En ny organisation för Måltider

Kommunservice Måltider

Hörby kommun, 242 80 Hörby | Besöksadress: Ringsjövägen 4 | Tel: 0415-37 80 00 | Fax: 0415-134 77 samhallsbyggnadsforvaltningen@horby.se | www.horby.se

En ny organisation för Måltider

Kommunservice Måltider i Hörby kommun har ett politiskt beslut på att förändra sin verksamhet och har i uppdrag att skapa en modern och hållbar verksamhet för alla medarbetare med tydligt gästfokus och med en ekonomi i balans.

Ledstjärnan är Matglädje!

Förutsättningar för en ny organisation

För att uppnå målet Matglädje är det en förutsättning att det innebär en positiv utveckling för alla berörda. Det gäller matgäster, kunder och inte minst personal i Kommunservice Måltider!

Matglädje skapas genom respekt och tillit från sina kunder/matgäster, från kolleger

och chefer och uppnås genom att alltid ge ett gott bemötande och med att servera

goda, vällagade och näringsrika måltider.

Verksamheten behöver enas om en gemensam värdegrund där alla medarbetare arbetar med förtroende för varandra.

Arbetet med att förändra och skapa en ny kultur åligger samtlig personal i Måltidsservice, oavsett yrkeskategori!

/Anita Broddesson, Projektledare

Grundförutsättningar

Att arbeta i en kommunal kostverksamhet som dagligen tillagar, levererar och serverar måltider åt barn, ungdomar och äldre kräver kunskap, engagemang, respekt och förståelse för beslut och för de medel som arbetsgivaren har att erbjuda.

Ekonomi

En ekonomi i balans är förutsättningen för att verksamheten ska skapa förtroende och kunna utvecklas.

Personal

Att tillaga god och näringsrik mat i stora mängder kräver kunskap, vilja och

engagemang! Viktigt är att ge personalen rätt förutsättningar, marknadsmässig lön och möjligheter att påverka och utveckla sitt arbete.

Livsmedel

Alla livsmedel i offentliga måltider ska vara anbudsupphandlade vilket innebär - Rätt livsmedel till rätt pris - Kvalitetsråvaror är en förutsättning för att laga goda och näringsrika måltider.

Lokaler

Det krävs moderna ändamålsenliga lokaler för att arbeta rationellt och för att säkra kraven enl. Livsmedelslagen och Arbetsmiljölagen. Ytor och utrustning ska vara anpassade till den mängd mat som dagligen tillagas/serveras.

Nuläge Hörby

Ekonomi

Den budget som godkändes för 2017 är bristfällig, saknar realistiska

uppföljningsmöjligheter och visar ett minus på 7 miljoner kronor för budgetåret 2017.

Politiskt beslut finns på att förändra och rationalisera måltidservice genom att stänga Aptitens servering och tillagning och att flytta äldreomsorgens matlagning till G- Hillskolan. Beslutet innebär en reducering av minst 10 helårstjänster som motsvarar en minskad kostnad på ca 5 miljoner/år. Rationaliseringen på Aptiten har hög prioritet och ska påbörjas jan-18.

Personal

Förutsättningarna att tillfredställande klara av sina arbeten i köken är olika, från underdimensionerad till överdimensionerad personaltäthet. Förskolor och skolor har efterhand ökat i volym men har inte alltid följts upp i hur personal och utrustning i resp. kök belastas. Samma gäller äldreomsorgens måltider som har minskat i antal portioner men inte reducerat personaltimmarna.

G-hillskolan och Frosta skolan har rätt dimensionerad personaltäthet medan Älvdalsskolan har för låg personaltäthet och arbetar i trånga utrymme.

Mottagningsköken på förskolorna är svårarbetade och kan liknas vid hushållskök.

Livsmedel

Avtal och Leverantörer av livsmedel fungerar tillfredställande. Avtalen löper till våren

2019 med möjlighet till förlängning till 2021 Måltiderna håller god standard och

innehåller råvaror med kvalitet. Måltiderna tillagas till stor del från råvaror främst på

förskolor och till äldreomsorgen.

Lokaler

Kök och matsalar har olika förutsättningar för att klara av matlagning och servering på ett tillfredställande sätt. Nya kök är planerade och kommer att byggas om och till under 2018 på förskolorna Junibacken, Skogsgläntan och Trollbäcken och på grundskolan i Långaröd. Störst behov av renovering har mottagningsköket på De la Gardie-skolan i Västerstad, där mottagning och servering är placerade i en dålig mörk källarlokal med spruckna och flagnande puts på väggar i matsalen! Älvdalsskolan har en dålig arbetsmiljö p.g.a. att det är trångt och dåligt flöde för sin hantering och matsalen är underdimensionerad för det antal som äter.

