GEMENSKAPENS PROGRAM PÅ FOLKHÄLSOOMRÅDET (2003–2008)
BESTÄMMELSER, KRITERIER OCH FÖRFARANDEN FÖR URVAL OCH FINANSIERING AV ÅTGÄRDER I FOLKHÄLSOPROGRAMMET
(artikel 8.1 b i beslut nr 1786/2002/EG (1)) (2003/C 62/05)
Inledning
Syftet med detta dokument är att fastställa referensramarna för urval och finansiering av de åtgärder som beskrivs i bilagan till folkhälsoprogrammet.
— Kommissionen fastställer årligen de prioriterade förslag som innebär ett gradvis genomförande av åtgärderna på folk- hälsoområdet. Detta sker med bistånd av en kommitté sam- mansatt av företrädare för medlemsstaterna (nedan kallad
”folkhälsokommittén”). De årliga prioriteringarna presente- ras i ett särskilt dokument (2). Dessa skall bidra till att de tre prioriterade målen i programmet förverkligas:
— Att förbättra informationen och kunskaperna i syfte att främja folkhälsan.
— Att förbättra möjligheterna att snabbt och samordnat vidta åtgärder för att hantera hälsorisker.
— Att främja hälsa och förebygga sjukdomar genom att beakta faktorer som påverkar hälsan i samband med all politik och alla åtgärder.
— Det förfarande för urval och finansiering av åtgärder som presenteras i detta dokument har fastställts av kommis- sionen i samråd med folkhälsokommittén och i enlighet med de finansiella bestämmelser som gäller för de euro- peiska institutionerna. Folkhälsokommittén biträder också kommissionen i projekturvalet i enlighet med bestämmel- serna i beslut nr 1786/2002/EG.
1. BESTÄMMELSER FÖR URVAL OCH FINANSIERING AV ÅTGÄRDER
1.1 Åtgärder i folkhälsoprogrammet kan finansieras genom bidrag till projekt och även genom offentlig upphandling, vilket dock inte är huvudsyftet med detta dokument.
1.2 I budgetförordningen, som antogs av rådet den 25 juni 2002 (3), fastställs de bestämmelser som skall tillämpas för att säkerställa att förfarandena för god förvaltning av ge- menskapens medel följs. Budgetförordningen och genom- förandebestämmelserna för denna utgör referensdokument för alla finansiella åtgärder som är nödvändiga för att genomföra folkhälsoprogrammet. Bestämmelserna i dessa dokument är bindande i samtliga medlemsstater. Det slut- giltiga ansvaret för budgetens genomförande ligger på kommissionen i enlighet med artikel 274 i fördraget.
1.3 Enligt budgetförordningen skall beviljande och övervak- ning av gemenskapsbidrag ske enligt principerna om klarhet, öppenhet, likabehandling, samfinansiering, icke- retroaktivitet och kontroll (avdelning VI i budgetförord- ningen).
1.4 När det gäller offentliga kontrakt som tilldelas av kommissionen inom ramen för det aktuella programmet, fastställs i budgetförordningen att de bestämmelser som anges i Europaparlamentets och rådets direktiv om sam- ordning av förfarandena för offentlig upphandling av va- ror, tjänster och bygg- och anläggningsarbeten (nedan kal- lade ”upphandlingsdirektiven”) skall gälla (avdelning V i budgetförordningen). Det bör understrykas att kommis- sionen anses vara upphandlande myndighet för de kon- trakt den sluter för egen räkning (4). I egenskap av upp- handlande myndighet är kommissionen ansvarig för att de grundläggande principerna om insyn och öppenhet, pro- portionalitet, likabehandling och ickediskriminering följs, liksom de rättsliga bestämmelserna i upphandlingsdirekti- ven. Kommissionens enheter är följaktligen direkt ansva- riga för hanteringen av de förfaranden som rör anbuds- infordringar, enligt de principer som fastställs i budgetför- ordningen.
Det är den behörige utanordnarens uppgift – i detta fall generaldirektören för GD Hälsa och konsumentskydd (SANCO) – att tilldela kontrakten enligt de urvals- och tilldelningskriterier som fastställs i de handlingar som rör anbudsinfordran och enligt bestämmelserna för upp- handling (5). Folkhälsokommittén skall hållas informerad om resultatet av upphandlingsförfarandena. Kommis- sionen har möjlighet att rådfråga kommittén när den ut- arbetar uppdragsbeskrivningar, enligt det rådgivande för- farande som avses i artikel 9.3 i beslut nr 1786/2002/EG, och under förutsättning att insynsskyddet för uppgifterna i fråga noga iakttas.
