ss Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden (BUN )

VALLENTUNA KOMMUN

Barn- och ungdomsnämndens

arbetsutskott

Sa m ma nträdesprotokol I

2074-OL-28

7 (20)

ss

Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden ^(BUN 2013.380)

Beslut

Arbetsutskottet föreslår att

Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta färeslagen arkivbeskrivning med arkivorganisation.

ärendet i korthet

Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndigheten upprätta en beskrivning

av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick ^gällande hanteringen av dem allmänna handlingarna ^och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker

information ^ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. Enligt Vallentuna kommuns arkiweglemente (KF 2ooT-LL-oS _{$ SZ)} ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har

till

ungdomsnämndens arkivorganisation.

Handlingar

r. Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden z. Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden

Expedieras

till

Akten

Barn- och ungdomsförvaltningen

Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE

KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2013-12-04

DNR BUN 2013.380

KAROLIN STAAF SID 1/1

ARKIVARIE

KAROLIN.STAAF@VALLENTUNA.SE BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN

BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 1· 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 · FAX 08-587 850 88 BUF@VALLENTUNA.SE

WWW.VALLENTUNA.SE

Tjänsteskrivelse

Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden

Förslag till beslut

Barn- och ungdomsnämnden beslutar att anta föreslagen arkivbeskrivning med arkivorganisation.

Ärendet i korthet

Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndigheten

upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en

föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten.

Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF 2007-11-05 § 57) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. I arkivbeskrivningen föreslås barn- och ungdomsnämndens arkivorganisation.

Handlingar

1. Arkivbeskrivning för barn- och ungdomsnämnden

Marie Truedsson - Victor Kilén

Förvaltningschef ______________________

Ska expedieras till:

Akten

Barn- och ungdomsförvaltningen

2013-11-26 DNR BUN 2013.380

KOMMUNLEDNINGSKONTORET KOMMUNSTYRELSEN

TUNA TORG 1 · 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00

WWW.VALLENTUNA.SE

Arkivbeskrivning för Barn- och ungdomsnämnden

Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (kap.4 § 2) och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen (6 §) kallas denna arkivbeskrivning.

Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som produceras och förvaras.

1. Historik Vallentuna kommun 1971-

Barn- och ungdomsnämnden inrättades år 2002. Tidigare var grundskole- och förskoleverksamheterna organiserade under olika politiska nämnder, men fr.o.m. 1 januari 2002 samordnades verksamheterna med en politisk nämnd och en

förvaltning.

Myndighet/

arkivbildare Tidigare Skolform Tillkom Upphörde Barn- och

ungdomsnämnden

Förskolenämnd och

grundskolenämnd

fsk+gsk

2002-

Interimistisk nämnd fsk+gsk 2001 2001

Förskolenämnden fsk 1999 2001

Barnomsorgsnämnden fsk 1995 1998

Socialnämnden

Sociala

centralnämnden 1971-1982

(sammanslagning 1971 av socialnämnd, barnavårdsnämnd och nykterhetsnämnd)

fsk 1982 1994

Grundskolenämnd gsk 1998 2001

Skolstyrelsen gsk 1971 1997

För arkivbeskrivningar före 1971 hänvisas till arkivförteckning hos kommunarkivet

SID 2/3 DNR BUN 2013.380

KOMMUNLEDNINGSKONTORET KOMMUNSTYRELSEN

TUNA TORG 1 · 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00

WWW.VALLENTUNA.SE

2. Organisation och verksamhet

Barn- och ungdomsnämndens uppgift är att ansvara för utbildning av barn i förskola, förskoleklass, grundskola, särskola och att ansvara för fritidshem integrerade med grundskolans åk F-6.

Barn- och ungdomsnämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Barn- och

ungdomsnämndens arbetsutskott bereder ärenden inför nämnd och fattar vissa beslut på delegation.

Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) är en förvaltning under två nämnder, barn- och ungdomsnämnden samt utbildningsnämnden. Förvaltningen ansvarar för frågor som gäller förskola, pedagogisk omsorg, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, fritidshem, gymnasieskola samt vuxenutbildning. Till förvaltningen hör även kostenheten och resurscentrum.

3. Förändringar i verksamheten Myndighet/

arkivbildare

Ändring i verksamhet/

organisation/ansvarsområde

Övergått till/från, upphört

Datum/

Beslut Barn- och

ungdomsnämnden Ansvar för kulturskolan Kulturnämnden KF 2010§114 Barn- och

ungdomsnämnden

Gemensam förvaltning med utbildningsnämnden 4. Sökingångar i arkivet

I arkivförteckningen finns uppgifter om vilka handlingar som slutförvaras i kommunarkivet.

I dokumenthanteringsplanen finns uppgifter om och när handlingar ska gallras eller om de ska överlämnas till slutförvaring i kommunarkivet.

5. Sekretess

De huvudsakliga sekretessområdena för barn- och ungdomsnämnden är

skolhälsovård (25 kap. OSL), utbildningsverksamhet (23 kap. OSL) och sekretess till skydd för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden (21 kap. OSL).

6. Ärendeslag och handlingar

Barn- och ungdomsnämndens handlingar består till stor del av protokoll, diarieförda handlingar, betyg och betygsunderlag.

SID 3/3 DNR BUN 2013.380

KOMMUNLEDNINGSKONTORET KOMMUNSTYRELSEN

TUNA TORG 1 · 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00

WWW.VALLENTUNA.SE

För en närmare beskrivning hänvisas till barn- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan.

7. System för registrering

Registrering sker i kommunens centrala dokument- och ärendehanteringssystem Platina. Elevregistrering sker i Extens. Skolhälsovårdsjournaler administreras i ProfDoc.

8. Arkivorganisation

Enligt arkivreglemente för Vallentuna kommun (KF 2007-11-05 § 57) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig samt en arkivhandläggare och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården.

Roll Befattning Placering/enhet Anmärkning

Arkivansvarig Förvaltningschef BUF Arkivhandläggare

Arkivarie KAI/KLK

Samordnar arkivredogörare Arkivredogörare Nämndsekreterare/registrator KAI/KLK

Nämndprotokoll och diarieförda handlingar

Ekonomiassistent BUF

Administrativ

samordnare/skolassistent Respektive grundskola/BUF

Skolornas handlingar (ex. betyg, nationella prov, klasslistor mm).

Handläggare Resurscentrum/BUF