Kommunikationsplan Nacksta park
Verksamhetsmål som motiverar insatserna
Goda livsvillkor, ett grönare Sundsvall
I Mål och resursplan för 2017 och den politiska viljeinriktningen Goda livsvillkor står bland annat: […] Sundsvall ska bli en grönare stad där välskötta allmänna grönområden är en naturlig del av den offentliga miljön. Parker i hela kommunen behöver rustas upp och därför fortsätter vi med parklyftet som innehåller satsningar på bland annat parker, stadsnära odlingar och lekplatser. Genom att bygga en park i Nacksta bidrar vi till att skapa förutsättningar för att uppnå målet.
Kommunikationsmål
• Skapa engagemang och intresse hos boende och verksamma med flera i området i samband med planeringen av park i Nacksta
Engagerade och intresserade i området ska bjudas in till möten och dels få vara med och påverka vissa delar av arbetet, dels få information om de planer, regler och riktlinjer som är kopplat till projektet.
o Mät genom antal personer som deltar vid möten och som hör av sig med idéer och synpunkter.
• Berörda instanser i kommunen känner till och har möjlighet att komma med inspel om projektet genom möten och informationsinsatser.
• Nå ut med information om planeringen av parken till allmänheten - intresserade ska ha kännedom om att en park kommer att anläggas i Nacksta o Svårt att mäta.
• De som vill engagera sig eller som vill ställa frågor och komma med idéer ska på ett tydligt sätt hitta information om hur man gör detta i framförallt kommunens ordinarie kanaler.
o Mät genom antal besökare på webbplatser och antal inkomna synpunkter.
• Personer som engagerat sig såväl externt som internt samt personer som bor och verkar i området ska få feedback om vad som händer efter möten och i olika delar av såväl planeringsskedet som i byggskedet.
o Mät genom att bevaka hur information går ut under planeringsskede och byggskede.
• Personer som påverkas av bygget, oavsett om det är boende, verksamma eller besökande ska få information på platser i området och på kommens webbplats om när, hur och på vilket sätt de kommer att påverkas av arbetsinsatserna.
o Bevaka genom att se över så att antalet frågor om projektet inte ökar över tid.
Avgränsningar
Kommunikationsinsatserna i detta skede handlar specifikt om planerings- och byggskedet av park i Nacksta. Kommunikationsplanering för andra parker som omfattas av Parklyftet hanteras inte här.
Resurser
o Ledningsgruppen och arbetsgruppen ansvarar för, och har tid avsatt i projektet, för att hantera kommunikativa insatser.
o Kostnader för kommunikationsinsatser som är kopplade till projektet finns inom projektet.
Ansvar/roller
Anders Hedenius, nämndsordförande, stadsbyggnadsnämnden, Gunnar Westerlund, avdelningschef, mark- och exploatering samt Cecilia Andersson, stadsträdgårdsmästare, svarar på frågor som rör beslut om varför park byggs i Nacksta. Arbetsgruppen ansvarar för att kommunicera till styrgrupp, interna aktörer som påverkas av projektet samt med intressenter som berörs av projektet i enlighet med kommunikationsplanen.
Strategi
Arbetet med att synliggöra arbetet med Nackstaparken synliggörs i kommunens kontinuerliga informationsinsatser med parklyftet. Arbetet med Nackstaparken kommuniceras genom särskilda marknadsförings- och informationsinsatser och i dialog med berörda.
Checklista/aktiviteter Målgrupper
Externa målgrupper:
• intresse-och idrottsföreningar
• fastighetsägare
• näringsidkare
• förskola/skola - föräldrar, barn och personal
• fritidsgård
• äldreboende
• handikapprådet
• Trygghetsrådet
• vårdcentral och tandläkare
• kyrka/frälsningsarmén
• sfi – elever och lärare
• polisen
• Boverket
Interna målgrupper:
• politiker
• Drakfastigheter
• miljökontoret
• barn- och utbildning
• kultur & fritid
• socialtjänsten
• trygghetssamordnare
• jämställdhetssamordnare?
• gatuavdelningen
• planavdelningen
• egna avdelningsmöten
• ledningsgrupp.
