Förvaltningschef, tf. avdelningschef Fordon Förråd Verkstad avdelningschef Affärsstöd avdelningschef Personal- och Kontorsservice

(1)

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Ledamöter

Micael Svensson (S), Ordförande Ulf Sjösten (M), 1:e vice ordförande

Ulla-Britt Nordqvist (S), 2:e vice ordförande

Inga-Gull Gyllestål (S) ersätts av av Leif Andersson (S) Oskari Anundi (S) ersätts av Per Alstermark (S)

Leif Olsson (C) ersätts av Inge-Björn Nielsen (L) Sofia Sandänger (M) ersätts av Anders Johansson (M) Hasse Ikävalko (M)

Niklas Hallberg (SD) Ersättare

Leif Andersson (S) Per Alstermark (S) Inge-Björn Nilsen (L) Anders Johansson (M) Christina Zetterstrand (M) Bengt-Göran Persson (KD) Ronny Nyberg (SD)

Övriga tjänstemän

Kenneth Lundqvist Förvaltningschef, tf. avdelningschef Fordon Förråd Verkstad Ann Malm avdelningschef Affärsstöd

Carina Andersson avdelningschef Personal- och Kontorsservice Niclas Bodeklint avdelningschef Dataservice

Martin Dahl avdelningschef Entreprenad Daniel Cavrak personalföreträdare, Vision

Alexander Persson nämndsekreterare, projektsamordnare Ingeborg Moss nämndsekreterare

Justeringens plats och tid

Servicekontoret, Pantängen, tisdagen den 9 mars.

Tillkännagivande av protokoll

Justeringen tillkännagiven på kommunens digitala anslagstavla den 9 mars 2021 Paragrafer §§ 13-23

Underskrifter

Sekreterare ...

Ingeborg Moss

Ordförande ...

Micael Svensson

Justerare ...

Ulla-Britt Nordqvist

(2)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Ärendelista

§ 13

Nämndens öppnande ... 3

§ 14

Val av justerare ... 4

§ 15

Föredragning och Ajournering ... 5

§ 16 Dnr SN 2021-00010 1.2.4.1

Servicenämndens årsredovisning 2020 ... 6

§ 17 Dnr SN 2021-00011 1.2.3.2

Uppföljning Intern kontroll 2020 ... 8

§ 18 Dnr SN 2021-00012 1.4.2.1

Servicenämndens rapport Synpunktshantering 2020 ... 9

§ 19

Anmälningsärenden 2021-03-05 ... 10

§ 20

Delegationsbeslut lista 2021-03-05 ... 11

§ 21

Informationsärenden 2021-03-05 ... 12

§ 22

Övriga frågor ... 14

§ 23

Avslut av nämnd ... 15

(3)

§ 13

Nämndens öppnande

Ordförande hälsar alla välkomna till dagens digitala sammanträde.

Ursprungligen skulle nämnden varit den 24 februari men tvingades flytta fram med en timmas varsel på grund av ett stort internetavbrott i Borås Stad.

Dataservices avdelningschef Niclas Bodeklint redogör med anledning av kabelavbrottet onsdagen den 24 februari då Borås Stad var utan internet i ca 5 timmar.

(4)

§ 14

Val av justerare

Servicenämndens beslut

För justering väljs Ulla-Britt Nordqvist (S) med Hasse Ikävalko (M) som ersättare att jämte ordförande att justera dagens protokoll.

Justering äger rum på Servicekontoret, Pantängen, tisdagen den 9 mars.

(5)

§ 15

Föredragning och Ajournering

Föreslagen föredragningslista gås igenom och godkänns.

Mötet ajournerar sig för överläggning mellan kl. 15.40 – 16.00.

(6)

§ 16 Dnr SN 2021–00010 1.2.4.1

Servicenämndens årsredovisning 2020

Servicenämnden godkänner upprättat förslag till Årsredovisning 2020.

Sammanfattning av ärendet

2020 har varit ett år då vi alla har fått ställa om vår vardag för att kunna hantera coronapandemin och de rekommendationer som följt i dess spår.

