Att processa processer
Om organisationsutveckling och förändringsarbete på Stockholms universitetsbibliotek
Catarina Ericson-Roos oktober 2010
2010-10-29 / Namn Namn, Institution eller liknande
Organisationen 1998-2004
Organisationen från och med 2008
Processarbete – ett ständigt förbättringsarbete
• Fokus på kunden – kvalitetssäkra och skapa värde
• Helhetsperspektiv
• Effektivisera
Fokus på kunden
Varför förändring?
• Nödvändigt att fundera över andra arbetssätt och annan arbetsorganisation
• Hur skulle vi behålla kvalitet och hur skulle vi utveckla biblioteket samtidigt som de
ekonomiska ramarna minskade?
Vilka var problemen?
• Fakultetsavdelningar med samma uppgifter men på fyra olika sätt
• Bemanning av informationstjänst
• Logistik
• Ledningsstruktur
• Ekonomi
• Organisationskultur
Vilka var styrkorna?
• En insikt hos flera att det var dags (mental förberedelse)
• Kunskap om och erfarenhet av processarbete hos många
• Processarbete i sig skapar engagemang och ger delaktighet
• En stark ledningsgrupp och väldigt många bra medarbetare (vi anlitade inte konsult)
Vision och långsiktig
planering
Visionen
Stockholms universitetsbibliotek ska vara ett levande gränssnitt mellan den samlade
vetenskapliga kunskapen och universitetets studenter, lärare och forskare för att tillgodose ett föränderligt informationsbehov.
Utvecklingen av verksamhetens grundpelare – vetenskaplig informationsförsörjning, vetenskaplig kommunikation, informationskompetens och lärandemiljö – ska präglas av
gränslöshet och hållbarhet, innovation och kreativitet, användarfokus och enkelhet.
Ett av många levande gränssnitt
Processarbetet
• Huvudprocesserna – Samlingsuppbyggnad, Tillgängliggörande, Informationssökning
• Delprocesserna
• Styrformerna
Att visualisera en organisation
Grundtankarna
• Mer koncentration, utveckla kompetensen
• Avd chefen har personal-, verksamhets- och budgetansvar
• En bitr avd chef på de stora avdelningarna
• Team med teamledare
• Bryta upp gränser
Nya ledarroller, nya möjligheter
• Biträdande avdelningschefer
• Teamledare
• Processkartläggare, processägare
• Projektledare
Hur blev det?
• Bättre service, effektivare arbetssätt och bättre trivsel i kundteamen
• Märkbart snabbare katalogiseringsflöde med färre personal
• Snabbare förvärvsflöde men här finns mer att göra!
• Bättre koncentration av kompetens, mindre splittring
Hur blev det (forts)?
• Bättre styrformer
• Fler möjligheter att pröva ledarskap
• Öppnare kultur och nöjdare medarbetare!
Förvärvaren/ katalogisatören
Bibl. Post Beståndspost
Exemplarpost
Beståndspost
(SAM) Förvärvaren (ej registreraren) lämnar till katalogisatör
(SAM) Katalogisatören
Beståndspost Exemplarpost (NAT)
Katalogisatören bestämmer klassning, ämnesord
och placering
Väljer ut böcker för exponering (orange slips)
(NAT) Katalogisatören kontrollerar posten
i Libris
(NAT) Katalogisatören:
Ev. bibl. Post Beståndspost Exemplarpost
Monografier – köp: Katalogisering / Registrering
Bevakning av ämnet
Urval Beställning Mottagning
Användaren Katalogisering /
Registrering Inköpsförslag
Kurslistor Fjärrlån Saknade böcker
Inköpsförslag Nya böcker
JUR-hylla
NC-böcker NAT-hylla
SAM-hylla
MAG SOCVET NC MAG rapporter HUM-hylla
REF-hylla (SAM)
Katalogisatören Bibl. post Beståndspost Exemplarpost (SAM)
Förvärvaren (ej registreraren) lämnar till katalogisatör
Åtkomlighet Bokvård Uppsättning
Förvärvaren bestämmer klassning, ämnesord och placering Väljer ut böcker för exponering
(orange slips)
Förvärvaren/ katalogisatören Bibl. Post
Beståndspost Exemplarpost Förvärvaren och förvärvaren/ registreraren
lämnar böcker på hyllan till katalogisatör Förvärvaren/ katalogisatören
Beståndspost Exemplarpost Förvärvaren/ registreraren
Beståndspost Exemplarpost Förvärvaren
kontrollerar posten i Libris
Bibl. post finns
Bibl. post finns ej
Katalogisatören Bibl. post Beståndspost Exemplarpost
Stämplar Exlibris Stryker under uppställningsordet Beställaren ställs i
kö i lånemodulen
Lämnar böcker på hyllan till Bokvården
Den inre förändringen – PLUS-metoden
• Plattformen – vad har vi att utgå från?
• Lösningsmönster– vilken är framtidsbilden?
• Undantaget – vad fungerar bra och hur kan vi bygga vidare på det?
• Skalor och steg – tecken på förändring, vad behövs för att komma vidare?
Den inre förändringen – medarbetarskapet
• Konsultstöd och samtliga medarbetare deltog i arbetet
• Diskussionerna under resans gång det allra viktigaste
Resultatet – en medarbetarplattform
• Ansvarstagande och delaktighet (för verksamhet, egna arbetsuppgifter och arbetsmiljö)
• Professionalism (gott bemötande, kompetens, engagemang, vilja utvecklas, lojalitet)
• Generositet och öppenhet (prestigelöshet, hjälpsamhet, uppskattning, våga uttrycka åsikter, respektera åsikter)
Hur
fortsätter
vi?
Hur fortsätter vi?
• Processarbete = kontinuerlig utveckling och utvärdering
• Uppföljning av utvärdering
• Ständig uppföljning av medarbetarplattformen
• Förnyad utbildning för chefer i PLUS-metoden