Budskap, vad
Budskapen anpassas till de medium som används och beroende på målgrupp. Observera att det kan behövas tolkar i vissa lägen. Budskapen kommer också att:
• Ge information till boende, verksamheter med flera om planerna för området.
• Informera om regler, riktlinjer, politiska beslut, kostnader.
• Skapa förutsättningar för att boende, verksamma och andra berörda ska kunna engagera sig och ta del av information som rör projektet.
• Berätta om hur man kan vara del av möten om projektet
• Ge information om vad som kommit fram under planeringen av området och hur synpunkter och idéer tas om hand.
• Presentera planer/förslag som tagits fram efter dialog
• Visa hur boende, verksamma, med flera kan lämna synpunkter på föreslagna planer
• Slutrapport om projektet, resultat och ekonomisk rapport, hur dialog har förts med intressenter/närboende. Redovisa hur åtgärderna utvecklar området.
• Informera om vad, när och hur i byggskedet och hur boende, verksamheter och besökande påverkas av insatserna.
Kanaler
• information på (inloggad)
• internt nyhetsbrev, sbk
• interna och externa möten
• webbplatsen, sundsvall.se och sundsvallvaxer.se
• pressmeddelande
• sociala medier, Facebook
• artikel Byggplats Sundsvall
• riktad information till boende och verksamma
• annonsering i ST, SN ev. annan media
• presentationsmaterial, digitalt
• tryckt material, målgruppsanpassat (ex. annat språk)
• skyltning
• informationsaktiviteter på olika platser i området (ex. Ica och Coop)
• via fastighetsägare, BoU, K & F, idrotts- och intresseföreningar, SFI, andra verksamheter
• invigning
• slutrapport Boverket, nämnd
Markandsföringsmaterial och trycksaker Grafisk profil
Vi använder kommunens grafiska profil.
Bildmaterial och film
Ta fram en symbol för parklyftet som används även för Nacksta park. Illustrationer och bilder som visar hur det kan komma att se ut. Kartor som visar områdets omfattning.
Trycksaker/affischering/roll up/skyltning
• Informationsblad som berättar om projektet som skickas till 2400 hushåll och delas ut till skolbarn, förskolebarn och på Ica och Coop.
• Ev. affischer som kan hängas upp.
• Två roll up som används vid informationstillfällen på Ica och Coop, Öppna huset 26 april och Nackstakarnevalen 10 juni.
• Vykort med plats för idéer som lämnas till projektet.
• Skyltar som uppmanar till vad man ska tänka på när man vill lämna idéer; park för alla åldrar, park för möten, park som är trygg och säker (kan återanvändas i parklyftetsammanhang).
• Skyltar som sammanställer några av alla idéer som kommit in plus elevernas och förskolebarnens alster.
• Skyltar i samband med byggskedet. Tas fram av kontorsservice utifrån befintlig grafisk profil.
• Material vid invigningen där vi tackar för specifika idéer.
Genomförande
Övergripande kommunikationsinsatser
• Kommunikationsplan tas fram till 2017-01-15.
• Förslag på grafiskt anslag tas fram av kontorsservice till 2017-02-08.
Ta fram:
• Handlingsplan med tidplan
• Frågor och svar-lista
• Faktaunderlag
• Kontaktpersoner
• Lista på målgrupper och hur vi når dem
• Möteslösningar, informationsinsatser, ex. Nackstakarnevalen, Svenska kyrkan, Reijo Oivaeus och Yamando Pontvik, Ica och Konsum, samt fritidsgården
• Forza Nacksta-förslag på hur vi möter målgrupper i området
• Trygghetsrådet - förslag på hur vi möter målgrupper i området
• BoU - förslag på hur vi möter målgrupper i området, samarbete med S:t Olofskolan
• Oasen – förslag på hur vi möter målgrupper i området
• Soc - förslag på hur vi möter målgrupper i området
• Idrotts- och intresseföreningar - förslag på hur vi möter målgrupper i området, spontankultur
• Bilder, foton och illustrationer, ritningar, skyltar och rollup Arbetsfördelning
Arbetsgruppen driver arbetet med kommunikationsinsatser. Kontorsservice tar fram informationsmaterial. Åsa Jadelius är behjälplig i de fall IT-stöd behövs.