(1) Europaparlamentets och rådets beslut nr 1786/2002/EG om anta- gande av ett program för gemenskapsåtgärder på folkhälsoområdet (2003–2008) (EGT L 271, 9.10.2002, s. 1).
(2) Enligt artikel 8.1 a i beslut nr 1786/2002/EG skall en årlig arbets- plan antas för programmets genomförande, där prioriteringar och de åtgärder som skall vidtas fastställs, inklusive fördelning av medel.
(3) Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas all- männa budget (EGT L 248, 16.9.2002, s. 1).
(4) Artikel 104 i budgetförordningen.
(5) Artikel 100 i budgetförordningen.
2. KRITERIER FÖR URVAL OCH FINANSIERING AV PRO- GRAMÅTGÄRDER (6) [PROJEKTBIDRAG (7)]
För att projekt skall kunna få ett finansiellt bidrag enligt folk- hälsoprogrammet måste de bidra till att skydda och förbättra folkhälsan. De måste bidra till att uppnå ett eller flera av de mål som fastställs i beslut nr 1786/2002/EG. Dessa projekt väljs ut efter en förslagsinfordran och tilldelas bidrag enligt budgetförordningen.
När programmet genomförs kommer kommissionen att priori- tera projekt som
— tillför ett europeiskt mervärde (dvs. sådan verksamhet som ger relevanta stordriftsfördelar på europeisk nivå, som genomförs i så många medlemsstater samt kandidat- länder och Efta/EES-länder som möjligt och som kan till- lämpas på andra håll),
— är storskaliga (i fråga om innehåll och geografisk täck- ning), fleråriga och tvärvetenskapliga (dvs. sådan verk- samhet som täcker in en fråga på ett omfattande sätt och inbegriper alla relevanta parter och vetenskapsgrenar, löper under flera år och omfattar ett brett sakområde),
— leder till varaktiga resultat och vinster (dvs. som sannolikt kommer att innebära ett varaktigt bidrag både till program- målen och till utvecklingen av gemenskapens hälsostrategi),
— stödjer politiska utvecklingstendenser på folkhälsoområdet inom gemenskapen, så som de har fastställts i de årliga prioritetsplanerna för att genomföra programmets mål, och
— tar lämplig hänsyn till utvärderingen av processen och resultaten.
Vilka projekt som skall samfinansieras bestäms med hjälp av tre olika slags bedömningskriterier: kriterier för uteslutning (bedömning av den sökandes lämplighet), urvalskriterier (be- dömning av den sökandes kapacitet) och tilldelningskriterier (bedömning av kvalitet i förhållande till kostnaderna för pro- jektet).
Anm.: De sökande måste ovillkorligen lämna in alla upplys- ningar som är relevanta för finansieringen av deras projekt, inklusive vilken finansiering de ansökt om och fått för samma
projekt från andra nationella eller internationella organ eller från andra gemenskapsprogram. Denna skyldighet åligger de sökande under hela projekttiden.
2.1 Kriterier för uteslutning (8)
2.1.1 Företag som drivs i vinstsyfte får i princip inte delta i en förslagsinfordran, om de inte kan visa att det direkta syftet med det föreslagna projektet är icke- kommersiellt och absolut utan vinstintresse (9).
2.1.2 En ansökan som lämnas in av ett ombud för en tredje man kommer att uteslutas.
2.1.3 En ansökan som görs av en organisation som om- fattas av kriterierna för uteslutning från offentlig upphandling enligt artikel 114.2 i budgetförord- ningen kommer att uteslutas. Det handlar bland an- nat om organisationer som (10)
a) är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått i ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin närings- verksamhet, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt na- tionella lagar och andra författningar,
b) har fällts för brott mot yrkesetiken enligt laga- kraftvunnen dom,
c) har gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutöv- ningen, såvida detta på något sätt kan styrkas av den upphandlande myndigheten,
d) inte har fullgjort sina skyldigheter att betala so- cialförsäkringsavgifter eller skatt enligt lagstift- ningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, eller där kontraktet skall genomföras,
e) i en lagakraftvunnen dom dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan verksamhet som skadar ge- menskapens finansiella intressen,
(6) Anbudsinfordringar regleras i lagstiftningen om offentlig upphand- ling och skall utfärdas separat enligt de tillämpliga förfarandena (se punkt 1 i detta dokument).
