Personalnämnden 27 september 2017

(1)

Personalnämnden 27 september 2017

Sid

Justering ... 3

§ 41 Information om utvärdering av arbetstidsmodell för socialsekreterare ... 4

§ 42 Information om SAMklang ... 5

§ 43 Information om TLO-KL (tidig lokal omställning) ... 6

§ 44 Information från HR-direktören ... 7

§ 45 Information om förmånsavtal för förvaltningsdirektörerna ... 8

§ 46 Delårsrapport januari-augusti 2017 för personalnämnden ... 9

§ 47 Intern kontrollplan, delrapport 2 2017, personalnämnden ... 10

§ 48 Remissvar, gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Sundsvalls kommun ... 11

§ 49 Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunens löneadministration samt uppföljning av tidigare granskning .... 13

§ 50 Redovisning av uppdrag, förberedelse inför heltid som norm i Sundsvalls kommun ... 14

§ 51 Övriga frågor ... 15

Val av representanter till möte med kommunrevisionen ... 15

§ 52 Delegationsbeslut ... 16

§ 53 För kännedom ... 18

(2)

Tid Kl 09.00 – 10.50

Ajournering Kl 10.10 – 10.15

Plats Kommunhuset, rum 538 A

Ledamöter Närvarande¹ Tjänstgörande ersättare Tjänstgör paragraf Bodil Hansson (S), ordf. X

Niklas Evaldsson (V), v ordf. X

Johan Nikula (S) X

Bertil Kjellberg (M) - Hans Brynielsson (KD) §§ 41-53

Inga-Lisa Svanstedt (L) X

Ersättare Närvarande¹ Tjänstgör paragraf

Lars-Olof Boström (S) X Lena Holmberg Eriksson (S) X

Helge Sjödin (C) X

Marianne Oscarsson (M) -

Hans Brynielsson (KD) X §§ 41-53

Personalföreträdare

Robin Fångsjö CESAM - Vision

Ingrid Larsson CESAM - Lärarförbundet

Anneli Ström CESAM - Kommunal

Övriga närvarande

Patrik Jansson kommunsekreterare

Åsa Bellander kommundirektör

Karin Rystedt HR-direktör

Eva Leijon enhetschef socialtjänsten § 41

Agneta Skoglund projektledare § 42

Anette Nyström HR-strateg arbetsrätt § 43

1 Närvaro markeras med X, frånvaro markeras med -.

(3)

Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

Protokollet omfattar §§ 41-53

Justeras

Bodil Hansson Ordförande

Inga-Lisa Svanstedt Justerare

Patrik Jansson Sekreterare

Bevis/anslag

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Avser sammanträde med

Personalnämnden

Sammanträdesdatum Justeringsdatum Anslagsdatum

2017-09-27 2017-09-29 2017-10-02

Anslaget tas ned tidigast Överklagandetid

2017-10-23 2017-10-02 – 2017-10-22

Protokollet finns tillgängligt på Internet (www.sundsvall.se) eller hos

Koncernstabens kansli

(4)

Justering

Till justerare utses Inga-Lisa Svanstedt med Hans Brynielsson som ersättare.

_ _ _ _

(5)

§ 41 Information om utvärdering av arbetstidsmodell för socialsekreterare

(PN-2017-00040)

Beslut

Personalnämnden beslutar att notera informationen.

Ärendet

Eva Leijon, enhetschef på socialtjänsten, har bjudits in till

personalnämndens sammanträde för att informera om ett pilotprojekt för förkortad arbetstid. Eva informerar bland annat om följande:

• Bakgrunden som föranledde pilotprojektet och som kantades av hög arbetsbelastning, hög personalomsättning och

svårigheter att rekrytera

• Uppstarten där ett antal arbetsgrupper erbjöds att i projektform testa arbetstidsförkorning. Projektets övergripande mål är att med metodutveckling och andra insatser bekräfta antagandet att arbetsgruppernas uppdrag kan genomföras med bibehållen kvalité med förkortad arbetstid

• Vikten av medarbetarinflytande för projektets genomförande

• Effekter som exempelvis att personalomsättningen avstannat och att det skett en positiv utveckling av den sociala miljön

• Projektet har pågått från 2016-09-12 och upphör 2017-09-30.

Eva avslutar med att berätta om hur man planerar att gå vidare.

_ _ _ _

(6)

§ 42 Information om SAMklang

(PN-2017-00011)

Beslut

Ärendet

Projektledare Agneta Skoglund har bjudits in till personalnämndens sammanträde för att informera om arbetsmiljö- och hälsoprojektet SAMklang. Agneta berättar bland annat om en framtagen broschyr som informerar om vad man bör tänka på som sjukskriven och vilka ansvarsområden som är bra att känna till.

Vidare tar Agneta upp två fallexempel på de 150 ärende som SAM- klang gått igenom och som visar hur arbetsgivaren hittills handlagt rehab-ärenden. Målet med SAM-klangs arbete 2017 är att erbjuda chef en rehab-verktygslåda med åtgärder som bromsar inflödet och leder rehabarbetet framåt och genom en tydlig process nå

medarbetare som kan återgå snabbare till arbetslivet.

