Processer och IT-stöd för EFH
Dialog med institutionsekonomer
25 och 26 juni, 2014
Syfte och mål med mötet
Syftet med mötet är att:
redogöra för status kring EFH
sprida information om vanligt förekommande frågor
skapa tillfälle för deltagarna att ställa frågor
Målet med mötet är att:
deltagarna har fått svar på funderingar
deltagarna förstår sin roll att stödja verksamheten på sin institution i
samband med löpande förvaltning och support av EFH
Agenda
Inledning
Status i e-handelsprojektet
Status kring förvaltning och support EFH
Institutionsekonomens roll
Genomgång av vanligt förekommande frågor
Ny funktionalitet
Frågor
Nästa steg
Övergripande tidplan för e-handelsprojektet
2012 höst
5/7 Avtal tecknat med Unit4 Agresso
2013 höst 2014 vår 2014 vår-sommar 2015
Behovs- analys
Upp- handling
Införande, etapp 1
Införande, etapp 2
Förädling / förvaltning 2013 vår
7/4 EFH driftsatt Annonsering av
upphandling 1/10 Projektet startar
Första beställning gjord i pilotdrift
28/8 Start av utrullning
Status i e-handelsprojektet - 24 juni
EFH har varit i drift i snart tre månader
Inköpsfunktionaliteten håller på att färdigställas
Avvikelser från acceptanstest håller på att justeras
Leverantörsanslutningar pågår kontinuerligt, men tar tid
Två institutioner, C4 och H5, har påbörjat pilotdrift i inköpslösningen
Kommer att pågå under sommaren
Begränsad omfattning
Interaktiv inköpskurs i ping pong är klar
Agenda
Inledning
Status i e-handelsprojektet
Status kring förvaltning och support EFH
Institutionsekonomens roll
Genomgång av vanligt förekommande frågor
Ny funktionalitet
Frågor
Nästa steg
Status EFH-drift Funktionalitet
Inläsning av leverantörsfakturor bedöms nu vara i normaltakt
Fakturainläsningen från fakturaväxel ligger nu på klocka (en gång per timme)
Fakturahistorik från Contempus till Agresso
Efter sommaren
Vikariehanteringen är införd
Där godkännare och attestant på egen hand kan tilldela en ersättare under frånvaro och semester (en inst.ekonom kan ej väljas)
Utbetalningar till leverantörer utförs centralt från juni
Periodisk faktura införs succesivt i samband med utrullning av inköp
Det gäller periodiskt återkommande fakturor såsom hyra
Regelverk kan sättas upp för att underlätta hantering
Status EFH-drift
Förvaltning och support
Support till slutanvändare fungerar ej tillfredsställande
Många frågor från användare direkt till
ekonomisystem@ki.se istället för till institutionsekonom
Långa svarstider på frågor till ekonomisystem@ki.se
Vanliga förekommande frågor och svar har samlats in och återfinns och uppdateras på intranätet
https://internwebben.ki.se/sv/fragor-och-svar
Utmaningar kring prestanda - utredning pågår
Långa svarstider t.ex. vid vidarebefordra faktura, söka
faktura på webben
Summering utredning av prestanda
Tvådagarsanalys genomförd under vecka 24…
Unit4 Agresso, Systemgruppen Agresso samt KI ITA
…resulterade i ett antal förslag till åtgärder
Uppdatering (ny patch) av Agresso
Uppdatera ’Forskarwebben’ 1 gång/dygn istället för 2 ggr/h
Använda AppCenter
Ny princip för hur temporära filer lagras
Utredning av nät behöver dock fortsätta
Ingen systematik i hur prestandaproblem uppkommer
KI ITA tar ansvar för att säkerställa att arbetet drivs vidare och genom att involvera
Teknisk förvaltningsledare från ITA och Unit4 Agresso
Agenda
Inledning
Status i e-handelsprojektet
Status kring förvaltning och support EFH
Institutionsekonomens roll
Genomgång av förekommande frågor
Ny funktionalitet
Frågor
Nästa steg
Rollen som institutionsekonom
Utgöra första linjens support till verksamheten kring EFH
Ta emot frågor och synpunkter från slutanvändare och försök att stödja användaren
Om du inte kan lösa på egen hand prata med annan institutionsekonom på din institution därefter kontakta Ekonomisystem@ki.se där ärendet är väl beskrivet.
