Svar på revisionsrapport- granskning av Kungsbacka Direkt SE/2017:

(1)

KUNGSBACKA KOMMUN PROTOKOLLSUTDRAG

Nämnden för Service ^Datum

2017-03-22

§ 24

Svar på revisionsrapport- granskning av Kungsbacka Direkt SE/2017:12 1.2.2

Beslut

Nämnden till Service överlämnar tjänsteskrivelsen 2017-03-09 som sitt svar till Revisionsrapport- granskning av Kungsbacka Direkt till Kommunrevisionen.

Sammanfattning

Granskningen inriktas på följande revisionsfrågor:

1. Hur säkerställer nämnden för service en ändamålsenlig styrning av arbetet med Kungsbacka direkt?

Svar: Nämnden har sen revisionsrapporten publicerats, reglerat avtalet med Miljö

& Hälsa samt fastställt ny uppdragsbeskrivning med Plan& Bygg. Dessutom finns nya påskrivna avtal om vilka tjänstebeskrivningar och

uppdragsbeskrivningar som är gällande för båda förvaltningarna.

2. Hur säkerställer nämnden för service uppföljning och utvärdering av arbetet med Kungsbacka direkt?

Svar: Revisorernas bedömning är att nämnden för service i stort har säkerställt en ändamålsenlig uppföljning och utvärdering av arbetet med Kungsbacka direkt.

3. Har nämnderna säkerställt riktlinjer och rutiner för samverkan mellan förvaltningarna och Kungsbacka direkt?

Svar: Samverkan sker dels i samarbetsmöten en gång per månad, vid behov – som kan vara tillfälligt eller återkommande. Samarbetsmötets agenda kan fyllas på både av kundcenter och förvaltning för att alltid kunna hantera aktuella frågor.

Ledning har alltid möjlighet att kontakta kundcenterchef eller förvaltningschef vid behov. Oklart vad som beskrivits i rapporten.

Expedierat/bestyrkt

(2)

KUNGSBACKA KOMMUN PROTOKOLLSUTDRAG

Nämnden för Service ^Datum

2017-03-22

Information på respektive förvaltnings insida/intranät kommer också att beskriva hur samverkan går till samt uppdraget till respektive förvaltning.

4. Hur har nämnderna säkerställt att arbetssättet med Kungsbacka direkt är förankrat i förvaltningarna?

Svar :Utifrån de förtydligade uppdragsbeskrivningarna finns förutsättningar till förankring. Tillsammans med bygglovsenheten har kundcentret haft en workshop anordnad av verksamheterna tillsammans. Där har vi påbörjat arbetet med

förankring av rutiner för det uppdrag kundcenter fått. Detta fortlöper med arbete i mindre grupper framöver. Planering för aktivitet även på Miljö- och hälsoskydd där kundcenter inbjuds till möte för att tydliggöra vilket uppdrag som gäller och vilka arbetsuppgifter samhällsvägledare har.

5. Hur säkerställs kunskapsöverföring mellan förvaltningarna och samhällsvägledarna?

Svar: Kundcentret har genom de förtydligade uppdragen större möjlighet att efterfråga saknade rutiner/checklistor samt möjlighet att förankra med alla på förvaltningarna vilka rutiner det är som lämnats in. Nya system hoppas vi också kommer att bidra till att det blir enklare att dela kunskapen/rutinunderlaget som kundcenter har fått tillgång till. Kundcenter ställer också krav på att i samband med nytt uppdrag/ändrad arbetsuppgift få ett skriftligt underlag till den

rutin/checklista som ska gälla.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, 2017-03-09

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

Expedierat/bestyrkt

(3)

Datum

2017-03-09

Diarienummer

SE/2017:12 TJÄNSTESKRIVELSE

Svar på Revisionsrapport Kungsbacka Direkt

Beslut

Nämnden till Service överlämnar tjänsteskrivelsen 2017-03-09 som sitt svar till Revisionsrapport- granskning av Kungsbacka Direkt till Kommunrevisionen.

Sammanfattning

Hur säkerställer nämnden för service en ändamålsenlig styrning av arbetet med Kungsbacka direkt?

Svar: Nämnden har sen revisionsrapporten publicerats, reglerat avtalet med Miljö & Hälsa samt fastställt ny uppdragsbeskrivning med Plan& Bygg. Dessutom finns nya påskrivna avtal om vilka tjänstebeskrivningar och uppdragsbeskrivningar som är gällande för båda förvaltningarna.

Hur säkerställer nämnden för service uppföljning och utvärdering av arbetet med Kungsbacka direkt?

Svar: Revisorernas bedömning är att nämnden för service i stort har säkerställt en ändamålsenlig uppföljning och utvärdering av arbetet med Kungsbacka direkt.

