trovärdig information.

Att i för stor utsträckning arbeta responsivt eller reaktivt innebär i värsta fall att situationer uppstår där organisationen blir tvungen att lägga onödiga resurser på att bemöta ryktesspridning och

tillrättalägga felaktiga fakta för att undvika ett urholkat förtroende.

På förvaltningen har några inledande åtgärder vidtagits under 2019 för att rikta arbetet mot ett mer förutseende och proaktivt arbete.

Bland annat följande rutiner för omvärldsbevakning:

(5)

- Dagligt omvärldsbevakningsmail till samtliga

verksamhetschefer med bevakning på ordet ”Hörby” i media via NewsMachine. Tjänsten avslutad slut 2019 pga

kommunen ej beslutat om fortsatt abonnemang.

- Kommunikation som stående punkt på ledningsgruppens agenda

- Schemalagd avstämning mellan förvaltningschef(er) och kommunikatör

Några exempel på förvaltningens proaktiva informationsinsatser:

- Vinterväghållning. Informationsmaterial är framtaget för snabb distribution vid behov. Det omfattar bland annat en sida med utförliga svar på de vanligaste frågorna som brukar inkomma vid kraftiga snöfall samt tydlig information som klargör olika aktörers ansvar för vinterväghållning. En stämningsfull informationsfilm har skapats om kommunens vinterväghållningsarbete och vikten av varsamhet i trafiken.

- Provborrning efter vanadin. Förvaltningen tog tidigt fram en sida med svar på de frågor som skulle kunna ställas av

allmänhet och press i samband med att ansökan om provborrningar i Hörby kommun uppmärksammades.

Materialet kompletterades med snabb publicering av

pressmeddelande och nyhet i samband med myndighetsbeslut och inkomna ansökningar.

- Förvaltningschef till ny tjänst. Förvaltningen informerade omedelbart nyheten om att förvaltningschefen rekryterats till Eslöv, enligt en tydlig turordning som innebar att

förvaltningens ledningsgrupp och medarbetare fick

förstahandsinformation innan informationen kom ut i press

(6)

och att den lokala pressen i sin tur fick kännedom via

pressmeddelande direkt från kommunen, istället för att förlita sig på andrahandskällor.

Bilder, film och DAM – skapa en bildbank

2018 års lagskärpning av hur personuppgifter ska behandlas, visade än tydligare vikten av att ha kontroll över vilka bilder och rörlig media som finns inom kommunen. Anskaffandet av ett verktyg för att hantera sådant material – s.k DAM (Digital Asset Management – är en central ansvarsfråga. Behovet av ett sådant verktyg har under året lyfts av förvaltningskommunikatören i de forum där

kommunikatörerna samarbetar.

I avvaktan på ett fungerande verktyg har förvaltningens bilder och material som finns hos förvaltningens kommunikatör gallrats och sorterats i mappar. Samtyckesblanketter vid filmproduktion finns samlade i pärm hos kommuikatören.

Kunskap & resursstöd – verksamheternas ansvar för kommunikationen Ur ett långsiktigt effektivitetsperspektiv är det strategiskt viktigt att stödja och höja verksamheternas och medarbetarnas egen förmåga att kommunicera.

Under 2019 har en webbredaktörsgrupp bildats inom förvaltningen.

Den består av medarbetare som arbetar löpande med information på olika sätt, t.ex detaljplaner. Gruppen syfte är att vara ett forum för att utveckla tjänster, webb, tillgänglighet och utbyta erfarenheter.

Gruppen träffas ca 4 gånger per år och tanken är att utveckla samarbetsformerna så att gruppen blir ett nav för förvaltningens utvecklingsarbete – t.ex det nya arbetsnätet, medborgardialog och liknande. Förvaltningens kommunikatör ansvarar för att

sammankalla, samordna och utveckla formerna för träffarna.

(7)

Kommunservice Måltider är ett exempel på en verksamhet inom förvaltningen som målmedvetet arbetar med den egna

kommunikationen genom att berätta om sitt dagliga servicearbete för medborgarna, men även som ett sätt att stärka samarbetet mellan förvaltningarna. Kommunikatören har gett rådgivning i

kommunikationsfrågor samt bistått med produktion av film och informationsamterial, bland annat vid övergången till kyld mat i hemtjänsten.

Säkerställa kapacitet – rörlig media, bild och ljud

2018 började samhällsbyggnadsförvaltningen att använda film i sitt berättande. Det arbetet fortsatte under 2019 och både foton och filmer har producerats till betydligt högre nivå än tidigare. Förmågan att internt kunna producera material av hög kvalitet påverkar

möjligheten att kunna stödja förvaltningen och kommunen med information när det krävs särkskilda insatser eller tydlighet.

Material har producerats med hjälp av en tillfälligt anställd fotograf vid kommunledningsförvaltningen. Extratjänsten löpte dock ut december 2019, vilket innebär att 2020 så behöver film och liknande produceras på annat sätt.

Kamera, ljudutrustning och mjukvara finns däremot fortsatt tillgänglig för att redigera film, ljud och ta bilder av studiokvalitet.

Kommunikatörens kommentarer inför 2020

2019 var ett år där förvaltningens förmåga att kommunicera

vidareutvecklades från det grundarbete som gjordes 2018 och 2017.

Det återspeglas bland annat i arbetet med att upprätta årliga kommunikationsdokument. Den reviderade

kommunikationsstrategin, årsplanen och den årliga uppföljningen bidrar till att förvaltningen kan säkerställa kontinuitet i arbetet, ge transparens och påvisa systematiken.