Informera användarna på din institution om hur EFH fungerar…
Se till att nya användare genomför Ping pong utbildning
Bjud in till genomgångar vid behov
Förklara var handbok finns
…och hur de kan nå er vid frågor
Agenda
Inledning
Status i e-handelsprojektet
Status kring förvaltning och support EFH
Institutionsekonomens roll
Genomgång av vanligt förekommande frågor
Ny funktionalitet
Frågor
Nästa steg
Process för hantering av leverantörsfaktura
KI-Fakturor
Box 23109 104 35 Stockholm
Skannings- central / Fakturaväxel
KI-ID / Behörig beställare
Attestant Institutions-
ekonom
SU 07/08
(centralt from. 2/6)
SU11 Utbetalning Leverantör
Fakturor på papper
Svefakturor / Interna fakturor
Central ekonom
Inrikes: Danske Bank Utrikes: SEB
Faktura klar för betalning
Rollfördelning i faktura flödet…
Godkännare
Granska och kontera projekt (dummykonto kan vara kvar)
Bifoga underlag vid behov
Periodisera faktura vid behov
Godkänna faktura
Institutions-
ekonom Attestant
Dummy-konterad orderlös faktura
Attesterad faktura klar för betalning
Granska faktura och kontrollera kontering
Omkontera vid behov
T.ex. rätt projekt
Omkontera moms vid behov
Granska
Attestera
Avvisa faktura till central
Avvisa faktura till Avvisa faktura till
…med målet att underlätta för attestant och att säkerställa ökad kvalitet i uppföljningen
Fakturor som behöver kompletteras innan distribution till godkännare stoppas i en central hantering
Central fakturahandläggare kompletterar med ev. ny leverantör
Institutionsekonom kompletterar vid behov om referenskod saknas eller är felaktig
Institutionsekonom granskar orderlösa fakturor innan attestant
I stället för att det sker i efterkontrollen
Periodisering av fakturan sker i flödet
I stället för sidoordnad manuell hantering
Underlättar bokslutsarbete och förbättrar uppföljning av kostnader
Vikariehantering - ny funktion
Under menypunkten Min anställning Egna inställningar finns funktionen Mina ersättare som möjliggör för användare i Self service att själva aktivera ersättare.
Du kan välja mellan personer på din institution. En person som har rollen institutionsekonom kan inte väljas som vikarie.
Om du saknar ett namn hör av dig till
Ekonomisystem@ki.se så lägger de upp
personen.
Vikariehantering – ny funktion
Ange sedan vilka datumintervall personen ska vikariera.
Du har möjlighet att lägga upp flera olika
ersättare under den period du är borta.
Beskrivning finns i handbok för
EFH.
Periodisera faktura
Alla fakturor som överstiger 50 tkr bör bedömas för att säkerställa att kostnaden landar i rätt period.
Det rör framförallt förskottsfakturor t.ex. hyror.
Tänk på att beloppsgränsen 50 tkr gäller per månad, vilket innebär att om en faktura är på 51 tkr men avser två månader framåt
behöver den inte periodiseras.
Syftet med att periodisera kostnader till rätt period är att uppfylla grundläggande redovisningsregler och att förbättra analys av utfallet.
Genom att periodisera fakturor som omfattar flera perioder direkt
i fakturaflödet kommer kostnaden att landa på rätt period och
bokslutsarbetet underlättas.
Frågor och svar
Fråga Svar
Jag har fått en debet och en kreditfaktura av en leverantör. Vad ska jag göra? Behöver
förfallodatumet på kreditfakturan tidigareläggas?
Fakturorna godkänns och attesteras var för sig. De kommer att bli reglerade med automatik i samband med att fil med betalningar skapas. Förfallodatum behöver ej ändras. Alla attesterade kreditfakturor betraktas som förfallna när betalningsfil skapas. Tänk även på att alltid använda samma konto och projektnummer på kreditfakturan som du använde på debetfakturan för att uppföljningen ska bli korrekt.
Jag som godkännare har fått en faktura som ska godkännas av en kollega på min institution. Vad gör jag?
Du vidarebefordrar fakturan till din kollega genom att först välja åtgärdsknappen Vidarebefordra och därefter söka ut person genom att ange t.ex. inledande bokstäver i namnet. Du ska inte avvisa fakturan.
När ska jag som godkännare avvisa en faktura till central
fakturahandläggare?
En faktura ska vanligen inte avvisas till central fakturahandläggare. Men om fakturan är felaktigt ställd till annan organisation/myndighet/företag än Karolinska Institutet bör den avvisas. En faktura kan också avvisas om den ska makuleras t.ex. om en faktura felaktigt kommit in dubbelt. Tänk på att alltid skriva en
förklarande kommentar i samband med att du avvisar en faktura. En faktura ska inte avvisas till central fakturahandläggare i andra fall, t.ex. om du saknar utlovad leverans av en leverantör. Då kontaktar du leverantören som antingen fullgör sitt åtagande eller skickar en kreditfaktura.
Frågor och svar
Fråga Svar
Jag har ett dokument som jag skulle vilja bifoga till fakturan. Hur gör jag?
Du klickar på ikonen Dokument placerad längst upp till vänster när du är inne på en faktura. Fönstret Dokumentarkiv öppnar sig. Det är viktigt att du markerar rätt mapp Bilaga till leverantörsfaktura. Se i övrigt Handboken som återfinns på intranätet. https://internwebben.ki.se/sv/utbildning-i-elektronisk-fakturahantering- efh
Jag råkade bifoga fel dokument till fakturan. Hur får jag bort den?
Om du har bifogat ett dokument till en faktura kan du inte ta bort den. Skriv en kommentar att bilagan är felaktigt bifogad och bifoga den korrekta bilagan.
Jag har bifogat ett dokument till en faktura men dokumentarkivet lysen inte gult? Är verkligen dokumentet bifogat?