Transport

Transporten utföres av entreprenör enl. avtal som löper ut dec. -18.

Färdigtillagade måltider hämtas från Aptiten 2 gånger/dag, 7 dagar i veckan till äldreboenden Källhaga, Hagalid, Lågedamm, Bokegården och Solbacken

Transport 1 gång/dag från Möllabacken i Östraby till förskolan Östanvinden och till Västerstads förskola och skola.

Retur av tomma vagnar och kantiner hämtas och återlämnas efter varje matrunda av entreprenören.

Entreprenören ombesörjer också sophanteringen på Aptiten.

Pågår

Införande av kostdataprogram.

Enkäter till kunder och elever.

Planerade utbildningar för kostpersonal

Leverans av hemtjänstens portioner i värmeskåp (feb)

Förslag/Åtgärder

Använd SLV s riktlinjer: Fem framgångsfaktorer för bra offentliga måltider:

 Fokusera på matgästen

 Satsa på kunskap och kompetens

 Se helheten - använd måltidsmodellen

 Skapa en organisation med samarbete över gränser

 Sätt upp mål och fråga efter resultaten

Ekonomi

Inför ”Köp och sälj” i en budget där kostnaderna tydliggöres och fördelas efter antal måltider och servicenivå till kunderna dvs. Socialförvaltningen och Barn och

utbildningsförvaltningen.

Skriv avtal mellan Måltidsservice och resp. förvaltning som upprättas och fastställes inför varje nytt budgetår där antalet portioner, servicenivå, avbeställningsrutiner, tilläggsbeställningar etc. fastslås.

Dokumentera dagligen antalet portioner som serveras/levereras och redovisa i kundkategorier t.ex. pedagoger, elever, hemtjänstportioner etc.

Fördela kostnaderna på livsmedel och personal/kök, för att möjliggöra enklare

uppföljning och lägg ut mer ansvar på kökschefer och kockar för att få större intresse för ekonomin och hålla budgeterade kostnader i köken

Personal

Måltidspersonal ska ha rimlig tid för sina arbetsuppgifter och dimensioneras efter antalet gäster och standard på köket.

 Tre förskolor med befintliga tillagningskök. (Trollbäcken, Skattkammaren får genom om - och tillbyggnader ytterligare 2-3 avd. och behöver förstärka personaltätheten då arbetssituationen på förskolornas tillagningskök redan är pressad.

 Inför tydliga roller i ansvar/uppdrag och skapa lön efter engagemang och kompetens.

 Skapa fler 100%-tjänster.

 Öka antalet veckor från 40 - 42 för uppehållstjänsterna.

 Utbilda personalen kontinuerligt i modern matlagningsteknik, bakning, livsmedelshygien, specialkost, ledarskap, samarbete, bemötande etc.

 Ge bättre förutsättningar för samarbete mellan köken genom att kontinuerligt

”byta” personal mellan köken, gå in för varandra vid ledighet,

semester/sjukdom etc. Inga tillfälliga semestervikarier behövs i en välplanerad organisation.

 Gör årliga utflykter, samkväm etc. för att stärka gemenskapen och skapa trygghet och tillit i gruppen.

 Skapa ett Instagramkonto där köken kan visa upp positiva händelser i sin verksamhet och motverka ”jantelagen”

Livsmedel

Ta tillvara och visa respekt för den matkultur som råder och arbeta samtidigt med förnyelse av måltiderna för att möta framtidens krav inte minst ur ett miljöperspektiv.

 Skapa salladsbufféer som väcker nyfikenhet och intresse och tar tillvara säsongens utbud.

 Komplettera skollunchen med att dagligen servera hembakt bröd.

 Öka andelen ”hemtillagade maträtter” som är godare och billigare än halv och helfabrikat.

 Servera alternativrätter till skolor och till äldreomsorgen inkl. hemtjänsten.

 Servera dagligen desserter till särskilda boende.

 Utöka utbudet och valfriheten och erbjud Äldreomsorgen inklusive hemtjänst fler hemtillagade måltider som är ”naturligt” konsistensanpassade och minska på timbalkosterna

 Erbjud äldreomsorgen protein och energiberikade måltider.

 Upprätta tydliga beställningsrutiner från äldreomsorgens avd och Hemtjänsten

i Kostdataprogrammet.

