Dokumenthanteringsplan för Hantverkshuset i Kil AB

(1)

KOMMUNLEDNINGSKONTORET DOKUMENTHANTERINGSPLAN Magnus Hakala, 0554-191 19

magnus.hakala@kil.se

Beslut 2015-04-20

Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon 0554-191 00 Bankgiro 109-6510

Box 88 665 23 Kil

Kommunhuset Östra Torggatan 2D

Fax 0554-129 74 Plusgiro 12 21 10-0

E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751

Sida 1 av 7

l

Dokumenthanteringsplan för Hantverkshuset i Kil AB

INLEDNING

GILTIGHET

Dokumenthanteringsplanen är antagen på ordinarie styrelsemöte den 2o april 2015, § 20.

OMFATTNING OCH SYFTE

Aktiebolag där kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande omfattas av handlingsoffentlighet enligt 2 kap. § 3 Offentlighets- och sekretesslagen. En dokumenthanteringsplan ger bolaget nödvändig kontroll och överblick över sina allmänna handlingar, den underlättar vid arkivering och förbättrar allmänhetens möjligheter att söka och ta del av information. I planen finns en översikt över bolagets handlingar, med bl.a. information om bevarande och gallring.

Syftet med dokumenthanteringsplanen är att vara:

o hjälpmedel vid gallring/rensning

o hjälpmedel för kontoret (bland annat med återsökning) o styrmedel för kontoret och arkivet

o kontrollmedel för kommunarkivet (vid leverans och arkivering)

GALLRING

Gallring innebär förstörande av allmänna handlingar och får inte ske utan beslut i styrelsen. Fastställd dokumenthanteringsplan gäller som gallringsbeslut för de dokumenttyper som har en angiven gallringsfrist i planen.

BEVARANDE OCH ARKIVERING I KOMMUNARKIVET

Handlingar som inte får gallras skall bevaras för framtiden och bör därmed framställas med hänsyn till långsiktigt bevarande, se § 9 i kommunens

arkivföreskrifter. Dessa handlingar ska överlämnas till kommunarkivet så snart de

(2)

Sida 2 av 7

inte behövs inom verksamheten, vanligtvis inom 10 år. Handlingar som

överlämnas till kommunarkivet ska vara rensade och beslutad gallring genomförd.

UPPDATERING AV PLANEN

En väl fungerande dokumenthanteringsplan bör uppdateras varje år. Så snart en ny arbetsrutin eller ett nytt system införs ska planen uppdateras, handlingstyper som inte längre är aktuella tas bort och nya tillförs.

FÖRFATTNINGAR OCH REGLEMENTEN

Regler kring dokumenthantering, arkivvård och allmänhetens rätt att ta del av handlingar finns bl.a. i:

o Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) o Arkivlagen (1990:782)

o Kils kommuns arkivföreskrifter, antaget av kommunfullmäktige den 26

mars 2015, § 56.

(3)

KOMMUNLEDNINGSKONTORET DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Magnus Hakala, 0554-191 19 magnus.hakala@kil.se

MYNDIGHET:

Hantverkshuset I Kil AB

GILTIGHETSTID: Dokumenthanteringsplanen gäller från och med [datum]

Sida 3 av 7

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/

GALLRAS

ANMÄRKNINGAR TILL

CENTRAL- ARKIV Generella handlingar

Aktiebok Papper Bevaras

Bolagsordning Papper Bevaras

Kallelser till bolagsstämmor Digitalt/Papper Gallras 2 år

Kallelser till styrelsemöten Digitalt/Papper Gallras 2 år

Protokoll från bolagsstämmor Papper Bevaras

Protokoll från styrelsemöten Papper Bevaras

Registreringsbevis från Bolagsverket

Papper Bevaras

Skrivelser från VD Papper Bevaras

Stiftelseurkund Papper Bevaras

Styrelsens arbetsordning Papper Bevaras

VD-instruktion Papper Bevaras

Ägardirektiv Papper Bevaras

(4)

Sida 4 av 7

HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/ GALLRAS ANMÄRKNINGAR TILL

CENTRAL- ARKIV Ekonomihandlingar

Analyslistor Papper Vid inaktualitet

Attestreglemente Papper Bevaras

Bokföringsorder Papper Gallras 10 år

Bokslutsunderlag Papper Gallras 2 år

Budget Papper Bevaras

Debiteringslistor Papper Gallras 2 år

Deklarationer, kopia av Papper Gallras 10 år

Delårsrapport Papper Bevaras

Fakturajournaler Papper Gallras 10 år

Fakturaunderlag Papper Gallras 2 år Underlag för debitering.

