Protokoll PU 2021-09-24 §§ 14-18

(1)

Justerare Utdragsbestyrkande

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Personalutskottet

Tid och plats fredagen den 24 september 2021, klockan 09:00 till 10:47 digitalt via Netpublicator. Ordföranden befinner sig på sin hemadress Naum Hålltorp. Vara.

Beslutande

Ledamöter Per Gunnarsson (M) ordf.

Malin Andersson (S), deltar digitalt

Tjänstgörande ersättare Irene Karlsson (C), deltar digitalt

Övriga närvarande

Övriga Nämndsekreterare Linda Samuelsson Winbo, deltar digitalt HR-chef Elin Sundén, deltar digitalt

Utses att justera Malin Andersson

Justeringens plats och tid Kommunhuset 28 september 2021, klockan 16:00.

Justerade paragrafer §§ 14-18

Underskrifter Sekreterare

________________________

Linda Samuelsson Winbo

Ordförande

________________________

Per Gunnarsson

Justerare

________________________

Malin Andersson

1

(2)

Kommun Vara kommun

Beslutsinstans Personalutskottet

Datum för sammanträdet 2021-09-24

Datum då tillkännagivandet

publiceras 2021-09-29

Datum då publiceringen av

tillkännagivandet upphör 2021-10-20

Förvaringsplats av protokollet Kansliavdelningen

Sekreterare Linda Samuelsson Winbo

(3)

Ärendelista

Paragraf Ärende Diarienummer Sida

§ 14 Sammanträdesdagar 2022 KS 2021/10 4 - 5

§ 15 Politisk organisation för mandatperioden 2023-2026 KS 2021/158 6 - 7

§ 16 Heltidsresan 2021 KS 2021/203 8

§ 17 Sjukskrivningar 2021 KS 2021/206 9

§ 18 Information från förvaltning och ledamöter (PU) KS 2021/59 10 - 14

3

(4)

Sammanträdesdagar 2022

Personalutskottets beslut

Personalutskottet beslutar att fastställa nedan noterade sammanträdesdagar för personalutskottet 2022, med starttid 09:00:

Fredag 21 januari Fredag 18 februari Fredag 22 april Fredag 20 maj

Fredag 26 augusti (reserv) Fredag 23 september Fredag 25 november

Sammanfattning av ärendet

Personalutskottet ska besluta om sammanträdesdagar för kalenderår 2022. Utskottet tar del av föreslagna sammanträdesdagar.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Per Gunnarsson (M) yrkar på att datumet i maj ändras från 27 till 20 maj.

Personalutskottet kommer fram till att utskottet även ska sammanträda tisdagen den 21 januari 2022 med anledning av det svar som kommunen ska lämna till Arbetsmiljöverket.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om utskottet kan besluta enligt förslag till beslut med ändring enligt yrkande att datumet 27 maj ändras till 20 maj och tillägg av ett extra sammanträde den 21 januari 2022 och finner att arbetsutskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumentid. 106882 Beslutet ska skickas till

- Personalutskottet - Kansliavdelningen

(5)

- HR-avdelningen

- Kommunikationsavdelningen

5

(6)

Politisk organisation för mandatperioden 2023-2026

Förvaltningen ges i uppdrag att utreda vad en avveckling av Vara Koncern AB skulle innebära juridiskt och ekonomiskt.

Protokollsanteckning

Personalutskottet beklagar att inte flera svar har inkommit.

Personalutskottet beslutade 28 maj 2021 att skicka ut en remiss till alla partigrupper i Vara kommun med anledning av en översyn av den politiska organisationen för mandatperioden 2023- 2026. Sista svarsdatum var 31 augusti 2021.

Svar har inkommit från tre av de partier som är representerade i kommunfullmäktige.

Personalutskottet tar del av inkomna synpunkter.

Förslag till beslut på sammanträdet (yrkande)

Malin Andersson (S) yrkar på att det förs till protokollet att det är att beklaga att inte flera remissvar har inkommit.

Personalutskottet ställer sig bakom synpunkten.

Utskottet diskuterar de remissvar som har kommit in och baserat på det och på de diskussioner som förts i ledamöternas respektive partigrupper så föreslår utskottet gemensamt att

förvaltningen ska ges i uppdrag att utreda vad en avveckling av Vara Koncern AB skulle innebära juridiskt och ekonomiskt.