Servicekontoret har under hela året anpassat verksamheten och där det har varit möjligt har hemarbete eftersträvats, men inom förvaltningen har vi även

uppgifter som inte kan genomföras hemifrån. Från och med februari månad 2020 började den förstärkta ledningsgruppen med HR specialist och

kommunikatör arbeta aktivt med dagliga arbetsmöten för att hantera coronapandemin och dess konsekvenser för vår verksamhet. Dessa

arbetsmöten pågick fram till hösten då vi gick över till ett möte i veckan, med möjligheten att öka antalet möten om så krävdes. Syftet med dessa möten var att skapa en trygg och säker arbetsplats, och samtidigt se till att hålla vår produktion igång. Vi genomförde risk- och konsekvensanalyser och arbetade aktivt med förebyggande åtgärder för att få en så corona säker arbetsplats som möjligt. Coronapandemin har självklart påverkat förvaltningen i många

hänseenden, men den har också påvisat den flexibilitet som förvaltningen har och vår goda förmåga att vara med och lösa nya uppgifter som Borås Stad ställs inför vid kriser och extraordinära händelser.

Servicekontorets funktioner och beredskapsförmåga är en viktig resurs för Borås Stads förvaltningar och bolag vid samhällsstörningar och extraordinära händelser. Tillsammans utgör vi en viktig trygghetsfaktor för kommunens invånare. Under våren fick Servicekontoret i uppdrag att starta ett

krisberedskapsförråd för att säkra tremånaders tillgång på skyddsmaterial som används vid hanteringen av coronapandemin i Borås Stad. Uppdraget har ställt höga krav på förvaltningen, som skött mottagning, ompackning och leveranser av skyddsmaterial till alla förvaltningar. Detta uppdrag visar på vår stora lösningsfokusering inom förvaltningen och det goda samarbetet inom koncernen.

Servicenämnden arbetar inom beställar-/utförarmodellen. Att arbeta i modellen innebär bland annat krav att vara med och utveckla modellen. Att utvecklingen av modellen sker i samklang så att den stödjer de förmågor som Borås Stad har för att möte bland annat samhällsstörningar och extraordinära händelser är av vikt. Servicenämnden ser både i ett nulägesscenario samt i en framtid att det förmodligen kommer komma nya krav kopplat mot uppgiften som kräver ändamålsenliga lokaler anpassade för verksamheten.

(7)

Under hösten 2020 genomfördes en återbetalning, efter dialog med

Ekonomistyrning och beslut av Servicenämnden. Återbetalningen genomfördes till de förvaltningar som vi har uppdrag för. Detta var en engångsåtgärd utifrån att vi har genomfört effektiviseringar inom avtal och verksamheter samt att vi inte har kunnat genomföra planerade åtgärder i våra åtaganden på grund av coronapandemin. Denna återbetalningsåtgärd tillsammans med förvaltningens redovisade resultat säkerställer att Servicenämnden når Kommunfullmäktiges avkastningskrav på 7 mnkr. Samtliga avdelningar på Servicekontoret har levererat ett plusresultat och haft god beläggning under 2020.

Beslutsunderlag

1. Förslag till Årsredovisning 2020

(8)

§ 17 Dnr SN 2021–00011 1.2.3.2

Uppföljning Intern kontroll 2020

Servicenämnden godkänner förslag till uppföljning av Intern kontroll 2020.

Varje nämnd och bolag ska i samband med årsredovisningen redovisa resultatet av den interna kontrollen till Kommunstyrelsen, tillsammans med riskanalys och plan för innevarande år. Uppföljningen ska också lämnas till

Stadsrevisionen.

Beslutsunderlag

1. Uppföljning Intern kontroll 2020

(9)

§ 18 Dnr SN 2021–00012 1.4.2.1

Servicenämndens rapport Synpunktshantering 2020

Servicenämnden godkänner upprättad rapport avseende Synpunktshantering 2020.

Under 2020 kom det in åtta synpunkter till Servicenämnden. De handlade om olika saker, bl.a. klagomål om bemötande och om gräsklipp på bil. För flera av synpunkterna kan det konstateras att Servicenämnden egentligen inte är ansvarig. Det gäller t.ex. gräsklipp på bil. I det här fallet var det inte

Servicekontoret som ansvarade för grönyteskötseln på den aktuella ytan. Detta återkopplades till synpunktslämnaren som också fick kontaktuppgifter till den entreprenör som sköter ytan.

