Protokoll PU 2021-11-12 §§ 19-23

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Personalutskottet

Tid och plats fredagen den 12 november 2021, klockan 09:00 till 11:40 i Sammanträdesrum Stenen, Kommunhuset.

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson (M) ordf.

Ulf Genitz (C) Malin Andersson (S)

Övriga närvarande

Övriga HR-chef Elin Sundén

Nämndsekreterare Linda Samuelsson Winbo Kommunjurist Ingrid Everhag

Utses att justera Ulf Genitz (C)

Justeringens plats och tid Kommunhuset 15 november 2021, klockan 16:00.

Justerade paragrafer §§ 19-23

Underskrifter Sekreterare

________________________

Linda Samuelsson Winbo

Ordförande

________________________

Per Gunnarsson

Justerare

________________________

Ulf Genitz (C)

1

(2)

Bevis om tillkännagivande av justerat protokoll

Justeringen har tillkännagivits på kommunens anslagstavla.

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Personalutskottet

Datum för sammanträdet 2021-11-12

Datum då tillkännagivandet

publiceras 2021-11-16

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2021-12-07

Förvaringsplats av protokollet Kansliavdelningen

Sekreterare Linda Samuelsson Winbo

2

(3)

Ärendelista

Paragraf Ärende Diarienummer Sida

Politisk organisation för mandatperioden 2023-2026 KS 2021/158 4 Arvodesreglemente för mandatperioden 2023-2026 KS 2021/181 5

Sammanträdesdagar 2022 KS 2021/10 6

Bisyssla för förtroendevalda med arvodering över 50 % under mandatperioden 2019-2022. Rapporteringen avser 2021.

KS 2021/277 7

Information från förvaltning och ledamöter (PU) KS 2021/59 8 - 10

3

(4)

§ 19 Diarienummer KS 2021/158

Politisk organisation för mandatperioden 2023-2026

Personalutskottets beslut

Personalutskottet tar del av informationen från utredningen om hur en upplösning av Vara Koncern AB skulle påverka ekonomisk och juridiskt samt hanteringen av frågan om övrig politisk organisation.

Sammanfattning av ärendet

Personalutskottet beslutade 28 maj 2021 att skicka ut en remiss till alla partigrupper i Vara kommun med anledning av en översyn av den politiska organisationen för mandatperioden 2023- 2026. Sista svarsdatum var 31 augusti 2021.

Svar har inkommit från tre av de partier som är representerade i kommunfullmäktige.

Personalutskottet har tagit del av inkomna synpunkter och har med anledning av att det har funnits en samstämmighet i inkomna svar avveckla Vara koncern AB så gav personalutskottet förvaltningen i uppdrag att utreda hur en avveckling skulle påverka Vara kommun juridiskt och ekonomiskt.

Övriga synpunkter som har inkommit har varit enskilda synpunkter från enstaka partier.

Förvaltningen tolkar inte att de svar som har inkommit och de uteblivna svaren som att det finns en majoritet som förespråkar förändring av den politiska organisationen.

Med anledning av detta ser inte förvaltningen i dagsläget någon anledning till att från

tjänstemannahåll föreslå någon förändring mer än den som avser upplösningen av Vara koncern.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumentid. 121741

4

(5)

Arvodesreglemente för mandatperioden 2023-2026

Personalutskottet tar del av informationen.

HR-chef Elin Sundén redogör för hur utredningen av en ändring av hur arvode för

socialnämndens ordförande skulle kunna ändras med anledning av den dygnet-runt tjänstgöring som ingår i rollen. Jämförelser har gjorts med andra kommuner och Skara kommun där frågan också ses över inför kommande mandatperiod.

Vara kommuns modell utgår från riksdagsmannaarvodet. Hur arvodet beräknas för ordföringar i olika kommuner beror på många olika parametrar vilket gör att en jämförelse blir mycket svåra att göra.