(7) Det ekonomiska bidraget från detta program kan i princip uppgå till 80 % av de bidragsberättigande kostnaderna inom projekten.
Detta är dock ett maximibelopp och inte normen för samtliga pro- jekt, och det är kommissionen som fastställer den maximiandel som beviljas i varje enskilt fall.
(8) Se artikel 115.1 i budgetförordningen.
(9) Se artikel 109.2 i budgetförordningen.
(10) På grundval av en deklaration på heder och samvete från den sökande, bifogad till bidragsansökan.
f) i samband med ett annat upphandlingsförfarande eller ett förfarande för beviljande av bidrag som finansierats genom gemenskapsbudgeten har konstaterats bryta mot de kontraktsenliga skyl- digheterna på ett allvarligt sätt.
2.1.4 Alla åtgärder eller delåtgärder som redan har avslu- tats vid den tidpunkt då ansökan om bidrag regist- reras hos GD Hälsa och konsumentskydd (SANCO) kommer att uteslutas. Bidrag får inte beviljas för redan inledda åtgärder, om inte mottagaren kan visa att det var nödvändigt att inleda åtgärden innan överenskommelsen om bidrag undertecknades. I dessa fall gäller bestämmelserna i artikel 112 i bud- getförordningen.
2.1.5 Varje åtgärd som syftar till att direkt eller indirekt främja ett budskap som strider mot Europeiska unionens politik eller som förknippas med en upp- fattning som strider mot institutionernas uppfattning kommer att uteslutas.
2.1.6 De förslag som kommer in efter den sista inläm- ningsdag som anges i inbjudan att lämna projektför- slag kommer att uteslutas. Endast ansökningar som gjorts på standardformuläret kommer att beaktas.
Alla obligatoriska uppgifter på formuläret skall fyllas i tydligt och fullständigt. Ansökningsformulär som är ofullständigt ifyllda eller inte har skrivits under kommer automatiskt att sorteras bort.
De ansökningar som inte uppfyller följande tilldel- ningskriterier kommer att uteslutas:
— Ansökan måste lämnas in av en organisation som är juridiskt etablerad och registrerad i en medlemsstat eller i ett av de länder som anges i artikel 10 i beslut nr 1786/2002/EG, under förutsättning att de officiella avtalen mellan dessa länders regeringar och gemenskapen om delta- gande i programmet har undertecknats (11).
— Projekten måste röra åtgärder inom tillämpnings- området för folkhälsoprogrammet, så som dessa har definierats i beslut nr 1786/2002/EG och i de årliga arbetsplanerna.
— Den budget som läggs fram skall vara balanserad vad gäller utgifter och inkomster, och det skall
tydligt anges vilka kostnader som berättigar till bidrag från gemenskapsbudgeten.
2.2 Urvalskriterier (12)
2.2.1 Det är pappersversionen av formuläret som är giltig.
Alla ansökningar måste också sändas in i elektronisk form på en cd-romskiva eller diskett, helst i något av formaten HTML (hyper text mark-up language), Word, Excel, PDF, TIF eller JPG, annars RTF (rich text format) eller TXT (unicode text).
2.2.2 Endast organisationer som bildats enligt gällande rätt kan beviljas bidrag. För att bevisa sin rättsliga ställ- ning måste följande upplysningar bifogas ansökan (om inte ansökan lämnas in av en erkänd offentlig myndighet):
a) Organisationens stadgar samt en kopia på regist- reringsbeviset.
b) En förteckning över styrelseledamöterna, om detta inte framgår av stadgarna.
c) Alla obligatoriska uppgifter som krävs i ansök- ningsformuläret (huvudsäte, momsregistrerings- nummer, osv.).
2.2.3 Endast organisationer som kan garantera sin egen drift kan beviljas bidrag. Som stöd för sin ansökan måste den sökande bifoga en kopia av organisatio- nens bokslut (eller den årliga budgeten om den sö- kande är ett offentligt organ) för det senaste avslu- tade räkenskapsåret innan ansökan lämnades in. Den sökande skall också bifoga underskrifterna från de parter som kommer att bidra till finansieringen av projektet eller en deklaration undertecknad av pro- jektsamordnaren, där det framgår att han eller hon är berättigad att lämna förslaget och att detta har godkänts av parterna. Dessutom måste den budget som lämnas in vara balanserad vad gäller utgifter och inkomster. För åtgärder vars kostnader översti- ger 300 000 euro skall en extern revisionsrapport bifogas ansökan (13). Då överenskommelserna sam- mankopplar kommissionen med ett flertal bidrags- mottagare skall dessa beloppsgränser vara tillämpliga per bidragsmottagare.