(8)

År 2020 ställs förvaltningen inför två betydande omständigheter som påverkar årsplaneringen: det är den kommande

kommunövergripande omorganisationen och det ekonomiska budgetunderskottet.

Kommunikationsarbetet bör med anledning av dessa

osäkerhetsmoment riktas mot att upprätthålla fungerande arbetssätt, aktivt arbeta med intern kommunikation/förändringskommunikation samt upprätthålla det löpande arbete som utförs dagligen i form av dialog med medborgare, besvarande av frågor, pressmeddelanden, intranät och så vidare.

När det gäller uveckling, så finns det två tydliga områden som skulle göra märkbar skillnad för verksamheternas arbete för måluppfyllelse.

De bör drivas på en kommunövergripande nivå, snarare än hos förvaltningen, men jag nämner dem ändå, då de påverkar förvaltningens möjligheter att arbeta effektivt utifrån ett kommunikationsperspektiv.

Möjligt utvecklingsområde 1: Beslutsstöd - Indikatorer och statistik Det finns anledning att titta närmre på olika indikatorer och

metoder/statistik för att löpande utvärdera kommunikationsarbetet.

Den typen av information kan med fördel användas som beslutsunderlag, t.ex vid planering av innehåll, e-tjänster och liknande.

Möjligt utvecklingsområde 2: Grundläggande kommunikationsverktyg Det finns ett fortsatt behov av grundläggande verktyg för att kunna ge ett väl fungerande stöd till förvaltningens chefer och medarbetare.

Det handlar om:

- DAM (Digital assets management). Ett verktyg för att hantera bilder och film på ett korrekt sätt gällande GDPR, samtycke, licenser etc och effektivt kunna tillgängliggöra dem för verksamheterna.

(9)

- Omvärldsbevakningstjänst. En automatiserad tjänst som med jämna intervall kan maila chefer och andra nyckelpersoner en översikt av artiklar där Hörby nämns. En förutsättning för att kunna lyssna, bemöta och fånga upp frågor av allmänintresse i tid.

- Nytt arbetsnät. Arbete med nytt arbetsnät är på gång centralt hösten 2019/våren 2020. Dagens arbetsnät är tekniskt

utdaterat och inte tillförlitligt som stöd när det t.ex gäller att hitta relevant och aktuellt innehåll.

(10)

Årsaktivitetsplan 2019 – måluppfyllelse

Aktiviteterna har markerats med en färgkod som indikerar om de är påbörjade (gul), ej påbörjade ( röd ) eller genomförda ( grön ).

Verksamhet

Samhällsbyggnadsförvaltningen

Revideringsdatum

Vad? Klart? Kommentar

Rutiner för

kommunikationsuppföljning 2019 är det andra året då förvaltningens utvecklingsarbete formulerats i en kommunikationsplan. Revidering av förvaltningens kommunikationsstrategi och en första årsutvärdering av kommunikationsarbetet är genomförd.

Interaktiva kartor på

webben Grön En lekplatskarta med Hörbys offentliga lekplatser har skapats och publicerats på Hörby.se. Kartan är skapad i Open Street Map som ett pilottest i samråd med kommunens digitaliseringsstrateg. Förvaltningen kan nu publicera användarvänliga webbkartor med rejält kortad ledtid (minskat från veckor ner till minuter)

Informationsfilmer Grön Förvaltningen har skapat filmer med både samhällsinformation och berättelser om förvaltningens arbete för invånarna.

Bland annat filmer om vinterväghållning, julhälsning från barnen i förskolan till de äldre i äldreomsorgen, kommunens felanmälan-app, leverans av kyld mat etc.

Förstärkt grafisk profil Gul Förvaltningen har bidragit till att skapa ett tilltal som fungerar för bland annat film.

Det finns dock ett fortsatt behov av en utökad grafisk profil för kommunens verksamheter, med riktlinjer för t.ex filmproduktion, ljud, sociala media och kampanjer av olika slag.

Proaktiv kommunikation –

artiklar med frågor och svar Grön Förvaltningen har arbetat proaktivt med frågor som bedöms vara av särskilt intresse för allmänheten.

Artiklar med fakta, länkar till fördjupning samt svar på vanliga frågor har skapats för att ge tydlig informaiton i tidigt skede för t.ex provborrning efter vanadin, vinterväghållningsrutiner och avlägsnande av dämmar.

Artikelserie om SBFs verksamheter och dagliga arbete i Hörby kommun.

Grön Under 2019 har förvaltningen gjort fler korta inslag om verksamheternas arbete i form av korta tematiska facebook-inlägg, reportage och berättelser om måltider, hållbarhetsarbete och stadsutveckling. Syftet är att ge kommuninvånarna en tydlig bild av på vilket sätt SBF:s verksamheter är en viktig del av Hörbys vardag.

Podcasts – insyn i SBF:s verksamhet

Röd Tre avsnitt planerade, men projektet avbrutet, främst på grund av personalförändringar i förvaltningen. Förmåga och kompetens finns fortfarande inom förvaltningen för att producera podcasts.

Redaktionell plan för

kommande kommunikation Grön Förvaltningskommunikatören har skapat en struktur för redaktionell planering och arbetat utifrån den under 2019. Inför 2020 är ambitionen att Micrsofts verktyg Teams ska kunna pilottestas som verktyg för redaktionellt samarbete mellan kommunikatörer/redaktörer inom kommunen.

(11)