Beslutsgång

Ordföranden frågar om utskottet kan besluta enligt utskottets förslag och finner att utskottet gör det.

Beslutsunderlag

- Tjänsteskrivelse från nämndsekreterare, dokumentid. 118188 - Synpunkter politisk organisation, dokumentid. 117194 - Remissvar från (HVKB), handlingsid. 2021.2375 - Remissvar från (S), handlingsid. 2021.2355 - Remissvar från (V), handlingsid. 2021.2338

(7)

Beslutet ska skickas till - Centerpartiet

- Liberalerna - Moderaterna

- Sverigedemokraterna

7

(8)

Heltidsresan 2021

Personalutskottet tar del av informationen och lägger den till handlingarna.

Sammanfattning av ärendet HR-chef lämnar följande information:

- Piloten som har varit genomförd under en tid kommer att fortlöpa under hösten.

- En bemanningschef med ansvar för att driva heltid som norm är rekryterad och påbörjar sin anställning den 13 december 2021.

- HR-avdelningen ser en marginell ökning av andelen medarbetare som arbetar heltid i samband med delårsuppföljningen. En förklaring kan vara att det under pandemin har funnits behov av att använda fler timvikarier än planerat.

(9)

§ 17 Diarienummer KS 2021/206

Sjukskrivningar 2021

Personalutskottet tar del av informationen och lägger den till handlingarna.

HR-chef informerar personalutskottet om sjukskrivningar under 2021:

Siffrorna från året visar att sjukfrånvaron har varit lägre under 2021 jämfört med 2020. Andelen långtidssjukskrivna är något högre under 2021. En anledning kan vara att detta är ett resultat av pandemieffekten som har gjort att köerna för att få insatser från vården är långa och att många medarbetare fortfarande väntar på insatser för att kunna återgå till arbete.

I förvaltningarna så är det socialförvaltningen och speciellt äldreomsorgen som sticker ut med högst sjukfrånvaro. I socialförvaltningen arbetar många brukarnära och möjligheten till distansarbete finns inte. Eftersom förvaltningarna har olika förutsättningar så ser också statistiken och sifforna annorlunda ut vid jämförelser av förvaltningarna.

Projektet Vara Frisk som Vara kommun har deltagit i är ett samverkans forum som drivs i projektform där Närhälsan är en annan part. Detta projekt kommer att förlängas och möjligheten att förlänga projektet under 2022 undersöks av projektets styrgrupp.

9

(10)

Information från förvaltning och ledamöter (PU)

1. Utskottet ger förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheten att utöka arvodet för socialnämndens ordförande sett till den dygnet-runt jour som uppdraget innebär.

2. Utskottet ger förvaltningen i uppdrag att titta närmare på frågan om huruvida förtroendevaldas föräldraledighet ska följa kollektivavtalet för anställda.

3. Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att skicka ut underlag för att kunna göra en granskning av förtroendevalda med arvode över 50%.

4. Personalutskottet tar del av övrig informationen och lägger den till handlingarna Sammanfattning av ärendet

Från HR-avdelningen informerar HR-chef Elin Sundén om olika punkter som är aktuella för förvaltningen. Vid några punkter lämnar utskottet uppdrag till förvaltningen. Dessa uppdrag är inte föreslagna sedan tidigare, det finns inte några underlag mer än vad som lämnas under mötet.

De uppdrag som lämnas redogörs för under respektive punkt och under rubriken Personalutskottets beslut.

Information lämnas om följande områden:

Distansarbete

Många medarbetare har under pandemin arbetat hemifrån och inför att restriktionerna och rekommendationerna om hemarbete inte längre gäller har Skaraborgs HR-chefer sedan våren 2021 arbetat fram en gemensam stomme för hur det kommande arbetet på arbetsplats och via distans ska se ut. I Vara kommun finns sedan tidigare har rutin för distansarbete. Denna har kompletterats och förslag till en ny rutin för distansarbete finns.