Ja, om du ser dokumentet i dokumentarkivet i rätt mapp så är dokumentet bifogat.
Ikonen Dokument kommer att lysa först när fakturan når nästa person i fakturaflödet.
Vad är det för skillnad mellan Central fakturahandläggare och en
institutionsekonom?
Central fakturahandläggare har bl.a. ansvar för att ta hand om fakturor som fastnar i flödet t.ex. hantera en faktura som har felaktig referens. De har behörighet att hantera fakturor på hela KI. Institutionsekonom kan ha ansvar för en eller flera institutioner. En institutionsekonom har ansvar att kontrollera fakturorna som passerat en godkännare t.ex. kontrollera att korrekt bilaga är bifogad.
Institutionsekonomen har inte behörighet att göra aktiviteter förknippat med
Frågor och svar
Fråga Svar
Jag vet aldrig när man skall tabba eller om man måste ställa markören i respektive fält vid inmatning av t.ex. konto eller projekt. Vad gäller?
Tab är den tangent som vanligen används i Agresso för att förflytta markören framåt. Att använda tab istället för att klicka sig fram går dessutom ofta snabbare.
Det är krångligt att förstora
fakturabilden, speciellt i samband med e-fakturor. Vad kan göras åt det?
Ja, det kan upplevas mer besvärligt än i Contempus. Ett tips här är att införskaffa dubbla bildskärmar för de användare som hanterar stora volymer fakturor. Då kommer fakturan visas i den ena skärmen vilket brukar upplevas positivt.
När en faktura ska konteras på flera rader skulle jag vilja kunna ange ett procentbelopp för att underlätta konteringen. Kan detta ordnas?
Nej tyvärr inte i fakturaflödet. Att ange procent i samband med kontering av rekvisition kommer dock att finnas i inköpssystemet i takt med att utrullning av inköp sker.
Jag ska åka bort på semester i två veckor. Hur gör jag om jag vill utse en vikarie till mig?
Det finns en vikariefunktion i Agresso som nu är införd.
Jag lyckas inte se var en faktura är i fakturaflödet d.v.s. vilken person som har fakturan. Hur gör jag?
Ett sätt är att i rapporten Mina historiska fakturor, som finns i mappen Globala rapporter, klicka i kolumnen Status arbetsflöde. Om du klickar på en faktura med status Under attest visas en grafisk bild vilka personer som har hanterat fakturan och var den ligger just nu.
Frågor och svar
Fråga Svar
När jag har valt en faktura att hantera så utnyttjas inte hela arbetsytan. Kan det förbättras?
Det stämmer och är något som flera användare har poängterat. Tyvärr inget vi kan göra något åt men synpunkter har framförts till leverantören. Förhoppningsvis kommer ytan nyttjas bättre i framtida systemversioner.
Varför kan inte attestanten ändra projektnummer?
Att attestanten inte kan ändra projekt har varit i strävan att göra det så enkelt som möjligt för attestanten. D.v.s. målsättningen är att faktura inkl. kontering är korrekt och kontrollerad när den når attestanten. Det är därför viktigt att sträva efter att redan vid beställning ta reda på vilket projekt som ska belastas.
Vi som ekonomer upplever det som negativt att vi på vår egen institution inte kan lägga om fakturor från en användare till en annan användare, utan godkännaren själv måste
vidarebefordra fakturan. Detta kunde vi göra i Contempus - varför inte i Agresso?
Det har sin grund i att det i Agresso bara är en klient, ett s.k. systemföretag. Alla fakturor, för alla institutioner, ligger på samma ställe. I Contempus hade varje institution som ett eget företag vilket gjorde det enklare.
Systemet är segt och långsamt. Vad beror det på?
Det stämmer att flera användare har upplevt systemet som långsamt. Datorernas prestanda har förbättrats men vissa problem kvarstår. Därför håller en åtgärdsplan på att utarbetas mellan leverantören och vår IT-avdelning.
Frågor och svar
Fråga Svar
När jag loggar ut från Agresso tycks jag ändå inte vara riktigt utloggad.
Vad beror det på?
Det har att göra med single-sign-on (SSO) påloggning. Det är därför viktigt att säkerställa att du stänger browsern/webbläsaren ordentligt (inte bara den flik eller det fönster där du körde Agresso utan HELA webläsaren) förutom att logga ut från systemet. Detta är speciellt viktigt om du använder en dator som används av andra användare.
Jag får mystiska fel som mina
kollegor ej råkar ut för. Vad kan detta bero på?
En orsak kan vara att du använder en webläsare som inte stöds av Agresso.
Följande webläsare rekommenderas att använda i kombination med Agresso:
Internet Explorer v9, Mozilla Firefox (senaste officiella release), Google Chrome (senaste officiella release).
Jag skulle behöva få behörighet att arbeta i Agresso. Hur gör jag då?
Kontakta i första hand administrativ chef på din institution. Det finns ett formulär i Excel som innehåller olika uppgifter såsom KI-ID, namn, institution, vilken roll man ska ha i systemet. Formuläret upprättas och skickas sedan via e-post till
systemgruppen för upplägg i systemet. Adressen är: ekonomisystem@ki.se.