Reglerna för arvode vid föräldraledighet som förtroendevald ska utredas vidare efter samråd med Skaraborgs kommuner och regioner.

5

(6)

Sammanträdesdagar 2022

Sammanträdet i januari ändras från den 21 januari till den 14 januari 2022.

Sammanträdet i februari ändras från den 18 februari till den 11 februari 2022.

Sammanträdet med datum 21 januari 2022 sammanfaller med andra möten för inblandade ledamöter och tjänstepersoner. Förslag finns därför på att ändra datum för sammanträde i januari 2022. Sammanträdet i januari lades in som ett extra möte med anledning av arbetsmiljöverkets förläggande som kommunen ska behandlas i personalutskottet senast under januari månad.

Förvaltningen föreslår att personalutskottet sammanträder den 14 januari 2022.

Även sammanträdesdagen i februari 2022 föreslås ändras då den i dagsläget är förlagd under sportlovet i februari.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Personalutskottet diskuterar olika datum för sammanträden i januari och februari och föreslår gemensamt att datumen ändras från den 21 januari till den 14 januari och från den 18 februari till 11 februari.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om personalutskottet kan besluta enligt föreslagna ändringar av sammanträdesdagar i januari och februari 2022 och finner att personalutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumentid. 122216 Beslutet ska skickas till

- Personalutskottet (ledamöter och ersättare) - HR-chef

- Kansliavdelningen

6

(7)

Bisyssla för förtroendevalda med arvodering över 50 % under mandatperioden 2019-2022. Rapporteringen avser 2021.

Personalutskottet tar del av i redovisningen av bisyssla för politiker med över 50 % i arvodering.

Personalutskottet fattade 30 januari 2013 § 6 beslut om att ge förvaltningen i uppdrag att årligen inkräva redovisning av bisyssla för förtroendevalda som har 50 procent eller mer i arvodering.

Detta ska redovisas i personalutskottet på dess april-möte.

En bisyssla är en aktivitet som den enskilde tillfälligt eller permanent ägnar sig åt vid sidan av sina uppdrag inom kommunen och som inte kan hänföras till privatlivet. Exempel kan gälla andra anställningar och uppdrag eller bedrivandet av egen verksamhet. En bisyssla kan vara olämplig om den kan anses förtroendeskadlig för allmänhetens tillit till den förtroendevalde eller om den på något sätt verkar arbetshindrande eller konkurrerande mot kommunens verksamhet.

Vid ordinarie sammanträde för personalutskottet i april behandlades inte bisysslor för förtroendevalda och istället görs detta vid det första ordinarie mötet för hösten.

För närvarande är det 4 politiker som har ett arvode på 50 procent eller mer i kommunen.

Samtliga har lämnat in redovisning av bisysslan till HR-chef. Ingen av bisysslorna bedöms vara olämplig för deras uppdrag i Vara kommun.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från HR-chef, dokumentid. 115507

7

(8)

Information från förvaltning och ledamöter (PU)

Personalutskottet tar del av informationen.

Informationspunkter Avslutningssamtal.

Sammanfattningen av avslutningssamtalens bygger på den digitala enkät som anställds som avslutar sin tjänst får fylla i och uppgifter som lämnas vid avslutningsamtal. Sammanfattningsvis är de som har valt att avsluta sin tjänst hos kommunen nöjda med arbetsgivaren och de flesta byter arbetsplats för att slippa pendla.

Förbättringsområden finns så som bristande ledarskap hos närmsta chef och förbättrade utvecklingssamtal.

Genomgången av digitala enkäter och avslutningssamtal visar på att synen på introduktionen är sämre när svar lämnas på enkäten jämfört med vad som framkommer i avslutningssamtalen.

Ett förtydligande om rutinen som finns för avslutningsenkäterna kommer att lämnas till cheferna då det är få enkäter som besvaras.

OSA-enkät

OSA-enkäter kommer att skickas ut och redovisas för i genomföras i kommunens arbetsgrupper.

