Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2014-10-19
Lill Sandberg Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/0498 KS-2 Diariekod: 032
Kommunstyrelsen
Svar på revisionsrapport angående granskning av styrning och uppföljning av avtal
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
Kommunstyrelsen överlämnar bilaga 1 till kommunledningskontorets tjänsteutlåtande 2014-11-05 till revisorerna som sitt yttrande över revisionsrapporten ”Granskning av styrning och uppföljning av avtal”.
Sammanfattning
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten ”Granskning av styrning och uppföljning av avtal”.
Revisorernas begäran om yttrande
De förtroendevalda revisorerna har i en skrivelse till kommunstyrelsen 2014-10-01 hemställt att styrelsen yttrar sig över revisionsrapporten
”Granskning av styrning och uppföljning av avtal”.
Granskningsrapporten Uppdraget
På uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer har
Kommunalsektor inom PricewaterhouseCoopers (PwC) gjort en översiktlig granskning av styrning och uppföljning av avtal i kommunen.
Genomförandemetod
Granskningen avgränsas till ett antal avtal inom kommunsstyrelsen och vård- och omsorgsnämndens ansvarsområde. Dessa nämnder utgör granskningsobjekt.
Granskningen sker genom intervjuer med olika verksamhetsföreträdare, genom kartläggning och analys av styrdokument och rutinbeskrivningar samt genom avtalsgenomgång.
Tjänsteutlåtande
2014-10-19
Dnr 2014/0498 KS-2 Sidan 2 av 3
Granskningen
Den revisionsfråga som ska besvaras är om kommunstyrelsens och vård- och omsorgsnämndens interna kontroll är tillräcklig kring styrning och uppföljning av ingångna avtal.
Följande revisionskriterier ska följas upp:
- Styrande dokument i kommunen som säkerställer innehållsmässiga krav på avtal och uppföljning av dessa (avtalsmallar mm)
- Beslutsnivåer för tecknande av avtal (firmateckning, delegationsordningar m m) samt diarieföring av dessa.
- Standarden på avtal utifrån de innehållsmässiga krav som kan ställas ut styrnings- och uppföljningssynpunkt
- Faktisk och dokumenterad uppföljning och utvärdering av ingångna avtal.
-
Resultat av granskningen
Utifrån granskningen gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen kring styrning och uppföljning av ingångna avtal inte är helt tillräcklig, men att det finns förbättringspotential.
Revisorerna bedömer att ansvar och organisation i huvudsak tydliggörs i relevanta styrdokument. Nämnderna ansvar för uppföljning framgår av kommunens upphandlingspolicy.
Gällande beslutsnivåer gör revisorerna bedömningen att avtalen inom vård- och omsorgsnämnden har undertecknats korrekt och att det framgår av vid tillfället rådande delegationsordning vem som kan fatta beslut och teckna avtal.
Beträffande avtal inom kommunstyrelsen gör revisorerna bedömningen att avtalen undertecknats korrekt med att befogenhet att teckna avtal inte framgår med önskvärd tydlighet av delegationsordningen. Detta har tydliggjorts i en skrivelse daterad 2014-02-19 §§ 28.
Vad avser standarden på avtal utifrån innehållsmässiga krav konstaterar revisorerna att avtalens innehåll skiljer sig åt mellan de granskade avtalen.
Detta kan delvis förklaras av att avtalen utformats utefter specifika krav som ställs i upphandlingen.
Angående faktisk och dokumenterad uppföljning konstaterar revisorerna att avtalsuppföljning sker i varierande utsträckning. Uppföljning görs i flera fall
Tjänsteutlåtande
2014-10-19
Dnr 2014/0498 KS-2 Sidan 3 av 3
inte enligt vad som regleras i avtalet. Revisorerna gör bedömningen att avtalsuppföljning idag inte sker på ett effektivt och strukturerat sätt.
Kommunledningskontorets kommentarer
Kommunledningskontorets förslag till yttrande framgår av bilaga 1.
Katarina Kämpe Lill Sandberg
Kommundirektör Upphandlingschef
