Implementering ny organisation riskanalys

(1)

Implementering ny organisation – riskanalys

Arbetsgivaren är den som har huvudansvaret för arbetsmiljön. Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) beskriver hur arbetsgivaren ska gå tillväga för att uppfylla sitt ansvar.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att arbetsgivaren arbetar förebyggande vilket främjar hälsa och säkerhet och sparar pengar i organisationen. Att ta reda på vilka arbetsmiljörisker en förändring i verksamheten kan innebära är lönsamt genom att riskerna kan förebyggas och åtgärdas i tid.

Bedömning av risker utifrån planerad verksamhetsförändring

Enligt AFS 2001:1 § 8 ska arbetsgivaren så tidigt som möjligt inför planerade förändringar i verksamheten bedöma de eventuella risker som kan uppkomma med anledning av förändringen. Med förändringar avses inte det som är att se som en naturlig del av den dagliga verksamheten, utan större mer genomgripande förändringar. Riskbedömningen ska ta hänsyn till både fysiska och psykosociala aspekter som kan tänkas orsaka ohälsa. Denna riskbedömning är gjord utifrån kommande implementeringsprojekt av ny organisation.

Nedan beskrivs eventuella risker i projektet, för varje risk ska beskrivas effekt om risken skulle inträffa och sannolikhet att den inträffar, dessutom anges åtgärder för att proaktivt arbeta bort riskerna innan de inträffat.

Effekt: 1-5 där 5 är den allvarligaste effekten om det inträffar.

Sannolikhet: 1-5 där 5 är den största sannolikheten att det inträffar.

Gradering av summa

1 – 4 = OK

5 – 7 = Bör åtgärdas

8 – 10 = Åtgärdas omgående

(2)

Projektplanen och tillhörande aktivitetsplan beskriver det arbete som ska genomföras i implementeringsprojektet men det kan finnas områden som missas och som är viktiga för en lyckad implementering.

4 3 7 Lyhördhet i projektorganisationen för att fånga upp frågor som behöver hanteras.

Tydlig information till medarbetare om vart man ska vända sig om man

”kommer på” områden som inte täcks in av projektplanen.

Projektledaren

Vi räknar med chefers engagemang och insatser i implementeringen samtidigt som deras framtida position är osäker.

4 4 8 Utbildnings- och stödinsatser för chefer.

Utforma tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning i övergångsperiod mellan nuvarande och nya chefer.

Projektledaren och

delprojektledaren för Stöd- och utbildningsinsatser för chefer inom ramen för

implementeringsprojektet.

Oro för omorganiseringen bland personal vilket

(förutom risk för ohälsa) kan innebära att

implementeringen blir svårare att genomföra.

5 3 8 Verka för och prioritera delaktighet, information och transparens. Erbjuda stöd genom företagshälsovården och vid behov anordna utbildning inom

relevanta områden. I god tid planera in aktiviteter som kräver deltagande från medarbetare. Ge utrymme på

avdelningsmöten för diskussion om organisationsförändringen. Ge möjlighet att träffas i grupper i den nya

Projektledaren och chefer i nuvarande och ny organisation

(3)

Den ordinarie verksamheten kan bli lidande av att fokus och tid läggs på

omorganisationen.

Risken finns på samtliga nivåer i organisationen.

4 4 8 Verka för och prioritera delaktighet, information och

transparens för att minska osäkerheten. Ge tid för diskussion kring implementeringen med medarbetarna. Utforma tydlig och dokumenterad ansvarsfördelning i övergångsperiod mellan nuvarande och nya chefer.

Projektledaren och delprojektledaren för Stöd- och

utbildningsinsatser för chefer utifrån

Chefer i nuvarande och ny organisation.

Risk för att nuvarande institutioners

organisationskulturer kan komma att påverka inriktningen på

implementeringen och eventuellt försvåra den.

3 5 8 Arbeta aktivt med en för högskolan gemensam värdegrund och involvera medarbetarna i detta arbete. Eventuellt finns behov av extra utbildnings-/stödinsatser på detta område för att belysa konsekvenserna av vad detta kan leda till och därmed skapa en medvetenhet i organisationen i syfte att förebygga eventuella problem. Akademichefen ska leda institutionen, vidta åtgärder, hålla möten genomföra aktiviter med mera som bidrar till att institutionen och dess

medarbetare samverkar och samarbetar på ett sätt som bidrar till god arbetsmiljö och verksamhetens utveckling.