Lokaler

 Samtliga kök och matsalar behöver dokumentera standard och behov av renoveringar samt planläggas i en tidsplanering av Fastighetschef tillsammans med Måltidschef.

 Skapa avtal per enhet mellan Måltidsservice och Fastighet med tydlig

gränsdragning av vem som ansvarar och bekostar till exempel byte av maskiner, sophantering, städning av soprum etc.

Transport

 Omförhandla avtalet och införskaffa returvagnar och halvera antalet körningar!

 Samarbeta med äldreomsorgen och anpassa menyerna för att på sikt kunna leverera kyld kvällsmat, börja med helgerna.

 Se över möjligheterna att införskaffa egna fordon och själva ombesörja mattransporterna (kan samordnas med andra transporter inom Kommunen)

Styrsystem

Kostdataprogrammet ska användas och utvecklas för all recepthantering, spårbarhet, beställnings och fakturaunderlag, etiketter till hemtjänsten etc.

 Samtliga måltider skall vara kostnads och näringsberäknade för att kunna fastställa livsmedelspris och kvalitet.

 Upprätta tydliga avtal med Soc, Buf och Fastighet.

 Genomför kontinuerligt elev och kundenkäter för att fastställa nöjdheten hos gäster och kunder.

 Upprätta matråd på både skola, förskola och äldreboende med syfte att förbättra dialog och samarbete.

 Genomför årligen ”SkolmatSverige” i varje skola, ett program som ansvarig kock och rektor genomför tillsammans i 3 steg för att öka samarbetet och samsyn på skollunchen.

 Mät Svinn, och gör svinnhanteringen synlig i kostnader för både politiker, skola, förskola och vård.

 Sätt upp realistiska mål och mät resultaten

Aptiten 2017 -2018

 Snarast påbörja avvecklingen och minska kostnaderna!

 Kontinuerligt anpassa personaltimmarna till en rimlig dimensionering för 300 portioner, max 7 personer.

 Ny scheman from januari -18 med varannan helgstur.

 Kökspersonal ombesörjer själva städning av kök och personal och omklädningsrumrum och extern städ sägs upp.

 Avvakta Hemtjänstens ny organisation och rutiner, (prel. feb-18) packa matportionerna i värmevagnar och minska ytterligare personaltimmar i köket

 Se över användningen av kökets ytor och ”stäng av” ytor som inte behövs.

 Minska lagerhållningen i frysar/kylar.

 Upprätta en inventarielista på överblivet material/ porslin och erbjud andra verksamheter.

 Ge personalen stöd och uppmuntran i att se positivt i det förändringsarbete

som pågår.

Tjänsterna i den nya organisationen

En tydligare, strukturerad och konkurrenskraftig verksamhet behöver snarast skapas för att kunna behålla och nyrekrytera kvalificerade kockar och övrig kostpersonal!

Det är viktigt att personalen får nya utmaningar och att måltidsservice ställer tydliga krav med individuella uppdragsbeskrivningar på samtliga tjänster.

Uppdragsbeskrivningarna ska ligga till grund och följas upp vid årliga medarbetar- och lönesamtal

För samtliga tjänster gäller:

 Att man är gediget intresserad av sitt arbete

 Kan planera eget arbete

 Är kvalitets och kostnadsmedveten

 Har hög servicenivå mot kunder och gäster

 Är flexibel i tanke och handling

 Ser samarbete som en självklarhet

 Har en grundläggande positiv inställning

 Medverkar till utveckling av hela verksamheten

 Är lojal arbetsgivaren

Kökschef

Arbetet innebär ansvar för hela köket inkl. servering och utskick.

Kompetenskrav: kockutbildning, arbetsledarutbildning.

Lämplighetskrav: Tydlig, engagerad, initiativrik, flexibel, utvecklande, stresstålig, lyhörd och har lätt för att samarbeta.

 Leder, planerar och fördelar det dagliga arbetet

 Huvudansvarig för samtliga måltider, smak, konsistens, mängd etc.

 Planerar inköp, mängder och recept

 Tillagar dagens måltider i samarbete med övriga kockar.

 Kontaktperson till Måltidsservice, elever, lärare, rektorer, avdelningar, mottagningskök etc.

 Personalansvarig, vikarieanskaffning till köket, vid behov omdisponering av personal, planerar semestrar, ledighet och rapporterar i Personec.

 Dokumentation t.ex. spårbarhet, sammanställning av underlag till debiteringar, rekvisitioner etc.