• Ledningsgrupp sbk
• Arbetsgrupp: Cecilia Andersson Annika Näsmo Tomas Häggström
Kommunikatör/Ulrika Sjöberg
Förväntade resultat av aktiviteterna - AIDA
• Attention - boende, verksamma och intressenter har fått information om planerna för området.
• Interest – de som påverkas av projektet har visat intresse att få information och i att delta i möten
• Desire – de som påverkats har varit intresserade av att veta vad som ska hända och hur de ska kunna engagera sig
• Action - de som påverkas har velat engagera sig genom att lämna synpunkter och idéer
Rapportering
Nämnden och ledningsgruppen får ta del av resultatet om hur projektet framskrider, inkomna synpunkter, idéer och förslag som tagits fram presenteras. Beslut fattas av nämnden
Uppföljning
Genom att förhöra sig hos boende, verksamma med flera aktörer om hur:
• Man upplevt att man fått ta del av information.
• Man haft möjlighet att påverka
• Man upplever att området utvecklats i relation till inkomna synpunkter Uppföljning genomförs genom i samtal med föreningar med flera.
Utvärdering
Projektansvarig/arbetsgrupp sammanställer resultatet av arbetet efter projekttidens slut.
Tid- och aktivitetsplan
Målgrupp Vad Hur När Kanaler
Externa målgrupper:
Forza Nacksta 2.0
Christin Strömberg, projledare Berit Karlsson, Sadaka, Soc Per Backberg, Fritidsgården SDFF
Giffarna
Kometerna, KFUM Sundsvalls församling Frälsningsarmén Scenkonstbolaget Teater Västernorrland Scen Sundsvall
Mitthem, Kate Almroth
Ta tillvara idéer, sprida
information Kontinuerlig kontakt 31 januari, 13-14.
15 mars.
26 april
Internt möte med Berit Karlsson, Per Backberg och Christin Strömberg
Möte med Fritidsgården och Erik Sandberg, projektledare Forza Nacksta 2.0
Deltar på Öppna huset
Brf Rågen, HSB Ta fasta på idéer, sprida
information Bjuda in till större möte, 26 mars Utskick till alla hushåll, Öppet Brf Axhöjden, Riksbyggen Ta fasta på idéer, sprida hus
information Bjuda in till större möte 26 mars Utskick till alla hushåll, Öppet Näringsidkare, Ica, Coop Möten på plats i området Samtal med Tomas hus
Aronsson, ICA om infoplats i butiken Konsum Nacksta Träffa konsumenter på butikerna
December 16
13 februari 1 april
Telefonsamtal och besök
Telefonsamtal och besök Stod på ICA och COOP mellan 13-15
Mitthem, fastighetsvärd Sprida information Bjuda in till större möte 26 mars Bjuda in till större möte, Öppet hus
Information till hyresgäster v. 13 På Mitthems hemsida Förskola/skola - föräldrar, barn
och personal
S:t Olof, Oasen, Regnbåden, Vreten, Rågen, avd. Tellus
Värdeskapande skola,
uppgift Linda Carlsson,
sammankallande föräldrarådet
Besök på skola/förskolor Barnen tar fram frågor till enkät och engagerar familjerna och blir samtidigt tolkar
Elevers material hängs upp Förskolebarn producerar material
14 mars 21 mars
31 mars
26 april 26 april
Besök på S:t Olofskolan med elever som tagit fram material Lämnat inbjudan till barnen att ta hem
Barnen delar ut enkät hemma som de själva varit med att fram
Deltar på Öppet hus Deltar på Öppet hus Kristna skolan Oasen Ta fasta på idéer, sprida
information Träffa elever februari Besök, samma uppgift som S:t
Olof
Fritidsgård Möta ungdomar i området,
ta till vara idéer Två möten på fritidsgården med tjejer en kväll och killar en annan plus möten med ansvariga
16 mars 28 mars 11 april
Möte med fritidsgården Möte med tjejer på fritidsgården Möte med killar på fritidsgården Kristinelund Ta fasta på idéer, sprida
