Reglemente för
samhällsbyggnads nämnden
Styrdokument
Reglemente
Beslutsinstans: Fastställd: Giltighetsperiod:
Kommunfullmäktige 2021-08-26 § 103 2019-2023 Ansvar för revidering: Dokumentansvarig: Senast reviderad:
Nämndsekreterare Samhällsbyggnadschef 2021-06-02
Dokumentet gäller för: Diarienummer:
Samhällsbyggnadsnämnden 2021:551
Inledning
Utöver det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen eller annat reglemente med arbetsformer för Gnosjö kommun, gäller bestämmelserna i detta reglemente.
I detta reglemente regleras organisation, ansvarsområden och uppgifter för samhällsbyggnadsnämnden utöver vad som anges i kommunallagen. Nämndens ansvarsområde omfattar inte de uppgifter inom nämndens verksamhetsområde som enligt kommunstyrelsens reglemente fullgörs av
kommunstyrelsen.
Innehållsförteckning
1. Nämndens övergripande uppgifter ... 5
2. Nämndens verksamhetsområden ... 5
2.1 Miljö- och hälsoskydd ... 5
2.2 Livsmedel, alkohol, tobak och vissa receptfria läkemedel ... 5
2.3 Plan- och bygg ... 6
2.4 Trafik ... 6
2.5 Bostadsanpassning ... 6
2.6 Parkeringstillstånd ... 6
2.7 Övrig verksamhet ... 6
2.8 Delegering från kommunfullmäktige ... 7
3. Samhällsbyggnadsnämndens arbetsformer... 7
3.1 Sammansättning ... 7
3.2 Ordförandes arbetsuppgifter... 8
3.3 Ersättare för ordföranden ... 8
3.4 Ersättarnas tjänstgöring ... 8
3.5 Jäv, avbruten tjänstgöring ... 9
3.6 Inkallande av ersättare ... 9
3.7 Tidpunkt för sammanträden... 9
3.8 Kallelse ... 10
3.9 Beslutsfattande ... 10
3.10 Närvarorätt och deltagande på distans ... 10
3.11 Reservation ... 11
3.12 Justering av protokoll ... 11
4. Samhällsbyggnadsnämndens utskott ... 11
4.1 Ersättare utskott ... 12
4.2 Utskottets sammanträden... 12
4.3 Om utskottets arbete ... 12
5. Övriga bestämmelser ... 13
5.1 Sekretess ... 13
5.2 Kungörelser och tillkännagivande av föreskrifter med mera ... 13
5.3 Delgivning ... 13
5.4 Undertecknande av handlingar ... 13
5.5 Inhämtande av yttrande ... 14
5.6 Diarieföring ... 14
5.7 Ansvar och rapporteringsskyldighet ... 14
1. Nämndens övergripande uppgifter
§ 1
Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för kommunens uppgifter avseende myndighetsutövning mot likväl enskild som mot kommunens egen verksamhet inom miljö- och hälsoskyddsområdet, plan- och byggområdet, livsmedel, bostadsanpassning, parkeringstillstånd, alkohol- och tobak och trafik.
Med myndighetsutövning avses rätt att för enskild bestämma om exempelvis förmån, rättighet, skyldighet, disciplinär bestraffning eller annat jämförbart förhållande.
Samhällsbyggnadsnämnden ska lämna råd, upplysningar och information i frågor som rör nämndens verksamhet.
Samhällsbyggnadsnämnden är ansvarig för de personuppgifter som nämnden behandlar i sin verksamhet och förfogar över.
Samhällsbyggnadsnämnden är tillika trafiknämnd.
2. Nämndens verksamhetsområden
§ 2
2.1 Miljö- och hälsoskydd
Samhällsbyggnadsnämnden fullgör, i den mån uppgifterna inte åligger kommunstyrelsen eller annan myndighet, kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för att:
• Följa samhällsutvecklingen och aktuella miljö- och hälsoskyddsfrågor och därvid framföra sina synpunkter, utarbeta de förslag och bereda de ärenden som är påkallade inom området.
• Fullgöra kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet som ankommer på kommunen som tillsynsmyndighet enligt svensk lagstiftning och Europeiska Unionens förordningar, samt fullgöra de övriga uppgifter som enligt andra författningar ska utövas av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet.
• Utarbeta de förslag till åtgärdsprogram och åtgärdsplaner som kan krävas av kommunen och svarar för provtagning som ålagts kommunen med anledning av miljökvalitetsnormer,
• Ansvara för kalkningsinsatser för att motverka försurningen av sjöar och vattendrag
• Svarar för kommunens energi- och klimatrådgivning.
