Användarmanual. Visma Enterprise Content Search Standardversion 2.2 för Platina. Version 1.0

Användarmanual

Visma Enterprise Content Search Standardversion 2.2 för Platina

Version 1.0

Innehållsförteckning

VÄLKOMMEN TILL WEBBSÖK ... 3

Så här fungerar Webbsök ... 3

Sökresultat ... 4

Ikoner i sökresultatet... 4

Utskrift ... 5

Sortering ... 5

Filter ... 6

Filtrering på datum ... 7

Visa Ärende ... 8

Visa som lista ... 9

Visa som tabell ... 9

Visa med kataloger ... 10

Makulerade ärenden... 10

Skyddade ärenden ... 10

Visa Handling ... 12

Öppna dokument som tillhör en handling ... 13

Makulerad handling ... 13

Skyddade handlingar ... 13

Visa dokument ... 15

Olika revisioner ... 15

Fördjupad sökning ... 17

Sökning med asterisk ... 17

Sökning med flera ord ... 17

Sökning med citationstecken ... 18

Sökning med logiska operatorer ... 18

Kombinationer av logiska operatorer... 19

Sökning på diarienummer ... 21

Ej sökbara ord ... 21

Nyckelord. ... 22

Välkommen till Webbsök

Applikationen Webbsök har skapats för att man snabbt och enkelt ska kunna söka fram ärenden, handlingar och olika typer av dokument som finns i Platina. Från Platina överförs metadata från ärenden, handlingar och dokument till Webbsök med valfritt intervall och enligt de publiceringsregler som kunden har beslutat.

Webbsök fungerar, förutom på PC, även på de flesta surfplattor och telefoner.

Så här fungerar Webbsök

Ange sökbegrepp och klicka på Enter eller på förstoringsglaset . Klickbara länkar:

 Sökgenvägar – 4 olika länkar visas för att snabbt kunna hitta mest aktuella ärenden och handlingar. Följande länkar finns:

o Handlingar registrerade igår

o Handlingar registrerade de senaste 7 dagarna o Ärende registrerade igår

o Ärende registrerade de senaste 7 dagarna

 Hjälp – Valfri länk till egen hjälptext

 Läs mer om Webbsök – Information om installerad version mm

Klicka på bilden för att rensa senaste sökningen.

Sökresultat

När en sökning gjorts presenteras sökresultatet i en lista. Listan innehåller ärenden, handlingar och dokument som matchar ditt sökbegrepp. Sökorden är markerade i sökresultatet. Om inga sökord är markerade i listan finns sökorden på nästa nivå. Sökresultatet är som standard sorterat efter relevans.

Om det finns många sökresultat kommer de att presenteras på flera sidor. Under söklistan finns möjlighet att bläddra bland sidorna.

Ikoner i sökresultatet

Följande ikoner kan förekomma i resultatlistan:

Ikon Förklaring

Ärende

Handling utan dokument

Handling med nedladdningsbart dokument

Handling med dokument, men dokumentet kan inte laddas ner t.ex. för att det är sekretessbelagt

Dokument, nedladdningsbart

Utskrift

För att skriva ut sökresultaten klickar man på . En ny flik öppnas med sökresultatet och skrivarfunktionen som är kopplad till browsern aktiveras.

Om sökresultatet innehåller mer än 500 träffar skrivs endast de 500 översta ut.

Sortering

I Webbsök är det möjligt att sortera sitt sökresultat efter

 Relevans

 Datum

 Titel

Som standard är sorteringsordningen efter relevans. Det innebär att det ärende, handling eller dokument som stämmer bäst med sökningen visas överst i listan.

Väljer man att sortera om efter datum kommer söklistan att sorteras efter registreringsdatum i fallande ordning, dvs. de nyaste överst.

Om man väljer att sortera efter titel kan man sen välja om man vill selektera på den bokstav titeln börjar på. De bokstäver som det inte finns titlar på visas i en grå ton.

Om titeln börjar med något annat än en bokstav får man välja Alla. Där presenteras samtliga

sökresultat med de som saknar titel först. Därefter kommer de titlar som inleds med ett specialtecken följt av de med en siffra först. Först därefter kommer de med titlar som börjar med A-Ö.

Om en titel i Platina börjar med ett eller flera blanksteg kommer dessa blanksteg att rensas bort vid överföringen till Webbsök.

Filter

Till vänster om sökresultatet visas de olika filter som kan användas för att göra ytterligare urval i sökresultatet. I filterkolumnen visas olika urvalskriterier med underrubriker. Vilka filter som ska visas och i vilken ordning de ska presenteras är konfigurerbart.

De filter som finns är:

 Typ

 Diarium (titel och/eller identifierare)

 Ärendetyp

 Handlingstyp

 Avsändare/mottagare

 Handläggare

 Registreringsdatum

 Skapat datum

 Status

 Tillkomst

 In/Ut/Upprättad datum.