information Bjuda in till större möte, mars Anders Hedenius gav
information Handikapprådet/RBU Ta fasta på idéer, sprida
information Bjuda in till större möte, Trygghetsgruppen Nacksta
Sammankallande, Per Backberg, Jan Lingren, Fritidsgården Sadaka/Soc Berit Karlsson Förskola/skola
- Pernilla Westberg S:t Olof - Maggan Rönnström, förskola - Christer Enman, Höglunda Frälsningsarmén, Ylva Pettersson Svenska kyrkan, Reijo Oivaeus,
Ta fasta på idéer, sprida
information Träffa
organisationer/föreningar 12 april, 13.00 i Nacksta Möte med Trygghetsrådet
Hilma Andersson, diakon Polisen, Lennart Westberg Räddningstjänsten, Johan Sundberg
Mitthem/trygghetsboendet, Arya Antonio Aresh, Morgan
Lindkvist, Kristina Jonsson, Lina Svensson
Bara m. på trygghetsvandringar, Johnas Norberg, belysning, gata
Vårdcentral Ta fasta på idéer, sprida
information Bjuda in till större möte, 26 mars Utskick
Folktandvården Bjuda in till större möte, 26 mars Utskick
Närboende/besökare Informera om projektet, samla in synpunkter
Visa upp projektet och skisser på parken
Ica och Konsum Nacksta, allmänt möte fritidsgården eller annan lokal
Träffa boende/besökare
26 mars 1 april
10 juni
Utskick
Info på ICA och COOP
Nackstakarnevalen Sundsvallsbor i allmänhet Information om projektet
Visa upp projektet och skisser på parken.
Rösta på olika förslag.
Information om Öppet hus
Byggplats som skickas ut till alla hushåll i Sundsvall Digital information Träffa sundsvallsbor
Annonsering
Maj
Sedan februari 10 juni
20 och 21 april
Artikel iByggplats Sundsvall, Sundsvall.se, Facebook Nackstakarnevalen
Sundsvalls tidning och Sundsvalls nyheter
Externa målgrupper Presentera färdigt förslag E-post, Sundsvall.se 15 september 2017 E-post Sundsvall.se
Interna målgrupper:
Politiker Förmedla upplägg,
projektuppdatering, förmedla inkomna synpunkter och idéer, Förtroendevalda är med på vissa möten
Mindre möten och nämndsmöten
14 mars
Cecilia m.fl. informerar i nämnden
Möte med Anders Hedenius
Ledningsgrupp Förmedla upplägg,
projektuppdatering, förmedla inkomna synpunkter och idéer
Ledningsgruppsmöten Kontinuerligt
Drakfastigheter, Mex och KoF Ta till vara synpunkter och
ev. samordning av projekt, Informera om vad som är på gång och hör vad de gör i omr.
7 dec -2016 internt möte
Marlene Vikström, Lars-Erik Återgård, Tony Ersson Barn- och utbildning, Få lösningar på kontakter Träffa personal inom förv.
som kan ge information om hur vi bäst når ut
31 januari 15-16 Möte m Sofia de Wall och Malin Heimer.
Johan Karlsson Miljökontoret Ta till vara synpunkter och
ev. samordning av projekt Internt möte Kultur & fritid och
Drakfastigheter Ulrika Burvall, lokalstrateg, Anders Erlandsson, Friluftsstrateg, Catrine Hovanta Gatuavdelningen
Ta till vara synpunkter och
ev. samordning av projekt Informera om vad som är på gång och hör vad de gör i omr.
Tis 7/2 14.30–15.30
11 april
Möte med förv.representanter
Inbjudan till Öppet hus
Spontankultur, KoF/Sundsvalls
museum, Anna Molin Ta till vara synpunkter och
ev. samordning av projekt Internt möte 1 februari Trygghetssamordnare,
jämställdhetssamordnare Ta reda på information om och från Trygghetsrådet i Nacksta
Internt möte m Helen Otterström,
trygghetssamordnare KoF
20 januari hos park Möte
SBK, gatuavdelningen, planavdelningen, mex avdelningsmöten
Ta till vara synpunkter och
ev. samordning av projekt Internt möte kontinuerligt
Interna målgrupper Presentera färdigt förslag E-post, Sundsvall.se 15 september 2017 E-post Sundsvall.se