2.2 Livsmedel, alkohol, tobak och vissa receptfria läkemedel
Samhällsbyggnadsnämnden fullgör kommunens uppgifter avseende prövning, tillstånd och tillsyn enligt livsmedelslagen, alkohollagen, tobakslagen samt bedriva den kontrollverksamhet som följer av lagen om handel med vissa receptfria läkemedel.
2.3 Plan- och bygg
Samhällsbyggnadsnämnden fullgör, i den mån uppgifterna inte åligger kommunstyrelsen eller annan nämnd, kommunens uppgifter inom plan- och byggnadsområdet. Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för att:
• Fullgöra de uppgifter inom plan- och byggområdet som ankommer på kommunen inom svensk lagstiftning och Europeiska Unionens förordningar, samt fullgöra de övriga uppgifter som enligt andra författningar ska utövas av den kommunala nämnden inom plan- och byggväsendet,
• Utöva tillsyn över strandskyddet enligt miljöbalken och besluta om prövning av dispens från regler om strandskydd.
• Följa samhällsutvecklingen och aktuella plan- och byggnadsfrågor och därvid framföra sina synpunkter på funktion, gestaltning och utformning samt plan- och byggnadsverksamhet i övrigt.
• Bereda och planera i samhällsbyggnadsfrågor såsom den kommunala fysiska planeringen avseende detaljplaner och områdesbestämmelser, se avsnitt delegation från
kommunfullmäktige § 4 punkt 4 om antagande av detaljplaner,
2.4 Trafik
Samhällsbyggnadsnämnden fullgör de trafikuppgifter som avses i lagen om nämnder för vissa trafikfrågor,
2.5 Bostadsanpassning
Samhällsbyggnadsnämnden handlägger samt beslutar om bidrag till bostadsanpassning,
2.6 Parkeringstillstånd
Samhällsbyggnadsnämnden handlägger samt beslutar om parkeringstillstånd.
2.7 Övrig verksamhet
§ 3
Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar även för
• tillstånd och tillsyn enligt lagen med särskilda bestämmelser om gaturenhållning och skyltning, de delar som ej åligger kommunstyrelsen,
• att revidera nämndens regelbestånd och utformning av nämndens handlingar,
• att arbeta mot kommunens strategiska arbete för hållbarhet, samhällsutveckling, klimatanpassning och miljömål,
• att verka för en god fysisk planering, god byggnadskultur och stads- och landskapsmiljö samt verka för att kommunens bostadsförsörjning och samhällsbyggande främjas,
• att samverka med myndigheter, organisationer och enskilda vars verksamhet berör nämndens ansvarsområden,
• att följa utvecklingen samt medverka i planering vid frågor inom nämndens ansvarsområde och därvid utarbeta de förslag som är påkallade.
2.8 Delegering från kommunfullmäktige
§ 4
Samhällsbyggnadsnämnden får utan kommunfullmäktiges särskilda bemyndigande:
• besluta om sådan avvikelse från av fullmäktige fastställda taxor och avgifter, som i det enskilda fallet kan anses påkallat med hänsyn till särskilda omständigheter,
• om inte fullmäktige bestämt annat, själva eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden som faller inom nämndens förvaltningsområde, med rätt att på kommunens vägnar träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta annat avtal,
• besluta i organisationsfrågor inom ramen för av fullmäktige fastställda riktlinjer,
• efter hörande av kommunstyrelsen antaga, ändra eller upphäva detaljplan som inte är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt, då bestämmelserna om standardförfarande i plan- och bygglagen får tillämpas, samt förlänga eller förnya detaljplanens genomförandetid enligt plan- och bygglagen.
3. Samhällsbyggnadsnämndens arbetsformer
3.1 Sammansättning
§ 5
Samhällsbyggnadsnämnden ska bestå av sju ledamöter och sju ersättare och väljs för fyra år räknat från den 1 januari året efter det år då val till kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet.
Samhällsbyggnadsnämndens presidium ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs
Ordförande samt 1:e vice ordförande ska representera kommunens styre och 2:e vice ordförande ska representera oppositionen.
3.2 Ordförandes arbetsuppgifter
§ 6
Samhällsbyggnadsnämndens ordförande utses av kommunfullmäktige bland
samhällsbyggnadsnämndens ledamöter. Kommunfullmäktige utser även samhällsbyggnadsnämndens 1:e samt 2:e vice ordförande.