Vilka underrubriker som visas under respektive filter beror på sökresultatet. Talet inom parentes vid sidan om underrubrikerna anger antalet träffar med just den underrubriken. I vilken ordning

underrubrikerna visas är en inställningssak. Normalt visas den underrubriken som har flest träffar överst, men man kan även välja att visa underrubrikerna i bokstavsordning.

Om det finns många underrubriker visas bara de fem första. För att se de andra klickar man på Visa alla.

Man filtrerar sitt sökresultat genom att klicka i rutan framför den eller de underrubriker man vill begränsa urvalet med. Det är möjligt att kombinera flera filter.

Filtrering på datum

När man klickar i ett av de datumfält som finns som filter öppnas en kalender och man kan välja det datum man vill använda i sin filtrering.

Om man väljer att skriva in datumet istället ska datumet ha formatet åååå-mm-dd. Om man anger ett felaktigt datum får man följande felutskrift

Datum från och Datum till kan användas var för sig eller i kombination.

Visa Ärende

Ikonen för ett ärende ser ut så här

Om man efter en sökning vill titta närmare på ett ärende klickar man på ärendets titel, som står till höger om ärendeikonen. Länken markeras när musen förs över ärendetiteln.

Webbsöks ärendekort öppnas och man kan se den information som förts över från Platina och eventuella handlingar och/eller dokument som tillhör ärendet.

Den information som visas på Webbsöks ärendekort är:

 Diarienummer

 Titel

 Beskrivning

 Avsändare/Mottagare

 Handläggare

 Status

 Enhet

 Ärendetyp

 Tillkomst

 Nyckelord

Under ärendets information finns tre knappar.

Dessa knappar ger olika visningsalternativ för ärendets handlingar och dokument. Vilket alternativ som visas som standard är konfigurerbart.

Visa som lista

Om man väljer att visa som lista, ser man en ikon, som talar om ifall det är ett dokument eller en handling. Handlingarna visas alltid före dokumenten i listan. Om det är en handling ser man titel, diarienummer, avsändare/mottagare och registreringsdatum. Om det är ett dokument ser man titel, diarienummer och skapat datum. Vill man i detta läge titta mer på en handling eller ett dokument klickar man på titeln, som är en länk.

Visa som tabell

Väljer man att visa som tabell finns följande kolumner och rubriker:

 Ikon – visar om det är en handling eller ett dokument. För handlingar kan det finnas tre olika ikoner beroende på om handlingen har ett dokument kopplat till sig eller inte och om detta är nedladdningsbart.

 Nummer – för handlingar visas diarienummer och för dokument är det dokumentnummer som visas

 Titel

 Avs/Mot - avsändare/mottagare visas för handlingar, för dokument är fältet tomt

 Beskrivning

 Typ – för handling visas handlingstypen och för dokument är det dokumenttypen som visas

 Skapat datum – för handlingar visas registreringsdatum medan det för dokument är skapat datum som visas

I tabellen visas handlingarna alltid före dokumenten. Vill man titta närmare på en handling eller ett dokument klickar man på länken i kolumnen Nummer.

Visa med kataloger

Väljer man att visa med kataloger ser man den katalogstruktur som handläggaren byggt för ärendet.

För att öppna en mapp får man antingen klicka på +, ikonen eller katalognamnet. På samma sätt stängs en öppen mapp.

När mappen är öppen ser man ikon, titel, diarienummer, avsändare/mottagare och registreringsdatum om det är en handling. Är det istället ett dokument ser man ikon, titel, diarienummer och skapat datum. Vill man titta mer på en handling eller ett dokument klickar man på titeln, som är en länk.

Makulerade ärenden

Som standard överförs inte makulerade ärende till Webbsök, men det går att få med dem om man så önskar.

Skyddade ärenden

Det finns ärenden som är sekretesskyddade och/eller skyddade enligt PUL (Personuppgiftslagen).

Dessa ärenden går att söka fram, men viss information är skyddad. Vilka fält som är skyddade och vilken text man vill visa istället är konfigurerbart. Nedan beskrivs en möjlig inställning.

För ett ärende som är skyddat enligt PUL visas inte Beskrivning och Avsändare/Mottagare, i stället står det ”Innehåller personuppgifter enligt personuppgiftslagen” i Beskrivningsfältet och

”Personuppgift” i fältet Avs/Mot.

Om ärendet är sekretesskyddat visas inte Beskrivning och Avsändare/Mottagare. I fältet Beskrivning står vilken typ av sekretess det är och i fältet Avs/Mot står det ”Sekretessbelagt”.

