Årsrapport 2016
Överförmyndarnämnden
Innehållsförteckning
1 Verksamhet ... 3
1.1 Uppföljning av uppdrag ... 3
1.2 Viktiga och intressanta händelser ... 3
2 Måluppföljning ... 4
2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva ... 4
3 Uppföljning av internkontroll ... 5
3.1 Kommungemensamma processer - internkontroll ... 5
4
Ekonomi ... 7
4.1 Driftredovisning... 7
4.2 Disposition av ackumulerat resultat... 8
5
Övrig uppföljning ... 9
5.1 Internationellt arbete ... 9
5.2 Uppföljning av attraktivitetsplanen... 9
5.3 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål ... 9
1 Verksamhet
Årsrapportens verksamhetsberättelse utgörs av uppföljning av grunduppdrag, viktiga och intressanta händelser samt om det finns övrigt viktigt som ska rapporteras.
1.1 Uppföljning av uppdrag
Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög
grad Delvis I låg grad Inte alls
Överförmyndarverksamhet X
Överförmyndarverksamheten
Överförmyndarverksamheten bedömer att dess uppdrag delvis uppfyllts under 2016. Detta beror på att verksamheten inte fullt ut kan garantera att praxis följs vad gäller tillsyn och handläggningstid.
Verksamheten har påverkats av det senaste årets ökning av antal ensamkommande barn och ungdomar. Kulmen på strömmen är dock nådd och det är sannolikt att arbetsmängden
kommer att lätta på längre sikt då allt fler ensamkommande kommer att fylla 18 år och deras godmanskap upphör med automatik.
Överförmyndarverksamheten ser en fortsatt utmaning i att leva upp till det utökade ansvaret som kommunen ålagts i frågor om ställföreträdarskap. Utredningsansvaret vid anordnande av ställföreträdarskap har i allt större grad lagts över på överförmyndaren från Tingsrätten. Detta har märkts av under året genom en generellt hög arbetsbelastning som påverkat
handläggningstiderna negativt.
1.2 Viktiga och intressanta händelser
Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv
Verksamheten har under året upplevt en hög arbetsbelastning, dels på grund av den ökade ärendemängd med ensamkommande barn men även på grund av ett ökat antal ärenden från domstol och socialtjänst. I ärenden med ensamkommande barn är det jämförelsevis hög omsättning på gode män då många barn flyttar mellan kommuner och gode män begär sig entledigade. Detta gör att dessa typer av ärenden är särskilt handläggningsintensiva, något som bidrar till att ärenden generellt tar längre tid. Den högre arbetsbelastningen har medfört att verksamheten har haft svårigheter med att granska årsräkningar och arvodera
ställföreträdare inom anvisad tid.
Kommunen har även ett fortsatt behov av att finna personer som vill ta på sig ansvaret att vara gode män och förvaltare.
Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv
Under året har en extra resurs tagits in för att bistå med handläggning av ärenden med ensamkommande barn. Dokumenthanteringsplanen planeras även att revideras.
För första gången har statistik inrapporterats digitalt till länsstyrelsen som ett led i deras uppdrag att ta fram nationell statistik om antal ärenden, godmanskap, m.m.
2 Måluppföljning
Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp.
Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:
2.1 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva
Kommungemensamma mål:
En god kommunal service
Nämndens mål:
Rättssäkra och effektiva processer
Indikatorer Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Mål 2016
Andel ansökningar/anmälningar om
godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3
månader (%) 91 56 47 >= 90
Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1
månad (%) 100 40 18 >= 80
Andel årsräkningar som är granskade före 1
juli (%) 48 66 66 >= 70
Andel ansökningar/anmälningar om godmanskap/förvaltarskap som utreds inom 3 månader (%)
Under 2016 har det kommit in 39 nya ärenden gällande godmanskap/förvaltarskap. Av dessa har 47 procent utretts inom tre månader. Verksamheten når därmed inte upp till målet på 90 procent.
Andel ärenden för ensamkommande barn där överförmyndaren förordnar god man inom 1 månad (%)
Under första kvartalet 2016 fortsatte den stora ökningen av ärenden med ensamkommande barn. Totalt har över 100 nya ärenden lagts upp under året. Detta i kombination med en eftersläpning från hösten 2015 medförde att utfallet endast hamnade på 18 procent. 52 procent förordnades en god man inom 2 månader, 21 procent inom 3 månader och resterande inom 4-5 månader.
Andel årsräkningar som är granskade före 1 juli (%)
Före den 1 juli var 66 procent av årsredovisningarna granskade. Det har även förekommit att årsredovisningar behöver kompletteras och att de inte lämnas in i tid, vilket har påverkan på resultatet.
3 Uppföljning av internkontroll
Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll.
Årets internkontrollarbete
Fastställd internkontrollplan för 2016 har följts. Säkerställande av att samtliga årsräkningar lämnats in har kontrollerats genom avstämning. Påminnelser har skickats ut och
vitesförelägganden för kvardröjande ärenden beslutades i samband med nämndens sammanträde den 5 april 2016.
Nämndens presidium har även via stickprov kontrollerat förvaltningens följsamhet till riktlinjer om fastställande av arvoden för ställföreträdare. Inga avvikelser har påträffats. Resultatet har kommunicerats till nämnden under påföljande sammanträde.
Löpande dialog sker med nämnden om hur verksamheten bedrivs.