_ _ _ _

(7)

§ 43 Information om TLO-KL (tidig lokal omställning)

(PN-2017-00041)

Beslut

Ärendet

Anette Nyström, HR-strateg i arbetsrätt, har bjudits in till

personalnämndens sammanträde för att informera om TLO-KL (tidig lokal omställning).

TLO-KL är en överenskommelse inom ramen för det övergripande omställningsavtalet KOM-KL och aktiviteterna pågår under 2018- 2019. Avtalet innebär i korthet att arbetsgivaren ges ekonomiska medel för att stärka anställdas kompetens i ett tidigt skede samt att erbjuda anställda omställningsstöd efter avslutad rehabilitering.

Anette informerar att Sundsvalls kommun har beviljats fem miljoner kronor i medel för TLO-KL samt om hur nästa steg i planeringen av insatser ser ut. Inledningsvis kommer ett förslag tas fram utifrån samverkan med olika parter som HR-nätverk och Cesam.

Personalnämnden beslutar om förslaget, varpå en lokal handlingsplan utarbetas och skickas till Omställningsfonden. När beslut tagits av Omställningsfonden så får den förvaltning som får medel ansvara för genomförande.

_ _ _ _

(8)

§ 44 Information från HR-direktören

(PN-2017-00010)

Beslut

Ärendet

Vid dagens sammanträde ger HR-direktör Karin Rystedt en presentation av sig själv och berättar bland annat om sina tidigare erfarenheter inom arbetsgivarfrågor, chefsfrågor och

arbetsmiljöarbete. Hon avslutar med att blicka framåt och berättar om sina tankar inför framtiden.

_ _ _ _

(9)

§ 45 Information om förmånsavtal för förvaltningsdirektörerna

(PN-2017-00043)

Beslut

Personalnämnden beslutar att notera informationen, samt

att uppdra till HR-direktören att se över förvaltningsdirektörernas avtal och återkomma till personalnämnden om det finns avtal som avviker.

Ärendet

Vid personalnämndens sammanträde 2017-06-21 § 38 uppdrogs till HR-direktören att återkomma till personalnämnden i september med en redovisning av de förmånsavtal som tecknats för

förvaltningsdirektörerna.

HR-direktör Karin Rystedt redovisar att förvaltningsdirektörerna ej har förmåner utöver vad som erbjuds medarbetare, att det kan finnas förmåner som är icke-registrerade i systemet som exempelvis pensionsinsättningar, samt att det kan finnas skillnader mellan förvaltningarna.

Överläggning

Ordföranden yrkar på följande:

att uppdra till HR-direktören att se över

förvaltningsdirektörernas avtal och återkomma till personalnämnden om det finns avtal som avviker.

Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut, vilket är hennes eget. Detta blir också personalnämndens beslut.

_ _ _ _

(10)

§ 46 Delårsrapport januari-augusti 2017 för personalnämnden

(PN-2017-00038-1)

Beslut

Personalnämnden beslutar

att godkänna delårsrapport januari-april 2017 för personalnämnden.

Ärendet

Delårsrapport januari-augusti 2017 följer upp personalnämndens mål och resursplan för 2017. Delårsrapport januari-augusti 2017 är årets första uppföljning av nämndens mål och resursplan.

Beslutsunderlag

• Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00038-1

• Delårsrapport januari-augusti 2017 för personalnämnden _ _ _ _

(11)

§ 47 Intern kontrollplan, delrapport 2 2017, personalnämnden

(PN-2017-00039-1)

Beslut

att godkänna förvaltningens delrapport 2 (bilaga 1, PN-2017-00039) för intern kontrollplan 2017.

att kontrollmetoden för internkontrollpunkten ”Arbetsgivarstrategi”

revideras till utredning.

Ärendet

Detta är en uppföljning av personalnämndens interna kontrollplan för 2017.

Beslutsunderlag

• Bilaga 1, Delrapport 2 2017 intern kontroll _ _ _ _

(12)

§ 48 Remissvar, gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Sundsvalls kommun

(PN-2017-00035-2)

Beslut

att koncernstabens skrivelse daterad 2017-08-15 (PN-2017-00035-2) utgör personalnämndens remissvar på ”Gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Sundsvalls kommun” (KS- 2017-00115-2)

att ett tillägg, gällande den del som gäller personalnämndens reglemente, görs i remissvaret enligt nedan:

att personalnämnden ansvarar för ”att upprätta nödvändiga kommungemensamma styrdokument i syfte att förverkliga den arbetsgivarpolitiska strategin. Upprättandet ska ske i samråd med övriga nämnder/förvaltningar och Cesam (central samverkan). De kommungemensamma styrdokument som beslutats av personalnämnden ersätter lokala styrdokument som upprättats av enskild nämnd/förvaltning”.

Ärendet

Koncernstaben har tagit fram ett förslag gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och nämnder i Sundsvalls kommun.

Överläggning

Johan Nikula (S) yrkar på att ett tillägg, gällande den del som gäller personalnämndens reglemente, görs i remissvaret enligt nedan:

Att personalnämnden ansvarar för

”att upprätta nödvändiga kommungemensamma styrdokument i syfte att förverkliga den arbetsgivarpolitiska strategin.