Visa Handling

Följande olika ikoner finns för handling:

 Handling utan dokument

 Handling med nedladdningsbart dokument

 Handling med dokument, men dokumentet kan/får inte laddas ner

Om man efter en sökning vill titta närmare på en handling klickar man på handlingens titel, som står till höger om handlingsikonen. Länken markeras när musen förs över titeln.

Webbsöks handlingskort öppnas och man kan se diverse information från handlingen i Platina. Det ärende handlingen hör till visas. Om man vill komma till ärendet klickar man på ärendetiteln.

Den information som visas på Webbsöks handlingskort är:

 Diarienummer

 Titel

 Beskrivning

 Avsändare/Mottagare

 Registreringsdatum

 Tillkomst

 In/Ut-datum

 Handlingstyp

 Nyckelord

Öppna dokument som tillhör en handling

Om handlingen har ett dokument kopplat till sig, som är nedladdningsbart, så finns knappen

till höger, ovanför handlingsinformationen. För att öppna dokumentet klickar man antingen på denna knapp eller på handlingsikonen.

I några webbläsare och beroende på inställningar kan en ”pop-up-ruta” visas längst ner på sidan där du får göra ett val om du vill öppna eller spara ner dokumentet. Det går även att avbryta nedladdningen.

Om man redan efter sökning vill öppna eller ladda ner ett handlingsdokument kan man redan i träfflistan klicka på handlingens ikon.

Makulerad handling

Som standard överförs inte makulerade handlingar till Webbsök, men det går att få med dem om man så önskar.

Skyddade handlingar

Det finns handlingar som är sekretesskyddade och/eller skyddade enligt PUL (Personuppgiftslagen).

Dessa handlingar går att söka fram, men viss information är skyddad. Det går inte att ladda ner dessa.

Ikonen som visas i träfflistan har därför ett speciellt utseende . Vilka fält som är skyddade och vilken text man vill visa är konfigurerbart. Nedan beskrivs en möjlig inställning.

För en handling som är skyddad enligt PUL visas inte Beskrivning och Avsändare/Mottagare, i stället står det ”Innehåller personuppgifter enligt personuppgiftslagen” i Beskrivningsfältet och

”Personuppgift” i fältet Avs/Mot.

Om handlingen är sekretesskyddad visas inte Titel, Beskrivning och Avsändare/Mottagare. I fältet Beskrivning står vilken typ av sekretess det är och i fälten Titel och Avs/Mot står det

”Sekretessbelagt”.

Visa dokument

Ikonen för ett dokument ser ut så här

Om man efter en sökning vill titta närmare på ett dokument klickar man på dokumentets titel, som står till höger om ikonen. Länken markeras när musen förs över dokumenttiteln.

Webbsöks dokumentkort öppnas och man kan se information från dokumentet i Platina. Om

dokumentet hör till ett ärende, ser man vilket ärende det är, annars står det Inga relaterade objekt. Om dokumentet hör till ett ärende kan man komma till ärendet genom att klicka på ärendets titel.

Den information som visas på Webbsöks dokumentkort är:

 Dokumentnummer

 Titel

 Beskrivning

 Dokumenttyp

 Skapat datum

 Nyckelord

 Dokumentets olika revisioner

Olika revisioner

Ett dokuments olika revisioner visas om man klickar på knappen

En tabell med revisionsnummer, datum och kopierbar länk till de olika dokumenten visas.

I exemplet nedan är det revisionsnummer 3 som är den senaste och aktuella revisionen. Detta dokument går att ladda ner genom att klicka på Ladda ner-ikonen som finns ovanför

dokumentinformationen. Om man vill kopiera länken till detta dokument kan man antingen välja att kopiera länken med revisionsnummer 3, för att få länk till just detta dokument, eller länken aktuell revision, då får man alltid det dokument som har det senaste revisionsnumret. Även dokumenten med revisionsnummer 2 och 1 går att ladda ner.

Om det bara finns en revision av ett dokument är revisionsnumret blankt.

Fördjupad sökning

I avsnitten nedan förklaras hur man kan göra sökningar i Webbsök för att få bästa resultat.

Följande kan också vara bra att veta:

 Det spelar ingen roll om man använder små eller stora bokstäver i sökningen

 Sökning med < eller > ger i de flesta fall felmeddelande

 Man måste ange åtminstone 3 tecken för att få fram ett sökresultat

 Undvik att söka med specialtecken först i ditt sökord t.ex. !, #, ¤, %, & och /

 Man kan inte ange sökord som är längre än 50 tecken

 Det angivna sökbegreppet måste finnas med i minst ett av följande fält för att ärendet, handlingen eller dokumentet ska komma med i sökresultatlistan; Diarium (förkortning eller namn i klartext), Diarienummer (identifierare), Titel (ärendemening, rubrik, dokumentnamn), Beskrivning, Enhet, Status, Avsändare/Mottagare, Handläggare (namn i klartext), Skapat av (namn i klartext), Ägare (namn i klartext), Ändrat av (namn i klartext), Riktning

(In/Ut/Upprättat)

Sökning med asterisk

Om man i Webbsök bara anger en asterisk (*) i sökfältet kommer man att få träff på samtliga ärenden, handlingar och dokument som finns i databasen. I detta fall är inte träfflistan sorterad efter relevans, som vanligt, utan istället efter datum, dvs. de mest aktuella kommer överst.