Beslutsunderlag

1. Redovisning av inkomna synpunkter januari-december 2020.

(10)

§ 19

Anmälningsärenden 2021-03-05

Redovisade anmälningsärenden läggs till handlingarna.

a. Rapport fordonsskador per förvaltning 2020 Dnr SN 2021–00014 2.10.2.25

b. Ny rutin klimatkompensationsfonden Dnr SN 2021–00015 1.1.3.1

c. Revidering av arkivregler Dnr SN 2021–00023 1.1.3.1

(11)

§ 20

Delegationsbeslut lista 2021-03-05

Redovisade delegationsbeslut läggs till handlingarna.

a. Redovisning av lämnade anbud på avdelningen Entreprenad Dnr SN 2021–00002 1.1.3.1

b. Förteckning över delegationsbeslut om anställningar Dnr SN 2021–00003 1.1.3.1

c. Redovisning av Ordförandes attest över 1,5 mnkr Dnr SN 2021–00004 1.3.1.4

(12)

§ 21

Informationsärenden 2021-03-05

Redovisade informationsärenden läggs till handlingarna.

a. Information från avdelningarna

Niclas Bodeklint, avdelningschef Dataservice Avdelningschefen informerade från Dataavdelningen;

- Fortsatt ökad onlinekommunikation

- Under januari – februari 2021 genomfördes 42 000 online möten med ljud-och video inom Borås Stad. Detta är mer än hela föregående års sammanlagda online möten.

- Borås Stads medarbetare skickade 228 416 chattmeddelanden i våra kommunikationsplattformar under februari månad.

- För ett år sedan var de siffrorna i princip noll online möten och chatmeddelande.

- Just nu har avdelningen ett inflöde som ger nästan 4000 ärenden mot normala 2500 ärenden/månaden.

- Högre belastning på infrastruktur tjänster.

- Dubblering av nyttjandegraden på kort tid av vissa tjänster gör att vi ibland når kapacitetstaket på förvaltningens tjänster.

- Avdelningen saknar information när man börjar med nya arbetssätt som påverkar vår IT infrastruktur.

- Extremt högt tryck på Borås Stads IT-support. (Servicedesk) Nuläge

- Hög belastning på vissa tjänster som påverkar inloggning till skolportalen bland annat.

- Utvärdering av M365 koncept

- Större delen av personalen arbetar på distans - Mycket hög belastning i verksamheten

Carina Andersson, avdelningschef Personal- och Kontorsservice Carina Andersson, avdelningschef, informerar om att avdelningen Personal- och Kontorsservice har haft COVID-19 spridning på tre av sina enheter.

En konsekvens av det har varit att det blivit störningar i leveranserna, men att det relativt snabbt kunnat återgå till mer normalt tillstånd igen.

(13)

Kenneth Lundqvist, tf. avdelningschef Fordon Förråd Verkstad Fordon Förråd Verkstad och krisberedskapsförrådet fungerar bra.

Ett fåtal på avdelningen har haft COVID-19 men det har inte påverkat verksamheten.

På avdelningen pågår bland annat följande;

- Verkstaden konstruerar en hängbro på uppdrag av Entreprenadavdelningen.

- Nu kan förvaltningarna boka tid på Borås interna webbsida för däckbyte på Servicekontoret.

I Saxen, Borås Stads personaltidning presenterade Borås Stads krisberedskapssamordnare det nya krisberedskapsförrådet.

Servicekontoret bemannar krisberedskapsförrådet.

Ann Malm, avdelningschef Affärsstöd

Avdelningschefen informerade om Intern Stab och Redovisningsservice;

Intern Stab

- Förbereder budget 2022

- Gör månadsavstämning februari - Färdigställer ny brandlarmsorganisation - Testar e-fakturor från vårt försystem KomMa Redovisningsservice

- Färdigställer Borås Stads årsredovisning för 2020 - Påbörjar koncernens årsredovisning för 2020 - Testar elektronisk signering av bokföringsordrar

(14)

§ 22

Övriga frågor

Ordförande Micael Svensson rapporterade från samverkansmötet den 2 mars då Servicenämndens presidie träffade Tekniska nämndens presidie. På mötet deltog förvaltningscheferna och berörda tjänstemän. Deltagarna på mötet diskuterade koncernnyttan och beredskap för extra ordinära händelser i Borås Stad.

Ledamot Bengt Göran Persson lyfter frågan om personalen på Stadshusservice borde implementera krav på munskydd för att förhindra smittspridning av COVID-19 eftersom personal inom enheten varit drabbade.

Avdelningschef Carina Andersson svarade att förvaltningen följer de

rekommendationer som kommer från Folkhälsomyndigheten och från Centrala krismyndigheten.

(15)

§ 23

Avslut av nämnd

Ordförande tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat.

Nästa sammanträde

Nästa sammanträde hålls digitalt, torsdag den 25 mars 2021 kl. 14.00