3.1 Kommungemensamma processer - internkontroll
Uppföljning av kommungemensamma processer - internkontroll
Delprocess Risk Kontrollmoment
/kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd Debitering Risk att avgifter och/
eller övrig fakturering debiteras fel. Enskilda eller kommunen drabbas ekonomiskt.
Granskning av underlag för externfakturering avseende barn som har fått permanent uppehållstillstånd (PUT).
Avvikelser har upptäckts där kommunen inte har fått den ersättning som den är berättigad.
Fakturabelopp har bestridits.
Upphandling Risk att avtal inte följs.
Risk för skada för leverantörer och ekonomiska konsekvenser för kommunen.
Kontroll av följsamhet mot upphandlade avtal och leverantörsval
Under året har granskning avseende tolktjänster genomförts.
Resultatet av
granskningen visade att alla köp har gjorts från en leverantör med undantag från ett fall.
I samband med granskningen informerades berörda att de ska inhandla tjänster från
avtalsleverantör.
Inköp Risk att fel pris betalas
relativt avtal. Kontroll av debiterat pris relativt avtal
Under året har nämnden granskat tolktjänster. Av de tjänster som
inhandlats av avtalad leverantören debiterades kommunen rätt pris.
Inget behov av någon åtgärd.
Rehabilitering Risk att korttidsfrånvaro inte följs upp efter 6 sjuktillfällen.
Ej relevant för överförmyndar- nämnden Politisk
beslutsprocess Medborgarförslag och motioner besvaras inte inom angiven tid. Detta
Ej relevant för överförmyndar- nämnden
Delprocess Risk Kontrollmoment
/kontrollmetod Resultat av kontroll Behov av åtgärd vitesförläggande
har skett senast på nämndens sammanträde i maj.
redovisningen 2016.
Beslut om
vitesförelägganden har rapporterats på
nämndens sammanträde i maj 2016.
Granskning Om riktlinjerna inte följs ökar risken att felaktigt arvode utbetalas
Rätt arvode och ersättningar enligt riktlinjer och uppdrag
Inga avvikelser har upptäckts.
4 Ekonomi
Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året.
Resultaten som redovisas i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige godkänt årsredovisningen som den ska ses som fastställd.
4.1 Driftredovisning
ÅrsredovisningDriftredovisning (belopp i tkr) Utfall
2014 Utfall
2015 Utfall
2016 Budget
2016 Budget- avvikelse
Intäkter 703 618 2 814 656 2 158
Arvodeskostnader -2 024 -1 831 -4 481 -1 999 -2 482
Övriga kostnader -1 235 -1 134 -1 202 -1 257 55
Nettokostnader -2 556 -2 347 -2 869 -2 600 -269
Fördelning på huvudverksamhet, netto
Överförmyndarnämnden -224 -246 -260 -264 4
Överförmyndarnämnd adm. -2 332 -2 101 -2 609 -2 336 -273
Nettokostnader -2 556 -2 347 -2 869 -2 600 -269
Analys av driftredovisning
Analys av utfallet jämfört med föregående år
Under året har överförmyndarnämnden överstigit sin budget med 0,3 mnkr eller 10 procent.
Jämfört med 2015 har intäkter från Migrationsverket och kommuner ökat med 2,2 mnkr till 2,8 mnkr. Samtidigt har arvodeskostnaderna uppgått till cirka 4,5 mnkr varav 3,3 mnkr har avsett arvodeskostnad till god man för ensamkommande barn, barn med permanent
uppehållstillstånd (PUT) och särskilt förordnad vårdnadshavare (SFV). Jämfört med
motsvarande period 2015 har arvodeskostnaderna ökat med cirka 2,7 mnkr. Detta beror på det ökade antalet ensamkommande barn. Vid årets ingång uppgick antalet ensamkommande barn till 115 stycken. Under året har antalet ökat till 215 för att i slutet av året sjunka till 140 stycken.
De övriga kostnaderna har uppgått till 1,2 mnkr och har jämfört med motsvarande period 2015 ökat med cirka 0,1 mnkr. Differensen mellan åren förklaras i huvudsak av att nämnden under 2015 hade lägre bemanning.
Analys av utfallet
Överförmyndarnämnden
Budgetavvikelse +0 (budget 0,3 mnkr, utfall 0,3 mnkr) Utfall är i enlighet med budget.
Överförmyndarnämnden adm.
4.2 Disposition av ackumulerat resultat
Överförmyndarverksamheten har de senaste två åren haft en ansträngd arbetssituation.
Personalomsättning, ökade krav på handläggningens omfattning samt flyktingsituationen har varit bidragande. Granskning av årsräkningar utgör en viktig del av den årliga tillsynen.
Nämnden vill disponera 480 000 kronor från ackumulerade medel för att genomföra granskningar av årsräkningar för 2016. Omfattningen av granskningen uppskattas till 600 timmar och är tänkt som en tillfällig insats för att justera en arbetstopp genom köp av tjänst.
5 Övrig uppföljning
Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbetet.
5.1 Internationellt arbete
Överförmyndarnämnden bedriver inget internationellt arbete.
5.2 Uppföljning av attraktivitetsplanen
Överförmyndarnämnden bedriver inget arbete utifrån attraktivitetsplanen.
5.3 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål
Överförmyndarnämnden bedriver inget arbete utifrån Marks kommuns lokala miljömål.