 Ansvarar för arbetsmiljön, dokumenterar och rapporterar

 Ansvarar för egenkontrollprogrammet, delegering, genomförande och dokumentation.

Dietkock

Kompetenskrav: kockutbildning med grundläggande kunskaper och utbildning/erfarenhet av tillagning av dietkoster.

Lämplighetskrav: Noggrann, självständig, stresstålig, god samarbetsförmåga

 Ansvarar för och tillagar kökets och utskickets samtliga diet/specialkoster inkl.

konsistensanpassade koster.

 Är kvalitets- och kostnadsmedveten

 Arbetar aktivt med att specialkosterna skall ha en utformning och smak nära

”dagens” övriga måltider

 Bakar bröd till exempel glutenfritt

 Ansvarar för dokumentation av dietkosterna

 Ansvarar för dietkökets egenkontrollprogram, städning, ordning och reda i dietköket

 Har en god dialog och samarbetar med övriga i köket

 Gör underlag för beställningar till Kökschefen

 Planerar och har dokumenterad framförhållning så att vikarie kan ersätta vid

ledighet, sjukdom

Kock

Kompetenskrav: Kockutbildning och dokumenterad erfarenhet.

Lämplighetskrav: Engagerad, stresstålig, noggrann, god samarbetsförmåga.

För Aptiten, G-hillskolan och Frostskolan gäller schema och arbetsuppgifter enligt turordning

 Kan planera sitt arbete, så att måltiderna är färdiga i tid utan onödig varmhållning

 Är kvalitets- och kostnadsmedveten

 Har hög kunskap om livsmedelslagstiftning och kan omsätta den i det praktiska arbetet

 Tar ansvar och medverkar till god skötsel av all utrustning och redskap

 Utnyttjar utrustning optimalt till exempel med nattstekning av kött

 Arbetar aktivt med att minska svinn i kök och servering

 Städning av köket enl. schema, arbetar för ordning och reda i hela köket

 Samarbetar och har en god dialog med samtliga i köket för att nå hög effektivitet

 Deltar aktivt i serveringen och har en god dialog med kunder och gäster

 Medverkar aktivt i kökets egenkontroll och arbetsmiljöprogram

 Har en högservicenivå och uppfyller kundernas krav och förväntningar på måltiderna

Kallskänka/servering (gäller Grundskola)

Kompetenskrav: Kallskänksutbildning, kock eller köksbiträde med kompetens och stort intresse för salladsberedning.

Lämplighetskrav: Engagerad, kunskap om grönsaks- och salladsberedning,

självständig, stresstålig, god samarbetsförmåga.

 Skall dagligen producera och variera salladsbufféns utformning och innehåll så att den blir attraktiv och ökar gästernas intresse för att smaka och äta av alla grönsaker

 Ombesörjer att dagens grönsaker och potatis är förberedda till varmköket

 Kan planera sitt arbete, så att sallader, dressingar och tillbehör är färdiga i tid och räcker till hela serveringen

 Är kvalitets- och kostnadsmedveten och arbetar efter säsongens utbud av grönsaker

 Arbetar aktivt med att minska svinn i beredning och servering

 Samarbetar och har en god dialog med samtliga i köket för att nå hög effektivitet

 Deltar aktivt i serveringen och har en god dialog med kunder och gäster

 Ansvarar för städning, ordning och reda i hela Kallskänken

 Gör beställningsunderlag till Kökschefen

 Har hög kunskap om livsmedelslagstiftning och kan omsätta den i det praktiska arbetet

 Tar ansvar och medverkar till god skötsel av all utrustning och redskap

 Medverkar aktivt i kökets egenkontroll och arbetsmiljöprogram

 Har en hög servicenivå och uppfyller kundernas krav och förväntningar på salladsbuffén

Köksbiträde Disk/Städning

Kompetenskrav: erfarenhet av köksarbete

Lämplighetskrav: Noggrann, förmåga att planera, stresstålig, god samarbetsförmåga

 Ansvarar för diskrummet, all disk och rengöring inkl. diskmaskinernas rengöring och service

 Daglig rengöring av returvagnar och diskning av returgods

 Ansvarar för kökets tvätt

 Gör beställningsunderlag på disk och rengöringsmedel till Kökschefen

 Städning enligt schema av kontor, personalutrymme, varumottagning, vagnhall.

 Samarbetar och har en god dialog med samtliga i köket för att nå hög effektivitet

 Har en god dialog med kunder och gäster

 Deltar aktivt i kökets egenkontroll och arbetsmiljöprogram