(11) Efta/EES-länderna, de associerade länderna i Central- och Östeu- ropa, Cypern, Malta och Turkiet.
(12) Se artikel 115.1 i budgetförordningen.
(13) Rapporten skall bestyrka räkenskaperna för det senaste tillgängliga verksamhetsåret och ge en bedömning av organisationens bärkraft.
Se artiklarna 173.4 och 176.2 i kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 av den 23 december 2002 om genom- förandebestämmelser för rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 357, 31.12.2002, s. 1).
2.2.4 Endast organisationer som kan visa att de har drifts- mässig kapacitet samt de kvalifikationer och den yrkeserfarenhet som krävs kan beviljas bidrag. Föl- jande uppgifter måste bifogas ansökan:
a) Organisationens senaste verksamhetsberättelse.
b) Meritförteckningen för projektsamordnaren och/
eller projektledaren.
c) Eventuella hänvisningar till deltagande i åtgärder som finansierats av Europeiska gemenskapen, av- tal som har slutits med kommissionens enheter eller andra internationella organisationer och medlemsstaterna.
2.3 Tilldelningskriterier (14)
Efter det att ansökningarna gåtts igenom på grundval av kriterierna för uteslutning och urval skall en förteckning ställas upp över de föreslagna åtgärder som bäst motsvarar följande två kriterier: kvaliteten hos den föreslagna åt- gärden respektive projektets kostnadseffektivitet.
Dessa två kriterier kommer sedan att analyseras på grund- val av följande underkriterier: överensstämmelse med kommis- sionens förutfastställda mål, mervärde för gemenskapen, sprid- ning av resultaten och synligheten för gemenskapsåtgärden, re- sultat som sannolikt kommer att beaktas, metodernas tillämp- lighet och kvaliteten hos den föreslagna administrationen, part- nerskapens effektivitet, överensstämmelse med finansieringspla- nen.
2.3.1 Kvaliteten hos den föreslagna åtgärden
2.3.1.1 Åtgärdens överensstämmelse med de mål som kommissionen satt upp
a) En god förståelse av gemenskapens insats: pro- jektet måste motsvara de behov som fastställs i beslut nr 1786/2002/EG och i de årliga arbets- programmen. Den sökande skall lägga fram bevis för kopplingar mellan det föreslagna projektet och de årliga prioriteringarna. Den sökande måste till exempel precisera om projektet bidrar till att stärka solidariteten och sammanhållningen i gemenskapen, om det tillgodoser behov som uppstår på grund av förhållanden och strukturer som inrättats genom gemenskapsåtgärder inom andra områden, om det beaktar ny utveckling, nya hot och nya problem, om det bidrar till att samordna insatser som genomförs relativt isolerat och med begränsad inverkan på nationell nivå genom att komplettera dessa.
b) En tydlig beskrivning av den föreslagna åtgärden med beaktande av särskilda specifikationer: vilken
omfattning projektet har (i fråga om innehåll och geografisk täckning), om projektet sträcker sig över flera år och om det är tvärvetenskapligt.
2.3.1.2 Mervärdet för gemenskapen
c) Projektets bidrag till hälsoskydd och förbättring av folkhälsan och därmed dess bidrag till att lösa problem på gemenskapsnivå: den sökande måste beskriva fördelen med att genomföra projektet på europeisk nivå. Projekt kommer att beaktas om de till exempel bidrar till att uppgifter och meto- der blir jämförbara mellan medlemsstaterna, om de bidrar till enhetlighet och samstämmighet mellan medlemsstaterna, om de bidrar med ex- pertutlåtanden som kan ligga till grund för nya tillvägagångssätt, om de fastställer omfattningen av de folkhälsoproblem som är gemensamma för medlemsstaterna, om de bidrar till utbyte av de bästa metoderna mellan medlemsstaterna eller om de fastställer effektiva metoder för att vidta åtgärder i samband med hälsorisker och faktorer som påverkar hälsan.