Att söka med asterisk kan vara bra om man sen vill använda de olika filtren för att få fram det man vill. T.ex. om man vill ha fram handlingar från ett visst diarium som skapats ett visst datum.

Sökning med flera ord

Om man skriver in flera ord i sökfältet kommer sökresultatet att bestå av de ärenden, handlingar och dokument som innehåller ett eller flera av sökorden. Den bästa matchningen kommer överst dvs. de resultat som innehåller samtliga sökord. Sökresultatet är oberoende av i vilken ordning sökorden anges. Resultatet innehåller även träffar på ord som börjar med något av sökorden, t.ex. i sökresultatet nedan kommer även de med ordet tretton med.

Sökning med citationstecken

Om man vill söka på flera ord som ska komma i en viss ordning får man använda citationstecken (”).

Även här kan resultatet innehålla träffar på ord som börjar med något av sökorden.

Sökning med logiska operatorer

Det är möjligt att använda så kallade logiska operatorer mellan sökorden. I sökning måste de skrivas med versaler. De logiska operatorer som finns är

 AND (= och)

 NOT (= inte)

 OR (= eller)

AND

Sökning med den logiska operatorn AND visar endast de sökträffar som innehåller både det ord som står före AND och det ord som står efter AND.

NOT

Sökning med den logiska operatorn NOT används om det är något ord man inte vill ska få finnas med i sökresultatet. Man skriver NOT framför det ordet.

OR

Den logiska operatorn OR finns, men den behöver inte användas. Ett mellanslag mellan två sökord innebär samma sak som att skriva OR.

Kombinationer av logiska operatorer

Det går utmärkt att kombinera logiska operatorer i en sökning. Några exempel visas nedan.

AND OR

Kombination av AND och OR i en sökning innebär att ordet innan AND måste finnas med i sökresultatet tillsammans med antingen det andra eller det tredje ordet. Om jag t.ex. gör en sökning med båt AND tre OR motor, innebär det att båt måste vara med tillsammans med antingen tre eller motor. Man får även träff på ord som börjar på något av sökorden.

Sökningen hade gett samma resultat om jag hade utelämnat OR och bara haft ett mellanslag mellan orden tre och märke.

AND NOT

Om jag inte vill ha med ett visst ord i min sökning kan jag använda AND i kombination med NOT.

Jag gör en sökning med båt AND tre NOT märke. Sökresultatet visar rader som har ord som börjar med båda sökorden båt och tre. Sökordet märke får däremot inte förekomma.

Sökning på diarienummer

En sökning på ett diarienummer som omges av citationstecken ger en direkt träff.

Samma sökning utan citationstecken tolkar Webbsök som TN eller 2013-0038. Sökträffarna kommer alltså att innehålla alla ärenden, handlingar eller dokument som innehåller ord som börjar med TN eller 2013-0038.

Ej sökbara ord

Vissa småord är inte sökbara i Webbsök. När indexfiler av metadata från Platina skapas plockas helt enkelt dessa ord bort.

De vanligaste småorden som inte är sökbara är:

Och, det, att, i, en, jag, hon, som, han, på, den, med, var, sig, för, så, till, är, men, ett, om, hade, de, av, icke, mig, du, henne, då, sin, nu, har, inte, hans, honom, skulle, hennes.

Men det finns minst lika många till.

Ska man till exempel söka på ”Sveriges Kommuner och Landsting” (omgivet av citationstecken) kommer man inte att få några träffar eftersom Webbsök har plockat bort ’och’. Söker man istället på

”Sveriges Kommuner Landsting” (omgivet av citationstecken) får man säkert många träffar.

Nyckelord.

I Platina finns möjlighet att bygga upp nyckelordlistor och sen ange vissa ord i ett ärende, handling eller dokument som nyckelord. De nyckelord som lagts på ett ärende, handling eller dokument tas med över till Webbsök som metadata och presenteras på Webbsöks ärende-, handlings- respektive

dokumentkort. Dessa nyckelord är sökbara i Webbsök.

Samtliga nyckelordlistor från Platina förs inte över till Webbsök utan nyckelordlistor byggs upp i Webbsök av de nyckelord som faktiskt använts i ärende, handling eller dokument. Om man söker på ett ord som använts som nyckelord behöver man bara ange de första bokstäverna och sen får man upp förslag på fortsättning från nyckelordlistan.