Fakturor (kund- och leverantörs-) Papper Gallras 10 år Kopior gallras vid inaktualitet.

Kontoplaner Papper Bevaras

Köpebrev Papper Bevaras

Lånehandlingar Papper Bevaras

Månadsrapporter Papper Bevaras

Skattsedel Papper Vid inaktualitet Gallras när ny inkommer.

Verifikationer Papper Gallras 10 år

Årsbokslut, med bilagor Papper Bevaras

Drift & Underhåll/

Lokalförsörjning

Avtal Digitalt/Papper Gallras 2 år Gallras 2 år efter att avtalstiden har gått ut

(5)

Sida 5 av 7

Besiktningsprotokoll Papper Gallras 10 år 10 år efter garantitidens utgång. För byggnader som bedöms ha ett

kulturhistoriskt värde bör protokollen bevaras

Betalda hyresskulder Papper Gallras 2 år

Energideklarationer Digitalt/Papper Gallras 10 år Eller när ny deklaration upprättats.

Driftinstruktioner/tekniska beskrivningar

Papper Vid inaktualitet Bevaras så länge de behövs för driften av objektet.

Dokumentation över löpande underhåll

Papper Vid inaktualitet Mindre reparationer, el. dyl. (jfr ”Felanmälan”)

Fastighetsförsäkringar Papper Gallras 10 år 10 år efter garantitidens utgång

Fastighetsdeklaration Papper Gallras 5 år Efter ny fastighetstaxering. Avregistrerade och avsålda fastigheter kan

gallras vid inaktualitet

Fastighetstaxering Papper Gallras 5 år Efter ny fastighetstaxering

Felanmälan på fastighet Papper Vid inaktualitet När felet åtgärdats

Geotekniska undersökningar Papper Bevaras I samband med ny- om eller tillbyggnation.

Hyreskontrakt Papper Gallras 2 år Gallras 2 år efter upphörande.

Larm och polisrapporter Papper Gallras 2 år

Leverantörsskulder Papper Gallras 10 år

Ny- om- & tillbyggnationshandlingar Papper Bevaras Ritningar och övriga beskrivningar av utförda åtgärder.

Obligatorisk ventilationskontroll, protokoll

Papper Bevaras Sista versionen, övriga kan gallras vid inaktualitet.

Upphandlingsärenden, handlingar Digitalt och papper

Se separat dokumenthanteringsplan

Upphandlingsärenden diarieförs. Centralt genomförda upphandlingar arkiveras av kommunledningskontorets inköpsenhet.

För information om enskilda handlingar i upphandlingsärenden, se separat dokumenthanteringsplan för upphandling på intranätet.

Uppsägning av hyresgäst Papper Gallras 2 år Från den tidpunkten då hyresgästen flyttade

Återkommande besiktningar, t ex på hissar, brandsyn, ventilation

Papper Vid inaktualitet När ny besiktning genomförts

(6)

Sida 6 av 7

HANDLINGSTYP FORMAT FÖRVARINGSPLATS BEVARAS/

GALLRAS

ANMÄRKNINGAR TILL

CENTRAL- ARKIV Övriga handlingar

Cookiefiler, historyfiler/temporära internetfiler och globalfiler

Digitalt Gallras vid inaktualitet

Elektroniska handlingar, pappershandlingar, e-post och sms av tillfällig betydelse för verksamheten (se RA-FS 1997:6)

Digitalt/Papper Gallras vid inaktualitet

E-post som klassas som säkerhetsrisk

Informations-

/marknadsföringsmaterial, tryckt material

Papper Bevaras Ett exemplar bevaras i kommunarkivet.

Korrespondens av mindre betydelse för verksamheten

Papper Gallras 2 år

Kurs- och konferensinbjudningar Digitalt/Papper Gallras vid inaktualitet Loggar för e-post, Internet, telefoni

och fax

(7)

Sida 7 av 7

Mediabevakning:

 Tidningsklipp

 TV-inslag

 Radiointervjuer

Papper/Digitalt/

m.m.

Bevaras Kontakta kommunarkivet angående bevarande av ljud- och videoinspelningar.

Minnesanteckningar från möten med hyresgäster

Digitalt/Papper Gallras vid inaktualitet Anteckningar rörande fel/brister, underhåll, m.m.

Protokoll från kommunfullmäktige, utdrag/kopior

Digitalt Gallras 5 år Original finns i kommunhuset

Skräppost (spam) Digitalt Gallras vid inaktualitet