Ersättning till samhällsbyggnadsnämndens ordförande och vice ordförande regleras i separat reglemente.
§ 7
Samhällsbyggnadsnämndens ordförande ska bland annat:
• delta i genomgång/beredning inför sammanträde, besiktning, förrättning och liknande,
• representera kommunen genom kontakter med massmedia och med allmänheten i ärenden som berör nämndens arbetsområden,
• leda nämndens arbete och sammanträden,
• deltaga i kommunstyrelsens ordförandeberedning,
• närmast under samhällsbyggnadsnämnden ha inseende över hela samhällsbyggnadsnämndens förvaltningsområde och med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för
samhällsbyggnadsnämndens arbete, samt att ta erforderliga initiativ då detta är påkallat, samt
• i övrigt se till att Samhällsbyggnadsnämndens uppgifter fullgörs.
3.3 Ersättare för ordföranden
§ 8
Om varken ordföranden eller annan vice ordförande kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats,
fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.
Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.
3.4 Ersättarnas tjänstgöring
§ 9
Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett
sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in. När ersättare tjänstgör har de samma rättigheter som ordinarie ledamöter.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.
Om inte ersättarna valts proportionellt ska ersättarna tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.
3.5 Jäv, avbruten tjänstgöring
§ 10
En ledamot eller ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, efter att ärendet har handlagts.
Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.
3.6 Inkallande av ersättare
§ 11
En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast anmäla detta till samhällsbyggnadsnämndens nämndsekreterare eller någon annan anställd på samhällsbyggnadsförvaltningen som kallar ersättare.
I första hand kallas den personliga ersättaren. Har denne förhinder kallas ersättare i den partiordning som fullmäktige beslutat om i separat beslut.
3.7 Tidpunkt för sammanträden
§ 12
Samhällsbyggnadsnämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.
Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet.
Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.
Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.
Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett
sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.
3.8 Kallelse
§ 13
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den ledamot som har den längsta tjänstgöringstiden göra detta. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.
Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen, om utelämnande av handlingar har skett ska detta anges i föredragningslistan.
Kallelsen ska göras tillgänglig för varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast 5 dagar före sammanträdesdagen.
Ledamöterna underrättas i elektroniskt form. I undantagsfall får kallelse ske inom annan tid och/eller på annat sätt.
3.9 Beslutsfattande
§ 14
Samhällsbyggnadsnämnden är beslutsförda när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.
§ 15
En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet.
3.10 Närvarorätt och deltagande på distans
§ 16 a
Vid samhällsbyggnadsnämndens och utskottets sammanträden ska tjänsteman vara närvarande utifrån ordförandens avgörande. Förvaltningschef får, i den mån nämnden eller utskottet för särskilt fall ej beslutar annat, vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i ärende som berör ens verksamhetsområde.
Vad gäller chefstjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och att föredraga ärenden gäller vad som är föreskrivet i instruktion eller annars i vederbörlig ordning.
§ 16 b
Ledamöter får delta i sammanträde på distans. Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga del-tagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.
En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid sammanträdet.
§ 17
De ersättare som inte tjänstgör har rätt att närvara vid nämndens sammanträde och ska underrättas om tid och plats för sammanträdena. De ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i
samhällsbyggnadsnämndens överläggningar, men inte i beslutet.
Kommunalstyrelsens presidium har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna.
Samhällsbyggnadsnämnden får därutöver medge rätt att närvara till styrelseledamot, förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden, anställd i kommunen samt särskilt sakkunnig. Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid nämndens sammanträden.
Den som kallats har rätt att delta i överläggningarna, men inte i beslutet. Den förtroendevalde har i den utsträckning nämnden beslutar rätt att få sin mening antecknad i protokollet.
3.11 Reservation
§ 18
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. Reservationen bifogas då protokollet.
3.12 Justering av protokoll
§ 19
Samhällsbyggnadsnämndens och utskottets protokoll justeras av ordföranden och en ledamot. Ett protokoll ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet.
Samhällsbyggnadsnämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart.
Paragrafen bör redovisas skriftligt innan nämnden justerar den.
Samhällsbyggnadsnämndens- och utskottets protokoll får signeras digitalt.
4. Samhällsbyggnadsnämndens utskott
§ 20
Inom samhällsbyggnadsnämnden ska det finnas ett utskott, vilket består av tre ledamöter och tre ersättare.