Ojämna år genomförs OSA-enkäten där OSA står för organisatorisk och social arbetsmiljö och jämna år genomförs AKU, Arbetsklimatundersökningen.

- OSA-enkäten är en gratis-enkät till cheferna lämnar till sina arbetsgrupper och gruppens resultat redovisas ett APT.

- Resultatet för enheten presenteras på APT.

- Arbetsgruppen väljer ut 2 styrkor och 2 svagheter efter att ha genomfört riskbedömning.

- Handlingsplan upprättas och förs in i arbetsplanen, ska ske under december.

- Chef skickar vidare handlingsplan till verksamhetschef/förvaltningschef

- HR stödjer och identifierar om eventuella separata handlingsplaner behöver upprättas.

Under kvartal 1 arbetas det med enkäten i förvaltningssamverkan, under kvartal 2 fortsätter arbetet i central samverkan och i PU och under kvartal 3 görs en uppföljning per förvaltning.

Frågor som hanteras i enkäten är: arbetsorganisation, arbetsbelastning och krav,

handlingsutrymme och kontroll, ledarskap, stöd, kunskaper och utveckling, återhämtning, säkerhet och hälsa och viktiga friskfaktorer.

8

(9)

Löneöversyn 2022

- Ledningsgruppen arbete med eventuella prioriteringar.

- Reviderad lönesamtalsmall.

- Stärka chefer i arbetet med lönesättning. Att ge cheferna mandat att sätta löner beroende på prestation och se till vad lönen de facto är och blir mer än vad höjningen i sig är.

Framtida ledare

- Satsningen framtida ledare bygger på ett stort behov av strategisk kompetensförsörjning av chefer/ledare

- Framtida ledare är en gemensam satsning i samverkan med V6-kommunerna - För Vara kommun finns 4 deltagare är utsedda:

- Lovisa Tavaststjerna - Cecilia Fogelberg-Persson - Birgitta Kjellin

- Anna Magnusson PersonecP

Lönesystemet är implementerat och alla kommunens anställda fick sin lön utbetald som vanligt i oktober efter en enorm insats av löneavdelningen. Reslutatet som framkommer är att:

- Förändringar är arbetsamma, det har krävts mycket av befintlig personal för att genomföra implementeringen.

- Påverkan i organisationen har varit stor för schemaläggare och chefer då schemat är centralt i det nya systemet.

- Dyrare än beräknat – implementeringen har blivit dyrare på grund av användandet av flera konsulttimmar och att system som kan användas tillsammans med PersonecP har behövts köpas in.

Från kommundirektörerna i V6 har det kommit två uppdrag:

- En gemensam upphandling av personalsystem ska göras. Arbetet ska vara klart till 2025.

En första kartläggning ska göras för att bedöma hur behovet ser ut och kommer att se ut för en lång tid framöver. Projektledare blir Camilla Verngren.

- HR-cheferna har också fått i uppdrag att utreda inrättandet av en gemensam löneenhet.

Bemanning och förändringar i organisationen - Rektor på Torsgårdsskolan har slutat

- Sverker Andersson är Vara kommuns nya socialchef. Han påbörjar sin tjänst den 17 januari 2022.

- Rekrytering av verksamhetschef inom Bildningsförvaltningen pågår - Arbetet med bemanning inför nästa sommar i vården pågår.

9

(10)

Övrigt

Ulf Genitz (C) lyfter frågan om heltidsresan och hur ser det ut med omstarten av projektet eftersom det inte är med i budget för nämnden? Utskottet diskuterar och kommer fram till att kostnader för omställningen från deltid till heltid kommer att finnas men att det måste

säkerställas hur mycket det faktiskt påverkar. Omställningar i personalstyrka och därmed också löner är vanligt förekommande inom socialförvaltningens verksamheter och fungerar där detta genomförs även om det inte har fungerat på pilotboendena.

10