Det kommer att vara verksamhetens behov och arbetsuppgifternas karaktär som avgör om det är möjligt att utföra arbetet på distans. Distansarbete kan tillämpas där det innebär att effektiviteten och produktiviteten bibehålls och där fördelarna är stora för både verksamheten och

medarbetaren. Servicenivå och kvalitén till Vara kommuns invånare och det interna arbetet får inte försämras i samband med distansarbete.

Nu handlar det om att förmedla vad som gäller och där ingår bland annat:

- Kommunikation till chefer och medarbetare

(11)

- Arbetsmaterial till enheten kring distansarbete – hur gör vi hos oss, är det möjligt och i vilka former? Tankar att ha med sig i diskussionen är vilka vi är till för och vad vi ska åstadkomma och att det är verksamheten som styr.

- Den som kallar till mötet avgör mötets form fysiskt eller digitalt. Det kan vara bra att fundera på vad syftet med mötet är och om det finns behov av att ses på plats.

Implementering av nytt lönesystem

Vara kommun implementerar det nya lönesystemet Personec P. Vara kommun har tidigare som enda kommun i V6 haft kvar HR-plus som lönesystem. Nu kan kommunen ingå i kommande V6-upphandlingar. Schemaläggningsprogrammet Besched kommer att finnas kvar även fortsättningsvis.

Mycket arbete återstår men då personalen har gjort stordåd följs tidsplanen som innebär att den sista löneutbetalningen via HR-plus görs den 27 september och till den 27 oktober kommer alla att få sina löner via Personec P.

Budgeten för implementeringen följs däremot inte och det beror på att det har funnits behov av flera konsulttimmar än uppskattat samt att det har tillkommit kostnader för nödvändiga moduler som inte identifierats inför projektet. Därutöver har personalenheten behövt stärkas upp för att kunna sköta löneadministrationen och vakansförmedlingen samtidigt som implementeringen genomförts.

Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverket har under året som gått gjort inspektioner i Vara kommun och svar med föreläggande om vite om 200 000 kronor har nu inkommit tillsammans med krav på åtgärder som ska genomföras. Svar i förhållande till föreläggandet ska lämnas in till arbetsmiljöverket i januari 2022.

De områden som arbetsmiljöverket har koncentrerat granskningen och kraven på insats är följande:

Kunskaper

1. Ni ska se till att de chefer och arbetsledande personal som har uppgifter att utföra i det systematiska arbetsmiljöarbetet har de kunskaper som krävs för att utföra sina

arbetsuppgifter.

Kunskaperna ska omfatta:

- regler som har betydelse för arbetsmiljön

- fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som innebär risker för ohälsa och olycksfall

- åtgärder för att förebygga ohälsa och olycksfall samt

11

(12)

2. Ni ska se till att de rutiner och dokument ni har för att det regelbundet görs

undersökningar och riskbedömningar av arbetsmiljön är så tydliga att det inte råder någon osäkerhet kring vad som förväntas och att bristerna/riskerna verkligen identifieras och åtgärdas.

Det är inte tydligt i arbetssättet att kraven inte uppnås. Vi ska genomföra undersöka och riskbedömningar.

Årlig uppföljning

3. Vara kommun ska förtydliga/komplettera våra skriftliga rutiner för årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Rutinerna ska se till att ni har ett i förväg bestämt arbetssätt för att upptäcka, dokumentera och förbättra det som inte fungerat bra, i alla delar av verksamheten.

Personalutskottet diskuterar kraven som framförts och ser allvaret i dessa. Från förvaltningen så informeras utskottet om att HR-avdelningen och organisationen arbetar vidare med frågan.

Personalutskottet har i samband med beslutspunkten som berör sammanträdesdagarna beslutet om ett extra insatt möte med utskottet i januari för att hantera det svar som kommunen ska lämna in till arbetsmiljöverket.

Arvodesreglementet

En omvärldsanalys av arvoden i närområdet efterfrågades vid utskottets senaste möte. Analysen som gjorts visar på en stor variation i hur arvoden är uppbyggda. Likheter finns sett till områdena pension och ersättning vid sjukdom men det finns stora skillnader i hur de fasta arvodena ser ut och om förtroendevalda har semesterdagar att ta ut eller inte.

Följande större skillnader märks vid en jämförelse:

- Variation i konstruktion av arvodesreglemente.