Projektledaren, delprojektledaren för Värdegrund och

organisationskultur inom ramen för

implementeringsprojektet och Akademi- och enhetschefer i ny organisation

(4)

Risk för otydligheter kring rollfördelning och vem som ska göra/besluta om vad.

4 5 9 Så tidigt som möjligt klargöra ansvarsfördelningen på olika nivåer i organisationen. Ge tid för implementeringen av ny ansvarsfördelning. Alla nivåer inom organisationen måste få möjlighet att ta till sig den.

Projektledaren, delprojektledaren för Stöd- och

utbildningsinsatser för chefer och

delprojektledaren för Bemanning inom ramen för

Akademi-/enhetschefer i ny organisation.

Risk för hög arbetsbelastning för både överlämnande och nya chefer.

2 4 6 Prioritera bland arbetsuppgifter. Uppmärksamhet från närmast överordnande chef.

Rektor, chefer i nuvarande och ny organisation

Risk för bristande motivation

från överlämnande chefer.

Uppgifter kan därmed ”trilla mellan stolarna” vilket kan påverka närmaste

medarbetare negativt.

3 5 8 Aktivt arbeta med stöd till både befintliga och nya chefer.

Föra en kontinuerlig dialog med respektive chef kring deras situation för att kunna stödja där så behövs. Eventuellt skapa någon form av tillfälligt chefsforum där cheferna själva kan diskutera eventuella utmaningar och hur dessa bör hanteras.

Projektledaren och delprojektledaren för Stöd- och

utbildningsinsatser för chefer inom ramen för implementeringsprojektet.

Chefer i nuvarande och

(5)

Subgrupper inom befintlig organisation kan komma att påverka implementeringen.

Särskilt om

enheter/avdelningar med stark ekonomi ska gå samman med

enheter/avdelningar med något sämre ekonomi.

Motsättningar kan därmed lätt uppstå.

3 4 7 För att undvika att starka subgrupperingar skapas ska riskerna och konsekvenserna med dessa grupper

kommuniceras till medarbetarna. Akademichefen ska leda institutionen, vidta åtgärder, hålla möten genomföra aktiviter med mera som bidrar till att institutionen och dess

medarbetare samverkar och samarbetar på ett sätt som bidrar till god arbetsmiljö och verksamhetens utveckling.

Muntliga överenskommelser som ska gälla även i ny

organisation ska dokumenteras, redovisas och överlämnas till mottagande chef.

Genomföra aktiviteter av ”team-bildande” karaktär.

Risk för minskat inflytande från den enskilde

medarbetaren när större enheter skapas.

2 3 5 Aktivt arbeta med att skapa delaktighet, dialog och transparens. Ta med aspekten i kommande utvärdering av den nya organisationen.

Akademi- och enhetschefer i ny organisation

(6)

Risk för stress hos den enskilde individen på grund av osäkerhet kring vad som kommer att hända med ens egen position och

arbetsuppgifter.

2 5 7 Chefer med personalansvar (både nuvarande och

tillträdande) ska föra kontinuerlig dialog med medarbetarna kring vad som händer i

implementeringsprocessen. Uppmärksamhet i vardagen. Enskilda medarbetare ska kunna få stöd hos Previa. Implementeringsgruppen ska successivt informera organisationen kring vad som händer och när.

Projektledaren, delprojektledaren för Arbetsmiljö inom ramen för

implementeringsprojektet och chefer i nuvarande och ny organisation

Risk för att

nyckelkompetens slutar.

4 2 6 Genom processen måste HB arbeta för att

fortsättningsvis vara en attraktiv arbetsgivare så att medarbetare ser ett värde i att stanna kvar. Tillse att processen genomsyras av öppenhet, delaktighet och transparens i syfte att hålla medarbetare

kontinuerligt uppdaterade. Ta tillvara på de

synpunkter som medarbetare har och återkoppla vad som händer med dem.

Projektledaren, delprojektledare inom ramen för

(7)

Ryktesspridning

2 3 5 Tydlig information och kommunikation kring syfte och motiv för implementeringsarbetet samt

möjligheter för medarbetare att engagera sig i frågan. De dokument som finns ska tillgängliggöras allt eftersom de fastställs.

Projektledaren, delprojektledare inom ramen för