Samhällsbyggnadsnämndens utskott ska bestå av ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. Ledamöter och ersättare i utskottet väljs av nämnden bland dess ledamöter och ersättare för samma tid som de invalts i nämnden.
4.1 Ersättare utskott
§ 21
Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får samhällsbyggnadsnämnden utse en annan ledamot i utskottet att vara ersättare för ordförande. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter.
Samhällsbyggnadsnämndens 1:e och 2:e vice ordförande ska vid behov ersätta ordförande på sammanträden och vid behov utföra ordförandens uppgifter i övrigt. Dessutom ska 1:e och 2:e vice ordförande vara tillgängliga för uppdrag inom ramen för nämndens arbetsområde i den omfattning nämnden beslutar.
§ 22
I händelse av hinder för ledamot i utskott ska ersättare inkallas till tjänstgöring. I första hand kallas den personliga ersättaren. Har denne förhinder kallas ersättare i den partiordning som fullmäktige beslutat om i separat beslut.
Ersättare ska närvara vid utskottets sammanträden endast om ordinarie ledamot är förhindrad att tjänstgöra.
Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet, som inte utsetts vid proportionellt val, ska fyllnadsval snarast förrättas.
4.2 Utskottets sammanträden
§ 23
Utskottet sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när minst två ledamöter begär det.
Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande.
4.3 Om utskottets arbete
§ 24
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet samt uppgift om de ärenden som ska behandlas.
Vid utskottssammanträde ska protokoll föras i de delar där utskottet ej enbart bereder ett ärende inför beslut i nämnden. Protokollet ska justeras av ordföranden och en ledamot. Utskottet kan besluta att en paragraf i protokollet justeras omedelbart.
De ärenden som ska avgöras av Samhällsbyggnadsnämnden i dess helhet bör beredas av utskottet om beredning behövs. När ärendet beretts ska utskottet lägga fram förslag till beslut till
samhällsbyggnadsnämnden.
§ 25
Vad i §§ 9-11, § 13, samt §§18-19 föreskrivs om samhällsbyggnadsnämndens arbetssätt kring ersättarnas tjänstgöring, jäv, avbruten tjänstgöring, inkallande av ersättare, ersättare för ordförande, kallelse, reservation och justering av protokoll gäller i tillämpliga delar även för utskott.
I övrigt gäller vad som är föreskrivet i kommunallagen om nämnder och styrelser motsvarande tillämpning.
5. Övriga bestämmelser
5.1 Sekretess
§ 26
Samhällsbyggnadsnämndens ledamöter och ersättare omfattas av sekretess vad gäller de
individärenden som de kan komma i kontakt med och få information om. Ledamöter och ersättare ska därför få information om gällande lagstiftning och underteckna sekretessförbindelser.
5.2 Kungörelser och tillkännagivande av föreskrifter med mera
§ 27
Samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.
5.3 Delgivning
§ 28
Delgivning med samhällsbyggnadsnämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer.
5.4 Undertecknande av handlingar
§ 29
Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av samhällsbyggnadsnämnden eller utskottet ska undertecknas av ordföranden. Om ordföranden är frånvarande kan detta göras av vice ordförande men ska då även kontrasigneras av förvaltningschef eller av annan anställd som samhällsbyggnadsnämnden och utskottet bestämmer.
Samhällsbyggnadsnämnden och utskottet kan även besluta att annan person ska underteckna handlingar.
Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas på delegation undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
5.5 Inhämtande av yttrande
§ 30
Samhällsbyggnadsnämnden, utskottet eller ordföranden har rätt att från kommunens nämnder, beredningar och tjänstemän kräva in de yttranden och upplysningar som behövs för att samhällsbyggnadsnämnden ska kunna fullgöra sina uppgifter.
5.6 Diarieföring
§ 31
Handlingar som kommer in till samhällsbyggnadsnämnden och som ej är av mindre betydelse ska genast diarieföras. I diariet antecknas dagen, då ärende eller handling inkommit, det beslut som fattats, dagen då beslut fattats och dagen för beslutets expediering.
5.7 Ansvar och rapporteringsskyldighet
§ 33
Samhällsbyggnadsnämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som kan finnas i lag, dess föreskrifter, de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt, samt bestämmelser i detta reglemente.
Samhällsbyggnadsnämnden ska regelmässigt till fullmäktige rapportera hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret.
Samhällsbyggnadsnämnden ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt.