- Anställda- fasta arvoden

- Förväntan tidsåtgång för uppdraget i motsvarighet % - Semesterdagar

- Sammanträdesarvoden

- Riksdagens månadsarvode år 2021 = 69 900 kr

(13)

Även om det ser olika ut så finns det inte några tydliga förklaringar till varför och det är bara att konstatera att det ser olika ut.

Arbetsutskottet kommer fram till att Vara kommuns belopp och sätt att beräkna arvoden är minst komplicerat och att det inte behöver ske några ändringar i denna del av arvodesbestämmelserna.

Utskottet diskuterar om socialnämndens ordförande och den dygnet-runt jour som rollen innebär eventuellt ska innebära att ordförandens ersättning beräknas på ett annat sätt än tidigare och jämfört med andra ordförandeposter.

Utskottet diskuterar även hur arvodesreglerna idag är utformade vad gäller förtroendevalda som är föräldralediga. I dagens bestämmelser så står det att inga förmåner utgår. Utskottet diskuterar och kommer fram till att det mest logiska är om reglerna för förtroendevaldas föräldraledighet följer det kollektivavtal som finns för anställda.

Utskottet ger förvaltningen i uppdrag att utreda möjligheten att utöka arvodet för socialnämndens ordförande sett till den dygnet-runt jour som uppdraget innebär.

Utskottet ger förvaltningen i uppdrag att titta närmare på frågan om huruvida förtroendevaldas föräldraledighet ska följa kollektivavtalet för anställda.

Utskottet frågar förvaltningen om det finns problem idag kopplade till arvodesbestämmelserna.

HR-chef informerar om att det som kan vara svårt är beräkningen av förlorad arbetsinkomst och vilka underlag som ska skickas in. Förlorad arbetsinkomst gäller för både förtroendevalda

representanter i råden och här ska HR-avdelningen kunna vara till hjälp och stöd för den som ska anmäla förlorad arbetsinkomst.

Samverkansavtal

Samverkansavtal skrevs under hösten 2020 men behöver ses över. Små redaktionella ändringar görs i samband med översynen liksom uppdatering av agendor och formalia så som till exempel protokollsmallar.

Avslutningssamtal/underlag

Av de avslutningssamtal som har genomförts på sista tid så drar HR-avdelningen slutsatsen att det inte finns några stora eller oroande anledningar till varför någon avslutar sin anställning.

Bland de anledningar som är noterade är den mest frekventa anledningen att medarbetaren vill testa ett nytt arbete följt av möjligheten att arbeta närmare hemmet. I ett av svaren har bristfällig arbetsmiljö angett som orsak.

På frågor om hur Vara kommun är som arbetsgivare och kompetensutvecklingen i kommunen så är omdömet generellt gott. Vid frågan om hur tillvaratagande av kompetens ser ut så anger några medarbetare att det finns brister och många önskar mer närvaro av sin chef.

13

(14)

kunna redovisas.

Bisyssla

HR-chef informerar om den externa revision som PVC gör bland kommunens chefer gällande bisysslor. Metoden som används är följande:

- Enkäter har skickats ut.

- Intervjuer har genomförts.

- En matchning av anställda mot olika register har gjorts och detta har resulterat i ca 300 träffar. Inte i något fall handlar det om förbjudna ersättningar.

- Stickprov för att se om rutinen följs har gjorts för att se om bisysslan är anmäld, känd och godkänd.

- Inlämnande av blankett för bisysslor har gjort för de stickprov som valts ut.

HR-chef tror att det kan vara svårt att veta vad som är in bisyssla som ska anmälas.

Rutin förtroendevalda

Personalutskottet ska årligen genomföra en granskning av bisysslor för förtroendevalda med arvode över 50 %. Detta har inte blivit gjort under året som gått. Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att skicka ut underlag för att kunna göra en granskning av förtroendevalda med arvode över 50%.

Verksamhetsutveckling.

HR-chef informerar personalutskottet om att Åsa Jelinek som tar över efter Mona Wallin som verksamhetsutvecklare nu är på plats i kommunen.

Ledardagar

HR-chef informerar personalutskottet om att två ledardagar kommer att genomföras torsdag och fredag vecka 39.