Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2014-01-31
Pierre Carlsson Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2013/0667 KS-3 Diariekod: 025
Kommunstyrelsen
Yttrande över revisorernas rapport Övergripande granskning IT-driften
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen besluta
Kommunstyrelsen godkänner yttrandet och överlämnar det till revisorerna som sitt.
Sammanfattning
Revisorerna har överlämnat en granskningsrapport rörande IT-driften till kommunstyrelsen för yttrande. I rapporten konstaterar revisorerna att driftsäkerhet är god och att det bedrivs ett aktivt arbete för att tillse detta.
Revisorerna framhåller samtidigt att det finns vissa förbättringar att göra.
Kommunledningskontoret delar i allt väsentligt revisorernas slutsatser och redovisar pågående utvecklingsarbete inom centrala IT-enheten vad gäller insyn och transparens samt implementering av PM3-modellen.
Revisionsrapporten
Revisorerna har genomfört en översiktlig granskning av driftsäkerheten i för kommunen verksamhetskritiska system för att kunna göra en bedömning av hur väl denna möter förväntat behov.
Följande övergripande frågor har revisorerna ställt
1. Är driftsäkerheten i verksamhetskritiska system tillräckligt hög i förhållande till vad som är överenskommet mellan
kommunstyrelsens IT-avdelning och nämndernas verksamheter?
2. Arbetar kommunstyrelsens IT-avdelning aktivt för att upprätthålla en hög driftsäkerhet?
För att kunna besvara dessa övergripande frågor har nio kontrollfrågor ställts till nyckelpersoner inom såväl kommunens IT-avdelning som på förvaltningarna.
Revisorernas slutsats är att driftsäkerheten är god och uppfyller normalt ställda krav samt att IT-avdelningen har ett tydligt fokus på driftsäkerheten och arbetar aktivt med att upprätthålla denna.
Revisorerna framhåller dock att det finns förbättringspotential. Det handlar om att
Tjänsteutlåtande
2014-01-31
Dnr 2013/0667 KS-3 Sidan 2 av 3
- Verksamheterna inte har tillräcklig insyn i
återrapporteringsprocessen avseende IT-driften vid t.ex.
felsituationer
- Samarbetet mellan förvaltningarna, IT-avdelningen och driftsleverantören Tieto behöver tydliggöras för att förbättra transparensen kring befintliga processer och rutiner för drift av IT - Verksamheterna efterfrågar en tydligare transparens när det gäller
IT-kostnader, totalt sett men också för drift och förvaltning.
- Det är av stor vikt att arbetet med att implementera
förvaltningsmodellen PM3 slutförs och kommuniceras med verksamheterna på ett tydligt sätt.
Kommunledningskontorets yttrande
Kommunledningskontoret instämmer i allt väsentligt med de slutsatser som revisorerna drar i sin granskning, dels att driftsäkerheten är god och att det bedrivs ett aktivt arbete för att tillse detta, dels att det finns områden som behöver förbättras ytterligare.
När det gäller förbättringsområden bör följande lyftas fram:
1. Bristen på insyn och transparens i den centrala IT-verksamheten återkommer i olika sammanhang. Den genomlysning som KPMG gjorde våren 2013 rörande den centrala IT-driftverksamhetens kostnader visade också på detta som ett område som behöver förändras och förbättras. Inom IT-avdelningen, som sedan 1 januari 2014 är en enhet inom administrativa avdelningen på
kommunledningskontoret, pågår nu ett arbete som syftar till att få en tydlighet och öppenhet kring inte bara IT-kostnader utan kring centrala IT-enhetens arbete och processer överlag.
2. Med outsourcad drift är det viktigt att roller och processer är tydliga, något som PM3-modellen ger en god grund för. Implementeringen av modellen i kommunens samtliga verksamheter är därför mycket viktig och ett arbete som IT-enheten driver aktivt. När modellen är väl etablerad kommer IT-enhetens relationer till förvaltningarna vad gäller processer och kostnader bli tydligare för alla parter. Det är dock viktigt att understryka att den centrala IT-enheten inte ensam kan implementera modellen i organisationen. Det måste finnas ett aktivt engagemang och vilja från förvaltningarna att bidra till detta.
Det gör det i vissa fall, i andra inte. För att implementeringen ska lyckas måste det således finnas en gemensam vilja i hela
organisationen.
Tjänsteutlåtande
2014-01-31
Dnr 2013/0667 KS-3 Sidan 3 av 3
Bilaga
Revisionsrapporten Övergripande granskning IT-driften, oktober 2013
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