Upprättandet ska ske i samråd med övriga

nämnder/förvaltningar och Cesam (central samverkan). De kommungemensamma styrdokument som beslutats av

personalnämnden ersätter lokala styrdokument som upprättats av enskild nämnd/förvaltning”.

(13)

Ordföranden konstaterar att det finns ett förslag till beslut och det är koncernstabens med Johan Nikulas (S) tilläggsyrkande. Detta blir också personalnämndens beslut.

Beslutsunderlag

• Missivbrev remiss gemensamt reglemente

• Förslag till gemensamt reglemente för kommunstyrelsen och övriga nämnder i Sundsvalls kommun

_ _ _ _

(14)

§ 49 Svar på revisionsrapport - Granskning av kommunens löneadministration samt uppföljning av tidigare granskning

(PN-2017-00036-2)

Beslut

att godkänna koncernstabens svar daterat 2017-08-24 (PN-2017- 00036-2) på revisionsrapporten ”Granskning av kommunens löneadministration samt uppföljning av tidigare granskning”

att överlämna svaret till revisorerna

Ärendet

Ernst & Young har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat kommunens löneadministration samt följt upp den

granskning som revisionen gjorde 2011 inom löneområdet. Utifrån genomförd granskning har revisorerna lämnat ett antal

rekommendationer.

Beslutsunderlag

• Bilaga 1, utökad löneprocess med riskanalys

• Bilaga 2, rutinbeskrivning för hantering av utanordningslista

• Bilaga 3, attestreglemente

• Bilaga 4, tillämpningsanvisning attestreglemente

• Missiv revisionsskrivelse, 2017-03-16

• EY Rapport: Sundsvalls kommun – Granskning av kommunens löneadministration samt uppföljning tidigare granskning 2016

_ _ _ _

(15)

§ 50 Redovisning av uppdrag, förberedelse inför heltid som norm i Sundsvalls kommun

(PN-2017-00015-3)

Beslut

att personalnämnden tagit del av statusrapport av uppdraget, förberedelse inför heltid som norm i Sundsvalls kommun, enligt koncernstabens skrivelse 2017-09-13 (PN-2017-00015-3), samt att uppdra till HR-direktör att slutredovisa uppdraget vid nämndens sammanträde 13 december 2017

Ärendet

Personalnämnden har gett HR-direktör i uppdrag att redovisa ett uppdrag som rör förberedelse inför heltid som norm i Sundsvalls kommun för personalnämnden 27 september 2017.

Beslutsunderlag

• Koncernstabens skrivelse - PN-2017-00015-3 _ _ _ _

(16)

§ 51 Övriga frågor

(PN-2017-00013)

Val av representanter till möte med kommunrevisionen

Beslut

att utse Bodil Hansson (S), Niklas Evaldsson (V) och Inga-Lisa Svanstedt (L) till personalnämndens representanter till mötet med kommunrevisionen.

Ärendet

Personalnämnden ska utse representanter till ett möte med kommunrevisionen. Utöver ordförande väljs en ledamot från majoriteten och en ledamot från oppositionen.

_ _ _ _

(17)

§ 52 Delegationsbeslut

Beslut

att godkänna redovisningen av följande delegationsbeslut.

Bakgrund

Personalnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till ordförande och tjänstemän i enlighet med personalnämndens delegeringsordning.

Dessa beslut ska redovisas till personalnämnden. Redovisningen innebär inte att personalnämnden omprövar eller fastställer delegeringsbesluten.

Delegationsbeslut

• PN-2017-00030-4 Anmälan av delegationsbeslut fattade på delegation

- 01. Beviljande av pensionsförstärkning med 15 % fr.o.m. 2017-11-01

- 02. Beviljande av minskad arbetstid för äldre anställda till 80 % fr.o.m. 2018-01-01

- 05. Beviljande av minskad arbetstid för äldre anställda till 80 % fr.o.m. 2017-12-01 alt. 2018-01-01

- 07. Beslut om remissvar, promemorian Karensavdrag – en mer rättvis självrisk (DS 2017-18)

- 08. Avtal om löneavstående fr.o.m. 2017-10-01

- 09. Beviljande av minskad arbetstid för äldre anställda fr.o.m. 2017-10-01

- 10. Beviljande av minskad arbetstid för äldre anställda till 80 % fr.o.m. 2017-09-01 eller snarast

- 11. Beviljande av minskad arbetstid för äldre anställda

(18)

fr.o.m. 2017-08-16

- 14. Avtal om löneavstående fr.o.m. 2017-08-01 - 15. Avtal om löneavstående fr.o.m. 2017-07-01 - 16. Beviljande av minskad arbetstid för äldre anställda

fr.o.m. 2017-09-01 _ _ _ _

(19)

§ 53 För kännedom

Beslut

att lägga ärendena till handlingarna.

Ärenden

• PN-2017-00031-2 Extratjänster, lokal överenskommelse 2017-05-31

_ _ _ _