d) Partnerskapets eller partnerskapens europeiska mervärde: med hänsyn till de mål som skall upp- nås måste den sökande beskriva komplementari- teten med avseende på de tillgängliga kunska- perna i de olika organisationer som deltar på europeisk nivå.
e) Originalitet, nyskapande karaktär och framsteg i förhållande till den aktuella tekniska nivån: den sökande måste jämföra projektet med den aktu- ella situationen i medlemsstaterna och på gemen- skapsnivå.
f) Analys av synergieffekter: vid bedömningen av projektet kommer hänsyn att tas till verksamhet som bedrivs av andra enheter inom kommis- sionen, av europeiska organ eller av internatio- nella och nationella organisationer för att und- vika överlappning, för att skapa synergieffekter samt för att främja överensstämmelse och kom- plementaritet mellan olika tillvägagångssätt. Den sökande måste på grundval av tillgängliga upp- gifter sätta in sitt projekt i ett lämpligt samman- hang:
i) Åtgärdens komplementaritet i förhållande till andra åtgärder som redan genomförts på om- rådet.
ii) Åtgärdens koppling till åtgärder i samband med annan gemenskapspolitik.
(14) Se artikel 115.2 i budgetförordningen.
iii) Åtgärdens koppling till åtgärder inom andra internationella och nationella organisationer.
iv) De sökande måste ovillkorligen över- lämna alla uppgifter som kan ha betydelse för finansieringen av deras projekt, inbe- gripet detaljerna i och resultatet av even- tuella andra ansökningar om bidrag för samma projekt, som lämnats in till andra nationella eller internationella organ eller till andra gemenskapsprogram. De sö- kande måste kontinuerligt överlämna så- dan information under hela projektets gång.
g) Antal medlemsstater och kandidatländer samt Efta/EES-länder som ingår i projektet: prioritet kommer att ges till de projekt som genomförs i stor skala och som omfattar största möjliga antal medlemsstater, kandidatländer och Efta/EES-län- der med tanke på åtgärdens specifika karaktär.
Den sökande måste ange hur dessa länder ingår i eller påverkas av projektet. Balansen mellan projektets omfattning (antal medlemsstater, kan- didatländer och Efta/EES-länder som deltar) och dess utmärkande drag kommer att utvärderas av kommissionen med bistånd av folkhälsokommit- tén som en del av det förfarande som beskrivs i punkt 3 A nedan.
2.3.1.3 Spridning av resultaten och gemenskapsåt- gärdens synlighet
h) Projektet måste omfatta spridning och utnytt- jande av resultaten med hjälp av lämpliga sprid- ningsvägar (val av målgrupper, osv.). Den sö- kande måste beskriva det konkreta förfarandet för hur åtgärdens resultat skall spridas på alla nivåer (internationell, nationell, lokal) och måste ange hur åtgärdens gemenskapskaraktär skall framhävas.
2.3.1.4 Resultat som kan tas i beaktande
i) De mål som fastställs i projektet måste vara spe- cifika och realistiska så att hållbara resultat kan erhållas för att genomföra programmets mål. Den sökande måste ange vilka särskilda målsättningar projektet har och hur dessa kopplas till program- mets mål.
j) De mål som fastställs i projektet måste vara kon- trollerbara och kvantifierbara, och den sökande måste ange hur resultaten kan mätas. I projektet måste ingå lämpliga åtgärder för utvärdering. Den sökande måste beskriva den planerade utvär-
deringen i detalj, både när det gäller förfarande och resultat.
2.4 Projektets kostnadseffektivitet
2.4.1 Metodens relevans och kvaliteten på den förvaltning som föreslås:
k) Den sökande måste ange på vilka grunder den föreslagna metoden har valts och lämna de upp- gifter som behövs för att man skall kunna be- döma hur tydlig och genomförbar den föreslagna tidsplanen för åtgärden är, hur väl uppgifterna hänger ihop samt vilka verktyg som skall använ- das för att övervaka projektet. Den sökande måste lämna en analys av vilka risker som skulle kunna hindra att det ursprungliga projektet ge- nomförs samt ange alternativa sätt att uppfylla de mål som satts upp.
2.4.2 Effektiviteten i partnerskapen:
l) Den sökande måste beskriva den multiplikator- effekt som förväntas bli resultatet av projektet.
Den sökande måste redogöra för hur de tillgäng- liga resurserna kompletterar varandra och be- skriva vilka stordriftsfördelar som skapas genom projektet.