Har nämnderna säkerställt riktlinjer och rutiner för samverkan mellan förvaltningarna och Kungsbacka direkt?

Svar: Samverkan sker dels i samarbetsmöten en gång per månad, vid behov – som kan vara tillfälligt eller återkommande. Samarbetsmötets agenda kan fyllas på både av kundcenter och förvaltning för att alltid kunna hantera aktuella frågor. Ledning har alltid möjlighet att kontakta kundcenterchef eller förvaltningschef vid behov. Oklart vad som beskrivits i rapporten.

Service Lars Nyström 0300-83 42 13

lars.nystrom@kungsbacka.se

1 (5)

Kungsbacka kommun 434 81 Kungsbacka Besöksadress Stadshuset, Storgatan 37 Telefon 0300-83 40 00

www.kungsbacka.se

(4)

KUNGSBACKA KOMMUN 2 (5)

Svar :Utifrån de förtydligade uppdragsbeskrivningarna finns förutsättningar till förankring.

Tillsammans med bygglovsenheten har kundcentret haft en workshop anordnad av verksamheterna tillsammans. Där har vi påbörjat arbetet med förankring av rutiner för det uppdrag kundcenter fått.

Detta fortlöper med arbete i mindre grupper framöver. Planering för aktivitet även på Miljö- och hälsoskydd där kundcenter inbjuds till möte för att tydliggöra vilket uppdrag som gäller och vilka arbetsuppgifter samhällsvägledare har.

Svar: Kundcentret har genom de förtydligade uppdragen större möjlighet att efterfråga saknade rutiner/checklistor samt möjlighet att förankra med alla på förvaltningarna vilka rutiner det är som lämnats in. Nya system hoppas vi också kommer att bidra till att det blir enklare att dela

kunskapen/rutinunderlaget som kundcenter har fått tillgång till. Kundcenter ställer också krav på att i samband med nytt uppdrag/ändrad arbetsuppgift få ett skriftligt underlag till den rutin/checklista som ska gälla.

Beslutsunderlag

Tjänsteskrivelse, 2017-03-09

Beslutet skickas till Kommunstyrelsen

Beskrivning av ärendet

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kungsbacka kommun har EY granskat Kungsbacka direkt. Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden för service säkerställt en

ändamålsenlig organisation och arbetssätt för Kungsbacka direkt. Därtill har granskningen syftat till att bedöma om berörda nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan avseende Kungsbacka direkt.

Granskningen avser nämnden för service, byggnadsnämnden samt nämnden för miljö- och hälsoskydd.

Syftet med granskningen är att bedöma om nämnden för service säkerställt en ändamålsenlig organisation och arbetssätt för Kungsbacka direkt. Därtill syftar granskningen till att bedöma om berörda nämnder säkerställt en ändamålsenlig samverkan avseende Kungsbacka direkt.

1. Hur säkerställer nämnden för service en ändamålsenlig styrning av arbetet med Kungsbacka direkt?

(5)

KUNGSBACKA KOMMUN

3 (5)

2. Hur säkerställer nämnden för service uppföljning och utvärdering av arbetet med Kungsbacka direkt?

3. Har nämnderna säkerställt riktlinjer och rutiner för samverkan mellan förvaltningarna och Kungsbacka direkt?

1. Hur säkerställer nämnden för service en ändamålsenlig styrning av arbetet med Kungsbacka direkt?

• Granskningen visar att Kungsbacka direkt levererar ett grunduppdrag till förvaltningarna som regleras i en tjänstebeskrivning.

• Därtill visar granskningen att det är otydligt vilken uppdragsbeskrivning som är gällande mellan förvaltningen för plan och bygg samt Kungsbacka direkt.

• Av granskningen framkommer att Kungsbacka direkt enbart utförde två av åtta arbetsuppgifter som framkom i förvaltningen för miljö- och hälsoskydds tidigare samarbetsplan.

• Vår bedömning är att nämnden för service i samråd med förvaltningen för plan och bygg bör fastställa vilken uppdragsbeskrivning som är aktuell.

Svar: Nämnden har sen revisionsrapporten publicerats, reglerat avtalet med Miljö & Hälsa samt fastställt ny uppdragsbeskrivning med Plan& Bygg. Dessutom finns nya påskrivna avtal om vilka tjänstebeskrivningar och uppdragsbeskrivningar som är gällande för båda förvaltningarna.

2. Hur säkerställer nämnden för service uppföljning och utvärdering av arbetet med Kungsbacka direkt?

• Förvaltningen för service genomförde under 2015 en utvärdering av Kungsbacka direkt.