2.4.3 Överensstämmelse med finansieringsplanen
m) Den sökande måste kunna visa att den planerade budgeten och de förväntade resultaten motsvarar varandra. Den sökande måste särskilt beskriva vilket slags arbete som skall utföras av var och en som är engagerad i genomförandet av projektet samt lämna en uppskattning av hur detta arbete skall fördelas på alla personer som ingår i projektet (en detaljerad motivering för det antal arbetsdagar som föreslås i projektbudgeten och de relevanta kostnaderna).
3. FÖRFARANDE FÖR URVAL OCH FINANSIERING AV ÅTGÄRDER
A. Urvalsförfarande
Med undantag för det år programmet startar (2003), för vilket en särskild tidsplan kommer att fastställas i förslagsinfordran, visas nedan en vägledande tidsplan för urvalsförfarandet för att illustrera i vilken ordning de planerade åtgärderna kommer att genomföras. Projekt kommer att väljas ut i följande etapper:
3.1 På grundval av det utkast som läggs fram av kommis- sionen, kommer kommittén att avge ett yttrande (till exempel i mars varje år (15)) om de viktigaste riktlinjerna i nästa års arbetsprogram. Arbetsprogrammet kommer att antas av kommissionen och offentliggöras på kommis- sionens bidragswebbplats på Internet (16). På grundval av detta kommer en förslagsinfordran också att offentlig- göras på kommissionens webbplats på Internet (GD Hälsa och konsumentskydd/GD SANCO).
3.2 En tidsfrist för ansökningar om bidrag kommer att fast- ställas varje år (till exempel den 30 juni) för finansiering påföljande år. Kommissionen kan dock på grund av sär- skilda förhållanden i samband med förslagsinfordran ändra datum för sista inlämningsdag. Kommissionen kommer att se till att det går ut information om vilka åtgärder som skall genomföras samt vilka villkor och tidsfrister som kommer att gälla för inlämning av pro- jektförslag.
3.3 Kommissionen kommer att registrera de ansökningshand- lingar om bidrag som har lämnats in på ett standardfor- mulär, korrekt ifyllt och skickat senast sista inlämnings- dagen (poststämpelns datum gäller). Kommissionen kom- mer att skicka ett mottagningsbevis till de berörda.
3.4 Kommissionen kommer att gå igenom bidragsansökning- arna, där så är lämpligt med hjälp av experter som har den nödvändiga sakkunskapen och som har utsetts sär- skilt för detta ändamål. Därefter fastställer kommissionen en förteckning med rekommendationer på grundval av de bedömningskriterier som beskrivs i kapitel 2. I denna förteckning delas bidragsansökningarna in i tre kategorier:
— Godkända för kommissionens enheter på detta sta- dium av urvalsförfarandet.
— Godkända på vissa villkor (som anges i förteckningen med rekommendationer).
— Förslag till projekt som ej är godkända (med motive- ring).
3.5 Kommissionens företrädare kommer att lämna förteck- ningen med rekommendationer till kommittén för ett yttrande (enligt det rådgivande förfarande som avses i artikel 9.3 i beslut nr 1786/2002/EG). Detta samråd med kommittén sker varje år (till exempel i november), om inte annat följer av bestämmelserna i punkt 3.10 nedan.
3.6 Kommissionen skall också lämna en kort sammanfatt- ning till kommittén om de ansökningar som kommit in i samband med varje finansieringsomgång.
3.7 Lämpliga åtgärder kommer att vidtas av kommissionen med så stort hänsynstagande som möjligt till kommitténs yttrande.
3.8 Kommissionens enheter kommer att meddela de sökande vilket beslut som fattats och hur resten av förfarandet kommer att se ut samt vidta de nödvändiga åtgärderna för att utarbeta bidragsavtalen (denna etapp omfattar bland annat kontakt med bidragsmottagarna för att göra de tekniska och ekonomiska justeringar som är nöd- vändiga samt alla de förfaranden som hör ihop med utgiftsåtaganden).
3.9 Om det är nödvändigt, särskilt mot bakgrund av resulta- ten av denna förslagsinfordran och/eller om det har upp- stått nya prioriteringar, kan en andra förslagsinfordran utfärdas, där de villkor som anges i punkterna 2–8 kall beaktas och för vilken en särskild tidsplan fastställs.
3.10 Spontana bidrag kan beviljas för att anordna konferenser i medlemsstaterna under den tid dessa är ordförande i rådet. Villkor för utbetalning av spontana bidrag är en lämplig planering av evenemangen. Spontana bidrag kan också beviljas i krissituationer eller i andra fall där det kan styrkas att det föreligger synnerlig brådska (17). Vill- koren för tilldelning av bidrag gäller (utvärdering enligt kriterierna i detta dokument) (18) under förutsättning att det finns tillgängliga medel.
3.11 När så är tillämpligt kommer förslagsinfordringar för till- delning av offentliga kontrakt också att offentliggöras på grundval av förfaranden som är lämpliga för arten och beloppet för avtalet i fråga (se avsnitt 1 i detta doku- ment). Vid avtal med ett belopp under en viss tröskel, kan förteckningar som gjorts upp på grundval av intres- seförklaringar användas. Intresseförklaringar offentliggörs på kommissionens webbplats på Internet.
3.12 Kommittén skall hållas underrättad om de ekonomiska bidrag som beviljas i samband med bestämmelserna i artikel 12.1 i beslut nr 1786/2002/EG (den årliga över- vakningen av genomförandet av åtgärderna).
3.13 Uppgifter om de bidrag som beviljats under ett budgetår offentliggörs på kommissionens webbplats på Internet, enligt bestämmelserna i budgetförordningen (19).
(15) Artikel 110.1 i budgetförordningen.
(16) Artikel 166 i genomförandebestämmelserna för budgetförord- ningen.
(17) Artikel 168 i genomförandebestämmelserna för budgetförord- ningen.
(18) Artikel 166 i genomförandebestämmelserna för budgetförord- ningen.
(19) Artikel 169 i genomförandebestämmelserna för budgetförord- ningen.
B. Finansieringsförfarande
3.14 Efter att ha samrått med den kommitté som nämns i punkt 3.5 fastställer kommissionen storleken på bidrags- beloppet, på grundval av den disponibla budgeten.
Kommissionen skall se till att fördelningen av anslagen enligt artikel 8.1 a i beslut nr 1786/2002/EG följs.
3.15 Finansieringen av projekten sker enligt principen om de- lade kostnader, enligt artiklarna 109 och 113 i budgetför- ordningen. Andelen för samfinansieringen i folkhälsopro- grammet fastställs i de årliga arbetsplanerna som skall antas enligt artikel 8.1 a i beslut nr 1786/2002/EG. Så- dana offentliga upphandlingskontrakt som beskrivs i av- snitt 1 gäller upphandling av varor eller tjänster och finansieras därför till 100 %.
3.16 Om det belopp som kommissionen beviljat är lägre än det belopp som mottagaren ansöker om, är det den sö- kandes uppgift att hitta tilläggsfinansiering eller sänka totalkostnaden för projektet, utan att detta går ut över målsättningarna eller innehållet i projektet, sett ur gemen- skapssynpunkt.
3.17 Kommissionen kommer att sända ett preliminärt bidrags- avtal till bidragsmottagaren. Så snart denne har under- tecknat bidragsavtalet skall det sändas till kommissionen för undertecknande. Utom i motiverade undantagsfall kan verksamheten i projektet normalt inte påbörjas förrän avtalet har undertecknats av kommissionens företrädare.
Om ett projekt startar tidigare, i strid med denna princip, har kommissionen inte skyldighet att fullfölja avtalet efter urvalsförfarandet. Kommissionen fritas från allt ansvar.
Kommissionen kan inte hållas ansvarigt för eventuella följder av att projektet påbörjas för tidigt.
3.18 Betalningsvillkor
— För projekt där gemenskapens bidrag överstiger 50 000 euro: 30 % inom 60 dagar efter det att avtalet undertecknats av kommissionens företrädare, 40 % när delrapporten har lämnats in och återstoden efter det att slutrapporten och den ekonomiska rapporten godkänts av kommissionens enheter.
— För de projekt där gemenskapens bidrag understiger eller är lika med 50 000 euro: 50 % inom 60 dagar efter det att avtalet skrivits under och återstoden efter det att slutrapporten och den ekonomiska rapporten godkänts av kommissionens enheter.
3.19 Det beviljade beloppet står i proportion till den uppskat- tade kostnaden för projektet och kommer att reduceras i proportion till skillnaden, om den verkliga sammanlagda kostnaden är lägre än den uppskattade sammanlagda kostnaden.
3.20 Kommissionens enheter måste utvärdera slutrapporten inom 45 dagar efter det att de har tagit emot den.