• Vidare visar granskningen att nämnden för service i samband med årsbokslutet får ta del av en övergripande uppföljning av arbetet med Kungsbacka direkt.

• Vår bedömning är att nämnden för service i stort har säkerställt en ändamålsenlig uppföljning och utvärdering av arbetet med Kungsbacka direkt.

3. Har nämnderna säkerställt riktlinjer och rutiner för samverkan mellan förvaltningarna och Kungsbacka direkt?

• Av Kungsbacka direkts tjänstebeskrivning framkommer övergripande beskrivningar avseende månadsvisa uppföljningsmöten mellan förvaltningarna och Kungsbacka direkt.

(6)

KUNGSBACKA KOMMUN 4 (5)

• Granskningen visar att det sker månadsvisa möten mellan Kungsbacka direkt och förvaltningen för plan och bygg samt förvaltningen för miljö- och hälsoskydd.

• I granskningen framkommer dock att det saknas tydliga riktlinjer och rutiner som beskriver hur samverkan ska bedrivas mellan förvaltningarna och Kungsbacka direkt. Det saknas till exempel ett strukturerat arbetssätt för att på ledningsnivå kunna föra fram klagomål och synpunkter.

• Vår bedömning är att nämnden för service bör tydliggöra hur samverkan med förvaltningarna ska bedrivas.

Svar: Samverkan sker dels i samarbetsmöten en gång per månad, vid behov – som kan vara tillfälligt eller återkommande. Samarbetsmötets agenda kan fyllas på både av kundcenter och förvaltning för att alltid kunna hantera aktuella frågor. Ledning har alltid möjlighet att kontakta kundcenterchef eller förvaltningschef vid behov. Oklart vad som beskrivits i rapporten.

4. Hur har nämnderna säkerställt att arbetssättet med Kungsbacka direkt är förankrat i förvaltningarna?

• Granskningen visar att förvaltningen för plan och bygg samt förvaltningen för miljö- och hälsoskydd inte upplevs ha kunskap om samhällsvägledarnas roll och arbetsuppgifter.

• I granskningen framkommer vidare att samarbetsplaner och uppdragsbeskrivningar tolkas på olika sätt av medarbetare i Kungsbacka direkt och förvaltningarna.

• Vår bedömning är att byggnadsnämnden samt nämnden för miljö- och hälsoskydd inte har säkerställt att arbetssättet med Kungsbacka direkt är förankrat i förvaltningarna.

• Enligt vår bedömning bör nämnderna tydliggöra hur arbetet ska bedrivas.

Svar: Utifrån de förtydligade uppdragsbeskrivningarna finns förutsättningar till förankring.

Tillsammans med bygglovsenheten har kundcentret haft en workshop anordnad av verksamheterna tillsammans. Där har vi påbörjat arbetet med förankring av rutiner för det uppdrag kundcenter fått.

Detta fortlöper med arbete i mindre grupper framöver. Planering för aktivitet även på Miljö- och hälsoskydd där kundcenter inbjuds till möte för att tydliggöra vilket uppdrag som gäller och vilka arbetsuppgifter samhällsvägledare har.

5. Hur säkerställs kunskapsöverföring mellan förvaltningarna och samhällsvägledarna?

• Kunskapsöverföring mellan förvaltningarna och samhällsvägledarna ska bland annat ske genom utbildningsinsatser, ett digitalt uppslagsverk (Wiki-funktionen) samt rutinbeskrivningar och checklistor.

(7)

KUNGSBACKA KOMMUN

5 (5)

• Granskningen visar dock att förvaltningarna vid överlämnande av nya arbetsuppgifter till Kungsbacka direkt inte alltid utarbetar rutinbeskrivningar och checklistor.

• I granskningen framkommer att detta bidrar till att samhällsvägledarna inte kan hantera vissa arbetsuppgifter på ett tillfredställande sätt.

• Vår bedömning är att nämnden för service, byggnadsnämnden samt nämnden för miljö- och hälsoskydd bör tillse att det finns rutinbeskrivningar och checklistor inför kundcentrets övertagande av nya arbetsuppgifter.

Svar: Kundcentret har genom de förtydligade uppdragen större möjlighet att efterfråga saknade rutiner/checklistor samt möjlighet att förankra med alla på förvaltningarna vilka rutiner det är som lämnats in. Nya system hoppas vi också kommer att bidra till att det blir enklare att dela

kunskapen/rutinunderlaget som kundcenter har fått tillgång till. Kundcenter ställer också krav på att i samband med nytt uppdrag/ändrad arbetsuppgift få ett skriftligt underlag till den rutin/checklista som ska gälla.

Lars Nyström Förvaltningschef